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MELHORIA DE PROCESSOS
Verso 2
NDICE
Fluxo da Metodologia
Contrato
Mapa de Relacionamento
20
Mapa de Processo
39
VOC - Requisitos
54
PDSA
71
Sistema de Medio
94
Verso 2
Fluxo da Metodologia
Verso 2
Objetivo da Metodologia
Instituio
Instituio
Incmodos
Etapas da
Metodologia
GEPRO
Mudanas
Verso 2
FLUXO DA METODOLOGIA
FASE DE ESTRATGIA
ETAPA 1
Entendimento do
Planejamento
Estratgico
- Contrato de Trabalho
ETAPA 2
Entendimento do
Negcio
- Mapa de Relacionamento
- Levantar organograma
ETAPA 3
Identificao dos
Processos Crticos
- Cronograma
Sim
FASE DE MELHORIA
Verso 2
FLUXO DA METODOLOGIA
FASE DE MELHORIA
- Planos Anteriores
- VOC PSDA
- Requisitos
- Indicadores
- Mapa do Processo Atual
e/ou planilha de Atividades
- Desconexes / Matriz de
Risco
- Indicadores
- Benchmarking
- Mapa do Processo Novo
e/ou planilha de Atividades
- Plano de ao Mudanas
(5W2H)
- Cronograma implantao
- Treinamento
- Manual
- Sistema de Medio
ETAPA 4
Requisitos
Clientes e
Fornecedores do
Processo 1
ETAPA 4
Requisitos
Clientes e
Fornecedores do
Processo 2
ETAPA 4
Requisitos
Clientes e
Fornecedores do
Processo n
ETAPA 5
Anlise do
Processo 1
ETAPA 5
Anlise do
Processo 2
ETAPA 5
Anlise do
Processo n
ETAPA 6
Redesenho do
Processo 1
ETAPA 6
Redesenho do
Processo 2
ETAPA 6
Redesenho do
Processo n
ETAPA 7
Implementao do
Processo 1
ETAPA 7
Implementao do
Processo 2
ETAPA 7
Implementao do
Processo n
FASE DE GERENCIAMENTO
Verso 2
FLUXO DA METODOLOGIA
FASE DE MELHORIA
FASE DE GERENCIAMENTO
- Gesto do Processo
- Aes de Gerenciamento
documentadas
(Indicadores,
relatrios,
atas de reunies, entre
outros elaboradores, e
compartilhados com os
colaboradores,
a
alta
administrao, os clientes,
os fornecedores, entre
outros)
ETAPA 8
Gerenciamento do
Processo 1
ETAPA 8
Gerenciamento do
Processo 2
No
No
Novas
Melhorias?
No
Novas
Melhorias?
Sim
ETAPA 8
Gerenciamento do
Processo n
Sim
Novas
Melhorias?
Sim
Plano de Ao modelo 5W2H: What(O que)?, Why(Para que)? Who(Quem)?, When(Quando)?, Where(Onde)?
How(Como)?, How Much(Quanto Custa)?
O PDSA pode ser usada em todas as etapas
Verso 2
Contrato do Projeto
Verso 2
Verso 2
10
11
12
Verso 2
13
O que (objetivo)
Onde
Quanto
Quando
Verso 2
14
Equipe
Aprovaes
Verso 2
15
PAPIS E RESPONSABILIDADES
Patrocinador
(Alta Administrao)
Colaboradores Tticos
Fornecedores
Dono do Processo
(Gerncia
Executiva)
PROCESSO
Facilitador
Verso 2
Clientes
16
PAPIS E RESPONSABILIDADES
Papel
Caractersticas
Responsabilidades
Patrocinador
- Gerncia executiva
de 1 linha (alta
administrao);
- Conhecimento
estratgico global
da Organizao.
Dono do
Processo
- Gerncia executiva;
- Conhecimento dos
requisitos dos
clientes e do
negcio;
- Influncia sobre as
mudanas no
Processo.
- Gerncias e lideranas
das reas por onde
passa o processo
Colaboradores
Tticos
Verso 2
17
PAPIS E RESPONSABILIDADES
Papel
Caractersticas
Responsabilidades
Agentes de
Melhoria
- Conhecedores de como
o processo realizado
Facilitador
Clientes
Verso 2
18
PAPIS E RESPONSABILIDADES
Papel
Fornecedores
Fornecedores
parceiros
Verso 2
Caractersticas
Responsabilidades
19
Mapa de Relacionamento
Verso 2
20
OTIMIZAO DA
ORGANIZAO
COMO UM TODO
INTERFACES
Verso 2
21
ATRAVS
DOS
PROCESSOS
CLIENTES
FORNECEDORES
Verso 2
22
Processos - conceituao
Transformao de um conjunto
de ENTRADAS (materiais, pessoas
e/ou informaes)
em
SADAS
(materiais, pessoas,
informaes e/ou
servios)
ou,
Seqncia coordenada de atividades, com o objetivo de produzir
um dado resultado
produtos/servios
fornecedor
PROCESSO
insumos
Verso 2
cliente
requisitos
23
Processos - conceituao
Diversos
processos podem
se inter-relacionar,
sendo a sada de
um, a entrada do
outro...
formando uma
cadeia de
fornecimento.
