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Contenido
Presentacin.
Objetivos del curso.
Captulos
1.
2.
3.
4.
Conclusiones.
Presentacin.
La coleccin Gestin de Documentos y Administracin de Archivos fue realizada
Produccin e integracin de la
informacin archivstica.
Para quin?
Objetivos
Qu son?
Para qu?
CAPTULO 1
CAPTULO 2
CAPTULO 3
CAPTULO 4
CONCLUSIONES
El contenido que analizar a continuacin se sustenta en la administracin de
documentos como marco terico y metodolgico para la operacin de los archivos,
por lo que sirve como gua tcnica para integrar las acciones de planeacin,
capacitacin y formulacin de los sistemas, mtodos e instrumentos descritos.
No constituye un recetario acartonado y esquemtico del tema de estudio, ni
pretende abarcar todas las situaciones y contingencias que se presentan en las
instituciones gubernamentales, dadas las diferencias jurdico-administrativas
existentes entre las instituciones pblicas.
Reconocer
La valoracin como elemento fundacional de la gestin de
documentos y la administracin de archivos.
Destacar
La importancia de los grupos interdisciplinarios para la
construccin de los criterios, propsitos y elementos por
considerar en la elaboracin y uso de los instrumentos asociados
a la valoracin.
Los principales aspectos involucrados en la formulacin de un
plan de valoracin documental en las instituciones.
1
Claves de una
funcin archivstica.
1.1. Introduccin.
La valoracin documental constituye una funcin archivstica clave para la
eficaz gestin de los documentos de las organizaciones. El ejercicio de esta
funcin archivstica ha supuesto el desarrollo internacional de una vasta
literatura, en la que se han definido las principales corrientes y tendencias
histricas que sitan la valoracin como una de las funciones ms relevantes
y complejas de la archivstica contempornea.
Los esfuerzos por definir una teora de la valoracin como funcin archivstica
han suscitado debates entre los especialistas. stos colocan al archivista en
una encrucijada que hace necesaria su mejor preparacin profesional para
responder con eficacia a las demandas de los usuarios de los archivos.
al.
10
Couture, Carol
11
12
13
14
15
16
17
Valores
Categoras
Primarios
Administrativos
Legales
Fiscales
Secundarios
18
Testimoniales
Evidenciales
Informativos
Aplicados a funciones
sustantivas y
adjetivas
19
Fase activa
Fase semiactiva
Archivo de
trmite:
usos de gestin
Archivo de
concentracin:
usos precautorios
Valor primario
20
Fase histrica
Archivo
histrico:
usos de
investigacin
Valor secundario
a)
b)
c)
d)
21
22
La corriente inglesa, por su parte, situada alrededor de los Archivos Nacionales del
Canad, se pronuncia por lo que ellos llaman una nueva teora de la valoracin,
situada bajo el enfoque de la macrovaloracin; segn el cual es necesario, en primer
trmino, evaluar a las organizaciones en su relacin con la sociedad, como condicin
previa para evaluar los documentos resultantes de dicha relacin.
23
La teora de la valoracin
ha llegado a un nivel de
anlisis conceptual en
extremo especializado,
24
cuyas expectativas
de desarrollo futuro
vuelven ms complejo su
tratamiento.
Especialmente ante la
irrupcin de las nuevas
realidades en el manejo
de la informacin en el
entorno electrnico.
25
a)
La valoracin documental constituye
un proceso complejo en el que no es
posible aceptar verdades absolutas,
pero s aproximaciones sucesivas y
complementarias.
c)
En materia de valoracin, hay un evidente
acercamiento entre la tradicin anglosajona
y la latina; con este se concilia la gestin
integrada de documentos con el Records
Managment, representado por dichas
tradiciones.
