Frgor och svar - omrde IT-branschen/affrssystem

Nedan fljer ngra vanliga frgor som en IT-lekman kan stlla sig om ett affrssystem. Frgorna och
svaren nedan r hmtade frn Erland Holmblads hemsida och anvnds hr med frfattarens genersa
tillstnd.

Vad r ett affrssystem?

Ett affrssystem bestr av ett antal program som skall ta hand om en verksamhets
informationshantering och tillgodose behoven av styrning och administration.
Affrssystem r uppbyggda i moduler som kan ha std fr redovisning, order- och lagerbehandling,
reskontror, produktionsplanering, underhllsarbete, projektplanering, resursplanering, inkp,
tidredovisning och personaladministration. Modulerna r vanligen kopplade till en gemensam databas
dr data lagras. Funktionaliteten anpassas till fretaget genom instllning av parametrar i de olika
modulerna.
Den gemensamma databasen anvnds ofta fr att ta fram rapporter ur affrssystemet, till exempel fr
uppfljning av verksamheten.
Det allra enklaste exemplet p ett affrssystem r en enskilda firmas bokfringsprogram som
installeras p en personlig arbetsplats (pc eller liknande).
Ett annat, mer komplicerat, r en bilreparationsverkstad som anvnder affrssystem fr att ta fram
arbetsorder, personalplanering, frrd och inkpshantering, fakturahantering och ekonomi,
redovisning. Kanske har man ocks systemet till std fr kundkontakter och marknadsfring.
Vilken typ av affrssystem r Facile?
Facile r ett affrssystem frn BMC. Det stder service- och underhllsverksamheter och ger kontroll
ver alla typer av utrustningar och produktionsanlggningar. Ocks lager och frrdsprocesser stds
liksom inkp och avtalshantering. Facile har till skillnad frn de flesta andra affrssystem ingen modul
fr ekonomi och redovisning
Vad r ett standardsystem?
Nr en verksamhet skall infra att affrssystem, eller byta ut ett existerande, kper man vanligtvis ett
lmpligt standardsystem frn en leverantr av affrssystem. Det finns ett stort antal sdana
leverantrer. De med strst marknadsandelar i Sverige (2014) r SAP, Visma (som mnga enskilda
firmor anvnder), Microsoft, Infor, Unit Agresso, IFS, Oracle och Jeeves. En del som till exempel SAP
har alla moduler medan andra koncentrerar sig p till exempel ekonomi och redovisning enbart.
I leverantrens standardsystem har man frinstllt de parametrar som behvs och tagit fram
standardrapporter som kan anvndas direkt. Standardsystemet kommer ocks oftast med en
demonstrationsdatabas s att man skall kunna visa systemet och utbilda anvndare i det.
Varfr anvnder man affrssystem?

