Planeamiento Con Ms Project 2010

Administrador de Proyectos MS Project 2010
Integracin con Costos y Presupuestos con S10
Mdulo: Administrador de Proyectos con Ms Project 2010
Vista: www.systematic.edu.pe

MICROSOFT PROJECT 2010
DESCRIPCIN DE LA GESTIN DE PROYECTOS.

Microsoft Project es una aplicacin de gestin de proyectos, que ayuda a organizar un proyecto en
diferentes tareas y en un tiempo determinado.
QU ES UN PROYECTO?
Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final establecidos, que tiende a
alcanzar un objetivo claro. A la hora de crear un proyecto hay que tener en cuenta algunos aspectos
antes, durante y al final del mismo:
Antes del proyecto:
Definir el proyecto, determinando cules son las tareas que hay que realizar para conseguirlo.
Identificar quin se encargar de cada tarea.
Detallar cundo se va a comenzar cada una de esas tareas y cunto se va a tardar en realizarlas.
Determinar el coste total del proyecto.
Durante el proyecto:
Anotar cundo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.

Indicar qu problemas van surgiendo.
Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas, informando de los
mismos a las personas implicadas en el proyecto.
Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto.
Al finalizar el proyecto:

Evaluarlo para realizar proyectos ms efectivos en el futuro, teniendo en cuenta las sugerencias
de las personas participantes.
DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO

Una vez que hemos definido nuestro proyecto slo nos queda decidir cmo y cundo se alcanzar el
objetivo previsto en el mismo. Un proyecto est formado por las partes siguientes:
Tareas: Tambin se les llama pasos y definen el mbito del objetivo del proyecto. Tras definir el
proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos
elementos qu tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las
vacaciones, los elementos seran: lugar de vacaciones, medio de transporte, personas que van,... Y las
tareas por ejemplo para el lugar de vacaciones seran: visitar agencias de viajes, ver qu lugares estn
disponibles en una fecha, reservar hotel,...
Al identificar las tareas hay que organizarlas jerrquicamente, en la llamada Estructura de

descomposicin del trabajo. Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que
hasta que no se hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar
simultneamente.
Tambin tenemos que detallar la duracin, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea.
Project permite especificar la duracin en semanas, das, horas o minutos. Normalmente, para
estimar la duracin de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos:
1.
2.
3.
4.
Informacin histrica, recogida de otros proyectos similares.

Participacin de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias.
Intuicin de alguien que la ha realizado anteriormente.
Indeterminacin. Cuando no se tiene otra informacin.
Hitos: Representan la finalizacin de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project, los
hitos suelen tener como duracin cero ya que marcan la finalizacin de un plan. Cada vez que se
concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querr decir que
el proyecto se ha concluido.

Recursos: En los recursos estn incluidas las personas, herramientas,

instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Adems de detallar los recursos
necesarios debemos tener en cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento.
GESTIN DE PROYECTOS
Con Microsoft Project se pueden mantener bajo control todos los elementos anteriormente
mencionados. Gracias a este software de gestin de proyectos podemos:
Ver cmo algn cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto.
Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen que hacer y cundo
tienen que hacerlo.
Cmo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar?:
Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de Planificacin, una vez que se han
establecido las tareas a desarrollar y los recursos con los que se cuenta, se puede aumentar la
efectividad del proyecto basndonos en sugerencias y trucos que estos ofrecen.
Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo el seguimiento de las tareas, si
se van realizando como se esperaban, si hay algn retraso en su finalizacin,... y tambin se tiene
en cuenta los imprevistos que puede haber.
Comunicacin de los resultados del proyecto: Como generalmente son muchas las personas que
participan en un proyecto, stas tienen que estar informadas para que puedan trabajar
efectivamente. Mediante el uso de los informes, se puede presentar la informacin necesaria en
cada caso.
Evaluacin del proyecto: Project almacena toda la informacin relacionada con las tareas, los
costes,... y esta informacin ayuda a realizar la evaluacin final del proyecto. Tambin permite
hacer sugerencias para proyectos futuros.
Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden ayudar en diversos
momentos del planteamiento y la ejecucin de un proyecto, quizs las dos ms tiles son el
Diagrama de Gantt, que se encarga del tiempo en el que se programan las tareas, y el Diagrama Pert,
que aclara la relacin entre las mismas.

Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea est representada por una barra horizontal, y se
sitan a lo largo de un perodo de tiempo llamado escala temporal, de forma que la longitud de cada
barra corresponde al tiempo que se tiene estimado para cada tarea. Tambin a travs del diagrama
de Gantt podemos ver la relacin entre tareas, cuando varias barras horizontales se unen entre s
indicando que una tarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que realizar cuando haya
terminado la anterior.
Diagrama Pert: Este diagrama nos interesa en el caso de que queramos

comprobar las relaciones de las tareas y no tanto su duracin. En el diagrama Pert las tareas estn
representadas por recuadros, llamados nodos, que contienen informacin de las mismas, y cuando
varias tareas estn relacionadas, bien porque una vaya inmediatamente despus de otra bien porque
una dependa de otra, se unen por lneas.
EJECUCIN DEL PROGRAMA
Una vez aclarados algunos aspectos tericos vamos a ver cmo se ejecuta el programa MICROSOFT
PROJECT 2010 .
1. Desplegamos el Botn INICIO.

2. Vamos hasta la opcin PROGRAMAS.
3. Ubicamos Microsoft Office
3. Seleccionamos MICROSOFT PROJECT 2010.
CREAR UN ARCHIVO
Inicie el programa
En el Men Archivo haga clic en la opcin Nuevo

Clic en Proyecto en blanco y posteriormente en CREAR
En este momento se debe definir si la programacin se har a partir desde la fecha de finalizacin o
de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalizacin, las
tareas que no requieran una fecha especfica se programarn lo ms tarde posible, en lugar de
hacerlo lo ms pronto posible).

Cuando ya tenga toda la informacin clara:
Haga clic en la ficha Proyecto Informacin del Proyecto

En el cuadro de dilogo que aparece escriba:
Fecha de comienzo escriba la fecha de comienzo del proyecto. El programa calcular

automticamente la fecha de fin.
Programar a Partir de Escoja si va a utilizar la programacin desde el inicio o desde el final del
proyecto
Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe ponerse es en el cuadro Fecha
de Fin y dejar constante la Fecha Inicio del Proyecto
Por defecto el programa utilizar la fecha del da que aparece en el cuadro Fecha de Hoy para
iniciar la programacin. Si usted desea iniciar desde otra fecha modifquela.
Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo
CALENDARIO DEL PROYECTO
Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de
calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en
general.
Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre a
medio da. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las
tareas y los recursos.

Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m.
cinco das a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la maana.
24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los das de la semana, sin
detenerse.
Para modificar cualquiera de estos calendarios segn las necesidades del proyecto:
Haga clic en la ficha Proyecto Cambiar Tiempo de Trabajo
Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cules son los das de descanso que
afectan la programacin y las horas de trabajo que se vaya a implementar en el proyecto.
Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los recursos.
Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden.
Aparecer, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir: si modificar algn
calendario base o va a crear uno totalmente nuevo.

