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aspectos:
1.
DEFINIR LOS OBJETIVOS Del fin que se persiga con la realizacin del mismo, depende
la fase de preparacin. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y
especficos.
2.
Una vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa acadmico con el cual se
pueda alcanzar el propsito del mismo. Como parte integral de todo evento es necesario
definir tambin las posibles actividades culturales y sociales que se realizarn, con el fin de
elaborar un cronograma.
3.
DURACIN
NMERO DE ASISTENTES
Para seleccionar el sitio del evento es necesario hacer un anlisis objetivo de los posibles
asistentes. Aun cuando estos eventos generalmente son abiertos, habr que fijar un tope
mximo de participantes.
PRESUPUESTO GENERAL DE UN EVENTO
El costo total del evento y el valor de la inscripcin se determinan con base en los
presupuestos elaborados por los distintos comits, a los cuales se les asignar stas y otras
funciones a cumplir durante la realizacin del evento. El nmero de comits y sus
integrantes depender de la magnitud del evento y de la disponibilidad de los recursos que
la organizacin pueda dedicar para este fin.
Las siguientes son las actividades mnimas que deben considerarse, para definir los costos
del evento y los comits que deben conformarse:
Salones de conferencia.
Actos sociales.
Material impreso.
Invitados especiales. Se refiere a los conferencistas que asistirn al evento, para los
cuales deben prever tiquetes, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios.
COMIT DE ADMINISTRACIN
Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas,
recaudos por inscripcin) y el apoyo logstico en general, el cual incluye sitios para los actos
de instalacin y clausura, sitios de reuniones, recursos fsicos: mesa principal, micrfonos,
sonido, fax, computadores, mquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes,
atril, papelgrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.
COMIT ACADMICO
Se encargar de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en
mesas redondas y de coordinar la recepcin de las ponencias, conferencias, discursos y
conclusiones, las cuales harn parte de las memorias del evento. Deber acordar con el
subcomit de Recepcin y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de
los conferencistas.
COMIT DE RELACIONES PBLICAS
Aun cuando el xito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comits,
ste es quizs el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que
tiene a su cargo las actividades de promocin, divulgacin y atencin directa a los
participantes y es por esto que debe constituir internamente subcomits as:
PROMOCIN Y DIVULGACIN
Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratgicos y con la debida
anticipacin los afiches del evento, previamente definidos tambin por este comit. As
mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes, segn anlisis realizado, folletos con
toda la informacin, los cuales deben contener como mnimo los siguientes datos: fecha y
sede del evento, objetivos, programa acadmico, programa social, expositores, tarifas de
hoteles, solicitud, valor y direccin de la inscripcin, fecha mxima de confirmacin e
integrantes del comit organizador. Esta promocin debe hacerse de manera escalonada y
sostenida, por lo menos con cinco meses de anticipacin, hasta la realizacin del evento.
Cuando sea necesario har los contactos con la radio, la prensa y la televisin, para su
divulgacin por estos medios.
Es el encargado tambin de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios
estratgicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunin y de la impresin del material
necesario: programa definitivo, escarapelas, tarjetas de invitacin, carpetas, distintivos de
salones, programas generales, planillas, talonarios de recibo, certificados del evento,
plegables y en general toda la papelera que se considere debe ir impresa. Los siguientes
son algunos de los formatos de mayor utilizacin.
a.
INSCRIPCIONES
ESCARAPELAS Y MATERIALES
La organizacin de esta seccin debe estar de acuerdo con la utilizada para las
inscripciones puesto que los participantes ya se han familiarizado con ella. La escarapela
debe contener el nombre completo del participante, procedencia y el cargo; se le debe
entregar la carpeta con toda la informacin relativa al evento, entre otra: circular de
bienvenida, carta de organizacin, copia de las conferencias, programacin acadmica y
social, tarjetas de invitacin para las actividades sociales, gua turstica y gua de
espectculos. Como constancia de entrega del material, debe dejar copia del recibo de
inscripcin, el cual servir a su vez para la elaboracin del listado de participantes y de los
respectivos certificados de asistencia.
Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y valor de la
inscripcin, se debe tener un sitio independiente para la entrega de estos documentos.
c.
Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las
confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha
confirmacin para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento.