Verso 2
24
Tipos de Processos
Nvel dos processos na organizao
Plano de
Melhoria
Fornecedores
Processos
Gerenciais
Projeto e
reprojeto
de processos
e produtos
Pesquisa
de
mercado
Medidas e
feedback
Clientes
Processos
de Neg cio
Prop sito da
Organiza o
Produ o de Produtos ou
Servi os
Distribui o
E
F
Processos
de Apoio
G
Processos de apoio
Verso 2
Verso 2
36
25
Tipos de Processos
1 Processos de Negcio :
Ligados essncia de funcionamento da organizao (Misso)
Processos primrios
Suportados por outros processos
Seu resultado recebido por um cliente externo
Rompem barreiras funcionais
Variam de organizao para organizao, conforme o negcio
Exemplos:
Realizar pesquisas, ensino e extenso
Dar aulas
Fazer seguro
Transportar passageiros, etc
Verso 2
26
Tipos de Processos
2 Processos de Apoio:
Exemplos:
Realizar compras
Desenvolver sistemas
Administrar contratos
Manter infra-estrutura didtica, etc
Verso 2
27
Tipos de Processos
3 Processos Gerenciais:
Do suporte aos processos de negcio
Incluem as aes que os gerentes devem realizar para dar
suporte aos processos de negcio
So processos de informao e deciso
Incluem aes de medio e ajuste do desempenho
Exemplos:
Planejar projetos anuais
Avaliar satisfao de clientes
Acompanhar desempenho dos colaboradores
Verso 2
28
Fornecedores
Matria
Prima
Fabricar Automveis
Automveis
Mercado
Vendas
Verso 2
Pessoas
Pessoas
Automveis
Produzir
Expedir
Novos
Produtos
Necessidades
Vender
29
Automveis
Pedidos
Mercado
Distribuidores
Promoes
Cronograma
produo
Mestre
Relatrios
Produzir
Ns
Planejar a
produo
PeFornece- as
dores
Cronograma Rejeitos
Controlar
Fabricar
Expe-
qualidade
Componentes
Componentes Inspecionados
Montar
dir
Automveis
Conjuntos
Estocar
Verso 2
Autom
veis
30
Vender
Mercado
Distri
buidores
Automveis
Processos
Subprocessos
Macroprocessos
Verso 2
31
Processo X Sistema
Ferramentas para visualizao da Organizao como um Sistema:
Mapa de Relacionamento
FORNCEDORES
ENTRADAS
PROCESSO
SADAS
CLIENTES
<nome do processo>
entrada 1
Fornecedor 1
entrada 2
entrada 3
Sub
Processo
1
Fornecedor 2
Cliente 1
.
.
.
Sub
Processo
2
sada 1
sada 2
entrada n
Fornecedor N
Verso 2
Sub
Processo
3
32
sada 3
Cliente 2
.
.
.
Cliente N
Mapa de Relacionamento
1 Escreva o escopo a ser desenhado.
FORNECEDORES
ENTRADAS
PROCESSO
Insumos
SADAS
CLIENTES
Produtos/Servios
Fornecedor 1
Cliente 1
Sub-Processo 1
Insumos
Cliente 2
Insumos
Produtos/Servios
Sub-Processo 2
Fornecedor 3
Produtos/Servios
Fornecedor 2
Cliente 3
.
.
.
.
.
.
Insumos
Sub-Processo 3
Fornecedor N
Produtos/Servios
Cliente N
33
Exemplo
mapa de relacionamento
Verso 2
34
Verso 2
35
Verso 2
36
E os demais processos ?
Todos podero ser objeto de melhorias, porm tero mais
restries de recursos;
Facilitadores mais dedicados aos processos crticos.
Verso 2
37
Roteiro de Trabalho
Atividades:
Produtos:
Identificao dos
processos crticos
Avaliao dos recursos
necessrios
Elaborao do Contrato
de Trabalho
Contrato(s) de trabalho
assinados
Processo(s) crtico(s)
selecionados
Verso 2
38
Mapa de Processo
Verso 2
39
Mapa de Processo
(FLUXOGRAMA)
SUB-PROCESSO: FINALIZAR CONTRATO
Anulao de verba
realizada no SI
8
No
No
Adm. de
Contratos
Cadastro unificado
consultado
1
Tem contrato
a ser final?
2
Sim
Mail recebido,
impresso e
anexado ao
processo 6
Comunicado de
encerramento
preenchido /
ecaminh (mail) 3
Chegou a
hora de final.
mesmo? 7
Sim
Cadastro unificado
atualizado 9
Tem garantia
a ser devolv?
10
Sim
TRATAR
GARANTIA
CONTRATUAL
(aps 10 dias)
Processo
encaminhado p/
cincia e arquivo
11
No
M1
Usurio
do
Servio
Recebimento +
providncias
sendo tomadas
comunic. (mail) 4
Processo recebido
p/ cincia e arquivo
11
NOVAS
PROVIDNCIAS
TOMADAS 5
FIM
(Finaliza.gfc)
Verso 2
40
Mapa de Processo
Objetivo
Atividade
Verso 2
Deciso
Documento
Processo
41
Conexo
Direo
do fluxo
Mapa de Processo
Representao grfica do processo que utiliza os conceitos
abordados at agora, reunindo caractersticas de cada um
dos tipos de fluxograma apresentados padro da Metodologia GEPRO.