Modificar Un Calendario Base
En el cuadro Para Calendario, seleccione el nombre del calendario base que desea modificar.
S solo desea modificar un da: En la casilla Excepciones escriba el nombre con que identifique el
cambio, en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio.
Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un da, usted puede escribir la duracin
de varios das, semanas o meses.
Clic en Detalles. En el cuadro que aparece escriba la informacin sobre la excepcin
Si usted marca la excepcin como un da laborable, inmediatamente se activar la opcin Desde

y Hasta. Para escribir la informacin en este cuadro, haga clic en la casilla donde desea escribir y
presione la tecla F2.
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Para terminar clic en aceptar
Si desea modificar un da de la semana: Resalte el da de la semana que desea cambiar

presionado la techa Shift (Maysculas) y desplazndose con las fechas.
En la pestaa Semanas Laborales escriba el nombre para su identificacin
Clic en Detalles.
En el siguiente cuadro escriba las caractersticas de esta semana y por ltimo de clic en Aceptar.
En cada uno de los anteriores casos observe que el cambio que hizo aparece resaltado con un color
diferente segn el tipo de informacin que usted haya ingresado.
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En el cuadro de dilogo del calendario, puede observar la convencin que utiliza Project para cada
caso.
Crear Un Calendario Nuevo
Lo ms recomendable es cada que se vaya a crear un nuevo proyecto, crear un calendario donde se
defina los das que se van a trabajar, das que tiene un mes, horas a la semana, etc.
Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:
Clic en Archivo Opciones

Clic en Programacin. En la seccin Opciones de calendario para este proyecto, realizar los
cambios necesarios segn los requerimientos del nuevo calendario.
Cuando haya terminado, d clic en Aceptar.

Abra nuevamente la ficha Proyecto Cambiar Tiempo de trabajo.
Haga clic en Crear Calendario
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En el cuadro Nombre escriba el nombre con el que vaya a identificar el calendario del proyecto.
Seleccione la opcin Crear nuevo calendario base o active la opcin hacer una copia del
calendario base si desea adaptar un calendario existente.
Clic en Aceptar
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En la pestaa Semana laborales escriba un nombre que identifique el calendario y la duracin

Clic en Detalles
Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto.
Se debe tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un da (ejemplo: lunes, domingo)
debe dar clic en Aceptar para que Project vaya almacenando la informacin
Cuando toda la informacin haya sido ingresada, el calendario aparecer con otro color diferente al
que tena inicialmente.
Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. El error ms frecuente es

generar los cambios en una sola semana.
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APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO
Clic en Proyecto Informacin del Proyecto

En el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicar al proyecto.
Clic en Aceptar.
AGREGAR TAREAS AL PROYECTO

Por defecto, cuando se abre Microsoft Project 2010 aparece el Diagrama de Gantt. Si esto no ocurre
haga clic en Tarea Ver - Diagrama de Gantt
Al identificar las tareas podemos trabajar directamente en Project. Para ello primero abrimos el
archivo de trabajo y realizamos el siguiente procedimiento:
1. Decide si Project programa las tareas automticamente o manualmente:
o Automticamente: Project 2010 programa las tareas con duracin estimada y fechas
de acuerdo a la fecha de inicio del proyecto.
o Manualmente: Project 2010 programa las tareas sin duracin ni fechas. Se las ingresa
manualmente.
2. Escribe la tarea y presiona enter.
3. Si escogiste automticamente, observa que la fecha de comienzo es la establecida en la
definicin del proyecto.
4. Escribe la siguiente tarea y presiona enter.
5. Observa que se asigna automticamente un nmero a cada tarea.
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Repite el proceso hasta ingresar todas las tareas del proyecto.
ORGANIZACIN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA
En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el
programa est preparado para organizar las tareas con una estructura jerrquica desde la
perspectiva ms amplia a la ms detallada.
Las tareas se dividen en dos tipos:
Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas
tareas representan los captulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares,
concretos, etc.
Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales
asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas.
Ejemplo: Excavacin de 0 2 m, instalacin de mesn de acero inoxidable.
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1. Convertir una tarea en una subtarea:
Seala la tarea que vaya a modificar

En la ficha Tarea, en el grupo lgico Programacin haga clic en Aplica Sangra a la tarea
Se aplicar Sangra a la tarea sealada. La tarea superior se convertir en una tarea de resumen. Las
tareas de resumen aparecen en Negrilla y se muestran en el rea del grfico como una barra negra.
Para aplicar y quitar sangras ya deben estar escritas todos los captulos (tareas resumen de
actividades).
Para anular la sangra simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento
pero al final haga clic en Anula la Sangra a la tarea.
Al generar tareas y subtareas aparecen los signos ms y menos que permiten mostrar y ocultar las
subtareas.
2. Insertar la tarea resumen del proyecto
Haga clic en la ficha Archivo, Opciones, Avanzado

En la seccin Mostrar opciones para este proyecto
Active la opcin Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto
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Tambin se la puede mostras de la siguiente manera
Clic en la ficha Formato

En el grupo lgico Mostrar u Ocultar
Activar la casilla Mostrar tarea de resumen del Proyecto
ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO
Existen ms de 20 vistas integradas en Microsoft Project 2010, unas asociadas con tareas,
otras con recursos y otras con asignaciones.
Para acceder a ellas, Project 2010 ha incrementado una ficha llamada VISTA.
Dentro de ella, podemos acceder a los siguientes grupos lgicos segn la necesidad.
-
Vista de tareas
Vista de recursos
Datos
Zoom
Vista en dos Paneles
Ventana
Macros
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Para cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla:
1. Clic en Diagrama de Gantt u Organizador de Equipo

2. Escoger ms vistas
Cambiar de una vista a otra no modificar los datos, simplemente reemplazara la anterior forma de
ver los datos.
Si desea cambiar la configuracin del men:
En Mas Vistas
Seleccione la Vista que desea mostrar y haga clic en Modificar.
Aparecer el cuadro de dialogo Definicin de una vista en el cual debe activar la casilla Mostrar
en el Men.
Para eliminarlas de men Ver se hace el mismo procedimiento y se quita la verificacin de Mostrar
en el Men.
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ESCALAS TEMPORALES
La escala temporal aparece en el rea del grfico de un proyecto. Project puede mostrar
hasta tres escalas de tiempo cada una de ellas llamadas nivel. Por ejemplo: Ao Mes
Semana, Ao Semana - Da.
El nivel superior muestra el periodo de tiempo ms extenso y el nivel inferior muestra el
perodo de tiempo ms detallado. La escala temporal predeterminada muestra dos niveles:
das dentro semanas
Para definir las opciones de la escala temporal, siga estos pasos:
Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal. (El ms conveniente es
utilizar el Diagrama de Gantt)
Clic en la ficha Vista
En el grupo lgico Zoom escoger Escala temporal
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Aparecer el cuadro de dilogo Escala Temporal que tiene cuatro fichas: Nivel Superior, Nivel
Intermedio, Nivel Inferior y Periodo No Laborable.
El nivel intermedio es el que generalmente se modifica segn los requerimientos de la programacin,

lo ms comn es mostrar la programacin en semanas y das.
TABLAS
Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. El programa
Project 2010 permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que estn relacionados o
modificar una tabla existente para agregar, cambiar o quitar las columnas.
Para cambiar la tabla de una vista:
Haga Clic en la ficha Vista

En el grupo lgico Datos clic en Tablas
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Si la tabla aparece en el submen, haga clic en el nombre. Si no aparece haga clic en Ms

Tablas.
En el cuadro de dialogo que aparece, haga clic en la tabla que desee.
La tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. Para esto se lleva a cabo el mismo
procedimiento explicado anteriormente y en el cuadro de dialogo Mas Tablas haga clic en Modificar.
Usted puede insertar o eliminar toda la informacin que quiera. Recuerde que esta informacin no
se perder sino que quedar oculta en la base de datos del archivo.
Si desea eliminar una columna desde el escritorio, haga clic sobre el Encabezado de la columna y
pulse la tecla Suprimir. La columna desaparecer, pero seguir existiendo en la base de datos y
puede recuperarse en cualquier momento.
ORDENAR LA INFORMACIN EL PROYECTO
Cuando se vaya a ordenar una tabla lo podemos hacer en orden alfabtico o numrico basndose en
un campo en particular. Por Ejemplo: Se podra organizar las tareas por Fecha de Inicio, por
Duracin, por Predecesoras, etc.
Los pasos para ordenar la informacin de un proyecto son:
Muestre la vista donde aparezca la informacin que va a ordenar.
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Haga clic en Proyecto Ordenar

