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ECONMICO ADMINISTRATIVAS
OCTUBRE, 2015
INDCE
Planeacin
Objetivo.
3
Factores a revisar... 3
Fuentes de informacin..... 3
Investigacin preliminar..3
Preparacin del proyecto de auditora..5
Programa de trabajo... 7
Diagnstico preliminar....9
Instrumentacin
Documental
..11
Leyes
.11
Reglamentos
12
Organigrama
16
Manuales administrativos ....17
Sistemas de informacin y certificacin.... 17
Poltica de personal ..17
Auditoras administrativas previas ,,,,,,,.17
Ubicacin geogrfica 18
Acceso a redes de informacin...20
Entrevista y cuestionarios. 20
Medicin
..29
Supervisin en el trabajo................................................................................ 29
Examen
.30
Informe de auditora .32
Seguimiento
..38
Conclusiones.
38
PLANEACIN
-OBJETIVO
Determinar a travs de la Auditoria Administrativa, aplicada al departamento de
personal de la Comisin Nacional del Agua, Direccin Local Hidalgo, posibles mejoras
que se puedan aplicar para obtener un mejor desempeo organizacional.
FACTORES A REVISAR
Dentro de la Comisin Nacional del Agua, Direccin Local Hidalgo se estudiarn los
controles con los que cuenta el departamento de personal, el proceso que se lleva a
cabo para los mismos y los sistemas implementados.
ELEMENTOS ESPECFICOS
Para el estudio de los controles se analizarn y evaluarn los documentos utilizados,
como los expedientes de los trabajadores, listas de asistencia, nmina stock,
evaluaciones al desempeo, evaluaciones de induccin, controles para altas de
personal, documentos sobre las prestaciones al personal de los archivos en trmite y
de concentracin.
As tambin se necesitar llevar a cabo encuestas y entrevistas con el personal que
labora en el departamento, con los encargados de llevar a cabo estos controles y la
documentacin.
Tambin se implementar un estudio de campo para revisar dichos documentos y
observacin sobre los procesos, tiempos y forma del manejo de la informacin.
FUENTES DE INFORMACIN
Por tratarse de una institucin gubernamental la mayor parte de la informacin
requerida ser proporcionada por fuentes internas, de acuerdo a las entrevistas,
encuestas y observaciones al rea de personal; as mismo se tomar en cuenta
informacin externa proveniente de las legislaciones que debe tener como base esta
institucin.
INVESTIGACIN PRELIMINAR
Dentro del departamento de personal de la Comisin Nacional del Agua, Direccin
Local Hidalgo se ha detectado la necesidad de monitorear los controles que se llevan
a cabo dentro del departamento, dentro de estos controles principalmente sern
motivo de anlisis los sistemas utilizados para el manejo de la documentacin
pertenecientes al personal de toda la organizacin.
Las estrategias de accin a utilizar en esta auditoria sern:
* Acopio de informacin de los encargados de los controles en el rea.
* Analizar informacin proveniente de los trabajadores.
* Utilizar tcnicas de anlisis de manera objetiva para obtener resultados tiles para la
organizacin.
* Llevar a cabo visitas peridicos para observar adems de la informacin
proporcionada la manera de llevar a cabo las operaciones de la organizacin.
La organizacin cuenta con un anlisis FODA, que se muestra a continuacin:
FORTALEZAS
*Somos una organizacin
*Se tiene legislacin aplicable al sector
*Factor humano con conocimiento implcito y explcito
*Personal con experiencia y multidisciplinario
*Programa de capacitacin continua
*Capacitacin
*Infraestructura
*Inters y participacin de la alta direccin en el cambio
*nica autoridad en materia hidrulica
*Planes y programas institucionales (P.N.D. y P.N.H. 2001-2006)
*Equipo y tecnologa
*Disponibilidad de recursos
*Presupuesto
DEBILIDADES
*Cultura
*Resistencia al cambio
*No se trabaja en equipo
*Falta de comunicacin
*Duplicidad de funciones
*Carencia de estructura organizacional homogeneizada
*Indefinicin en legislacin vigente
*Exceso de informes
*Excesiva especializacin
OPORTUNIDADES
*Administracin por procesos
*Modelo de Calidad Total INTRAGOB
*Consideracin del recurso agua como estratgico y de seguridad nacional
*Formacin y consolidacin de organismos de cuenca
*Coordinacin con otras instancias del gobierno
*Estrechar la coordinacin con las instituciones de educacin e investigacin
*Uso eficiente del agua agrcola y pblico urbano
*Capital intelectual
*Servicio Profesional de Carrera
*Modificacin del marco jurdico
*Participacin de los usuarios en los programas federalizados
*Capacitacin al personal de las asociaciones civiles y ONGs
*Participacin de la sociedad e instancias del gobierno.
