Reportes Con Crystal Reports

Crystal Reports
SyteLine 7
Primera edicin
MAPICS, Inc.
1000 Windward Concourse Parkway
Suite 100
Alpharetta, GA 30005-8001
www.mapics.com
TM-SL7-CRYSTAL
Gua de capacitacin Crystal Reports de SyteLine

Copyright MAPICS, Inc. 2003
Todos los derechos reservados
Impreso en los EE.UU. Diciembre de 2003
Leyenda de derechos restringidos

El uso, la copia o la divulgacin por parte del gobierno se encuentran sujetos
a las restricciones estipuladas en el apartado (c)(1)(ii) de la clusula Derechos de
Datos tcnicos y software informtico de DFARS 252.227-7013 y
de los Derechos de informacin general de FAR 52.227.14, segn corresponda.
Nombre del contratista: MAPICS, Inc., 1000 Windward Concourse Parkway, Suite 100, Alpharetta, GA 30005-8001.
SyteLine es una marca comercial de MAPICS, Inc. Todos los nombres de productos utilizados en este
manual son marcas comerciales, marcas comerciales registradas o nombres comerciales de sus
respectivas compaas.
Materiales de capacitacin del curso - SyteLine

General
SyteLine 101
Interfaz del usuario de SyteLine
Diferencias de SyteLine 7.03
Fabricacin y operaciones
Lista de materiales/Aviso de cambio de
ingeniera (ECN)
Coproductos y subproductos
Entrada de orden de cliente
Estimacin
Recursos Humanos
Inventario
Fabricacin de trabajo en taller
Entrada de rdenes Conceptos
avanzados
Planeacin
Taller de planeacin y programacin
Compras
Fabricacin repetitiva
Autorizacin de devolucin de material
Programacin
Contabilidad y finanzas
Cuentas por pagar
Cuentas por cobrar
Costeo
Taller de informes financieros
Libro Mayor
Multimoneda en SyteLine
Taller de multisitio
Nmina
Proyectos
Tcnico
Crystal Reports
Taller de desarrollador
Personalizacin de formularios
Perspectiva general de la administracin
del sistema
Paquete de productos de SyteLine
Business Process Management
Business Intelligence - Administration
Business Intelligence - Impromptu
Business Intelligence - PowerPlay User
Business Intelligence - Transformer
Configuration - Basics
Configuration - Modeling
Workflow
Tabla de contenido _____________________________

Prefacio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Gua del manual .............................................................................................................................. 5
Cmo utilizar este manual ............................................................................................................... 6
Principios de un aprendizaje satisfactorio................................................................................. 6
Estructura de secciones del manual ......................................................................................... 8
Comentarios.............................................................................................................................. 8
Ayudas de navegacin de SyteLine ..............................................................................................10
Grfico de teclas de acceso directo ........................................................................................ 10
Barra de herramientas principal de SyteLine ......................................................................... 11
Objetivos y requisitos previos del curso ........................................................................................ 13
Objetivos de este curso...........................................................................................................13
Requisitos previos del curso ...................................................................................................13
Nota para el instructor............................................................................................................. 13
Navegacin por el curso ................................................................................................................ 14
Seccin 1: Diseo de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Creacin de un informe nuevo ...................................................................................................... 16
Ventana Design (Diseo) ........................................................................................................ 17
Exploracin de datos............................................................................................................... 18
Guardado del informe ............................................................................................................. 18
Colocacin y ajuste de tamao de objetos ............................................................................. 18
Uso de lneas guas ................................................................................................................ 19
Movimiento de objetos ............................................................................................................ 19
Cambio de tamao de objetos ................................................................................................ 20
Alineacin de objetos .............................................................................................................. 20
Dar formato a los objetos .............................................................................................................. 21
Dar formato a la apariencia..................................................................................................... 21
Dar formato a los datos...........................................................................................................22
Dar formato a los objetos de texto .......................................................................................... 23
Ejercicio ......................................................................................................................................... 24
Seccin 2: Seleccin de registro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Uso de Select Expert (Experto de Seleccionar) ............................................................................ 26
Comprensin de la diferencia entre datos guardados y datos actualizados........................... 27
Ejercicio................................................................................................................................... 27
Agregado de criterios de seleccin adicionales ............................................................................ 28
Comprensin de las condiciones and y or en los criterios de seleccin.............................. 29
Aplicacin de la seleccin de registros para los campos de fecha ............................................... 30
Ejercicio ......................................................................................................................................... 31
Seccin 3: Ordenamiento, agrupamiento y resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Ordenamiento de registros ............................................................................................................ 34
Agrupamiento de registros ............................................................................................................ 35
Eliminacin de grupos............................................................................................................. 36
Cambio de definicin de grupo ............................................................................................... 37
Ejercicio ......................................................................................................................................... 38
Resumen ....................................................................................................................................... 39
Resumen en comparacin con subtotal.................................................................................. 39
Muestra de resmenes de porcentajes................................................................................... 40
Insercin de totales generales ................................................................................................ 41
Ejercicio ......................................................................................................................................... 42
2003 MAPICS, Inc.
Tabla de contenido
Seccin 4: Creacin de presentaciones de informes-Calidad . . . . . . . . . . . 43

Aplicacin de formatos especiales ................................................................................................ 44
Formato de campo de fecha, hora y fecha/hora ..................................................................... 44
Uso de campos especiales............................................................................................................ 46
Insercin de lneas y cuadros........................................................................................................ 47
Insercin de una lnea............................................................................................................. 47
Insercin de un cuadro............................................................................................................ 47
Insercin de una imagen ............................................................................................................... 49
Ejercicio ......................................................................................................................................... 50
Seccin 5: Objetos de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Combinacin de objetos de texto con campos de la base de datos ............................................. 52
Uso de la opcin Can Grow (Autoextensible) ......................................................................... 52
Ejercicio: Insercin de un campo de la base de datos en un objeto de texto................................ 53
Controle su trabajo.................................................................................................................. 53
Agregado de un campo especial a un objeto de texto .................................................................. 54
Ejercicio: Agregado de un campo especial a un objeto de texto ................................................... 55
Formatos de objeto de texto adicionales ....................................................................................... 57
Ejercicio ......................................................................................................................................... 58
Seccin 6: Conceptos bsicos de frmula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Uso de frmulas ............................................................................................................................ 60
Uso del editor de frmulas............................................................................................................. 61
Definicin de partes de Formula Editor (Editor de frmulas) .................................................. 61
Ejercicio: Cree un informe para utilizar con frmulas.............................................................. 62
Clculos bsicos............................................................................................................................ 63
Ejercicio: Creacin de costo extendido ................................................................................... 63
Ejercicio: Creacin de una suma condicional ......................................................................... 64
Manejo de cadenas ....................................................................................................................... 65
Clculos de fecha bsicos: Agregado de una frmula a otra frmula ........................................... 66
Ejercicio: Aplicacin de frmulas boolenas ................................................................................... 67
Aplicacin de frmulas If-Then-Else ..............................................................................................69
Ejercicio: Uso de formatos condicionales If-then-else ............................................................ 69
Uso de totales actualizados...........................................................................................................70
Running Total Expert (Experto de Total acumulado) (Asistente)............................................ 70
Ejercicio: Totales actualizados en una lista ............................................................................ 71
Seccin 7: Informe condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Uso de Highlighting Expert (Experto de resaltado) ....................................................................... 76
Ejercicio: Uso de Highlight Expert (Experto de resaltado) ...................................................... 77
Formato condicional ...................................................................................................................... 78
Aplicacin de propiedades On (Activado) u Off (Desactivado) ............................................... 78
Propiedades de atributo .......................................................................................................... 78
Ejercicio ......................................................................................................................................... 79
Seccin 8: Formato de seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Cambio de tamao de una seccin ............................................................................................... 82
Ejercicio................................................................................................................................... 82
Dar formato a secciones utilizando Section Expert (Experto de seccin) ..................................... 83
Gua de capacitacin Crystal Reports de SyteLine 2003 MAPICS, Inc.
Tabla de contenido
Section Expert (Experto de seccin)....................................................................................... 83

Section Expert (Experto de seccin) ficha Common (Comn)............................................. 83
Section Expert (Experto de seccin)-ficha Color .................................................................... 84
Ejercicio................................................................................................................................... 85
Creacin de un informe de resumen ............................................................................................. 86
Ejercicio................................................................................................................................... 86
Seccin 9: Agregado de un informe personalizado a SyteLine . . . . . . . . . . 87

Tareas secundarias, procedimientos almacenados y Crystal Reports.......................................... 88
Ejercicio integral ............................................................................................................................ 89
Paso 1: Crear un procedimiento almacenado nuevo .............................................................. 89
Paso 2: Crear el archivo .rpt de Crystal Reports..................................................................... 91
Paso 3: Crear una tarea secundaria nueva ............................................................................ 95
Paso 4: Crear un informe bsico-formulario de criterios ........................................................ 95
2003 MAPICS, Inc.
Tabla de contenido
Prefacio _________________________________________
Gua del manual
Temas de la seccin
Modelo de capacitacin
Principios de un aprendizaje satisfactorio
Secciones del manual
Comentarios
Ayudas de navegacin de SyteLine
Objetivos y requisitos previos del curso
Objetivos de la seccin
Luego de completar esta seccin, usted podr:
Aplicar conceptos de aprendizaje satisfactorios a este curso
Reconocer la navegacin bsica utilizada en SyteLine
2003 MAPICS, Inc.
Prefacio
Cmo utilizar este manual

Este manual tiene el propsito de guiar al participante en las cuatro partes de este modelo
de capacitacin estndar. Estas cuatro partes consisten en:
1. Presentar el tema.
2. Brindar a los estudiantes, a modo de orientacin, una versin simplificada del proceso
o los conceptos que deben aprender.
3. Proporcionar al participante ejercicios que le ayuden a descubrir el tema en
profundidad.
4. Realizar una conclusin del tema.
Si bien cada parte del modelo de capacitacin es importante, el punto fundamental de este
mtodo gira en torno a dos principios que el participante y el profesor deben tener en cuenta.
Estos principios son: (1) Aprendemos a hacer algo hacindolo y (2) debemos aprender tanto
los detalles como los aspectos generales, tanto la aplicacin como el concepto.
Esto significa que los participantes deben realizar actividades detalladas y generales para
aprender este material. No basta con or y comprender. Puede leer ms sobre las actividades
detalladas y generales en la seccin sobre los principios para un aprendizaje exitoso.
No obstante, ningn curso puede transformar a un participante en un experto. Sin
embargo, cuanto ms ayuda brinde el instructor a los participantes con actividades que les
ayuden a aprender, ms pronto adquirirn stos una adecuada capacitacin.
Principios de un aprendizaje satisfactorio
El modelo de capacitacin mencionado anteriormente aplica principios de aprendizaje.

Es eso, sin embargo, todo lo que el participante y el instructor hacen para garantizar el
mximo nivel de aprendizaje? Se trata de un tema cuyo anlisis demandara uno o ms
libros. No obstante, podemos resumir gran parte del mismo al comprender que el
aprendizaje es un proceso biolgico.
Su cerebro no es una computadora
Nuestro cerebro se parece ms a un msculo que a una computadora. El aprendizaje no

es algo que almacenamos en un archivo, sino que desarrollamos. El hecho de que
veamos, oigamos o incluso hagamos algo no significa que lo vayamos a recordar.
Debemos ejercitar nuestro aprendizaje constantemente. Si nicamente trabajamos
durante la clase, seremos como guerreros que desarrollan su resistencia slo los fines de
semana. Aqu le brindamos algunas sugerencias tiles para optimizar su aprendizaje antes
y despus de la clase.
ANTES
Ingrese a SyteLine y familiarcese con las reas en las que trabajar durante el curso.
Lea el manual de SyteLine y los prrafos de textos relacionados con los temas
comerciales.
Responda las preguntas de preparacin que su instructor le haya proporcionado.
Escriba sus propias preguntas.
DESPUS
Apenas finalice la clase, cree notas de revisin y memorandos breves.
Al da siguiente, realice actividades generales y detalladas.
A la semana siguiente, realice actividades generales y detalladas.
Al mes siguiente, realice actividades generales y detalladas.

