Conservación Preventiva en Archivos

Conservacin Preventiva
en Archivos
Compilado por Natasha Eslava Vlez
Guas
AGN
SERIE: Guas y Manuales
Conservacin Preventiva
en Archivos
Compilado por
Natasha Eslava Vlez
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Repblica de Colombia
Establecimiento pblico adscrito al Ministerio de Cultura
Consejo Directivo
Ministerio de Cultura
Ministra: Paula Marcela Moreno Zapata

Viceministra: Mara Claudia Lpez Sorzano
Presidenta del Consejo
Comit Editorial
Sara Gonzlez Hernndez

Antonio Daz Montiel
Mauricio Tovar Gonzlez
William Martnez Jimnez
Dania Asprilla Yurgaqui
Presidencia de la Repblica
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Representante del Sr. Presidente
Representante de los Archivos del Pas

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Archivo Histrico de Antioquia
Academia Colombiana de Historia

Luis Horacio Lpez
Delegado del Presidente
Coordinacin Editorial
Grupo de Divulgacin y Medios

AGN
Impresin, Diseo y Diagramacin

Buenos y Creativos S.A.S.
Colciencias
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Representante del Sr. Director
Archivo General de la Nacin

Sara Gonzlez Hernndez
Director General (E)
ISBN 978-958-8242-12-5
Archivo General de la Nacin de Colombia
Carrera 6 No. 6-91
Telfono: 3282888 Fax: 337 2019
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Bogot, D.C., Colombia
2009
Impreso en Colombia
Las publicaciones del Archivo General de la Nacin de

Colombia estn protegidas por lo dispuesto en la Ley 23 de
1982. Podrn reproducirse extractos sin autorizacin previa,
indicando la fuente.
Las opiniones expresadas o utilizadas en la obra son
responsabilidad exclusiva de sus autores.
Contenido
Contenido

Introduccin..................................................................................................................................................................
1. Los Archivos Administrativos y el Patrimonio Documental. .....................................................
2. Sistema Integrado de Conservacin (Sic) . ......................................................................................

Principales aspectos a considerar................................................................................................................................
Estrategias o programas de Conservacin..................................................................................................................
Sensibilizacin del personal....................................................................................................................................
Limpieza de reas y documentos............................................................................................................................
Monitoreo y control ambiental y biolgico...........................................................................................................
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.......................................................................................................
Prevencin y atencin de desastres.......................................................................................................................
Otros programas......................................................................................................................................................
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3. La Conservacin en el Archivo de Gestin. .......................................................................................
4. La Conservacin en el Archivo Central................................................................................................
39
5. La Conservacin en el Archivo Histrico............................................................................................
43
6. Pautas para la Consulta de Documentos............................................................................................
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31
Transferencia al Archivo Central................................................................................................................................. 37
7 . Anexos.................................................................................................................................................................

Anexo 1.........................................................................................................................................................................
Deterioro en Documentos de Archivo..................................................................................................................

Factores de alteracin......................................................................................................................................
47
47
47
47
Contenido
Condiciones Ambientales ...............................................................................................................................

Factores biolgicos...........................................................................................................................................
Desastres o catstrofes.....................................................................................................................................
Factores antropognicos..................................................................................................................................
Mecanismos e Indicadores de alteracin.......................................................................................................
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Anexo 2......................................................................................................................................................................... 55
Empaste y encuadernacin la solucin?............................................................................................................. 55

Anexo 3......................................................................................................................................................................... 57
Extintores................................................................................................................................................................. 57

Anexo 4......................................................................................................................................................................... 58
Normatividad Archivstica sobre Preservacin, Conservacin y Restauracin................................................. 58

BIBLIOGRAFA.......................................................................................................................................................... 61
Introduccin
Introduccin
Para el Archivo General de la Nacin (AGN), ha sido una preocupacin constante apoyar la
conservacin de los acervos documentales de las entidades a nivel nacional. A pesar de los
esfuerzos que se hacen continuamente para guiar a cada institucin o persona que solicita
asesora en el tema, seguimos encontrando mltiples entidades con las mismas carencias en
materia de conservacin. El universo es comn, los problemas son los mismos y aunque las
soluciones no siempre son iguales, s hay algunos parmetros establecidos que permiten a
los funcionarios de los diversos archivos, tomar medidas muchas veces sencillas y eficaces,
para garantizar la conservacin de la documentacin a travs del tiempo.
La restauracin, ha sido y seguir siendo materia de profesionales en el tema, ya que como se
evidencia en la mayora de casos, donde personas inexpertas han tratado de asumir este papel,
las consecuencias pueden ser desastrosas. Sin embargo, la conservacin preventiva es un tema
de todos, sin importar cul sea nuestra profesin, oficio o cargo dentro de una entidad y puede
implementarse desde el mismo momento en que planeamos producir un documento, de manera que se reduzcan significativamente los factores de deterioro durante todo el ciclo vital.
Con esta publicacin, se pretende guiar a aquellas entidades y personas que por aos han
estado atentas a las directrices que en materia de archivos ha impartido el AGN como rgano rector de la poltica archivstica de Colombia, especialmente en lo relacionado con la
conservacin de los documentos en todo su ciclo vital. Muchas son las preguntas que recibe
el Grupo de Conservacin y Restauracin sobre el tema, nos hemos esforzado por brindar
respuestas a cada una de ellas; sin embargo, resulta insuficiente responder de manera aislada cuando las dudas que persisten son las mismas en todo el territorio.
No estamos hablando de ideas o conceptos nuevos o revolucionarios que pretendan cambiar la concepcin de la conservacin preventiva en archivos. Se trata simplemente de
una gua de conservacin para todo el ciclo vital de los documentos, con los mismos elementos y principios que ha tratado de aplicar el Grupo de conservacin y restauracin
Introduccin
de esta entidad y que al ser correctamente entendidos y aplicados, pueden reducir los
deterioros que frecuentemente encontramos en los archivos pblicos y privados.
Por otro lado, es necesario recordar que Gobernadores, Alcaldes y dems funcionarios y
servidores pblicos tenemos el deber constitucional y legal de elaborar proyectos para la
proteccin, conservacin y difusin del patrimonio documental de los archivos territoriales,
incluso desde el mismo momento de su produccin o recepcin. Esta Gua presenta algunos
elementos que podrn resultar de utilidad para la elaboracin y desarrollo de estos proyectos y para controlar y evitar el gasto de grandes sumas de dinero en procesos posteriores
de tipo correctivo.
El Sistema Integrado de Conservacin (SIC), definido en el captulo XI del Reglamento
General de Archivos, puede constituirse en una herramienta segura para reducir los riesgos
que terminen en intervenciones a nivel de restauracin, que sin duda alguna, resultarn
siempre mucho ms costosas que la implementacin de estrategias de conservacin preventiva. A travs de una gua de los aspectos que se deben tener en cuenta y de las labores
a realizar con los documentos que se encuentran en cada etapa del ciclo vital (Archivo de
Gestin, Central e Histrico), sin lugar a dudas, la funcin archivstica y la conservacin de
la documentacin se ver fortalecida al interior de las entidades.
Consideramos muy importante resaltar que lo planteado en esta publicacin no obedece al
conocimiento o experiencia de una sola persona, sino al esfuerzo mancomunado de todo
un equipo compuesto por restauradores, microbilogos, qumicos y bilogos, entre otros
profesionales que han pasado por el Laboratorio de Restauracin del AGN y que a travs
del tiempo y gracias a sus esfuerzos han aportado elementos valiosos para la conservacin
de los archivos en Colombia.
Natacha Eslava Vlez
Restauradora,
Coordinadora del Grupo de Inspeccin y Vigilancia de los Archivos del Sector Pblico
10
Los archivos administrativos y el Patrimonio Documental
Los archivos administrativos

