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UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS

FACULDADE DE ENGENHARIA MECNICA

Relatrio Final
Trabalho de Concluso de Curso (TG II)

Desenvolvimento de uma Plataforma de Engenharia


Colaborativa como facilitador do fluxo de trabalho Um
estudo de caso

Autor: Vinicius Muraro da Silva


Orientador: Prof. Dr. Olvio Novaski

Campinas, fevereiro de 2013.

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS


FACULDADE DE ENGENHARIA MECNICA

Relatrio Final
Trabalho de Concluso de Curso (TG II)

Desenvolvimento de uma Plataforma de Engenharia


Colaborativa como facilitador do fluxo de trabalho Um
estudo de caso

Autor: Vinicius Muraro da Silva


Orientador: Prof. Dr. Olvio Novaski

Curso: Engenharia Mecnica

Trabalho de Concluso de Curso, apresentado Comisso de Graduao da


Faculdade de Engenharia Mecnica, como requisito para a obteno do ttulo de
Engenheiro Mecnico.

Campinas, 2013
S.P. Brasil

Agradecimentos

Este projeto no poderia ser desenvolvido se no fosse a ajuda e dedicao de


algumas pessoas-chave envolvidas no projeto.
Primeiramente agradeo ao meu gestor de estgio da empresa Alstom, Charles
Bordier, que me deu a oportunidade e confiana para desempenhar esse trabalho como
misso de estgio e forneceu toda a infraestrutura necessria para seu sucesso. Os
professores tutores Franck Pourroy e Guy Prudhomme, da escola de engenharia Gnie
Industriel da Grenoble INP foram os responsveis por todo o apoio tcnico e bibliogrfico,
acompanhando o projeto desde de seu incio at sua concluso e merecem tambm este
agradecimento. Finalmente, mas no menos importante, agradeo ao professor Janito
Vaqueiro pela oportunidade de intercambio universitrio oferecida mim, que me permitiu
estudar em Grenoble e, consequentemente ter desenvolvido este projeto.
Agradeo tambm minha famlia e amigos pelo grande apoio e compreenso
durante toda a minha graduao na UNICAMP.
Obrigado.

ndice
Lista de Imagens
Lista de Tabelas

Captulo 1

Introduo

Capitulo 2

Objetivos

2.1. Objetivos Gerais

2.2. Objetivos Especficos

Reviso Bibliogrfica

3.1. Engenharia de Processos

3.2. Padronizao de Processos

3.3. Engenharia Colaborativa

3.4. Colaborao on-line

3.5. Ferramentas de Mapeamento de Processo

3.6. Ferramentas on-line de Colaborao

Capitulo 3

Capitulo 4

Metodologia

10

Capitulo 5

Estudo de Caso

11

5.1. Apresentao Alstom

11

5.2. Problema Encontrado

13

5.3. Soluo Desenvolvida

13

5.4. Resultados

15

Discusso

29

6.1. Analise do Trabalho

29

6.2. Perspectivas

29

Concluso

31

Referncias Bibliogrficas

32

Anexos

34

Capitulo 6

Capitulo 7

Lista de Figuras

Figura 1 - IDEF0
Figura 2 - Distribuio de Atividades da Alstom por Regio. Fonte: Documentao Interna
Alstom
Figura 3 - Cronograma do Estagio
Figura 4 - Processo Macro de Padronizao
Figura 5 - Processo: Standardization Planning
Figura 6 - Processo: Collaborative Development of Standards
Figura 7 - Processo: Sincronizao Cognitiva
Figura 8 - Processo: Criao do Rascunho
Figura 9 - Processo: Criao do Padro
Figura 10 - Processo: Standardization Follow Up
Figura 11 - Processo: Release and Communication
Figura 12 - Processo: Re-Use on Project
Figura 13 - Processo: Feedback of Experience
Figura 14 - Pagina Principal do HySPeC
Figura 15 - Pagina Standardization Planning do HySPeC
Figura 16 - Site de Ao no HySPeC
Figura 17 - Site de Ao no HySPeC, em processo de Abrir Ao.
Figura 18 - Site de Ao no HySPeC, em processo de Definir Objetivos.
Figura 19 - Site de Ao no HySPeC, em processo de Criao do Rascunho.
Figura 20 - Site de Ao no HySPeC, em processo de Criao do Padro.

Lista de Tabelas

Tabela 1 - Estrutura final do Processo do Projeto Standardization

Resumo

MURARO DA SILVA, Vinicius, Gesto de Projetos: Desenvolvimento de uma Plataforma de


Engenharia Colaborativa como facilitador do fluxo de trabalho Um estudo de caso, Faculdade
de Engenharia Mecnica, Universidade Estadual de Campinas, Trabalho de Concluso de Curso.

Este Trabalho visa conceituar e exemplificar, atravs deste estudo de caso, a aplicao de
uma metodologia de desenvolvimento de uma Plataforma on-line de Engenharia Colaborativa no
meio industrial, destacando suas vantagens e benefcios na otimizao do fluxo de trabalho em
equipes multiculturais. O Trabalho de Concluso de Curso apresentado foi elaborado baseandose em um tema de estagio realizado na cidade de Grenoble, Frana, na Empresa Alstom, entre
janeiro e julho de 2012 que descrito como um estudo de caso.

Palavras chaves: Engenharia Colaborativa, Plataforma Online, Mapeamento de Processo,Equipes


Multiculturais.

Captulo 1 Introduo

O processamento de projetos de engenharia muitas vezes envolve equipes diferentes dentro


de uma mesma organizao, talvez at em pases diferentes, principalmente no caso de
empresas globais. Os projetos normalmente devem agregar competncias de todos os membros
da equipe, considerando suas diferenas culturais e na forma de trabalho. Os desenvolvimentos
atuais da tecnologia de informao permitem formas mais intensas de trabalho de equipe
oferecendo oportunidades de experimentao de novas formas de trabalho colaborativo,
principalmente distncia.
Porm para que essa organizao colaborativa seja alcanada, so necessrios vrios
esforos tcnicos para que todo o fluxo de trabalho seja mapeado e includo em um sistema online de colaborao, entendendo-se as particularidades de cada equipe e sua importncia para o
resultado final do projeto proposto a ser desenvolvido colaborativamente.
No caso especfico da empresa Alstom Hydro, a equipe global de Manufatura e Engenharia
dividida em 5 pases diferentes (Brasil, China, ndia, Canad e Frana) e, todas essas equipes
juntas so responsveis pelo projeto de normas tcnicas de engenharia do Grupo. Esse um
exemplo onde o mapeamento do fluxo de trabalho e o desenvolvimento de uma Plataforma de
Engenharia Colaborativa on-line se faz mais do que necessrio para que a produo das Normas
Padres Tcnicas de engenharia sejam bem desenvolvidas por todas as equipes.