Prefacio
Actividades generales y detalladas
En cada una de nuestras clases se realizan actividades generales y detalladas. Estas

actividades constituyen un ejercicio de entrenamiento. Su aprendizaje crecer mediante
estas actividades pero, al igual que lo que sucede con los msculos, si slo se ejercita una
vez, no obtendr efectos duraderos. Necesita volver a ejercitar sus rutas neurales. Cuando
realice actividades generales y detalladas, estar volviendo a ejercitarse. Estas
actividades no slo reforzarn lo aprendido, sino que frecuentemente lo ayudarn a
profundizar an ms sus conocimientos.
Las actividades generales le ayudan a resumir y observar las relaciones entre los detalles
de un tema. Le ayudan a crear un modelo donde se incluir la informacin. Las actividades
generales incluyen tareas tales como la creacin de mapas mentales, flujos de procesos,
diagramas de relaciones y principios generales.
Las actividades detalladas le ayudan a comprender la navegacin, los campos
especficos, el efecto de los diversos parmetros y las etapas de cada proceso comercial
necesarias para ingresar al sistema. Las actividades detalladas incluyen tareas tales como
la configuracin de una lista de materiales (BOM), la recepcin de la orden de un cliente y
el embarque del mismo, la ejecucin de informes y el seguimiento contable.
Nuevamente, el primer ejercicio posterior a la clase que desear realizar consistir en
clarificar y consolidar sus notas. Seguramente habr detalles que olvidar. Sin embargo,
puede disminuir considerablemente el volumen de informacin olvidada y el tiempo
dedicado a recordar empleando 10 minutos para crear notas claras.
El aprendizaje es crecimiento
Una determinada cantidad de estudios han confirmado la idea de que el aprendizaje es un

proceso de crecimiento biolgico que requiere repeticin.
RECORDAR
En una determinada cantidad de estudios, se ha descubierto que:
Sin revisin, las personas olvidan entre el 46% y el 80% de lo que han aprendido
dentro de las 24 horas.
Al realizarse un examen de los participantes seis semanas luego de una clase, se

determin que aqullos que realizaron una prueba de revisin de 5 minutos al concluir
la clase recordaron un 150% ms que los que no realizaron una prueba de revisin
apenas terminada la clase.
Las personas aprenden y recuerdan ms cuando: (1) estructuran lo que han aprendido
con sus propias palabras, (2) recitan su aprendizaje y (3) distribuyen su prctica a lo
largo de varios perodos en lugar de practicar todo de una sola vez.
DESCANSOS
Los estudios tambin han demostrado que las personas recuerdan ms si descansan cada
20-50 minutos.
Los psiclogos creen que las huellas neurales demoran de 5 segundos a 15 minutos en
diluirse o consolidarse. Es as como explican que algunos temas se clarifiquen durante un
descanso o inmediatamente despus de regresar del mismo y que tengamos la capacidad
de recordar mayor cantidad de datos inmediatamente despus de un perodo de
aprendizaje que al final.
Realmente necesitamos dejar que la informacin se asiente.
2003 MAPICS, Inc.
Prefacio
Estructura de secciones del manual
Este manual aplica los principios de aprendizaje y el modelo de capacitacin explicados

anteriormente. Cada tema principal debe tener 3 partes --(1) Introduccin,
(2) Descubrimiento y (3) Conclusin.
Parte de la seccin
Definicin
Introduccin
Presentacin o actividad cuyo fin es brindar a los participantes los

aspectos generales sobre un tema o una hora.
Descubrimiento
Prcticas guiadas
Gua etapa a etapa para el anlisis del tema. Generalmente, el
instructor gua a la clase en cada una de las etapas; sin embargo, los
participantes pueden llevar a cabo cada etapa solos, en parejas o en
pequeos grupos.
Referencia
Explicacin de los conceptos, formularios, campos y procesos
principales del tema. Los profesores resaltarn los conceptos
principales en su introduccin y en la prctica guiada pero es posible
que no analicen todos los puntos de estas secciones.
Ejercicios
Oportunidad para que los participantes exploren y practiquen.
Conclusin
Ejercicio que ayuda al participante a estructurar su conocimiento. Las

conclusiones generalmente consisten en una lista de las principales
preguntas de anlisis o en un mapa mental. En ambos casos, el
profesor guiar a la clase durante la conclusin.
Un mapa mental es un mtodo para tomar notas que le permite mostrar
conexiones entre diversos conceptos.
La responsabilidad del profesor consistir en adaptar este manual a cada clase mediante
el agregado o la eliminacin de material segn corresponda.
Comentarios
Como profesores, creamos planes de lecciones y actividades de todo tipo. Pero no

sabremos del xito de nuestros esfuerzos a menos que obtengamos comentarios. Los
comentarios son simplemente una declaracin del efecto de nuestras acciones.
Dichos comentarios pueden obtenerse a travs del lenguaje corporal y los ndices de
rendimiento, como la habilidad para completar un ejercicio, cuestionarios y pruebas. Sin
embargo, es posible que no exista un vnculo directo entre nuestra enseanza y el
rendimiento o el lenguaje corporal de un participante. Es posible que un participante haya
perdido el inters porque estuvo despierto hasta las 5 a. m. jugando videojuegos en su
computadora porttil. Quizs finaliz el ejercicio porque vino temprano y ley el material
previamente. Sin embargo, lo que frecuentemente resulta til para un participante no lo es
para otro. Nunca sabremos el efecto directo de nuestra enseanza si slo observamos los
ndices de rendimiento y el lenguaje corporal que recibamos en los comentarios.
Los comentarios ms precisos provienen de los mismos participantes; son ellos los que
pueden decirnos qu es lo que resulta de utilidad y qu es lo que representa una dificultad.
Pueden decirnos qu est claro y qu no lo est. Los participantes pueden decirnos
exactamente cundo se sintieron aburridos o confundidos o cundo sintieron que
desperdiciaban su tiempo.
Como profesor, mi responsabilidad es recibir y solicitar comentarios. Como participante,
su responsabilidad es brindarlos.
Prefacio
La mejor manera de realizar comentarios es dejar de lado el ego y los juicios de valor. En
lugar de criticar o alabar al profesor (lo hace al utilizar palabras como fantstico, terrible,
capaz, etc.), hable sobre causa y efecto. Aqu le brindamos algunos ejemplos.
Su explicacin de Planeacin de requerimientos de materiales (MRP) [causa] realmente
me aclar el significado del trmino explosin [efecto].
Al comienzo de la sesin de hoy, avanz muy rpido en el anlisis de los formularios
[causa]. Intent mantener el ritmo de la navegacin y ni siquiera pude pensar en los
conceptos [efecto].
Me gust la manera de ensear de Fred [no demasiado til]. Realiz una conclusin
[causa] que result muy clara [efecto]. Se asegur de que tuviramos los descansos
habituales [causa] y eso pareci incidir favorablemente en mi concentracin por la tarde
[efecto].
Causa y efecto. Los comentarios tiles se centran en cmo lo afecta nuestra enseanza.
Si conocemos los efectos de nuestra enseanza, podemos modificar nuestros esfuerzos
para suministrar la clase de servicio que le resulte ms til.
2003 MAPICS, Inc.
Prefacio
Ayudas de navegacin de SyteLine

Grfico de teclas de acceso directo
10
Tecla de
acceso directo
Accin
Ctrl / 1
Alterna entre una vista de Cuadrcula/Formulario y Cuadrcula solamente
Ctrl / 2
Alterna entre una vista de Cuadrcula/Formulario y Formulario solamente
F1
Ayuda de nivel de campo
F2
Pantalla de campo completo
F4
Comienzo de filtro activo/Recuperar datos
F5
Actualizar
Ctrl / F5
Actualizar actual
Ctrl / F4
Cerrar ventana actual
Ctrl / N
Registro nuevo
Ctrl / D
Eliminar
Ctrl / S
Guardar
Ctrl / F8
Activar siguiente recoleccin
F8
Registro siguiente
F7
Registro anterior
Ctrl / X
Cortar
Ctrl / V
Pegar
Ctrl / C
Copiar
F6
Activar segundo panel
Ctrl / Inicio
Inicio del cursor
F12
Ver registro de diagnstico
Ctrl / F12
Configurar diagnstico
Ctrl / TAB
Cambiar a otro formulario abierto
Prefacio
Barra de herramientas principal de SyteLine
Se utiliza para abrir un formulario

Guarda los datos modificados y cierra el formulario
Cierra el formulario activo sin guardar los datos
Registro nuevo
Filtro (como lo hace en Consulta por ejemplo [QBE], realizar una consulta en los
campos del formulario y no en una lista de campos)
Flechas de la barra de desplazamiento/alterna entre los registros de un
formulario activo
Publica o presenta el formulario
Notas para el registro actual - Vacas
Notas para el registro actual - Tiene notas asociadas
Acerca del formulario SyteLine
Muestra la ayuda de un campo en un formulario
Ingresa UDFA/Diseo
Cierra el formulario y lo vuelve a abrir basndose en los cambios realizados en el
Diseo
La Sugerencia de ayuda aparece en la esquina inferior izquierda de la

aplicacin (Barra de estado) aunque su seleccin no se encuentre activa.
2003 MAPICS, Inc.
11
Prefacio
Campos obligatorios, generados por el sistema y de slo lectura

Todo campo requerido para una ventana tendr un fondo amarillo. Si el
fondo es verde, se trata de un campo generado por el sistema y si el fondo
es gris, se trata de un campo de slo lectura.
Campos estndar de la Interfaz grfica del usuario (GUI)

Casilla de verificacin que indica S o NO.
Botn de opcin para seleccionar una opcin entre varias
opciones.
Cuadro desplegable para seleccionar una opcin entre
varias opciones.
12
Prefacio
Objetivos y requisitos previos del curso

Objetivos de este curso
Esta clase est diseada para analizar la mayora de los temas bsicos necesarios para
una persona que modifica los informes existentes de SyteLine 7 o que crea informes
nuevos a partir de cero. Una vez finalizada esta clase, los participantes podrn:
Identificar los elementos de la interfaz Crystal Reports.
Crear un informe nuevo.
Dar formato a los objetos.
Insertar y editar cuadros de texto.
Abrir y utilizar la opcin Select Expert (Experto de Seleccionar).
Definir criterios para la seleccin de registros.
Aplicar la seleccin de registros para los campos de fecha.
Ordenar registros de informes.
Agrupar registros en secuencias significativas.
Modificar grupos.
Resumir y crear informacin de subtotales.
Crear totales generales.
Aplicar formatos especiales a los objetos.
Utilizar campos especiales de Crystal Reports.
Agregar lneas y cuadros.
Insertar imgenes.
Importar elementos en un cuadro de texto.
Dar formato a elementos individuales de un objeto de texto.
Utilizar frmulas bsicas en Crystal Reports.
Utilizar totales actualizados.
Requisitos previos del curso

Ninguno.
Nota para el instructor
Tiene la responsabilidad de seleccionar los temas y las actividades que satisfagan las
necesidades de los participantes. Es posible que, segn la clase, no pueda analizar todo
el material de este manual en un solo da. Asegrese de hablar con los participantes sobre
la planificacin de la clase y seleccione cuidadosamente los temas que desea analizar.
Asegrese de estimar la velocidad de la clase a la mitad de la misma y realice los ajustes
necesarios para tratar los contenidos a los que usted y los participantes asignaron la
prioridad ms alta.
Los ejercicios de esta clase se han diseado para generar debate e intercambio de ideas
entre los participantes. Muchos de los ejercicios no tienen cifras de verificacin. Debe
suministrar dichos comentarios realizando los ejercicios junto con los participantes. Luego,
ellos podrn verificar sus respuestas con las suyas.
2003 MAPICS, Inc.
13
Prefacio
Recomendamos no sustituir los ejercicios con clases tericas y presentaciones. Los
participantes obtendrn el mximo aprendizaje al hacer los ejercicios. Una correcta
proporcin de tiempo para la clase terica y el trabajo del participante es 30%:70%.
Considere la utilizacin de los ejercicios de revisin que se encuentran en el apndice
como parte de la conclusin final de la clase.
Navegacin por el curso

SyteLine agrupa la navegacin para formularios de datos, procesos e informes por funcin
comercial. Por lo tanto, podr orientarse con mayor rapidez, si (1) identifica las funciones
principales analizadas en este curso y si (2) identifica los formularios de datos, procesos e
informes agrupados en dicha funcin.
14
Seccin 1: Diseo de informe__________________

Objetivos
Una vez finalizada esta seccin, estar capacitado para:
Identificar los elementos de la interfaz Crystal Reports.
Crear un informe nuevo.
Dar formato a los objetos.
Insertar y editar cuadros de texto.
2003 MAPICS, Inc.
15
Seccin 1: Diseo de informe
Creacin de un informe nuevo

Puede crear un informe nuevo con Crystal Reports utilizando dos mtodos diferentes.
Haremos hincapi principalmente en la segunda parte de lo siguiente:
Uso de Report Expert (Experto de informes).
Uso de un informe en blanco.
Otro enfoque, quiz con mayor sentido comn, consiste en copiar un informe existente
similar al resultado final que intenta obtener y realizar las modificaciones donde sean
necesarias.
En este ejemplo crearemos un informe en blanco.
1. Abra Crystal Reports y elija la opcin Blank Report (Informe en blanco).
2. Elija el lugar desde donde tomar los datos. En esta instancia, para que el software
Crystal Reports funcione con los procedimientos almacenados, es importante que se
asegure de que Crystal Reports haya almacenado los procedimientos como una
opcin para incluirla como un origen de datos. Haga clic en el botn Options
(Opciones) y seleccione la casilla de verificacin Stored Procedures
(Procedimientos almacenados). Al principio trabajaremos con una conexin ODBC
directa al origen de los datos y luego con los procedimientos almacenados en la base
de datos de SQL Server.
3. Desplcese por la lista de orgenes de datos ODBC hasta encontrar el DSN (Nombre
de origen de datos) de la base de datos App de SyteLine. (Si uno no est configurado
en su mquina, deber hacerlo a travs de Inicio + Configuracin + Panel de control
+ Orgenes de datos [ODBC]). Una vez que est configurado, seleccione SyteLine
App DSN (DSN de App de SyteLine) desde la vista de rbol que se muestra en el nivel
de rbol de ODBC. (En esta instancia se ha denominado SL7App. Probablemente el
suyo sea diferente).
4. Una vez que haya seleccionado el DSN correcto, se le solicitar que seleccione las
tablas con las que desea trabajar desde esa base de datos concreta. En esta instancia,
si trabaja con la base de datos de la Aplicacin SyteLine 7.0, debe seleccionar la tabla
co desde la lista y hacer clic en el botn Add (Agregar).
5. Haga clic en el botn Close (Cerrar).
16