Son tambin los integrantes de este comit quienes se encargan de la recepcin de los
asistentes en el aeropuerto, si as los establece el reglamento del evento, ya que por
tratarse de asistentes de otras regiones, confirmaron fecha y hora de llegada; adems,
conoce los datos de alojamiento para coordinar con el subcomit de transporte las
ubicaciones en los respectivos hoteles.
Cuando los asistentes de otras regiones sea un nmero considerable, es aconsejable ubicar
un puesto de informacin en el aeropuerto, para facilitar la labor de recepcin, adems de
suministrar la primera informacin y brindarle la ayuda necesaria a los asistentes.
Igualmente, en cada uno de los hoteles debe ubicarse permanentemente una persona de
este subcomit, quien se encargar de agilizarlo concerniente a hospedaje y estar en
condiciones de dar informacin particular sobre el evento, como programa general, horario
de reuniones, expositores, alojamiento de todos los asistentes, cambios en el programa. Es
la encargada de recibir el pasaje para la respectiva confirmacin del vuelo de regreso.
d.
TRANSPORTE
ACTOS SOCIALES
Corresponde a este subcomit la coordinacin del programa social general del evento.
Estos programas generalmente incluyen actos de instalacin y clausura, actos culturales,
visitas a sitios tursticos, refrigerios. Los eventos sociales requieren el mximo de atencin
y por eso para cada uno de ellos se debe elaborar el respectivo men, contratar la
animacin segn el caso y mantenerse en contacto permanentemente con los dems
subcomits.
f.
PROTOCOLO
Vela por la elaboracin anticipada de la lista de invitados especiales y por hacerles llegar la
documentacin necesaria sobre el evento. Es el responsable de la organizacin de la mesa
principal, la ubicacin de las personas y la colocacin de sus nombres, para cada uno de los
eventos. Est pendiente de banderas, himnos y elementos decorativos y es el responsable
adems de enviar las invitaciones a autoridades civiles y eclesisticas, y de velar por el
orden de los oradores en la inauguracin y clausura del evento. Coordinar adems en
envo de flores, a la habitacin del hotel, para las seoras de los invitados especiales y
conferencistas y la consecucin de souvenirs para los asistentes.
SECRETARA DEL EVENTO
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las
relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptacin de su producto de forma directa sobre
su mercado, lo que repercutir en el xito del mismo.
Por otro lado los eventos son una herramienta de comunicacin debido a que permiten
transmitir informacin, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto
directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos
sistemas de promocin y comercializacin.
CLASIFICACIN DE LOS EVENTOS
Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamao (micro, medio, grande o
mega evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad,
en el campo) o por su rea de competencia o temtica. Pueden ser: sociales, populares,
religiosos, culturales, deportivos, entre otros y EMPRESARIALES o CORPORATIVOS.
Clasificacin de eventos
FESTEJOS POPULARES
Nacionales: caractersticos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos,
desfiles)
Internacionales: idem pero de regiones de diferentes pases.
EVENTOS EMPRESARIALES:
Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen
posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios:
institucional,
clientes,
EVENTOS ESCOLARES: Inicio del ciclo lectivo. Cierre del ciclo lectivo Fiestas Patrias Torneos
y Encuentros Deportivos Festivales. Ferias Fiestas para recaudar fondos para viaje de
egresados Reunin de ex-alumnos Aniversario de la Institucin Fiesta de Graduacin
EVENTOS POLITICOS:
Lanzamiento de Campaa. Nombramiento de Funcionarios
Debates. Congresos Cierre de campaa Reuniones de trabajo. Desayuno, almuerzos y
cenas proselitistas Inauguraciones Firmas de Acuerdo Actos Conmemorativos, Viajes
polticos. Recepciones diplomticas Distinciones. Entrega de premios, diplomas. Homenajes
y Reconocimientos Conferencias de prensa.
EVENTOS DEPORTIVOS:
Torneos. Competencias.
Campeonatos nter empresarios Mundiales.
Olimpadas.
Intercolegiales.
3.
PARTICIPANTES O INVITADOS: Quienes asisten como receptores y a quienes van
dirigidos todos los esfuerzos
OBJETIVOS DEL EVENTO
Los objetivos deben ser consistentes y armonizar con todos los propsitos que persiguen
las relaciones pblicas de la empresa, Cuando los objetivos son claramente definidos,
puede determinarse entonces el tema, su alcance, trascendencia y programas de actos
tendientes a conformar el objeto de la celebracin. Entre los propsitos que se persiguen
con la organizacin de un evento, tenemos:
- Intercambiar experiencias o resultados, Transferir conocimientos. Mercadear productos o
servicios. Divulgar ideas.
