OFICINA DE GESTIN PBLICA Y AUTOCONTROL

INFORME DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL

Periodo: 12 de Julio de 2015 a 11 de Noviembre de 2015

MARY LUZ MUOZ DURN

Jefe Oficina Gestin Pblica y Autocontrol

Bogot D.C., Noviembre de 2015

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Fray Bartolom de las Casas - Carrera 65 # 103-66
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1. INTRODUCCIN

Para el presente informe se tendr en cuenta el Modelo Estndar de Control Interno adoptado
mediante Decreto 1599 de 2005 y actualizado mediante Decreto 943 de 2014.

2. OBJETIVO

Presentar el estado de control interno del Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE con base en las
actividades de auditoria desarrolladas durante el periodo evaluado, sin incluir las fortalezas y
debilidades reportadas en informes cuatrimestrales anteriores.

3. ALCANCE

Cumplimiento del Decreto 1474 del 2011 en su artculo 9 sobre Reportes del responsable de control
interno que modifica el artculo 14 de la Ley 87 de 1993.
Actividades de auditoria desarrolladas durante el periodo evaluado.
Periodo evaluado: de 12 de Julio de 2015 a 11 de Noviembre de 2015.

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4. ESTADO DE CONTROL INTERNO

Mdulo de Control de Planeacin y Gestin

Nueva Estructura MECI

Observaciones de auditoria

Componente Talento Humano:

Fortalezas:

Acuerdos, compromisos y
protocolos ticos.

Se evidencia la realizacin de visitas peridicas y permanentes a los

servicios socializando los principios y valores de la entidad.

Desarrollo del talento humano.

Debilidades:

De la muestra verificada en las auditoras realizadas se encontr

que no se ha realizado induccin y reinduccin en 2015 en el 25% de la
muestra.

Se observan AZ con soportes de diversas capacitaciones, pero no

se cuenta con una base de datos que consolide toda la informacin
teniendo en cuenta la poblacin total, que permita establecer el porcentaje
de cumplimiento, nivel de satisfaccin y nivel de adherencia de cada uno
de los temas expuestos en el plan Institucional de capacitacin.

No se obtuvieron los actos administrativos mediante los cuales se

adopt el Plan de Incentivos anual ni el Plan Institucional de Capacitacin.

En las evaluaciones del desempeo y en su respectivo portafolio de

evidencias no se deja soporte ni registro en el que se tengan en cuenta las
evaluaciones de gestin ni dems evaluaciones independientes de la
Oficina de Gestin Pblica y Autocontrol, ni como criterio orientador ni
como factor de la calificacin.

Del 12.5% de los servidores pblicos seleccionados, se observ que

contaban con contratos por prestacin de servicios de 4 horas diarias
estando adscritos por carrera administrativa con 8 horas diarias y contando
con horas extras y recargos nocturnos durante cada mes, superando
presuntamente las horas mximas semanales permitidas de 66 horas en la
jornada de trabajo de personal cualquiera sea la modalidad de su
vinculacin.

Se encontraron debilidades en el cumplimiento de la obligacin de

evaluar respecto al 87% de los servidores seleccionados para hacer el
seguimiento a la obligacin de evaluar oportunamente. No se recibi un
plan de mejoramiento relacionado con el informe de auditora sobre

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Observaciones de auditoria
evaluaciones de desempeo comunicado.

Componente Direccionamiento
Estratgico:
Planes, programas y proyectos.
Modelo operacin por procesos.

Fortalezas:

Se est trabajando en la actualizacin del mapa de procesos con su

estructura documental, la cual est en proceso de revisin por Calidad y
Planeacin, programando su aprobacin y divulgacin para Dic-2015.

Estructura organizacional.
Indicadores de gestin.
Polticas de operacin.

Debilidades:

Se ha recomendado dejar evidencia del cumplimiento de los

indicadores del plan operativo anual ya que en algunas oportunidades no
se ha obtenido la evidencia que soporte su cumplimiento. Adicionalmente,
en varias oportunidades se ha encontrado que el cumplimiento reportado
por las reas es diferente al cumplimiento reportado por Planeacin,
presentndose principalmente en los procesos de la Subgerencia
Administrativa.

La formulacin de los indicadores presentan oportunidades de

mejora dado que para algunos se observa que: no hay claridad de la fuente
de la informacin del numerador y/o denominador; desconocimiento de
los responsables de los procesos sobre indicadores incluidos en el POA de
la cada dependencia; el numerador no guarda relacin con el
denominador; falta claridad en los criterios utilizados para establecer la
Meta del indicador.

En el momento del seguimiento (Jul-2015) de uno de los convenios

se observ que el ltimo Informe del interventor evidenciado corresponda
al mes de Abr-2015 con un avance de obra del 44%. Sin embargo, en el
seguimiento realizado por Planeacin se registr un seguimiento del 80%
justificado en informacin dada por el arquitecto, del que no se obtuvo
evidencia.