6. Aparecer la ventana Field Explorer (Explorador de campos).
Utilizaremos esta ventana con frecuencia durante el curso, pero por ahora, haga clic en el
nivel de rbol Database Fields (Campos de base de datos) y observe el modo en que
muestra la tabla co. Si expande la tabla co, ver todos los campos de la tabla.
En esta instancia, puede comenzar a arrastrar campos a la ficha Detail (Detalle) del
informe.
Antes de hacerlo, observemos la ficha Detail (Detalle).
Ventana Design (Diseo)
En forma predeterminada, la ficha Detail (Detalle) se divide en cinco secciones:
Encabezado de informe
Encabezado de pgina
Detalles
Pie de pgina de informe
Pie de pgina
En las ltimas secciones, la ficha Detail (Detalle) se analizar con mayores detalles.
Ahora, continuando con nuestro proceso de creacin de informes:
1. Con el Field Explorer (Explorador de campos) y los campos de la tabla co visibles,
haga clic en el campo co_num y arrstrelo a la seccin Details (Detalles) del informe.
Observe cmo el nombre de columna se agrega automticamente al encabezado de
pgina. (Para que aparezca la etiqueta, asegrese de que en File [Archivo] +
Options [Opciones], est seleccionada la opcin Insert Detail Field Titles [Insertar
ttulos de campo de detalle]).
2. Para obtener una vista preliminar de los datos de informe reales y para activar la ficha
Preview (Vista preliminar) en Crystal Reports, seleccione el botn
en la barra de
herramientas principal. (Este botn debe seleccionarse para ejecutar la consulta en la
base de datos).
3. Una vez ejecutada la consulta, se habilitar la ficha Preview (Vista preliminar) y
usted podr ver los datos del informe en esta ficha.
2003 MAPICS, Inc.
17
Exploracin de datos
Puede ver datos reales de un campo en cualquier momento haciendo clic en el botn
(Browse [Explorar]) de la ventana Field Explorer (Explorador de campos).
Puede cerrar la ventana Field Explorer (Explorador de campos) en cualquier
momento. Es una ventana modal sin flotacin. Puede abrir la ventana en
cualquier momento y tambin puede hacer clic en el botn
de herramientas principal.
desde la barra
Una vez que haga clic en el botn Browse (Explorar), ver los primeros 500 campos de
datos nicos para esta columna de la tabla.
Guardado del informe
El guardado de informes se realiza simplemente seleccionando la opcin File (Archivo) +

Save (Guardar) + Save as (Guardar como) en el men principal, o haciendo clic en el
botn
. Guarde el informe como CustomerOrders1.rpt en el disco duro local.
Colocacin y ajuste de tamao de objetos
Antes de pasar a la colocacin y el ajuste de tamao de objetos, debemos agregar ms

campos a nuestro informe actual.
1. Arrastre los siguientes campos adicionales a la ficha Details (Detalles) del espacio de
trabajo de Crystal Reports: co_num, order_date, ship_code y price.
2. A continuacin, haga clic en la ficha Preview (Vista preliminar) para ver el informe
hasta el momento.
Una vez que haya colocado los campos en su informe, probablemente desee cambiar la
posicin o el tamao de los stos. Como el ttulo de la columna se suelta en el encabezado
al mismo tiempo que el campo de datos se suelta en la seccin de detalle del informe, se
predeterminarn en el mismo tamao. Muchas veces, el tamao puede ser demasiado
pequeo o demasiado grande para el espacio necesario en el informe global.
El cambio de posicin y de tamao de los objetos es fcil de realizar en la ficha
Design (Diseo) porque usted est moviendo slo el marcador en lugar de los
datos representativos.
18
Uso de lneas guas
Si desea alinear objetos entre s, puede insertar lneas guas y adjuntar objetos a las
mismas. A continuacin, en un paso puede mover las lneas gua para cambiar la posicin
de todos los objetos adjuntados a la lnea gua.
1. Haga clic en la ficha Detail (Detalle). Observe el modo en que cada campo que se
solt en el informe ha recibido automticamente una lnea gua (para ver la cuadrcula,
asegrese de haber seleccionado Show Grid in Design [Mostrar cuadrcula en
diseo] en File [Archivo] + Options [Opciones]).
2. Puede quitar las lneas gua seleccionando las flechas grises ubicadas en la parte
superior de la ficha Detail (Detalle), haciendo clic en ellas y arrastrndolas hasta el
rea del informe. Para agregar una lnea gua nueva, simplemente haga clic en
cualquier rea de la regla de clculo con cuadros grises.
3. Si sus campos no se adjuntaron a las lneas gua, simplemente debe hacer clic en el
campo y contornear el campo sobre el plano de la lnea gua hasta que las esquinas
adjuntadas del campo cambien a rojo. Es ms fcil realizar esta accin utilizando las
teclas de flechas derecha e izquierda del teclado que el mouse.
Movimiento de objetos
Seleccione un objeto antes de moverlo o cambiar su tamao. Seleccione un elemento

haciendo clic en el campo mismo hasta que quede resaltado. La mayora de las veces,
desear mover el campo y la etiqueta relacionada. Puede hacerlo de dos maneras:
Seleccione un objeto y, con la tecla Mays presionada, seleccione el otro. Se

resaltarn ambos objetos y podr moverlos utilizando el mouse o las teclas de flecha
del teclado.
2003 MAPICS, Inc.
19
Otra forma muy fcil de seleccionar y mover varios elementos es utilizar el mtodo
Lasso. Haga clic y trace un cuadro imaginario que rodee varios objetos que desea
seleccionar. Una vez seleccionados, puede moverlos como un grupo a la posicin que
desee.
Cambio de tamao de objetos
Para cambiar el tamao de un objeto, primero debe seleccionarlo. Esto puede llevarse a
cabo utilizando uno de los dos mtodos antes mencionados.
1. Cuando se selecciona un objeto, ste se resalta mediante un cuadro con pequeas

barras inclinadas. Observe tambin los cuadraditos que rodean el campo. Son
controladores de cambio de tamao de objetos.
2. Puede cambiar el tamao de uno o ms campos de una vez. Una vez seleccionados
los campos, simplemente pase el mouse por encima de uno de los cuadros, haga clic
en l y arrstrelo hasta lograr el tamao nuevo.
Alineacin de objetos
El objeto principal es el objeto con el cual desea alinear los dems objetos. Para que un
objeto sea el principal, primero haga clic presionando la tecla Mays o la tecla Ctrl y, por
ltimo, haga clic en el objeto. El orden en que se realiza esta accin es opuesto al orden
en que se realiza en la personalizacin de formularios de SyteLine 7.0.
Una vez que los objetos se seleccionaron en el orden correcto, seleccione Format
(Formato) + Align (Alinear) en el men principal. Seleccione la alineacin deseada en la
siguiente lista:
Para lograr un diseo de informe ms rpido, puede copiar y pegar objetos de

una seccin a otra rea. Cuando copia un objeto, tambin copia el valor de
datos reales de dicho objeto.
20
Dar formato a los objetos

Una vez que haya colocado los campos en su informe, probablemente desee cambiar su
aspecto. Existen varias opciones disponibles. Para ver las opciones, haga clic con el botn
derecho del mouse en un campo de etiqueta y seleccione Format Text (Dar formato a
texto).
Dar formato a la apariencia
Puede cambiar el color, el tamao o el estilo, as como tambin agregar informacin sobre
herramientas, suprimir (este tema se analizar en detalle ms adelante) y agregar lneas.
Tmese unos minutos para explorar las distintas opciones disponibles en las
fichas de la ventana del cuadro de dilogo Format (Dar formato).
1. En nuestro ejemplo, resalte todos los encabezados de columna y colquelos en
negrita.
2. Quite el subrayado de cada uno de ellos.
2003 MAPICS, Inc.
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Dar formato a los datos
Probablemente desee dar formato a los datos, de modo que se vean diferentes en la
ventana Preview (Vista preliminar). Esta opcin se utiliza con mayor frecuencia en un
campo numrico.
Para dar formato a un campo de datos numrico, haga clic con el botn derecho del mouse
en el campo de la ficha Detail (Detalle) o Preview (Vista preliminar) y luego, haga clic en
Format Field (Dar formato a campo).
En la ficha Number (Nmero) se muestra una cantidad de estilos para formatos numricos.
22

Para ver otras opciones relacionadas con el redondeo, nmeros negativos, moneda,
supresin, separadores decimales y dems aspectos, haga clic en el botn Customize
(Personalizar).
Tmese unos minutos para explorar todas las operaciones disponibles, ya que
las utilizar con frecuencia en la creacin de un informe.
Dar formato a los objetos de texto
Puede dar formato al texto dentro de una etiqueta y tambin puede agregar ms objetos
de texto al informe. Para modificar el texto existente en un objeto de texto, haga clic con el
botn derecho del mouse en el objeto de texto y seleccione Edit Text Object (Editar
objeto de texto). A continuacin, puede cambiar el texto y las palabras individuales y
luego dar formato a las letras en la ventana de objeto de texto.
Agregado de un objeto de texto
Para agregar un objeto de texto nuevo, haga clic en Insert (Insertar) + Text Object
(Objeto de texto) desde el men principal, o bien, haga clic en el botn
desde la barra
de herramientas principal. Entonces tendr un objeto de texto adjunto al cursor. Coloque
el cursor en el lugar que desee ubicar el objeto de texto en el informe y haga clic una vez.
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23
Ejercicio
Este ejercicio combinar lo aprendido acerca de la alineacin, el cambio de tamao y cmo
dar formato a objetos en Crystal Reports.
1. Cambie el tamao de los encabezados de campos y columnas a fin de ubicar los
datos.
2. D formato al campo Price (Precio) para que los precios se impriman sin decimales y
con un signo dlar ($) flotante.
3. D formato al campo co_num para que quede justificado en el centro.
4. Cambie los encabezados de columna para que queden en negrita y azul.
5. Reorganice las columnas para que queden co_num, price, ship_code, order_date.
6. Cree un cuadro de texto de encabezado de informe denominado Informe de orden de
cliente.
7. Cambie el color del texto interior.
8. Agrande el tamao de fuente del cuadro de texto del encabezado del informe y
cmbiele el estilo.
9. Asegrese de que el ttulo se imprima en el centro de la pgina.
10. Agrguele un borde y sombra al cuadro de texto.
11. Guarde el informe.
24
Seccin 2: Seleccin de registro ______________

Objetivos
Abrir y utilizar la opcin Select Expert (Experto de Seleccionar).
Definir criterios para la seleccin de registros.
Aplicar la seleccin de registros para los campos de fecha.
2003 MAPICS, Inc.
25
Seccin 2: Seleccin de registro
Uso de Select Expert (Experto de Seleccionar)

El informe que hemos utilizado hasta el momento imprimir todos los registros de la tabla
co. La mayora de las veces desear limitar la cantidad de registros devueltos.
Para abrir Select Expert (Experto de Seleccionar), elija Reports (Informes) + Select
Expert (Experto de Seleccionar) o haga clic en el botn
principal.
en la barra de herramientas
El criterio de seleccin de registros que utilice no tiene que establecerse sobre

la base de los campos que se encuentran en su informe. Puede elegir cualquier
campo de la base de datos.
En este ejemplo, seleccionaremos el campo co.co_num de nuestra ficha Details (Detalles)
y luego haremos clic en el botn Select Expert (Experto de Seleccionar) para abrir esta
pantalla.
Ya que estamos observando el campo co.co_num, entonces podemos limitar los

resultados de consulta eligiendo una de las opciones de la lista desplegable proporcionada
por Select Expert (Experto de Seleccionar).
Tmese unos minutos para explorar todas las opciones disponibles en el
cuadro de expresiones desplegable de Select Expert (Experto de Seleccionar).
Debe familiarizarse con estas opciones ya que las utilizar con frecuencia.
En este ejemplo seleccionaremos is between (est entre).
Los dos cuadros desplegables estn relacionados con el uso del operador is between
(est entre) y enumerarn los primeros 500 elementos de datos nicos en la tabla para
co_num. Puede elegir nmeros de la lista o ingresar otros.
26
Comprensin de la diferencia entre datos guardados y datos

actualizados
Por diseo, Crystal Reports slo lee la base de datos cuando es necesario. Cuando usted
obtiene una vista preliminar, imprime o exporta un informe a un archivo por primera vez, el
programa ejecuta el informe y actualiza los datos necesarios.
Una vez que est trabajando con los datos que se han devuelto, Crystal Reports actualiza
datos nuevamente slo en estas condiciones:
Si se agregan campos al informe.
Si agrega una frmula que hace referencia a un campo que no estaba en el informe
cuando lo ejecut por primera vez.
Si modifica los criterios de seleccin del registro en Select Expert (Experto de

Seleccionar) para que se incluyan ms registros que cuando ejecut el informe por
primera vez. Se le solicitar que elija Use Saved Data (Usar datos guardados) o
Refresh Data (Actualizar datos).
Si elige Use Saved Data (Usar datos guardados), Crystal Reports no regresa a la
base de datos. Para que Crystal Reports regrese nuevamente a SQL Server,
seleccione la opcin Refresh Data (Actualizar datos).
Siempre puede actualizar los datos seleccionando el botn
Ejercicio
1. Haga clic en Select Expert (Experto de Seleccionar).

2. Elija el lmite del informe utilizando los ship_codes que se encuentran en FED o UPS.
3. Ejecute el informe.
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27
Agregado de criterios de seleccin adicionales

A menudo necesitar ms de un criterio de seleccin para el informe. En este ejemplo,
consideraremos el agregado de un criterio que restrinja un precio mayor que $2.000,00.
Para agregar criterios adicionales en Select Expert (Experto de Seleccionar), lleve a cabo
los siguientes pasos:
1. Abra Select Expert (Experto de Seleccionar).
2. Haga clic en la ficha New (Nuevo) o en el botn New (Nuevo). Aparecer una ventana
de cuadro de dilogo adicional que le permitir elegir el campo en el que desea
agregar criterios adicionales.
3. En este ejemplo, seleccionaremos el campo co.price y haremos clic en OK.