En el submen que aparece se muestran los campos ms utilizados. Si desea ordenar por otro
campo que no se muestre en el submen haga clic en Ordenar por.
Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar y las opciones que tiene para ordenar la informacin.
i no est seguro de querer cambiar la numeracin de las actividades del proyecto, asegrese que la
casilla Renumerar Tareas Permanentemente este desactivada.
DURACIN DE LAS TAREAS
Si usted ha escogido una programacin automtica de las tareas, en el momento en que escriba una
tarea, Project le asignar una duracin estimada de 1 da, simplemente para tener algo que mostrar
en el Diagrama de Gantt.
Todos los valores del campo Duracin que vayan acompaados de un signo de interrogacin se
consideran como duraciones estimadas.
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Las duraciones pueden ser escritas en:
Minutos (m o min)
Horas (h o hr)
Das (d o d)
Semanas (S o sem)
Meses (me o ms)
Para escribir la duracin de las tareas:
Muestre el Diagrama de Gantt

En el campo duracin de cada tarea, escriba el perodo estimado que se demorar para
ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de interrogacin para indicar que es la duracin
estimada)
Pulse Enter.
Con este procedimiento se irn creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del diagrama se
calcularn automticamente, segn las fechas que se definieron en la informacin del proyecto.
Mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y sucesoras,
la fecha de todas las tareas ser la misma que la fecha desde la que se va a programar el proyecto
Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo especfica, independiente de los das laborales,
se puede escribir una duracin transcurrida. Este tipo de tareas es utilizado generalmente en
actividades que despus de iniciadas no pueden detenerse o que son independientes de las
programaciones del proyecto, Por ejemplo: Fraguado de Concreto, Secar Pintura, etc. Las duraciones
transcurridas se programan 24 horas al da, 7 das a la semana, hasta que finalicen. Para especificar
una duracin transcurrida se debe escribir una t despus de la unidad de duracin, por ejemplo: 3dt
para tres das transcurridos
DEPENDENCIA DE TAREAS
Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en
cuenta estas cuatro relaciones:
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Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea
predecesora
Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora.
Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea
predecesora.
Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea
predecesora. Este tipo de vnculo no se utiliza normalmente, aunque est disponible.
Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:
Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede generarse en cualquiera de las
hojas de tareas, pero en el Diagrama de Gantt es donde mejor se observa el efecto de los
vnculos)
En la tabla de este grfico por defecto aparece la opcin de tareas predecesoras.
Para definir estas relaciones existen dos mtodos: Escribir directamente la identificacin
numrica de la actividad predecesora en la sucesora o resaltar la tarea sucesora y predecesora,
luego entrar en el la ficha Tarea y dar clic en el botn Vincular Tareas.
Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se sealan todas y se realiza el mismo
procedimiento enumerado anteriormente o se escriben todas las identificaciones numricas de
las actividades predecesoras separadas por comas.
Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresa como un valor negativo,
que puede ser un porcentaje de la actividad predecesora (-25%) o un perodo de tiempo
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especfico (-4d). Para escribir esta programacin directamente sobre la hoja del Diagrama, en la
casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo de vnculo existente y el tiempo de
adelanto. Ejemplo: 3FC 2
Haciendo doble clic sobre el vinculo de las tareas y aparecer la informacin de dependencias. En
este cuadro se puede cambiar automticamente las relaciones entre actividades.
HITOS EN UN ESQUEMA
Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de entregas del proyecto.
Para crear hitos hay dos formas. La ms fcil es escribir el hito como una tarea (Por ejemplo:
construccin primer piso completo) y ponerle una duracin de cero (0), por ejemplo: Entrega de
Planos. Sin embargo el hito no tiene duracin cero, por lo tanto la otra forma es convertir una tarea
un hito, de la siguiente forma:
Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que aparezca el recuadro con la
informacin de la tarea
En la pestaa Avanzado, se activa la casilla Marcar la tarea como un Hito
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Los hitos aparecern en la fecha lmite de la tarea, aunque las fechas de inicio y fin permanecern en
la base de datos del programa sin sufrir alteraciones.
Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando se le haya aplicado sangra),
aunque se seale como hito no aparecer en la pantalla con la convencin de hito.
RECURSOS
Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos de un proyecto estn
sobreasignados desde el momento de su concepcin.
Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan segn el esfuerzo que deben llevar a
cabo. Una programacin que se extienda ms all del lmite propuesto inicialmente, debe revaluarse
en cuanto al nmero de horas de trabajo o cantidad de recursos.
ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE
Hay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger con la que mejor trabaje.
1. Primera Forma
En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignar el recurso.
Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea.
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Clic en la pestaa Recursos donde aparecer una tabla en blanco. En esta tabla puede asignar los
recursos de cada tarea y la unidad de asignacin.
Las unidades de asignacin se escriben en porcentaje o en nmeros enteros segn la configuracin

establecida por el programador y significan la proporcin del recurso que se aplica a la actividad (Por
ejemplo: Se tiene una Concretera para realizar columnas y vigas, si la concretera estar ocupada por
la maana en las columnas y por la tarde en vigas, entonces se utilizar 50% o 0.5 en cada una de las
actividades).
Si los recursos que se estn asignando son materiales la unidad de asignacin ya no es en porcentaje
sino en las unidades como se paga las actividades, Por ejemplo: Para hierro la unidad es el quintal.
Segunda Forma:
Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en la ficha Vista, grupo lgico Vistas de
recursos, clic en Hoja de Recursos
En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizar en la ejecucin del
proyecto.
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Al terminar de llenar esta tabla vuelva al Diagrama de Gantt

Seale la actividad a la que le vaya asignar los recursos
Haga clic en la ficha Recursos, grupo lgico asignaciones, clic en Asignar Recursos
Aparece un cuadro donde estn todos los recursos que usted ha escrito.
Para asignar los recursos, seale los que se apliquen a la actividad y haga clic en Asignar
Todos los recursos que se asignen a la actividad aparecen sealados por medio de un
visto en la parte izquierda y en la parte superior de la lista.
Para continuar asignando recursos solo seale la siguiente actividad, sin cerrar el cuadro
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de dilogo y repita el procedimiento.
Tercera Forma:
En el diagrama de Gantt desplcese hasta la columna Nombre de los Recursos
All puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para asignar la cantidad de
recursos, es decir, la capacidad mxima se escriben los nmeros dentro de un corchete y
un recurso se separa de otro por medio de punto y coma.
Si escribe una lista con varios recursos, es recomendable ordenarla alfabticamente para
evitar que un recurso se encuentre varias veces en la lista. Para esto:
Vaya a la vista hoja de recursos y seleccione la ficha Vista - Ordenar
Haga clic en Ordenar Por
En el cuadro de dilogo que aparece, escriba como primer criterio NOMBRE y luego de
clic en Ordenar
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Teniendo la lista organizada por nombres podr identificar cuales estn repetidos y
borrarlos.
Despus de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya
sobreasignaciones. Una sobreasignacin significa que el recurso est trabajando en un solo
da, mas horas de las que puede.
Para esto hay dos mtodos.
Primer Mtodo:
Seale todas las actividades