26
b)
La valoracin surge como una respuesta a los
problemas de acumulacin y explosin de
documentos. Sus propsitos centrales son
establecer los criterios, mtodos e instrumentos
que coadyuven a la mejor administracin de
los documentos resultantes de los procesos
de gestin de las organizaciones, as como
a la construccin de su patrimonio histrico
documental.
d)
Que de conformidad con lo anterior, la gestin
de documentos y la administracin integrada
de archivos se basan indiscutiblemente en los
postulados del ciclo vital de los documentos
como continente orgnico y funcional donde se
sustenta la valoracin.
e)
Que los valores primarios y secundarios, as
como el anlisis funcional de las organizaciones,
establecidos por Schellenberg, constituyen la
piedra angular de la valoracin documental.
f)
Que la valoracin no debe responder a una
accin intuitiva, subjetiva o azarosa, sino a una
accin sistemtica y planificada.
g)
h)
27
a)
La valoracin requiere conocimiento profundo
del contexto de produccin de la informacin
documental: la entidad productora de
los documentos, su marco jurdico, su
reglamentacin interna, las polticas y
programas, y la normatividad administrativa en
que sustenta sus actividades.
c)
La identificacin y el anlisis de las
funciones de los organismos, tanto
sustantivas como adjetivas: aquellas
relacionadas con las funciones esenciales
que definen la razn de ser e identidad
de las instituciones y las asociadas a la
administracin de sus recursos operativos
internos.
28
b)
El conocimiento de los mecanismos de
produccin e integracin de los documentos y
su control archivstico, lo que vincula de manera
estrecha la valoracin con otros procesos de la
gestin documental; especialmente en materia
de clasificacin, ordenacin y descripcin.
d)
El reconocimiento de las caractersticas de los
documentos: la informacin que contienen, su
tipologa, volumen y periodicidad.
e)
f)
La capacidad de las instituciones
para garantizar el resguardo racional
de la documentacin y los costos de
almacenamiento de los acervos.
h)
g)
La valoracin precisa de la formacin de
grupos interdisciplinarios, coordinados por
personal archivstico, que aporten enfoques
complementarios durante los procesos de
identificacin y valoracin de los documentos.
i)
La generacin, sobre la base de los puntos
anteriores, de normas, regulaciones e
instrumentos como calendarios de
conservacin, que fijen los criterios y
reglas para la conduccin y establecimiento
de los procesos de valoracin y disposicin
documental a lo largo del ciclo vital.
29
2
Breves aspectos
conceptuales
de la valoracin documental.
30
Heredia, Antonia
31
32
Accin intelectual
Accin normativa
Accin prctica
33
34
Normativa
Intelectual
Prctica
Valoracin
Disposicin
35
Heredia, Antonia
genrica
36
.
Heredia, Antonia
37
38
39
a)
b)
c)
d)
Cambio de
soporte
Muestreo
Depuracin
Seleccin
40
41
3
Proceso de valoracin:
aspectos
metodolgicos.
42
a)
b)
c)
d)
43
44
Acciones intelectuales
Autor
Heredia
Identificacin
Valoracin
Conde
Base de la valoracin.
Propuesta de plazos de
conservacin/ eliminacin a los que
en el modelo espaol se aaden
tambin los plazos de reserva y
accesibilidad.
Herrera
Reconocimiento de la procedencia
institucional, la caracterizacin
documental y la descripcin
informativa de los documentos.
Refiere a la asignacin de
valores primarios y secundarios
determinados para cada serie:
administrativos, legales y fiscales,
evidenciales, testimoniales e
informativos.
AGN
45
46
Control
Regulacin
Heredia
Conde
Herrera
AGN
La dimensin intelectual de
la valoracin se relaciona
especficamente con todas
aquellas acciones destinadas
a identificar, analizar y juzgar
los valores asociados a la
documentacin.
48
a)
b)
c)
d)
e)
49
Funcin
Documentacin
Unidades de direccin
Funcin directiva
Unidades sustantivas
Funcin sustantiva
Series de expedientes de
gestin tcnica.
Funcin adjetiva
Series de recursos,
licitacines, servicios, etc.