AMENAZAS
*Asignacin de presupuesto con radicacin extempornea
*Falta de financiamiento
*Conflictos poltico-sociales por el agua
*Entorno poltico y social del Estado
*Contaminacin de cuencas
*Sobreexplotacin de acuferos
*Falta de continuidad en los programas
*Falta de planeacin en el crecimiento y desarrollo a favor de la disponibilidad
*Incumplimiento de disposiciones legales por usuarios y dependencia
*Resistencia de grupos de usuarios en la transferencia de Distritos de Riego
*Sequas e inundaciones
*Falta de inters de la sociedad e instancias gubernamentales. |
Podemos darnos cuenta que estn muy conscientes de que existen debilidades y
amenazas que obstruyen el desarrollo organizacional, sin embargo tambin existen
puntos muy importantes a su favor dentro de su fortalezas, este anlisis FODA nos
permitir ms adelante para el diagnstico de la organizacin.
Para cumplir con el objetivo planteado para esta auditora ser necesaria la
programacin de las actividades y el presupuesto de los costos de la misma que se
mencionan posteriormente en la propuesta tcnica y el programa de trabajo
propuesto.
|
$100.00 |
$500.00 |
$ 30.00 |
$ 30.00 |
$200.00 |
$300.00 |
$ 80.00 |
$ 30.00 |
$ 50.00 |
$200.00 |
| $1520.00 |
====================PROGRAMA DE TRABAJO========================
IDENTIFICACIN: Auditora Administrativa al Departamento de Personal de la
Comisin Nacional del Agua, Direccin Local Hidalgo.
RESPONSABLES:
Coordinador General: Gabriel Vergara Romero.
Lder de Proyecto: Wendy Escamilla Palma.
Asistente o Analista de Proyecto: Karla Arizah ngeles Trejo.
REA: Departamento de Personal. CLAVE: 41/2009
ACTIVIDADES
01 Planeacin
02 Revisin de las caractersticas de la empresa a travs del proceso administrativo
03 Definir qu elementos especficos se van a analizar
04 Definir qu fuentes de informacin que se van a utilizar
05 Planeacin de la investigacin preliminar
06 Desarrollar el programa de trabajo que se llevara a cabo
07 Diagnstico preliminar
08 Instrumentacin
09 Observacin directa a las actividades del personal
10 Desarrollar las entrevistas y encuestas
11 Aplicacin de entrevistas y encuestas
12 Examen de auditoria
13 Anlisis de la informacin
14 Seleccin de la informacin
16 Diagnstico de la empresa
17 Informe a la empresa
18 Seguimiento
PERIODICIDAD:
Los reportes de avance sern quincenales, se presentarn a la Jefa de Departamento
con el formato anterior, con el fin de mantenerla informada de los resultados que nos
van arrojando la serie de actividades de la investigacin.
ASIGNACIN DE LA RESPONSABILIDAD:
El responsable de entregar y explicar el formato a la Jefa de Departamento ser el
Coordinador General, elaborar el reporte ser la Analista y de revisarlo la Lder del
Proyecto.
DIAGNSTICO PRELIMINAR
* Gnesis de la organizacin
* Creacin de la organizacin:
La Comisin Nacional del Agua es heredera de una gran tradicin hidrulica y a lo
largo de su historia ha estado integrada por destacados profesionales y especialistas
de diversas disciplinas, reconocidos internacionalmente por su dedicacin y
capacidad tcnica.
El departamento de Personal en la Direccin forma parte de la Subdireccin del
Enlace Administrativo y desde la creacin de la CONAGUA ha pertenecido a este
aunque cambiando la denominacin de la Subdireccin.
* Cambios en su forma jurdica:
Dentro de las instituciones que le antecedieron destacan la Direccin de Aguas,
Tierras y Colonizacin creada en 1917; la Comisin Nacional de Irrigacin, en 1926;
la Secretara de Recursos Hidrulicos en 1946 y la Secretara de Agricultura y
Recursos Hidrulicos en 1976.
La CONAGUA se crea como tal el 16 de Enero de 1989, y el Departamento en su
forma jurdica no ha sufrido cambios.
