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Contenido
Presentacin.
Objetivos del curso.

Captulos

1.

Claves de una funcin archivstica.


1.1. Introduccin.
1.2. Tendencias histricas sobre la valoracin documental.

1.2.1. Razones y origen de la valoracin documental.

1.2.2. Dos visiones de una misma ciencia.

1.2.3. La valoracin de Schellenberg y el ciclo vital de Wiffells.

1.2.4. Aportaciones a la valoracin despus de Schellenberg.

2.

1.3. Valoracin: una sntesis aproximada.

Breves aspectos conceptuales de la valoracin documental.


2.1. Consideraciones conceptuales previas.

2.2. Definicin y dimensiones de la valoracin.

2.2.1 La serie documental como unidad de trabajo de la valoracin.

2.2.2. Un ejemplo ilustrativo.

2.2.3. Disposicin documental.

2.2.4. Propsitos de la valoracin.

3.

Proceso de valoracin: aspectos metodolgicos.


3.1. Poniendo en marcha el proceso de valoracin.

3.1.1. Fase de identificacin.

3.1.2. Fase de valoracin.

3.1.3. Fase de regulacin: generacin de normatividad.

3.1.4. Fase de control: uso de los instrumentos para la valoracin.

4.

Esquema de planeacin para la valoracin y disposicin


documental.

4.1. Justificacin del plan.


4.2. Integracin del esquema de planeacin.
4.3. Principales fases y actividades.

Conclusiones.

Presentacin.
La coleccin Gestin de Documentos y Administracin de Archivos fue realizada

de acuerdo a conformidad con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la


Informacin Pblica Gubernamental y con los Lineamientos Generales para la
Organizacin y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades
de la Administracin Pblica Federal, de acuerdo con lo establecido el 20 de
julio de 2007 en el Diario Oficial de la Federacin, artculo sexto, fraccin V, de la
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.

Produccin e integracin de la
informacin archivstica.

Para quin?

Archivistas y administradores en la produccin


y uso de documentos y archivos.
Archivistas no especialistas.

Objetivos

Qu son?

Para qu?

Contribuir a la generacin de una cultura que


propicie el buen manejo de los archivos.
Dar cumplimiento al mandato constitucional
que establece que los sujetos obligados
debern preservar sus documentos en
archivos administrativos actualizados.

Guas tcnicas metodolgicas que orientan al


conocimiento bsico de los principales procesos
documentales y auxilian a los sujetos obligados
en la construccin, mantenimiento y actualizacin
de sus instrumentos de control archivstico.
Herramientas pedaggicas que apoyan las
acciones de capacitacin archivstica que
emprendan las instituciones gubernamentales.

Ofrecer un panorama general que pone en


perspectiva los sistemas y mtodos esenciales de
la gestin de documentos y la administracin de
archivos.
Favorecer la construccin de la memoria histrica
de las instituciones, la utilizacin de los archivos
como principal herramienta de la gestin pblica y
como recurso esencial en la cultura democrtica de
transparencia, acceso a la informacin y rendicin
de cuentas en Mxico.
Propiciar el reconocimiento de los sistemas,
mtodos e instrumentos de uso cotidiano en los
archivos.
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Metodologa para la valoracin y disposicin documental:


aspectos tericos e instrumentales.
En el presente curso se aborda uno de los temas de mayor complejidad y, al mismo
tiempo, de los ms apasionantes y debatidos de la administracin de documentos,
asociado a la valoracin y disposicin documental.

La valoracin documental ha sido objeto de numerosos estudios, anlisis y


propuestas metodolgicas que se han producido internacionalmente desde
diversas corrientes de pensamiento. Esto ha dado lugar tambin a trascendentes
debates entre los especialistas, quienes, con rigor tcnico y motivados por
realidades indiscutibles, han decantado al paso de los aos los principales
fundamentos de la valoracin como funcin archivstica.

CAPTULO 1

CAPTULO 2

Introduccin al tema en el marco de


las principales tendencias histricas
y de la perspectiva que se dibuja para
esta funcin, especialmente ante las
nuevas realidades en el manejo de la
informacin gubernamental.

Aborda una serie de consideraciones de


carcter conceptual y consideraremos
la definicin, dimensiones y aspectos
bsicos de la valoracin y disposicin
documental como proceso archivstico.

CAPTULO 3

CAPTULO 4

Aborda los aspectos metodolgicos


asociados a la valoracin documental:
la generacin de normas, instrumentos
y acciones de disposicin documental
asociadas a la seleccin y construccin
de la memoria documental y el
reconocimiento de los valores primarios
y secundarios de la informacin.

Aborda la necesidad de realizar los


procesos de valoracin a travs de un
plan integrado en el que se incluyan las
fases que conducen a la construccin,
formalizacin, uso y actualizacin de
los sistemas de valoracin documental
en las organizaciones.

CONCLUSIONES
El contenido que analizar a continuacin se sustenta en la administracin de
documentos como marco terico y metodolgico para la operacin de los archivos,
por lo que sirve como gua tcnica para integrar las acciones de planeacin,
capacitacin y formulacin de los sistemas, mtodos e instrumentos descritos.
No constituye un recetario acartonado y esquemtico del tema de estudio, ni
pretende abarcar todas las situaciones y contingencias que se presentan en las
instituciones gubernamentales, dadas las diferencias jurdico-administrativas
existentes entre las instituciones pblicas.

Objetivos del curso.


Describir

El marco conceptual y las principales tendencias de la valoracin
documental como funcin archivstica.
Los aspectos metodolgicos en que se sustenta la valoracin
documental, as como las dimensiones intelectuales, normativas
e instrumentales involucradas en este proceso archivstico.
Los principales instrumentos de control asociados a la valoracin
y disposicin documental, enfatizando los mecanismos para
su construccin, formalizacin y aplicacin en los archivos
gubernamentales.

Reconocer
La valoracin como elemento fundacional de la gestin de
documentos y la administracin de archivos.

Destacar
La importancia de los grupos interdisciplinarios para la
construccin de los criterios, propsitos y elementos por
considerar en la elaboracin y uso de los instrumentos asociados
a la valoracin.
Los principales aspectos involucrados en la formulacin de un
plan de valoracin documental en las instituciones.

1
Claves de una
funcin archivstica.

1.1. Introduccin.
La valoracin documental constituye una funcin archivstica clave para la
eficaz gestin de los documentos de las organizaciones. El ejercicio de esta
funcin archivstica ha supuesto el desarrollo internacional de una vasta
literatura, en la que se han definido las principales corrientes y tendencias
histricas que sitan la valoracin como una de las funciones ms relevantes
y complejas de la archivstica contempornea.

Los esfuerzos por definir una teora de la valoracin como funcin archivstica
han suscitado debates entre los especialistas. stos colocan al archivista en
una encrucijada que hace necesaria su mejor preparacin profesional para
responder con eficacia a las demandas de los usuarios de los archivos.

La eventual seleccin de los


documentos como memoria
histrica y la riesgosa decisin de
eliminar documentacin que no
posea valor testimonial (un valor
residual al que motiv su creacin
en las organizaciones) constituyen
aspectos medulares de la valoracin.

De este modo, el ejercicio


sistemtico de la valoracin
documental debe respaldarse
en una slida preparacin
conceptual y, a la vez, en una
serie de capacidades normativas,
instrumentales y de gestin.

al.

1.2. Tendencias histricas sobre la valoracin document

Dentro de la gestin de documentos, la


valoracin y la administracin de archivos
tienen un lugar central.

La relevancia del tema no es reciente.


Estudios e investigaciones internacionales
revelan su antigedad y vigencia.

En el pasado, los debates sobre la valoracin documental parecan


centrarse en ideas que todava hoy suscitan acaloradas discusiones;
entre ellas, el cuestionamiento de las razones y propsitos que obligan
a valorar los documentos. No era la valoracin una anttesis de la misin
del archivista?, no estaba ste obligado a resguardar toda evidencia
documental en beneficio de la investigacin histrica?, era una funcin
archivstica valorar la documentacin?, cules seran los criterios para
valorar los documentos?, cules seran los resultados de esta accin?,
quin y cmo debera realizar la valoracin? En primera y ltima instancia,
por qu tendra que valorarse la documentacin?, qu obligaba a realizar
esta labor dentro de las instituciones?

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los aspectos tericos y prcticos de la valoracin se


vern obligados a ser el centro neurlgico de la misin
del archivista en el siglo XXI .

Couture, Carol

1.2.1. Razones y origen de la valoracin documental.


La masiva produccin de documentos se reconoce
en la actualidad como la causa principal de la
valoracin documental en las organizaciones
gubernamentales. Sin embargo, a pesar de ser
un fenmeno que creci de manera exponencial
hacia mediados del siglo XX, desde un siglo
antes empezaron a llevarse a cabo acciones de
valoracin en los pases europeos.

De acuerdo con Couture, tanto las corrientes de


valoracin de la escuela alemana como las de la
inglesa implementaron medidas para resolver el
congestionamiento de los archivos. En el primer
caso, desde la dcada de los treinta del siglo XIX,
y en el segundo caso, a partir de finales de ese
mismo siglo. En la lgica de la escuela alemana,
la valoracin de los archivos se planteaba como
una accin para identificar los testimonios
documentales que deban conservarse, mientras
que la escuela inglesa, con un pragmatismo que
podra calificarse de antiarchivstico, pona
atencin a la necesidad de hacerlo para eliminar
documentacin irrelevante.

La acumulacin de documentos en la Europa del siglo XIX no obedeca


precisamente a un fenmeno de explosin documental, sino a lo que con
acierto afirma Mara Luisa Conde, prestigiada archivera espaola:
Otra de sus diferencias esenciales (en referencia a las existentes
entre la tradicin histrico-administrativa anglosajona y la
latina, que sustentan sendos modelos y sistemas de control
de documentos, de la que participa tambin todo el mundo
Iberoamericano) es la enorme acumulacin de fondos histricos
en manos del Estado que se produce tras la Revolucin
Francesa y la abolicin del Estado Absolutista, que adems de
impulsar enormemente la proyeccin histrica de los archivos,
determinara el nacimiento de una profesin la de archivero
enfocada esencialmente a la resolucin de ese enorme problema
de la acumulacin, lo que paulatinamente ir alejndola por
su formacin y mentalidad del contexto administrativo, donde
paralelamente, y por falta de control, se ira produciendo
tambin una gran acumulacin de fondos como consecuencia de
la actividad de la nueva estructura burocrtica.

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Las aportaciones de los archivistas para resolver los problemas de


acumulacin de documentos a travs de la valoracin, desde mediados
del siglo XIX y hasta principios del XX son notables. Por su validez y
pertinencia han sido reconocidas plenamente por diversos tratadistas
tanto del mundo anglosajn como latino como elementos centrales para
la construccin de una teora de la valoracin contempornea. Entre las
aportaciones de ese perodo, destacan las siguientes:

La necesidad de inventariar la documentacin antes de valorarla


(lo que posteriormente se destacara como parte del proceso
metodolgico asociado a la identificacin).

La edad: el perodo acreditado por los documentos y su contenido.

El papel protagnico de la entidad productora de los documentos


y su posicin jerrquica en los organismos.

Sin embargo, no fue sino hasta mediados del siglo


XX que la nueva estructura burocrtica, como
consecuencia de la diversificacin administrativa
y el crecimiento de las relaciones documentadas
entre Gobiernos y sociedades, dispar por as
decirlo la produccin de documentos en forma
exponencial.
Esto propici nuevos paradigmas en el
manejo de la informacin y, particularmente,
en el diseo de estrategias y acciones para
la valoracin de documentos.

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El explosivo crecimiento de la documentacin dado a partir de los aos


cuarenta y cincuenta del siglo XX es patente en todo el mundo. De acuerdo
con Rosseau y Couture, la cantidad de archivos conservados por los
Archivos Nacionales de Francia desde la Edad Media y hasta 1945, es
equivalente a la que se produjo y conserv entre 1945 y 1960: la misma
cantidad de acervos en quince aos que en los cuatrocientos anteriores.

En el caso de Estados Unidos de Amrica,


de 1774 a 1931 (157 aos) se conserv la
misma cantidad de documentos que los
conservados de 1931 a 1940, cantidad que a
su vez se duplicara en la dcada siguiente.