4. Seleccione el operador de seleccin y el monto.
5. El criterio de seleccin nuevo se guarda y el informe se vuelve a ejecutar con el nuevo

criterio de seleccin.
28
Comprensin de las condiciones and y or en los criterios de

seleccin
De forma predeterminada, Crystal Reports vincula varios criterios de seleccin con una
sentencia and. En nuestro ltimo ejemplo, Crystal Reports seleccion registros en los que
ship_code era UPS o FED y price_code era mayor que $2000.
Si desea cambiar el and por un or, vea la frmula de seleccin. Para hacerlo, siga estos
pasos:
1. Abra Select Expert (Experto de Seleccionar).
2. Haga clic en el botn Show Formula (Mostrar frmula).
Aparece la frmula utilizada.
3. Puede cambiar el operador and (y) por un or (o) en esta ventana.
2003 MAPICS, Inc.
29
Aplicacin de la seleccin de registros para los campos de

fecha
A menudo, desear seleccionar registros sobre la base de un campo de fecha.
Probablemente desee ver todas las rdenes del ltimo ao y otras consultas similares.
Para hacerlo, cree una seleccin de registros utilizando la fecha adecuada y, de ser
necesario, los campos de formula.
Cuando seleccione un campo de fecha en Select Expert (Experto de Seleccionar), habr
disponible una opcin nueva In the period (En el perodo) para utilizar en la seleccin
de registros.
La opcin ao-a-fecha se utiliza aqu a modo de ejemplo.
30
Ejercicio
En el siguiente ejercicio crear un informe nuevo utilizando el cliente y la tabla cust_addr.
Junto con los pasos del ejercicio encontrar algunas explicaciones. Vincule tablas y
aplique lo aprendido en esta ltima seccin acerca de Select Expert (Experto de
Seleccionar) y de los criterios de seleccin.
1. Haga clic en el botn New Report (Informe nuevo)
2. Seleccione la opcin As a Blank Report (Como informe en blanco).

3. En la lista de orgenes de datos, seleccione la base de datos de la Aplicacin SyteLine
y agregue la tabla de clientes primero y, a continuacin, la tabla custaddr al informe.
4. Cierre la ventana Table Selection (Seleccin de tabla).
5. Aparecer la ventana Database Expert (Experto de base de datos). Esta ventana se
utiliza cuando se agrega ms de una tabla al informe. Crystal Reports utiliza el
Database Expert (Experto de base de datos) para entender cmo se relacionan las dos
tablas.
6. Deber trazar los vnculos correctos entre las dos tablas. En este caso, las claves
externas son cust_num y cust_seq. Si comienza con la tabla de clientes, seleccione el
campo cust_num, mantenga el botn del mouse presionado y arrastre una lnea al
campo cust_num de la tabla cust_addr. Se trazar un vnculo.
7. Haga lo mismo con el campo cust_seq.
8. Una vez preparada la relacin correctamente, haga clic en OK.
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9. Agregue los siguientes campos al informe y cmbieles el tamao en consecuencia:
customer.cust_num
cust_addr.name
cust_addr.city
cust_addr.state
customer.sales_ytd
10. Aplique los criterios de seleccin que actualizarn slo los registros que tengan un
nmero de cliente entre 1 y 25.
11. Aplique otros criterios de seleccin de registro que tambin arrastren los registros con
un valor de sales_ytd mayor que cero.
12. Una vez ejecutado el informe un par de veces, cambie el operador and (y) por or (o)
y observe la diferencia en los registros devueltos.
13. Guarde el informe como CustomerSales.rpt.
32
Seccin 3: Ordenamiento, agrupamiento y

resumen ____________________________
Objetivos
Ordenar registros de informes.
Agrupar registros en secuencias significativas.
Modificar grupos.
Resumir y crear informacin de subtotales.
Crear totales generales.
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Seccin 3: Ordenamiento, agrupamiento y resumen
Ordenamiento de registros
En forma predeterminada, Crystal Reports muestra los registros en el orden natural, como
estn almacenados en la base de datos.
Para seleccionar campos que desea ordenar para su informe:
1. Haga clic en el botn
o seleccione Reports (Informes) + Sort Records (Ordenar
informes) en el men principal. Aparece el siguiente cuadro de dilogo:
2. En esta ventana puede seleccionar los campos por medio de los cuales desea ordenar
el conjunto de resultados.
3. Seleccione uno o ms campos desde el lado izquierdo de la pantalla.
4. Para agregar ese campo a los campos ordenados, haga clic en el botn Agregar
5. Para quitar un campo de los campos ordenados, haga clic en el botn Remove
(Quitar).
En forma predeterminada, el campo que selecciona se ordenar de modo ascendente.
Puede optar por sustituir este orden seleccionando el grupo de radio Sort direction
(Orientacin) y haciendo clic en Descending (Descendente).
34
Agrupamiento de registros
Probablemente desee dividir los informes en grupos significativos. El agrupamiento de
informes cumple un papel fundamental ya que facilita la lectura, la comprensin y el uso
de los informes.
La mayora de las veces, el agrupamiento se realiza junto con el resumen y los totales. Por
lo tanto, cuando considere la idea de formar grupos; por lo general, estar considerando
la idea de ver la informacin resumida del informe por grupo.
Cuando agrupe registros, agregar reas nuevas al informe. Estas reas nuevas aparecen
en el margen izquierdo de la ficha Details (Detalles). Una vez creado un grupo, alrededor
del rea de detalles, aparece un encabezado de grupo y un pie de pgina de grupo. Cada
grupo que cree, tendr su propio encabezado y pie de pgina.
Adems, cuando inserte un grupo, el campo Group #n Name (Nombre para N de grupo)
se crea automticamente en el Group Header (Encabezado de grupo).
Para agregar un grupo a un informe, realice lo siguiente:
1. Para comenzar a agregar un grupo, seleccione Insert (Insertar) + Group (Grupo) en
el men principal o, en la barra de herramientas Insert Tools (Herramientas de
insertar), haga clic en el botn
dilogo:
. Aparecer entonces el siguiente cuadro de
Puede seleccionar el campo que desea agrupar en el primer cuadro desplegable.

Tenga en cuenta que tambin puede elegir el orden en el que desea ordenar un grupo
determinado. Este orden corresponder slo al ordenamiento dentro del grupo.
2003 MAPICS, Inc.
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2. La casilla de verificacin Keep Group Together (Mantener grupo unido) de la ficha
Options (Opciones) especifica el modo en que el grupo se dividir en varias pginas
al imprimirse. Si se selecciona esta casilla y un grupo determinado abarca ms de una
pgina, Crystal Reports comenzar el siguiente grupo en una pgina nueva.
3. Una vez realizadas las selecciones, puede ver el encabezado de grupo y los pies de
pgina del grupo agregado al informe.
Si agrupa en un campo determinado, ste se quitar del detalle del informe.

De lo contrario, habr campos de datos redundantes en cada grupo.
Datos redundantes
Datos redundantes eliminados
Eliminacin de grupos
Para eliminar un grupo, realice lo siguiente:

1. Haga clic con el botn derecho del mouse en el margen izquierdo de la ficha Detail
(Detalle) junto a Group Header (Encabezado de grupo).
2. Seleccione Delete Group (Eliminar grupo) en el men.
3. Se le solicitar que verifique las acciones. Una vez que haya elegido Yes (S), el
grupo se eliminar del informe.
36
Cambio de definicin de grupo
Si debe cambiar o si decide que ha elegido el campo incorrecto para agrupar el informe,
no es necesario que elimine el grupo. Puede cambiar el grupo con facilidad. Para hacerlo,
realice lo siguiente:
1. Haga clic con el botn derecho del mouse en el margen izquierdo de la ficha Detail
(Detalle) junto a Group Header (Encabezado de grupo).
2. Seleccione Change Group (Cambiar grupo) en el men.
3. Aparecer la ventana de cuadro de dilogo de seleccin de grupo original en la que
puede seleccionar un campo diferente para agrupar por.
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Ejercicio
En el siguiente ejercicio ordenar y agrupar el informe CustomerSales.rpt.
1. Con el informe CustomerSales abierto, ordene el informe de forma ascendente por
cust_num.
2. A continuacin, ordene el grupo de forma descendente por co.cust_num.
3. Luego, agrupe el informe por custaddr.state y observe los resultados.
4. Cambie el agrupamiento para que se realice por co.cust_num.
5. Ahora, agrupe primero por estado y luego por cust_num. Se ver mejor el informe si
elimina el detalle cust_num?
6. Cmo reordenara los grupos? Por ejemplo, cmo ordenara los grupos si deseara
que se ordenen primero por co.cust_num y luego por estado?
(Consejo: haga clic en cada uno de los grupos y arrstrelos uno encima del otro en la
ficha Detail [Detalle]).
38
Resumen
Ahora el informe est ordenado y agrupado de un modo lgico. En la mayora de los casos
esto se realiza para presentar algn nmero agregado o un total por grupo.
Resumen en comparacin con subtotal
Los subtotales, un tipo de resumen, son clculos realizados sobre la base de la suma de
un grupo de valores numricos. Por lo tanto, los subtotales slo se encuentran disponibles
en campos de nmeros o de moneda.
No obstante, un resumen no siempre es un subtotal, ni se basa siempre en valores
numricos. Un resumen puede ser un conteo total de entradas en un grupo o un promedio
de valores numricos. Es el valor generado como resultado de una evaluacin, una cuenta
o un clculo realizado sobre datos pertenecientes a un solo grupo. La informacin de
subtotal o de resumen se agrega al pie de pgina del grupo.
Para insertar un campo de resumen o de subtotal, realice lo siguiente:
1. Seleccione Insert (Insertar) + Summary (Resumen) en el men principal o haga clic
en el botn
. Tambin puede hacer clic con el botn derecho del mouse en un
campo y seleccionar Insert Summary (Insertar resumen) o Insert Subtotal (Insertar
subtotal), dependiendo del tipo de datos del campo.
Si seleccion un campo cuando opt por insertar un resumen o un subtotal,
las opciones dependern del tipo de dato del campo. Si no seleccion un
campo de datos cuando opt por insertar un resumen o un subtotal, tendr
la opcin de elegir un campo.
2. Si no se selecciona un campo de datos, entonces aparecer el siguiente cuadro de

dilogo:
2003 MAPICS, Inc.
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3. Elija un campo con el cual crear un resumen o subtotal, siempre y cuando no haya
uno seleccionado.
Tmese unos minutos para explorar todos los tipos de clculo, puesto que
crear resmenes con frecuencia en el desarrollo de un informe.
4. Seleccione el tipo de clculo que desea realizar para este resumen.
5. Haga clic en OK.
Se agrega un campo de subtotal al informe:
Puede ver la informacin de resumen en la ficha Preview (Vista preliminar):
Quiz prefiera agregar un objeto de texto para describir la informacin de resumen.
Muestra de resmenes de porcentajes
Puede mostrar nmeros como un porcentaje de un grupo que forma parte de un grupo de
amplia base. Los campos de resumen de porcentaje aceptan operaciones de suma,
clculo de promedio, mximo, mnimo, conteo y conteo diferente.
Para agregar un resumen de porcentaje, realice lo siguiente:
1. Seleccione Insert (Insertar) + Summary (Resumen) en el men principal o haga clic
en el botn
. Tambin puede hacer clic con el botn derecho del mouse en un
campo y seleccionar Insert Summary (Insertar resumen) o Insert Subtotal (Insertar
subtotal), dependiendo del tipo de datos del campo.
2. Una vez que haya seleccionado un campo y un operador de clculo, seleccione la

casilla de verificacin Show as percentage of (Mostrar como porcentaje de) y elija
un grupo de nivel superior adecuado para utilizar como denominador.
3. Se insertar un campo de resumen de porcentaje en el pie de pgina del grupo

correcto.
40
Insercin de totales generales
La insercin de totales generales es muy comn en un informe. Por lo general, se colocan

en un pie de pgina del informe.
Para agregar un total general, realice lo siguiente:
1. Seleccione Insert (Insertar) + Grand Total (Total general) en el men principal.
2. Se abre el cuadro de dilogo Insert Summary (Insertar resumen):
3. Seleccione el campo desde el que desea crear un total general.