* Manejo de la delegacin de facultades:
Para cumplir con su propsito esencial, la Comisin se divide operativamente en tres
grandes reas:
1. Oficinas Centrales.
2. Organismos de Cuenca.
3. Direcciones Locales.
Dentro de la Direccin Local Hidalgo, la Direccin otorga facultades a la Subdireccin
de Enlace Administrativo y sta a su vez al Departamento de Personal. En ste, la
INSTRUMENTACIN
-DOCUMENTAL
La Comisin Nacional del Agua tiene la informacin de todos los requisitos legales
establecidos, esta Direccin Local tiene como guas principales:
-LEYES
* Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Artculo 27 Constitucional
La propiedad de las tierras y aguas comprendidas dentro de los limites del territorio
nacional corresponden originalmente a la nacin, la cual ha tenido y tiene el derecho
de transmitir el dominio de ellas a los particulares constituyendo la propiedad
privada...
* Ley de Aguas Nacionales (LAN)
Objetivo: Regular la explotacin, uso y aprovechamiento de aguas nacionales, su
distribucin y su control, as como la preservacin de su cantidad y calidad para
lograr su desarrollo integral sustentable.
* Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal
Artculo 1
Bases de organizacin de la Administracin Pblica Federal: Centralizada y
Paraestatal.
Los rganos desconcentrados son las entidades de la Administracin Pblica
jerrquicamente subordinada a una Secretara de Estado o aun departamento
administrativo, cuenta con facultades especficas para resolver sobre la materia y
dentro del mbito territorial que se determine en cada caso.
Administracin Pblica Paraestatal
* COMISIN NACIONAL DEL AGUA (CONAGUA)
Administracin Pblica Centralizada
* SECRETARA DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES (SEMARNAT)
* Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos
* Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administracin Pblica Federal
REGLAMENTOS
* Reglamento de Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administracin Pblica
Federal.
* Reglamento Interior de la Comisin Nacional del Agua
ARTCULO 17.- Corresponden a la Subdireccin General de Administracin las
siguientes atribuciones:
I. Someter a la consideracin del Director General el proyecto de Manual de
Integracin, Estructura Orgnica y Funcionamiento de la Comisin;
II. Autorizar los proyectos de instrumentos normativos a que se refiere el artculo 14,
fraccin V(1), de este Reglamento en materia de:
a) Administracin, desarrollo y control del personal;
b) Organizacin y desarrollo institucional;
c) Administracin, registro y control de los recursos financieros, relativos a
presupuesto, gasto pblico, contabilidad gubernamental y rendicin de cuentas;
d) Administracin, adquisicin, arrendamiento, conservacin y control de los bienes
muebles e inmuebles, almacenes e inventarios;
e) Administracin y promocin de proyectos de innovacin y calidad;
f) Administracin, desarrollo y control de los sistemas y bienes informticos y de
telecomunicaciones, as como establecimiento de mecanismos de seguridad que
garanticen el buen uso y resguardo de la informacin institucional, y
g) Organizacin, concentracin y conservacin de archivos y documentos oficiales;
III. Administrar el Sistema del Servicio Profesional de Carrera en la Comisin;
XI. Administrar el Sistema de Remuneraciones y de Prestaciones del personal de la
Comisin, en su nivel Nacional y en el Regional Hidrolgico-Administrativo,
considerando la informacin que reciba de los Organismos;
XII. Conducir y administrar la poltica de relaciones laborales, de conformidad con las
Condiciones Generales de Trabajo y los lineamientos que emita la Oficiala Mayor de
la Secretara; difundirlos entre el personal y vigilar su cumplimiento, as como remitir a
dicha Oficiala para su dictamen, los casos de cese de trabajadores de tabulador
general de base;
XV. Solicitar a las unidades administrativas la ejecucin de las resoluciones de
terminacin de los efectos de los nombramientos y constancias de nombramiento y
asignacin de remuneraciones o ambas, de los servidores pblicos de la Comisin
que les estn adscritos, y ordenar la ejecucin de aqullas correspondientes a los
servidores pblicos de la Subdireccin General a su cargo;
XVI. Promover e integrar los Manuales de Organizacin y de Procedimientos con
base en las propuestas que formulen las unidades administrativas de la Comisin;
(1) Artculo 14, Fraccin V: Autorizar y someter a la consideracin del Director
OA1
4613
JEFATURA DE DEPARTAMENTO
DE PAGADURA
OA1
4615 SUBDIRECCIN DE CAPACITACIN
NA1
2358
JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
OA1
4616
OA1
JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
PRESUPUESTAL DE PROGRAMAS FEDERALIZADOS
4612
JEFATURA DE DEPARTAMENTO RECURSOS MATERIALES
OA1
4617
OA1
JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
4619
OA1
JEFATURA DEPARTAMENTO DE INNOVACION Y CALIDAD
4618
DIRECCIN LOCAL HIDALGO
LA1
765
ORGANIGRAMA
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Dentro de la informacin documental a verificar se encuentran los siguientes
manuales administrativos que de igual manera, dan la pauta para revisar lo
establecido y lo realmente realizado en la organizacin.
