>>>ERPs.

Sistemas de gestin empresarial

Los sistemas de gestin empresarial (en ingls ERP, acrnimo de Enterprise Resource Pl
anning) son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan muchas de
las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de un
a empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas de distintos proveedor
es.
Este tipo de sistemas suele presentar una arquitectura modular, donde cada mdulo
gestiona las funciones de un rea empresarial diferente, como pueden ser: nminas, f
inanzas, gestin de proyectos, sistema de gestin geogrfica, contabilidad, logstica, s
tock, pedidos. Estas reas de la empresa realizan funciones diferentes pero se int
errelacionan entre s compartiendo informacin.
Mdulo de Finanzas
Mdulo de Produccin
Mdulo de Cuentas
Mdulo de Compras
Los 4 enlazados con Base de datos centralizada y servidores del ERP
Es importante resaltar que los sistemas ERP, son integrales, es decir, una agrup
acin de todos los mdulos que los componen, y que agrupan a su vez todos los proces
os de gestin de la empresa.
Gracias a la adaptabilidad de este tipo de sistemas, una empresa puede configura
r su ERP para que se adapte a sus procesos de negocio. La personalizacin de este
tipo de sistemas, junto con su modularidad y capacidad de integracin de procesos,
permite como veremos en un captulo posterior una gestin completa de las operacion
es empresariales.

>>>Caractersticas principales de un ERP

Como hemos visto en la definicion de un ERP existen tres caractersticas principal
es que distinguen a un sistema de gestion empresarial, de una simple aplicacin de
gestin.
Integracin: El objetivo de un sistema ERP es integrar todos los procesos de la em
presa, entendindola como una serie de reas que se relacionan entre s. Este enfoque
permite una mayor eficiencia, reduccin de tiempo y costes.
Una base de datos centralizada es la que suele facilitar el flujo de informacin e
ntre los diferentes mdulos. Es importante destacar que en un sistema ERP los dato
s se ingresan una sola vez para su utilizacin en el sistema. Estos deben ser cons
istentes, completos y comunes. De esta forma se evita la duplicidad de informacin
.
Modularidad: Cada rea funcional de la empresa se corresponde con un mdulo del sist
ema de gestin. Estos mdulos aunque independientes comparten informacin entre s media
nte una base de datos centralizada, lo que facilita la personalizacin y adaptabil
idad por una lado, y por otro la facilidad de integracin.
Es habitual que cada mdulo utilice un software especfico para su funcionalidad.
Adaptabilidad: Gracias a la modularidad y capacidad de integracin de las funciona
lidades un sistema ERP es fcilmente adaptable a las necesidades de cada empresa,
permitiendo una total configuracin.
Aunque existe esta posibilidad de adaptacin, muchas veces para abaratar costes la
empresa utiliza una solucin ms genrica, en vez de personalizar un desarrollo, lo q
ue le obliga a modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del sis
tema ERP.