y el Patrimonio Documental
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, fue emitida con el propsito de establecer
las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado, teniendo
como mbito de aplicacin a la administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por dicha
Ley. Desde el momento de la emisin de la Ley, se ha hecho un esfuerzo grande por lograr
que las entidades cumplan con las responsabilidades y tareas que les han sido otorgadas.
Dentro de stas se encuentra la de preservar la documentacin. Aunque para algunos la
conservacin es un proceso aislado, los esfuerzos del AGN por rescatar la importancia de
la conservacin como elemento de la funcin archivstica, han dado frutos. Sin embargo,
an falta trabajo por desarrollar, ya que todava existen archivos en manos de personas con
buena voluntad, pero sin los conocimientos bsicos para llevar a cabo procesos que aunque
son sencillos, generan grandes beneficios para los documentos.
Algunas veces se piensa que slo la documentacin clasificada como histrica o antigua
amerita un tratamiento especial, por lo que se descuida la que a diario se produce o recibe
en nuestras oficinas. Sin embargo, es bueno meditar en el recorrido que han tenido esos
documentos especiales que hoy consideramos dignos de conservar. Alguna vez fueron
producidos, probablemente durante el desarrollo de tareas administrativas propias del Estado y pasaron por un archivo de gestin, que si bien en ese momento no reciba tal nombre,
s cumpla sus funciones y lentamente fue transcurriendo por las diferentes etapas hasta
culminar su ciclo en un archivo histrico. Es aqu donde encontramos la importancia de valorar toda la documentacin desde el primer momento, tomando en cuenta la importancia
de cuidar tanto los documentos producidos en los archivos administrativos como aquellos
que han sido identificados como patrimonio cultural, bien sea de un municipio, departamento o de la Nacin.
11
El Archivo General de la Nacin, a travs de su Grupo de Conservacin y Restauracin1, ha

buscado la manera de brindar asesora a todas las regiones colombianas, con el fin de ayudarlas a conservar de manera adecuada sus archivos. Sin lugar a dudas, una parte importante de
esos archivos lo constituyen todos aquellos documentos susceptibles de ser declarados como
bienes de inters cultural. ste es un campo al que se le haba dado importancia desde el punto de vista de la restauracin, con las labores de recuperacin de los fondos documentales
custodiados por esta entidad que han sido declarados como tales.
El patrimonio cultural ha sido definido por la UNESCO como el Conjunto de bienes,
muebles e inmuebles, materiales e inmateriales, de propiedad de particulares, de instituciones y organismos pblicos o semipblicos, de la Iglesia y de la Nacin, que tengan un valor
excepcional desde el punto de vista de la historia, del arte y de la ciencia, de la cultura en
suma, y que por lo tanto sean dignos de ser conservados por las naciones y pueblos conocidos por la poblacin, a travs de las generaciones como rasgos permanentes de su identidad (Dr. Edwin R. Harvey).
Una forma importante de conservar el pasado es precisamente

a travs de los documentos que
consignan el devenir histrico de
las sociedades
Una sociedad logra asegurar que las nuevas generaciones sean portadoras de su legado
cultural mediante procesos de apropiacin y sentido de pertenencia. Por eso, es necesario cultivar una conciencia nacional para conservar las culturas. Una forma importante de
conservar el pasado es precisamente a travs de los documentos que consignan el devenir
histrico de las sociedades, y que son testimonio de hechos que forman parte de nuestras
vivencias y se constituyen por s mismos en portadores de valores histricos, estticos y de
referencia material y tecnolgica. Aqu yace la importancia del patrimonio documental entendido en primera instancia como: el conjunto de documentos conservados por su valor
histrico y cultural, que hacen parte de la historia, la cultura, la memoria e identidad de
una nacin, pero tambin de conservar los documentos en todas sus etapas del ciclo vital.
Debido al gran volumen documental, la restauracin resulta sumamente costosa e insuficiente
ya que en muchas ocasiones los daos resultan irreversibles, la informacin se pierde aunque
los soportes puedan recuperarse parcialmente y la cantidad de profesionales en el mercado re1 Nombre adoptado a partir de la Resolucin 114 de 2008.
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sulta bastante limitada en proporcin al volumen documental de la Nacin. Por fortuna, cada
vez cobra ms importancia el desarrollo de la conservacin preventiva como la nica instancia aplicada al manejo de grandes volmenes documentales con caractersticas heterogneas,
pues propone soluciones generales de mantenimiento. La conservacin preventiva se refiere
a las estrategias de orden poltico u operativo que directa o indirectamente contribuyen al
mantenimiento de los bienes de archivo sin entrar a intervenir su materia. Estas acciones van
dirigidas al entorno ambiental y al sistema administrativo en el cual los materiales se hallan
inmersos2; en otras palabras, contempla manejos administrativos, uso de materiales adecuados, adopcin de medidas especficas en edificios y locales, sistemas de almacenamiento
y depsito, unidades de conservacin, manipulacin y mantenimiento peridico entre otros
factores3.
Para implementar medidas de conservacin preventiva, es necesario enmarcarlas dentro de
un programa integral de conservacin, que debe contemplar la orientacin, planeacin y
diseo de estrategias que de manera directa o indirecta contribuyan con la conservacin del
material que custodia y/o produce cada entidad.
Para llevar a cabo este propsito en lo que concierne a los bienes documentales, es necesario estructurar un plan de trabajo que nos oriente adecuada y certeramente en la aplicacin
de las estrategias para su desarrollo y as lograr nuestro objetivo principal: los archivos al
servicio de la sociedad. Por lo tanto, se requiere ser conscientes de la responsabilidad y el
compromiso con la Nacin, la sociedad y la entidad a la cual estamos vinculados. Esta toma
de conciencia es a la vez, un compromiso moral, hacindose partcipe en la recuperacin
del patrimonio documental, meta que se lograr de una parte, atendiendo a las realidades
de nuestro pas y de otra, con la puesta en prctica de las estrategias investigadas en el
campo de la conservacin preventiva.
Cobra ms importancia el desarrollo de la conservacin preventiva como la nica instancia

aplicada al manejo de grandes
volmenes documentales con caractersticas heterogneas, pues
propone soluciones generales de
mantenimiento.
2 Garca, Mara Clemencia. Prevenir antes que curar. Publicado en Boletn Con-Tacto No. 1. Septiembre 1994. Archivo General de la Nacin. Pgina 12.
3 Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivos. Artculo 59. Pargrafo Primero.
13
Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

