MANUAL DE AYUDA SIMPLIFICADA

PARA USO DEL SISTEMA CONTABLE

CONTASIS

Es un servicio ms de nuestro centro de

capacitacin
PROCESO DE INSTALACIN DEL SISTEMA CONTABLE

AO 2008

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Para facilitar su aprendizaje, voy a describir los conos que permite acceso
rpido a los diversos mens:

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1- Creacin, modificacin, eliminacin de usuarios

2- Creacin, modificacin, eliminacin de nuevas empresas
3- Asistente rpido para creacin de empresas+plantilla de tipo de asientos
4- Seleccin de empresa a procesar
5- Acceso al plan de cuentas de la empresa creada
6- Creacin de asientos
7- Cambio de mes de trabajo
8- Configuracin de impresora
9- Calculadora del Windows
10- Experto Paccioli
11- Salir del sistema
12- Acceso al manual del usuario del CONTASIS
DESCRIPCIN DE LAS COLUMNAS DEL PANEL DE CONTROL.
1. Columna Parmetros: Contiene: Plan de Cuentas, Entidades, Tipos de
Documentos, Centro de Costos, Base de Conocimientos y Variables.
2. Columna Registro de Operaciones: Permite generar los Saldos Iniciales, Ingresar
los datos de las operaciones, y hacer muy fcil los procesos de fin de ejercicio.
3. Columna de Reportes Contables : Muestra los Libros Contables Principales y
Auxiliares, Hoja de Trabajo y Estados Financieros.
4. Columna Reportes de Gestin: Muestra informacin til para la gerencia.
5. Columna Utilitarios: Maximiza la productividad en el uso del sistema

Procedo a explicar las tres fases en las que he dividido el CONTASIS

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I CREACION DE LA EMPRESA
1.1 Procedimiento rpido
1.2 Procedimiento manual
II IMPLEMENTAR
2.1 Personalizar el plan de cuentas
2.2 Personalizar otras tablas
III PROCESAR
3.1 Los asientos contables
3.2 Hacer los asientos automticos de fin de mes

I CREACION DE LA EMPRESA
1.1 Procedimiento rpido
El sistema CONTASIS tiene varias formas de crear una empresa, veamos la forma ms
rpida y sencilla, cuyos pasos son los siguientes:
A- Presionar el botn No. 3 WIZARD
Aparecer la ventana que se ve a continuacin:

B- Completar los datos que se piden

El sistema por s solo crea el cdigo, ejemplo: 08 que sirve para crear el contenido
de los archivos de la empresa nueva.
C- Completar datos para los 3 campos

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D- Plantilla, sirve para crear una empresa con un modelo predeterminado de
configuracin:
D.1 Plantilla Control Contable

D.2 Plantilla Control por documentos

D.3 Plantilla Pacioli

D.4 Plantilla control de costos

E- Presionar el botn aceptar

F- Y aparece la siguiente ventana, en donde presionaremos el botn SI

Esta forma de crear una empresa es muy automtica y ahorra ciertos procesos cuando la
contabilidad creada es muy estndar, por ejemplo, algunos datos que se ven en la siguiente
ventana han sido definidos por el sistema:

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Observen, el ao ya est definido, al igual que la cuenta del IGV y la cuenta de resultados,
as como la tasa del IGV
1.2 Procedimiento manual

a- Presionar el botn No. 2

b- Aparecer la siguiente ventana

c- Presionar el botn NUEVO y manualmente se tiene que crear el Cdigo y dems datos de
la empresa (en el procedimiento 1.1, el nmero del cdigo se crea automticamente)
d- al terminar de crear los datos de la empresa se debe presionar el botn PROPIEDAD

e- crear todos datos que se piden en la ventana (En el procedimiento 1.1 esto es automtico)

II IMPLEMENTAR
2.1 Personalizar el plan de cuentas
2.2 Personalizar otras tablas del men:
a- Tipos de cambio: se ingresa diariamente
b- Entidades: Proveedores, clientes, comisionistas, etc.
c- Tipos de cdigo para clasificar en: clientes, proveedores, etc.
d- Sub diarios: agrupacin de asientos por tipo de operacin
e- Tipos de documentos: ley de comprobantes de pago
f- Numeracin de los documentos: creacin y modificacin
g- Tipo de medio de pago: tarjeta de crdito, depsito bancario, etc.
h- Entidades financieras: diversos bancos y financieras
DESARROLLO
2.1 PERSONALIZACIN DE LAS TABLAS
a. PLAN DE CUENTAS
a- Usemos la opcin ubicada en el panel de control cuya cabecera dice:
PARMETROS
b- Clic en la opcin Plan de cuentas de la ventana principal.
c- Haga clic en Insert o botn nuevo.
d- Completar la ventana con los datos solicitados.