Med ett affrssystem vill man effektivisera verksamheten, det vill sga att kunna utfra vissa
affrsprocesser med frre resurser n om det gjordes manuellt. Genom att alla transaktioner som
genomfrs i affrssystemet lagras i en databas ger man sig mjligheten att kontrollera och styra upp
verksamheten om ngot har gtt fel, eller om lagen krver att sdan kontroll skall kunna gra.
I den gemensamma databasen byggs upp ett stort affrsvrde i form av data, som man kan analysera
fr att kunna flja upp och frbttra verksamheten. Det grs inte sllan i separata system.
Hur infr man ett affrssystem?
Enligt skolboken skall fljande steg genomfras, inte ndvndigtvis i den ordning som de listas:
a) Verksamheten tar fram en kravspecifikation, allts en beskrivning p att s hr skall vra
processer fungera och p vilket stt de skall stdjas av systemet. Idealt tar man samtidigt fram
ett antal testfall som skall anvndas d man i samband med leverans testar att man ftt det
som bestllts.
b) Man jmfr de olika affrssystem som finns och vljer det som ger bst vrde fr pengarna.
c) Man skriver avtal om systemet, vilket oftast innebr att man betalar licens och en rlig
underhllsavgift fr att f utnyttja systemet.
d) Man handlar upp tjnster frn en eller flera konsultbolag fr att genomfra leveransen.
e) Nr leveransen r klar anvnds testfallen fr acceptanstestning och eventuella fel rttas till.
f) Anvndarna utbildas och systemet brjar anvndas.
g) Utvrdering av infrandet, jmfrelse kostnad med effekt p lnsamhet i verksamheten.
Att infra ett affrssystem kan allts frenklat jmfras med till exempel att installera ett nytt kk!
Hur vrdar man sina affrssystem?
Efter det att ett system r levererat och godknt fljer oftast en garantiperiod om ett antal mnader.
Under denna tid rttar leverantrer kostnadsfritt fel som upptcks i systemet, det vill sga sdant som
verenskommits i kravspecifikationen men som inte fungerar. Vanligt r ocks att anvndarna brjar
se saker som de skulle vilja ha annorlunda eller helt nya funktioner som de finner vrdefulla. De kallas
frbttringsfrslag. Slutligen behver systemet ses ver ocks ur driftsynpunkt, det kanske pltsligt
ger lnga svarstider, anvndarna har frlorat sitt lsenord, skerheten behver frbttras, databasen
behver utkas eller annat. Detta kan vi kalla daglig versyn av systemet.
Det r inte ovanligt att ett affrssystem lever 15-20 r i en verksamhet. Drfr mste versynen och
hanteringen av fel och frbttringsfrslag hanteras p ett effektivt stt. Det grs inom ngot som
brukar kallas systemfrvaltning (engelska Application Management)

Vad r en uppgradering av ett affrssystem?

En leverantr av ett affrssystem fr kontinuerligt under hela systemets livstid in felanmlningar och
frbttringsfrslag frn alla kunder. Fr att rtta anmlda felen hnder det att det d och d att
leverantren ger ut s kallade patchar som kunden kan vlja att installera hos sig. Det kan jmfras
med uppdateringar av appar och operativsystem p Smartphones. Leverantren har frsts ocks
behov av att frbttra sitt system s att det str sig i konkurrensen. Ibland genomfrs drfr en
uppgradering dr man slr ihop alla genomfrda patchar sedan senaste uppgraderingen och ocks
infr att antal nya funktioner. I vissa fall kan alltsammans ocks innebra ett teknologibyte.
Leverantren skall ha kvalitetsskrat leveransen av patchar och uppgraderingar s att det som
fungerade i tidigare version av standardsystemet ocks skall fungera efter uppgraderingen.
.

Extramaterial Ordlista sorterad alfabetiskt

Acceptanstestning

Se ovan Hur infr man ett affrssystem?

Administration Mode

En instllning i Facile s att behrig administratr kan gra justeringar i

systemet. Normalt kan d endast en person kra Facile samtidigt.

Agil utveckling

Agil systemutveckling innebr att man delar upp utvecklingen i korta

faser dr varje fas skall resultera i en testbar lsning. Detta gr det
lttare under projektets gng att skerstlla att man verkligen utvecklar
det som kunden vill ha.

Analysera loggar

Ett system som Facile skriver kontinuerligt ut uppgifter om olika

hndelser som intrffar i s kallade logg-filer. Genom att g igenom
dessa kan man ibland finna orsaken till att fel uppsttt.

Arbetsflde

Ett arbetsflde beskriver i detalj hur ett objekt (till exempel en

arbetsorder, inkpsorder eller faktura) skall behandlas i verksamheten
fr att godknnas och g vidare. Exempelvis kan man krva ett
godknnande av behrig person innan en arbetsorder fr utfras, en
inkpsorder skickas ivg till leverantren eller betalning av en faktura
fr gras. I ett affrssystem kan man skapa och hantera arbetsflden.

Backup

Betyder skerhetskopiering (det engelska begreppet anvnds oftast)

vilket innebr att spara viktiga filer som exempelvis dokument i en extra
kopia som senare kan terstllas om originalet skadas eller frsvinner.