El Sistema Integrado de Conservacin (SIC), contemplado dentro de la ley 594 de 2000
Ley General de Archivos, en el captulo XI, se define como el Conjunto de estrategias y
procesos de preservacin y conservacin, acordes con el sistema de archivos establecido
en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad
fsica y funcional de toda la documentacin, desde el momento de su emisin, durante
su periodo de vigencia, hasta su depsito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital.
La implementacin del SIC es obligatoria en aquellas entidades pblicas o privadas que
cumplen funciones pblicas4.
Un Sistema Integrado de Conservacin pretende integrar las tcnicas archivsticas con las
herramientas de conservacin a fin de ofrecer una metodologa que pueda ser aplicada a
cualquier documentacin en su ciclo vital, desde su produccin hasta su disposicin final.
Es importante anotar que el SIC en cada entidad, debe plantearse de acuerdo a las necesidades propias, por eso, es necesario que se identifiquen aquellos factores intrnsecos y extrnsecos de deterioro que pueden estar afectando la documentacin y se tomen las medidas
preventivas y correctivas necesarias. ste debe ser permanente y contar con un presupuesto
anual basado en el cubrimiento de prioridades y con proyectos anuales de trabajo. Este
programa general planeado de acuerdo con las necesidades de conservacin determinadas
a traves de un diagnstico integral, el personal y los recursos disponibles, deber prever los
costos dentro de los proyectos de inversin institucional; un nuevo frente de trabajo dentro
de los desempeos de las instituciones.
Conjunto de estrategias y procesos de preservacin y conservacin, acordes con el sistema

de archivos establecido en la
entidad, bajo el concepto de
Archivo
El SIC no puede depender nicamente del jefe de archivo o del funcionario que haga sus
veces y de las secretarias, sino de todos los funcionarios, desde jefes, coordinadores, supervisores y mantener constantemente un proceso de sensibilizacin a todo nivel, para concien4 Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivos. Artculo 60.
15
tizar de modo que se desarrolle un trabajo en equipo, pues el mantenimiento de los bienes
de archivo es una responsabilidad inherente a todos los miembros de una institucin.
Principales aspectos a considerar

Para disear el Sistema Integrado de Conservacin, se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos, de modo que se construya un sistema que se ajuste a las necesidades especficas y
permita la correccin de las falencias que cada entidad tenga a nivel de conservacin:
Caractersticas tcnicas y funcionales de la documentacin como cantidad, tipo, tecnologa e importancia. Particularmente se deben contemplar los soportes diferentes al papel
en los cuales se est consignando actualmente la informacin como los disquetes, las
microfichas y las cintas de video, entre otros.
Es importante anotar que el SIC
en cada entidad, debe plantearse
de acuerdo con las necesidades
propias
Conocimiento de los factores de deterioro de los Bienes Documentales y sus mecanismos

de control. Slo en la medida en que se conozcan y entiendan los procesos de deterioro
se podrn tomar medidas preventivas o correctivas segn las necesidades que existan.
Conocimiento y manejo de las leyes y normativas existentes sobre direccin y mantenimiento de los bienes de archivo. Especficamente se deben considerar las normas sobre acceso a la informacin y eliminacin documental, puntos muy relacionados con el
mantenimiento fsico de la documentacin. Es importante en este punto, que la entidad
aproveche las herramientas que brinda el Archivo General de la Nacin a travs de sus
publicaciones, las visitas de asistencia tcnica y los acuerdos que en temas de conservacin se han producido.
Estrategias o Programas de Conservacin

Las estrategias o programas de conservacin se formulan con el propsito de desarrollar
soluciones integrales de conservacin y teniendo en cuenta los factores de alteracin presentes y la intensidad de su manifestacin. Contemplan acciones a desarrollar tanto para
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prevenir el deterioro como para corregirlo. Su aplicacin debe ser continua desarrollando acciones, formulando estrategias y proyectos, ejecutando procesos y procedimientos
permanentes.
Estas estrategias debern ajustarse dependiendo de las necesidades particulares, el presupuesto
y las posibilidades reales de la entidad para ejecutarlos. No pueden convertirse de ningn
modo en camisa de fuerza, sino ms bien cada entidad determinar cules son las que debe
implementar e incluso si requiere de otras para satisfacer sus propias necesidades. En otras
Palabras, es a partir de diagnstico integral que se definen los programas requeridos.
En trminos generales los programas de conservacin consisten en:
Sensibilizacin del personal
Migracin de la informacin a otros soportes (tanto para documentos en papel, como electrnicos)
Monitoreo y control ambiental y biolgico
Limpieza de reas y documentos.
Uso y manipulacin (materiales, mtodos y funcionalidad de unidades de almacenamiento).
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.
Prevencin y atencin de emergencias.
Es importante recalcar que el diagnstico integral es un programa prioritario que no se incluye en esta publicacin por ser tema especifico de una ya existente, pero que es la base para la formulacin de los programas
requeridos que funcionan conjuntamente y no de manera aislada o individual.
17
Sensibilizacin del personal
A travs de esta estrategia, se busca concertar mecanismos y acciones para el reconocimiento y valoracin de las fuentes documentales y para crear conciencia sobre la responsabilidad en la conservacin y organizacin de los archivos.
Las acciones que se desarrollen deben ser dirigidas a todo el personal de los archivos y a
sus usuarios. Se har especial nfasis en las diferentes instancias en las que se establecen
y aplican los Programas de Gestin Documental y tambin en las que involucran prstamo, consulta y reprografa, ya que en todas ellas est involucrada la manipulacin de la
documentacin.
Esta sensibilizacin se puede lograr a travs de la programacin de capacitaciones para los
funcionarios, actividades ldicas o incluso resultan de gran utilidad manuales didcticos y
cartillas.
Limpieza de reas y documentos

La limpieza de reas y documentos es una de las principales estrategias a desarrollar en
materia de conservacin preventiva. Debe incluir tanto el control de la carga de polvo
(evitando que se acumulen gruesas capas del mismo sobre estantes, cajas y documentos)
y en control de factores que pueden ocasionar la aparicin de contaminantes de tipo
biolgico.
La limpieza debe ser permanente y peridica. Especficamente para las reas de depsito,
se debe procurar realizar una limpieza en seco y en hmedo por lo menos una vez al mes y
debe registrarse en formatos diseados con el fin de hacer seguimiento y control del programa de limpieza.
Eliminacin del Polvo