Mostra
Adm. de
Contratos
Cadastro unificado
consultado
1
Tem contrato
a ser final?
2
Sim
Mail recebido,
impresso e
anexado ao
processo 6
Comunicado de
encerramento
preenchido /
ecaminh (mail) 3
Simbologia
Chegou a
hora de final.
mesmo? 7
Sim
Cadastro unificado
atualizado 9
Tem garantia
a ser devolv?
10
Sim
TRATAR
GARANTIA
CONTRATUAL
(aps 10 dias)
Processo
encaminhado p/
cincia e arquivo
11
No
M1
Recebimento +
providncias
sendo tomadas
comunic. (mail) 4
Usurio
do
Servio
Processo recebido
p/ cincia e arquivo
11
NOVAS
PROVIDNCIAS
TOMADAS 5
FIM
(Finaliza.gfc)
Verso 2
42
Mapa de Processo
Algumas diretrizes para construo do Fluxograma:
O fluxograma dever ser usado como suporte para o objetivo
global de melhoria.
O fluxograma deve descrever o processo como ele realmente funciona
ou como ele dever funcionar, no caso do projeto ser um novo processo.
43
Mapa de Processo
Etapas da Construo
Verso 2
44
Mapa de Processo
Orientaes gerais para construo do Mapa do Processo
Evite fazer duas perguntas dentro de um mesmo smbolo de deciso.
Procure utilizar uma nica ao em cada retngulo.
Uma deciso s admite duas respostas: sim ou no.
Procure usar conectores ao invs de ficar cruzando linhas pelo fluxo.
Utilize quantas folhas forem necessrias, numerando-as com
conectores de pginas ou seqncia numrica simples.
Se o processo for muito complexo divida-o em sub-processos e crie
um Mapa que mostre o relacionamento entre eles.
Desenvolva o Mapa do Processo em reunies de trabalho planejadas,
com os envolvidos no processo ou visitando as reas envolvidas,
seguindo o fluxo do trabalho.
Colete documentos, regras de negcios e normas do processo.
Verso 2
45
Exemplo
Perodo de
Inscrio
Verso 2
46
Mapa de Processo
Planilha de Atividades
ATIVIDADES
RESPONSVEL
OBSERVAES
47
Mapa de Processo
Identificando Desconexes
Uma desconexo todo desvio, erro ou no conformidade que
impede o alcance de uma situao desejada. So os fios desligados
do processo: entradas e sadas faltantes, redundantes ou ilgicas
que podem afetar o processo.
Anlise do Processo Atual (Mapeamento)
2. Identificar desconexes
e resolver os problemas
1.
Verso 2
48
Mapa de Processo
Identificando Desconexes
Planilha de Desconexes e Sugestes:
<nome do processo/sub-processo>
DESCONEXES
SUGESTES
GRUPO
Verso 2
49
Mapa de Processo
Identificando Desconexes
QUANTO S SADAS:
Est produzindo alguma sada desnecessria?
Est deixando de produzir sadas para os clientes adequados?
Est deixando de atender expectativas de qualidade dos clientes? de prazo?
Est deixando de atender expectativas internas de produtividade? de custos?
QUANTO S ENTRADAS:
Est deixando de receber alguma entrada necessria?
Est recebendo alguma entrada desnecessria?
Existem entradas chegando de fornecedores errados?
Existem entradas deixando de atender expectativas de qualidade dos clientes,
ou de prazo? Expectativas internas de produtividade/custos?
Verso 2
50
Mapa de Processo
Identificando Desconexes
QUANTO S ATIVIDADES:
Alguma atividade necessria est faltando?
A atividade existente:
Est agregando valor?
Est produzindo alguma sada desnecessria?
Est fornecendo suas sadas aos clientes necessrios?
Est produzindo sadas que satisfazem as expectativas dos clientes?
Est sendo realizada na hora certa no processo?
Est sendo realizada pela rea/pessoa certa?
Est criando gargalo ou no est sendo executada com eficincia?
Apresenta fluxo do processo em srie em vez de paralelo?
H etapas redundantes?
Est claro o responsvel pela atividade?
Existem recursos?
Existem informaes sobre o desempenho?
Verso 2
51
Mapa de Processo
Identificando Desconexes
Desconexes Estudo mais detalhado, s vezes recomendado.
1. Classificar as desconexes levantadas por tipo.
Verso 2
52
Mapa de Processo
Exemplo: Anlise das Desconexes Smart Card
P Processo
SI Sistema de
Informao
19%
32%
R Responsabilidades
(falta de definio dos
papis)
T Treinamento (falta de
capacitao)
4%
30%
3%
12%
RF Recursos Fsicos
(catraca,carto)
E Externos
(fornecedores)
Verso 2
53
VOC - Requisitos
Verso 2
54
Ofertas dos
Concorrentes
Expectativas
dos Clientes
Experincias
Passadas
Conhecimento da
Tecnologia e do
Ambiente
Verso 2
55
Satisfao do Cliente
Verso 2
56
Satisfao do Cliente
1 em cada 4 clientes insatisfeitos troca de servio.