En Canad, haca 1976 los archivos crecan a


un ritmo de 75,000 metros cbicos por ao.
De acuerdo con estos autores, de no contarse
con medidas de evaluacin, seleccin y
eliminacin de documentos, en slo cinco
aos la cantidad de acervos que por esa
poca tena el Gobierno canadiense (casi
cuatrocientos mil metros cbicos) se habra
duplicado.

No resulta comparable, entonces, la dimensin del problema de explosin


de documentos con lo sucedido en el siglo XIX y principios del XX. Lo cierto
es, sin embargo, que la acumulacin de documentos por una causa u otra
provoc la necesaria respuesta de los archiveros para enfrentarla a partir
de la visin y la misin que tanto en el universo anglosajn como en el
latino distingua a cada caso.

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1.2.2. Dos visiones de una misma ciencia.


Dos visiones aparentemente contrapuestas
se desarrollaron para enfrentar los problemas
provocados por la explosin de documentos:

La primera, propia del mundo


anglosajn, se concentr a partir
de lo que se denomin el Records
Managment, segn el cual haba que
atacar el problema de la masificacin de
documentos desde su produccin.

En Francia, Espaa y buena parte de los


pases latinoamericanos, sobre todo del
sur del continente, la corriente establecida
tuvo que ver con la teora que se denomin
el Prarchivage, concentrada en controlar
la documentacin histrica para resolver a
posteriori la masificacin documental.

A diferencia de varios pases de Latinoamrica, en Mxico se acentu


la tendencia hacia la administracin de documentos como teora
y metodologa para la gestin de archivos acorde con la visin del
Records Managment, pero vinculada al ciclo vital de los documentos
en cuanto conjuntos orgnicos de informacin. Esto, a pesar de la
percepcin histrica de los archivos que priv desde finales de los
setenta y en especial en los ochenta del siglo XX.

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El administrador (el records manager) - se


le adjudic la funcin de controlar records
(documentos) administrativos.
Estas visiones contrapuestas
desvincularon en la prctica a dos
profesionales de los documentos:

El archivero (archivista) se le adjudic la


funcin de controlar conjuntos orgnicos
(fondos archivsticos), pero slo a partir
del ingreso de estos a sus repositorios
para su conservacin en beneficio de la
investigacin histrica.

El establecimiento del ciclo vital de los documentos y, ms tarde, el


desarrollo y produccin de informacin electrnica que requiere
medidas adecuadas para su gestin y control, ampliaron un contexto
ms apropiado para el ejercicio de todos los procesos archivsticos,
particularmente el relacionado con la valoracin. Con esto se conciliaron,
no sin altibajos, las dos concepciones sobre los archivos, lo cual revela
que no se trata de dos ciencias sino de una; slo que evolucionaron de
manera distinta debido a las caractersticas particulares de las tradiciones
administrativas y jurdicas anglosajonas y latinas.

Entre tanto, notables especialistas europeos y norteamericanos


particularmente del mbito anglosajn, previos a Theodore R.
Schellenberg, recogiendo las experiencias de sus antecesores, iran
armando progresivamente el andamiaje terico y metodolgico de
la valoracin en respuesta a la explosin de documentos, fenmeno
que exiga soluciones urgentes del ms alto nivel conceptual y
tcnico.

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As, entre las contribuciones ms significativas de los tratadistas del


periodo de 1938 a 1958 que influyeron de manera decisiva en las acciones
de valoracin y que an hoy tienen plena vigencia, pueden detectarse las
siguientes:

El uso de los documentos, tanto en las instituciones como para la


investigacin y la proteccin de derechos ciudadanos.
La demanda de acceso a la informacin.
La eliminacin de duplicados (expurgo).
La utilidad de los documentos para la historia administrativa de las
instituciones.
El costo de conservacin de archivos en las instituciones.
La importancia cuantitativa y cualitativa de la documentacin
archivstica.
La clasificacin tcnica de los documentos como condicin previa a
la valoracin.

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1.2.3. La valoracin de Schellenberg y el ciclo vital de


Wiffells.
Dos son los factores que influyeron
decididamente en lo que podra
denominarse la construccin
sistematizada de la valoracin como
funcin archivstica:

El primero de ellos, las contribuciones de Theodore


R. Schellenberg, archivista norteamericano,
quien entre 1956 y 1965 publica dos de las ms
importantes obras de la archivstica contempornea:
el libro Archivos modernos: principios y tcnicas;
y el texto clsico: Administracin de archivos.
Publicado en espaol por el Archivo General de la
Nacin de Mxico en 1988.

Schellenberg, reconociendo las contribuciones


previas y de sus contemporneos, define
y sistematiza los valores asociados a la
documentacin dividindolos en valores primarios y
secundarios.

A los primarios, a su vez, los divide en


tres categoras de valor: administrativos,
legales y fiscales.

Por su parte, a los valores secundarios


los subdivide tambin en tres categoras:
evidenciales, testimoniales e informativos.

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El autor plantea que los valores documentales


constituyen categoras ntimamente relacionadas;
por un lado, a las funciones y usos de la informacin
en las organizaciones, y por el otro, los concibe
como valores probatorios que pueden adquirir un
carcter esencial como evidencia histrica y de
investigacin.

A partir de Schellenberg y sobre la base de sus


contribuciones, especficamente en el campo de la
valoracin documental y el anlisis funcional de las
organizaciones, se han tejido nuevas investigaciones
que marcan las tendencias contemporneas en
este campo. Esto lo coloca como uno de los ms
importantes tratadistas de la ciencia archivstica
contempornea.

Cuadro 1. Esquema de valoracin de Schellenberg.

Valores

Categoras

Primarios

Administrativos
Legales
Fiscales

Secundarios

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Testimoniales
Evidenciales
Informativos

Aplicados a funciones
sustantivas y
adjetivas

El otro factor de capital importancia en la construccin de


la teora de la valoracin es el concepto de ciclo vital de los
documentos, tambin conocido como la Teora de las tres
edades de los documentos, formulada por el archivista
belga Charles Wiffells.

Los valores primarios se asocian a los usos de la informacin


durante las dos primeras etapas del ciclo vital: la fase activa
y la semiactiva de la informacin documental. Mientras
tanto, en la tercera etapa del ciclo, la fase histrica o de
valor permanente de los documentos, se asocia a estos su
valor secundario, propiamente histrico.

La formulacin de la Teora de las tres edades de los


documentos de Wiffells, vinculada a los valores primarios
y secundarios de Schellenberg, determinan la circulacin y
destino final de los documentos.

Esto requiere, a su vez, la integracin de los archivos de las


organizaciones como un sistema estructurado que relaciona
las fases del ciclo con las distintas estructuras archivsticas
encargadas de la gestin de los documentos (de trmite, de
concentracin e histricos).

En este marco, la gestin de documentos y la administracin


de archivos adquieren un enfoque de operacin integral que
permite el funcionamiento de los archivos como sistema,
especficamente a travs de la ejecucin de los procesos de
valoracin y disposicin documental a lo largo del ciclo vital
de los documentos.

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Cuadro 2. Ciclo vital/ sistema institucional de archivos/ valoracin.

Fase activa

Fase semiactiva

Archivo de
trmite:
usos de gestin

Archivo de
concentracin:
usos precautorios

Valor primario

20

Fase histrica

Archivo
histrico:
usos de
investigacin

Valor secundario

1.2.4. Aportaciones a la valoracin despus de


Schellenberg.

Si bien Schellenberg sistematiza las categoras de valor de los documentos


con un rigor conceptual novedoso adems de identificar la importancia
de las funciones sustantivas y facilitativas, tambin conocidas como
adjetivas, de las organizaciones, despus de l muchos tratadistas han
formulado contribuciones muy notables a la teora de la valoracin.
Entre las aportaciones de este notable archivista alemn, destacan las
siguientes:

a)

La necesidad de apoyar la valoracin en el conocimiento


profundo del organismo productor de los documentos.

b)

Establecer las acciones de valoracin a partir de criterios


contemporneos, es decir, a partir de una escala de valores
correspondiente al periodo en el que los documentos han sido
creados. Con eso se evita la generacin de especulaciones
sobre los intereses futuros de la investigacin histrica.

c)

La evaluacin debe permitir contar con un mximo de


informacin en un mnimo de documentos.

d)

La evaluacin de los archivos debe dar pleno testimonio de


todos los componentes de la sociedad.

Hans Booms plantea que la valoracin no


debe ser nunca ms una actividad intuitiva,
sino que debe responder a una visin de
conjunto, sistemtica y planificada.

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Muchos otros especialistas han contribuido a perfilar las tendencias


histricas de la valoracin documental, como lo hicieron notablemente los
de la escuela canadiense. Desde luego, esta no constituye una corriente
homognea y estandarizada, dada las diferencias entre la escuela
francfona y la de origen ingls.

En el primer caso, las aportaciones de Couture y Rosseau, entre otros,


destacan la importancia de la formulacin de los calendarios de
conservacin como principal instrumento para la valoracin de los
documentos a lo largo de su ciclo vital.

Desde esta perspectiva, resulta notable la interpretacin prctica que


estos autores hacen de la teora de la valoracin, ya que reconociendo
los aspectos terico-conceptuales de otros tratadistas, la traducen a la
ejecucin de procesos ordenados de valoracin. Estos ligan integralmente
los valores administrativos y los histricos de los documentos al uso de
un instrumento en el que se establecen reglas de disposicin documental
muy claras, es decir, instrucciones precisas que determinan la circulacin y
el destino final de los documentos dentro de un sistema de archivos.
A los calendarios de conservacin se les conoce tambin como: tablas
de transferencia, cuadros de retencin, cuadros de vigencias, tablas
de valoracin, entre otros. En Mxico, se les denomina catlogos de
disposicin documental.

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La contribucin canadiense en materia de evaluacin de los archivos es tanto sntesis como


enlace. Se inspira principalmente en posiciones definidas por los europeos y americanos. Se
reconocen las consideraciones relacionadas a la institucin creadora de los documentos, a la
utilizacin de los archivos, al valor que tienen los archivos y a la preocupacin ms lejana de
querer dar testimonio del conjunto de la sociedad. Tambin se caracteriza por haber llevado a la
prctica propuestas hechas. No muy contentos con escribir y disentir sobre el tema, los archiveros
canadienses ponen en prctica y experimentan los enfoques.
Couture, Carol

En este tema, como en tantos otros, la Archivstica tiene


una dimensin terica que no es reconocible sino a partir
de la prctica.
Heredia, Antonia

La corriente inglesa, por su parte, situada alrededor de los Archivos Nacionales del
Canad, se pronuncia por lo que ellos llaman una nueva teora de la valoracin,
situada bajo el enfoque de la macrovaloracin; segn el cual es necesario, en primer
trmino, evaluar a las organizaciones en su relacin con la sociedad, como condicin
previa para evaluar los documentos resultantes de dicha relacin.

La teora de la macrovaloracin se ha centrado particularmente en el anlisis de las


interacciones producidas entre la estructura (los productores de documentos) y las
funciones, en el marco de sus relaciones con la sociedad.

Los crticos de la teora de la macrovaloracin han considerado que se sita ms en


el mbito de un anlisis extra -o meta- archivstico (casi de orden poltico, econmico
y cultural) que en el tratamiento tcnico de los archivos. As, no puede calificarse de
documental. Algunos especialistas, incluso ven en la macrovaloracin un modelo riesgoso
que puede provocar la macrodepuracin de documentos, sobre todo si el anlisis del
contexto en donde se sustenta se enfrenta a partir de criterios maximalistas: criterios que
no se centren en la importancia institucional de los archivos.

Terry Cook se constituye como el promotor


de esta corriente, as como Richard Brown.
Con ello tambin influyen en la archivstica
australiana.

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Sin embargo, como bien seala Antonia Heredia


coincidiendo con la propia Couture, tanto la
macrovaloracin como la microvaloracin
finalmente forman parte de un solo esquema
conceptual: la valoracin.