Limpieza de Documentos en cmara de limpieza
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El polvo que ingresa a los depsitos de archivo y se almacena sobre estanteras, cajas, carpetas y documentos, puede generar procesos de corrosin de los soportes que asociados
con una humedad relativa y temperatura elevadas, llegan a favorecer la acidificacin y
la aparicin de deterioros fsicos y qumicos que en la mayora de los casos resultan irreversibles. Por otro lado, la presencia de polvo, guarda una estrecha relacin con agentes
biolgicos entre los que se encuentran caros y esporas de hongos y bacterias, que a travs de diversos procesos, generan manchas de diversos colores y degradacin de fibras,
cargas y encolantes, componentes principales del papel.
Para Recordar
Un buen programa de limpieza puede ser la frmula ms eficaz para prevenir problemas de deterioro en la documentacin, reduciendo as las probabilidades de tener que recurrir a grandes gastos de dinero y tiempo en procesos de restauracin.
El objetivo es aplicar procesos de limpieza para el control del polvo y la suciedad
sobre las reas de depsito y manejo documental. Por ello, est dirigido al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la documentacin y al
personal del rea de servicios generales.
Es necesario que se identifiquen las fuentes de polvo y suciedad de todo el edificio.
Es muy importante que se adopten las medidas de seguridad industrial para los
funcionarios encargados de estas actividades.
La limpieza de reas y depositos no se debe hacer con productos que aporten
humedad a los ambientes.
Es necesario que las labores de limpieza se basen en un instructivo de limpieza de reas y
documentos. El AGN desarrollo un instructivo con las pautas minimas a tener en cuenta,
que podr ajustarse de acuerdo a necesidades particulares siempre siguiendo los lineamientos del ente rector. Es necesario tener en cuenta que slo ser para los espacios, NUNCA
para la documentacin, pues esta, requiere de un trabajo realizado por profesionales que
puedan controlar los efectos de los productos y procesos sobre los soportes.
17
Monitoreo y control Ambiental y Biolgico5
Para lograr una buena conservacin, es necesario controlar de manera permanente las
condiciones ambientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilacin y contaminantes
atmosfricos), en particular en reas de depsito documental, consulta, limpieza y procesos
tcnicos y aplicar mecanismos y sistemas para estabilizar y controlar las condiciones ambientales y evitar el ataque de agentes biolgicos.
El monitoreo y control de las condiciones ambientales y biolgicas debe estar a cargo del
personal responsable del mantenimiento y la custodia de la documentacin y del personal
del rea de servicios generales, aunque es importante anotar, que todo aquel que manipula
la documentacin en cualquier momento deber velar por su preservacin y notificar a los
responsables en caso de hallar factores que estn causando deterioro o puedan hacerlo a
largo plazo.
Datalogger para medicin dehumedad relativa y
temperatura
Deshumidificador (equipo negro) en depsito de

planotecas.
Es importante evaluar el entorno climtico segn la ubicacin geogrfica del archivo, determinar los valores y fluctuaciones de las condiciones ambientales y su influencia en la conservacin de la documentacin, utilizando equipos para la medicin y registro de las condiciones ambientales: luxmetro, monitores UV, termohigrmetro, datalogger, entre otros;
Una vez se evalen las condiciones y se tenga un buen entendimiento del comportamiento
climtico dentro y fuera del archivo, ser necesario adoptar medidas correctivas o preventivas como el uso de filtros de control UV, persianas, humidificadores o deshumidificadores
(segn el caso), ventiladores, sistemas naturales o artificiales de climatizacin, anjeos y
filtros de polvo, entre otros.
Para tener un programa de control de condiciones ambientales no es indispensable contar
con equipos de ltima tecnologa en grandes cantidades, ya que en lugar de invertir gran
presupuesto en equipos, es preferible hacer mediciones puntuales con pocos equipos muy
bien calibrados y que el personal sepa utilizar y contar con los recursos necesarios para el
control de las condiciones, ya que la toma de datos no es por s sola una solucin.
5
18
Para mayor informacin sobre el deterioro documental, puede remitirse al Anexo No. 1. (Deterioro en Documentos
de Archivo).
Es necesario recordar que NO siempre podr lograrse que los archivos cuenten con las condiciones ideales, estipuladas en el Acuerdo 049 de 2000; en esos casos, se deber controlar
ms que el lograr la temperatura y la humedad relativa ideales, los niveles de fluctuacin,
que no debern exceder los 3 4C y el 5% diario; ya que el papel por su naturaleza, tender siempre a amoldarse a las condiciones exteriores, por lo tanto una fluctuacin mayor
a la ya indicada, producir cambios estructurales muy fuertes que terminarn deteriorando
el soporte.
La accin ms notoria de la humedad relativa, en conjunto con la temperatura, es el deterioro biolgico ya que favorece la accin microbiana, especialmente el crecimiento de hongos, as como la proliferacin de insectos. Dependiendo de la humedad relativa, se puede
generar resequedad en la documentacin (prdida de la humedad estructural), reblandecer
encolados y pulverizar los soportes.
La ventilacin es un factor determinante para la buena conservacin, por ello, debe contarse con sistemas de ventilacin naturales o mecnicos (como extractores o ventiladores) que
ayuden a controlar los efectos de la temperatura y la humedad relativa. Es necesario que se
garantice la renovacin continua y permanente del aire. En casos en los que no se alcanzan
los rangos recomendados, la ventilacin se convierte en un aliado estratgico.
La ventilacin es un factor determinante para la buena conservacin, por ello, debe contarse con sistemas de ventilacin
naturales o mecnicos
La ubicacin de las cajas y estantes dentro del archivo, deber permitir una adecuada ventilacin, por esto se recomend anteriormente que la estantera nunca quede recostada
sobre los muros.
Es importante anotar, que la solucin ideal para los problemas de temperatura y humedad no est directamente relacionada con la instalacin de aire acondicionado. A menos
que pueda garantizarse que funcionar las 24 horas del da de manera que no ocasione
fluctuaciones por encima del rango permitido, es preferible buscar mtodos de ventilacin sencillos pero eficaces, como el uso de ventiladores mecnicos en los espacios y
extractores.
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Otro aspecto que debe tomarse en cuenta es la Iluminacin. Las radiaciones visibles y an
ms las invisibles tienen efectos dainos sobre la celulosa, por ende, la radiacin visible
lumnica deber ser igual o menor a 100 lux. En caso de que el espacio cuente con claraboyas o ventanales, stos debern ser protegidos con filtros U.V. Es indispensable evitar la
incidencia directa de la luz sobre los documentos.
La luz deber ser encendida nicamente cuando deba ingresar personal a buscar documentacin, el resto del tiempo deber permanecer apagada. En trminos ideales, los depsitos
de archivo, no deberan tener ventanales por donde ingrese luz natural, y la ventilacin
debera garantizarse por otros medios. Sin embargo, en casos donde se requiere adecuar
los espacios ya existentes, podr pensarse en soluciones alternativas como las ya propuestas
o con persianas (no cortinas de tela, que conservan grandes cantidades de polvo) que se
mantengan cerradas.
La ubicacin de las cajas y estantes dentro del archivo, deber
permitir una adecuada ventilacin
Control de contaminantes biolgicos

La estrategia debe incluir la aplicacin de mecanismos de inspeccin, control y erradicacin
de agentes biolgicos en reas y documentos; que pueden producirse debido a condiciones
ambientales inadecuadas y deficiente limpieza. Cuando hablamos de agentes biolgicos
incluimos: hongos, bacterias, insectos, roedores y aves entre otros.
Esta estrategia ser dirigida al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de
la documentacin y al personal del rea de servicios generales. Aunque tambin incluir al
pblico que consulta, de manera que se prevengan hbitos que promuevan la formacin o
aparicin de deterioro de este tipo (como el ingerir alimentos dentro de las zonas de depsito o consulta, y el pasar las pginas remojando el dedo en saliva).
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Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:

Identificar los focos de contaminacin biolgica y las entradas de agentes biticos.
Evaluar el estado de conservacin de la documentacin, grados de deterioro y actividad
del agente contaminante.
Aislar el material contaminado (separarlo fsicamente, pero conservando la armona del
(los) expedientes y del inventario, a partir del uso de folios testigo y referencias cruzadas),
Control de las condiciones ambientales: humedad, temperatura, ventilacin e iluminacin.
Aplicar medidas de mantenimiento en el caso de existir vegetacin (poda de jardines y
rboles).
Instalar elementos de proteccin contra contaminantes atmosfricos en los espacios,
como por ejemplo rejillas, mallas, anjeos, entre otros.
En caso de que haya sido necesario aislar material contaminado, un restaurador deber
realizar el tratamiento individual con productos y procesos tcnicos.
Es necesario dar prioridad a la

calidad de los materiales a utilizar, sin descuidar la funcionalidad de los diseos, que deben
adaptarse a los documentos y no
viceversa.
Debe contarse con un cronograma de saneamiento ambiental y desinfeccin, desinsectacin y desratizacin de reas.
Uso y Manipulacin
Esta estrategia implica tomar en cuenta los materiales y mtodos de almacenamiento, teniendo presentes los diferentes soportes que componen un archivo. Para lograr una mejor
conservacin, es necesario dar prioridad a la calidad de los materiales a utilizar, sin descuidar
la funcionalidad de los diseos, que deben adaptarse a los documentos y no viceversa.
21
Almacenamiento y Realmacenamiento
Es indispensable el uso de mobiliario y unidades de conservacin6 acordes con la cantidad,
formato, tcnica y uso de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital. Para la adquisicin de las unidades correctas, es indispensable el trabajo en grupo con el personal responsable de compras de la entidad, que debe estar consciente de la importancia que reviste en
el tema de archivos el uso de materiales calidad archivo.
Se requiere:
Asociar los procedimientos de almacenamiento con los lineamientos archivsticos y ms
especficamente con los procesos de gestin documental y el ciclo vital; es decir, desde el
mismo momento de la produccin del documento deber contemplarse el uso de carpetas y cajas o archivadores segn sea el caso.
Organizar, inventariar y clasificar el archivo, pues la organizacin no consta nicamente
de almacenar en cajas y carpetas, sin control alguno.
Mobiliario diseado para el almacenamiento de
planos y mapas
Determinar previamente el nmero total o aproximado de los documentos y de las unidades de conservacin necesarias para garantizar la conservacin documental y proyectar
el crecimiento del volmen de documentacin de acuerdo con las tablas de retencin
documental y las transferencias programadas.
Identificar las caractersticas fsicas de los documentos, tipologas y formatos especficos,
para disear o adquirir unidades que respondan a las necesidades particulares.
Determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario.
6 Unidad de conservacin: cuerpo que contiene una unidad archivstica, de tal forma que garantiza su preservacin e
identificacin. Ejemplos: cajas, carpetas, rollos, legajos y libros, entre otros.
22
Adquirir mobiliario (estantera, planotecas, archivadores) y unidades de conservacin

adecuadas (carpetas, cajas, rollos de polister para planos, sobres para fotos), que cumplan con los estndares de calidad establecidos por organismos reconocidos, entre ellos
el AGN.
Es importante anotar que el empaste no se debe considerar como una medida de conservacin, debido a que en la mayora de los casos, presenta problemas relacionados con el
tipo de materiales utilizados (adhesivos cidos) y tcnicas (perforacin de los folios y de
prdida de informacin, poco espacio entre mrgenes y comienzo del empaste, lo que dificulta la consulta, entre otros). Por otro lado, no debe contemplarse an cuando se garantice
la calidad de los materiales si an no se han realizado procesos archivsticos y si las Tablas
de Retencin Documental de la entidad no han sido adoptadas o implementadas, ya que
si requiere llevar a cabo procesos de microfilmacin o digitalizacin, es imposible hacerlo
sin desempastar, por lo que si se empasta previamente se perder el tiempo y el dinero invertido, y sobre todo se ocasionaran deterioros innecesarios. (Para mayor informacin ver
Anexo 2, Empaste y encuadernacin:la solucin?.
Unidades de Conservacin: materiales y diseo

El Archivo General de la Nacin, a partir del trabajo del Laboratorio de Restauracin, ha
observado cmo la caja para archivo es una de las unidades de conservacin que ofrece mejores garantas preventivas para los documentos. A partir de la experiencia y debido a la necesidad de diversas entidades en esta materia, el Laboratorio de Restauracin del Archivo
General de la Nacin de Colombia, decidi elaborar un documento normativo que estandarizara las caractersticas de calidad que deben cumplir los materiales que se utilizan en
los archivos del pas. Para tal fin, el Comit de Conservacin desarroll la NTC 5397:2005.
Materiales para documentos de archivo en soporte papel. Caractersticas de calidad.
El Comit de Conservacin
desarroll la NTC 5397:2005.
Materiales para documentos de
archivo en soporte papel. Caractersticas de calidad.
23
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones

Con esta estrategia se busca aplicar mecanismos y sistemas para el control de las instalaciones en particular de las reas de manejo documental, debido a la existencia de espacios
inadecuados para el depsito de los documentos, la falta de capacitacin de personal de servicios generales sobre aspectos de conservacin preventiva y el deficiente mantenimiento
de las edificaciones. Por lo tanto, el programa est dirigido al personal del rea de servicios
generales y al que tiene a cargo la custodia de la documentacin.
Es necesario:
Evaluar peridicamente el estado de conservacin de los materiales constructivos y acabados del edificio.
Identificar regularmente factores de alteracin: redes de energa, conduccin de agua,
materiales inflamables, focos de suciedad o materiales que acumulen polvo y mugre.
Conocer y usar los planos de la edificacin para la ubicacin y registro de los factores de
alteracin.
A partir de los resultados de la inspeccin, definir las necesidades y prioridades de mantenimiento, reparacin, renovacin o incluso de reubicacin de los espacios de archivo.
Aplicar el programa de limpieza en las diferentes reas de la edificacin y hacer seguimiento, para establecer si es til o debe replantearse.
Resulta de vital importancia que cuando surjan problemas relacionados con redes hidrulicas y/o elctricas sean atendidas de forma inmediata. Por eso la entidad debe contar
con el personal o los recursos necesarios para evitar que pequeos problemas puedan
aumentar debido a la demora en la correccin de dichos percances.
24
Prevencin y atencin de desastres