1 em cada 27 clientes insatisfeitos faz reclamaes.
Clientes insatisfeitos falam para 20 pessoas.
Clientes satisfeitos falam para 4 pessoas.
Verso 2
57
Verso 2
58
Verso 2
59
60
Direcionadores
Geral / Ampla
Especfico / Detalhado
Difcil de medir
Fcil de medir
Verso 2
61
Eu quero
Direcionadores
Manuteno
de Hardware
CTQs
Alta disponibilidade do
Sistema
Computacional
Manuteno
de Software
Disponibilidade
da rede
Geral
Especfico
Difcil de medir
Verso 2
Fcil de medir
62
Mapa de Relacionamento
FORNECEDORES
ENTRADAS
PROCESSO
SADAS
CLIENTES
<nome do processo>
entrada 1
Fornecedor 1
entrada 2
entrada 3
Sub
Processo
1
Fornecedor 2
Cliente 1
.
.
.
Sub
Processo
2
sada 1
Cliente 2
sada 2
entrada n
Fornecedor N
Verso 2
Sub
Processo
3
63
.
.
.
sada 3
Cliente N
Definindo Requisitos
O que deve ser feito
D ateno igual aos requisitos de resultados quanto aos requisitos
de servios, levando em considerao cada segmento de cliente.
Uma empresa que fornece bons produtos e no oferece bons
servios na obteno do produto, pode sobreviver at que o
cliente no encontre outro fornecedor melhor.
Seja especfico. Crie requisitos claros e mensurveis, isto ser
necessrio para entender seu cliente e para avaliar o desempenho
de seu processo.
Descreva um nico critrio de performance em cada requisito,
estabelecendo um nvel aceitvel e um no aceitvel de desempenho.
Seja completo e conciso.
Considere o cliente ao estabelecer requisitos.
Verso 2
64
Definindo Requisitos
O que no deve ser feito
Fechar a mente para novas informaes sobre o que os clientes
realmente desejam. Lembre-se, os clientes sempre ...... tem poder!!
Transformar novos requisitos em procedimentos padro rgidos.
Esteja preparado para perceber que os requisitos dos clientes mudam
sempre e rapidamente. Defina revises contnuas para seus processos
de forma a refletir a Voz do Cliente no seu negcio.
65
Definindo Requisitos
Mal declarados
Bem declarados
Entregas rpidas
Requerimento simples
Verso 2
Formulrio de requerimento de no
mximo duas pginas.
66
Definindo Requisitos
Fontes reativas
A informao chega a voc,
quer voc faa algo ou no
Reclamaes
Telefones
problemas/servios
Ligaes suporte tcnico
Ligaes servio ao cliente
Relatrios de vendas
Informao devoluo do
produto
Reivindicaes de garantia
Atividade na pgina Web
Verso 2
Fontes ativas
Voc precisa se esforar para obter a
informao
Definindo Requisitos
Exemplos de como questionar os clientes para identificar suas
necessidades:
O que importante para voc sobre nosso produto / servio?
68
Definindo Requisitos
Num esforo de melhoria de processos no podemos deixar de
considerar, alm dos requisitos dos clientes, as necessidades
de todos os envolvidos no processo.
Verso 2
69
Priorizando Requisitos
Uma anlise das prioridades dos requisitos no pode ser feita
em longos espaos de tempo !
Requisitos e expectativas de clientes mudam rapidamente.
Algo originalmente encantador tende a tornar-se bsico ao longo
do tempo.
Conhecer as necessidades e prioridades dos clientes no resolve se
voc no tiver condies de dizer se sero ou no atendidas.
Foque ateno em alguns poucos requisitos do topo da lista de
prioridades e determine indicadores e metas especficas, depois
dedique-se a outros.
Verso 2
70
PDSA
Verso 2
71
O Ciclo PDSA
Ciclo de Aprendizado e Melhoria
Verso 2
72
73
Exemplo
Questo
Chegar no horrio
na escola
nibus passa 30 em 30
Pegar o nibus 40 antes
do incio da aula
Teoria
Nova
Teoria
nibus passa 30 em 30
Pegar o nibus 1 hora
antes do inicio da aula
Resultados
Teste
Cheguei 20 antes
Verso 2
74
O Ciclo PDSA
Plan (Planejar)
Study (Estudar)
Estabelea os objetivos do
ciclo
Quais so as questes a
serem respondidas?
Quais so as predies
para as questes?
Desenvolva um plano para
coletar dados
Complete a a anlise
Compare os dados com as
predies
Sumarize o que foi aprendido
Act (Agir)
Quais aes devem ser
realizadas em funo do
aprendizado?
necessrio abrir outro ciclo?
Quais so os objetivos do
prximo ciclo?
Do (Fazer)
Execute o que foi planejado
Documente problemas e
observaes
Inicie a anlise dos dados
Verso 2
75
O Ciclo PDSA
Planejar (P)
Qual o objetivo do ciclo?
Este ciclo para Entender a situao atual,
Desenvolver, Testar ou Implementar mudanas?
Quais so as questes a serem respondidas?
Qual a nossa predio para as questes?
Que dados devem ser coletados para responder
as perguntas?