Pero todo esto que puede resultar difcil de asumir en la prctica, no es


precisamente valoracin documental, es anlisis de la sociedad, de su contexto.
Se trata (la macro valoracin) de una operacin previa, compleja, que necesita
de la colaboracin de numerosos observadores expertos, analistas de la
sociedad. Para llegar a la verdadera valoracin documental es necesario llegar
a la microvaloracin que no es descendiendo a un plano real otra cosa
que un anlisis documental tradicional. La teora de Cook lo lleva pues a la
macrovaloracin y a la microvaloracin que no son dos modelos de valoracin,
sino dos estadios o etapas: la primera que necesariamente ha de desembocar
en la segunda, que es la nica de las dos que puede reclamar el apelativo de
documental, porque aunque la sociedad tenga muchos valores difcilmente
pueden reconocrsele los valores documentales.
Heredia, Antonia

La afiliacin entre el anlisis de necesidades y la evaluacin nos parece esencial


en aquello que reconcilia macroevaluacin y microevaluacin que, por otra
parte, pareceran dos puntos de vista contradictorios aunque son dos partes de
un mismo todo: la evaluacin. En este sentido, la macroevaluacin se vuelve a
encontrar el anlisis de necesidades
evaluacin de la institucin y conocimiento del contexto de creacin que
el archivero debe dirigir antes de emprender sus trabajos, mientras que la
microevaluacin evaluacin de los documentos propiamente dicho consiste
en la consiguiente realizacin del calendario de conservacin.
Couture, Carol

La teora de la valoracin
ha llegado a un nivel de
anlisis conceptual en
extremo especializado,

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cuyas expectativas
de desarrollo futuro
vuelven ms complejo su
tratamiento.

Especialmente ante la
irrupcin de las nuevas
realidades en el manejo
de la informacin en el
entorno electrnico.

1.3. Valoracin: una sntesis aproximada.

Las aportaciones y debates de los tratadistas en materia de valoracin han


aportado un buen nmero de puntos de vista, aproximaciones, hiptesis y
axiomas que revelan la complejidad del tema.
En un aventurado esfuerzo de sntesis, y antes de abordar el tema desde
una perspectiva metodolgica e instrumental, conviene destacar aquellos
puntos sobre los que parece haber acuerdos generales internacionales en
torno a la valoracin.

Entre estos acuerdos, que consideramos claves y que definen la valoracin


como funcin archivstica, podramos situar en primer trmino los asociados
a los aspectos tericos de la valoracin y posteriormente a aquellos que
parecen situarse ms en el terreno de lo metodolgico. Entre los primeros
podemos destacar los siguientes:

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Acuerdos tericos sobre la valoracin

a)
La valoracin documental constituye
un proceso complejo en el que no es
posible aceptar verdades absolutas,
pero s aproximaciones sucesivas y
complementarias.

c)
En materia de valoracin, hay un evidente
acercamiento entre la tradicin anglosajona
y la latina; con este se concilia la gestin
integrada de documentos con el Records
Managment, representado por dichas
tradiciones.

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b)
La valoracin surge como una respuesta a los
problemas de acumulacin y explosin de
documentos. Sus propsitos centrales son
establecer los criterios, mtodos e instrumentos
que coadyuven a la mejor administracin de
los documentos resultantes de los procesos
de gestin de las organizaciones, as como
a la construccin de su patrimonio histrico
documental.

d)
Que de conformidad con lo anterior, la gestin
de documentos y la administracin integrada
de archivos se basan indiscutiblemente en los
postulados del ciclo vital de los documentos
como continente orgnico y funcional donde se
sustenta la valoracin.

e)
Que los valores primarios y secundarios, as
como el anlisis funcional de las organizaciones,
establecidos por Schellenberg, constituyen la
piedra angular de la valoracin documental.

f)
Que la valoracin no debe responder a una
accin intuitiva, subjetiva o azarosa, sino a una
accin sistemtica y planificada.

g)

h)

Que la introduccin de tecnologas para


el manejo de la informacin implica el
reconocimiento de nuevas realidades capaces
de modificar la gestin de la informacin
documental, y especialmente, la valoracin
como funcin archivstica.

Que a partir de las aportaciones y experiencias


prcticas de los tratadistas en este campo,
se puede articular un conjunto de criterios
metodolgicos de cara a la instrumentacin de
procesos de valoracin eficaces.

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Acuerdos metodolgicos sobre la valoracin

a)
La valoracin requiere conocimiento profundo
del contexto de produccin de la informacin
documental: la entidad productora de
los documentos, su marco jurdico, su
reglamentacin interna, las polticas y
programas, y la normatividad administrativa en
que sustenta sus actividades.

c)
La identificacin y el anlisis de las
funciones de los organismos, tanto
sustantivas como adjetivas: aquellas
relacionadas con las funciones esenciales
que definen la razn de ser e identidad
de las instituciones y las asociadas a la
administracin de sus recursos operativos
internos.

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b)
El conocimiento de los mecanismos de
produccin e integracin de los documentos y
su control archivstico, lo que vincula de manera
estrecha la valoracin con otros procesos de la
gestin documental; especialmente en materia
de clasificacin, ordenacin y descripcin.

d)
El reconocimiento de las caractersticas de los
documentos: la informacin que contienen, su
tipologa, volumen y periodicidad.

e)

f)
La capacidad de las instituciones
para garantizar el resguardo racional
de la documentacin y los costos de
almacenamiento de los acervos.

La frecuencia de uso y consulta de la


informacin documental en las diversas etapas
del ciclo vital, as como las caractersticas de
los usuarios institucionales y sociales de los
archivos.

h)

g)
La valoracin precisa de la formacin de
grupos interdisciplinarios, coordinados por
personal archivstico, que aporten enfoques
complementarios durante los procesos de
identificacin y valoracin de los documentos.

La necesaria intervencin del archivista en


los procesos de produccin, integracin,
circulacin, uso y control de la informacin
documental.

i)
La generacin, sobre la base de los puntos
anteriores, de normas, regulaciones e
instrumentos como calendarios de
conservacin, que fijen los criterios y
reglas para la conduccin y establecimiento
de los procesos de valoracin y disposicin
documental a lo largo del ciclo vital.

29

2
Breves aspectos
conceptuales
de la valoracin documental.

30

2.1. Consideraciones conceptuales previas.

La valoracin constituye una funcin archivstica de capital importancia


para la gestin de documentos y la administracin de archivos.

La valoracin documental como funcin archivstica es una,


reconocible, de aplicacin general, con principios que la hacen
universal. Sin embargo, el proceso que exige dicha funcin y [del] que
toma su nombre puede determinar la existencia de metodologa, de
instrumentos o de rganos, diferentes .

Heredia, Antonia

En el presente captulo se abordan criterios conceptuales para la


ejecucin de los procesos asociados a la valoracin documental,
considerando las acciones intelectuales, normativas e
instrumentales implcitas en los procesos de valoracin, as
como las condiciones requeridas para la normalizacin de sus
resultados.

31

2.2. Definicin y dimensiones de la valoracin.

Fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar


los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando
los plazos de transferencia, acceso y conservacin o eliminacin total o
parcial.
Diccionario de terminologa archivstica del Consejo Internacional de Archivos

Acto de juzgar el valor que presentan los documentos de archivo y de


decidir el perodo de tiempo durante el cual esos valores se aplican
a dichos documentos en un contexto que tiene en cuenta la relacin
esencial que existe entre el organismo (o la persona) respectivo y los
documentos de archivo que genera en el marco de sus actividades.
Couture, Carol

Actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los valores


documentales para establecer criterios de disposicin y acciones de
transferencia.
IFAI / AGN

32

Todas las descripciones coinciden en que la


valoracin, como proceso archivstico, presupone
la ejecucin de acciones de gran complejidad:
por un lado, analizar, determinar, juzgar los
valores primarios y secundarios asociados a los
documentos, de conformidad con los postulados
de Schellenberg; por el otro, fijar, identificar,
decidir o establecer plazos y criterios de
disposicin que permitan conservar, transferir,
consultar o eliminar -parcial o totalmente-, las
series documentales.

Dimensiones de la valoracin de acuerdo con su definicin:

Accin intelectual

Identificar, analizar, juzgar valores asociados a la


documentacin.

Accin normativa

Determinar, establecer, decidir, fijar periodos o plazos


para la retencin de documentos.

Accin prctica

Conservar, transferir, acceder a los documentos o


eliminarlos.

33

Dicho de otro modo, la definicin de la valoracin como funcin archivstica


se traduce en la ejecucin de un proceso que alude a tres tipos de acciones
diferenciadas:

Acciones destinadas al diseo y construccin de los criterios,


regulaciones e instrumentos de la valoracin (actividad intelectual).

Acciones destinadas a la generacin de polticas, reglas e


instrucciones para normar el proceso de valoracin (actividad
normativa).
Acciones destinadas al uso y aplicacin de las polticas y
regulaciones asociadas a la valoracin en los archivos, que
se materializan en instrumentos previamente diseados,
tales como el catlogo de disposicin documental, los
inventarios de transferencia, las cdulas de disposicin, el
calendario de caducidades, etctera; que debern mantenerse
permanentemente actualizados (actividad instrumental).

34

Normativa

Intelectual

Prctica

En las definiciones hay dos elementos ms del proceso de valoracin que


se deben tener en cuenta: el primero se relaciona con la unidad de trabajo
de la valoracin, que se identifica con la serie documental. La segunda
cuestin se relaciona con el trmino disposicin, el cual se vincula a la
definicin de los criterios sobre los que se sustentarn las acciones de
conservacin y eliminacin de los documentos.

Las dimensiones asociadas a su definicin permiten reconocer, entonces, las


caractersticas e implicaciones conceptuales, normativas e instrumentales en
las que se materializa el proceso de valoracin. Estas conllevan la necesidad
de realizar dicho proceso a partir de una metodologa cabalmente planificada,
pues en ella se pone en juego un conjunto de actividades que exigen la
participacin tanto de:

Los archivistas, a quienes


corresponder llevar la vanguardia
del proceso de valoracin.

Los productores y usuarios,


principalmente institucionales de
la informacin documental.

Cabra destacar, sin embargo, un aspecto fundamental del proceso de


valoracin que deriva de la definicin dada por Couture: que la valoracin se
da en un contexto que tiene en cuenta la relacin esencial que existe entre el
organismo (o la persona) respectivo y los documentos de archivo que genera
en el marco de sus actividades. Esta afirmacin implica que la valoracin, al
desarrollarse en el marco de un organismo productor especfico, adquiere una
dimensin institucional en la que slo el organismo productor, ninguna otra
instancia, es el que tiene la facultad de llevar a cabo el proceso de valoracin
y sus implicaciones conceptuales, normativas e instrumentales (determinar
los criterios, los plazos de conservacin o las acciones de eliminacin
resultantes). La excepcin se da en el caso de documentacin que acredite
las funciones comunes a todas las instituciones gubernamentales, en lo
tocante a la documentacin que se deriva del desempeo de las funciones
sustantivas y especficas de stas.

Valoracin

Disposicin

35

2.2.1. La serie documental como unidad de trabajo


de la valoracin.

El proceso [de valoracin] afecta directamente a las series


documentales (entendida como testimonio y prueba de una
misma actividad que suele estar regulada por reglas o por
un mismo procedimiento administrativo y vinculada a una
institucin) .

Heredia, Antonia

La serie documental se constituye como la unidad de trabajo


de la valoracin, pues los valores primarios y secundarios, as
como los plazos de conservacin o vigencia, y los trminos de
disposicin que se asignan durante el proceso de valoracin; no
podran ser fijados para documentacin suelta o expedientes
individualizados en virtud de que la gestin de archivos centra su
atencin en conjuntos orgnicos y organizados de informacin.
Heredia, Antonia

Las series documentales guardan homogeneidad funcional


y son resultado de procesos de gestin normalizados dentro
de una institucin. Cabe destacar que, as como el expediente
se relaciona con un solo asunto, tema o materia, o por ser el
resultado de un mismo proceso de gestin; la serie documental
se relaciona con una determinada funcin, actividad o atribucin

genrica

36

.
Heredia, Antonia

2.2.2. Un ejemplo ilustrativo.


Supngase que se labora en una Direccin General de Recursos
Materiales y Servicios Generales, unidad administrativa a la que la
administracin pblica mexicana regularmente le asigna por mandato
jurdico o administrativo (reglamento interno, manual de organizacin y
procedimientos) la atribucin de efectuar las compras y adquisiciones
de los bienes y servicios de una determinada institucin. En general, el
ejercicio de dicha atribucin se efecta en esas unidades mediante la
ejecucin de un proceso de gestin que puede darse a travs de una serie
de variantes: invitacin a cuando menos tres proveedores, licitacin pblica
nacional o internacional, etctera. Cualquiera que sea el mecanismo para
la adquisicin de bienes o servicios, dar lugar a la generacin, en primer
trmino, de un documento con el cual se origina la tramitacin o proceso
de gestin.