Entablar relaciones de tipo social y de negocios. Del fin que
se persiga con la realizacin del evento, depende la fase de preparacin. Por eso es
indispensable definir sus objetivos generales y especficos.
asisadmon.blogspot.es
EVENTO
El evento es una actividad que requiere ser planeada., ejecutada, controlada, encaminada a
lograr objetivos propuestos, bien se a de ndole empresarial, asociativo u otro.
En el mbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa
para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca,
o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo
que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelizacin frente a la competencia del
mercado actual.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las
relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptacin de su producto de forma directa sobre
su mercado, lo que repercutir en el xito del mismo.
CONFORMACION DE COMITES
COORDINADOR GENERAL
La organizacin del evento es dirigida por el coordinador general, quien es el ejecutivo
responsable de liderar el equipo de trabajo.
Su perfil exige conocimientos en administracin, relaciones pblicas y excelentes relaciones
humanas.
FUNCIONES:
Intervenir directamente en la conformacin de los comits y asesorarlos en la
definicin de actividades propias.
Orientar a los coordinadores de los diferentes comits en la parte de administracin
y ejecucin.
Liderar la labor de coordinacin en forma permanente con el comit organizador.
COORDINADOR
GENERAL
COMIT
ORGANIZADOR
COMIT DE
ADMINISTRACIN
COMIT
ACADEMICO
COMIT DE
RELACIONES
PBLICAS
Coordinador
general
Subcomit de
administracin de
personal
Coordinador
administrativo
Subcomit de
presupuesto y
finanzas
Subcomit de
inscripciones
Coordinador
acadmico
Subcomit de
suministros
Subcomit de
escarapelas y
materiales
Coordinador de
Subcomit de
relaciones
servicios generales
pblicas
COMIT ORGANIZADOR
SECRETARIA
DEL EVENTO
Subcomit de
divulgacin,
promocin y
publicacin
Subcomit de
recepcin y
alojamiento
Subcomit de
transporte
Subcomit de
protocolo
Se encarga de administrar todos los recursos humanos, financieros (movimiento de
cuentas, pagaos, facturas, recaudos por inscripcin) y fsicos necesarios, facilita los
medios econmicos y materiales, y controla su adecuada utilizacin.
Se ocupa del apoyo logstico en general para el xito del evento, el cual incluye sitios
para los actos de instalacin y clausura, sitios de reuniones, recursos fsicos: mesa
principal, micrfonos, sonido, fax, computadores, mquinas de escribir, fotocopiadoras,
c. SUBCOMITE DE SUMINISTROS
Tiene a su cargo la consolidacin de solicitud de elementos, equipos, materiales y
dems implementos necesarios presentados por cada comit.
Todo esto debe contar con el visto bueno del director.
COMIT ACADMICO
Se encargar de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en
mesas redondas y de coordinar la recepcin de las ponencias, conferencias, discursos y
conclusiones, las cuales harn parte de las memorias del evento. Deber acordar con el
subcomit de Recepcin y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de
los conferencistas.
Cuando sea necesario har los contactos con la radio, la prensa y la televisin, para su
divulgacin por estos medios.
Debe hacer llegar a los posibles asistentes, folletos con toda la informacin, los cuales
deben contener como mnimo los siguientes datos: fecha y sede del evento, objetivos,
programa acadmico, programa social, expositores, tarifas de hoteles, solicitud, valor y
direccin de la inscripcin, fecha mxima de confirmacin e integrantes del comit
organizador, esto con el objetivo de orientar al pblico para su participacin y asistencia
al evento.
Es el encargado tambin de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios
estratgicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunin
Tiene la responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de inscripcin, diseo del
instintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados
y papelera en general.
b. SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES
La inscripcin es la vinculacin formal de los participantes o asistentes al evento, es
fundamental establecer una fecha lmite de inscripcin y pago para asegurar el nmero
de asistentes.
En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional
y gil, se establece un sentimiento de confianza y si, por el contrario, los trmites son
confusos y desordenados, los participantes se forman, de entrada, una imagen negativa
y de descontento, lo que dificultar el desarrollo normal del evento.