Best practice

Dokumentation av det bsta sttet att utfra en uppgift, baserat p

jmfrelser mellan olika fretag.

Bugg (ven kallat lus)

Ett fel i affrssystemet, vilket innebr att systemet inte beter sig som
frvntat. Exempelvis kan systemet ge ifrn sig fel vrden, det kan ge
ifrn sig ett felmeddelande trots att anvndaren gjort rtt, eller i vrsta
fall krascha helt.

CFO

Chief Financial Officer, p svenska ekonomidirektr

Fjolltrsk

Ett norrlndskt knamn fr Stockholm.

Fly-bridge

En strre motorbt med en uppbyggd styrhytt.

Fstis

En elektronisk minneslapp som man kan skapa p arbetsbordet p

skrmen p sin pc.

Gantt-schema

En typ av fldesschema som anvnds i projektledning fr att beskriva

olika faser. Det r en grafisk illustration av ett projekts fortgng och
visar beroenden mellan olika projektdelar

Integration av system

Ibland behver ett affrssystem utbyta data med andra system i

verksamheten. Exempelvis kan ett system ha anvndning av
information frn produktionssystemen. Facile har inte ngon modul fr
ekonomi och redovisning. Drfr behver Facile utbyta data med
sdana moduler. Datautbytet grs mjligt genom ngot som kallas
integration av system.

IT-milj fr affrssystem

Fr att systemet skall fungera krvs frutom sjlva affrssystemet en

IT-milj dr systemet kan kras. Den bestr av hrdvara (servrar,
lagringsmedia, skrivare) samt olika sorters mjukvara (operativsystem,
databaser, web-lsare med mera). Alla komponenter (hrdvara och
mjukvara) skall vara av rtt typ och version fr att affrssystemet skall
fungera. Uppdateras ngon komponent i IT-miljn finns risk att
affrssystemet pverkas och i vrsta fall slutar fungera.

Java-gng

En grupp personer som anvnder programmeringssprket Java fr att

utveckla IT-lsningar

Jrn

IT-slang fr server eller dator

Konsult on-site

Nr det konsultbolag som genomfr leveransen har personal p plats i

kundens lokaler kallas det att personalen r on-site. Anvnds ofta i
samband med leveranser frn lgprislnder till exempel Indien, nr
dessa skickar sin personal att vara i kundens lokaler under en lngre
tid.

Kontrollmodulen

Innan en inkpsorder skall skickas ivg eller en faktura betalas skall

den godknnas av auktoriserad person inom Caratos verksamhet och
detta godknnande skall dokumenteras. Detta fr att undvika
oegentligheter. Manuellt skttes det tidigare med hjlp av bruna ppna
kuvert som cirkulerades med internposten i fretaget. Fr att kunna
automatisera denna process har ekonomiavdelningen i Caratso tagit
fram ett regelverk fr hur attestordningen skall vara. Man har sedan
anpassat standardsystemet Facile genom att lgga till en ny modul som
man kallat fr Kontrollmodulen.

Kvalit i IT-projekt

Ett stt att mta kvalit i IT-projekt r att utvrdera tre aspekter,
kostnad (hll projektet sin budget), var leveransen i tid och var
resultatet acceptabelt. Det sista skall bedmas utifrn restlistans lngd
(den skall idealt vara noll) samt utifrn de fel som intrffar under den
nrmaste sex-mnaders perioden efter det att systemet brjat
anvndas. Om dessa senare fel borde ha upptckts vid
acceptanstestningen var testfallen inte tillrckligt bra.

Kvalitetsskring

Man skrar kvalit i ett projekt s tidigt som mjligt genom granskning
av det material som kommer fram i de olika faserna
(kravspecifikationer, testfall, projektplaner med mera). Den slutliga
kvalitetsskringen grs i samband med acceptanstestningen som skall
utfras s omfattande som mjligt.