Quando, onde,como e quem (coleta dos dados)?
Verso 2
76
O Ciclo PDSA
Planejar (P) - exemplo
Objetivo do Ciclo :
Identificar se as receitas da famlia so suficientes para cobrir as
despesas.
Questes
(quais as dvidas a partir do objetivo do
ciclo?
Predies
No
50%
Verso 2
77
Verificao
O Ciclo PDSA
Planejar (P) - exemplo
O QUE (What)
PARA QUE
(WHY)
QUEM
(WHO)
QUANDO
(WHEN)
ONDE
(WHERE)
COMO (HOW)
QUANTO
CUSTA
(HOW MUCH)
Saber renda
total
Pai
At dia
20/08
Em casa
Tempo do pai
2 Definir categorias de
gastos.
Classificar
gastos.
Pai e me
20/08 das
19h s 21h
Em casa
Tempo dos
membros da
famlia
3 Levantar despesas
realizadas
Saber quanto
gastamos e no
que.
Me
At dia
02/09
Em casa
Tempo da me.
4 Analisar resultados e
definir aes.
Adequar oferta
demanda
Pai e me
At 07/09
Aprox 6
horas
Em casa
Tempo da
famlia
Verso 2
78
O Ciclo PDSA
Fazer (D)
Execute o plano
Anote eventos no planejados que poderiam
afetar a interpretao dos dados
Inicie a anlise dos dados
Verso 2
79
O Ciclo PDSA
Fazer (D) - exemplo
19/08 coletados os comprovantes de pagamento e apurados os
resultados dos ltimos meses, conforme tabela abaixo. Verificou-se a
necessidade de apurar os valores bruto e lquido. Esses ltimos que
interessam. Os filhos ainda no tem renda prpria.
Valor bruto recebido
Ms/ano
Pai
Me
Pai
Me
Total
jan-06
1000,00
800,00
1800,00
870,00
790,00
1660,00
fev-06
1000,00
800,00
1800,00
870,00
790,00
1660,00
mar-06
1200,00
850,00
2050,00
1050,00
825,00
1875,00
abr-06
1200,00
850,00
2050,00
1050,00
825,00
1875,00
mai-06
1200,00
850,00
2050,00
1050,00
825,00
1875,00
jun-06
1400,00
950,00
2350,00
1200,00
890,00
2090,00
ago-06
1400,00
1000,00
2400,00
1200,00
920,00
2120,00
Verso 2
80
O Ciclo PDSA
Fazer (D) - exemplo
21/08 a reunio marcada para ontem foi cancelada, pois
nosso filho precisou fazer um trabalho escolar. Reunio
remarcada para amanh, no mesmo local e horrio.
81
O Ciclo PDSA
Fazer (D) - exemplo
Categoria
Casa
Sub-categorias
gua
Educao
Sub-categorias
Escolas
Diverso
Sub-categorias
Clube
Material/Livros
Viagens
Telefone
Cursos extras
Passeios
Empregada fixa
Jornais/Revistas
Servios extras
Provedor Internet
Celular
Combustvel
Vesturio
TV a cabo
Seguro veculo
Presentes
Manuteno Geral
IPVA/Licenciamento
Seguro Vida
Plano de Sade
Manuteno
Taxas diversas
Remdios
Pedgio/Estacinamento
Mesadas
Transporte
Dentista
Verso 2
Categoria
Luz
IPTU
Sade
Categoria
Diversos
Supermercado
Outros
82
O Ciclo PDSA
Fazer (D) - exemplo
24/08 Iniciada a coleta de dados para apurao dos gastos
realizados nos ltimos 6 meses mais o ms atual. Pudemos observar
que as contas pagas atravs de boletos ou com recibos, como mdicos
e dentistas, tero valores bem reais. Gastos mais rotineiros, como
supermercado (alimentao), quando no pagos com carto, nem
sempre sero lembrados.
31/08 Feita a coleta de todos os recibos possveis. Verificou-se que,
como a prtica da famlia o uso do carto para todo tipo de compra,
teremos resultados de despesas bem prximos do real.
03/09 Atraso de um dia na atividade. As informaes coletadas foram
colocadas numa planilha, por categoria de gasto, tendo como resultado
final as seguintes tabelas e grficos.