1.1 Estruturao do Trabalho


O seguinte trabalho est estruturado em seis captulos. O capitulo 1 se trata da Introduo
sobre o tema a ser abordado. No segundo capitulo so definidos todos os objetivos, gerais e
especficos, que se espera atingir com este trabalho. O capitulo 3 se compe de uma definio
terica dos conceitos utilizados neste trabalho. No capitulo 4 definimos uma metodologia de
trabalho, na aplicao destes conceitos em uma empresa real. O quinto capitulo se ocupa de
apresentar o estudo de caso feito na empresa Alstom, descrevendo um pouco de seu histrico,
problemas encontrados, soluo proposta e resultados do projeto. O capitulo 6 uma discusso
sobre as bases conceituais, o projeto desenvolvido na empresa Alstom e resultados que estes
podem trazer. No stimo e ultimo capitulo, apresentamos uma concluso.

Captulo 2 Objetivos

2.1. Objetivos Gerais


O objetivo geral deste Trabalho de Concluso de Curso apresentar o conceito de
Engenharia Colaborativa em uma plataforma on-line, que atua como facilitador do fluxo de
trabalho de uma equipe multicultural. Sero tambm apresentados suas bases tericas,
vantagens, benefcios e um estudo de caso real, onde o conceito foi aplicado na empresa Alstom
Hydro.

2.2. Objetivos Especficos


- Definir o conceito de Engenharia Colaborativa, mostrando a necessidade de sua aplicao
em equipes multiculturais;

- Apresentar ferramentas de mapeamento de processo e de TI que possam ser utilizadas


para desenvolvimento de uma plataforma colaborativa;

- Apresentar um estudo de caso da aplicao destes conceitos com seus resultados,


mostrando a real otimizao do fluxo de trabalho na equipe em que foi desenvolvido.

Capitulo 3 Reviso Bibliogrfica

Esta seo ir discutir problemas propostos na rea da normalizao e da misso do TG a


ser desenvolvido.

3.1. Engenharia de Processos


Um processo um grupo de atividades realizadas numa sequencia lgica com o objetivo de
produzir um bem ou um servio que tem valor para um grupo especfico de clientes. (HAMMER e
CHAMPY, 1994). A Engenharia de Processos , num primeiro momento, entendida como uma
arquitetura para compreenso, anlise e melhoria dos processos dentro e entre organizaes
com os seguintes objetivos apresentados por GROVER e KETTINGER (2000):
- uniformizao do entendimento da forma de trabalho, gerando integrao (cultura);
- anlise e melhoria do fluxo de informaes;
- explicitao do conhecimento sobre os processos, armazenando, assim, o know how
organizacional;
- realizao de anlises organizacionais e de indicadores;
- realizao de simulaes, apoiando a tomada de decises e;
- Gesto da organizao.
Dessa forma, a Engenharia de Processos se faz presente em qualquer ambiente
organizacional que tem por objetivo a definio de fluxos de trabalhos horizontais ou transversais,
com uma fcil visualizao de todos os pontos de influencia em cada etapa do processo, de modo
que estes processos tenham uma gesto de conhecimento tima e sejam adaptveis possveis
mudanas em sua estrutura.
Assim, segundo SANTOS (2002), a Engenharia de Processos tem como desafios atuais (1)
habilitar as organizaes a, com flexibilidade e integrao, se adaptarem rapidamente s
mudanas em seus ambientes de atuao; (2) gerir seus processos de forma tal que seus
produtos sejam gerados de forma eficiente, com eficaz utilizao de recursos e com o alcance
dos resultados; e, ainda, (3) possuir uma arquitetura ou plataforma para entendimento, anlise e
melhoria dos processos que sejam tanto de aplicao rpida quanto habilite o desdobramento de
aes baseadas em processos.

3.2. Mapeamento de Processo


O Mapeamento de Processo uma ferramenta gerencial e de comunicao que tem a
finalidade de ajudar a melhorar os processos existentes ou de implantar uma nova estrutura
voltada para processos.
O mapeamento tambm auxilia a empresa a enxergar claramente os pontos fortes, pontos
fracos (pontos que precisam ser melhorados tais como: complexidade na operao, reduzir
custos, gargalos, falhas de integrao, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado,
retrabalhos, excesso de documentao e aprovaes), alm de ser uma excelente forma de
melhorar o entendimento sobre os processos e aumentar a performance do negcio.
Algumas tcnicas utilizadas para mapear processos so entrevistas, questionrios, reunies
e workshops, alm de observao de campo, anlise da documentao existente e de sistemas
legados e a coleta de evidncias.
Assim para que o Mapeamento de Processo seja bem sucedido, podemos dizer que ele
deve seguir os seguintes passos: (1) Identificar os objetivos do processo; (2) Identificar as sadas
do processo; (3) Identificar os clientes do processo; (4) Identificar as entradas e componentes do
processo; (5) Identificar os fornecedores do processo; (6) Determinar os limites do processo; (7)
Documentar o processo atual; (8) Identificar melhorias necessrias ao processo; (9) Consenso
sobre melhorias a serem aplicadas ao processo; (10) Documentar o processo revisado.

3.3. Engenharia Colaborativa


Segundo MILLS (1998), engenharia colaborativa a aplicao das prticas de colaborao
de uma equipe nos esforos de desenvolvimento de produto de uma organizao. Tambm
conhecido como desenvolvimento colaborativo de produtos, construdo sobre a natureza das
equipes de desenvolvimento de produto introduzidas no mbito da engenharia simultnea. Em
essncia, o casamento da engenharia simultnea com o conceito da alta efetividade e
colaborao de uma equipe bem estruturada, incluindo, no somente o ato de colaborao, mas
tambm a infraestrutura e ambiente que permitem faz-lo. Enquanto a engenharia simultnea tem
historicamente se interessada no cuidado da estruturao dos produtos, trabalhabilidade, equipes
e organizaes, por outro lado, a engenharia colaborativa tem mais interesse em criar ambientes
de colaborao efetivos (sejam ambientes fsicos ou virtuais), cuja integridade da equipe maior
do que a soma de suas partes individuais.