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Observemos el siguiente comentario:

1- Nivel de cuenta
General:
Sub Cuenta:
Registro:

Nivel 1 dos dgitos

Nivel 2 tres dgitos
Nivel 3 cuatro a diez dgitos

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2- Anlisis
Ninguno
: Para las cuentas con informacin bsica.
Documentos : Se usa para las cuentas que manejarn cuentas corrientes.
Bancos
: Nos permite registrar la informacin para realizar la
Conciliacin Bancaria y el anlisis de sta
3- Tipo de cuenta
Se indicar la pertenencia de las cuentas.
Estas opciones se explican por s solas

Para las cuentas que deben figurar en los dos estados de

resultados
Para las cuentas de la clase 6
Para las cuentas de la clase 9
Para las cuentas de la clase 0

el ltimo botn que dice MAYOR se utiliza para la cuenta 79 , o cualquier otra
cuenta que no va a ser utilizada en la formulacin de los estados financieros.

ENLACES DEL PLAN DE CUENTAS

Esto consiste en vincular el plan contable con los diversos mens que permiten
crear reportes de tipo gerencial.
Estos enlaces los dividimos en enlace con:
a.
b.
c.
d.

Los rubros de los EEFF (formatos SUNAT y CONASEV)

Destino de las cuentas de la clase 6
Los centros de costos de gestin
Los presupuestos

4- Enlace de las cuentas con cada uno de los rubros de los EEFF
El propsito de este procedimiento es enlazar cada cuenta del plan contable
con su respectivo rubro de los Estados Financieros.
Por ejemplo, todas las cuentas que pertenece a la cuenta principal 10 deben
enlazarse con el rubro Caja- Bancos del Balance General; la 12 con el rubro de
cuentas por cobrar comerciales, etc.

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A continuacin mostramos un fragmento de la ventana en donde se crean los enlaces:
El primer grupo pertenece a la codificacin
de los EEFF para fines tributarios.
El segundo grupo pertenece a la codificacin
para la CONASEV

OJO, la alternativa identificada como RECLASIF.1 o 2 sirve para identificar el

rubro en el que se agrupar la cuenta cuando tenga un
saldo distinto a su naturaleza, por ejemplo: las cuentas de
bancos normalmente tienen saldo deudor (Activo corriente)
y se agrupan en el cdigo A105, pero alguna vez pueden
estar sobregiradas, en cuyo caso se debern agrupan en el
pasivo corriente por su saldo acreedor, por lo tanto su
cdigo ser P105.
Se recomienda enlazar slo las cuentas de nivel 3 (nivel de registro), de lo
contrario, no van a cuadrar llos EEFF con el balance de comprobacin.
5- Destino de las cuentas de la clase 6

Observen como la cuenta 6370090,

tiene su destino a la cuenta 9011 con
abono a la cuenta puente 7911

6-

Centro de costos

La finalidad de este reporte es poder resolver la siguiente pregunta:

Cunto estamos ganando o perdiendo por cada rea de negocio?

Por ejemplo, la gerencia desea conocer:
- Si la empresa se dedica a obras civiles: cunto est rindiendo cada
proyecto
- Si se dedica a la exportacin de productos agrarios: cul de los
productos es el que le rinde mejores ganancias, o en cul est
perdiendo dinero, o cul mercado es el que le rinde ms.

Observen en la ventana
del plan de cuentas, que
hay 3 opciones.
As de sencillo es crear el cuadro que est debajo de estas lneas:
Si desea que la cuenta sume, elegir la opcin Cuenta de Ganancia, si desea
que la cuenta est en la parte inferior restando, entonces marcar la opcin
Cuenta de Prdida, y si no desea que figure dicha cuenta en el cuadro de
centro de costos por rea de negocio, simplemente marcar la opcin Sin
centro de costos.

7-Presupuestos
Sirve para crear el control presupuestal, usted deber elegir si hace un control
presupuestal con cuentas de resultado (Ventas versus costos y gastos) o con
cuentas de inventario para establecer la disponibilidad de fondos (caja bancos
+ cuentas por cobrar versus cuentas por pagar)

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b. TIPOS DE CAMBIO
En el men ARCHIVO ingresar al sub men TIPO DE CAMBIO, y presionar el botn
NUEVO, el sistema pide los datos de:
Fecha, tipo de cambio comercial, T.C. de compra y venta de fecha de publicacin y los
T.C. de compra y venta de Fecha de cierre.

