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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS

OBJETIVO
Determinar los procedimientos para realizar los inventarios que se realizan
en el hostal.

ALCANCE
Este procedimiento abarca los inventarios de licores, comida, insumos y
bienes muebles del establecimiento.

Incluye a la bodega en la que se guardan la materia prima para la


produccin, as como donde se guarda insumos, vajillas, materiales de
oficina.

Los inventarios generales de fin de mes son responsabilidad del jefe de


alimentos y bebidas

Los inventarios de licores, cervezas, botellas de agua y bebidas gaseosas que


se encuentran en el bar, cocina o cafetera son responsabilidad del barman.
POLITICAS
Los inventarios generales se realizan una vez por mes, en el ltimo da del
mismo. Este incluye tanto el inventario de licores, bebidas embotelladas,
abastos, el de caf, cocina, hostal.

Los inventarios de los licores, cervezas, botellas de agua y bebidas gaseosas


que se encuentren en el bar, cocina o cafetera se realizan todos lo das.

Los inventarios de abastos se hace dos veces por semana (lunes y viernes).
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Para el inventario de los licores, cervezas, botellas de agua y bebidas gaseosas:
El/la barman hace el inventario dos veces al da, una al comienzo del turno
(del
barman) y otro al cierre del turno de la noche. Estos inventarios sirven como un
control para que el Jefe de alimentos y bebidas revise la rotacin y uso de los
licores.
Los valores del inventario se anota en la hoja de inventario (ver documentos
de
soporte), el mismo que est ordenado de acuerdo al tipo de licor. Esta hoja
contiene, adems de los nombres de los licores, otras materias primas e
insumos:
agua tnica, bebidas gaseosas, servilletas, sorbetes, granadina, cigarrillos.
En los dos inventarios que se hacen el turno, el barman tiene que hacerlos
en un
determinado orden, el mismo que puede ser por orden alfabtico, en como
est
ordenada la barra, como est ordenada la hoja del inventario del bar, etc.
Las mediciones de la cantidad de licor que hay en cada botella se lo hace de
acuerdo a la figura (ver documentos de soporte).
Si es que hay licores que permanecen (por su preparacin) en otras reas
(como
la cocina), ir a esas reas y hacer las mediciones.
Si es que cervezas, bebidas gaseosas u otras bebidas alcohlicas se
almacenan en
otras reas (cocina o cafetera), el barman tiene que ir a esas reas y hacer el
conteo respectivo.
No olvidar de llenar en la hoja de inventario la fecha, y el responsable del

inventario en el turno.
Para cada una de las botellas en el bar (o cocina o cafetera) y los otros
insumos
escritos en la hoja de inventario del bar, hay una cantidad mnima a tener
(establecida por su rotacin y uso). Si al final de la noche la cantidad
inventariada es menor a la establecida, se hace una peticin escrita de la
cantidad
de botellas y otros insumos necesarios para el siguiente turno.
Estas botellas e insumos son entregados al siguiente da por el jefe de
alimentos
y bebidas u persona responsable de la bodega donde se encuentren. Esta
persona
tiene que hacer una comanda por lo que entrega y debe hacerla firmar por el
barman que lo recibe.
El jefe de alimentos y bebidas hace tambin un inventario de los licores que
no
se guardan en la barra u otra rea del caf, sino en una bodega (que puede ser
la
misma que la de los abastos). Este inventario se lo hace dos veces a la semana
(generalmente los lunes y viernes) y se anota en la hoja de inventario de
licores
de bodega. Si la cantidad inventariada es menor a la establecida como mnima
necesaria tener en inventario, hacer la solicitud al proveedor respectivo.
Inventario de abastos
Este inventario se lo hace un promedio de dos veces a la semana,
generalmente
los das lunes, viernes. Esto depende de cuan factible sea la compra y las
necesidades de las compras que se necesite en la semana.
Para este inventario se requiere de las hojas de inventario de abastos, con
las

que el Jefe de alimentos y bebidas registra las existencias de los abastos. Hace
una lista de las necesidades en funcin del men de comidas semanal, y las
existencias faltantes.
Con esta lista se hacen las compras y pedidos a los proveedores para los
siguientes das. Los pedidos a los proveedores se deben hacer tomando
en cuenta el tiempo de entrega para que no haya faltantes en las bodegas.
Para el inventario general
La noche en que se tiene que hacer el inventario, se saca toda lo respectivo
a
vajilla (platos, tazas, jarros, utensilios, etc.) a un lugar para que puedan ser
registradas. Este lugar puede ser unas mesas unidas del restaurante. Si es que
el
jefe de alimentos y bebidas no est de turno en esa noche, indicar al jefe en
turno
que realice este y el siguiente punto.
Las cosas que se utilizan en la cocina (utensilios, ollas, sartenes, etc.) se
deben
colocar en un lugar para su registro, por ejemplo, encima de los mesones. Todo
debe estar a la vista para que el registro sea lo ms fcil posible.
Todo el personal que trabaja en el caf y cocina en el turno en el que se hace
el
inventario tiene que participar en los dos puntos anteriores.
Al siguiente da en la maana, antes de que se abra el caf, el jefe de
alimentos y
bebidas tiene que hacer pasar las cosas a sus respectivos lugares, previo el
registro de los mismos en la hoja de inventario general.
Una vez terminado este inventario, hacer tambin el inventario de los
muebles

(mesas, sillas, vitrinas), cuadros, pizarrones, candelabros, focos, equipos de las


diferentes reas (cocinas, mquina de caf, equipos de sonido, computadoras,
etc.) y cualquier otro elemento que sea de registrar. Hacer esto en la hoja de
inventario general.
Hacer el inventario del hostal. Para esto tiene que ir al rea del hostal y
registrar
en la hoja de inventario del hostal que es parte de la hoja de inventario
general.
Esto incluye toallas, cobijas, sbanas.
No olvidar de registrar las camisetas, material de papelera.
Parte de este inventario es el inventario de licores del final de la noche
arriba
descrito.
Igualmente es parte de este inventario el de la bodega de abastos y
diferentes
insumos.
Estos inventarios generales deben ser pasados a la computadora y enviados
va
correo electrnico a la oficina de administracin general (asistente de gerencia)
hasta cinco das despus del ltimo da del mes del cual se hacen los
inventarios.
Transferencias- traspasos- movimientos de inventario
Las transferencias son los movimientos de inventario por medio del cual se
registra el paso de materias primas de la bodega general (o de abastos) a otras
reas del local: a cocina, bar., cafetera.
De haber un sistema de computacin para el manejo de inventario, seguir
los
pasos indicados en manual de operaciones del sistema. De manejar los
inventarios manualmente se debe registrar los traspasos en las hojas de

inventarios.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1.
Hojas de inventario general
2.
Figura de medidas de tragos
3.
Hojas de inventario del bar
4.
Hojas de inventario de licores en bodega
5.
Hojas de inventario del hostal
6.
Hojas de inventario de abastos
7.
Men de comidas semanal

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