Kritiska linjen

Den kritiska linjen r den serie aktiviteter (eller en enskild aktivitet) som
bestmmer ett projektets berknade slutdatum. Det innebr att d den
sista aktiviteten p den kritiska linjen r klar r projektet klart. Det
innebr ocks att om ngon aktivitet p den kritiska linjen frdrjs
kommer hela projektet att frdrjas.

Facile-rapport

En sammanstllning av data frn Facile-databasen. Kan till exempel

vara en enkel lista ver alla arbetsorder under en viss mnad, eller mer
komplicerat hur lnge i genomsnitt en faktura har legat i systemet innan
den har blivit godknt. I Facile finns hundratals standardrapporter.
Dessutom har Caratso skapat mnga egna rapporter.

Milestone

En bestmd dag i ett projekt d vissa ml skall ha uppntts fr att

styrgruppen skall kunna bestmma att projektarbetet skall fortstta in i
nsta fas. Ofta frenat med villkor i en betalningsplan.

ODBC koppling

Ett standardiserat stt fr kommunikation mellan ett system och en

databas, till exempel mellan Facile och Oracle.

Outsourcing

Outsourcing av IT innebr att ett fretag lter ngot annat fretag skta
hela eller delar IT-verksamheten.

Poignes d'amour

Love handles. Ingen versttning till svenska tycks existera, mjligen r

krlekshandtag ett etablerat ord?

Recovery

Recovery kallas det nr man efter en datorkrasch terskapar data till

den status de hade innan kraschen

Repstopp

Produktionsanlggningar stoppas under lngre tid fr att genomfra

ndvndiga underhllsarbeten. Som std fr detta arbete anvnds ofta
affrssystem som Facile, varfr systemet mste fungera under de
veckor som stoppet pgr.

Restlista

Nr acceptanstestningen avsljar mnga fel, kan kund och leverantr

komma verens om att leveransen av systemet r godknd, men att
alla fel p en restlista skall rttas kostnadsfritt under en viss tidsperiod.

Sajt

Med en sajt i det hr sammanhanget menas en av Caratsos

produktions- anlggningar, exempelvis Kumla och Borlnge.

Spreadeagle

I Sten-Erik Hks mun r det en sexstllning dr kvinnan ligger p rygg

med benen mycket brett isr.

Storage Area Network

Ett SAN anvnds av stora fretag fr att ge applikationer mjlighet att

lagra stora mngder data.

Support fr affrssystem

Se ovan Hur vrdar man sina affrssystem? Ofta finns en

organisation IT-support dit anvndare skall vnda sig fr att anmla
fel och frndringsfrslag.

Tjoller

Norrlndskt uttryck fr struntprat

Trial-and-error utveckling

Begreppet anvnds nr man inte vet varfr ett fel intrffar, och inte vill
eller anser sig ha tid att analysera felet och dess orsak. Man prvar d
p mf att genomfra frndringar fr att se om felet frsvinner.

Urlus

Lusen har funnits i systemet frn systemets allra frsta version

Utrullning

Nr en IT-lsning skall infras p flera stllen i en verksamhet, gr man

vanligen s att man brjar med att utveckla, testa och godknna en
pilot p ett stlle. Nr den r klar, rullar man ut samma lsning till de
andra stllena.

Verksamhetsprojekt

Det sgs ibland nr man infr ett affrssystem att man genomfr ett ITprojekt. Infrandet av systemet r dock endast en del, inte sllan liten, i
projekt som ytterst syftar till att frbttra verksamheten.

Videomte

I ett videomte kan personer i tv eller flera geografiskt skilda

konferensrum mtas. Ofta gr det till s att man i varje rum har en
skrm dr man kan flja vad som hnder i alla de andra rummen,
ungefr som i en vervakningscentral. Man har ocks tillgng till en
projektor som kan visa samma bild i alla rum samtidigt.

Virtuell server

Virtuell Server r en metod att dela upp en fysisk dator i flera virtuella
servrar.

Wikipedia

Wikipedia r ett flersprkigt webbaserat uppslagsverk med i huvudsak

fritt och ppet innehll som utvecklas av sina anvndare