Existen muchos factores de riesgo tanto internos como externos a las colecciones y depsitos, por lo tanto, esta estrategia debe ser cuidadosamente planeada y divulgada para que
todo el personal sepa cmo actuar en caso de desastre.
Se debe prever la actuacin en tres instancias: prevencin (antes), preparacin (durante)
y respuesta (despus) ante diversas situaciones como emergencias, desastres y acciones terroristas, entre otras, contemplando la proteccin del personal y del acervo documental.
Se considera pertinente abordar los Artculos 2 y 3 del Acuerdo 050 de 2000, Por el cual se
desarrolla el Artculo 64 del Ttulo VII Conservacin de Documentos, y del Reglamento
General de Archivos sobre Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo:
ARTCULO 2: Planificacin de preservacin: La prevencin de desastres y situaciones de riesgo
es una estrategia importante en la planificacin general de la preservacin. Un plan programado
acertadamente permite una respuesta rpida y eficiente ante una emergencia, minimizando el
peligro tanto para el personal, como para los acervos documentales y la edificacin, evitando y
disminuyendo lo costos que a todo nivel implicara un siniestro. Dicho plan se debe basar en el
establecimiento de medidas de prevencin y proteccin de los acervos documentales y el conocimiento de las estrategias de recuperacin despus del siniestro en la planificacin de la respuesta
y la recuperacin. Deber incluir una capacitacin y entrenamiento peridico del personal al
que se debe indicar entre otros, la ubicacin y operacin de vlvulas de cierre de tuberas de agua
o conducciones elctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuacin.
Un plan programado acertadamente permite una respuesta rpida y eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro
PARGRAFO: El plan de prevencin de desastres debe coordinarse con los programas adelantados en las entidades por los Comit Paritario de Salud Ocupacional en cumplimiento de lo
establecido por la Ley y debe contar con un responsable o Coordinador y un Comit que apoyar todas las medidas de reaccin y recuperacin.
25
ARTCULO 3: Prevencin. Se debe partir de la identificacin y levantamiento del panorama de

riesgos, seguido de la evaluacin o valoracin de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones se establecern las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y
el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reaccin necesarias;
En trminos generales los archivos debern contar con suficientes extintores (preferiblemente de agente extintor limpio CO2 y no de agua ya que el dao del agua sobre las tintas
solubles es irreversible, mientras que el efecto del agente extintor limpio CO2 podr tratarse en procesos de conservacin una vez haya pasado la emergencia), para cubrir toda la
zona de depsito. Para la seleccin de los lugares donde se ubicarn en el edificio, debern
tenerse en cuenta las siguientes pautas:
La distribucin deber ser uniforme.
Debern ser visibles fcilmente a todas las personas.
Los lugares debern ser de fcil acceso y libres de bloqueo por almacenamiento y/o
equipos.
Debern ubicarse cerca de los corredores utilizados con frecuencia.
Extintores recomendados para uso en archivos.
Debern ubicarse cerca de puertas de entrada y salida.

El lugar deber estar libre de un potencial riesgo de dao fsico.7
Otros Programas
Aunque se han mencionado las principales estrategias implementadas por el Archivo General de la Nacin, de acuerdo con las necesidades particulares de la entidad, hay otras
estrategias y programas que pueden aplicarse y que tambin redundarn en grandes beneficios en caso de ser bien enfocadas. Entre estas encontramos:
7
26
Ver Anexo 3: Extintores.
Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia

El objetivo es normalizar y regular el manejo fsico de la documentacin desde su misma
produccin, a travs de las oficinas de archivo y correspondencia de las entidades. De esta
manera, el programa est dirigido a todo el personal encargado del manejo documental en
la entidad.
Es necesario comenzar a implementar procesos de conservacin durante el flujo documental
en sus tres etapas, para lo cual se requiere que la oficina de correspondencia y archivo establezca las pautas que debern ser cumplidas por todas las reas, en los siguientes aspectos:
Normalizacin en la produccin de tipos documentales: mrgenes, uso de papel libre de
lignina, con un pH neutro o alcalino (pH 7), gramaje de mnimo 75 g/m2, fotocopiado
de los documentos enviados por fax y uso de tintas estables de escritura e impresin.
Scanner para digitalizacin de documentos.
Controlar y restringir el uso de material metlico, perforacin, doblado de documentos, uso de cinta pegante comercial, amarre con pita, anotaciones sobre originales y uso
de AZ.
Realizar los recorridos de la documentacin por las oficinas en carpetas.
En correspondencia, almacenar los documentos en muebles con compartimentos (tipo
colmena).
Usar embalajes resistentes y rgidos para el manejo de correspondencia externa.
Migracin de la informacin a otros soportes

Los procesos de conservacin preventiva tanto para el original como para las reproducciones, debe normalizarse, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro que puedan sufrir
durante y despus de los procesos de migracin o reproduccin (microfilme, fotografa,
fotocopias, digitalizacin, etc.). La estrategia debe enfocarse hacia el personal a cargo de la
Equipo de Microfilmacin
27
manipulacin de los documentos en procesos reprogrficos, al personal de depsito, servicios al pblico y a los usuarios.
Debe evaluarse el estado fsico y de integridad de la documentacin previamente, teniendo
en cuenta sus valores administrativos e histricos para fijar prioridades y establecer las acciones de conservacin durante y despus del proceso de migracin. Asimismo es de suma
importancia capacitar al personal involucrado sobre los procesos especficos de conservacin preventiva como manipulacin y desempaste, si llega a requerirse este proceso aunque
lo ideal es evitarlo.
En el tema de la reproduccin documental, es necesario recalcar que sta debe hacerse con
un objetivo especfico. De ninguna manera puede convertirse en una moda o en un gasto
sin un propsito. Adems, es muy importante tener en cuenta que debe realizarse cuando
la documentacin cuenta con organizacin desde el punto de vista archivstico.
El Sistema Integrado de Conservacin, aplicado durante todo el Ciclo vital de los documentos y sincronizado con todos los procesos de organizacin, incluyendo la elaboracin de
TRD y TVD en el caso de los fondos acumulados, redundar en la proteccin de los archivos administrativos e histricos y aportar las herramientas requeridas para una adecuada
conservacin del patrimonio documental de nuestra Nacin.
Cmara planetaria digitalizadora
28
Es importante tener claro que ningn proceso que se realice de manera independiente
puede tener buenos resultados; un sistema integrado de conservacin realizado de manera
aislada o slo al momento de realizar una transferencia al archivo histrico, no garantizar
la conservacin, la elaboracin de TRD, sin adoptarlas e implementarlas junto con buenas
prcticas de manipulacin y uso, tampoco revisten valor alguno, pues terminan por convertirse en un documento ms. El poseer estantera, cajas y carpetas, en todos los archivos,
sin tener en cuenta los procesos de organizacin y los principios de orden original y procedencia, no hace ms que una bonita fachada para un fondo acumulado, donde es imposible
encontrar los documentos en el preciso instante en que se requieren.
Por este motivo a continuacin, se ponen a disposicin del pblico medidas bsicas que debern implementarse durante cada etapa del ciclo vital. En algunas ocasiones, los pasos son
casi exactos o incluso se repiten, por lo que es necesario que todos los principios envueltos
en el tema de la Conservacin Preventiva se inculquen en los servidores pblicos responsables no slo de custodiar, sino de producir documentos.
Los buenos hbitos se inculcan y se aprenden, pero tambin es fcil que se d el proceso
inverso y terminemos olvidando las buenas costumbres, para regresar a esos viejos hbitos
que han ocasionado grandes prdidas a la memoria documental e histrica de muchas naciones. Por esto es necesario un esfuerzo arduo y constante de todos los actores involucrados en los archivos.
El Sistema Integrado de Conservacin redundar en la proteccin de los archivos administrativos e histricos y aportar las
herramientas requeridas para
una adecuada conservacin
29
La conservacin en el Archivo de Gestin