4. Seleccione el operador matemtico que se aplicar como total general.
5. Haga clic en OK.
Se insertar un campo Grand Total (Total general) en el pie de pgina del informe.
El informe contendr un nmero de total general en la ltima pgina del informe en la ficha
Preview (Vista preliminar).
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Ejercicio
En el siguiente ejercicio continuar utilizando el informe CustomerSales.rpt. Agregar
campos de resumen, campos de porcentaje y un total general al informe.
1. Con el informe CustomerSales abierto, asegrese de haber agrupado el informe por
estado y luego por nmero de cliente.
2. Agregue un campo en el que se calcule el total de ytd_sales de cada estado.
3. Agregue una etiqueta a este campo.
4. Agregue un campo que muestre ytd_sales de cada estado como un porcentaje del
total general.
5. Agregue una etiqueta a este campo.
6. Agregue un total general al informe y una etiqueta a este campo.
42
Seccin 4: Creacin de presentaciones de

informes-Calidad ___________________
Objetivos
Aplicar formatos especiales a los objetos.
Utilizar campos especiales de Crystal Reports.
Agregar lneas y cuadros.
Insertar imgenes.
2003 MAPICS, Inc.
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Seccin 4: Creacin de presentaciones de informes-Calidad
Aplicacin de formatos especiales

Existen varias opciones que le permiten personalizar el informe para obtener una calidad
de presentacin. Por ejemplo:
Fuentes y colores de campos.
Conversiones contables.
Formato de nmeros, moneda, fecha, y hora y fecha/hora.
Texto vertical.
Formato de prrafo (sangra en lnea).
Separacin de caracteres.
En este momento, haremos hincapi en las opciones que an no se han analizado. Ya ha

aprendido el modo en que se cambia el tamao de fuente, el estilo y el color de los campos
y los datos de un informe. Tambin ha aprendido a cambiar propiedades de campos de
nmeros o de moneda, tales como valores negativos, operador decimal, smbolos de
moneda y otros. Ahora, veamos cmo cambiar formatos de fecha y de fecha/hora.
Formato de campo de fecha, hora y fecha/hora
Para modificar el formato de un campo de fecha, haga clic con el botn derecho del mouse
en el campo y seleccione Format Field (Dar formato al campo). Aparecer entonces el
siguiente cuadro de dilogo:
En este cuadro de dilogo, puede seleccionar un formato de fecha del cuadro de lista. Una
vez seleccionado un formato, haga clic en OK.
44

Ver las fechas con formatos:
Tambin puede personalizar los campos de fecha y hora haciendo clic en el botn
Customize (Personalizar).
Tmese unos minutos para explorar todas las variaciones para personalizar
fechas y horas, ya que las utilizar con frecuencia en los informes.
2003 MAPICS, Inc.
45
Uso de campos especiales

Los campos especiales contienen informacin no incluida en la base de datos, pero til
para la calidad de la presentacin global del informe.
Crystal Reports proporciona una cantidad de campos especiales para que usted pueda
agregarlos al informe. Puede obtener acceso a stos a travs del Field Explorer
(Explorador de campos).
Tmese unos minutos para inspeccionar los distintos campos especiales

disponibles. Piense en las diferentes instancias en las que podra utilizar cada
uno.
Para agregar un campo especial a un informe, realice lo siguiente:
1. Abra el Field Explorer (Explorador de campos).
2. En la ventana Field Explorer (Explorador de campos), haga clic y arrastre uno de los
campos a la ficha Details (Detalles) o Preview (Vista preliminar) del informe.
3. El campo se adjunta al cursor; simplemente haga clic en el informe en el que desea
que aparezca el campo especial.
46
Insercin de lneas y cuadros

Si desea que determinados datos o resmenes se destaquen del resto del informe o si
desea mejorar la apariencia global del informe, puede utilizar lneas y cuadros.
Cuando trabaje con lneas y cuadros, probablemente prefiera trabajar en la
ventana Design (Diseo). Esto facilita la vista del rea en la que est trabajando
y asegura que la lnea o el cuadro se coloque correctamente.
Insercin de una lnea
Para trazar una lnea, realice lo siguiente:

1. Seleccione Insert (Insertar) + Line (Lnea) en el men principal o haga clic en el botn
de la barra de herramientas complementaria.
Resultado: Aparece un cursor con forma de lpiz en la pantalla.
2. Coloque la punta del lpiz en el lugar en el que desee que comience la lnea. Haga clic,
mantenga presionado el botn y arrastre la lnea hasta el punto en el que desea que
finalice la lnea. Suelte el botn de mouse.
Para dar formato a la lnea:
1. Haga clic en la lnea para activar los controladores a ambos extremos.
2. Utilice el cursor con flechas en cuatro direcciones para mover la lnea a una nueva
posicin.
Tambin puede cambiar el tamao de la lnea utilizando los controladores de cambio de
tamao ubicados a ambos extremos de la lnea.
Insercin de un cuadro
Para insertar un cuadro en el informe, realice lo siguiente:

1. Seleccione Insert (Insertar) + Box (Cuadro) en el men principal o haga clic en el
botn
Resultado: Aparece un cursor con forma de lpiz en la pantalla.

2. Utilice la punta del lpiz para realizar el trazado. Coloque el lpiz en el lugar en el que
desee que se ubique uno de los ngulos de cuadro y arrastre el mouse hasta el ngulo
opuesto del cuadro. Suelte el botn de mouse.
2003 MAPICS, Inc.
47

Para dar formato al cuadro:
1. Haga clic con el botn derecho del mouse en el cuadro y elija Format Box (Dar
formato al cuadro). Aparecer entonces el siguiente cuadro de dilogo:
Desde aqu puede cambiar el estilo, el ancho, el color, aplicar sombra y hasta rellenar
el cuadro con color.
Tmese unos minutos para inspeccionar todas las opciones para colorear,
aplicar sombra y las casillas de verificacin ubicadas en la parte inferior de
la ventana.
2. Para cambiar la redondez de los ngulos del cuadro, haga clic en la ficha Rounding
(Redondear).
3. Una vez realizadas las selecciones deseadas, haga clic en OK.

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Insercin de una imagen

A menudo, cuando confeccione informes, desear incluir una imagen o un grfico; como
por ejemplo, el logotipo de la compaa.
Podr insertar imgenes y grficos con facilidad trabajando en la ficha Design (Diseo) y
asegurarse de que aparezcan en la seccin que desea.
Para colocar una imagen en un informe, realice lo siguiente:
1. Seleccione Insert (Insertar) + Picture (Imagen) en el men principal o haga clic en el
botn
2. Coloque el archivo de grfico BMP, PCX, TIF, JPG o TGA que desea utilizar en el
informe y haga clic en OK.
3. Se adjuntar al cursor un archivo de imagen. Coloque el ngulo superior izquierdo del
grfico en el sector del informe en el que desea que se coloque y haga clic con el botn
del mouse para soltarlo.
4. Probablemente deba modificar la altura de la seccin que inserta. Puede hacerlo
arrastrando hacia arriba o hacia abajo las lneas divisorias de la seccin gris en la ficha
Detail (Detalle). Recorra con el mouse la lnea hasta que el cursor cambie a una lnea
horizontal con dos flechitas negras, una apuntando hacia arriba y la otra hacia abajo.
Haga clic con el botn del mouse y mantenindolo presionado arrastre la lnea gris
hacia arriba o hacia abajo para agrandar el espacio.
5. Si desea que la seccin entre perfectamente contra el objeto ubicado ms abajo, haga
clic con el botn derecho del mouse en el margen izquierdo de dicha seccin y
seleccione Fit Section (Ajustar seccin).
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Ejercicio
En el siguiente ejercicio continuar trabajando con el informe CustomerSales. Agregar
formatos de calidad de presentacin al informe incluidas lneas, cuadros, color, campos
especiales e imgenes.
1. Con el informe CustomerSales abierto, agregue una lnea fina azul por debajo de los
encabezados de columna.
2. Trace un cuadro alrededor del grupo de nivel de estado. El redondeado de los ngulos
es opcional.
3. Rellene el cuadro con el color que desee.
4. Trace un cuadro con sombra alrededor de los campos Subtotal (Subtotal) de cada
estado.
5. Cambie la fuente de todos los campos del informe a Arial (Arabic).
6. Cambie el color de los Estados a verde.
7. Agregue la ruta del archivo al informe en el ngulo inferior izquierdo de cada pgina.
8. Agregue la fecha y la hora de impresin con etiquetas en el ngulo superior izquierdo
del informe.
9. Agregue la leyenda Page N of M (Pgina N de M) en el ngulo inferior derecho de cada
pgina del informe.
10. Agregue una imagen en el encabezado del informe.
50
Seccin 5: Objetos de texto ___________________

Objetivos
Importar elementos en un cuadro de texto.
Combinar cuadros de texto con campos de base de datos.
Combinar cuadros de texto con campos especiales.
Dar formato a elementos individuales de un objeto de texto.
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Seccin 5: Objetos de texto
Combinacin de objetos de texto con campos de la base

de datos
La combinacin de informacin de texto con la informacin de campo de datos (o varios
campos) es un modo muy til de agregar valores a un informe. A continuacin, se
muestran algunos ejemplos en los que esto podra ser adecuado.
Texto
Campo(s) de base de datos
Salida
Sr.
Contact Name (Nombre de

contacto)
Sr. Bud Bundy
Impreso:
CurrDate (Fecha actual)
Impreso: 2 de febrero de 2002
Costo unitario: $[field1]

Costo extendido: $[field2]
Unit cost & Ext. cost (Costo

unitario y costo extendido)
Costo unitario: $2,00

Costo extendido: $50,00
Para combinar un cuadro de texto con un campo de base de datos:

1. Cree un objeto de texto.
2. Abra el Field Explorer (Explorador de campos).
3. Elija el campo de base de datos que desee agregar.
4. Arrastre el campo al objeto de texto.
Puede insertar varios campos eligindolos a todos juntos de una vez y
arrastrndolos al objeto de texto al mismo tiempo.
SUGERENCIA: No suelte el mouse hasta que no vea una lnea vertical en el
objeto de texto igual al espacio en el que desea insertar los campos de la base
de datos.
EJEMPLO:
Uso de la opcin Can Grow (Autoextensible)
Con frecuencia, el agregado de un campo de la base de datos que tiene longitudes de

campo variadas, ampliar los datos del objeto de texto ms all de la longitud con la que
se traz en el informe. Si selecciona la opcin Can Grow (Autoextensible) Crystal podr
ampliar el tamao del objeto de texto del mismo modo que la caracterstica ajuste de
lnea de un procesador de texto. El cuadro aumentar su tamao en direccin horizontal
para que entren todos los datos. Encontrar esta opcin en el Format Editor (Editor de
formatos). Haga clic con el botn derecho del mouse en el campo y seleccione Format
Text (Dar formato a texto) para abrir el Format Editor (Editor de formatos). El campo Can
Grow (Autoextensible) se encuentra en el ficha Common (Comn).
52
Ejercicio: Insercin de un campo de la base de datos en un

objeto de texto
Este ejercicio mostrar el modo en que se inserta un campo de la base de datos en un
objeto de texto. Siga los pasos a continuacin y comparta los resultados con un
compaero.
1. Cree un informe en blanco en el que se muestre el nombre del cliente, la ciudad y el
lmite de crdito.
2. Agrupe el informe por estado.
3. Aplique un formato y las dems funciones de Crystal que ha aprendido hasta el
momento.
4. Inserte un conteo de resumen para cada grupo en el nombre del cliente.
5. Agregue un cuadro de texto con un mensaje en el que se explique el objetivo del
conteo.
6. Arrastre el conteo de resumen al punto adecuado del mensaje del objeto de texto.
Controle su trabajo
Preview (Vista preliminar)
Design (Diseo)
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53
Agregado de un campo especial a un objeto de texto

El agregado de un campo especial a un objeto de texto involucra el mismo proceso que el
agregado de un campo de la base de datos a un objeto de texto. Los campos especiales
son funciones de Crystal que se utilizan para agregar valores al informe. La siguiente tabla
es una lista de campos especiales.
Page Number (Nmero de pgina)
Page N of M (Pgina N de M)
Report Comments (Comentarios de
informe)
File Autor (Autor del archivo)
Print Date (Fecha de impresin)
Modification Date (Fecha de modificacin)
Record Number (Nmero de registro)
Record Selection Formula (Frmula de
seleccin de registro)
54
Total Page Count (Conteo total de pginas)

Report Title (Ttulo de informe) (File [Archivo]
+Report Options [Opciones de informe])
File Path and Name (Ruta y nombre de archivo)
File Creation Date (Fecha de creacin del archivo)
Print Time (Hora de impresin)
Modification Time (Hora de modificacin)
Group Number (Nmero de grupo)
Group Selection Formula (Frmula de seleccin de
grupo)
Ejercicio: Agregado de un campo especial a un objeto de

texto
1. Agregue la siguiente informacin a un encabezado de informe:
2. Ample el tamao del encabezado a 2 pulgadas.

3. Utilice el botn
para agregar un cuadro de texto al encabezado de informe.
4. Escriba dos lneas de texto similares a sta:
5. Inserte los campos especiales a la derecha del texto. Coloque en negrita slo los
campos especiales.
Cuando agregue cuadros de texto, no olvide agregar $, %, espacios o

cualquier otro signo necesario para que el informe tenga el aspecto de un
informe profesional.
Controle su trabajo
Design (Diseo)
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55
Guarde el informe.
56
Formatos de objeto de texto adicionales

Para dar formato a elementos individuales de un objeto de texto:
1. Haga doble clic en el objeto para colocarlo en el modo Edicin.