Verso 2
83
O Ciclo PDSA
Fazer (D) - exemplo
Conta
fev-06
mar-06
abr-06
mai-06
jun-06
jul-06
ago-06
Casa
415,00
581,00
468,75
468,75
468,75
522,50
636,00
Sade
166,00
166,00
187,50
187,50
375,00
209,00
212,00
Educao
581,00
664,00
656,25
656,25
656,25
731,50
742,00
Transporte
332,00
249,00
281,25
281,25
281,25
313,50
318,00
Diverso
415,00
249,00
281,25
375,00
281,25
313,50
318,00
Diversos
830,00
830,00
937,50
993,75
937,50
1045,00 1060,00
Ms
Diferena
percentual
Verso 2
fev06
mar06
abr06
mai06
jun06
jul06
65%
65%
50%
58%
60%
50%
84
ago06
set06
out06
mdia
55%
60%
50%
57%
O Ciclo PDSA
Fazer (D) - exemplo
Verso 2
85
O Ciclo PDSA
Fazer (D) - exemplo
Total de despesas realizadas de Fev Ago/2006 por categoria de
despesa
7.000
Valor gasto em R$
6.000
5.000
4.000
3.000
2.000
1.000
0
T o t a l do P e ro do
D iv e rs o s
E duc a o
C asa
D iv e rs o
T ra ns po rt e
S a de
6 .6 3 4
4 .6 8 7
3 .5 6 1
2 .2 3 3
2 .0 5 6
1.5 0 3
Categoria de Despesa
Verso 2
86
O Ciclo PDSA
Fazer (F) - exemplo
01/09 os resultados apurados mostraram que a famlia gasta, em mdia,
57% acima de sua renda mensal. Foi tambm constatado que as categorias
diversos e educao s as responsveis pela maior parte dos gastos. Na
coleta dos dados foram constatados os seguintes eventos especiais (valores
das categorias esto sublinhados na tabela):
fev/2006 IPVA e viagem
maro e agosto/2006 pequena reforma e compra de livros
maio/2006 aniversrio da me
junho/2006 pai quebrou um dente
03/09 realizada a reunio familiar para anlise conjunta dos resultados e
busca de alternativas. Houve muita reclamao e brigas, mas no final da
reunio todos concordaram que despesas precisam ser cortadas.
Verso 2
87
O Ciclo PDSA
Estudar (S)
Complete a anlise dos dados com mtodos
e ferramentas apropriadas
Comparar a anlise com as predies
Sumarize o que foi aprendido
Verso 2
88
O Ciclo PDSA
Estudar (S) - exemplo
- gasta-se 57% a mais do que se ganha a primeira
predio estava correta e a segunda quase;
- precisamos cortar gastos e/ou equacionar novas fontes
de renda.
- no houve cuidado em evitar gastos.
- a famlia toda precisa se conscientizar da situao atual e
economizar em cada detalhe.
- os valores extras foram supridos com cheque especial e
recursos da poupana.
Verso 2
89
O Ciclo PDSA
Estudar (S) - exemplo
Questes
(quais as dvidas a partir do objetivo do
ciclo?
Predies
Verificao
No
No
50%
57%
Verso 2
90
O Ciclo PDSA
Agir (A)
Decidir o que fazer a seguir em funo do
aprendizado realizado
necessrio abrir outro ciclo? Qual ser o
objetivo do prximo ciclo?
Verso 2
91
O Ciclo PDSA
Agir (A) - exemplo
Mudanas imediatas:
Todos os gastos realizados sero aprovados pelo pai ou pela me;
Telefone s poder ser utilizado para receber chamadas e fazer
ligaes urgentes;
O celular no poder ultrapassar o valor incluso no plano atual;
As mesadas sero cortadas pela metade.
Prximos ciclos:
Desenvolver e testar as mudanas imediatas;
Identificar as subcategorias, das categorias, diversos e educao,
responsveis pelos maiores gastos;
Identificar quanto caram as reservas de poupana;
Identificar formas alternativas de aumento de renda.
Verso 2
92
O Ciclo PDSA
Os usos mais comuns do PDSA em projetos de
melhoria so:
Para adquirir conhecimento
Para desenvolver mudanas
Para testar mudanas
Para implementar mudanas
Verso 2
93
SISTEMA DE MEDIO
Verso 2
94
Medimos para:
dar feedback aos demais processos da
organizao
chegar onde
queremos
obter posio
histrica
95
Medimos para:
Saber se uma mudana resultou em melhoria
Saber onde devemos concentrar nossas atenes e
energias;
Motivar o grupo a inovar suas tarefas;
Obter evidncias estatsticas de nveis de performance que
temos e que podemos esperar;
Ter noo de nossas possibilidades+ definir metas realistas;
Dar feedback aos demais processos
Verso 2
96
Indicador
Conceito:
Verso 2
97
Sistema de Medio
Os indicadores devem:
ser baseados nos requisitos dos clientes;
ter importncia para o negcio;
ter integrao com a estratgia da empresa;
ser mensurvel;
ter simplicidade e clareza;
ser especfico (sem necessidade de fazer composies para anlise);
estar rapidamente disponvel (logo aps a ocorrncia do fato);
ter baixo custo de implementao;
ser fcil de ser comparvel;
ser documentado e comunicado.
Verso 2
98
Sistema de Medio
EXEMPLOS DE INDICADORES
Percentual de turnover.
Motivos de sada, por tipo.
Nmero de queixas.
Falta de trabalho, por tipo.
Nmero de candidatos a vagas.
Tempo de ciclo desde o momento em que se sabe que um cargo ficar
vago at o momento que preenchido.
Horas gastas em educao e treinamento.
Nmero de sugestes.
Propostas sugestes acatadas.
Horas extras.
Nmero de acidentes, ferimentos, incidentes, acontecimentos
que no ocorreram por um fio.
Verso 2
99
Sistema de Medio
Objetivos de um sistema de medio:
Desenvolver controles e metas para avaliao contnua do processo.
Estabelecer um sistema de feedback gil para a tomada de deciso
Auditar o processo periodicamente
Teremos estabelecido um sistema
de medio quando os processos contarem com
indicadores para o seu gerenciamento Etapa 7 e 8
do Mtodo GEPRO.