O conceito de colaborao se foca no ato de colaborar ou trabalhar em cooperao para


que haja uma troca de informaes, ideias ou qualquer outra fonte que seja necessria para criar
um conhecimento novo e compartilhado, geralmente para um propsito comum.
O conceito de engenharia se define no processo de desenvolvimento de um produto, em
todas suas etapas, desde o projeto, anlise, implementao, segurana, entre outras.
Dessa forma, combinando os dois conceitos (colaborao e engenharia), a engenharia
colaborativa troca de colaborao dos recursos entre uma equipe focada em desenvolver um
projeto de engenharia, com um mesmo propsito comum. Deixa-se claro que a Engenharia
Colaborativa no depende exclusivamente de um meio tecnolgico para acontecer, porm esse
um meio facilitador do trabalho, dando um dinamismo maior ao processo de colaborao. Em
engenharia, as informaes compartilhadas geralmente envolvem dados de pesquisas, estudos
de viabilidade, especificaes de produtos, folhas de clculos, manual de procedimentos de
fabricao, desenhos CAD, lista de materiais, relatrio de custo, entre muitos outros.
Aps a implementao da Engenharia Colaborativa, MILLS (1998) afirma que se pode
esperar:
- Uma melhor comunicao entre os membros da equipe;
- Capacidade de obter e gerenciar equipes remotas de trabalho, desde que sejam feitas as
adequaes de infraestrutura e ambiente corretos, que podem at operar com maior
funcionalidade do que equipes situadas fisicamente em um mesmo local (alternativa esta
chamada de colocao virtual);
- Um melhor entendimento comum sobre o projeto desenvolvido, desde que informaes
sejam compartilhadas igualmente entre todos os membros da equipe e que a informao seja
organizada em um local nico e acessvel a todos.
- A gerao de dados dentro de um projeto baseado na Engenharia Colaborativa mais
veloz, pois com toda informao armazenada em um mesmo lugar e com uma boa comunicao
no haver muitos inconvenientes para que os dados sejam gerados e compartilhados;
- Decises rpidas da equipe desde que todos os membros estejam atualizados com as
mesmas informaes, podendo assim atingir um consenso rapidamente e tomar decises em
conjunto.
- Respeito melhorado para funo cruzada dos companheiros de equipe, sendo que os
membros

da

equipe

tm

conscincia,

compreenso,

apreciao

respeito

mtuos,

acompanhando o trabalho da equipe como um todo. As habilidades e responsabilidades dos


colegas, numa equipe de funes cruzadas, aumentam suas habilidades de trabalhar em

conjunto para complementar as capacidades de um ou outro, que retornam numa sinergia


melhorada de equipe;
- Melhora do moral e responsabilidade do empregado desde que a colaborao
geralmente leve a uma sinergia melhor da equipe, seus membros tm uma experincia melhor de
moral. Como resultado, esses empregados sempre assumem maior responsabilidade por suas
aes.

3.4. Colaborao on-line


A aplicao de ferramentas on-line, mesmo no sendo inerente ao processo de
implementao da Engenharia Colaborativa no ambiente corporativo, traz inmeros benefcios e
facilidades para a equipe colaboradora, principalmente se essa for uma equipe remota.
A comunicao e colaborao via internet ganhou muito destaque nas ltimas dcadas com
o nascimento da Web 2.0, redes sociais e comunidades virtuais, que conseguem conectar
pessoas de um modo fcil e gil.
importante, para que o processo de Colaborao online acontea adequadamente, que
toda a equipe esteja alinhada nos mesmo objetivos do projeto que ser desenvolvido de modo
colaborativo e passem por uma etapa que podemos chamar de sincronizao cognitiva, onde
todos os membros acordam objetivos e papeis referentes a cada um dentro do fluxo de trabalho.
previsto que a partir desta etapa o projeto alcance um nvel de organizao que proporcione a
todos os membros instrumentos para trabalhar em conjunto, remotamente ou no.

3.5. Ferramentas de Mapeamento de Processo


O Mapeamento de Processo se inicia a partir de um estudo de ferramentas de mapeamento,
para ter uma melhor compreenso das oportunidades e poder selecionar a ferramenta que melhor
se encaixa as necessidades do grupo. Para mapeamento dos processos de negcio em geral,
existem diversas ferramentas disponveis que podem ser utilizadas neste contexto. Ferramentas
como SADT (DOUMEINGTS et al., 1987), IDEF0 (MAYER et al., 1994) e EPC (SCHEER, 1999)
so bastante populares na representao de processos de negcio.

Ferramenta IDEF0

A IDEF uma ferramenta de modelagem bastante conhecida e utilizada. A sigla IDEF vem
de Integrated Computer Aided Manufacturing Definition, e foi desenvolvida na dcada de 70 pela
fora area americana. A ideia da ferramenta mostrar o fluxo de informaes dentro dos

processos. Ela apresenta 3 tipos de representaes bsicas: IDEF0 uma notao para
representao grfica que mostra o processo e as suas atividades componentes; IDEF1X uma
notao projetada para representar graficamente a estrutura de informao existente em um
negcio; e IDEF2 uma tcnica dinmica que descreve o comportamento de um sistema. A
representao IDEF0 a mais utilizada. Ela adequada para a representao esttica de
processos.
Diagramas IDEF0 eficazes ajudam a organizar a anlise de um sistema e promover a boa
comunicao entre o analista e o cliente. IDEF0 til em estabelecer o escopo de uma anlise,
especialmente para uma anlise funcional. Como uma ferramenta de comunicao, IDEF0
aumenta envolvimento especialista de domnio e o consenso nas tomadas de deciso atravs de
dispositivos grficos simplificados. Como uma ferramenta de anlise, IDEF0 auxilia o modelador
na identificao de quais funes sero executadas, o que necessrio para desempenhar essas
funes, o que o sistema atual faz direito, e que o sistema atual faz de errado.
Na figura 1 podemos ver um modelo de IDEF0 que podem ser usadas para o mapeamento
do processo e sua adequao para o contexto colaborativo.