>>>Implantacin de un ERP en la empresa

Las soluciones ERP son complejas y difciles de implantar debido a que necesitan u
n desarrollo personalizado para cada empresa, de modo que puedan ajustarse corre
ctamente a sus operaciones. Las personalizaciones y desarrollos particulares par
a cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, dinero para modelar todo
s los procesos de negocio de la vida real en la aplicacin.
Hasta hace unos aos, los ERP eran grandes sistemas de informacin que slo se implant
aban para gestionar las operaciones de grandes corporaciones. Cada sistemas era
desarrollado especficamente para los procesos de negocio de una compaas.
Sin embargo esta rea se ha desarrollado muy rpidamente y existe toda una industria
dedicada al desarrollo e implantacin de este tipo de sistemas, lo que provoca qu
e puedan reutilizarse muchos de los mdulos dentro de una misma industria (hospita
les, marketing, Administracin pblica etc).
Actualmente existen sistemas ERP enfocados a la mediana empresa y pymes. Con met
odologas de implantacin ms sencillas y generalistas. Ayudando a la productividad de
este tipo de compaas.
Una vez realizada la implantacin de un sistema ERP en la empresa, es necesario un
interfaz de acceso a los datos, para que los empleados de la organizacin puedan
utilizarlos y realizar las diferentes tareas de gestin. El aprendizaje de la util
izacin del software de gestin, ha resultado siempre un escollo a superar, por ello
que ltimamente se est trabajando mucho en eliminar esta barrera.
Una de las formas de hacer ms familiar el interfaz de acceso es aprovechar el gra
n crecimiento de uso de Internet. Cada da existen ms sistemas de gestin empresarial
basados en web, accesibles con un simple navegador y que no requieren instalacin
en el cliente, pudiendo mantener la lgica de forma centralizada.
>>>Mobile ERP. Sistemas de gestion empresarial movil
En la actualidad, cada vez son ms las actividades de la empresa que se realizan f
uera del mbito de la misma y por lo tanto, lejos de donde estn ubicados los sistem
as de informacin de su compaa. Hoy en da las empresas necesitan disponer de la infor
macin relativa a sus negocios, como hemos dicho, en cualquier momento, desde el l
ugar que quieran y en la forma que prefieran. Los sistemas de gestin empresarial
que se utilizan, ayudan a controlar las actividades de una empresa, pero normalm
ente no poseen todas las caractersticas que deberan tener en una sociedad de la i
nformacin ideal.
Un claro ejemplo podra ser la seccin logstica de una empresa y sus actividades de d
istribucin de productos a clientes. En la situacin ideal, el repartidor estara cone
ctado mediante un dispositivo mvil, inalmbrico y personalizado permanentemente al
sistema de gestin de su empresa. Los datos actualizados en tiempo real, se sincro
nizaran siempre de tal manera, que cada empleado de la empresa podra consultar inf
ormacin relativa a los clientes, logstica, stock, pedidos, etc, estando seguro de
que esta se actualiza correctamente de acuerdo a sus acciones y de las de los de
ms agentes que intervienen en el entorno de la empresa.
Por supuesto an queda mucho camino por recorrer, y en muchas ocasiones nos encont
ramos en el comienzo de este camino, donde el lpiz y el papel an son los protagoni
stas.
Es importante entender que la movilidad ser la caracterstica ms importante de estas
soluciones, ya que aportar ventajas como:

Uso ms eficiente de los recursos de la empresa: se evitan redundancias de informa

cin
Uso ms eficiente del tiempo: la informacin est actualizada en tiempo real, con lo q
ue se consiguen decisiones ms exactas y en menos tiempo
Reduccin de riesgos: derivados de la mejora en la toma de decisiones
Eliminacin de comunicacin y explicaciones innecesarias: gracias al acceso directo
a la informacin en tiempo real, no es necesario llamar para saber. La comunicacin
directa entre el hombre y la mquina evita intermediarios, errores humanos en la com
unicacin, problemas de privacidad,
Posibilidad de incorporar tecnologas avanzadas: por ejemplo, los servicios de loc
alizacin permiten aplicar procesos de optimizacin de rutas, modificacin dinmica en r
espuesta a eventos, etc.
Ms y mejor informacin y atencin a los clientes: se presentan siempre los datos actu
alizados, sin posibilidad de errores.
Visin nica de la informacin de la empresa: las reglas de negocio son nicas y estn cen
tralizadas en el servidor de la aplicacin. Un cambio en el sistema tiene efecto i
nmediato en todos los recursos que acceden a l. No hay procesos de consolidacin, l
o que supone una mejora crtica en la calidad de la informacin.
Facilita cambios en el negocio: se cambia la nocin de procesos peridicos por la de
services on demand . Actividades tales como el rebaje de stocks o la previsin de pa
gos venan desarrollndose en procesos peridicos, lo que conllevaba el riesgo de info
rmacin poco fiable durante los perodos intermedios. La conectividad en tiempo real
permite que dichos procesos actualicen el ERP de forma instantnea.
Conectividad: Es necesario asegurar el always on , siempre conectado para recibir y
enviar los cambios de informacin que se produzcan instantneamente, aunque no se u
tilicen recursos si esto no ocurre.
Interactividad: Es necesario el envo de informacin por parte de todos los componen
tes de la solucin, y que este se produzca rpidamente sin grandes tiempos de retard
o.
Podemos ver que los sistemas de gestin empresarial con acceso mvil, tambin llamados
Mobile ERP , es un rea virgen, ya que casi todos los profesionales que estn en la ca
lle todava disponen de lpiz y papel para apuntar sus transacciones. Sin embargo gr
an cantidad de profesionales del sector aseguran que dentro de unos tres aos la m
ayora de las compras de software empresarial estarn relacionadas con Mobile ERP , o i
ncluirn la solucin de movilidad como uno de los criterios bsicos de seleccin. Por to
do ello, es el momento propicio para investigar en nuevas tecnologas y soluciones
que propongan nuevas soluciones en este entorno.
>>>Ventajas y desventajas de un sistema ERP
A la hora de gestionar las operaciones una empresa debe evaluar la conveniencia
o no de implantar este tipo de sistemas.
Dependiendo del rea de negocio de la empresa puede aumentar en gran medida su pro
ductividad automatizando muchos de sus procesos, aadiendo seguridad a sus sistema
s, consolidando sus operaciones y evitando la duplicidad de informacin.
Sin embargo en muchas ocasiones un sistema ERP no encaja dentro de la operacin de
una compaas por diferentes motivos como pueden ser:
Solucin ERP demasiado rgida y poco flexible para adaptar algunos procesos.
Necesidad de empleados muy cualificados para controlar las operaciones.
Implantacin de la solucin muy costosa tanto en tiempo como en dinero.
En definitiva un sistema ERP puede facilitar en muchas ocasiones los procesos, p
ero en otras pueden ser un autntico lastre a nuestro negocio, si no la solucin no
ha sido bien planteada.
>>>CRMs. Sistemas de gestion de clientes
Una de las partes ms importantes dentro de la gestin empresarial son las relacione
s con el cliente. Existe cierta ambigedad al hablar de las aplicaciones que gesti
onan estas relaciones, ya que muchas veces se las considera parte de el sistema