LEMBRE-SE : Ser necessrio tempo e acordos, mas sem isso
voc estar adivinhando o que seu cliente quer e torcendo para
que ele fique feliz.
Verso 2
100
Sistema de Medio
Como criar um ambiente propcio
As medies dificilmente surgem de forma espontnea.
Geralmente as pessoas no temem a medio em si, mas como ela
ser usada.
Medies devem ser propostas pelos que sero medidos e no
devem ser impostas
Organizaes voltadas para o controle, tem medies estabelecidas
por pessoas externas ao grupo que est sendo medido.
As pessoas motivam-se ao obter feedback sobre o seu desempenho
Lembre-se Os ensinamentos da Qualidade nos dizem que,
se algo est indo mal, a probabilidade da causa estar no
processo muito maior do que na pessoa que executa a
atividade.
Verso 2
101
Sistema de Medio
Necessidades
Requisitos
Cliente
Indicadores
+
Padres
+
Metas
Verso 2
102
Verso 2
103
Indicador
Padro
Meta
ndice
104
Sistema de Medio
Indicador de Qualidade
Indicador de Produtividade
Indicador de Capacidade
E outros
Verso 2
105
Indicadores
Indicadores de Qualidade
Representam a proporo entre o que foi feito em
conformidade com os padres requeridos e o total feito. Seu
resultado dado quase sempre em forma percentual.
Total de problemas, erros, desvios X 100
Quantidade total produzida
Ex1: se um digitador digitou 20 cartas erradas em 100
cartas digitadas IQ = 20 / 100 * 100 = 20% de no
conformidade ou 80% de conformidade
Ex2: grau de satisfao de clientes apurado em pesquisas.
Verso 2
106
Indicadores
Indicadores de Produtividade
Representam a competncia no uso dos recursos necessrios
produo de um bem ou servio. Representa o resultado da
relao entre as sadas de um processo e os recursos
utilizados para sua produo.
Esta sempre ligado utilizao de um recurso empregado na
gerao de um bem ou servio fundamental para a gesto
do uso deste recurso.
Ex1: Numa rea de digitao, temos 5 funcionrios que
digitaram 400 cartas em uma hora
IP = 400 / 5 = 80 cartas/digitador.hora
Ex2: R$5,00 / pea produzida.hora
100 exames realizados/equipamento.dia
25 visitantes/atendente dia
Verso 2
107
Indicadores
Indicadores de Capacidade
Representam a quantidade de produtos e/ou servios
gerados em um determinado perodo de tempo.
Exemplos:
Cadeiras produzidas / dia
Atendimentos da enfermaria / ms
Km de tnel perfurado / ms
108
Sistema de Medio
Medir antes da mudana
servir para saber como est o desempenho do processo
Usar o PDSA, at a mudana ser incorporada
Verso 2
109
Sistema de Medio
1
Melhoria
em indicadores de
interesse da organizao
C as o 1
12
11
impacto positivo,
relevante
10
tempo
Cycle time (hs)
9
8
7
6
5
MU D AN A
e duradouro
3
Mudana
3
2
1
0
10
11
12
13
14
15
16
SEMAN A
Antes
Depois
110
Sistema de Medio
Formulrio para documentao de Indicadores (fonte: GEPRO)
Nome: (nome do processo)
Periodicidade: <intervalo de
tempo em que o indicador ser
aplicado>
111
Ferramentas da Qualidade e
indicadores
Brainstorming
VOC
Diagrama de afinidade
Zero
Um
Dois
Pe
rg
Pe unta
rg
1
Pe unta
rg
2
Pe unta
rg
3
Pe unta
rg
4
Pe unta
rg
5
Pe unta
rg
6
Pe unta
rg
7
Pe unta
r
8
P e gun
rg ta 9
un
ta
10
16
14
13
14
12 10
10 10 10 10 11 11
9
9
9
9
10
8
8 8
7
8
6 6
6
34
3 3
4
2
1 2 1 1
2 1
0
0
Cdigos:
1- Recepo
2- Comunicao
3- Desperdcio
4- Equipamento
5- Esterilizao
6- Informar Gasto
7- Instrumentos usados,
Etc...
Verso 2
Contrato,
Planilha de Desconexes
Planilha de requisitos:
112
Medir :
Incmodos,
Resultados
Requisitos
Gesto por Processos
UNICAMP
Usar o PDSA:
113
Coleta de dados
Objetivo:
A coleta de dados utilizada quando se tem
como objetivo sistematizar as observaes
para a obteno de dados claros e precisos
dos eventos de modo a no compremeter a
anlise dos dados.
Ferramenta:
um formulrio chamado de flha de
verificao, em formato de tabelas ou
planilhas para facilitar o registro e a anlise
dos dados.
Quando usar:
Para responder a pergunta com que
freqncia certos eventos acontecem?.
Verso 2
114
115
116
Coleta de dados
Folha de verificao para coleta de dados num
processo da rea administrativa (setor de engenharia)
Verso 2
Departamento de Engenharia
Avaliador: Xxxxxx
Capa
OK
Pginas erradas
OK
OK
Nmero do desenho
Pginas erradas
OK
Assinatura no Desenho
Pginas erradas
Lista de Material
OK
117
Coleta de dados
Folha de verificao estratificada por tipo de problema
(no-conformidade) numa grfica.