Figura 1 - IDEF0

3.6. Ferramentas online de Colaborao


As ferramentas de colaborao online so, atualmente, o meio mais prtico, gil e eficiente
de se obter sucesso em projetos colaborativos. Elas oferecem a praticidade de se poder optar por
uma equipe remota, onde a presena fsica no mais uma barreira no desenvolvimento do fluxo
de trabalho.

Existem inmeras ferramentas hoje em dia, que vo de simples a complexas, de caras a


gratuitas, instaladas localmente ou hospedadas remotamente, comerciais ou de software aberto,
generalista ou especfico. De uma forma geral, todas estas ferramentas oferecem:
- Forma de comunicao
- Mecanismos para compartilhamento de documentos
- Meios para descobrir outros membros da comunidade
Os servios opcionais incluem ter integrado calendrio online, perfis de usurio mais
extensos e sistemas de buscas mais aperfeioados; sistemas de recomendao, whiteboard,
servio de troca de mensagens instantneas (chat), Web, pginas Wiki, blogs, videoconferncias
e fruns.
O estudo da ferramenta de TI mais adequada deve ter o objetivo de descobrir as
funcionalidades e da adaptao desta ferramenta para o contexto da equipe e do projeto.

Ferramenta Microsoft Share Point

O Share Point um software privado, produzido pela empresa Microsoft com o objetivo de
proporcionar um trabalho colaborativo e integrado com as ferramentas do Microsoft Office,
tambm produto da empresa Microsoft. O Share Point tambm concentra parte de sua estrutura
online, para facilitar o acesso remoto ao ambiente compartilhado por toda a equipe envolvida no
projeto.
O SharePoint Online construdo sobre pilares que fornecem a estrutura bsica para
sustentar a colaborao: Sites (fornece uma infraestrutura para que todas as funcionalidades
possam estar agregadas em um mesmo ambiente), Comunidades (oferece excelentes
ferramentas de colaborao e tornar mais fcil para as pessoas compartilharem ideias e
trabalharem em conjunto, da forma como eles desejarem), Contedo (faz o gerenciamento de
contedo fcil, com uma forte integrao com os softwares do Microsoft Office) e Pesquisa (ajuda
as pessoas a encontrar as informaes e contatos que eles precisam para realizar suas
atividades).

Capitulo 4 - Metodologia

Para atender aos objetivos propostos, foi realizada primeiramente uma reviso bibliogrfica
sobre os diversos conceitos relacionados ao tema. Para a validao destes conceitos,
utilizaremos um estudo de caso real de aplicao de Engenharia Colaborativa em um ambiente
corporativo, em todas suas etapas.
O estudo de caso foi elaborado baseando-se no estgio acadmico realizado pelo estudante
Vinicius Muraro da Silva, na empresa Alstom Hydro, no perodo de janeiro a julho de 2012, na
cidade de Grenoble, Frana. O estgio teve o acompanhamento de dois professores doutores do
laboratrio G-SCOP (Laboratrio para a Concepo, Otimizao e Produo) da faculdade Gnie
Industriel do Institute National Polytechnique de Grenoble - Grenoble INP (universidade francesa
que era responsvel pelo estudante, em intercambio acadmico, no perodo mencionado). Eram
realizadas reunies semanais com os dois professores tutores para definir e acompanhar todas
as atividades, a fim de dar uma metodologia e embasamento acadmico e desenvolver a
Plataforma de Engenharia Colaborativa. Nesses encontros foram discutidas maneiras de alinhar
mtodos acadmicos com os resultados exigidos pela empresa Alstom.

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Capitulo 5 Estudo de Caso


Neste capitulo, ser apresentado o estudo de caso real, que foi realizado na equipe de
Engenharia e Manufatura da empresa Alstom Hydro.

5.1. Apresentao Alstom


Alstom (originalmente Alsthom) uma empresa francesa na qual as principais subsidiarias
so Alstom Power (especializada na construo de plantas de gerao de energia), Alstom
Transporte (especializada na construo de ferrovias e trens) e Alstom Grid (especializada em
solues em transmisso de eletricidade). Na figura 2 abaixo, pode-se ver a distribuio de cada
subsidiaria da Alstom em todo o mundo. possvel perceber que Alstom presente em varias
partes do mundo e sua maior atividade se concentra na subsidiaria Alstom Power:

Figura 2 - Distribuio de Atividades da Alstom por Regio. Fonte: Documentao Interna Alstom

A planta da cidade de Grenoble, Frana uma planta Alstom Hydro, uma das
componentes da Alstom Power, onde se aloca grande parte da equipe global de P&D da Alstom
Hydro, uma parte da equipe global de Engenharia e Manufatura da Alstom Hydro e tambm uma
fbrica de turbinas para usinas hidreltricas e todas suas reas associadas, contando com
aproximadamente 600 funcionrios.

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A rea de Engenharia e Manufatura um departamento global da Alstom Hydro que tem as


seguintes responsabilidades:

Definir, implementar e monitorar globalmente a estratgia de Engenharia, Recursos e


Manufatura;

Desenvolver e coordenar a implementao eficiente de normas padres de


engenharia, que englobem as atividades de operao de uma forma global;

Apoiar as equipe multinacionais em projetos globais;

Monitorar e alcanar as metas regionais e globais de Engenharia, Recursos e


Manufatura;

Alinhar a organizao nas estratgias e processo;

Desenvolver comunidades globais de aprendizado.

A estratgia da Engenharia pode ser definia em trs eixos: Antecipao, Excelncia


Operacional e Globalizao, a fim de alcanar a seguinte misso de "Fazer dos projetos
industriais uma vantagem competitiva reconhecida".
A equipe de Engenharia e Manufatura da Alstom Hydro responsvel por um projeto
global de criao de normas tcnicas padres chamado Projeto Standardization, que faz parte de
uma medida estratgica para melhorar a qualidade da Alstom Hydro, criando padres
operacionais de trabalho que sejam seguidas igualmente em qualquer unidade do grupo no
mundo. Essas normas tcnicas produzidas so, em general, folhas de clculo, desenhos CAD,
procedimentos de fabricao, lista de materiais a serem usados entre outros documentos usados
na fabricao de turbinas e outros componentes.
Os objetivos gerais do Projeto Standardization so (1) otimizar a lista de fornecedores
nicos (comoditizao de suprimentos), (2) melhorar a compatibilidade de peas e produtos
Alstom, (3) assegurar a interoperabilidade, (4) aumentar segurana, (5) reduzir a variabilidade do
processo, (6) ter um repositrio nico de normas, e (7) melhorar a qualidade de uma forma global.
Para alcanar esses objetivos, o Projeto Standardization dividido em Aes, onde cada
Ao formada por vrias normas relacionadas entre si e tem um responsvel chamado de
Responsvel de Ao que o lder de uma equipe global que desenvolver colaborativamente
todas as normas includas naquela Ao. As equipes das Aes so compostas por membros
de todas as regies envolvidas (Amrica Latina, Amrica do Norte, Europa, China e ndia) e, por
vezes, por especialistas no assunto a ser discutido. Os Responsveis de Biblioteca so
responsveis para armazenar e gerenciar as novas normas criadas em uma plataforma online de

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armazenamento, chamada HyLife. De forma estratgica, o Gerente de Engenharia Global


responsvel por todo o Projeto Standardization e corresponsvel por todas as Aes de
padronizao em andamento.