Es importante tener presente que desde el punto de vista archivstico no existe mejor organizacin que la creacin de los documentos estrictamente necesarios. Esta es una forma
de garantizar la conservacin de aquellos documentos que as lo requieren, pues va a ser
menor el volumen de documentos que ingresan a los archivos, lo cual implica manejos ms
racionales de las condiciones de espacio y almacenamiento 8.
El Archivo de gestin comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados9. En
esta fase se desarrollan los procesos de produccin, recepcin, distribucin y trmite. Es
importante aclarar, que aunque dentro del Programa de Gestin Documental existe el proceso de conservacin, es desde la misma produccin cuando se deben aplicar principios de
conservacin preventiva para lograr una adecuada preservacin del acervo documental.
Ganchos de cosedora eliminados al momento de

una transferencia
La conservacin debe comenzar tomando en cuenta la importancia de usar materiales

de buena calidad (calidad archivo), en lo referente al papel (preferiblemente libre de
cido o de naturaleza neutra) y tintas (no cidas, insolubles en agua luego de aplicadas y
qumicamente estables); as mismo, la estructura de los documentos (mrgenes) tambin
deben ser reguladas con el fin de evitar problemas en el momento de almacenar. Existen
Normas Tcnicas de Calidad (NTC 4436: Papel para documentos de archivo. Requisitos
para la permanencia y la durabilidad 10, y la NTC 2223: Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir) que regulan estos materiales y que deben tomarse en cuenta a la
hora de hacer la eleccin de los mismos, para evitar problemas en el futuro.
Garca, Mara Clemencia. Conservacin preventiva en archivos de gestin. Publicado en el Boletn Con-Tacto No.
6. Archivo General de la Nacin. Pgina 18.
9 Ley 594 de 2000.
10 Esta Norma Tcnica es la homologacin de la norma internacional ISO 11108.
31
Las carpetas deben adaptarse al

formato de la documentacin y
no al contrario.
Es indispensable que las entidades se mantengan informadas sobre la publicacin de normas relacionadas con el tema, de manera que siempre estn al da y cumpliendo con ellas.
Juegan aqui un papel importante las oficinas responsables de compras en cada entidad
En segunda instancia, la manipulacin y almacenamiento de los documentos an dentro de
esta etapa del ciclo vital, son factores determinantes en la preservacin de los archivos. Es
importante que en las oficinas se eliminen prcticas tan dainas para los documentos como la
perforacin de los documentos y el uso de material metlico como ganchos legajadores, clips y
grapas, entre otros y sean reemplazados por elementos plsticos (o al menos que tengan recubrimiento plstico) an cuando su costo pueda resultar algo superior. Es necesario recordar,
que la correccin de problemas y deterioros generados por estos elementos resultar sin duda
alguna mucho ms costosa (segn los expertos el costo puede resultar hasta 3 veces mayor).
Actualmente, la mayora de documentos son perforados con el fin de ser almacenados dentro de AZ carpetas de yute. Prcticas como sta, sumadas a la falta de regulacin en las
mrgenes de los documentos, causan la prdida de soporte y de informacin dentro de los
documentos. Lo ideal es no perforar ningn documento (salvo contadas excepciones como
los documentos contables, que sern determinadas al interior de la entidad, por el respectivo Comit de Archivo y por exigencias formativas, ms no por simple preferencia de los
funcionarios). En caso de requerir este sistema de almacenamiento, ser necesario utilizar
ganchos legajadores plsticos (disponibles en el mercado) y asegurar que las mrgenes no
ocasionen prdida de informacin una vez sean perforados.
Ganchos legajadores eliminados al momento de

una transferencia en una entidad pblica.
32
Para el tema de la perforacin es necesario hacer una sensibilizacin al interior de la entidad, ya que la concepcin comn de que el documento que no se legaje est en riesgo
de perderse, es el denominador comn en las entidades pblicas y privadas. Sin embargo,
dicha prctica no garantiza que un documento no pueda extraerse de un expediente, incluso, cuando se trata de AZ, por la gran cantidad de folios, aumenta la posibilidad de que la
dificultad de manipulacin, conlleve a arrancar los folios.
Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede implementarse
el uso de una pequea pestaa de papel blanco que evite el contacto entre los folios y el
metal, como se muestra en la fotografa. Esta medida es de carcter temporal, ya que asla
los folios del material metlico, pero debe recordarse que al momento de transferir la documentacin, deber ser eliminado todo el material metlico. Cabe anotar que esto ser
responsabilidad de cada funcionario y no del personal del archivo central.
Al momento de almacenar, es importante tener en cuenta las dimensiones de la documentacin, si existen varios formatos debe tomarse el mayor como referencia para la adquisicin de la carpeta, evitando los dobleces en los folios que con el paso del tiempo y la
manipulacin terminan causando fragmentacin e incluso prdida.
Los documentos deben almacenarse respetando la cantidad mxima recomendada para
la unidad de conservacin. Por ejemplo, una carpeta de cuatro aletas tiene una capacidad
mxima de 200 folios aproximadamente (dependiendo del gramaje del papel), por lo tanto,
no deber excederse esta cantidad de manera que la carpeta no pueda cerrarse, pues terminar deteriorndose rpidamente. Las carpetas no debern cerrarse con cinta adhesiva una
vez almacenados los documentos, como mtodo de prevencin para que los documentos
no se salgan, ya que la carpeta est diseada para mantenerse cerrada.
En los casos en los que no sea posible implementar el uso de carpetas de cuatro aletas libres
de cido y se haya optado por el uso de carpetas comerciales, se recomienda colocar al inicio
y al final, una cartulina blanca que acte como barrera entre la carpeta y los documentos.
Uso de Pestaa de papel para aislar documentos

del material metlico.
Las unidades de almacenamiento deben usarse desde el mismo momento de la produccin

y estar elaboradas con materiales de conservacin11. Esto es de suma importancia si lo que
se pretende es lograr una buena conservacin a travs de todo el Ciclo Vital, pues de otra
manera, si usamos carpetas cidas e inadecuadas, se le aporta acidez y otros elementos al
soporte papel que desencadenarn y acelerarn el proceso de degradacin natural dentro
del papel.
11 Ver NTC 5397 de 2005. Materiales para Documentos de Archivo, con soporte papel. Caractersticas de Calidad.
33
Los procesos de restauracin

debern ser realizados
unicamente por restauradores
de bienes muebles
profesionales y con experiencia
en el campo de los bienes
documentales.
Los AZ no son unidades de almacenamiento adecuadas, pues debido al gran volumen