A partir de ese primer documento y siguiendo los procedimientos


especficos establecidos por mandato legal para efectuar la adquisicin (en
este caso de conformidad con la Ley de Adquisiciones), se llevar a cabo
un proceso de gestin que generar ms documentos relacionados con el
primero por tratarse de un mismo asunto; cotizaciones de los proveedores,
sus propuestas tcnicas, su documentacin legal, las actas del proceso
licitatorio (aclaraciones, apertura de propuestas, fallo); as como un
pedido o contrato que se otorga al proveedor seleccionado al trmino del
proceso. Todo esto dar lugar a la creacin de un expediente, el de ese
asunto en particular. El conjunto de expedientes de adquisiciones dar
lugar a la formacin de una serie documental, la cual podra denominarse
hipotticamente Adquisiciones de bienes y servicios.

37

Dada esta situacin, el valor que se designe para un expediente de esta


serie tendr que ser el mismo que el del conjunto de expedientes que la
conforman, pues tendrn el mismo valor administrativo, legal y fiscal, y los
plazos de conservacin o vigencia que se les determinen de conformidad
con el proceso de valoracin tendrn que ser los mismos para todos
los expedientes de dicha serie. No podra asignarse vigencia de un ao
a unos, de tres aos a otros y de seis o ms a otros expedientes de la
misma serie: se rompera la homogeneidad en el tratamiento tcnico de
esta informacin.

Ahora bien, a partir de cundo empezar el plazo de vigencia de los


expedientes de la serie? A partir, precisamente, de la conclusin del
asunto o trmite que acreditan, cuestin que debe subrayarse, pues con
frecuencia las instituciones tienen serias confusiones al respecto. De este
modo, si a los expedientes de la serie Adquisiciones de bienes y servicios
se les design, por ejemplo, una vigencia de seis aos, el plazo empezar
una vez que el trmite o la gestin de cada uno de los expedientes de la
serie hayan concluido. No antes.
Recurdese, por otra parte, que el proceso de valoracin, adems de fijar
los valores y plazos de vigencia, determina las acciones de transferencia,
as como las relativas a la conservacin o eliminacin de los expedientes de
cada serie, lo que precisa, por un lado, de un sistema integrado de archivos,
es decir, de la existencia formal de archivos de trmite, de concentracin
e histricos, a travs de los cuales circula la informacin documental.
Por otro lado, precisa tambin de disposiciones y reglas formalmente
establecidas sobre el destino final de los expedientes asociados a cada
serie, lo que se denomina comnmente dentro del proceso de valoracin
como disposicin documental. De hecho, adems del valor y plazo
asignados a estos expedientes, la disposicin documental asociada a ellos
deber ser la misma para todos los expedientes que constituyan a la serie
en cuestin.

38

2.2.3. Disposicin documental.


Quiz uno de los principales propsitos de los procesos
de valoracin sea, precisamente, la llamada disposicin
documental.

Se entiende por disposicin documental una suma de


criterios y mecanismos que permiten regular el trnsito
de los documentos de conformidad con su ciclo vital .

Herrera, Juan Manuel

El destino inmediato de los expedientes de cualquier serie documental


cuya vigencia haya concluido en el archivo de trmite ser el archivo de
concentracin. El destino de los expedientes cuya vigencia concluye en
el archivo de concentracin ser el archivo histrico o su eliminacin
definitiva si carece de valores secundarios que ameriten su conservacin
permanente o histrica.
El proceso de valoracin asigna los valores primarios o secundarios de
la informacin documental, determinando el tiempo de conservacin y
resguardo de los expedientes de cualquier serie en las distintas unidades
de archivo, pero ser el mecanismo de disposicin documental el que har
posible la ejecucin de procedimientos de transferencia documental.

Las acciones de valoracin y disposicin documental son


las que permiten el ejercicio prctico del ciclo vital de los
documentos.

39

Cabe destacar que aunque las acciones de disposicin documental


pueden asumir combinaciones prcticas concretas, las cuatro siguientes,
sin embargo, son las ms frecuentes en el universo de los archivos
gubernamentales:

a)

La seleccin completa de los expedientes de la series para su


conservacin permanente como archivo histrico.

b)

La depuracin o eliminacin de todos los expedientes de la


serie, una vez concluidos sus valores primarios.

c)

La aplicacin de un muestreo de los expedientes de la


serie, generalmente sistemtico, para su seleccin como
documentacin histrica y la depuracin del resto de los
expedientes.

d)

El cambio de soporte: eliminacin del papel sin perder la


informacin, es decir, la migracin de la informacin del papel
al soporte digital o microflmico.

Las dos ltimas tcnicas de disposicin documental son las ms frecuentes,


pues es poco probable seleccionar o depurar toda la informacin de un
archivo.

Cambio de
soporte

Muestreo

Depuracin
Seleccin

40

2.4. Propsitos de la valoracin.


Los propsitos esenciales del proceso de valoracin se asocian a:

Propiciar la correcta circulacin de la informacin archivstica


dentro de un sistema institucional de archivos, estableciendo
procedimientos claros de transferencias documentales.

Identificar y seleccionar la memoria histrico-documental de las


instituciones.

Promover la eliminacin razonada de la informacin documental


que no posea valores histricos.

Resguardar durante plazos estandarizados, basados en la


valoracin de los documentos, los expedientes asociados a
las series documentales.

Diferenciar los usos de gestin de la informacin archivstica


de los de conservacin precautoria e histricos, para propiciar
el curso efectivo del ciclo vital de los documentos dentro del
Sistema Institucional de Archivos.

Generar los instrumentos que permitan la conduccin prctica


de los procesos de valoracin, principalmente el catlogo de
disposicin documental y los instrumentos de control archivstico
asociados a este proceso.

41

3
Proceso de valoracin:
aspectos
metodolgicos.

42

3.1. Poniendo en marcha el proceso de valoracin.


La valoracin como funcin archivstica es universal y reconocible, lo
variante es la metodologa, los instrumentos y los rganos que se diseen
para la ejecucin de los procesos de valoracin.

Son cuatro los elementos que metodolgicamente


comparten las modalidades de las que hablaremos ms
adelante: la identificacin, la valoracin, la regulacin y el
control .

Herrera, Juan Manuel

Modelo metodolgico bsico de Juan Manuel Herrera.

a)

Operacin intelectual: se trata del autntico trabajo de valoracin


que en el modelo espaol se realiza sobre las bases de la informacin
recopilada en la fase de identificacin.

b)

Operacin normativa: el dictamen del rgano encargado en cada


caso de la aprobacin de las propuestas y su difusin, eleva al rango
de norma lo que hasta entonces era un mero trabajo intelectual,
materializado en una serie de calendarios de conservacin y acceso.

c)

Operacin material: es precisamente en esta fase cuando se produce


la destruccin fsica de los documentos que deben ser eliminados.
Lgicamente, esta destruccin debe estar regulada minuciosamente
para evitar que puedan ser reconocidos ni los datos del contenido
de los documentos ni cualquiera de los elementos de su formato
fsico.

d)

Operacin archivstica: en el modelo espaol a lo largo de todo el


ciclo vital de los documentos, se realizarn tres transferencias entre
los cuatro tipos de archivo definidos en el decreto de creacin del
Archivo General de la Administracin.

43

Sustentado en el planteamiento metodolgico de Juan Manuel Herrera,


el Archivo General de la Nacin de Mxico emiti el Instructivo para la
Elaboracin del Catlogo de Disposicin Documental.

Considerando las mismas fases del planteamiento de Herrera, el agn las


relaciona con la siguiente argumentacin:

Identificacin: consiste en la investigacin y anlisis de las caractersticas


de los dos elementos esenciales que constituyen la serie documental, la
funcin, el sujeto productor y el documento de archivo.
Valoracin: consiste en el anlisis y la determinacin de los valores
primarios y secundarios de la documentacin, para fijar sus plazos de
acceso, transferencia, conservacin o eliminacin.
Regulacin: en esta fase se elaborar e integrar el Catlogo de
disposicin documental en los formatos establecidos, determinando
con toda claridad los plazos de conservacin y las tcnicas de seleccin.
Control: es la ltima fase y consiste en validar y aplicar el catlogo de
disposicin documental .

Como puede observarse, los tratadistas


coinciden, esencialmente, en la
metodologa propuesta.

En todos los casos la fase de


identificacin se considera piedra
angular del proceso de valoracin, pues
a partir de ella se genera informacin
en torno a la entidad productora de la
documentacin.

En el siguiente cuadro pueden verse las coincidencias metodolgicas de


los planteamientos previos, as como su relacin con las dimensiones de
orden intelectual, normativo e instrumental que se analizaron en el captulo
previo y sobre cuya base se efectan los procesos de valoracin.

44

Cuadro 3.1 Fases del proceso de valoracin/ cuadro comparativo.

Acciones intelectuales
Autor
Heredia

Identificacin

Valoracin

Supone la contextualizacin (estudio de


competencias, funciones y actividades
de la institucin) de la serie documental,
el anlisis de sus contenidos y el
reconocimiento de su originalidad.

Funcin central que da nombre al


proceso, exige definicin previa de
los valores para el reconocimiento
expreso de los mismos en la
unidades documentales.

Conde

Base de la valoracin.

Propuesta de plazos de
conservacin/ eliminacin a los que
en el modelo espaol se aaden
tambin los plazos de reserva y
accesibilidad.

Herrera

Reconocimiento de la procedencia
institucional, la caracterizacin
documental y la descripcin
informativa de los documentos.

Refiere a la asignacin de
valores primarios y secundarios
determinados para cada serie:
administrativos, legales y fiscales,
evidenciales, testimoniales e
informativos.

Investigacin y anlisis de las


caractersticas de los dos elementos
esenciales que constituyen la serie
documental, la funcin, el sujeto
productor y el documento de archivo.

Anlisis y determinacin de los


valores primarios y secundarios
de la documentacin para fijar sus
plazos de acceso, transferencia,
conservacin o eliminacin.

AGN

45

Cuadro 3.2 Fases del proceso de valoracin/ cuadro comparativo.

Acciones normativas e instrumentales


Autor

46

Control

Regulacin

Heredia

La aprobacin o sancin canalizada


a travs de rganos colegiados
vinculados a las instituciones con
competencia en materia de archivos.

Ejecucin o aplicacin y control,


cuantificacin. Se inserta en los
proceso de gestin de calidad
(cuntos anlisis, cuntas tablas
o calendarios, porcentajes de
eliminacin, etc.).

Conde

Se materializa en la accin normativa


que tiene como resultado los
calendarios de conservacin y acceso.

Operacin material de la eliminacin


y las operaciones archivsticas
normalizadas de transferencias
documentales.

Herrera

Determina los plazos de vigencia


y las instituciones de disposicin
documental, generando el catlogo
de disposicin documental como
instrumento que permite efectuar las
acciones de disposicin.

Refiere al registro de las acciones


que se efectan en materia de
disposicin documental.

AGN

Elaboracin del catlogo de


disposicin documental en los
formatos establecidos, determinando
con toda claridad los plazos de
conservacin y las tcnicas de
seleccin.

Validacin y aplicacin del catlogo


de disposicin documental.

3.1.1. Fase de identificacin: estudio institucional y


documental.

La dimensin intelectual de
la valoracin se relaciona
especficamente con todas
aquellas acciones destinadas
a identificar, analizar y juzgar
los valores asociados a la
documentacin.

Con base en ellos se


disean y construyen los
criterios, las regulaciones
y los instrumentos
asociados al proceso
valorativo.

Esta accin de orden


intelectual se sustenta,
precisamente, en las fases de
identificacin y valoracin.
La identificacin, como se
apunt antes, constituye la
piedra angular del proceso.