5.2. Problema Encontrado


Qualquer projeto pode tornar-se ineficiente e caro quando a comunicao entre a equipe
no ocorre de forma consistente. O trabalho distncia tambm um fator que contribui para a
perda de tempo no projeto, uma vez que as discusses por e-mail so geralmente longas, no
objetivas e no trazem a resposta esperada.
No contexto da rea de Manufatura e Engenharia, no Projeto Standardization foi possvel
visualizar muitos desses problemas em relao ao time global envolvido no projeto. A falta de
comunicao direta entre toda a equipe fazia com que as discusses tornassem menos eficientes
e que muito mais oramento seja gasto para a sua concluso.
A falta de um processo de trabalho definido na equipe tambm dificultou o trabalho do
Gerente de Engenharia Global em controlar e coordenar todas as Aes em andamento. No
era fcil medir o progresso de uma Ao em relao outra e tambm medir o nvel de progresso
em cada uma.
Outro problema foi o compartilhamento de documentos a nvel local e a dificuldade de
acesso ao mesmo documento por toda a equipe do Projeto. Para uma equipe global,
desenvolvendo um projeto colaborativo, um ponto central de informao e uma comunicao
eficaz so pontos-chave para o sucesso da equipe e do projeto.

5.3. Soluo Desenvolvida


Para atingir a meta proposta para o estgio e solucionar o problema encontrado, foi
necessrio definir uma metodologia para atacar os problemas de (1) indefinio do fluxo de
trabalho entre a equipe e (2) a ineficcia da comunicao e colaborao entre os membros. As
solues encontradas foram de se fazer um mapeamento completo do processo de trabalho do
Projeto Standardization e inserir esse processo dentro de uma Plataforma de Engenharia
Colaborativa Online. Dessa forma, as etapas de trabalho, foram as seguintes:

Entender as necessidades da equipe e o problema enfrentado - atravs de


participao em reunies, observao do comportamento da equipe e coleta de
dados;

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Estudar e definir alguma ferramenta de mapeamento adequada - para mapear o


processo de trabalho da equipe, deixar claro para todos os membros suas
responsabilidades e facilitar a transcrio dessas atividades para uma plataforma
colaborativa online;

Mapear o fluxo de trabalho do Processo Standardization

Estudar e definir alguma ferramenta online de Engenharia Colaborativa que fosse


adequada s polticas da Alstom e necessidades do Projeto Standardization;

Implementar a Plataforma de Engenharia Colaborativa Online utilizando-se da


ferramenta escolhida;

Testar a Plataforma com o funcionamento de um projeto piloto ou seja, incluir


algumas Aes controladas na Plataforma que reporte todos os erros e imperfeies.

Na Figura 3, podemos ver como as atividades foram divididas em 6 meses de estgio e


tambm podem ser vistos alguns eventos importantes que aconteceram neste perodo. No anexo
A est disponvel um planejamento detalhado.

Figura 3 - Cronograma do Estagio

As ferramentas escolhidas para o mapeamento de processo foi a IDEF0 e a ferramenta de


Engenharia Colaborativa, onde ser baseada a Plataforma de Engenharia Colaborativa foi o
Microsoft SharePoint.

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5.4. Resultados
Os resultados obtidos so reflexos do trabalho de implementao dos conceitos de
Mapeamento de Processo e Engenharia Colaborativa atravs das ferramentas escolhidas. Abaixo
ser descrito todo o processo mapeado, destacando-se suas entradas e sadas. Tambm ser
apresentado a plataforma colaborativa que foi desenvolvida, com suas telas e funcionalidades,
que remetem s tarefas mapeadas no processo.

Mapeamento dos Processos do Projeto Standardization


O processo de padronizao foi definido em vrias reunies, observaes e coleta de
insumos. A importncia de ter um processo estruturado antes de iniciar o desenvolvimento de
uma plataforma de engenharia colaborativa era obter uma viso geral de todas as atividades que
tivemos dentro do Projeto Standardization e selecionar quais atividades seriam parte do escopo
da Plataforma. No entanto, o processo de mapeamento tambm contribuiu para que o Gerente de
Engenharia Global tivesse um melhor controle sobre o estado de cada Ao e poder definir o grau
de progresso de cada uma.
As principais macroatividades mapeadas, com suas entradas e sadas so:

Figura 4 - Processo Macro de Padronizao

I) Standardization Planning
Consiste em todas as tarefas com o objetivo de elaborar o plano de criao das novas
normas tcnicas. Os objetivos gerenciais, projeo de vendas, evoluo tecnolgica e o os
indicadores KPIs so os controles das tarefas desta macroatividade, isto , eles provem as
informaes que so importantes para alinhar as decises desta macroatividade. Esta

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macroatividade basicamente sobre a coleta das necessidades e requerimentos de novas


normas tcnicas (ou revises de normas atuais), organizar essas necessidades, propor aes e
alocar budget em cada ao. Ns podemos ver na Figura 5 abaixo, o detalhe das tarefas, assim
como seus recursos, entradas e sadas. Em Standardization Planning, as sadas so 1) a lista
completa de todas as novas Aes a serem desenvolvidas com o responsvel de cada regio e 2)
os detalhes de cada Ao a ser desenvolvida (Action Charter). Essas sadas so entradas para
as prximas duas macroatividades: Collaborative Development of Standards e Standard Follow
Up.