Unidades de apoyo
administrativo
a)
b)
c)
d)
e)
f)
51
a)
b)
c)
52
En sntesis:
53
54
Fase de valoracin
a)
La mayor parte de las series documentales
producidas por las instituciones
gubernamentales no tienen asignado
oficialmente un valor legal, acreditado en
un ordenamiento jurdico concreto.
c)
La asignacin de valores legales y fiscales
no constituye una responsabilidad directa
del personal de archivos, sino de las
instancias facultadas para ello.
e)
Al asignarse valores legales y fiscales,
debe asegurarse que estos se encuentren
relacionados con una disposicin jurdica
oficialmente emitida.
b)
En el marco de los procesos de valoracin,
la asignacin de los valores primarios
se traduce de manera directa en la
sealizacin de vigencias o plazos de
conservacin, medidos en aos.
d)
La asignacin de los valores legales
y fiscales a travs de ordenamientos
jurdicos especficos de carcter general
afecta ms a las series documentales
comunes a la administracin pblica.
f)
El valor legal se relaciona con la emisin
de un ordenamiento jurdico que
establezca las disposiciones para su
conservacin y vigencia, en oposicin al
valor probatorio intrnseco que poseen
la mayor parte de los documentos de
archivo.
55
g)
h)
j)
i)
Dichos valores debern traducirse a
trminos de vigencia, en concordancia
con los mecanismos de produccin, uso,
control y circulacin de la informacin
archivstica.
k)
La asignacin de los valores primarios y secundarios,
sus vigencias o plazos de conservacin y prescripcin,
as como las condiciones para su disposicin
documental (su seleccin o eliminacin), debern
incorporarse a un esquema de normatividad oficial
donde se determinen polticas, lineamientos e
instrumentos de trabajo para darle formalidad
institucional a los procesos de valoracin documental.
56
57
58
59
60
Objetivo
Elaborar catlogo con base en las
recomendaciones metodolgicas descritas.
Identificar el acervo a valorar, tomando las series
documentales como unidad de identificacin y
valoracin.
Reconstruir el origen de la documentacin
(principio de procedencia y orden original),
revisando organigramas, evolucin de las
funciones dadas en el tiempo al organismo,
inventariar la documentacin para poder
identificarla y realizar las acciones de carcter
intelectual e instrumental.
4
Esquema de planeacin
para la valoracin y disposicin
documental.
61
En virtud de la complejidad de
las acciones implcitas en estos
procesos y, especialmente,
por la necesaria participacin
en su desarrollo por diversos
profesionales.
62
63
A.
B.
64
C.
D.
65
A.
B.
66
C.
D.
A.
B.
C.
D.
67
E.
F.
G.
68
Evaluacin de resultados.
A.
B.
C.
D.
E.
69
70
A.
B.
C.
D.
E.
Conclusiones.
71
Conclusiones.
72
Glosario y
bibliografa
73
Glosario
Acceso a la informacin: derecho ciudadano de consultar, de acuerdo con las
disposiciones legales correspondientes, la informacin pblica gubernamental.
Administracin de archivos: planeacin, organizacin, direccin y control de las
estructuras archivsticas y sus recursos de operacin (humanos, materiales, tcnicos,
tecnolgicos, presupuestales).
Administracin de documentos: metodologa integral para planear, dirigir y controlar
la produccin, organizacin, circulacin y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo
institucional de vida, atendiendo a una mayor economa y racionalizacin en el manejo
de los recursos operativos y las estructuras archivsticas.
Administrador o gestor de documentos: profesional encargado de dar tratamiento
tcnico a los documentos y archivos, con el propsito de organizarlos, valorarlos,
conservarlos y difundirlos.
Agrupacin documental: asociaciones sucesivas de los documentos de archivo que
permiten vincularlos con el expediente al que deben incorporarse, as como vincular a
los expedientes con la serie y fondo de archivo al que pertenecen.