Clic en el botn Asignar Recursos de la ficha Recurso
En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en Grficos
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Aparecern tres tipos de grficos:

Trabajo
Disponibilidad Restante
Trabajo de Asignacin
Segundo mtodo
En la vista Uso de Recursos todos los recursos que estn sobreasignados aparecern
de color rojo.
Las celdas grises muestran cuantas horas trabaja el recurso en una actividad especfica. Las
celdas blancas muestran cuantas horas trabaja el recurso diariamente.
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DISPONIBILIDAD DE RECURSOS
Para los proyectos siempre hay recursos que estn disponibles en determinadas fechas y en
otras no. Si usted quiere considerar esto desde el inicio de la programacin puede hacer lo
siguiente:
Estando en el Diagrama de Gantt

Haga clic en Recurso Asignar Recursos
Aparecer el cuadro de dilogo con todos los recursos. Ubquese sobre un recurso y de
doble clic para que aparezca la informacin del recurso.
En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los perodos de tiempo que el recurso
estar disponible, tambin podr agregar diferente informacin como el costo de los
recursos, las horas que trabaja diariamente el recurso, etc.
Cuando termine de ingresar clic haga clic en Enter
ENCONTRAR EL RECURSO CORRECTO PARA EL TRABAJO
Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Recurso Asignar Recursos

En el cuadro de dilogo Asignar recursos, active la casilla de verificacin que hay junto al cuadro
Filtrar por:. Si no aparece esta opcin, asegrese que el cuadro que hay en la parte superior al
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lado de Opciones de lista de Recursos tenga un signo menos, si no lo tiene haga clic sobre el
cuadro.
Luego escoja el criterio por el que quiere asignar los recursos. Si el filtro que est buscando no
aparece en la lista, haga clic en Ms Filtros
Cuando haya seleccionado un filtro, la lista de la Tabla de Recursos solo mostrar los recursos
que cumplen los criterios seleccionados.
Para asignar estos recursos, se realizar el proceso de la forma que se explic anteriormente
Si quiere volver a ver todos los recursos, haga clic en Todos los Recursos o simplemente
desactive la casilla Filtrar por
Para ver aquellos recursos que tienen tiempo libre dentro de la programacin del proyecto, siga
estos pasos:
En el Diagrama de Gantt, seale todas las tareas y haga clic en Recurso Asignar Recursos
Active la casilla de verificacin Disponible para trabajar y escriba las horas que necesite estar
disponible.
Inmediatamente desaparecern de la lista los recursos que no cumplan con esta condicin
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VERIFICACIN DE LOS RECURSOS

Cuando haya terminado de asignar los recursos, usted debe revisar como afectaron la programacin,
es decir si la duracin inicial del proyecto varo.
Si esto ocurre, se deber evaluar que solucin se le puede dar asignar ms recursos o cambiar la
duracin de las tareas. Esta decisin siempre debe ir acompaando de un anlisis econmico y de
espacio pues son los dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos.
Cuando ya tenga la solucin puede redistribuir los recursos de forma manual o seguir el siguiente
procedimiento:
En la ficha Recurso, grupo lgico Redistribuir, usted puede escoger: Redistribuir seleccin,
redistribuir recurso, redistribuir todo.
Usted puede definir las opciones que desee que se apliquen en la redistribucin en: Opciones de
redistribucin
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Recuerde por defecto, los recursos estn asignados por trabajo en horas, entonces en el cuadro
de verificacin Buscar sobre asignaciones con el criterio: se debe poner horas.
RUTAS Y TAREAS CRTICAS

En la fase de planeacin del proyecto se identifica una ruta crtica particular. Despus de comenzar la
fase de ejecucin y de comunicar el progreso real, la ruta crtica puede cambiar de un grupo de
tareas vinculadas a otro.
Microsoft Project calcula automticamente la ruta crtica por medio de las demoras permisibles de
las tareas. Una tarea que tenga definida una demora permisible igual a cero ser crtica.
Si quiere cambiar la definicin de las tareas crticas:
En la ficha Archivo Opciones Avanzado

Escriba su preferencia para una tarea crtica en el cuadro Las Tareas son crticas si la demora es
menor o igual a:
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Para ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea, puede aplicar la tabla Programacin.
Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Vista Tablas Programacin
En esta tabla aparecer la demora permisible que Project ha calculado para cada tarea. El clculo
se hace segn las tareas sucesoras y la fecha final del proyecto. Si usted quiere cambiar est
demora permisible puede hacerlo directamente sobre esta tabla.
Recuerde que Microsoft Project es una herramienta que facilita el control de la programacin en un
proyecto, por eso se debe revisar muy bien los clculos que hace sobre las tareas crticas. Al terminar
de asignar las tareas es necesario revisar la ruta crtica del proyecto y analizar si la que est
calculando el programa es la que se debera aplicar realmente.
Si esto no est ocurriendo, haga las correcciones manualmente para acomodar el proyecto a la
realidad
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VISUALIZACION DE TAREAS CRTICAS
Para ver la ruta crtica del proyecto existen varias formas.
En Tarea, Ver seleccione el Diagrama de Gantt de Seguimiento
Aparecer un diagrama de Gantt con dos barras diferentes. Una de color azul o rojo y la otra de color
negro.
La de color rojo o azul me muestra la programacin inicial del proyecto, el color rojo son las tareas de
las rutas crticas y el color azul las que no se encuentran en esta ruta. Las barras de color negro
mostrarn el porcentaje de avance del proyecto cuando se le haga el seguimiento
38

Otra forma para ver la ruta crtica del proyecto es aplicando un informe.
Haga clic en Proyecto Informes
Haga doble clic en Generales

Haga doble clic en Tareas Crticas
Se puede agrupar el proyecto por Tareas Crticas y No Crticas, para esto:
Ficha Vista Agrupar Por Crtica.

39

Cada lnea Amarilla significa un grupo diferente de actividad y dentro de esta lnea amarilla aparecer
el nombre del grupo por el que est agrupada la hoja
Las tareas crticas aparecern agrupadas segn el orden de ejecucin.
40

Para volver a la configuracin inicial de la tabla. Ficha Vista Agrupar Por Sin grupo.
Igualmente se pueden filtrar las tareas crticas:
Haga Clic en Vista Filtro Para: - Tareas Crticas. Con esta opcin solo aparecern en la tabla las
tareas crticas.
Para quitar el Filtro, se hace el mismo procedimiento pero se selecciona Sin filtro
DIVISIN DE TAREAS
Una de las ventajas de la divisin de tareas es que los recursos trabajan cuando tienen tiempo de
hacerlo.
Igualmente, cuando se est creando un proyecto con repeticin de tareas en diferentes periodos, no
se tiene que programar varias veces la actividad, sino dividir la tarea en los tiempos que se realizar
cada una de sus fases.
41

Para dividir una tarea:
Abra el diagrama de Gantt.