El sitio de la inscripcin debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de
manera que pueda agrupar un buen nmero de asistentes. Segn el tipo de evento y su
magnitud, se deben ubicar tantos puestos de trabajo como los exija el mismo.
e. SUBCOMITE DE TRANSPORTE
Es el responsable de coordinar la movilizacin de los asistentes, funcionarios y personal
en general que forme parte del evento. Debe prever la contratacin de vehculos para
transporte individual, para asuntos relacionados directamente con la organizacin y
coordinacin del evento, y transporte colectivo para los asistentes, segn programacin
definida. Adems de prever todo lo relacionado con el servicio de parqueaderos.
f. SUBCOMITE DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN
Debe ocuparse de todo lo relacionado con:
-
Nombres , Apellidos del usuario y datos personales (es importante que los
nmeros telefnicos o E-mail sean correctos ya que es la va de comunicacin con
la persona)
- Que tipo de evento va a realizar
- Cuantas personas asistirn, el da, la hora de inicio y hora de final del evento
- Que equipo se necesita para el evento.
Seleccionar el tipo de espacio para su evento.
Se deben tener en cuneta los factores o actividades que inciden con el evento para as
poder hacer una reservacin del lugar exacto y que cumpla con las caractersticas que se
requieren para el buen desarrollo del evento.
Firmar contrato de reservacin.
Recomendaciones para realizar una reservacin:
Lugares de reservacin:
Salones, jardines, haciendas, bares, discotecas, centro de convenciones, deportivos.
Servicios incluidos en los lugares de reservacin:
Mesas, decoracin, violines y orquestas de cmara, mantelera, cristalera endecanes
y hostess profesionales; servicio de transporte, fotografa y video profesional.
Alimentos ofrecidos:
Comida formal, taquiza, parrillada, Bufette, desayuno, men infantil, coffebreak,
bocadillos.
CRONOGRAMA
Es la descripcin de las actividades en relacin con el tiempo en el cual se van a
desarrollar, lo cual implica, primero que todo, determinar con precisin cuales son esas
actividades, a partir de los aspectos tcnicos presentados en el proyecto.
Un tipo de diagrama usado en el proceso de planeacin y control en el cual se visualiza el
trabajo planeado y las metas para alcanzar las actividades en relacin al tiempo.
De acuerdo con los recursos, el tiempo total y el equipo humano con que se cuenta, se
calcula para cada uno de ellos el tiempo en el cual habrn de ser desarrolladas; este
clculo debe hacerse en horas/hombre y debe presentar cierta tolerancia para efecto de
imprevistos.
Despus de haber elegido el problema de investigacin, resulta de gran ayuda disear un
cronograma o agenda que permita tener una idea del tiempo que comprender cada una
de las etapas con el fin de fijar la fecha aproximada en que se concluir el estudio. La
estructuracin del cronograma depende del tipo de investigacin que se vaya a realizar, as
como la disponibilidad de recursos humanos, financieros y materiales.
Por ello, al hacer el cronograma se requiere llevar acabo un anlisis de dichos factores para
asignar el tiempo que se juzgue necesario para ejecutar cada una de las diferentes etapas.
Para la presentacin del cronograma se utilizan generalmente diagramas, lo cual permite
visualizar mejor el tiempo de cada actividad, y sobre todo en aquellos casos en que haya
varias actividades en un mismo tiempo.
Los diagramas de uso ms comunes son los de barras, conocidos con el nombre de
diagramas de Gantt, y que se utilizan en proyectos sencillos. Para proyectos de mayor
complejidad y a partir de la teora de sistemas, se utilizan los diagramas de flechas o redes,
como el PERT y el CPM.
Ventajas de elaborar un cronograma
Una de las razones por lo que es valioso elaborar un cronograma es que permite mantener
un ritmo de trabajo y a la vez constatar, por escrito, lo que cada paso involucra. De esta
manera se puede hacer la preguntaterminare esto en el tiempo que estoy indicando?
Otra ventaja de trabajar con un cronograma es que los asesores tambin pueden
programar sus revisiones.
*Verifique con los oradores la marcha de sus presentaciones y los arreglos audiovisuales y
logsticos.
*Entrguele al hotel la lista de hospedaje y confirme cualquier regalo u obsequio.