* Manual de Bienvenida.
* Manual de Identidad.
* Manual de Organizacin.
* Manual de Gestin de la Calidad.
* Manual de Planeacin de la Calidad.
SISTEMAS DE INFORMACIN Y CERTIFICACIN
Actualmente la Comisin Nacional del Agua, Direccin Local Hidalgo est llevando a
cabo un proceso de certificacin ISO 9000, donde se tiene un grado de avance
importante y se est trabajando para certificar tambin, dentro del rea de personal,
el alta de los trabajadores y el proceso de induccin.
PLANTILLA DE PERSONAL
El rea de personal tiene registros de los expedientes de todos los trabajadores, en la
parte del examen de auditora se revisarn dichos registros, puesto que representan
controles del rea a estudiar.
AUDITORAS ADMINISTRATIVAS PREVIAS
Como se mencion anteriormente, la Comisin Nacional del Agua recibe anualmente
la visita de auditores provenientes del rgano de Control Interno de las Oficinas
Centrales, esta informacin est disponible para verificar las propuestas realizadas y
el grado de alcance de las mismas, se sabe que se tiene como propsito cubrir las
propuestas, debido a que en la Auditora siguiente se revisa siempre en primera
instancia el cumplimiento de las mismas.
UBICACIN GEOGRFICA
* Localizacin
Las oficinas de la Comisin Nacional del Agua se encuentran en Boulevard Felipe
ngeles No. 1610, Colonia Santa Julia, C.P. 42080, a pesar que esta organizacin no
es privada si es necesario que est al alcance de los usuarios y este lugar es muy
accesible.
CONAGUA
DLHGO
BANCO
SANTANDER-SERFIN
OBSERVACIN DIRECTA
Dentro de la observacin directa en la organizacin, se analizaron las siguientes
cuestiones:
* Inspeccin de los archivos existentes y de los controles de documentos va
electrnica que se tienen en el departamento. Para llevar a cabo la revisin, fue
necesario estudiar los catlogos de disposicin documental y cuadros de disposicin
archivstica de la Institucin.
* Comportamiento del personal, debido a que el grueso del personal labora en la
CONAGUA desde hace 20 o 30 aos, existe resistencia a nuevas formas de trabajo,
nuevas metodologas, e incluso sistemas.
* Ambiente de trabajo; se cuenta con un grado alto de apoyo por parte de la Jefa de
Departamento, lo que propicia mayor compromiso de los dems Servidores que
conforman el equipo de trabajo, por lo que el ambiente en general es de cordialidad y
respeto, el personal se encuentra conforme con su ambiente laboral.
En cuanto al ambiente fsico, se puede observar que los espacios estn bien
distribuidos. En general las oficinas son cmodas y se tienen ordenadas todas las
reas y objetos de trabajo.
ACCESO A REDES DE INFORMACIN
La Comisin Nacional del Agua cuenta con una red a nivel nacional, controlada desde
oficinas centrales, por lo que todo el personal que cuenta con equipo de cmputo
tiene acceso a la intranet, del mismo modo, se cuenta con internet pero con
restricciones, porque debido a abusos en el uso de la misma, se opt por bloquear
diversas pginas que el internet ofrece, con el fin de optimizar el tiempo en la mayor
medida posible.
Especficamente el Departamento de Personal cuenta con un sistema para pago de
nmina llamado Meta4, con el cual se trabaja la mayor parte de las actividades de los
que lo conforman, en este, se trabaja el sueldo, prestaciones, tiempo extra, ayuda de
alimentos, premios de puntualidad, aguinaldos, etc.