En Tarea haga clic en Dividir Tareas
En la barra de la tarea a dividir y en la fecha que desea que ocurra la divisin, haga clic, sin soltar
arrastre hasta la nueva fecha de reinicio de la tarea.
Para quitar la divisin de una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt hasta que toque otra
parte
CAMBIOS EN LA PROGRAMACIN
42

Si por algn motivo se tiene que realizar redistribuciones en la programacin de tareas, recursos o
costos se tienen dos opciones. La primera es que Project calcule automticamente las cargas de
trabajo cuando se presente sobreasignaciones, la otra forma es que la calcule cuando usted quiera.
Para que Project calcule automticamente estas redistribuciones:
Clic en Recurso Opciones de redistribucin
Seleccione Automtico
Si quiere que la redistribucin de recursos se haga cuando usted quiera, siga el procedimiento
anterior pero seleccione la casilla Manual. Cuando termine de Enter. Igualmente se puede hundir la
tecla Mayscula + F9.
En cualquiera de los dos casos usted podr verificar que cambios por medio del Diagrama de Gantt
de Redistribucin.
En la ficha tarea, clic en Ver Mas Vistas

En el cuadro de dilogo que aparece a continuacin, busque Diagrama de Gantt de
Redistribucin. Seleccinelo y de clic en Aplicar.
Aparecer un Diagrama de Gantt con dos barras para cada tarea. La primera nos muestra la
programacin anterior a la redistribucin y la segunda nos muestra como quedo la tarea despus
de la redistribucin.
43

44

DEFINIR PRIORIDADES DE REDISTRIBUCIN
Los niveles de prioridad comprenden de 0 prioridad ms baja a 1.000 prioridad ms alta. Todas
las tareas comienzan con una prioridad predeterminada de 500, es decir son iguales en prioridad.
Project utiliza la configuracin de prioridad de tareas como un criterio de redistribucin. Las tareas
que no quiere que sean redistribuidas se deben asignar con una prioridad de 1.000.
Para cambiar la prioridad de las tareas:
En el Diagrama de Gantt haga doble clic en la tarea con la prioridad para la que desea cambiar
el valor predeterminado de 500.
En el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea, haga clic en la ficha General
En el cuadro de Prioridad escriba el nmero que represente la prioridad deseada de esa tarea
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

En la fase de ejecucin del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a almacn la informacin del
progreso, analizar el rendimiento y generar informes de estado. Supervisando el progreso y el
rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para asegurarse de que el mbito, la programacin,
los costos y los recursos estn equilibrados de forma necesaria.
45

Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas: guardar la informacin prevista del
proyecto y escribir la informacin de progreso cuando los recursos comiencen a completar tareas.
ESTABLECER UNA LNEA BASE

Una lnea base nos permite comparar la informacin con que se planeo el proyecto y la forma como
se est ejecutando.
Al guardar una lnea base se estar almacenando informacin inicial del proyecto en un momento
concreto. La informacin que se almacena es:
Costo
Duracin
Fin
Comienzo
Trabajo
Para guardar una lnea base para el plan del proyecto siga estos pasos:
Haga Clic en Proyecto Grupo lgico Programacin Establecer lnea de Base

En este mismo cuadro de dilogo en Para seleccione Proyecto Completo
Haga clic en Aceptar
46

Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya guardado la lnea de base
puede continuar agregndole tareas. Siga estos pasos:
En el Diagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la lnea de base.
Haga clic en Proyecto - Establecer Lnea de Base para mostrar el cuadro de dilogo Lnea de
Base. Asegrese de que la opcin Guardar Lnea de Base est activada
En el cuadro Lnea de Base aparee la fecha en que guard por ltima vez la lnea de base.
Si desea agregar tareas a otras lneas de base, por ejemplo Lnea de Base 1, haga clic en la Lnea
de Base correspondiente en la lista.
En Para, active las tareas seleccionadas.
De manera predeterminada despus de que se guarda una lnea de base, una tarea de
resumen no se actualiza al modificar, agregar o eliminar una subtarea. Para evitar esto
seleccione la casilla De Subtareas a Tareas de Resumen.
Para ver la lnea de base puede utilizar dos formas:
En Tarea, Ver haga clic sobre Diagrama de Gantt de Seguimiento. En el grfico que aparece
usted podr comparar la informacin inicial (barras azules y rojas) y la ingresada durante la
ejecucin del proyecto (negra).
47

Igualmente puede utilizar las tablas:
Clic en Vista Tablas Mas Tablas

En el cuadro de dilogo que aparece seleccione Lnea de Base y haga clic Aplicar
48

Lo ms comn es que las lneas de base no se modifiquen, por lo tanto cuando tenga que asignar
nuevas tareas al proyecto cree una lnea de base completamente nueva. Para esto se sigue el
procedimiento anterior pero siempre se selecciona la opcin Para: Proyecto Completo
Informacin de resumen prevista y real
En la ficha Proyecto haga clic en Informacin del Proyecto.

En el cuadro de dilogo que aparece seleccione la opcin Estadsticas. Aparecer la informacin
del proyecto en forma comparativa
49

Borrar una lnea de base

Haga clic en Proyecto Establecer lnea de base Borrar Lnea de Base
Aparecer el cuadro de dilogo Borrar Lnea de Base. Active Plan Previsto o Plan Provisional
segn el caso y seleccione el nombre de la lnea de base que desea borrar.
Active la opcin Proyecto Completo o Tareas Seleccionadas
Clic en Aceptar
ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

Al introducir una parte de informacin de estado, normalmente, Microsoft Project calcula otras
partes. La programacin y los costos se calculan automticamente.
Existen varios mtodos para actualizar el proceso de las tareas, usted puede utilizar el que le parezca
ms conveniente mientras que utilice siempre el mismo, pues esto le permite obtener resultados
ms coherentes.
Actualizar el proyecto segn la programacin

El mtodo ms sencillo de introducir informacin de seguimiento es proporcionar informacin a
Project que muestre que el proyecto funciona exactamente de acuerdo con el plan. Puede usar la
fecha de hoy u otra distinta como fecha de referencia de Trabajo Completado. Con este mtodo, las
tareas se actualizan de la siguiente manera:
Todas las tareas con una fecha de finalizacin programada antes de la fecha de trabajo
completado aparecen completadas en la fecha programada. En otras palabras, las fechas
programadas de finalizacin se convierten en las fechas de finalizacin reales hasta la fecha.
Todas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de la fecha de trabajo
completado (y una fecha de finalizacin despus de su fecha) estn en curso durante esa fecha.
Todas las tareas con una fecha de comienzo programada despus de la fecha de trabajo
completado quedan intactas.
50

Para actualizar el proyecto segn la programacin:
Haga clic en Proyecto Actualizar Proyecto. Aparecer el cuadro de dilogo Actualizar el

proyecto
Asegrese de que est activada la opcin Actualizar trabajo completado al

Escriba la fecha de trabajo completado en el cuadro. De manera predeterminada aparecer la
fecha de hoy
Active la opcin Solo al 0% o al 100% si desea que Project calcule si la tarea no ha comenzado o
si se ha completado al 100%, o si est en curso, tambin puede activar la opcin Por Porcentaje
Activado
51

Si la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de trabajo completado, la tarea seguir

con 0%. Si la fecha programada de finalizacin de una tarea es anterior a la fecha de trabajo
completado, la tarea se configurar con el 100% completado.
Si la fecha programada de comienzo de una tarea es anterior y la fecha programada de finalizacin

de una tarea es posterior a la fecha de trabajo completado, el programa calcular un porcentaje de
valor completo.
Active la casilla Solo de 0% al 100% si desea que las tareas en curso continen al 0%. Es decir, todas
las tareas con fechas de finalizaciones programadas posterior a la fecha de trabajo completado para
las que no se haya introducido un valor aparecern en cero
Puede usar este mtodo para actualizar todo el proyecto o slo las tareas seleccionadas. Para esto
active la opcin Todo el Proyecto o Tareas Seleccionadas
Introducir el porcentaje completado
Al introducir el porcentaje completado, Project calcula la duracin restante y real.
Para escribir el porcentaje completado a una o ms tareas:
En el Diagrama de Gantt, seleccione las tareas que desea actualizar.