Archivo: el concepto tiene tres acepciones: 1. Conjunto orgnico y organizado de
informacin en cualquier soporte, producida o recibida en el ejercicio de las funciones y
atribuciones de personas fsicas o jurdicas, pblicas y privadas. 2. Entidad o institucin
archivstica formalmente establecida, esto es, como oficina, unidad administrativa
o estructura registrada en los organigramas y los reglamentos de organizacin
y funcionamiento de las instituciones. 3. Espacio fsico en el que se deposita la
documentacin que lo conforma, es decir, el archivo como depsito.
Archivo de Concentracin: unidad responsable de la administracin de documentos
cuya frecuencia de consulta haya disminuido (semiactiva) y que permanecen en l hasta
que concluye su plazo de conservacin, en razn de sus valores primarios de carcter
administrativo, legal y fiscal. (En el mbito hispanoamericano, esta unidad puede
entenderse tambin como archivo general, archivo de transferencia, archivo intermedio).
Archivo histrico: Unidad responsable de organizar, describir, conservar, preservar,
administrar y divulgar la memoria documental institucional.
Archivo de trmite: constituye la unidad responsable de la administracin de documentos
en gestin, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones
de cualquier unidad administrativa u oficina.
Atribucin: capacidades competenciales de carcter general de las organizaciones y sus
divisiones internas, dadas a estas por mandato legal.
Baja o depuracin documental: proceso de eliminacin razonada y sistemtica de
documentacin que haya prescrito en sus valores primarios administrativos, legales y
fiscales, y que no posea valores secundarios o histricos evidenciales, testimoniales
o informativos, de conformidad con el Catlogo de Disposicin Documental.
Catlogo de disposicin documental: registro general y sistemtico que establece
los valores primarios de la documentacin, los plazos de conservacin o vigencia
documental en los archivos de trmite y concentracin, y la determinacin de su destino
final al trmino de sus vigencias, que puede ser su eliminacin definitiva en caso de
carecer de valores secundarios o bien, su seleccin como documentacin histrica o
de valor permanente, susceptible de transferirse para su conservacin y divulgacin a
una unidad de archivo histrico. (Tambin se lo conoce como tablas de retencin, cuadro
de vigencias o calendarios de conservacin).
Clasificacin archivstica: proceso de identificacin, agrupacin por sus clases y
diferencias, sistematizacin y codificacin de expedientes de acuerdo con su origen
estructural y funcional.
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Ciclo vital de los documentos: fases por las que pasan los documentos en una institucin
y que se caracterizan por diversos usos institucionales de la informacin: una primera
etapa, denominada activa o de gestin de la informacin documental; una segunda
fase, conocida como semiactiva o de conservacin precautoria de los documentos, y
una tercera etapa, inactiva o histrica de los testimonios documentales. El ciclo vital
se conoce tambin como la teora de las tres edades de los documentos, a los que
se da tratamiento en los archivos de trmite durante su primera edad, en el archivo
de concentracin durante la segunda edad, y en el archivo histrico durante su tercera
edad.
Comit de Archivos: organismo constituido por archivistas y, en su caso, administradores,
para la coordinacin de acciones o programas archivsticos dentro de una institucin.
Est avalado por la legislacin o normativa institucional oficial.
Conservacin archivstica: procesos y medidas destinados a asegurar la preservacin,
la prevencin o restauracin de alteraciones fsicas de los documentos de archivo, y el
mantenimiento de los soportes en los que se encuentren.
Control de gestin: conjunto de acciones destinadas al seguimiento, evaluacin y
cumplimiento de actividades y proyectos.
Correspondencia: conjunto de comunicaciones administrativas emitidas o recibidas
por las unidades administrativas u oficinas de la institucin en el desempeo de sus
actividades y el ejercicio de sus atribuciones.
Cuadro general de clasificacin archivstica: modelo e instrumento lgico que
representa de forma sistemtica las categoras establecidas como resultado de la
clasificacin archivstica y que refleja la estructura de los fondos con base en las
estructuras orgnicas y las atribuciones y funciones de las instituciones.