Al finalizar el ingreso del da presionar el botn GRABAR.

c. ENTIDADES:PROVEEDORES, CLIENTES, COMISIONISTAS, ETC
El ingreso es sumamente sencillo, salvo
las siguientes ayudas:
- En la opcin TIPO, el cdigo ser
uno de los cdigos asignados
previamente en el men
ARCHIVO/TIPO DE CODIGOS
- En la opcin CREDITOS, se
ingresar el lmite de crdito en
soles, y en segundo casillero que
est ms a la derecha se ingresar
el lmite de crdito en dlares.

- Esto servir para que cuando se

vaya al men REPORTES
FINANCIEROS/ANALISIS DE
DOCUMENTOS, se podr pedir
al sistema un listado de los
clientes que sobrepasen su lmite de crdito.
A continuacin presento dicha ventana a manera de ejemplo

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d. TIPOS DE CDIGO PARA CLASIFICAR EN: CLIENTES,

PROVEEDORES, ETC.
Tambin es un formato sencillo de llenar que se explica por s solo

e. SUB DIARIOS: AGRUPACIN DE ASIENTOS POR TIPO DE

OPERACIN
Son tipos de diarios especializados segn la conveniencia del usuario, por
ejemplo se puede crear:
VIATICOS
GASTOS DE VIAJE
PRESTAMOS
En fin podemos crear diarios segn la necesidad de la empresa.

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Por ejemplo, si hemos creado el sub diario GASTOS DE VIAJE, en el futuro
podemos consultar y obtener una relacin de los asientos solo concerniente
a gastos de viaje.
Los campos de los meses que aparecen al pie sirven para conocer cuntos
asientos se han hecho de cada sub diario, mes a mes.

f. TIPOS DE DOCUMENTOS: LEY DE COMPROBANTES DE PAGO

Este men corresponde a la codificacin dada por la ley de comprobantes de
pago, pero tambin podemos agregar ms cdigos de documentos de uso
interno en la empresa, por ejemplo: vales de consumo.
g. NUMERACIN DE LOS DOCUMENTOS: CREACIN Y
MODIFICACIN

El CONTASIS tiene la particularidad de que cuando usted est elaborando un

asiento de ventas en forma manual, el sistema puede ir generando la numeracin
automtica a partir del nmero que hayamos ingresado como inicio de la
numeracin.

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En el caso de que usted disponga el sistema CONTASIS comercial cuyas
funciones son las de controlar almacenes y facturacin, ya no requiere trabajar
este men de numeracin de documentos.
h- TIPO DE MEDIO DE PAGO: TARJETA DE CRDITO, DEPSITO
BANCARIO, ETC.
Por razones de orden de
control tributario ahora la
SUNAT exige que se controle
los medios de pago utilizados
por los contribuyentes, por lo
tanto este men ayuda a
cumplir con esta exigencia.

i- ENTIDADES
FINANCIERAS: DIVERSOS BANCOS Y FINANCIERAS
Es sencillo entender que se trata de crear cdigos para las entidades
financieras que operan en el pas.

III PROCESAR
3.1 PROCESAR LOS ASIENTOS CONTABLES
A- USO DEL EXPERTO DEL CONTABLE
El procedimiento comienza con:
A.1 VERIFICAR LA BASE DEL CONOCIMIENTO
Es necesario verificar en el men central denominado PARAMETROS, cuales
son los tipos de asientos que ya estn creados en el CONTASIS, para
aprovechar as mejor la carga de datos.
Observar en la siguiente imagen por ejemplo, en la ventana izquierda estn los
diversos tipos de asientos modelos y a la derecha se ha ingresado al modelo
de asiento que est en la 3ra. Lnea. Observen como ya est creada la
estructura de dicho asiento.

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A.2 REGISTRO DE OPERACIONES

Luego iremos hacia el men central REGISTRO DE OPERACIONES y elegir la
opcin EXPERTO CONTABLE

Enseguida aparecer la ventana EXPERTO CONTABLE en donde ingresaremos

en primer lugar en DESCRIPCION, el tipo de asiento que deseamos elaborar, por
ejemplo si digitamos COM, aparecern todos los asientos modelos cuya primera
palabra empiece as, para este caso elegimos el asiento modelo de COMPRA DE
MERCADERIAS AL CREDITO

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Luego de presionar el botn

ACEPTAR , se presentar la
ventana 421 FACTURAS POR
PAGAR, en donde ingresaremos
parte del nombre del proveedor
parte de su RUC y luego los
dems datos que se observan; al
presionar el botn ACEPTAR, el
CONTASIS habr elaborado el
asiento completo, tal como se
observa a continuacin:

3.2 HACER LOS ASIENTOS DE CIERRE DE MES

DIFERENCIA DE CAMBIO
a- El procedimiento empieza por asegurarnos que al momento de crear la empresa
hayamos creado los datos de las cuentas que van a recibir las prdidas y las
ganancias por diferencia de cambio.