La fase de identificacin tiene como propsito el reconocimiento de la


procedencia institucional, las funciones asociadas a la institucin productora
y las caractersticas de los documentos resultantes del desempeo de sus
funciones. Tal hecho permitir identificar las funciones sustantivas y adjetivas
de los organismos, la importancia jerrquica de las entidades productoras de
la documentacin y especialmente, las caractersticas de la documentacin
que generan.

Para lograr estos propsitos pueden llevarse a cabo varias actividades:


En primer trmino, resulta conveniente identificar si la institucin que se
propone llevar a cabo el proceso de valoracin dispone de un sistema de
clasificacin archivstica y particularmente, de un cuadro de clasificacin. En
tal caso, tendr una gran ventaja, pues en la elaboracin de dicho instrumento
se habrn identificado previamente las series documentales, as como sus
caractersticas esenciales y su procedencia institucional.

Cabe recordar que el proceso de valoracin no puede desvincularse de otros


procesos archivsticos, particularmente de los relacionados con la clasificacin,
la ordenacin y la descripcin, sobre los que puede apoyarse el proceso de
valoracin. Estos constituyen la columna vertebral de cualquier sistema de
gestin de documentos.
47

en Mxico, la propuesta en materia de [valoracin y]


disposicin documental siempre ha estado acompaada
de un planteamiento que aborda globalmente el
problema de la clasificacin .

Herrera, Juan Manuel

Disponer de un cuadro de clasificacin, debidamente estructurado con base


en los mecanismos de agrupacin de la informacin archivstica y a partir de
esquemas eficaces de identificacin, jerarquizacin y codificacin de las series
documentales de un organismo, facilitar en extremo la ejecucin del proceso
de valoracin y disposicin documental.

Por otra parte, la utilizacin de las normas


de descripcin como la ISDF, la ISAD(G) y la
ISAAR(CPF), relacionadas con la identificacin
de funciones, descripciones de documentos
y registros de autoridad sobre instituciones y
familias, respectivamente, podran tambin ser
un elemento auxiliar para llevar a cabo la fase
de identificacin del proceso de valoracin.

No obstante lo anterior, lo habitual y ms


recomendable para llegar a esta fase es realizar
un estudio institucional y un estudio o anlisis
documental.

48

Estos estudios permitirn, a su vez, la determinacin de los valores primarios


(los administrativos, legales y fiscales de los documentos), sobre cuya base se
sustentan los valores secundarios; as como la definicin de los criterios para
la determinacin de las vigencias y la ejecucin de las acciones de disposicin
documental.
El estudio institucional se realiza mediante la recopilacin y anlisis de toda
la documentacin reguladora de la entidad productora, especialmente la
informacin siguiente:

a)

La reglamentacin interna de la institucin que elabora su catlogo


de disposicin documental.

b)

Las leyes y dems disposiciones jurdicas que rigen la organizacin


y el funcionamiento de la institucin.

c)

Los manuales de operacin (organizacin y procedimientos)


institucionales.

d)

Los organigramas de la institucin.

e)

Los planes y programas de trabajo institucionales.

Todo ello, con el objeto de identificar las


funciones de la institucin (tanto sustantivas
como adjetivas), as como su importancia
institucional y social; lo cual posibilitar la
generacin de criterios de valoracin en torno a
la naturaleza administrativa, legal y fiscal de la
documentacin.

49

En el siguiente cuadro pueden identificarse las principales funciones que se


ejercen en las instituciones gubernamentales, mismas que revelan la intima
relacin entre institucin, funcin y documentacin.
Cuadro 4. Institucin/ funcin/ documentacin.
Institucin

Funcin

Documentacin

Unidades de direccin

Funcin directiva

Planes, memorias, informes,


anuarios.

Unidades sustantivas

Funcin sustantiva

Series de expedientes de
gestin tcnica.

Funcin adjetiva

Series de recursos,
licitacines, servicios, etc.

Unidades de apoyo
administrativo

Como se ve en el cuadro, las unidades administrativas superiores o directivas


suelen producir informacin que no necesariamente puede considerarse como
documentacin de archivo, ya que con regularidad los planes, los programas,
los anuarios, los informes de la gestin institucional, tienden a registrarse en
publicaciones diversas cuyo destino son las bibliotecas o los llamados centros
de documentacin. Esto no quiere decir que las reas directivas no produzcan
y manejen informacin archivstica; generan o reciben correspondencia, pero
dado que estas reas no gestionan directamente los asuntos relacionados con
trmites o con la produccin de informacin sustantiva, su emisin de series
documentales no es regular.
Por el contrario, tanto las unidades sustantivas de una institucin como las reas de apoyo
administrativo, adjetivas, producen y usan cotidianamente documentos, expedientes y
series, ya sea para la atencin de trmites que vinculen a la institucin con sus usuarios,
como para la gestin de los procesos sustantivos o tcnicos de la institucin, o bien para la
administracin de los recursos operativos internos.
La diferenciacin de las funciones que reglamentaria, jurdica y administrativamente se les
asigna a las diversas unidades administrativas de una institucin, permite identificar el tipo
de informacin que para su desempeo producen y usan. En este caso, la documentacin
que producen las reas directivas si bien puede ser de gran trascendencia institucional, su
administracin y control no depende directamente del servicio de archivos, salvo en casos
contados.
La informacin de carcter adjetivo que producen las reas administrativas como Recursos
Humanos, Materiales, Servicios Generales y en general todas las de apoyo administrativo,
producen cientos de expedientes y series que tienen como caracterstica ser comunes a
todos los organismos gubernamentales.
50

Lo anterior no quiere decir que este tipo


de documentacin no sea importante,
de hecho, lo es en forma extrema: buena
parte de esta informacin es esencial para
promover una cultura de transparencia y
rendicin de cuentas.
Las reas sustantivas, por su parte, producen tambin informacin
archivstica singular: informacin fundamental, sustantiva, es decir,
especfica de la institucin productora, de conformidad con su objeto de
trabajo esencial. Esto permite pensar, en un primer anlisis, que ah es
donde se encuentra precisamente la informacin que a la larga se valorar
como potencialmente histrica o de valor permanente de los organismos.
Por su parte, el estudio documental se realiza recopilando y analizando la
informacin que ofrezca un panorama completo sobre la gestin documental
de la institucin. La ms significativa es la siguiente:

a)

Identificacin y anlisis de los instrumentos de clasificacin y


descripcin disponibles.

b)

Los historiales de prstamo de expedientes (lo cual se logra si los


archivos llevan un control de prstamos y consultas).

c)

La frecuencia de consulta de la informacin (tambin puede medirse a


travs de los historiales de prstamo de expedientes).

d)

El volumen de la documentacin que obre en el archivo (puede saberse


si se cuenta con inventarios descriptivos de expedientes y series).

e)

El periodo de la documentacin (se identifica si se cuenta con


inventarios).

f)

El espacio, el mobiliario y la capacidad de almacenamiento disponible.

La combinacin tanto de los criterios institucionales como documentales


permitir reconocer con mayor precisin la importancia de la documentacin
y sus caractersticas, por lo que pueden asignarse de ese modo las vigencias
o plazos de conservacin de una manera ms precisa y con ello evitar seguir
conservando documentacin slo por si se necesita. Si no se cuenta con
estos criterios, puede correrse tambin el riesgo de depurar informacin
relevante o seleccionar como archivo histrico documentacin que carezca
de importancia.

51

De conformidad con el estudio institucional


y documental y su combinacin inteligente,
pueden establecerse los criterios de valoracin
y vigencia de una manera ms acertada,
sobre todo los de disposicin documental que
acompaan a la valoracin.
Pongamos por caso los siguientes ejemplos de combinacin de criterios
institucionales y documentales:

a)

Si tenemos un gran volumen de expedientes de una serie y


disponemos de poco espacio para almacenarla en nuestro
archivo, y a su vez la documentacin es sustantiva para el
rea que la produjo y tiene una frecuencia de consulta alta,
entonces tenemos que resolver nuestro problema de espacio,
pues necesitamos conservarla ms tiempo por la consulta
constante que se hace de los expedientes.

b)

Por el contrario, si tenemos un gran volumen de documentacin


pero su frecuencia de consulta ha disminuido, no contamos
con espacio y mobiliario suficiente para almacenarla, y la
informacin tiene un carcter adjetivo, nuestro problema no es
de espacio, ya que dicha documentacin puede transferirse al
archivo de concentracin sin problema, en virtud de su escasa
consulta.

c)

Si, para poner un ejemplo final, tenemos un alto volumen


de documentacin, pero a travs de nuestros historiales de
prstamo de expedientes detectamos que la frecuencia de
consulta alta se da slo para los expedientes del periodo ms
reciente, entonces debe tomarse la decisin de transferir la
documentacin ms antigua al archivo de concentracin y
nicamente conservaremos en el archivo de trmite la ms
reciente.

Es a partir de la generacin del estudio institucional y del documental,


como actividades implcitas en la fase de identificacin, que podrn
disearse los criterios y regulaciones, as como construirse los
instrumentos de control asociados a la valoracin.

52

En sntesis:

3.1.2. Fase de valoracin.


Una vez realizado el estudio institucional y documental, recopilada y
sistematizada la informacin que arrojen, se estar en condiciones de
analizar, juzgar y determinar los valores primarios, administrativos,
legales y fiscales asociados a todas y cada una de las series
documentales identificadas en la fase previa. Cabe recordar que
a estas alturas an nos encontramos en la esfera de la dimensin
intelectual del proceso de valoracin.

Buena parte de la documentacin


archivstica, dado carcter probatorio de
eventos y procesos de gestin, tiene un
valor eventualmente jurdico que permite
su utilizacin como prueba ante cualquier
autoridad, especialmente de orden
jurisdiccional.

Pero en el sentido en el que se entienden


en el marco de los procesos de valoracin,
el valor legal y fiscal se refieren de manera
exclusiva a que dentro de un ordenamiento
jurdico se seale expresamente el plazo
o vigencia que determina el trmino de
prescripcin legal o fiscal de una accin
especfica.

Tal es el caso, por ejemplo, de las series documentales asociadas a la


documentacin contable gubernamental que de conformidad con el
Acuerdo del Ejecutivo Federal emitido el 25 de agosto de 1998 establecen
los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de
Conservacin del Archivo Contable Gubernamental, la cual se ampli con
mayor detalle en la emisin de las disposiciones asociadas a la Norma
NGIF004.
En las disposiciones mencionadas se establece de manera expresa
el plazo de conservacin o vigencia y la disposicin de las series
documentales asociadas a gasto corriente e ingreso por un total de
cinco aos, y en el caso de las series relacionadas con activos fijos,
obra pblica y documentacin que sirva para fincar responsabilidades,
denunciar ante el Ministerio Pblico o litigios y controversias en la
materia, por un plazo de hasta doce aos.

53

Otra cosa sucede con el valor primario


de carcter administrativo. En este
caso, la valoracin se asigna de
conformidad con los usos a los que se
ve sujeta la documentacin.

Si bien no todas las series documentales


tienen un valor legal y fiscal asignado, a todas
deber sealrseles especficamente un valor
administrativo, en concordancia con el origen
institucional de la documentacin y los usos a los
que esta se ve sujeta a lo largo de su ciclo vital.

La asignacin de valor primario de orden administrativo, en funcin de lo


anterior, s constituye una responsabilidad tanto de productores y usuarios
de la informacin como del personal archivstico, pues tanto unos como
otros conocen la importancia sustantiva o adjetiva de la documentacin,
as como su volumen, frecuencia de uso y periodicidad, entre otras
caractersticas que normarn los criterios para definir los plazos o vigencias
que obligan a su conservacin y disposicin documental.

La distincin de las funciones sustantivas y adjetivas de las


organizaciones, la homogeneidad de las series que se derivan de estas
y su contenido informativo, la importancia jerrquica de la entidad
productora, los usos asociados a la informacin que la documentacin
acredita, la utilidad social de la informacin, entre otros, establecen las
premisas bsicas para fijar los criterios de valoracin secundaria.

La asignacin de los valores secundarios, evidenciales, testimoniales


e informativos depender mucho del anlisis de la entidad productora,
las funciones que desempea y la documentacin que genera, las
cuales han sido objeto de estudio de la valoracin primaria.