En la ficha Tarea Grupo lgico Programacin Actualizar Tareas
En el cuadro de dilogo Actualizar Tareas introduzca el porcentaje completado de las tareas.
En el Diagrama de Gantt el porcentaje completado se representa como una lnea negra dentro de las
barras.
52

Esta actualizacin tambin puede hacerse por la Informacin de la Tarea
Seleccione la Tarea que desea actualizar

Haga doble clic sobre ella. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea
En la pestaa General escriba el porcentaje completado.
Introducir la duracin real
Si escribe la duracin real de una tarea, Project calcular el porcentaje completado. Puede cambiar la
duracin restante si es necesario.
Para introducir la duracin real de las tareas:
En el Diagrama de Gantt, seleccione la tarea que desea actualizar.

En la ficha Tarea Grupo lgico Programacin Actualizar Tareas
En el cuadro Duracin real escriba el valor.
53

Si espera que la tarea dure ms o menos tiempo del programado, actualice la duracin restante
el respectivo cuadro.
NOTA: De manera predeterminada Microsoft Project calcular automticamente el trabajo y el costo

real y restante para los recursos asignados al actualizar el porcentaje completado, la duracin real o
la duracin restante de tareas o asignaciones. Si quiere que el programa no lo haga automticamente
sin que usted pueda controlarlos haga clic en Archivo Opciones Programacin y quita la
verificacin de las casillas Actualizar el estado de las tareas actualiza el estado del recurso
Fechas de Comienzo y Finalizacin de las Tareas

Al escribir fechas de comienzo y finalizacin para tareas, puede supervisar mejor la fecha de
finalizacin de todo el proyecto, especialmente al trabajar con tareas crticas. Si escribe una fecha de
54

comienzo real, la fecha de comienzo programada cambiar para adaptarse a la fecha real.
Igualmente, al escribir una fecha de finalizacin real, la fecha de finalizacin programada har lo
mismo.
Para introducir una fecha de comienzo o finalizacin real para una o ms tareas, haga lo siguiente:
En el Diagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha de comienzo o finalizacin que desea
actualizar.
Haga clic en Tarea Programacin Actualizar tareas
En Estado Real, escriba la fecha real de comienzo o final segn sea el caso.
Al escribir fechas reales de comienzo y finalizacin, las fechas programadas cambian para adaptarse a
ellas, con el fin de mostrar que efecto tienen estas fechas en la programacin establecida
inicialmente.
55

ACTUALIZACIN DEL PROGRESO MEDIANTE EL TRABAJO DE RECURSOS
Porcentaje de trabajo completado
Si ha asignado recursos, puede introducir los informes del porcentaje que han completado hasta el
momento.
Para escribir el porcentaje de trabajo completado para una tarea, siga estos pasos:
En el Diagrama de Gantt y aplique la tabla de Trabajo. Haga clic en Vista Tablas Trabajo
En el campo % trabajo compl. de la tarea que desea actualizar, escriba el valor del porcentaje de
trabajo completado
Siga estos pasos para introducir el porcentaje de trabajo completado de una asignacin:
56

Abra la vista Uso de Tareas

Haga Doble clic en el nombre del recurso situado debajo de la tarea (esto se llama Asignacin)
con el porcentaje de trabajo que desea actualizar.
En el cuadro de dilogo Informacin de la Asignacin, haga clic en la ficha Seguimiento.
En el cuadro % trabajo completado, escriba el valor.
Trabajo real y el trabajo restante completado
Si ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el trabajo real completado para la tarea, la
cantidad de trabajo se distribuir uniformemente entre los recursos asignados.
Para introducir la cantidad total de trabajo real completado en una tarea, haga lo siguiente:
Desde el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Trabajo

Arrastre la barra divisoria hasta ver la columna Real.
En el campo Real de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo real.
57

Los valores de los campos Restante y % trabajo compl. se calcularn de nuevo.
Para escribir la cantidad total de trabajo real completado en una asignacin, haga lo siguiente:
Abra la Vista Uso de Tareas

Haga clic en Vista Tablas - Trabajo
En el campo Real de la asignacin que desea actualizar, escriba el valor del trabajo real.
58

Los valores de los campos Restante y % trabajo
Trabajo real completado por perodo de tiempo
El mtodo ms comn de actualizar la informacin real de progreso es introducir el trabajo real de

las asignaciones por perodos de tiempo. Ejemplo: por horas
Con este mtodo, se utiliza el parte de horas de la vista Uso de tareas para introducir datos reales.
Para hacerlo siga los siguientes pasos:
Abra la Vista Uso de Tareas

Haga clic en Formato Detalles Active Trabajo Real. El parte de horas de la vista incluir la fila
Trab. Real como una fila debajo de Trab.
59

Si desea mostrar los totales resumidos de trabajo real de las asignaciones, aplique la Tabla
trabajo al parte de horas de la vista. Haga Clic en Ver Tabla Trabajo
VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO

Despus de actualizar la informacin del proyecto, se debe volver a programar las tareas incompletas
a la fecha actual. Microsoft Project calcular automticamente estas actividades hasta la fecha que
usted desee.
En este momento es recomendable guardar una nueva lnea de base.
Para volver a programar tareas incompletas, siga estos pasos:
Haga clic en Proyecto Estado Actualizar proyecto

Active la opcin Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de y asigne la fecha
desde la que quiera que se vuelva a programar
Puede utilizar este proceso para reprogramar Todo el proyecto o solo las Tareas seleccionadas.
Para esto active la opcin que ms se acomode a su necesidad.
60

IMPORTANTE: Las tareas que tengan restricciones no se reprograman de nuevo
PLANEAMIENTO DE COSTOS DE LOS RECURSOS Y TAREAS
Normalmente sern los recursos asignados a las tareas los que generen la mayor parte de los costos.
Pero tambin existen costos asociados directamente con las tareas.
El punto inicial es agregar los costos de los recursos y los costos fijos para las tareas, Microsoft
Project utiliza calcula los costos del proyecto en general con base en estos.
Si est en la fase de evaluacin de proyectos, puede utilizar esta informacin para calcular el
presupuesto y si est en la parte de planeacin del proyecto puede comprobar si el plan de trabajo
est de acuerdo con el presupuesto asignado.
PLANEAMIENTO DE COSTOS DE RECURSOS
61

Una forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de recursos. Al escribir tasas de
costos y asignar recursos a tareas, esas tasas de costos de recursos se multiplican por el trabajo de
las asignaciones. El resultado es el costo de la asignacin.
Microsoft Project le permite escribir distintos costos para un recurso.
Especificar costos variables para los recursos de trabajo
Para establecer los costos de los recursos siga estos pasos:
Asegrese que est en la tabla Entrada

Clic en Vista Hoja de Recursos
Aparecer la tabla con todos los recursos. En esta tabla solo se permitir asignar recursos a
quienes sean del Tipo Trabajo.
En el campo Tasa Estndar del primer recurso de trabajo, escriba el costo del recurso. Este costo
debe escribirse sobre unidades de tiempo. Por ejemplo $ 200/da
Si el recurso puede llegar a generar horas extras, asigne en la casilla Tasa de Horas Extras el valor
de las mismas. Por ejemplo:
$ 8/hora
Microsoft Project no asigna automticamente la tasa de horas extras cuando un recurso excede las
10 horas diarias o las 48 horas semanales. Si lo hiciera, podra acabar con costos superiores a los
reales.
Para utilizar la tasa de horas extra, usted debe especificar el trabajo de horas extras y el trabajo
normal para el recurso
Para asignar el trabajo extra, simplemente inserte una columna
Llamada Trabajo de Horas Extra
62