Componente Administracin del

Riesgo:
Polticas de administracin del
riesgo.

Fortalezas:

En el mapa de riesgos actualizado el 19 de Agosto de 2015 con

versin 5, se observ que se tuvo en cuenta el criterio de valoracin
definido por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.

Contexto estratgico.

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Observaciones de auditoria

Identificacin del riesgo.

Debilidades:

Anlisis y valoracin del riesgo.

Oportunidades de mejora respecto a los riesgos que an estn

pendientes por identificar, segn las actividades de auditoria realizadas.

En algunas oportunidades, los responsables de los procesos no

tenan conocimiento sobre los riesgos incluidos en el Mapa de Riesgos
Institucional. En otros casos, los responsables del proceso dieron a conocer
que haban realizado el trabajo de identificacin de riesgos pero este no
haba sido incluido en el mapa de riesgos actualizado. En otros casos, se
incluyeron controles a cargo de oficinas sin comunicrselo previamente
para evitar errores y reprocesos.

Debilidades en la definicin y/o redaccin de los controles de

acuerdo la manera en la que se decide gestionar (asumir, reducir, evitar,
compartir), clasificndolos como preventivos o detectivos, y en varias
oportunidades no se definieron acciones de mitigacin aun cuando la zona
de riesgo fuera Alto o Extremo. As mismo, para algunos controles no se
describi el Cargo responsable del control sino el rea.

En algunos riesgos se observ que la zona de riesgo no cambi a

pesar de los controles y/o acciones de mitigacin definidas.
Adicionalmente, en algunos casos se observ que se hizo una inadecuada
evaluacin del riesgo al registrar todas las clasificaciones de probabilidad e
impacto, sin seleccionar la que le aplicaba a cada control.

Mdulo Control de Evaluacin y Seguimiento

Nueva Estructura MECI
Componente Autoevaluacin
Institucional:
Autoevaluacin de control y
gestin.

Observaciones de auditoria
Fortalezas:

La revisin de la Direccin que se hace para el Sistema Integrado de

Gestin contribuye a la adecuada autoevaluacin de control y gestin.

Debilidades:

No se ha realizado especficamente la autoevaluacin de control y

gestin en el Hospital. Se tena planteado como plan de mejora incluir esta
autoevaluacin de control y gestin dentro de la autoevaluacin del SUA.
Componente de Auditora
Interna:

Fortalezas:

En trminos generales las auditorias se han desarrollado

satisfactoriamente, mostrando el mayor entendimiento del rol de la oficina
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Auditora de gestin.

Observaciones de auditoria
entre los colaboradores del hospital.

Debilidades:

Entre julio y octubre se cont con insuficiente vinculacin de

personal a la Oficina de Gestin Pblica y Autocontrol, por lo que fue
necesario actualizar dos veces el Programa Anual de Auditoria como medida
de contingencia.

Se presentaron una situacin adicional de limitacin de alcance por

no entrega de informacin (Proceso: GSF - Cartera). Esto quedo incluido en
las respectivas actas de entrega de resultados cuya recomendacin se
direccion a dejar evidencia de la trazabilidad de la informacin y de la
ejecucin de los controles.
Componente Planes de
Mejoramiento:
Institucional (procesos).

Fortalezas:

Avance importante en el cumplimiento del plan de mejoramiento

generado producto de las auditoras internas 2014 al proceso de Gestin de
Mejora Continua del Sistema Integrado.

Debilidades:

En los procesos auditados se evidenci bajo cumplimiento de los

planes de mejoramiento.

No se definieron planes de mejoramiento respecto a las

observaciones de auditoria comunicadas del Proceso de Activos Fijos
durante el primer semestre del ao. Los resultados de esta auditoria se
remitieron a los operadores disciplinarios para lo de su competencia.

Respecto a Planes de mejoramiento individual, no hay evidencia de

envo de estos planes al Grupo Funcional de Calidad para la inclusin dentro
del Planes de Mejoramiento Institucionales, as como el respectivo
seguimiento por parte del evaluador o Lder del Proceso.

Eje Transversal Informacin y Comunicacin

Nueva Estructura MECI

Observaciones de auditoria

Ingreso

Fortalezas:

(recepcin de informacin)

La informacin que ingresa al Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE lo

hace a travs de la oficina de Correspondencia con la finalidad de ejercer
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Nueva Estructura MECI

Salida

Observaciones de auditoria
mayor control en el ingreso de informacin.

(Emisin de informacin)
Debilidades:

Como oportunidad de mejora a la oficina de Correspondencia est

el asegurar que la correspondencia llegue a las oficinas de destino final
dentro del mismo da de recepcin, en especial los derechos de peticin y
dems solicitudes de terceros. Esto considerando que se ha observado que
algunas solicitudes son direccionadas el mismo da de vencimiento de plazo.

Debilidades en la trazabilidad de la informacin de procesos tales

como Cartera y su correspondiente gestin de cobro, activos fijos e
Ingeniera Biomdica.

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