54

Fase de valoracin

a)
La mayor parte de las series documentales
producidas por las instituciones
gubernamentales no tienen asignado
oficialmente un valor legal, acreditado en
un ordenamiento jurdico concreto.

c)
La asignacin de valores legales y fiscales
no constituye una responsabilidad directa
del personal de archivos, sino de las
instancias facultadas para ello.

e)
Al asignarse valores legales y fiscales,
debe asegurarse que estos se encuentren
relacionados con una disposicin jurdica
oficialmente emitida.

b)
En el marco de los procesos de valoracin,
la asignacin de los valores primarios
se traduce de manera directa en la
sealizacin de vigencias o plazos de
conservacin, medidos en aos.

d)
La asignacin de los valores legales
y fiscales a travs de ordenamientos
jurdicos especficos de carcter general
afecta ms a las series documentales
comunes a la administracin pblica.

f)
El valor legal se relaciona con la emisin
de un ordenamiento jurdico que
establezca las disposiciones para su
conservacin y vigencia, en oposicin al
valor probatorio intrnseco que poseen
la mayor parte de los documentos de
archivo.

55

g)

h)

Toda la documentacin de archivo


producida en el sector pblico posee
valores administrativos asociados al uso al
que se ven sujetos [los documentos] a lo
largo de su ciclo vital.

Corresponde a la entidad productora,


a los usuarios institucionales y a los
propios archivistas, con base en los
estudios institucionales y documentales
que se hayan efectuado en la fase
de identificacin, asignar los valores
administrativos de la documentacin.

j)

i)
Dichos valores debern traducirse a
trminos de vigencia, en concordancia
con los mecanismos de produccin, uso,
control y circulacin de la informacin
archivstica.

La asignacin de valores secundarios


tiene como referencia un eficaz
proceso de valoracin primaria,
as como la integracin de grupos
interdisciplinarios que, desde la ptica de
los usos institucionales y sociales de la
informacin, puedan generar criterios de
conservacin pertinentes.

k)
La asignacin de los valores primarios y secundarios,
sus vigencias o plazos de conservacin y prescripcin,
as como las condiciones para su disposicin
documental (su seleccin o eliminacin), debern
incorporarse a un esquema de normatividad oficial
donde se determinen polticas, lineamientos e
instrumentos de trabajo para darle formalidad
institucional a los procesos de valoracin documental.
56

3.1.3 Fase de regulacin: generacin de


normatividad.
Concluidas las fases de identificacin y valoracin, da inicio la fase
de regulacin del proceso de valoracin. En esta, las acciones de
anlisis conceptual y tcnicas que se han referido previamente debern
traducirse en el diseo, construccin y emisin de normas, polticas y
regulaciones para la generacin de diversos instrumentos.
Construccin del catlogo de disposicin documental
Se registrar toda la informacin resultante de las fases de
identificacin y valoracin, particularmente las series documentales,
la codificacin que se les haya asignado mediante el sistema
de clasificacin archivstica, los valores primarios y secundarios
relacionados con ellas, las vigencias o plazos de conservacin de los
expedientes que las conformen, as como los mecanismos y criterios de
disposicin, es decir, las tcnicas de seleccin o eliminacin que se les
aplicarn para la determinacin de su destino final.

De conformidad con la legislacin mexicana, en el propio catlogo


de disposicin documental debern incluirse en concordancia con
la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental y los Lineamientos Generales para la Organizacin
y Conservacin de Archivos, emitidos por el agn y el ifai las
condiciones de acceso a la informacin documental, o sea, las
que correspondan a cada serie incorporada al catlogo, en sus
modalidades de informacin reservada o pblica.

57

Adems del catlogo de disposicin documental, debern tambin


disearse otros instrumentos relacionados con la valoracin, que por su
naturaleza tienen un carcter ms operativo, ms instrumental, por lo
que contribuyen a hacer ms eficaz el uso cotidiano del catlogo en los
archivos de cualquier institucin:

Inventarios de transferencia primaria son aquellos


que permiten la circulacin adecuada, en el primer
caso, de los expedientes cuya utilidad y vigencia
ha concluido en los archivos de trmite, por lo que
deben transferirse al archivo de concentracin para
su resguardo precautorio.

Inventarios de transferencia secundaria son


aquellos que una vez culminada su vigencia
precautoria en el archivo de concentracin, deben
ser transferidos a un archivo histrico, con lo cual se
cubre todo el ciclo de vida de los documentos.

Los calendarios de conservacin constituyen


otro de los instrumentos asociados a los procesos
de valoracin que pueden apoyar las acciones
de transferencia y disposicin final de las series
documentales, pues con ellos se podr verificar el
vencimiento de los plazos de conservacin de las
series y sus expedientes constitutivos en los diversos
archivos institucionales.

Adems de lo anterior, deber tambin elaborarse


el inventario de la documentacin cuyos plazos de
vigencia primaria hayan concluido y que carezcan de
valores secundarios que ameriten su conservacin
como informacin histrica.

58

3.1.4. Fase de control: uso de los instrumentos para


la valoracin.

Esta fase se asocia enteramente a la dimensin


instrumental de los procesos de valoracin, por
lo que se concibe como aquella que en forma
controlada pone en marcha y hace viable la
normatividad archivstica generada ad hoc.

En el campo de los archivos, especialmente


administrativos, las instituciones pblicas pocas
veces disponen de instrumentos formalmente
establecidos para la administracin de
documentos.

Cobra particular importancia la integracin de


grupos interdisciplinarios que contribuyan con
el personal de archivos a la conformacin de los
instrumentos normativos asociados a la gestin
de documentos.

La evaluacin tiene, pues, impactos de dos rdenes para un


determinado organismo: impactos administrativos, por un lado,
que resultan de los perodos de conservacin como archivos
de gestin (documentos activos) y como archivos intermedios
(documentos semiactivos); impactos culturales, por otro lado,
que resultan de la decisin de conservar de manera permanente
o de eliminar.
Couture, Carol

59

Sugerencias para llevar a cabo el proceso de valoracin


Sugerencia tcnica
Si la institucin no cuenta con un catlogo de
disposicin documental (CDD)
Si la institucin cuenta con un CDD

Si la documentacin a valorar se ha acumulado


en los archivos sin orden alguno

60

Objetivo
Elaborar catlogo con base en las
recomendaciones metodolgicas descritas.
Identificar el acervo a valorar, tomando las series
documentales como unidad de identificacin y
valoracin.
Reconstruir el origen de la documentacin
(principio de procedencia y orden original),
revisando organigramas, evolucin de las
funciones dadas en el tiempo al organismo,
inventariar la documentacin para poder
identificarla y realizar las acciones de carcter
intelectual e instrumental.

Si la documentacin est en etapa de produccin

Identificarla desde que se produce a travs de


la generacin de un cuadro de clasificacin.
Valorarla con la intervencin del rea productora
de la documentacin, basndose en la revisin
de las normas tcnicas y jurdicas que regulen
a la institucin, y propiciar el desarrollo del
CDD para registrar los valores primarios, las
vigencias asociadas a cada serie, y el destino
final o disposicin que les corresponda, segn su
carcter sustantivo o adjetivo.

Si la documentacin no se ha integrado en una


serie documental

Propiciar la generacin del cuadro de clasificacin


archivstica, establecer los mecanismos de
agrupacin de los documentos y, posteriormente,
elaborar el CDD.

Diseo de instrumentos de valoracin, grupo


interdisciplinario y plan de valoracin

En todos los casos, el proceso de valoracin


implica desarrollar los siguientes instrumentos:
el CDD, los calendarios de caducidades y
los inventarios de transferencia primaria,
transferencia secundaria y para la depuracin
de archivos. Todo lo anterior implica: 1) crear un
grupo interdisciplinario para ejecutar el proceso
de valoracin, y 2) disear y desarrollar un plan de
valoracin documental, sea institucional o en el
rea que impulse el proceso de valoracin.

4
Esquema de planeacin
para la valoracin y disposicin
documental.

61

4.1. Justificacin del plan.

En virtud de la complejidad de
las acciones implcitas en estos
procesos y, especialmente,
por la necesaria participacin
en su desarrollo por diversos
profesionales.

La complejidad de las actividades asociadas a la valoracin, la dimensin


intelectual, normativa e instrumental que implica su desarrollo, los
estudios y anlisis institucionales y documentales que deben realizarse, la
formulacin de regulaciones, polticas y normas, as como la elaboracin de
instrumentos tcnicos requieren de fijar estrategias claras y consistentes,
as como la definicin y puesta en marcha de diversas fases de trabajo que
podrn tener xito nicamente si se integran en un esquema de planeacin
que conduzca desde el diseo conceptual de la valoracin, hasta el uso y
actualizacin permanente de sus instrumentos de trabajo.

62

4.2. Integracin del esquema de planeacin.

Corresponde a las reas coordinadoras de


archivos, en su carcter de mxima autoridad
archivstica de las instituciones gubernamentales;
disear, integrar y desarrollar el esquema de
planeacin que debe seguirse en materia de
valoracin, conduciendo de manera articulada las
actividades tcnicas, normativas e instrumentales
implcitas en este proceso.

No nos hagamos ilusiones, si el archivista no


lo hace, nadie lo har .

El esquema de planeacin en esta materia debe


considerar el desarrollo de una serie de fases a
las cuales deben incorporarse un conjunto de
actividades, en el marco de los tres niveles o
dimensiones que la valoracin exige.

63

4.3. Principales fases y actividades.


Fase 1. Organizacin logstica y difusin del plan
En esta fase se llevan a cabo actividades como las siguientes:

A.

B.

64

Formulacin de un documento ejecutivo donde se plantee el esquema de


contenidos del plan de valoracin, considerando sus propsitos y acciones
por desarrollar, siguiendo las dimensiones intelectuales, normativas e
instrumentales de la valoracin. El documento deber describir la importancia
y ventajas de la valoracin en el entorno institucional. El documento servir
al rea coordinadora de archivos como elemento de induccin y difusin del
plan, a fin de lograr la participacin de otros funcionarios institucionales,
especialmente la autoridad administrativa mayor del organismo en el que se
lleve a cabo.

Una vez formulado el esquema de planeacin, deber promoverse y


difundirse institucionalmente, propiciando su comprensin en todos los
niveles organizacionales de la institucin. Al respecto, se podr optar por una
difusin presencial combinada con elementos publicitarios que destaquen la
importancia de la valoracin y las acciones que se llevarn a efecto para su
desarrollo.

C.

D.

Integracin de un grupo interdisciplinario de apoyo tcnico para el desarrollo


de los procesos de valoracin en los que se sustenta el plan. Esto obedece a que
los procesos de valoracin hacen necesaria la participacin multidisciplinaria
de otros profesionales en su desarrollo. Administradores, especialistas en
sistemas y tecnologas de la informacin, en leyes, as como historiadores;
desempean un papel relevante en este sentido, dado el impacto que los
procesos de valoracin causarn institucionalmente. El rea coordinadora
de archivos podr apoyarse, as, en un grupo especializado que podr dar
diversos enfoques para el diseo y ejecucin del plan, especialmente durante
las acciones de orden intelectual, normativas e instrumentales, asociadas a
los procesos de valoracin.

Una vez integrado el grupo interdisciplinario, conviene establecer los


mecanismos de coordinacin entre el grupo y el rea coordinadora de archivos,
tanto para la formulacin definitiva del esquema de planeacin como para el
reparto de responsabilidades y la definicin del cronograma de actividades
para el desarrollo de las actividades tcnicas de difusin asociadas al plan.

65

Fase 2. El proceso de identificacin y valoracin dentro del esquema de


planeacin
Esta fase incluir las actividades de orden intelectual que se describieron
en la metodologa de los captulos previos. Una vez definidas las acciones
logsticas de la fase anterior, corresponder al rea coordinadora de archivos
y al grupo interdisciplinario integrado, realizar las siguientes labores dentro
de la institucin:

A.

B.

66

Disear los instrumentos para el registro de la informacin asociada a los


estudios institucional y documental de la fase de identificacin del proceso
de valoracin.