Por lo menos 1 semana antes del Evento
*Enve los materiales para que arriben 24 horas antes de su llegada y confirme la llegada
antes de salir de su oficina.
*Confirme todos los pedidos audiovisuales y organice las diapositivas.
*Haga los trmites necesarios para que despus del evento se enven los materiales a su
oficina.
*Confirme (con 72 horas de antecedencia) la cantidad de alimentos y de bebidas para los
eventos del primer da.
*Lleve un juego original de todos los comunicados que sern distribuidos. (En el caso de
que los materiales que envi se pierdan o extraven, usted podr copiarlos del juego
original)
*Inspeccione personalmente los materiales enviados y compruebe que todo haya llegado
en buenas condiciones.
*Verifique que las fajas y la recepcin estn de acuerdo con los horarios y lugares de sus
eventos.
Das del Evento
*Verifique una hora antes los lugares de los eventos
*Notifique inmediatamente al gerente de eventos si hubiera cambios en sus planes y
necesidades
*Firme diariamente las cuentas de los banquetes y guarde un registro de todos sus gastos
en la propiedad.
Conclusin de una Reunin Exitosa
*Renase con el gerente de eventos para revisar las reuniones, los dbitos y recibos
*Comparta con su gerente de eventos los nombres de los asociados que le brindaron un
servicio extraordinario.
PREGUNTAS
1. Qu es memoria humana?
La memoria humana es la funcin cerebral resultado de conexiones sinpticas entre neuronas
mediante la que el ser humano puede retener experiencias pasadas.
2. Qu tipos de memoria humana hay y de una breve explicacion?
Para Reber, el aprendizaje implcito es un proceso de induccin para adquirir informacin compleja y
abstracta sobre cualquier ambiente, independientemente de la conciencia de los sujetos sobre el
proceso de adquisicin o sobre la informacin adquirida.
Memoria explcita.
Es la clase de memoria que se hace consciente y puede ser expresada directamente. A algunos
estudiantes les gusta expresar su memoria explcita con sus propias palabras en los exmenes de
temas. Otros prefieren elegir las respuestas de una lista, en los exmenes de seleccin mltiple.
3. Qu es memoria en informtica?
Son todas las evidencias recopiladas del evento que se esta tratando, donde nos dan un
resumen de las actividades desarrolladas y todas los acontecimientos que genero.
Alto relieve
Verbal
Escrito en Braile
Sonoro
Los carteles realizados y las seales audibles se utilizan para suministrar informacin bsica a los
deficientes visuales.
Las seales audibles se utilizan para anunciar medios de desplazamientos o para hacer saber al
usuario que es necesario llevar a cabo una accin.
Las letras o figuras blancas en un fondo oscuro o negro son ms legibles.
Utilizar un mismo formato, color, estilo y localizacin uniforme para cada tipo de letrero y las frases
deben ser cortas y familiares.
Las vas accesibles hacia las salidas de emergencia deben estar muy bien indicadas por medio de
sistemas de advertencia tctil, audible y luminosa.
Las puertas que conduzcan a las reas de riesgo deben estar cerradas con llave, y abrir hacia fuera.
AREAS DE ESPERA:
Se sugiere que de inicio se proyecte un espacio para ubicar a las personas con algn tipo de
discapacidad, para poder darles un trato preferencial, las dimensiones mnimas para una persona en
silla de ruedas es de 1.00 m x 1.00 m = 1 m2.
De preferencia, el espacio designado para las personas discapacitadas ser al frente, a la misma altura
que la primera fila de sillas; no es necesario delimitar el rea con unifilar o postes, puede colocarse
sobre el piso mediante una calcomana el smbolo de discapacitados, y depender de los espacios
fsicos con los que se cuente.
De igual forma se deben adecuar sillas preferenciales para mujeres embarazadas.
SERVICIOS:
Es importante sealar que dentro de las reas de servicios se cuente con algunas adecuaciones en los
espacios fsicos existentes como en los de nueva creacin, con la finalidad de no poner barreras
arquitectnicas a las personas con discapacidad.
La distincin de hombres y mujeres en los baos debe ser lo suficientemente visible para evitar
equivocaciones.
Es necesario que en caso de contar con espacios fsicos existentes de sanitarios pblicos, al menos
uno de stos se adecue para poder brindar el servicio al usuario con discapacidad.