Costos fijos para los recursos de trabajo
Cuando los costos de un recurso no dependen de la cantidad de trabajo que realicen, Por ejemplo:
Alquiler de campamento, trabajan con este tipo de costos.
Para especificarlos:
Haga clic en Vista Hoja de Recursos

Asegrese que est en la tabla Entrada
En el campo Costo/Uso del recurso de trabajo, escriba el costo por uso del recurso. Ejemplo: $
1000
Establecer los costos para los recursos del material
Para definir los costos de los recursos, siga estos pasos:
63

Estando en la Tabla de Entrada. Haga clic en Vista Hoja de Recursos

Asegrese que los recursos materiales deben designarse en el campo Etiqueta del Material con
las unidades de medida. Ejemplo: quintal, m2, unidades, etc
En el campo Tasa Estndar, escriba el costo por unidad. Por ejemplo: Un ladrillo vale $ 0.35, Un
quintal de cemento vale $ 7
Si hay un costo por uso del material, escrbalo en campo Costo/Uso. Ejemplo: Para los materiales
de cantera, el derecho de explotacin de las canteras podra ser por ejemplo: $ 1000/m3
Como establecer varios costos para un recurso:
Si usted cuenta con informacin sobre aumento de precios de materiales en determinada fecha que
afectar los costos del proyecto, o tiene descuentos a partir de una cantidad de consumo puede
especificar diferentes costos en diferentes momentos utilizando las Tablas de Tasa de Costos. Para
especificar diferentes costos, siga estos pasos:
En la Hoja de Recursos, haga doble clic en el recurso para el que desea especificar varios costos.
En el cuadro de dilogo Informacin del Recurso, haga clic en la ficha de Costos
64

En la ficha A (predet.), puede ver la tasa estndar, la tasa de horas extras y el costo por uso
escritos en la Hoja de Recursos
Para especificar un cambio en las tasas despus de un cierto periodo de tiempo, haga clic en
Fecha Efectiva y escriba la fecha modificada. Tenga en cuenta que la primera celda no se dejar
modificar pues Project calcular los cambios con respecto a esta.
Cuando haya escrito la fecha, puede escribir los otros datos que se deben modificar.
Para especificar diferentes costos basados en diferentes tipos de actividades, escriba los costos
en otro ficha, como B o C. Por ejemplo: Un ayudante tiene salarios diferentes dependiendo de la
actividad que realiza, entonces despus de asignar el costo de la primera actividad en A se
escribe el costo de la otra actividad en B.
CAMBIO DE LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS

Cuando se asignen varios precios, se puede escribir los porcentajes que varan con respecto al primer
precio. Para esto se escribe la fecha y luego en la tasa estndar el porcentaje. La tasa real que
representa el cambio se calcular inmediatamente y aparecer en el cuadro.
65

La tabla A se asigna de manera predeterminada a las actividades segn el valor del recurso. Si por
algn motivo ha definida otra tabla de costos, como la B o C, se debe especificar que tabla desea
utilizar para la asignacin. Para hacerlo, siga estos pasos:
Cuando ya tenga asignado los recursos a las tareas, haga clic en Vista Uso de Tareas (Tambin
puede utilizar Ver Uso de Recursos). Aparecer una tabla donde se muestra los recursos
asignados a las actividades
Luego, haga doble clic en el recurso al cual se le asignar una tabla diferente a la A. Aparecer el
cuadro de dilogo Informacin de la Asignacin
Seale la pestaa General

En la Tabla de Tasas de Costos, situada en la parte inferior, seleccin la tabla que desee aplicar a
esta asignacin
66

ESTABLECER LA ACUMULACIN DE COSTOS

El mtodo que utiliza Microsoft predeterminado es el Prorrateo. Pero usted puede especificar el
mtodo que ms se ajuste a sus gustos.
Es importante especificar el mtodo de acumulacin de costos para el planeamiento del flujo de

costos. Para esto siga los siguientes pasos:
Haga Clic en Vista Hoja de Recursos (Asegrese que est ubicado en la Tabla de Entrada)
En el campo Acumular del recurso haga clic en uno de los mtodos: Comienzo, Prorrateo, Fin
Los mtodos consisten en:
Comienzo: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al inicio del
proyecto
67

Final: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al final del proyecto
Prorrateo: Se hace un promedio entre el precio inicial y el precio final de las actividades o
recursos.
Tambin puede especificar el mtodo de acumulacin de costos en la ficha Costos del cuadro de
dilogo Informacin del Recurso.
PLANEAMIENTO DE COSTOS FIJOS DE TAREAS
Cuando se tienen los costos asociados a las actividades, sin importar si tienen recursos o no, puede
escribir un costo fijo para una tarea.
Para escribir un costo fijo para una tarea, siga estos pasos:
Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Vista Tabla Costo

Aparecer la tabla Costo con los campos Costo Fijo y Acumulacin de Costos Fijos
En el campo Costo Fijo de la tarea, escriba el Costo
En el campo Acumulacin de Costos Fijos especifique cuando debera acumularse el costo de la
tarea. El costo fijo planeado para la tarea se agregar a otros costos calculados para asignaciones
68

y tareas durante el proyecto. El total aparecer en el campo Costo Total de la tarea de resumen
del proyecto.
REVISIN DE LOS COSTOS PLANEADOS
69

1. Revisin de los costos de asignacin
Puede revisar los costos de asignaciones aplicando la tabla Costo a la vista Uso de Tareas o Uso de
Recursos. Para hacerlo siga estos pasos:
Haga clic en Vista Uso de Tareas o Vista Uso de Recursos, para mostrar una de las vistas de
asignaciones.
Haga clic en Vista Tabla Costo
En la vista Uso de Tareas, puede ver los costos de cada asignacin y el costo total de cada tarea. En la
vista Uso de Recursos, puede ver los costos de cada asignacin y el costo total de cada recurso.
2. Revisin de los costos de recursos:
Puede revisar los costos de recursos para ver cunto cuesta a cada recurso llevar a cabo las tareas
asignadas. Para obtener los costos totales de las asignaciones de un recurso, agregue el Costo a la
Hoja de recursos de la siguiente manera:
70

Haga clic en Vista Hoja de Recursos

Haga clic en el encabezado de columna situado a la derecha del lugar en el que desea insertar el
campo Costo
Haga clic en Formato Insertar Columna
En la lista, haga clic en Costo y. Se agregar el campo Costo a la tabla, mostrando los costos
totales planeados para todas las asignaciones de cada recurso
71

3. Revisin de costo de tareas:
Puede revisar los costos de tareas para ver cunto cuesta realizar cada tarea. Este costo es la suma
de todos los costos de los recursos asignados a esta tarea, adems de los costos fijos adicionales.
Para ver los costos totales de las tareas, haga lo siguiente
Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Vista Tabla Costo

Revise el campo Costo Total para ver el costo de cada tarea
4. Revisin del costo total planeado del proyecto
Puede ver el costo total planeado del proyecto. Este costo es la suma de todos los costos de tareas, y
de los costos fijos adicionales del proyecto. Para ver el costo total del proyecto, siga estos pasos:
En el Diagrama de Gantt, agregue la tarea de resumen al proyecto. En Archivo Opciones

Avanzado Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto
72

Haga clic en Tabla Costo.
Frente a la barra de resumen del proyecto, aparecer el costo total del proyecto. Ejemplo: $
309.980.800
Otra forma de ver el costo total del proyecto es:
Haga clic en Proyecto Informacin del proyecto.