Verificao de no-conformidades nos livros
Tipo de livro: Suspense
autor: XXXXXXX
Edio 1
Avaliador: ABCD
No-conformidade
Tabulao
Total
Legendas Trocadas
13
Pginas Rasgadas
///
03
Erros e Traduo
32
//
02
Manchas na Capa
///// /
06
Pginas em Branco
01
Figuras Trocadas
////
04
///// //
Numerao
errada
das
pginas
Total =
Verso 2
61
118
Verso 2
119
11
Verso 2
Operador: Jos
Xi3
Xi4
7,090
7,100
7,100
7,095
7,105
7,100
7,120
7,115
7,095
7,110
7,100
7,105
7,095
7,100
7,115
7,095
7,090
7,110
7,130
7,095
7,100
7,110
7,110
7,085
7,115
7,090
7,090
7,095
7,070
7,095
7,075
7,080
7,130
7,100
7,100
7,090
7,070
7,090
7,110
7,070
7,105
7,095
7,070
7,110
7,100
7,110
7,105
7,110
120
Xi5
7,105
7,105
7,120
7,112
7,120
7,100
7,105
7,105
7,105
7,100
7,095
7,090
7,085
7,100
7,100
7,100
7,110
7,095
7,110
7,110
7,095
7,110
7,110
7,110
7,105
7,100
7,100
7,120
7,105
7,100
7,085
7,125
7,105
7,115
7,075
7,080
7,090
7,080
7,110
7,090
7,100
7,080
7,100
7,110
7,100
7,110
7,105
7,080
Coleta de dados
O que os dados
coletados significam
Amostra i Xi1
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
Verso 2
Xi2
7,100
7,100
7,120
7,115
7,090
7,110
7,105
7,100
7,065
7,125
7,105
7,100
7,115
7,095
7,110
7,070
7,090
7,100
7,080
7,100
7,095
7,105
7,100
7,100
7,120
Xi3
7,090
7,100
7,105
7,120
7,095
7,100
7,095
7,115
7,090
7,130
7,100
7,110
7,115
7,090
7,070
7,075
7,130
7,100
7,070
7,110
7,105
7,070
7,100
7,105
7,115
Xi4
7,100
7,095
7,100
7,115
7,110
7,105
7,100
7,095
7,110
7,095
7,110
7,085
7,090
7,095
7,095
7,080
7,100
7,090
7,090
7,070
7,095
7,110
7,110
7,110
7,130
Xi5
7,105
7,105
7,120
7,112
7,120
7,100
7,105
7,105
7,105
7,100
7,095
7,090
7,085
7,100
7,100
7,100
7,110
7,095
7,110
7,110
7,095
7,110
7,110
7,110
7,130
7,105
7,100
7,100
7,120
7,105
7,100
7,085
7,125
7,105
7,115
7,075
7,080
7,090
7,080
7,110
7,090
7,100
7,080
7,100
7,110
7,100
7,110
7,105
7,080
7,115
2. Conceitos estatsticos
121
Sistema de Medio
Medies
Afinidade
Descrio
Antes
Predio
Depois
Variao
Melhoria ?
Tempo
90
60
45
50%
(Minutos)
60
30
15
25%
Habilidade
10%
5%
12%
2%
(nmero de casos)
14%
7%
14%
0%
Verso 2
122
Grficos
Verso 2
123
Grficos
Concurso livre docente n=60
Localizao
Verso 2
Variao
Mdia
201,47
Amplitude
73
Mediana
201
Desvio Padro
16,73
Mnimo
170
Mximo
243
Quartil 1
191
Quartil 3
210,75
Concurso
dias
Concurso
dias
Concurso
dias
Concurso
dias
197
16
219
31
213
46
196
192
17
191
32
198
47
206
232
18
203
33
188
48
198
214
19
210
34
203
49
193
193
20
200
35
215
50
189
185
21
197
36
223
51
216
230
22
176
37
190
52
240
232
23
205
38
185
53
200
208
24
180
39
195
54
204
10
204
25
205
40
171
55
204
11
215
26
200
41
207
56
191
12
202
27
170
42
202
57
178
13
208
28
182
43
192
58
175
14
181
29
205
44
195
59
237
15
243
124
30
181
45
213
Gesto60
por Processos
211
UNICAMP
Histograma
Verso 2
125
Exemplo
Dia
Segunda
Tera
Quarta
Quinta
Sexta
Sbado
Domingo
Mdia
Verso 2
126
Semana 4
39
34
34
35
48
57
67
45,0
Grficos
N_XICARA
60
50
40
30
20
domingo
domingo
domingo
domingo
domingo
DIA
Verso 2
127
Grficos
Exemplo: Anlise das Desconexes Smart Card
P Processo
SI Sistema de
Informao
19%
32%
R Responsabilidades
(falta de definio dos
papis)
T Treinamento (falta de
capacitao)
4%
30%
3%
12%
RF Recursos Fsicos
(catraca,carto)
E Externos
(fornecedores)
Verso 2
128