Figura 5 - Processo: Standardization Planning

II) Collaborative Development of Standards


Esta macroatividade a principal do Projeto Standardization porque nesta etapa que
normas tcnicas so construdas de forma colaborativa. Ela dividida em trs subatividades,
cada uma com um objetivo diferente. As entradas que temos em Collaborative Development of
Standards so as descries das Aes definidas no planejamento (Action Charter) e as sadas
so as normas tcnicas prontas para reviso (Good to Reveiw), j acordadas entre todos os
membros responsveis da Ao.

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Figura 6 - Processo: Collaborative Development of Standards

As trs subatividades desta macroatividade se dividem em:

Sincronizao Cognitiva

O objetivo desta subatividade definir informaes bsicas importantes para comear a


desenvolver a norma. este ponto que os membros tem que definir compartilhar todos os
modelos e metodologias referentes norma, estarem de acordo com os objetivos da Ao e
comunicar o andamento da nova Ao para toda comunidade do Projeto. Esta subatividade
muito importante para alinhar a equipe com os mesmos objetivos e facilitar discusses tcnicas.
Abaixo na Figura 7, podemos ver em detalhes todas as tarefas da Sincronizao Cognitiva.

Figura 7 - Processo: Sincronizao Cognitiva

Criao do Rascunho

necessrio desenvolver uma primeira verso da norma, que ser comentada por todas as
pessoas envolvidas. Nesta subatividade, o objetivo desenvolver esse rascunho, que ser uma
primeira verso da norma que vai ser criada. Primeiro de tudo, para criar este rascunho, so
recolhidos os documentos de referncia e as prticas de cada regio, a fim de definir qual
documento ou prtica o mais adaptvel aos padres globais. Com base nessas entradas, o

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Responsvel da Ao capaz de escrever o texto que ser sada desta subatividade. Na Figura
8 temos todas as tarefas detalhadas da Criao do Rascunho

Figura 8 - Processo: Criao do Rascunho

Criao da Norma Tcnica

A ltima subatividade, o "Desenvolvimento Colaborativo de Normas" muito importante,


porque onde toda a equipe faz comentrios a partir do rascunho da norma, para mostrar o seu
ponto de vista sobre o tema que ser normatizado. Deste modo, criado um documento com
base em todos os comentrios, a fim de que essa norma tenha uma aplicao global e realmente
adaptada a todas as regies da Alstom Hydro. A entrada desta subatividade o Rascunho da
Norma, desenvolvido na subatividade anterior, que lido e comentado pela equipe global. Cada
comentrio classificado em "para discutir" quando tem que ser discutido com toda a equipe,
"clarificar" quando tem que ser esclarecida pelo proprietrio do comentrio, "arbitrar", quando o
assunto do comentrio um assunto estratgico e precisa de interveno do Gerente de
Engenharia Global; "rejeitado" quando o contedo do comentrio no alterado no documento da
norma e "de acordo" quando o contedo do comentrio alterado na norma. Comentrios com
status de "rejeitados" e "de acordo" so comentrios fechados, ou seja, no esto mais abertos
para discusso e assim, quando todos os comentrios estiverem fechados, o Responsvel da
Ao dever atualizar o documento com base em todos os comentrios "acordados" e apresentar
a verso nova proposta para mais comentrios. Esse procedimento repetido at que a equipe
no tenha mais comentrios, atualizando a aprovando a verso final do documento com toda a
equipe. As sadas so a Norma Pronta para Reviso (Good to Review) e um histrico dos
comentrios que geraram aquela norma tcnica.

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Figura 9 - Processo: Criao do Padro

III) Standardization Follow Up


Esta macroatividade realizada em paralelo com a macroatividade Collaborative
Development of Standards e tem o objetivo de acompanhar o progresso de todas as aes que
so desenvolvidas. Ela dividida em trs tarefas que inclui a demanda dos status de cada ao
para seus responsveis, definio e consolidao destas informaes. Essa uma atividade
constante e refeita frequentemente, para atualizao das informaes.

Figura 10 - Processo: Standardization Follow Up

IV) Release and Communication


A Norma Pronta para Reviso (Good to Review) adicionada no HyLife, uma plataforma de
estocagem de documentos de engenharia da Alstom, que acessvel para toda a equipe de
Engenharia e Manufatura. No HyLife, a norma aprovada e ento comunicado para toda a

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comunidade a existncia de uma nova norma tcnica global. Esta tarefa no realizada dentro da
plataforma desenvolvida HySPeC e sua sada a lista de novas normas tcnicas criadas.

Figura 11 - Processo: Release and Communication

V) Re-Use on Project
As normas so utilizadas em projetos reais pela equipe de engenharia em todas as regies
e pases de atuao da Alstom Hydro e eles provem indicadores, tambm chamado KPI, e um
documento chamado Use Case, descrevendo funcionalidade destas novas normas criadas.
Estes dados serviro de base para melhorias no processo de criao das normas.

Figura 12 - Processo: Re-Use on Project

VI) Feedback of Experience


Este feedback consiste em avaliar os Use Cases e, a partir dessas informaes, fazer
requerimentos de novas normas ou melhorias nas normas j existentes. Esse requerimento a
sada desta macroatividade e tambm uma entrada para a macroatividade Standardization
Planning, reiniciando o ciclo de criao.

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Figura 13 - Processo: Feedback of Experience

A estrutura final do processo :


Tabela 1 - Estrutura final do Processo do Projeto Standardization

I Standardization Planning
I.1 Collect Needs and Requests
I.2 Organize needs in general objectives and propose actions
I.3 Prioritization of project, allocate budget in P&L and dedicated resources
II Collaborative Development of Standards
II.1 Set main objectives of the action
II.1.1 Open an Action
II.1.2 Define team members with managers
II.1.3 Define specifics objectives of standards with Core Team
II.1.4 Communicate and share action objectives to standardization community
II.2 Create the draft to be used as baseline
II.2.1 Collect local practices and context from all region representatives
II.2.2 Define General concept
II.2.3 Define the best standard to start
II.2.4 Survey
II.2.5 Write the draft of the standard
II.3 Create Alstom Global Standard
II.3.1 Read the document and make Comments
II.3.2 Analyses the comments
II.3.3 Arbitrate
II.3.4 Clarify comments
II.3.5 Give own opinion
II.3.6 Analyse advises and organize meeting
II.3.7 Update document
II.3.8 Approve the standard
III Standardization Follow-Up
III.1 Request for status of each action for regions
III.2 Define the status
III.3 Consolidate status of actions
IV Release & Communication
IV.1 Approve officially and release the Standard
IV.2 Share and communicate