2. Seleccione el elemento al que desea dar formato. Los elementos pueden ser una
seleccin de texto o un campo.
3. Haga clic con el botn derecho del mouse en el elemento seleccionado.
Resultado: Obtendr el men contextual.
4. En el men contextual, haga clic en el elemento de men adecuado. Por ejemplo:
Change Font (Cambiar fuente).
Para configurar fichas en un objeto de texto:

1. Haga clic con el botn derecho del mouse en el objeto de texto y luego en Edit Text
Object (Editar objeto de texto).
Resultado: Aparecer la lnea de la regla.
2. Haga clic en la regla en el punto en el que desea que aparezca la ficha.
Para mover una ficha, arrstrela dentro de la regla (en forma horizontal).
Para quitar una ficha, arrstrela fuera de la regla (en forma vertical).
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57
Ejercicio
1. Cambie la fuente y el color de una palabra del ttulo del informe.
2. Personalice la fecha para que se muestre, MM/DD/AAAA.
Controle su trabajo
58
Seccin 6: Conceptos bsicos de frmula ____

Objetivos
Utilizar frmulas bsicas en Crystal Reports.
Trabajar con el editor de frmulas.
Crear frmulas bsicas.
Aplicar el manejo de cadenas.
Realizar clculos de fecha.
Aplicar la frmula booleana.
Crear frmulas If-Then-Else.
Utilizar totales actualizados.
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Seccin 6: Conceptos bsicos de frmula
Uso de frmulas
Los componentes de una frmula incluyen:
Nmeros
Operadores
Funciones
Resmenes
Texto
Otras frmulas
Campos de la base de datos
Desde Field Explorer (Explorador de campos) usted puede:
60
Crear una frmula nueva haciendo clic en el botn New (Nuevo) o haciendo clic con el
botn derecho del mouse + New (Nuevo). Entonces, asigne el nombre de frmula que
ser el encabezado de columna de la misma.
Edite una frmula haciendo clic en el botn Edit (Editar) o haciendo clic con el botn
derecho del mouse + Edit (Editar).
Cambie el nombre de una frmula o elimnela desde el men contextual.
Uso del editor de frmulas

Con el editor de frmulas usted combina campos de la base de datos, nmeros,
operadores, funciones y texto para crear una frmula de trabajo. Puede escribir las
frmulas directamente o, en la mayora de los casos, puede hacer doble clic en la frmula
completa.
Definicin de partes de Formula Editor (Editor de frmulas)
Frmula
Campos de informe
Funciones
Operadores
Report Fields (Campos de informe): Todos los campos de la base de datos y las
frmulas se encuentran disponibles aqu para la seleccin en la frmula. Los campos
y las frmulas que ya figuran en el informe se encuentra en Report Fields (Campos de
informe).
Functions (Funciones): Todas las funciones disponibles se enumeran con sus

argumentos y se organizan por uso. Si ha creado funciones, stas se enumerarn al
final.
Operators (Operadores): Los operadores son smbolos especiales que representan

una accin que se debe tomar y se colocan entre dos o ms valores. Crystal lee y
realiza la accin especificada.
Frmula: La frmula se crea en el cuadro de texto Formula. Los campos, las funciones
y los operadores aparecen en la ubicacin del cursor cuando hace doble clic en ellos
en los cuadros de dilogo antes mencionados. Crystal colocar los [ ] ( ) que sean
necesarios. Si hace doble clic en los operadores y en las funciones, no los colocar
cuando escriba la frmula.
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Ejercicio: Cree un informe para utilizar con frmulas
1. Seleccione File (Archivo) + New (Nuevo) + As a blank report (Como informe en

blanco).
2. Expanda Create New Connection (Crear conexin nueva) + ODBC (RDO) y seleccione
el origen de los datos y la base de datos.
3. Seleccione las tablas de la base de datos CO y COITEM.
4. Borre todos los vnculos y una las tablas por CO-NUM.
5. Haga clic en OK.
6. Seleccione co-num y order-data desde CO (orden de cliente) y co-line, item, order qty
y cost desde coitem.
El diseo debe verse del siguiente modo:
7. Establezca el informe en Landscape (Horizontal) en File (Archivo) + Printer Setup

(Configuracin de impresora).
8. Agrupe el informe por vendedor. (Co.slsmn.)
9. Guarde el informe como formulas.rpt.
62
Clculos bsicos
Los clculos bsicos pueden utilizarse para obtener datos fuera de la base de datos y
realizar funciones bsicas a fin de obtener el resultado deseado. Muchas veces la base de
datos no incluye todos los valores necesarios para un informe detallado.
Ejercicio: Creacin de costo extendido
1. En Field explorer (Explorador de campo), resalte Formula Fields (Campos de

frmula), haga clic con el botn derecho y seleccione New (Nuevo).
2. Colquele a la frmula el nombre Ext. Cost y haga clic en Use Editor (Usar editor)
para mostrar el Formula Editor (Editor de frmulas).
3. En Report Fields (Campos de informe), haga doble clic en coitem.qty-ordered.
4. Presione la BARRA ESPACIADORA y escriba * o seleccione el operador de
multiplicacin (x*y).
5. Haga doble clic en coitem.cost.
6. La expresin debe verse del siguiente modo: {coitem.qty-ordered} * {coitem.cost}.
7. Haga clic en
8. Haga clic en
para verificar si hay errores.

para guardar y cerrar el editor de frmulas.
9. La frmula debe aparecer en el explorador de campos. Haga clic en ella y arrstrela

hacia la derecha de Costo. El informe deber verse de un modo similar al siguiente:
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Ejercicio: Creacin de una suma condicional
1. En Field Editor (Editor de campos), resalte Formulas (Frmulas) y haga clic en New
(Nuevo).
2. En el cuadro Functions (Funciones), en Summary (Resumen), seleccione Sum (Suma)
(fld, condfld).
3. Dentro de los corchetes y antes de la coma, seleccione @Ext. Cost (Costo extendido).
4. Coloque el cursor despus de la coma y seleccione co.slsmn.

5. La expresin debe verse del siguiente modo: Sum ({@Ext. Cost}, {co.slsman})
6. Coloque esta expresin en el pie de pgina de grupo en Ext. Cost (Costo extendido).
7. Agregue un cuadro de texto y coloque el siguiente texto, las frmulas y los campos de
base de datos en el objeto de texto y alinee los nmeros para que se muestren en Ext.
cost (Costo extendido).
Controle su trabajo
Remtase nuevamente a la seccin sobre objetos de texto si necesita ayuda

para agregar campos de la base de datos y campos especiales a un cuadro de
texto. Puede colocar el signo $ en el cuadro de texto y seleccionarlo en Format
Field (Campo de formato) desde el men contextual.
64
Manejo de cadenas
A continuacin, crearemos un informe que contenga informacin sobre un empleado y
aplicaremos algunas frmulas ms. Minimice o guarde y cierre el informe actual.
Regresaremos a l ms tarde.
1. Seleccione File (Archivo) + New (Nuevo) + As a blank report (Como informe en
blanco).
2. Elija la tabla Empleado y la tabla Sueldo de empleado y haga clic en Close (Cerrar).
3. Borre los vnculos y una estas tablas por emp_num.
4. Seleccione Nmero de empleado y Nombre desde empleado.
5. Cree la siguiente frmula, pero no la coloque en el informe.
a. Abra Field Explorer (Explorador de campos), resalte Formulas (Frmulas) y haga
clic en New (Nuevo).
b. Haga doble clic en employee.phone.
c.
En Operators (Operadores), seleccione String (Cadena) + Subscript (Subndice).
d. Escriba 5 to 13 (de 5 a 13) sin las comillas. Guarde y cierre el editor de frmulas.
Ejemplo: {employee.phone} [5 to 13]
e. Controle que no haya errores, guarde y cierre el editor de frmulas.
6. Agregue su frmula a la lnea de detalles.
7. Luego, agregue al informe la fecha de contratacin, pero no agregue el campo de
fecha de contratacin. Crearemos una frmula para demostrar el modo en que se
coloca un campo de fecha en un formato de texto.
a. Resalte las frmulas en el explorador de campos y haga clic en New (Nuevo).
b. Seleccione ToText (x.y,z,w) (Hasta el texto) en la funcin Strings (Cadenas).
c.
Cree la siguiente expresin:

ToText ({employee.hire-date}, "ddd, MMMM d, yyyy")
8. Agregue su frmula al informe.
Controle su trabajo
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65
Clculos de fecha bsicos: Agregado de una frmula a otra

frmula
Puede utilizar frmulas que le brinden un rango de fechas u horas transcurridas entre
fechas en Crystal Reports. Utilice el informe de empleado para calcular una frmula de
Das desde la contratacin en este informe. Siga los siguientes pasos:
1. Resalte Formulas (Frmulas) en Field Explorer (Explorador de campos). Haga clic en
New (Nuevo).
2. Colquele a la frmula el nombre Days since hire (Das desde contratacin).
3. En la funcin Date and Time (Fecha y hora), seleccione currentdate (fecha actual) y
luego agregue el campo employee.hire-date.
4. Guarde la frmula.
5. Cree una frmula nueva y nmbrela time with company (tiempo en la compaa).
6. Cree la siguiente frmula: {@days since hire} / 365.
7. Guarde esta frmula y agrguela al informe. Esto puede resultar til para determinar
beneficios.
Controle su trabajo
Frmulas utilizadas:
Days since hire: CurrentDate - {employee.hire-date}
Time with company: {@Days since hire} / 365
Guarde y cierre el informe.
66
Ejercicio: Aplicacin de frmulas boolenas

Puede cambiar la pantalla del resultado de frmulas booleanas en File (Archivo) + Options
(Opciones) + Fields (Campos). Las opciones vlidas son 0/1 T/F, True/False
(Verdadero/Falso), Y/N o Yes/No (S/No). Un ejemplo de las instancias en las que se
utilizan frmulas booleanas es cuando aparece True (Verdadero) o False (Falso) en un
informe de ventas para rdenes superiores a $ 50.000.
1. Abra el informe de frmula, desarme el grupo de vendedores y agrpelo en un nmero
de orden.
2. Inserte un subtotal para la columna Costo extendido.
3. Cree una frmula nueva denominada High Line Sale (Venta de primera lnea).
4. Cree la siguiente expresin: @Ext. cost > 10000
5. Colquela en los detalles del informe.
6. A continuacin, cree una frmula para High Sales (Ventas de primera lnea):
Sum ({@Ext. Cost}, {co.co-num}) > 50000.
Consejo: ya es una frmula, haga doble clic en la frmula y en > 50000. No use comas
para separar el lugar de los miles.
7. Coloque esta frmula en el pie de pgina del grupo.
Controle su trabajo
Design (Diseo)
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68
Aplicacin de frmulas If-Then-Else

Las frmulas If-then-else son frmulas condicionales. Esto significa que SI (IF) se cumple
una condicin, entonces ocurrir determinada accin. Y Si no se cumple, entonces ocurrir
otra accin. Contine utilizando estos informes de frmula y complete este ejercicio.
Ejercicio: Uso de formatos condicionales If-then-else
Esta frmula mostrar un mensaje diferente en funcin del total de ventas por orden:
Si las ventas de lnea > $12.000-Venta enorme
Si las ventas de lnea > $5.000-Venta promedio
Si las ventas de lnea <= $ 5.000-Venta baja
1. Cree una frmula denominada Sales Rating (Clasificacin de ventas).

2. Escriba la siguiente frmula:
if {@Ext. Cost} > 12000 then 'Pendiente'
else if {@Ext. Cost} > 5000 then 'Promedio'
else 'venta baja'
3. Colquela en los detalles del informe.
Controle su trabajo
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Uso de totales actualizados

Los totales actualizados son los totales que se muestran registro por registro. stos
pueden utilizarse para generar el total de todos los registros del informe, del grupo, etc.;
hasta llegar al registro actual incluido este ltimo. El tipo ms bsico de total actualizado
es el de una lista nica. Vea el cuadro que se muestra a continuacin para comprender el
concepto de total actualizado.
Valores
Total actualizado
2=2+0
6=2+4
12 = 6 + 6
20 = 12 + 8
Este ejemplo muestra un total actualizado para una SUMA distinta de los totales
actualizados que incluyen conteo, conteo diferente, promedio, etc. Los totales actualizados
se adaptan especialmente para totalizar estas funciones:
Mostrar valores de un total acumulado cuando se calcula registro por registro.
Totalizar un valor independiente del grupo del informe.
Totalizar un valor de forma condicional.
Totalizar un valor una vez aplicada una frmula de seleccin de grupo.
Totalizar un valor a partir de la tabla de conduccin de una a varias relaciones de

vnculo.
Running Total Expert (Experto de Total acumulado) (Asistente)
El Running Total Expert (Experto de Total acumulado) crea el total solicitndole que
seleccione un campo para resumir, la operacin de resumen a utilizar, una condicin a
partir de la cual se basa la evaluacin y una condicin sobre la cual se restablece la
evaluacin.
Los totales actualizados pueden utilizarse en un campo de la base de datos o

en un campo de frmula, pero no pueden utilizarse para calcular el total de una
frmula de tiempo de impresin.
70
Colocacin de totales actualizados
El cuadro que se muestra a continuacin ejemplifica la conducta de los totales actualizados

segn el lugar del informe en el que se encuentra.
Ubicacin
Resultados
Encabezado de informe
Devuelve el primer registro del informe.
Encabezado de pgina
Crea un total actualizado hasta el primer registro, incluido ste, de la

pgina actual.
Encabezado de grupo
Crea un total actualizado hasta el primer registro, incluido ste, del

grupo actual.
Detalles
Crea un total actualizado para cada registro.
Pie de pgina de grupo
Crea un total general para cada grupo.
Pie de pgina
Crea un total actualizado hasta el primer registro, incluido ste, de la

pgina siguiente.
Pie de pgina de informe
Crea un total general que incluye todos los registros.
Ejercicio: Totales actualizados en una lista
1. Abra el informe de frmulas y el Field Explorer (Explorador de campos).