ERP y otras como una parte complementaria.

CRM (acrnimo ingls de Customer Relationship Management), se utiliza tanto para def
inir una estrategia de negocios centrada en el cliente, como para englobar el co
njunto de aplicaciones que sirven para gestionar los datos relacionados con los
clientes, las ventas y la actividad comercial de una empresa.
La confusin de este trmino comnmente proviene de la utilizacin de mdulos CRM para ges
tin de clientes dentro de ERPs. Un mdulo de CRM le permite a la empresa identifica
r los productos y servicios que requieren sus clientes para poder proverselos, op
timizar los canales de entrega, identificar a grupos de clientes para desarrolla
r estrategias, obtener conocimientos acerca de las necesidades actuales de sus c
lientes, entender a los grupos dominantes de clientes para establecer relaciones
a largo plazo con ellos, aumentar las ventas de la empresa junto con la satisfa
ccin del cliente, entre otros.
>>>Modulo CRM de un sistema ERP
Una de las reas que tpicamente han necesitado un mayor apoyo de sistemas ERP ha si
do la gestin de las relaciones con el cliente.
Al ser reas relacionadas con tareas que negocian de forma directa con el cliente,
a los mdulos y aplicaciones informticas de CRM se les considera sistemas Front-Of
fice, como ya avanzamos en el punto anterior.
Existe discrepancia en cuanto a considerar a las soluciones CRM como parte de un
ERP, o como sistema complementario. En cualquier caso un mdulo de CRM permite a
una empresa identificar los productos y servicios que requieren sus clientes par
a poder proverselos, optimizar los canales de entrega e identificar a grupos de c
lientes para desarrollar mejores estrategias.
El anlisis que aqu realizaremos de las aplicaciones CRM es independiente de su con
sideracin o no dentro del ERP. Su integracin con el resto de mdulos es esencial par
a una correcta gestin de los procesos empresariales.
Normalmente, existen tres partes en la arquitectura de un aplicacin CRM.
Operacional: Es la encargada de automatizar los procesos bsicos de negocio (marke
ting, ventas, servicios ). Esta parte suele ser el front office de la aplicacin, ya q
ue es la encargada de interactuar con el cliente.
Analtica: Da soporte al anlisis de clientes e implementa la inteligencia de negocio
(bussines intelligence).
Cooperativa: Asegura el contacto con los clientes (va telefnica, email, sms, en pe
rsona, etc.)