Disear los instrumentos auxiliares para el procesamiento de la informacin


captada, ya sea en gabinete o en campo. Recurdese que se deber registrar y
sistematizar tanto la informacin asociada a la documentacin reglamentaria
o normativa de la institucin como la asociada a la operacin documental,
con el propsito de identificar a las entidades productoras de la informacin,
las funciones que desempean y las caractersticas de la documentacin que
producen y usan.

C.

Integrar el estudio institucional y documental.

D.

Analizar la informacin recabada para proceder a la fase de valoracin.

Fase 3. Valoracin documental


Con base en los modelos e instrumentos auxiliares diseados en la etapa
previa, durante esta fase se llevarn a cabo actividades como las siguientes:

A.

Anlisis de la informacin asociada al estudio institucional (leyes,


reglamentos, acuerdos, manuales de organizacin y procedimientos, planes
de trabajo, etctera).

B.

Recopilacin, anlisis y registro de la informacin levantada en campo (estudio


documental: series identificadas, relaciones entre las series y las funciones
de las que se derivan, volumen de las series, periodicidad, frecuencia de
uso de la informacin, espacios y almacenamiento, instrumentos de control
archivstico existentes, etctera).

C.

Anlisis de funciones sustantivas y desarrollo de criterios de valoracin y


disposicin documental para las series asociadas a dichas funciones.

D.

Anlisis de funciones adjetivas y desarrollo de criterios de valoracin y


disposicin documental para las series asociadas a dichas funciones.
Verificacin de trminos de prescripcin oficialmente asignados.

67

E.

Integracin de un cuadro concentrado de criterios de valoracin y disposicin


documental.

F.

Diseo y anlisis de instrumentos para la valoracin (catlogo de disposicin


documental, inventarios de transferencia y depuracin, calendario de
caducidades).

G.

68

Evaluacin de resultados.

Fase 4. Regulacin: integracin normativa

A.

Integracin de normatividad (manuales, polticas para la valoracin y formatos


oficiales).

B.

Difusin de normatividad a escala institucional.

C.

Diseo de un esquema de capacitacin del personal para el uso del catlogo


y los dems instrumentos de valoracin y disposicin.

D.

Diseo de un programa de asesoras tcnicas que se brindarn a las


unidades administrativas de la institucin para la ejecucin de las acciones
de valoracin.

E.

Diseo y emisin de una disposicin jurdica institucional para la formalizacin


de la normatividad en materia de valoracin (este puede encuadrarse en el
marco de una disposicin jurdica general para la gestin institucional de
documentos y la administracin de archivos que incluya todos los procesos
archivsticos y la integracin de un Sistema Institucional de Archivos).

69

Fase 5. Control: Uso de la normatividad en materia de valoracin


Esta fase incluir el desarrollo de los siguientes aspectos:

70

A.

Establecimiento e imparticin de las acciones de capacitacin en materia de


valoracin documental.

B.

Desarrollo del programa de asesoras tcnicas para la interpretacin y


aplicacin de la normatividad en materia de valoracin.

C.

Verificacin del uso del catlogo y los instrumentos de valoracin en los


archivos de la institucin (que deber ser un programa permanente, al igual
que el de las asesoras y la capacitacin).

D.

Ejecucin de correcciones y actualizaciones del catlogo, conforme a la


normatividad establecida en el marco de los Lineamientos Generales para la
Organizacin y Conservacin de Archivos, emitidos por el agn y el ifai.

E.

Diseo y establecimiento de un control central de acciones de disposicin


documental, que implica generar informacin asociada al control de
inventarios de transferencia y depuracin, las actas de formalizacin de estas
acciones, dictmenes del Archivo General de la Nacin y dems controles
establecidos institucionalmente para el registro y control de las acciones de
disposicin.

Conclusiones.

71

Conclusiones.

La valoracin constituye una funcin archivstica de suma


importancia dentro de la gestin de documentos y la administracin
de archivos.

La valoracin permite instrumentar el ejercicio del ciclo vital de los


documentos en las instituciones.

Contar con un sistema de valoracin documental, adems de lo


anterior, permite a las instituciones reducir y racionalizar la masa
documental que se produce de manera explosiva, diferenciando los
usos de gestin de los propiamente histricos.

Para llegar al desarrollo de una teora de la valoracin que, como se


ha dicho es perfectamente reconocible, han pasado casi doscientos
aos en los que diversos tratadistas europeos y americanos, tanto
de la escuela anglosajona como latina, han invertido grandes
esfuerzos intelectuales y materiales que permiten decantar el
espacio y horizontes de la valoracin en el marco de la administracin
de documentos.

La informacin, como afirm Karl W. Deutsch, constituye los nervios


de gobierno por lo que su control resulta esencial para tener una
capacidad de respuesta organizada ante la sociedad.

72

Glosario y
bibliografa

73

Glosario
Acceso a la informacin: derecho ciudadano de consultar, de acuerdo con las
disposiciones legales correspondientes, la informacin pblica gubernamental.
Administracin de archivos: planeacin, organizacin, direccin y control de las
estructuras archivsticas y sus recursos de operacin (humanos, materiales, tcnicos,
tecnolgicos, presupuestales).
Administracin de documentos: metodologa integral para planear, dirigir y controlar
la produccin, organizacin, circulacin y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo
institucional de vida, atendiendo a una mayor economa y racionalizacin en el manejo
de los recursos operativos y las estructuras archivsticas.
Administrador o gestor de documentos: profesional encargado de dar tratamiento
tcnico a los documentos y archivos, con el propsito de organizarlos, valorarlos,
conservarlos y difundirlos.
Agrupacin documental: asociaciones sucesivas de los documentos de archivo que
permiten vincularlos con el expediente al que deben incorporarse, as como vincular a
los expedientes con la serie y fondo de archivo al que pertenecen.
Archivo: el concepto tiene tres acepciones: 1. Conjunto orgnico y organizado de
informacin en cualquier soporte, producida o recibida en el ejercicio de las funciones y
atribuciones de personas fsicas o jurdicas, pblicas y privadas. 2. Entidad o institucin
archivstica formalmente establecida, esto es, como oficina, unidad administrativa
o estructura registrada en los organigramas y los reglamentos de organizacin
y funcionamiento de las instituciones. 3. Espacio fsico en el que se deposita la
documentacin que lo conforma, es decir, el archivo como depsito.
Archivo de Concentracin: unidad responsable de la administracin de documentos
cuya frecuencia de consulta haya disminuido (semiactiva) y que permanecen en l hasta
que concluye su plazo de conservacin, en razn de sus valores primarios de carcter
administrativo, legal y fiscal. (En el mbito hispanoamericano, esta unidad puede
entenderse tambin como archivo general, archivo de transferencia, archivo intermedio).
Archivo histrico: Unidad responsable de organizar, describir, conservar, preservar,
administrar y divulgar la memoria documental institucional.
Archivo de trmite: constituye la unidad responsable de la administracin de documentos
en gestin, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones
de cualquier unidad administrativa u oficina.
Atribucin: capacidades competenciales de carcter general de las organizaciones y sus
divisiones internas, dadas a estas por mandato legal.
Baja o depuracin documental: proceso de eliminacin razonada y sistemtica de
documentacin que haya prescrito en sus valores primarios administrativos, legales y
fiscales, y que no posea valores secundarios o histricos evidenciales, testimoniales
o informativos, de conformidad con el Catlogo de Disposicin Documental.
Catlogo de disposicin documental: registro general y sistemtico que establece
los valores primarios de la documentacin, los plazos de conservacin o vigencia
documental en los archivos de trmite y concentracin, y la determinacin de su destino
final al trmino de sus vigencias, que puede ser su eliminacin definitiva en caso de
carecer de valores secundarios o bien, su seleccin como documentacin histrica o
de valor permanente, susceptible de transferirse para su conservacin y divulgacin a
una unidad de archivo histrico. (Tambin se lo conoce como tablas de retencin, cuadro
de vigencias o calendarios de conservacin).
Clasificacin archivstica: proceso de identificacin, agrupacin por sus clases y
diferencias, sistematizacin y codificacin de expedientes de acuerdo con su origen
estructural y funcional.

74

Ciclo vital de los documentos: fases por las que pasan los documentos en una institucin
y que se caracterizan por diversos usos institucionales de la informacin: una primera
etapa, denominada activa o de gestin de la informacin documental; una segunda
fase, conocida como semiactiva o de conservacin precautoria de los documentos, y
una tercera etapa, inactiva o histrica de los testimonios documentales. El ciclo vital
se conoce tambin como la teora de las tres edades de los documentos, a los que
se da tratamiento en los archivos de trmite durante su primera edad, en el archivo
de concentracin durante la segunda edad, y en el archivo histrico durante su tercera
edad.
Comit de Archivos: organismo constituido por archivistas y, en su caso, administradores,
para la coordinacin de acciones o programas archivsticos dentro de una institucin.
Est avalado por la legislacin o normativa institucional oficial.
Conservacin archivstica: procesos y medidas destinados a asegurar la preservacin,
la prevencin o restauracin de alteraciones fsicas de los documentos de archivo, y el
mantenimiento de los soportes en los que se encuentren.
Control de gestin: conjunto de acciones destinadas al seguimiento, evaluacin y
cumplimiento de actividades y proyectos.
Correspondencia: conjunto de comunicaciones administrativas emitidas o recibidas
por las unidades administrativas u oficinas de la institucin en el desempeo de sus
actividades y el ejercicio de sus atribuciones.
Cuadro general de clasificacin archivstica: modelo e instrumento lgico que
representa de forma sistemtica las categoras establecidas como resultado de la
clasificacin archivstica y que refleja la estructura de los fondos con base en las
estructuras orgnicas y las atribuciones y funciones de las instituciones.
Descripcin archivstica: elaboracin de una representacin exacta de la unidad de
descripcin y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilacin, el
anlisis, la organizacin y el registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar,
localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que
los ha producido, de conformidad con la Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica, ISAD(G) [por las siglas en ingls de General International Standard Archival
Description. Puede descargarse en PDF desde www.mcu.es/archivos/CE/RecProf/
NormasDocumentos.html].
Disposicin documental: Destino sucesivo inmediato de los expedientes y series
documentales dentro de un sistema institucional de archivos, una vez que prescriben
sus valores primarios, administrativos, legales y fiscales. As, el destino inmediato de
los expedientes cuya utilidad administrativa o de gestin prescriba en el archivo de
trmite ser el archivo de concentracin. Del mismo modo, el destino inmediato de
los expedientes que prescriben en el Archivo de Concentracin ser la seleccin de los
mismos como archivo histrico, o su eliminacin en caso de que carezcan de valores
secundarios.
Documento (o unidad documental simple): todo registro material de informacin con
independencia del soporte en el que se encuentre y los fines para los que haya sido
creado.
Documento de archivo: informacin registrada en cualquier soporte, producida, recibida
y conservada por cualquier persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus competencias
o en el desarrollo de su actividad y funciones, y que posee un contenido, un contexto
y una estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos de la gestin
institucional.
Documento electrnico: informacin producida, usada, enviada o recibida por medios
electrnicos o migrada a estos por medio de un tratamiento automatizado, y que
requiera de una herramienta especfica para ser legible o recuperable.
Estructura organizacional: oficina o unidad administrativa formalmente establecida
dentro de las instituciones, que cuenta con atribuciones y funciones legales y recursos
para su desempeo.