2. Haga clic con el botn derecho del mouse en Running Total Fields (Campos de total
acumulado) y seleccione New (Nuevo) para obtener acceso al Running Total Expert
(Experto de Total acumulado).
3. Escriba un nombre para el total actualizado. En este ejemplo, mantendremos un total

actualizado por lnea; por lo tanto, lo llamaremos Line by Line Total (Total lnea por
lnea).
4. Coloque el cursor en el campo para resumir y resaltar @Ext.Cost y haga clic en
.
El valor predeterminado para Type of Summary (Tipo de resumen) es Sum (Suma). Esto
es correcto.
5. En Evaluate (Evaluar), elija For each record (Para cada registro).
6. En Reset (Restablecer), elija On change of group (Al cambiar de grupo).
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71

7. El Expert (Experto) debe verse del siguiente modo:
8. Haga clic en OK para aceptar el total actualizado.

9. Colquelo en los detalles del informe.
72
Controle su trabajo
Design (Diseo)
Hay dos puntos a tener en cuenta. En primer lugar, observe la vista preliminar
en la que el total actualizado de la ltima lnea es equivalente a la frmula
@Ext. Cost. Esto indica que hemos calculado el total actualizado
correctamente. En segundo lugar, en la ficha Design (Diseo), las frmulas
tienen un smbolo @ y los totales actualizados tiene un signo # delante de
ellos.
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74
Seccin 7: Informe condicional________________

Objetivos
Utilizar Highlighting Expert (Experto de resaltado).
Utilizar un formato condicional.
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75
Seccin 7: Informe condicional
Uso de Highlighting Expert (Experto de resaltado)

Este Expert (Experto) le permite aplicar con rapidez los formatos condicionales para los
campos de nmero y de moneda actuales. En un cuadro de dilogo, puede aplicar:
Color de fuente.
Color de fondo.
Estilo de borde.
Format (Formato) + Highlight Expert (Experto de resaltado)

Para usar el Highlight Expert:
1. Abra Highlight Expert (Experto de resaltado) haciendo clic en Format (Formato) +
Highlight Expert (Experto de resaltado).
2. Seleccione una comparacin del cuadro value-is (valor-es).
3. Ingrese un valor numrico en el cuadro adyacente.
4. Establezca la fuente, el color, el fondo y el borde.
5. Aplique frmulas nuevas segn sea necesario. Utilice la flecha de prioridad para
especificar la prioridad de cada frmula.
6. Haga clic en OK para regresar al informe o en New Item (Elemento nuevo) para
agregar otra condicin.
76
Ejercicio: Uso de Highlight Expert (Experto de resaltado)

Resalte en rojo las lneas menores que $500.
Resalte en azul las lneas mayores que $10000.
Verifique su trabajo
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77
Formato condicional
El formato absoluto se utiliza cuando cada instancia de un elemento u objeto es la misma,
independientemente de su contenido. Cuando debe dar formato a objetos sobre la base
de condiciones o situaciones diferentes, utilice el formato condicional.
Aplicacin de propiedades On (Activado) u Off (Desactivado)
En Format Editor (Editor de formatos) simplemente puede seleccionar una casilla para
suprimir el objeto definitivamente.
Para suprimir este campo slo cuando el valor sea menor que $5000, haga clic en el botn
Formula (Frmula)
y escriba {co.cost} > 5000. Haga clic en OK cuando termine.
Propiedades de atributo
Estas propiedades son idnticas a las propiedades ON (Activado) u Off (Desactivado),

pero son realmente condicionales. Dado el ejemplo anterior, agreguemos otro color:
If {co.cost} < 5000 then red else black.
O
If {co.cost} < 5000 then red else if {co.cost} < 15000 then black else green.
78
Ejercicio
D formato a los campos de formulas.rpt para que los valores verdaderos se vean en azul
y los falsos en granate.
Luego, coloque los valores del total actualizado (ventas de lnea) en anaranjado si tienen
un valor inferior a $5000 y en verde si tienen un valor superior a $20.000.
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79
80
Seccin 8: Formato de seccin ________________

Objetivos
Cambiar el tamao de una seccin.
Dar formato a secciones con Section Expert (Experto de seccin).
Crear un informe de resumen.
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81
Seccin 8: Formato de seccin
Cambio de tamao de una seccin

Cuando inicia un informe, a las secciones se les asigna un tamao predeterminado. Quiz
desee que haya un espacio adicional entre los registros del informe, en tal caso deber
arrastrar la seccin detalles pulgada en Design (Diseo).
Para cambiar el tamao de una seccin:
1. Pase el cursor por el borde inferior de la seccin en la que desea cambiar el tamao.
2. Cuando el cursor cambie a cursor de cambio de tamao, arrastre los lmites para que
la seccin se agrande o se achique.
La seccin puede ser ms corta que el lmite inferior del objeto ms bajo.
Puede utilizar el comando Fit Section (Ajustar a la seccin) del men contextual del rea
para eliminar el espacio en blanco no utilizado. El tamao de la seccin cambiar
automticamente.
Ejercicio
Cambie el tamao del encabezado de informe e inserte el grfico que prefiera.
82
Dar formato a secciones utilizando Section Expert

(Experto de seccin)
El Section Expert (Experto de seccin) es una herramienta til que le permite dar formato
a secciones del informe en forma absoluta o condicional utilizando una frmula. Para abrir
Section Expert (Experto de seccin), puede optar por uno de estos tres mtodos:
Utilice el icono
Haga clic con el botn derecho del mouse en Section (Seccin) en Design (Diseo) y
en Format Section (Dar formato a seccin).
Seleccione Format (Formato) + Section (Seccin) en el men desplegable.
Section Expert (Experto de seccin)
El Section Expert (Experto de seccin) contiene estos botones:
Insert (Insertar): Agrega una parte al informe; la seccin resaltada se agregar

cuando haga clic en Insert (Insertar).
Delete (Eliminar): Quita la seccin resaltada del informe.
Merge (Fusionar): Combina secciones en una nica seccin.
Section Expert (Experto de seccin) ficha Common (Comn)
A excepcin de las opciones Free-From Placement (Colocacin en formato libre) y Hide

(Oculto), todas las opciones de esta ficha pueden establecerse en forma condicional o
absoluta. La aplicacin de frmulas depende del formato de condicin que aplique a la
seleccin. Por ejemplo, si desea suprimir determinada informacin cuando se cumple una
condicin, puede marcar la casilla Suppress (Suprimir), hacer clic en el botn Formula
(Frmula) y crear una condicin para cuando se supriman los datos. La mayora de estas
opciones se explican por s solas; sin embargo, revisaremos un par de selecciones no
intuitivas:
Free Form Placement (Colocacin en formato libre)
Seleccione esta casilla de verificacin para colocar objetos en un entorno de formato libre
similar al de un programa de dibujo.
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83
Keep Together (Mantener juntos)
Cuando esta casilla de verificacin est seleccionada, Crystal mantiene todas las lneas
de la seccin juntas, en la pgina actual (si hay lugar) o en la siguiente (si no hay lugar).
Underlay Following Sections (Colocar debajo de las siguientes

secciones)
Seleccione esta casilla de verificacin si desea que el objeto seleccionado se coloque

debajo de la o las siguientes secciones cuando se imprima. Por ejemplo, puede crear un
Grupo N 2 e incrustarle un objeto (grfico, logotipo, imagen, etc.) y Crystal lo utilizar
como una marca de agua.
Formatting with Multiple Columns (Formato de varias columnas)
Esta opcin slo est disponible desde la seccin Details (Detalles) y le permite mostrar
informacin en un formato de columna en contraposicin al formato de uno debajo del otro.
Un ejemplo de este formato son las etiquetas de envos postales.
Las casillas de verificacin y las selecciones disponibles son distintas para cada
seccin del informe. Esto quiere decir que, si desea obtener los mismos
resultados de una casilla de verificacin especfica en varias secciones, deber
resaltar cada seccin por separado y seleccionar esa casilla para cada seccin.
Section Expert (Experto de seccin)-ficha Color
En la ficha Color, puede seleccionar distintos colores de fondo para cada seccin del
informe. Puede dar formato a una seccin con esta ficha seleccionando la seccin a la
derecha de la ficha. El Section Expert (Experto de seccin) mostrar cada seccin y las
secciones recientemente creadas.
Seleccin de un color de fondo
1. Haga clic en el botn Background Color (Color de fondo) para la seccin resaltada y
seleccione un color del men desplegable.
2. Al hacer clic en el botn Formula (Frmula)
, puede ingresar una frmula booleana
para que el color de la seccin sea condicional. Si desea utilizar ms de un color, utilice
la frmula If-Then-Else. O, quiz desee un informe de lneas verdes, en cuyo caso
puede utilizar la siguiente frmula:
84

If Remainder (RecordNumber, 2) <> 0 then green else NoColor
El informe debe verse del siguiente modo:
Ejercicio
D formato a cada seccin del informe para que tenga distintos colores. En la seccin
Details (Detalles), utilice el ejemplo anterior para imprimir las dems lneas en un color
diferente.
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Creacin de un informe de resumen

Todos los informes creados hasta el momento son informes de detalle. Supongamos que
usted es un gerente y slo desea ver montos globales o informacin resumida. Recuerde
la seccin en la que analizamos el formato de secciones. Haba una opcin para suprimir
u ocultar que har esto.
Los informes de resumen son fciles de crear a partir de un informe de detalles. Debe tener
al menos un grupo y un campo de resumen. Entonces puede ocultar los detalles.
Ocultar en comparacin con Suprimir
Cuando crea el informe de resumen, debe decidir si los usuarios podrn explorarlo. Esto
es, si podrn ver otros datos adems de los totales resumidos.
Hide (Ocultar) (Drill down OK) (Detalle activado)
Con este parmetro seleccionado, los usuarios vern una lupa que indica que pueden
explorar este campo en detalles.
Suppress (Suprimir) (No Drill Down) (Sin detalle)
Con este parmetro seleccionado, no puede ver otros datos que no sean los totales
resumidos. Es un informe de resumen verdadero y los detalles no pueden verse.
Ejercicio
Vaya a Section Expert (Experto de seccin). Seleccione la seccin Details (Detalles) y

haga clic en Hide (Ocultar). Vea los resultados y analice los detalles. A continuacin,
regrese al Section Expert (Experto de seccin), quite la marca de seleccin de Hide
(Ocultar) y elija Suppress (Suprimir). Vea los resultados. Cul es la diferencia entre estas
dos opciones? Analice las diferencias con un compaero.
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Seccin 9: Agregado de un informe

personalizado a SyteLine __________
Objetivos
ste es un ejercicio acumulativo para potenciar al mximo la capacitacin que ha recibido

hasta el momento. La idea es combinar sus habilidades de personalizacin con el aspecto
tcnico de Crystal Reports. Al finalizar esta clase, usted estar capacitado para:
Crear un formulario de SyteLine nuevo de cero.
Agregar los componentes adecuados al formulario para pasar los parmetros de

informe.
Crear una tarea secundaria en SyteLine y asignarla a un informe.
Crear un informe en Crystal a partir del procedimiento almacenado.
Dar formato al resultado del informe de Crystal.
Almacenar y obtener acceso al procedimiento almacenado de forma adecuada.
2003 MAPICS, Inc.
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Seccin 9: Agregado de un informe personalizado a SyteLine
Tareas secundarias, procedimientos almacenados y

Crystal Reports
En este momento, comenzaremos el recorrido por los temas relacionados con la creacin
de informes. En las siguientes pginas, realizar un ejercicio en el que incluye la creacin
de un formulario de opciones para informes, un procedimiento almacenado y un informe
de Crystal creado desde el procedimiento almacenado. Es importante comprender lo que
sucede una vez que el usuario ingresa los parmetros de informe y la informacin en el
formulario y opta por imprimir el informe. La siguiente seccin describir lo que sucede en
SyteLine 7.0 entre el momento en se presiona el botn Imprimir y el momento en que se
genera realmente el informe.
SyteLine 7.0 controla la ejecucin de un informe como una tarea secundaria que se debe
ejecutar. Por lo tanto, tiene sentido suponer que debe haber alguna clase de cola que
contenga las tareas que se deben ejecutar. Adems, debe haber una aplicacin
responsable de la ejecucin de estas tareas secundarias (inclusive la ejecucin de
informes). Probablemente se pregunte si existe tambin algn lugar en el que el usuario
pueda crear tareas secundarias nombradas que puedan ejecutarse como controladores de
eventos, es decir, haciendo clic en un botn.
La respuesta a todas estas preguntas es s.
1. La cola se denomina formulario Tareas secundarias activas (que en realidad es
simplemente una vista de la tabla ActiveBGTask). Puede abrir el formulario en
cualquier momento para ver las tareas que se estn ejecutando (LISTO) o (EN
EJECUCIN).
2. La aplicacin responsable de interrogar la tabla ActiveBGTask se denomina
Taskman. Taskman es un servicio NT que atiende las tareas nuevas que se asentarn
en la tabla ActiveBGTask con un estado de LISTO y ejecuta la tarea.
3. Existe un formulario en el que el usuario puede agregar tareas secundarias nombradas
y otorgarle parmetros, tales como un informe y un nombre de informe. Esto se realiza
desde el formulario Definicin de tarea secundaria.
4. Una vez que Taskman haya terminado la tarea, sta podr verse en el formulario
Historial de tareas secundarias. Se recomienda ver las tareas activas tambin en
este formulario para ver las horas de inicio/fin y los indicadores de finalizacin con
xito/falla.
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Ejercicio integral
El siguiente ejercicio ser una revisin acumulativa de la creacin y la personalizacin de
formularios y de Crystal Reports. Al completar este ejercicio, obtendr un informe simple y
un formulario de opciones para informes que podr utilizar al iniciar un informe de
SyteLine. A lo largo de este ejercicio se analizar una arquitectura de inicio de informes de
SyteLine limitada.
Una vez completado este ejercicio, usted habr:
Creado un formulario nuevo desde cero.
Agregado dos cuadros combinados mejorados y un botn.
Agregado una lista de orgenes en los cuadros combinados.
Agregado eventos al botn.
Nombrado y guardado el formulario.
Creado un procedimiento almacenado en el Analizador de consultas.
Creado un informe en Crystal utilizando el procedimiento almacenado.
El objetivo de este ejercicio es crear los componentes necesarios para permitirle al usuario
seleccionar el nmero de orden inicial y final e iniciar un informe que muestre el
encabezado de orden y la informacin de lnea para las rdenes, agrupados y resumidos
por vendedor.
Paso 1: Crear un procedimiento almacenado nuevo

1. Abra el Analizador de consultas.
2. Cambie la lista desplegable de la base de datos a la base de datos de capacitacin.