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Observar el cuadro que agrupa la frase AJUSTE POR DIFERENCIA DE

CAMBIO, aqu deben ir las 2 cuentas necesarias para que los asientos
automticos de diferencia de cambio funcionen.
b- Luego ir a los mens UTILITARIOS/ASISTENTE/DIFERENCIA DE CAMBIO,
y aparecer la ventana que se muestra a continuacin

En ella establecer una por una las dos alternativas presentadas:

Diferencia de documentos cancelados
Ajuste saldos pendientes
Anotar el nmero 08 en el subdiario y presionar el botn GENERAR ASIENTO

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CONSEJOS ADICIONALES
A- UTILIZAR UNA BASE DE DATOS DE UNA EMPRESA MODELO
Procedimiento:
a.1 Crear la empresa nueva
a.2 Para copiar las tablas del plan de cuentas, sub diarios, proveedores y clientes,
etc., ejecutar los siguientes mens: UTILITARIOS/ASISTENTE/RESTAURAR COPIA
DE SEGURIDAD
Entonces veremos una ventana tal como esta:

En esta ventana debemos o escribir la ruta en el campo archivo, esta ruta debe indicar
en donde est la copia de seguridad con extensin ZIP, o presionar el botn que est
a la derecha que permite navegar con el explorador de Windows, e indicar en donde
est ubicado el archivo ZIP que debemos abrir.
En el directorio de destino va a estar ya escrito la ruta en donde deben pegarse los
archivos de la empresa MODELO.
B- CREAR CENTROS DE COSTOS DE GESTION
Debe utilizarse los siguientes mens:
ARCHIVO/CENTRO DE COSTOS, y luego aparecer una ventana similar a la
siguiente en donde crearemos los centros de costos de acuerdo a la necesidad del
usuario.

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Para crear, basta con presionar el botn NUEVO y hacer la creacin de dgitos,
cuidado que deben ser 9 dgitos en total, si no los utiliza completar con ceros.
C- CREACION DE PRESUPUESTOS
C.1 El procedimiento empieza por ir al men:
ARCHIVO/PRESUPUESTO, y aparecer la siguiente ventana, en donde debemos
presionar
el
botn
NUEVO
para crear la
agrupacin
de
presupuestos y
sus sub grupos,
as como las
partidas
presupuestales.
Si usted crea la
primera
agrupacin, por
ejemplo:
sucursal de Trujillo, debe iniciarse con el doble 00, la sub agrupacin debe de
contener 4 dgitos, usted observa que ambas estn en negrita, pero las de 7 dgitos
correspondientes a las partidas presupuestales estn sin negrita.
C.2 Crear los valores monetarios
Procedimiento:
REPORTES FINANCIEROS/PRESUPUESTOS/PARTIDAS PRESUPUESTALES

En la ventana aparecern las diversas partidas presupuestales; para ingresar los

valores, slo presionar ENTER en cada partida y aparecer la ventana de la derecha,
y el CONTASIS nos pide que ingresemos tres valores alternativos por cada partida
presupuestal: PESIMISTA, MODERAD y OPTIMISTA. Esto servir para que

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posteriormente cuando se ejecute la contabilidad puede tener un reporte, como el que
se muestra a continuacin:

Observen que aparecen 4 columnas; la primera columna correspondiente a lo

presupuestado se puede cambiar los valores cualquiera de las alternativas (pesimista,
moderado u optimista)
D ELIMINACION DE ASIENTOS
D.1
Se
dirige
a
los
mens
PROCESOS/ELIMINACION DE ASIENTOS,
aparecer la ventana siguiente, en donde
ingresaremos el tipo de subdiario sobre el
deseamos eliminar el o los asientos
D.2 Procedimiento para borrar la
numeracin del o los asientos
anulados, (de no hacer esto se
quedarn en el libro diario dichos
nmeros
como
si
estuvieran
vigentes)
Para se tiene que ir a los siguientes
mens:
ARCHIVO/SUBDIARIOS
y
presionar el botn MODIFICAR para
borrar la numeracin de los asientos
en el mes correspondiente.