75

Expediente (o unidad documental compuesta): unidad documental constituida por


varios documentos de archivo, ordenados lgica y cronolgicamente y relacionados por
un mismo asunto, materia, actividad o trmite, o por ser resultado de un mismo proceso
de gestin y acumulacin de los documentos que los constituyen.
Explosin de documentos: produccin masiva y descontrolada de documentos en las
instituciones.
Fondo: conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte,
producidos orgnicamente o utilizados por una persona fsica, familia o entidad en el
transcurso de sus actividades y funciones como productor.
Funcin: cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea asignada a una
institucin por la legislacin, poltica o mandato. Las funciones pueden dividirse en
conjunto de operaciones coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas
o acciones.
Gestin documental (o gestin de documentos): tratamiento integrado de la
documentacin a lo largo de su ciclo vital a travs de la ejecucin de procesos de
produccin, integracin, clasificacin, ordenacin, descripcin, valoracin, conservacin
y difusin de la informacin archivstica.
Informacin adjetiva: informacin administrativa que genera documentacin comn a
todas las dependencias o entidades.
Informacin documental: informacin producida por instituciones o entidades,
registrada en documentos de archivo. Sinnimo de informacin archivstica.
Informacin de gestin: informacin formalmente registrada en cualquier soporte
que derive del desempeo de las funciones o atribuciones de cualquier institucin,
dependencia o entidad o que se requiera para el desempeo de estas.
Informacin sustantiva: informacin especfica de las instituciones relacionadas con la
razn de ser de las mismas.
Instrumentos de control archivstico: instrumentos tcnicos que permiten el desempeo
de las actividades archivsticas y el control de la documentacin a lo largo de su ciclo
vital.
Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las series
o expedientes de un archivo y que permiten su localizacin (inventario general),
transferencia (inventario o relacin de transferencia) o baja documental (relacin de
expedientes objeto de eliminacin).
Normatividad archivstica: conjunto de regulaciones, lineamientos o disposiciones
jurdicas, tcnicas o administrativas para la gestin de documentos y la organizacin de
archivos.
Organizacin estructural de los archivos: creacin formal de los archivos de trmite, de
concentracin o histricos, reconocida jurdicamente por las instituciones.
Planeacin estratgica: proceso que se efecta para la determinacin de objetivos,
metas, desarrollo de actividades y evaluacin de resultados en cualquier campo de
actividad.
Rendicin de cuentas: obligacin de los funcionarios y polticos de informar a los
ciudadanos sobre las acciones y resultados de gobierno, as como de los procesos
deliberativos y la toma de decisiones.
Seccin: diferenciacin y estratificacin de un fondo, lo cual da lugar a grupos ms
especficos formados por documentacin que, teniendo un origen institucional comn,
presenta ciertas semejanzas estructurales concretas que los distinguen de otras
secciones.
Serie documental: conjunto de expedientes cuya produccin y uso se relaciona con
el ejercicio de una funcin o atribucin genrica. La serie documental constituye un
concepto central en la organizacin de archivos, pues agrupa en una categora superior
los expedientes individuales de un archivo. Las series constituyen divisiones elementales
de las secciones de un fondo, integradas por grupos de documentos ms pequeos que,
adems de sus afinidades concretas, presentan similitudes temticas exclusivas, en
relacin con una funcin institucional especfica que las distingue de otros bloques o
series documentales.

76

Sistema: conjunto de elementos o componentes que interactan para el cumplimiento


de fines o metas comunes.
Sistema de archivos: conjunto de mtodos, procesos, procedimientos, instrumentos y
recursos destinados a la integracin, clasificacin, ordenacin, descripcin, valoracin
y disposicin, conservacin, preservacin y divulgacin de la informacin archivstica.
Sistema Institucional de Archivos (SIA): unidades de archivos de trmite, de
concentracin e histricos y reas coordinadoras de archivos que interactan a lo largo
del ciclo vital de los documentos para la correcta administracin de los mismos, tambin
conocido como Sistema Red de Archivos.
Sujeto productor: persona fsica o jurdica que, de acuerdo con el desempeo de
las actividades que se le confieren de acuerdo con la legislacin vigente, produce
documentos de archivo.
Transparencia: prctica permanente de un Estado democrtico que coloca la informacin
en la vitrina pblica.
Transferencia: traslado controlado y sistemtico de expedientes de consulta espordica
de un archivo de trmite a un archivo de concentracin (transferencia primaria), y de
expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentracin
al archivo histrico (transferencia secundaria).
Ubicacin topogrfica: ordenacin de los expedientes de un archivo en el espacio o
mobiliario destinado para su resguardo fsico y que puede seguir criterios cronolgicos,
alfabticos, numricos, geogrficos, onomsticos, cromticos o mixtos.
Unidad administrativa: cualquier estructura orgnica de una institucin con nivel de
oficina superior o directiva (Direccin General o equivalente) y oficinas de mandos
superiores (Oficiala Mayor, Coordinacin General, Subsecretara, Secretara, Oficina del
Ministro y de los viceministros, etctera).
Unidad central de correspondencia: rea encargada de brindar los servicios centralizados
de recepcin y despacho de la correspondencia oficial dentro de las instituciones,
conocidas genricamente como Oficiala de Partes. En algunos lugares la denominan
Ventanilla nica.
Valoracin: actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los valores
documentales para establecer criterios y plazos de vigencia, as como de disposicin
documental.
Valor documental: condicin de los documentos que les confiere caractersticas
administrativas, legales y fiscales en los archivos de trmite o concentracin (valores
primarios), o bien, evidenciales, testimoniales e informativos en los archivos histricos
(valores secundarios).
Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene
sus valores administrativos, legales y fiscales, de conformidad con las disposiciones
jurdicas vigentes.

77

78

Bibliografa
Alberch Fugueras, Ramn, Los archivos: entre la memoria histrica y la sociedad
del conocimiento, Barcelona, UOC, 2003.
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80

Apndice
Instrumentos bsicos de valoracin y disposicin documental
Formato 1
Ejemplo de Catlogo de disposicin documental
Modelo propuesto por el Archivo General de la Nacin con algunas modificaciones.

Catlogo institucional de disposicin documental


Cdigo

Nombres
Series documentales

Plazos de conservacin
Valoracin
primaria
A

01

Adquisiciones

02

03

Amparos
Asesoras

x
x

04
05

Capacitacin
Comit de Control y Evaluacin

x
x

06

AsesConsejo de gobierno

07

Contabilidad

08

Contratos

09

Control de asistencia,
prestaciones y
credencializacin

10

Convenios

11

Correspondencia general

12

Tcnicas de seleccin

Vigencias

Eliminacin

AT
1
15

AC
5

2
2
2

11
3

13
5

10

11

7
1

12

Total
6
9

Conservacin

Informacin
Muestreo

Acceso

Reservado
Pblico

4
4

Periodo de
reserva

Obs.

Pblico
x

Pblico

Cuenta pblica

13

Denuncia administrativa

14
15

Denuncia penal

Denuncias no ratificadas

Pblico
Reservado

Pblico
Confidencial

Pblico
Pblico

Reservado

Reservado

Confidencial
Pblico

81

Datos del Formato 1


Cdigo: registrar la clave asociada a la serie documental dentro del sistema de
clasificacin.
Nombre: denominacin oficial de la serie documental.
Plazo de conservacin: que se divide en dos columnas, la de valoracin primaria
dividida a su vez en las categoras administrativa, legal y fiscal y la de
vigencias asociadas a cada serie documental tanto en archivo de trmite como
en archivo de concentracin y total de aos de vigencia.
Tcnicas de seleccin: se divide en tres columnas: eliminacin, conservacin
y muestreo; relacionadas con los trminos de disposicin documental que
corresponden a cada serie.
Informacin: dividida a su vez en tres columnas, en las que se establecen las
condiciones de acceso y el plazo de reserva que corresponde a cada serie de
conformidad con las disposiciones de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a
la Informacin Pblica Gubernamental, y una columna de observaciones, en la
que puede anotarse, por ejemplo, las disposiciones jurdicas que sustenten los
plazos de reserva o las condiciones de acceso.

82

Formato 2
Modelo de formato de Inventario de transferencia primaria
Elaboracin propia.

Inventario de transferencia primaria


Unidad administrativa: (1)

rea productora: (2)


Caja nm: (3)

Total de expedientes: (4)

Expediente
nm.

Serie/ Asunto

(7)

(8)

Transferencia nm: (5)

Clasificacin

(9)

Fecha de transferencia: (6)

Aos

(10)

Plazo de retencin
en AC

(11)

Disposicin

(12)

83

Formato 2. Registro de datos del formato


1. Unidad administrativa: nombre de la unidad administrativa de la que procede
la documentacin en transferencia.

.
2. rea productora: nombre de la oficina directamente productora de la
documentacin en transferencia.

3. Caja nmero..: nmero de caja que se relaciona en orden progresivo para cada
transferencia.
4. Total de expedientes: nmero total de expedientes contenidos en la caja que
se relaciona.
5. Transferencia nmero..: nmero de transferencia con el que se remite
la documentacin al archivo de concentracin, la cual deber ser en orden
progresivo y anual.
6. Fecha de la transferencia: anotar la fecha en la que se enva la documentacin
al archivo de concentracin.
7. Nmero de expediente: enlistar en orden progresivo cada uno de los
expedientes de la caja y los relacionados en el formato.
8. Serie/Asunto: anotar el nombre del expediente de acuerdo con la serie
documental y el asunto con el que se asocia, de conformidad con el cuadro de
clasificacin archivstica
9. Clasificacin: anotar el cdigo de clasificacin que corresponde a cada
expediente.
10. Aos: anotar los aos extremos de apertura y cierre del expediente que se
registra.
11. Plazo de retencin en A.C.: anotar el nmero de aos que, de acuerdo con el
catlogo de disposicin documental, los expedientes que se transfieren debern
conservarse en el archivo de concentracin institucional.
12. Disposicin: anotar, de conformidad con el catlogo de disposicin
documental, el destino final de los expedientes transferidos al archivo de
concentracin, una vez que termine su plazo de retencin en esa unidad.

84

Formato 3
Modelo de formato de Inventario de transferencia secundaria
Elaboracin propia

Inventario de transferencia secundaria


Fondo: (1)

Seccin: (2)
Caja nm: (3)

Total de expedientes: (4)

Expediente
nm.

Serie/ Asunto

(7)

(8)

Transferencia nm: (5)

Clasificacin

(9)

Fecha de transferencia: (6)

Aos

(10)

Plazo de retencin
en AC

(11)

Disposicin

(12)

85

Formato 3. Registro de datos del formato


1. Fondo: nombre de la institucin de la que procede la documentacin en
transferencia.

.
2. Seccin: nombre de la unidad administrativa directamente productora de la
documentacin en transferencia.

3. Caja nmero: nmero de caja que se relaciona en orden progresivo para cada
transferencia.
4. Total de expedientes: nmero total de expedientes contenidos en la caja que
se relaciona.
5. Transferencia nmero: nmero de transferencia con el que se remite la
documentacin al archivo histrico, la cual deber ser en orden progresivo y
anual.
6. Fecha de la transferencia: anotar la fecha en la que se enva la documentacin
relacionada al archivo histrico.
7. Nmero de expediente: enlistar en orden progresivo cada uno de los
expedientes contenidos en la caja y relacionados en el formato.
8. Serie/Asunto: anotar el nombre del expediente de acuerdo con la serie
documental y el asunto con el que se asocia, de conformidad con el cuadro de
clasificacin archivstica.
9. Clasificacin: anotar el cdigo de clasificacin que corresponde a cada
expediente.
10. Aos: anotar los aos extremos de apertura y cierre del expediente que se
registra.
11. Soporte: anotar el tipo de soporte en el que fue transferida la informacin:
papel, digital, microflmico.
12. Observaciones: anotar las observaciones que procedan; por ejemplo, el
estado de conservacin de la documentacin o, en su caso, si ser digitalizada
o microfilmada.

86

Formato 4
Formato de Calendario de caducidades

Calendario de caducidades.
(1) Fondo:
(2) Seccin:
(3) Serie:

Nm. de expediente (4)

Descripcin (5)

Cdigo clasificacin (6)

Fecha de vencimiento (7)

Transferencia al archivo de (8)

Formato 4: Registro de datos del formato


1. Fondo: anotar el nombre de la entidad productora.
2. Seccin: nombre de la unidad administrativa directamente productora
de la documentacin.
3. Serie: nombre de la serie documental cuyos expedientes se relacionan.
4. Nm. de expediente: nmero consecutivo de los expedientes que se
relacionan.
5. Descripcin: breve extracto del asunto de cada uno de los expedientes
que se relacionan.
6. Cdigo de clasificacin: clave asignada al expediente que se relaciona,
de conformidad con el cuadro de clasificacin.
7. Fecha de vencimiento: fecha en la que concluye el expediente, de
conformidad con el catlogo de disposicin documental.
8. Transferencia al archivo: anotar si los expedientes que se relacionan se
remiten al archivo de concentracin o al histrico, o si se relacionarn para
su depuracin. (Este modelo de formato puede ser usado tanto por los
archivos de trmite como por el archivo de concentracin).

87