(Aparecer algo similar a SyteLine_App o demo).
3. Escriba el cdigo que se muestra a continuacin en el Analizador de consultas:
CREATE PROCEDURE RPT_OrderByNumberSp(
@StartingOrder OrderNoType = Null,
@EndingOrder OrderNoType = Null)
AS
SET @StartingOrder = ISNULL(dbo.ExpandKyByType('coNumType',
@StartingOrder), dbo.LowString('coNumType'))
SET @EndingOrder = ISNULL(dbo.ExpandKyByType('coNumType',
@EndingOrder), dbo.HighString('coNumType'))
SELECT co.co_num,
co.order_date,
co.slsman,
coitem.co_line,
coitem.item,
coitem.qty_ordered,
coitem.price
FROM
JOIN
ON
WHERE
co
coitem
coitem.co_num = co.co_num
co.co_num >= @StartingOrder AND co.co_num <= @EndingOrder
GO
2003 MAPICS, Inc.
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4. Pruebe su procedimiento almacenado utilizando la siguiente informacin:
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Paso 2: Crear el archivo .rpt de Crystal Reports
1. Abra Crystal Reports seleccionando Inicio + Programas + Crystal Reports.
2. Seleccione Using the Report Expert (Uso del Experto de informes) en el cuadro de
dilogo Welcome to Crystal (Bienvenido a Crystal).
3. Haga clic en OK en Crystal Report Gallery (Gallera de informes de Crystal).

4. Expanda Create new Connection (Crear conexin nueva) + ODBC en el siguiente
cuadro de dilogo y luego la base de datos, por ejemplo: SyteLine_APP.
5. Una vez que la base de datos se haya expandido deben aparecer dos opciones:
Tables (Tablas) y Stored Procedures (Procedimientos almacenados). Si no est
seleccionada la opcin Stored Procedures, haga clic con el botn derecho del mouse
en la base de datos y seleccione Options (Opciones) para ingresar al cuadro de
dilogo Options y seleccionar Stored Procedures.
6. Una vez seleccionada la opcin Stored Procedures, expndala, busque su

procedimiento almacenado y muvalo a la lista Selected Tables (Tablas
seleccionadas).
2003 MAPICS, Inc.
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7. Establezca los campos de parmetro para que admitan valores Nulls (Nulos). Esto
permitir que el informe se ejecute abierto de par en par.
8. Haga clic en OK para regresar a Data Explorer (Explorador de datos) y luego haga clic
en Close (Cerrar).
9. Haga clic en Next (Siguiente) y luego agregue todos los campos del procedimiento
almacenado.
10. Haga clic en Next y pase al cuadro de dilogo Group (Grupo).

11. Agregue Salesman (Vendedor) y CoNum (Nmero de columna) a la columna Group
By (Agrupar por).
12. Haga clic en Next para pasar a los resmenes del informe.
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13. Quite CoLine (Lnea de columna) de la ficha Salesman.
14. Quite todas las entradas de la ficha CoNum.
Esto se realiza para que slo se vean los totales del grupo principal del
informe Salesman. Puede elegir distintas opciones durante los pasos 13-15
para proporcionar un tipo diferente para el informe. No hay una respuesta
correcta o incorrecta para las opciones de agrupamiento, pero algunas
opciones son ms intuitivas para los usuarios finales de este informe. Otros
grupos lgicos sern Estado, Cliente o Cdigo postal.
2003 MAPICS, Inc.
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15. Hemos trabajado con Report Expert (Experto de informes) y ahora debemos realizar
algunos retoques especiales al formato del informe. Por lo tanto, debemos hacer clic
en el botn Design Report (Disear informe). El objetivo ahora es embellecer el
resultado del informe. Tmese cinco minutos para dar formato al informe.
Es ms fcil dar formato al informe en la ficha Design (Diseo). Los cambios
de formato del ejemplo a continuacin incluyen, cambios de fuente en los
ttulos de columna, signos de dlar donde corresponda, barra verde
(funcin de resto), el agregado de un ttulo, fecha de impresin, nmeros de
pgina, el cambio de tamao de campos, el formato de fecha (quitar el
elemento de la hora), la eliminacin de valores duplicados y otros.
El informe debe verse de un modo similar al siguiente:
16. Guarde el archivo .rpt en la carpeta correcta con el nombre xxxOrderByNumber. La

ubicacin de esta carpeta es c:\archivos de programa\
Frontstep\Taskman\Informe\Informes (xxx corresponde a sus iniciales).
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Paso 3: Crear una tarea secundaria nueva
1. Abra el formulario Definicin de tarea secundaria e inicie un registro nuevo.

2. Colquele a la tarea el nombre xxxOrderByNumber (xxx corresponde a sus
iniciales).
Recuerde este nombre. Se utilizar como BGTaskName en el formulario de
opciones para informes como una variable que regresar a Taskman. Se
debe agregar a ese formulario cuando lo escriba en este formulario. Cpielo
al portapapeles para volver a utilizarlo con facilidad.
3. Introduzca una descripcin para la tarea.

4. Ingrese el nombre del informe como xxxOrderByNumber (xxx corresponde a sus
iniciales). Este nombre ser el mismo nombre que el del archivo .rpt, sin el .rpt.
5. Seleccione RPT como el tipo ejecutable.
6. Guarde el registro. Siguiendo con el mismo ejemplo, a continuacin se incluye un
ejemplo del modo en que se debe ver el formulario:
Paso 4: Crear un informe bsico-formulario de criterios

Debe tener permisos de edicin de Desarrollador de sitios para poder crear un
formulario.
1. Cree un formulario nuevo haciendo clic en Form (Formulario) + Definition
(Definicin) + New (Nuevo).
2. Una vez abierto el cuadro de dilogo Specify Form Name and Type (Especificar
nombre y tipo de formulario), otrguele un nombre al formulario que indique su funcin
general.
3. En el campo Form Type (Tipo de formulario), seleccione Build From Scratch (Crear
desde el principio).
2003 MAPICS, Inc.
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4. No es necesario seleccionar un origen de datos para este formulario ya que ste
actuar simplemente como un formulario de opciones para informes. En realidad, lo
que haremos ser pasar los parmetros de este formulario al procedimiento
almacenado.
5. Haga clic en Next (Siguiente) y luego en Finish (Finalizar) para que aparezca la
ventana Form Properties (Propiedades del formulario). Puede ingresar una
descripcin o slo dejarla en blanco y hacer clic en OK.
6. Una vez abierto el formulario en blanco, deber agregar el cuadro Enhanced Combo
(Combinacin mejorada). Este componente se utilizar para el nmero de orden
inicial. En la ficha General de la ventana de propiedades de componente, seleccione
Enhanced Combo de la lista desplegable Type (Tipo).
7. A continuacin, escriba CoNumVar (Variacin de nmero de columna) en el cuadro

de dilogo Component Class (Clase de componente).
Regrese al modo de tiempo de ejecucin y vea la clase de funcin que proporciona.

8. Vaya a la ficha Data (Datos) y haga clic en el botn Binding (Enlace).
9. Seleccione Variable (Variable) de la lista desplegable y haga clic en Edit (Editar).
10. EscribaStartingOrder (Orden inicial) en el campo Variable.
Haga clic en OK para regresar al cuadro Components Attributes (Atributos de

componentes). Debe verse del siguiente modo:
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11. A continuacin, deber agregar una etiqueta esttica junto al cuadro de combinacin.
12. Repita los pasos 6 al 10 para el nmero de orden final.
13. A continuacin, deber agregar dos variables al formulario.
14. En Edit Mode (Modo de edicin), navegue hasta Edit + Variable y haga clic en New
(Nuevo).
15. La primera variable disponible es BGTaskName y debe verse del siguiente modo:
El valor debe ser idntico al Nombre de definicin de tarea. Utilice las opciones copiar
y pegar para asegurarse de que sean idnticos.
16. La segunda variable es BGTaskParms. Son los cuadros combinados y deben verse
del siguiente modo:
17. A continuacin, agregue al formulario un botn de comando. Colquele el ttulo Print

(Imprimir).
18. Vaya a la ficha Behavior (Comportamiento) y escriba Generate Report (Generar
informe) como evento primario.
19. Haga clic en el botn Primary (Primario) y luego en el botn New (Nuevo) para
ingresar un controlador de eventos nuevo.
20. Seleccione Run Bakcground Task (Ejecutar tarea secundaria) en la lista
desplegable Type (Tipo).
21. Haga clic en el botn Parms (Parmetros) y luego en el botn Type Specific
Parameters (Ingresar parmetros especficos) e ingrese el nombre de la tarea
secundaria del paso 1 de este ejercicio.
2003 MAPICS, Inc.
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22. Ingrese la siguiente informacin: estos son parmetros que pasarn al procedimiento
almacenado que reunir la informacin correcta para el informe.
23. Haga clic en OK tres veces para regresar a la lista de controladores de eventos.
24. Haga clic en New una vez ms para agregar un controlador de eventos ms.
25. Esta vez, seleccione RunScript (Ejecutar secuencia de comandos) de la lista
desplegable Type.
26. A continuacin, escriba ReportSubmitted (Mensaje enviado) en el campo Parms.
27. Al escribir ReportSubmitted, en la ventana de comando, aparecer el siguiente texto:

SubMain ()
MsgBox GetStringValue("sTaskSubmitted"), vbOKOnly, ThisForm.Caption
Esto har que emerja un cuadro de mensaje que le permite al usuario saber que la
tarea se ha ingresado.
28. Cierre la ventana de comando y haga clic en el botn Done (Finalizar).
29. Organice y alinee los componentes del formulario de modo que se vean presentables
y guarde la definicin del formulario. El informe debe verse de un modo similar al
siguiente:
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30. Pruebe su trabajo. Ingrese dos nmeros de orden y haga clic en Print (Imprimir).
El historial de tareas secundarias asignar a su solicitud un nmero de ID de proceso. En

este caso es el 158 y puede ver los parmetros que pasa el formulario en el cuadro de
dilogo Task Parameters (Parmetros de tarea).
Hemos finalizado
La pantalla de arriba muestra el resultado del ejercicio acumulativo. Probablemente, sus

resultados no sean iguales al del ejemplo.
2003 MAPICS, Inc.
99
100

Reportes Con Crystal Reports

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Gua de capacitacin Crystal Reports de SyteLine

Leyenda de derechos restringidos

Materiales de capacitacin del curso - SyteLine

Tabla de contenido _____________________________

Seccin 1: Diseo de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Seccin 2: Seleccin de registro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Seccin 3: Ordenamiento, agrupamiento y resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

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Gua de capacitacin Crystal Reports de SyteLine

Seccin 4: Creacin de presentaciones de informes-Calidad . . . . . . . . . . . 43

Seccin 5: Objetos de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Seccin 6: Conceptos bsicos de frmula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Seccin 7: Informe condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Seccin 8: Formato de seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Gua de capacitacin Crystal Reports de SyteLine 2003 MAPICS, Inc.

Section Expert (Experto de seccin)....................................................................................... 83

Seccin 9: Agregado de un informe personalizado a SyteLine . . . . . . . . . . 87

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Gua de capacitacin Crystal Reports de SyteLine

Gua de capacitacin Crystal Reports de SyteLine 2003 MAPICS, Inc.

Principios de un aprendizaje satisfactorio

Secciones del manual

Ayudas de navegacin de SyteLine

Objetivos y requisitos previos del curso

Luego de completar esta seccin, usted podr:

Aplicar conceptos de aprendizaje satisfactorios a este curso

Reconocer la navegacin bsica utilizada en SyteLine

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Gua de capacitacin Crystal Reports de SyteLine

Cmo utilizar este manual

Principios de un aprendizaje satisfactorio

El modelo de capacitacin mencionado anteriormente aplica principios de aprendizaje.

Su cerebro no es una computadora

Nuestro cerebro se parece ms a un msculo que a una computadora. El aprendizaje no

Responda las preguntas de preparacin que su instructor le haya proporcionado.

Escriba sus propias preguntas.

Apenas finalice la clase, cree notas de revisin y memorandos breves.

Al da siguiente, realice actividades generales y detalladas.

A la semana siguiente, realice actividades generales y detalladas.

Al mes siguiente, realice actividades generales y detalladas.

Actividades generales y detalladas

En cada una de nuestras clases se realizan actividades generales y detalladas. Estas

Una determinada cantidad de estudios han confirmado la idea de que el aprendizaje es un

Al realizarse un examen de los participantes seis semanas luego de una clase, se

2003 MAPICS, Inc.

Gua de capacitacin Crystal Reports de SyteLine

Estructura de secciones del manual

Este manual aplica los principios de aprendizaje y el modelo de capacitacin explicados

Presentacin o actividad cuyo fin es brindar a los participantes los

Ejercicio que ayuda al participante a estructurar su conocimiento. Las

Como profesores, creamos planes de lecciones y actividades de todo tipo. Pero no

Gua de capacitacin Crystal Reports de SyteLine 2003 MAPICS, Inc.

2003 MAPICS, Inc.

Gua de capacitacin Crystal Reports de SyteLine

Ayudas de navegacin de SyteLine

Alterna entre una vista de Cuadrcula/Formulario y Cuadrcula solamente

Alterna entre una vista de Cuadrcula/Formulario y Formulario solamente

Ayuda de nivel de campo

Pantalla de campo completo

Comienzo de filtro activo/Recuperar datos

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