Los pisos debern ser antideslizantes y con los avisos tctiles en el piso que prevengan a los dbiles
visuales y/o ciegos, cambios de rea.
Se debern instalar barras de apoyo y accesorios para colocar muletas y bastones.
Es importante recordar que para maniobrar una silla de ruedas es necesario que los pasillos tengan un
ancho mnimo de 1.00 m.
MODULOS DE INFORMES Y ATENCION:
Se puede hacer una adecuacin a la barra de atencin de 1.00 metros de ancho por 0.71 metros de alto
con un re metimiento de 20 a 25 cm de ancho, para que cualquier persona que llegue en silla de ruedas,
pueda acercarse a la mesa de atencin, identificada con el smbolo mundial de personas
discapacitadas, para su identificacin inmediata.
Si es posible, contar con sistemas alternativos de informes en modalidades de alto relieve, verbal con
distintas modalidades, Braille y sonora.
Urbano:
Se deber contar con rampas de acceso en las banquetas con un ancho mnimo de 1.00 metro, piso
antideslizante y un tope o borde lateral de 10 cm de altura; la pendiente ser de 6% mximo.
En caso de contar con reas de estacionamiento, se debe utilizar mnimo el 3% del total, para cajones
de discapacitados, ubicados lo ms cercano posible a los accesos del inmueble.
En caso de existir barreras arquitectnicas se deber instalar una rampa de acceso para personas con
discapacidad, la cual podr ser permanente (concreto armado) o mvil (de hierro u otro material
resistente).
Las escaleras interiores, puertas, pasos, pasillos y reas de atencin debern contar con sealizacin
tctil pertinente o en su defecto en el piso, cambios de textura situados a 1.20 m. antes y despus de
cada cambio de reas.
Se sugiere marcar sealizaciones en alto relieve en paredes y barandales, para orientar a las personas
con debilidad visual.
SEALIZACION
La sealizacin general debe estar distribuida por todo el lugar donde se realiza el evento.
Dicha sealizacin est ubicada en los sitios estratgicos dentro del evento y donde los
invitados podrn consultar la programacin. Esta es una estrategia comercial diseada
para optimizar la participacin de los patrocinadores y organizadores de los eventos.
La sealizacin sirve para orientar a los participantes o asistentes al evento.
Para que la sealizacin sea eficaz ha de ser:
1.
2.
3.
4.
Clara
Llamativa
Fcil
Orientada.
La sealizacin respecto a la ubicacin del evento debe estar en un lugar visible y debe ser
de fcil localizacin. Hay que diferenciar a la hora de la ubicacin dentro del evento: el
pblico al que va destinada la informacin y evitar dar informacin innecesaria.
La informacin que se da en la sealizacin debe corresponder:
Poca visibilidad.
Falta de limpieza.
Falta de homogeneidad en formas, tamaos y colores.
En la sealizacin se recomienda:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
ZONA DE REGISTRO: esta zona se caracteriza porque en ella se expone el logo del evento y/o
patrocinadores. Esta zona es la ms visitada de todo el evento ya que es donde se realiza el
registro de todos los visitantes al evento.
ZONA DE ACCESO A INTERNET: esta zona est habilitada para que los asistentes al evento
puedan ingresar a internet de forma gratuita y en todo momento durante el evento.
SALA DE PRENSA: Esta rea est habilitada para los medios de comunicacin, especializados,
locales e internacionales invitados al evento y all puedan realizar sus labores de redaccin y envo
de informacin a sus respectivos medios.
BANNER DE BIENVENIDA: EL banner de bienvenida es una pancarta con las medidas
establecidas por el evento, impresa con los nombres y logos de quien organiza el evento como de
los patrocinadores del mismo. Esta debe estar ubicada en la entrada principal del lugar del evento.
BANNER SALONES DE CONFERENCIAS: estos se deben ubicar en la parte frontal y/o
laterales del saln en el cual se dictan las conferencias de entrada libre y los seminarios, la medida
de este, ser de acuerdo al rea del saln.
ESCARAPELAS: estas sirven para identificar a cada uno de los participantes, expositores,
asistentes, personal de apoyo y staff.
BARRA DE DEGUSTACION: lugar donde se hacen pausas durante el evento, ofreciendo
refrigerios a los invitados.