Para las actividades realizadas en Programas especiales, los sistemas se van
abriendo segn el Programa a trabajar, por ejemplo, Sistema Integral de Perfiles,
Sistema para integrar el Registro nico de Servidores Pblicos, Sistema para
Asignacin de Capacidades Tcnicas para el cumplimiento del Servicio Profesional
de Carrera.
-ENTREVISTA Y CUESTIONARIOS
Se realiz una entrevista al Subdirector del Enlace Administrativo, subdireccin a la
que pertenece el Departamento de personal, con el fin de conocer a fondo la forma
de trabajar del mismo, especficamente con el Subdirector, debido a que es
importante conocer la perspectiva global de quien dirige los procesos y actividades.
Posteriormente, se procedi a elaborar y aplicar un cuestionario al rea estudiada, el
cuestionario se muestra a continuacin y el objetivo del mismo es obtener informacin
correspondiente a la manera en la que el departamento est trabajando y cmo
implementa los controles.
Debido a que el rea est conformada por la Jefa del Departamento y 6 trabajadores,
la encuesta se aplic al 100% del universo.
10. Mencione si se tienen establecidos controles y/o registros en el rea para las
13. Indique si se cuenta con algn procedimiento establecido para el control de las
ausencias como: permisos especiales, licencias mdicas, licencias con y sin goce de
sueldo, etc.Explique brevemente en qu consisten y cmo se llevan a cabo.
R=Si, de acuerdo al Manual para trmite de Licencias, Se aplica de acuerdo a la
antigedad del trabajador.
15. | Indique si se cuenta con algn procedimiento establecido para el control de las
18. Mencione en el caso de las reas que se ubican fuera del edificio sede de la
Direccin Local, cual participacin y responsabilidad en la elaboracin de las nminas
de sueldos.
R=Envo de reporte de faltas y retardos para su aplicacin en nmina.
RFC
BAUTISTA ACOSTA
CALVA MOLINA ANGEL
MARTINEZ LOPEZ VIRGINIA
MOTA CORNEJO VERONICA
OLVERA VERGARA MARIA ELENA
COMPROBANTE
DE DOMICILIO
CURRICULUM
VITAE
FILIACIN AL
GOB. FDRAL
X
X
X
X
X
Administrativo.
10. Qu requisitos deben cumplir la documentacin que se utiliza?
R=LegibleVerazQue contengan los logos institucionales
SOLICUTUD DE
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
3
16
X
6
X
8
centrales no lo estn.
En general el rea de personal se encuentra bien en este rubro de los controles sin
embargo podra encontrarse mejor, cumpliendo al cien por ciento con lo planeado.
A continuacin se pueden observar los resultados de la aplicacin de los indicadores.
Expedientes:
Trabajadores con documentos faltantes en expedientes
Total de trabajadores
22/364=6.04%
Este resultado nos muestra que del total de trabajadores, el 6.04% no cumple con
toda la documentacin que debiera incluir su expediente, para logra llegar al 0%
tendr que recopilar la documentacin faltante los encargados de llevar los
expedientes.
Horario especial:
Trabajadoras con oficio de autorizacin
Trabajadoras con horario especial
23/34=67.64%
El porcentaje anterior nos indica que de todas las trabajadoras que estn listadas
para laborar con horario especial, solo el 67.64% cuenta con oficio de autorizacin
para gozar del horario especial que le concede tener hijos en horario escolar.
Ayuda de alimentos:
Oficios autorizados para pago de ayuda de alimentos
Trabajadores que cuentan con ayuda de alimentos
10/43=23.25%
Este indicador nos muestra que de todos los trabajadores que cuentan con ayuda de
alimentos, nicamente el 23.25% tiene la autorizacin de oficinas centrales, requisito
establecido por la misma direccin, por lo tanto tambin tendrn que obtenerse
dichas autorizaciones.
Tarjetas de asistencia:
Tarjetas de asistencia
Total de trabajadores
364/364=100%
Este indicador nos muestra que para este aspecto, el rea de personal est
cumpliendo al 100% con esta actividad.
Cumplimiento de controles:
Controles respetados
Controles establecidos
78/85=91.76%
En este resultado se puede observar que respecto a todos los controles que maneja
el rea de personal nicamente el 91.76% se cumple, en trminos generales esta
cifra parece aceptable respecto del 100% que debera cumplirse, sin embargo el rea
podra mejorar en cuanto a los temas realizados y para ello se construyeron las
cdulas con las observaciones que creemos pertinentes y que se muestran ms
adelante en el informe de auditora