En el botn Estadsticas, aparecer el costo total del proyecto
73

SUPERVISIN DEL PROYECTO
Usted puede observar como se est realizando la ejecucin de su proyecto y compararlo con la
programacin inicial.
Para esto existen varias formas:
1. Primera Forma
Haga clic en proyecto Informacin del Proyecto Estadsticas
74

2. Segunda Forma
En Archivo Opciones Avanzado Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto
3. Tercera forma:
En el Diagrama de Gantt, haga clic en Vista Tabla Variacin
4. Cuarta forma:
75

En el diagrama de Gantt, seleccione Ver Gantt de Seguimiento.
5. Lneas de Progreso
Las lneas de progreso crean un grfico en el Diagrama de Gantt que proporciona valiosa informacin
de progreso, de la siguiente manera:
Los picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la programacin
Los picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la
programacin
Las lneas verticales de una barra de Gantt indican una tarea ajustada a la programacin.
Para agregar lneas de progreso, siga estos pasos:
En el Diagrama de Gantt, haga clic secundario en las barras del diagrama Lneas de Progreso
76

En la ficha Fechas e intervalos, active la casilla de verificacin Mostrar siempre la lnea de

progreso actual. A continuacin seleccione si desea mostrar la lnea de progreso con la fecha de
estado del proyecto o con la fecha actual.
En Mostrar lneas de progreso en relacin con el, seleccione si desea que las lneas de progreso
reflejen el Plan Real o el Plan Previsto.
Puede definir varias formas de representar las fechas e intervalos de fechas con las lneas de
progreso. Puede introducir fechas de lneas de progreso especficas, mostrar lneas de progreso en
relacin con intervalos de fechas seleccionados, etc.
77

Haga clic en la ficha Estilos de Lnea y defina sus preferencias para mostrar lneas de progreso en
el Diagrama de Gantt. Puede especificar el tipo y el color de la lnea, y la forma y el color del
progreso para la lnea de progreso actual y para otros diferentes.
Para quitar las lneas de progreso, siga estos pasos:
Clic secundario en las barras del diagrama Lnea de Progreso

En la ficha Fechas e Intervalos, desactive la casilla de verificacin Mostrar siempre la lnea de
progreso actual
INFORMES SOBRE EL PROYECTO
Para que esta opcin est activada es necesario que el computador tenga configurada alguna
impresora, ya que los informes se generan por Vistas Preliminares.
Existen seis categoras de informes disponibles:
78

Generales
Actividades Actuales
Costos
Asignaciones
Carga de Trabajo
Personalizados
Para ver los informes integrados disponibles:
Haga clic en Ver Informes. Aparecer el cuadro de dilogo Informes, mostrando las categoras
disponibles.
En el cuadro de dilogo Informes, haga doble clic en la categora que desea mostrar
79

Haga doble clic en el informe que desee ver
Si al seleccionar el informe, aparece otro cuadro pidindole informacin, introdzcala y haga clic
en Enter
El informe aparecer en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic en una parte del informe para
ampliarla. Haga clic otra vez para volver al estado anterior.
80

Puede configurar la pgina del informe como le parezca ms conveniente. Para esto de clic en
Configurar Pgina. Cuando ya est listo para imprimir de clic en Imprimir
EJEMPLOS DE INFORMES:
1. INFORMES DE COSTOS
El informe presupuesto enumera todas las tareas del presupuesto ordenadas por costo total. El
informe refleja los costos reales, el costo previsto (programado), la variacin, el costo fijo, el
mtodo de acumulacin y el costo restante. Las tareas se enumeran de mayor a menor costo.
Para crear el informe Presupuesto, haga lo siguiente:
81

El informe de flujo de caja es un informe que muestra los costos totales programados y reales de
cada tarea, divididos en periodos semanales. Para generar un informe de Flujo de Caja
Existe un Informe que resume toda la informacin del proyecto. Este informe se centra en la
informacin ms importante y es particularmente til para las directivas por la concisa
presentacin de los datos generales del proyecto. Para generar el Informe Resumen del proyecto
El informe de Tareas, Recursos Humanos y Fechas es una muestra los recursos asignados a cada
actividad divididos en horas diarias de trabajo asignado. Para generarlo
82

INFORMES PERSONALIZADOS
Para comenzar el proceso de crear el informe personalizado, siga estos pasos:
Haga clic en Proyecto Informes y doble clic en Personalizados
83

En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en el informe que desea crear en la lista de
Informes
Haga clic en Nuevo, Modificar o Copiar dependiendo como desee el informe.
Project permite personalizar los informes tomando datos de las tablas del proyecto. Al cambiar un
informe debe especificar el contenido en las categoras de Definicin, Detalles y Ordenar
IMPORTANTE: la versin Microsoft Project 2010 cuenta con otro tipo de Informes llamados Informes
Visuales. Al seleccionar alguno de ellos se crea un grfico en Excel como resultado de una Tabla
dinmica.
Para crear un Informe Visual siga estos pasos:
84

En la ficha Proyecto haga clic sobre Informes Visuales. Aparecer un cuadro de dilogo donde
usted podr escoger el tipo de Informe
Por ejemplo, al seleccionar Informe de Resumen de Costos
85

Planeamiento Con Ms Project 2010

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Administrador de Proyectos MS Project 2010

Integracin con Costos y Presupuestos con S10

Mdulo: Administrador de Proyectos con Ms Project 2010

Administrador de Proyectos MS Project 2010

Mdulo: Administrador de Proyectos con Ms Project 2010

MICROSOFT PROJECT 2010

DESCRIPCIN DE LA GESTIN DE PROYECTOS.

Antes del proyecto:

Anotar cundo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.

Administrador de Proyectos MS Project 2010

Mdulo: Administrador de Proyectos con Ms Project 2010

DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO

Al identificar las tareas hay que organizarlas jerrquicamente, en la llamada Estructura de

Informacin histrica, recogida de otros proyectos similares.

Administrador de Proyectos MS Project 2010

Mdulo: Administrador de Proyectos con Ms Project 2010

Recursos: En los recursos estn incluidas las personas, herramientas,

Administrador de Proyectos MS Project 2010

Mdulo: Administrador de Proyectos con Ms Project 2010

Diagrama Pert: Este diagrama nos interesa en el caso de que queramos

EJECUCIN DEL PROGRAMA

1. Desplegamos el Botn INICIO.

Administrador de Proyectos MS Project 2010

Mdulo: Administrador de Proyectos con Ms Project 2010

Clic en Proyecto en blanco y posteriormente en CREAR

Administrador de Proyectos MS Project 2010

Mdulo: Administrador de Proyectos con Ms Project 2010

Cuando ya tenga toda la informacin clara:

Haga clic en la ficha Proyecto Informacin del Proyecto

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En el cuadro de dilogo que aparece escriba:

Fecha de comienzo escriba la fecha de comienzo del proyecto. El programa calcular

CALENDARIO DEL PROYECTO

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Haga clic en la ficha Proyecto Cambiar Tiempo de Trabajo

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Modificar Un Calendario Base

Clic en Detalles. En el cuadro que aparece escriba la informacin sobre la excepcin

Si usted marca la excepcin como un da laborable, inmediatamente se activar la opcin Desde

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Para terminar clic en aceptar

Si desea modificar un da de la semana: Resalte el da de la semana que desea cambiar

En la pestaa Semanas Laborales escriba el nombre para su identificacin

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Crear Un Calendario Nuevo

Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:

Clic en Archivo Opciones

Cuando haya terminado, d clic en Aceptar.

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En la pestaa Semana laborales escriba un nombre que identifique el calendario y la duracin

Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. El error ms frecuente es

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APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO

Clic en Proyecto Informacin del Proyecto

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