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V Re-Use on project
V.1 Use a standard in a specific project
VI Feedback of Experience (FoE)
VI.1 FOE meeting
VI.2 Technological Audits
VI.3 Update evaluation

Implementao da Plataforma de Engenharia Colaborativa online - HySPeC


O desenvolvimento de uma plataforma online para servir como base para o projeto de
padronizao foi, desde o incio, o resultado mais importante que foi obtido. Sua implementao
comeou com a disponibilizao de um site Share Point para compartilhamentos com toda a
equipe de Engenharia e Manufatura e foi apoiado por treinamentos, documentos internos da
Alstom e a ajuda online do Share Point. O nome acordado para a plataforma online de
Engenharia Colaborativa foi de HySPeC (Hydro Specification Platform Collaborative). Os objetivos
detalhados da Plataforma esto descritos em detalhe no Anexo B.
A estrutura de sites, Wikis, bibliotecas e listas no HySPeC foram desenvolvidas com base no
processo mapeado. Basicamente, as pginas wiki so usadas para integrar todas as
funcionalidades relacionadas a um grupo especfico de tarefas no processo de padronizao.
Na Figura 14 abaixo podemos ver a pgina inicial da Plataforma HySPeC com os links
principais para as diferentes tarefas no processo.

Figura 14 - Pagina Principal do HySPeC

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No ponto 1, na Figura 14, h o processo principal do Projeto, para destacar a todos como
organizado o projeto do site. O processo dividido em trs partes, onde, quando clicado,
redirecionam as pginas que dizem respeito a seus contedos.
No ponto 2, existem as funcionalidades relacionadas com o "Standardization Planning".
No ponto 3, h uma pgina para mostrar todas as Aes em andamento no HySPeC, com o
status de cada um. chamada de pagina ShowRoom.
No ponto 4, h um site para agrupar todos os modelos de novos sites que so necessrios
quando queremos abrir uma nova Ao dentro da plataforma.

Standardization Planning

Nesta seo apresentadas todas as funcionalidades associadas ao "Standardization


Planning", como a lista de pedidos de novas normas, que acessvel para os membros como
uma forma de adicionar novos pedidos (Figura 15, ponto 3), a lista de Aes (Figura 15 ponto 1),
a biblioteca de descrio das Aes - Action Charters (Figura 15, ponto 2), a biblioteca de
indicadores KPIs, que foi uma sada da tarefa "Re-Use on Project" (Figura 15, ponto 5) e uma lista
de discusso para qualquer assunto relacionado com o planejamento (Figura 15, ponto 4).

Figura 15 - Pagina Standardization Planning do HySPeC

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Site de Ao

As aes sero desenvolvidas em sites especficos no HySPeC para cada ao. Todas as
aes seguiro o mesmo processo de trabalho, por isso foi desenvolvido um Site de Ao Bsico
que pode ser usado como modelo para abrir uma nova Ao no HySPeC. O Site de Ao
mostrado na Figura 16 onde h todas as bibliotecas, listas e discusses associadas ao
"Collaborative Development of Standards". No Site de Ao apresentada uma lista de objetivos
da Ao (Figura 16, ponto 1), uma lista para chamar os membros para adicionar arquivos
regionais no site (Figura 16, ponto 2), um link para todas as bibliotecas de documentos neste site
(Figura 16, ponto 3), uma lista de tarefas que acompanha o processo previamente definido
(Figura 16, ponto 4) e uma lista de membros da equipe com seu respectivo papel no processo
(Figura 16, ponto 5)..

Figura 16 - Site de Ao no HySPeC

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A pgina inicial do Site de Ao uma vitrine de todas as atividades desenvolvidas pela


equipe responsvel por aquela Ao. O detalhe de cada tarefa contm as funcionalidades
associadas atividade, como podemos ver nas figuras 17, 18, 19 e 20.
O conjunto das duas primeiras tarefas (Open Action e Define Team Members) mostrado
na Figura 17, onde o lder da ao tem que compartilhar os documentos bases e metodologias
que sero utilizadas para o desenvolvimento da nova norma tcnica.

Figura 17 - Site de Ao no HySPeC, em processo de Abrir Ao.

A prxima pgina, na Figura 18, um conjunto das tarefas 3 e 4 (Agree on detailed


objectives with the team e Communicate on new objective) e os objetivos dessa pgina de
acordar os objetivos da Ao com todos os membros da equipe envolvidos nessa Ao e
comunicar o inicio desta ao a toda comunidade do Projeto.
Para isso, um frum de discusso e a lista de objetivos so disponveis nesta pgina.

Figura 18 - Site de Ao no HySPeC, em processo de Definir Objetivos.

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Todas as tarefas relativas criao do rascunho so integradas na mesma pgina, na


Figura 19. Nesta pgina h uma biblioteca de documentos para que os membros da equipe
possam compartilhar suas referncias locais e documentos bases, uma lista de discusso para
discutir sobre as prticas locais informais e uma biblioteca wiki para facilitar a colaborao da
equipe, a fim de recolher todas as informaes necessrias para escrever a primeira verso do
rascunho da norma.

Figura 19 - Site de Ao no HySPeC, em processo de Criao do Rascunho.

Para a subatividade Standard Creation, todas as tarefas so definidas em uma mesma


pgina (Figura 20). L compartilhado o rascunho da norma j desenvolvido e feito todas suas
atualizaes. Uma lista de discusso chamada "Comentrios Abertos" usado para que os
membros da equipe coloquem seus comentrios e toda a gesto de comentrios que feito no
mesmo lugar. A ltima tarefa aprovar a norma, e para isso j iniciado um workflow de
aprovao do rascunho da norma tcnica e todos os membros tm de aprov-la oficialmente no
site.

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Figura 20 - Site de Ao no HySPeC, em processo de Criao do Padro.