Descripcin archivstica: elaboracin de una representacin exacta de la unidad de
descripcin y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilacin, el
anlisis, la organizacin y el registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar,
localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que
los ha producido, de conformidad con la Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica, ISAD(G) [por las siglas en ingls de General International Standard Archival
Description. Puede descargarse en PDF desde www.mcu.es/archivos/CE/RecProf/
NormasDocumentos.html].
Disposicin documental: Destino sucesivo inmediato de los expedientes y series
documentales dentro de un sistema institucional de archivos, una vez que prescriben
sus valores primarios, administrativos, legales y fiscales. As, el destino inmediato de
los expedientes cuya utilidad administrativa o de gestin prescriba en el archivo de
trmite ser el archivo de concentracin. Del mismo modo, el destino inmediato de
los expedientes que prescriben en el Archivo de Concentracin ser la seleccin de los
mismos como archivo histrico, o su eliminacin en caso de que carezcan de valores
secundarios.
Documento (o unidad documental simple): todo registro material de informacin con
independencia del soporte en el que se encuentre y los fines para los que haya sido
creado.
Documento de archivo: informacin registrada en cualquier soporte, producida, recibida
y conservada por cualquier persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus competencias
o en el desarrollo de su actividad y funciones, y que posee un contenido, un contexto
y una estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos de la gestin
institucional.
Documento electrnico: informacin producida, usada, enviada o recibida por medios
electrnicos o migrada a estos por medio de un tratamiento automatizado, y que
requiera de una herramienta especfica para ser legible o recuperable.
Estructura organizacional: oficina o unidad administrativa formalmente establecida
dentro de las instituciones, que cuenta con atribuciones y funciones legales y recursos
para su desempeo.
75
76
77
78
Bibliografa
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Conde Villaverde, Mara Luisa, Evolucin de los principios de la adquisicin y la
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Duchein, Michel, Los obstculos que se oponen al acceso, a la utilizacin y a
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RAMP, Paris, UNESCO, 1983.
79
80
Apndice
Instrumentos bsicos de valoracin y disposicin documental
Formato 1
Ejemplo de Catlogo de disposicin documental
Modelo propuesto por el Archivo General de la Nacin con algunas modificaciones.
Nombres
Series documentales
Plazos de conservacin
Valoracin
primaria
A
01
Adquisiciones
02
03
Amparos
Asesoras
x
x
04
05
Capacitacin
Comit de Control y Evaluacin
x
x
06
AsesConsejo de gobierno
07
Contabilidad
08
Contratos
09
Control de asistencia,
prestaciones y
credencializacin
10
Convenios
11
Correspondencia general
12
Tcnicas de seleccin
Vigencias
Eliminacin
AT
1
15
AC
5
2
2
2
11
3
13
5
10
11
7
1
12
Total
6
9
Conservacin
Informacin
Muestreo
Acceso
Reservado
Pblico
4
4
Periodo de
reserva
Obs.
Pblico
x
Pblico
Cuenta pblica
13
Denuncia administrativa
14
15
Denuncia penal
Denuncias no ratificadas
Pblico
Reservado
Pblico
Confidencial
Pblico
Pblico
Reservado
Reservado
Confidencial
Pblico
81
82
Formato 2
Modelo de formato de Inventario de transferencia primaria
Elaboracin propia.
Expediente
nm.
Serie/ Asunto
(7)
(8)
Clasificacin
(9)
Aos
(10)
Plazo de retencin
en AC
(11)
Disposicin
(12)
83
84
Formato 3
Modelo de formato de Inventario de transferencia secundaria
Elaboracin propia
Seccin: (2)
Caja nm: (3)
Expediente
nm.
Serie/ Asunto
(7)
(8)
Clasificacin
(9)
Aos
(10)
Plazo de retencin
en AC
(11)
Disposicin
(12)
85
86
Formato 4
Formato de Calendario de caducidades
Calendario de caducidades.
(1) Fondo:
(2) Seccin:
(3) Serie:
Descripcin (5)
87