ShowRoom

Showroom uma pgina para agrupar todas as tarefas da macroatividade "Standardization


Follow Up". uma pgina com uma lista de todas as Aes em andamento no HySPeC e uma
srie de indicadores para mostrar o progresso de cada Ao. Para desenvolver os indicadores, a
pgina ShowRoom busca dados em cada site de Ao e os mostra em uma mesma pgina. Os
indicadores associados de cada Ao so:
Em qual etapa se encontra;
Nmero de membros da equipe;
Nmero de visitantes nicos em uma pgina na ltima semana;
Porcentagem de comentrios fechados no rascunho da norma.
Com estes indicadores, podemos ter uma grande visibilidade do andamento da Ao e
todas as tarefas da macroatividade "Standardization Follow Up" se incorporam a atualizao da
lista de Aes. Essa uma pgina estratgica, porque todas as informaes importantes para
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toda a comunidade do Projeto Standardization esto disponveis. muito importante tambm,


principalmente, para o Gerente de Engenharia Global, pois o permite coordenar Aes,
oramentos e progressos.

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Capitulo 6 Discusso
6.1. Anlise do Trabalho
O desenvolvimento de Plataformas de Engenharia Colaborativa geralmente um trabalho
complexo quando as equipes no so organizadas e no tem um processo de trabalho definido.
Dessa forma, torna-se essencial o mapeamento do fluxo de trabalho antes do inicio de qualquer
atividade de desenvolvimento de plataformas de engenharia colaborativa, para que todos os
envolvidos no processo tenham clareza de suas funes e das atividades a serem desenvolvidas
na colaborao.
Sobre o mapeamento de processo na Alstom, os passos de Sincronizao Cognitiva no
estavam especificados para a equipe, o que causou uma grande perda de tempo e oramento,
uma vez que muitos membros da equipe no entendiam os reais objetivos das normas que eles
desenvolviam e no se sentiam parte da equipe. Encontrando esse problema, a etapa de
Sincronizao Cognitiva foi acrescentada ao processo, de modo que todas as Aes abertas no
HySPeC, passariam por uma anlise colaborativa dos objetivos atravs da integrao e
alinhamento de todos os membros das equipes.
Na Alstom, o interesse em desenvolver uma plataforma onde as normas poderiam ser
criadas de forma colaborativa, num primeiro momento, foi confundido com o conceito do software
j usado para o armazenamento das normas tcnicas j criadas, o software HyLife. Note-se que a
interao do HySPeC com o HyLife, no contexto da Alstom, acontece quando a Norma est
Pronta para Reviso e, assim, inserida no HyLife para aprovao. Todas as Normas Prontas
para Reviso so removidas HySPeC e adicionadas ao HyLife e fica, portanto, disposio da
comunidade mundial de engenharia da Alstom.

6.2. Perspectivas
A colaborao um conceito que cresce e se expande em grandes empresas, visto a
necessidade de trabalhos em conjunto, em um ambiente cada vez mais globalizado.
Espera-se que a utilizao da plataforma HySPeC traga numerosos benefcios para a
Alstom e para o Projeto Standardization. Antes da plataforma, a carga de trabalho para o Projeto
era dividido entre as regies e grande parte dessa carga era perdida em processos que no
agregam valor, como troca de e-mails e dificuldades desnecessrias na discusso de questes
importantes rapidamente. Com a ajuda da plataforma, espera-se que o nmero de e-mails

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trocados sobre o Projeto seja o mnimo possvel e que o processo de colaborao inteiro seja
feito diretamente on-line, utilizando as funcionalidades fornecidas pela plataforma para cada
atividade. A economia de tempo no Projeto Standardization traz um grande benefcio, pois reduz
o tempo (e, portanto, oramento) fornecido para cada Ao.
A utilizao da plataforma pela equipe de Manufatura e Engenharia comeou atravs de um
projeto piloto, com apenas duas Aes em andamento e um pequeno grupo de membros. Assim,
com um ambiente controlado, foi ideal para a coleta de feedbacks, opinies e adaptaes na
plataforma para o estilo de trabalho que ser desenvolvido dentro dela. Assim, podemos
considerar que a plataforma estar em constantes alteraes no futuro e a partir da evoluo do
nvel de conhecimento dos utilizadores, mudanas e adaptaes podem ser incorporados no
processo de trabalho, fazendo do HySPeC uma ferramenta ideal para todos os perfis de trabalho,
mas sem perder seu ncleo.

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Capitulo 7 Concluso
Os resultados obtidos a partir da aplicao dos conceitos apresentados e ilustrados pelo
estudo de caso, trazem um maior controle do processo, aprimoram a interface colaborativa que
as equipes necessitam para desenvolverem seus projetos e ajudam os gestores a poder
visualizar e compreender melhor o funcionamento de sua equipe, mesmo que estejam
trabalhando remotamente, ou seja, distncia.
Conforme foi defendido pelos autores mencionados na reviso bibliogrfica, a capacidade
de inovao e trabalho em conjunto essencial para que as empresas consigam se mantiver
slidas atualmente no mercado e, a aplicao de conceitos de Engenharia Colaborativa,
principalmente aplicada com ferramentas online, proporciona uma forma de trabalho inovadora e
eficiente para que os projetos sejam realizados com a qualidade mxima que se necessria.
No estudo de caso, o processo de mapeamento resultou em uma definio do fluxo de
trabalho das vrias equipes envolvidas nas Aes dentro do Projeto Standardization, facilitando o
monitoramento e visualizao de cada etapa do processo de criao de normas. Um melhor
alinhamento da equipe, com uma definio precisa de objetivos para cada Ao tambm foi
possvel com a nova proposta de trabalho, reduzindo as perdas e aumentando a eficincia do
oramento da equipe. Esses foram alguns dos resultados observados em curto prazo da
implementao do conceito e da plataforma de engenharia colaborativa HySPeC.
Em resumo, o desenvolvimento do conceito de Engenharia Colaborativa e da plataforma
online em ambientes corporativos, com o objetivo de desenvolverem projetos de engenharia,
principalmente, faz com que a empresa otimize recursos nos projetos e alcances resultados com
qualidade superior, devido oportunidade de criar grupos coesos e empenhados em produzir
melhores resultados. Portanto, pode-se dizer que os conceitos apresentados foram validados,
levando em considerao o sucesso de sua aplicao no caso discutido neste trabalho.

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Referncias Bibliogrficas

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concurrent enginee ring and business reen ginee ring applications. Knowledge Based
Systems, College Station, TX, USA.
16. SCHEER, A.-W. (1999), ARIS Business Process Modeling. Springer Verlag.

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ANEXOS

Anexo A Objetivos detalhados da Plataforma de Engenharia Colaborativa HySPeC

34

35

Anexo B Cronograma detalhado de atividades para desenvolvimento da Plataforma de Engenharia Colaborativa

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