de folios que pueden almacenar, ocasionan problemas fsicos a la documentacin (rasgaduras en la zona donde son perforados), asimismo contienen material metlico que en
presencia de humedad va a tender a oxidarse y a transmitir dicha oxidacin a los folios.
En el caso de archivos de gestin, es posible utilizar carpetas sencillas de cartulina o yute
dentro de carpetas colgantes plsticas, debido al alto costo que implicara contar con carpetas desacidificadas o de cuatro aletas, pero hay que recalcar que este almacenamiento
ser slo temporal.
Se recomienda utilizar carpetas de cuatro aletas de cartulina desacidificada (o de propalcote), especialmente para el almacenamiento de series documentales como las historias
laborales y otras denominadas vitales, desde el mismo momento de su creacin, por la importancia que tienen para los ciudadanos.
Para el caso de documentacin de gran formato, como planos o mapas, es necesario recordar que el sistema de almacenamiento deber variar. Ha sido comn la prctica de doblarlos para incluirlos dentro del expediente al que corresponden, sin embargo, este sistema
de almacenamiento causa graves deterioros a la documentacin. Para el almacenamiento,
tanto en archivos de gestin y con ms razn una vez se hagan transferencia primaria y secundaria, si es el caso, debern utilizarse unidades de conservacin (carpetas) y planotecas
diseadas para tal fin. No se recomiendan los sistemas de almacenamiento colgantes, ya
que la posicin colgante puede generar tensiones al papel, tampoco aquellos que requieren
del uso de adhesivo para fijar los planos en la parte superior o de ganchos que pueden causar deterioro fsico-qumico irreversible.
An cuando en algunas ocasiones el personal de las oficinas piense que puede ser riesgoso
el uso de carpetas sin ganchos, planos en carpetas y planotecas y eliminacin del material
metlico al interior de los archivos de gestin, es importante resaltar que el Archivo General de la Nacin y su Grupo de Conservacin y Restauracin, han obtenido muy buenos
resultados con esta prctica y estamos convencidos de que pueden y deben extenderse a
todas las entidades pblicas. Un buen manejo de la gestin documental NO depender de si
34
el expediente est legajado, sino de otros factores, tales como el control de los documentos
(inventario nico documental actualizado, hoja de control) y la foliacin adecuada.
A propsito de la foliacin, la documentacin debe foliarse en lpiz de mina blanda, previendo posibles modificaciones en el momento de las transferencias; no es el esfero lo que
garantizar que la documentacin no se pierda, por el contrario ocasionar una gran cantidad de dificultades, entre esas la foliacin mltiple.
En los archivos de gestin, toda la documentacin debe mantenerse organizada de acuerdo
a las TRD, lo que facilitar la recuperacin de la informacin y futuras transferencias. Es
importante recalcar que la ordenacin debe ser descendente (el documento ms reciente
deber ser el ltimo dentro de la carpeta) y no ascendente como se ha venido haciendo en
muchas entidades, de manera que se respete el principio de orden original.
Archivo de Gestin organizado segn TRD.
El archivo de gestin de cada oficina debe contar con el mobiliario apropiado para almacenar el volumen de documentacin que maneje. Dentro del mobiliario recomendado,
encontramos archivadores metlicos o estantera (fija o rodante), que cumpla con las especificaciones dadas en el Acuerdo 049 de 2000, emitido por el AGN. Es necesario anotar que
cada archivador tiene una capacidad mxima que debe ser respetada para evitar daos de
la documentacin y del mobiliario. Dentro del archivador, la documentacin debe ubicarse
al interior de carpetas y con su respectiva identificacin dentro del archivador de acuerdo
con las TRD de cada entidad.
Deber proyectarse el espacio suficiente dentro de cada oficina, de manera que no se presenten inconvenientes y episodios en los que las oficinas soliciten hacer transferencias extemporneas al archivo central debido a la falta de espacio y no al tiempo de retencin
estipulado en la respectiva Tabla de Retencin Documental; esto puede generar mltiples
deterioros por almacenamiento inadecuado debajo de escritorios, en cajas en el piso o al
interior de espacios no adecuados como baos, cafeteras y corredores.
35
La manipulacin diaria de la documentacin es otro aspecto que contribuye a conservar

o deteriorar los archivos. Para el traslado de un lugar a otro, se recomienda usar carpetas
con el fin de evitar deformacin, manchas, rasgaduras y otros problemas. As mismo, no
debe consumirse en el lugar donde estn ubicados los documentos, ningn tipo de bebidas o alimentos, para evitar accidentes que ocasionen deterioro a la documentacin.
Cuando se producen rasgaduras accidentales o por falta de cuidado en los folios, se debe
evitar el uso de cintas adhesivas, pues stas ocasionan problemas adicionales sobre los
soportes ya que los adhesivos por lo general (excepto en aquellas cintas de uso especfico
en el campo de la conservacin), tienen un alto grado de acidez y problemas de oxidacin y amarillamiento con el paso del tiempo. En la mayora de los casos, es preferible
dejar las rasgaduras sin intervenir. Slo en caso de rasgaduras que presenten el riesgo de
prdida total o parcial de la documentacin puede implementarse el uso de pequeos
puentes en forma de corbatn, de cinta adhesiva (preferiblemente de aquella denominada
cinta mgica, cuyo deterioro es inferior al de las cintas comunes12), ubicados al principio, final y zona media de la rasgadura, que unan levemente los fragmentos. Nunca debe
ponerse cinta sobre toda la rasgadura. En caso de que el dao sea grave, y el documento
sea de gran valor, deber recurrirse a un restaurador profesional con experiencia para
que realice el tratamiento que se requiera. Nunca deber permitirse que una persona sin
conocimiento y experiencia en el tema de la conservacin, se encargue de hacer este tipo
de procesos, pues en la mayora de los casos termina resultando peor el remedio que la
enfermedad.
En los archivadores de las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y celuguas,
productos que se pueden adquirir comercialmente. Internamente, dentro de las celuguas,
los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina
desacidificada de mnimo 240 g/m2, cartulina propalcote de mnimo 320g/m2, cartulina bristol/bond). Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseo no inclu12 Es importante aclarar que NO se est haciendo la recomendacin de implementar el uso de este tipo de cinta sobre
los documentos, sino nicamente cuando la integridad fsica del documento est en riesgo y no se cuenta con la posibilidad de asesora de un restaurador que se encargue.
36
ya adhesivos, cintas, pitas, hilos, perforaciones o ganchos. En un lugar visible y de acuerdo

con el diseo adoptado, se debe consignar la identificacin de su contenido.
Transferencia al Archivo Central

La transferencia al Archivo Central, no debera constituir una dificultad para un archivo de
gestin bien organizado, en el que se han implementado todas las medidas de conservacin
bsicas, como las previamente mencionadas. En caso contrario, es decir cuando no se han
implementado procesos sencillos como sustituir el material metlico por plstico o sencillamente retirarlo, llevar un inventario actualizado, hacer la foliacin cada vez que se ingresa un
documento al expediente, el primer paso ser revisar la documentacin y comenzar a eliminar
ganchos de grapadora y clips metlicos; sustituir documentos en papel de fax por copias, revisar que est ordenada respetando el principio de orden original y que se hayan retirado los
duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo que no deben hacer parte del expediente, luego deber foliarse, como lo indica el instructivo de foliacin elaborado por el AGN 13,
ya que es un requisito ineludible para transferir y almacenar dentro de carpetas debidamente
identificadas e inventariadas y stas a su vez, debern ir dentro de cajas para archivo, aunque
sean temporales y se requiera realmacenar una vez hayan llegado al Archivo Central.
Es importante resaltar que no es funcin de la persona responsable del archivo central, la
preparacin de la documentacin para la transferencia, sino del personal que tiene en custodia el archivo de gestin, por esto la recomendacin de implementar sencillas medidas de
conservacin durante todos los das de cada ciclo y en especial del primero (gestin), cobra
mayor importancia en la medida en que facilitar el proceso de transferencia. El responsable del Archivo Central no deber recibir una transferencia si no ha sido preparada con los
pasos que se enumeraron previamente.
13 En trminos generales, la foliacin se ejecutar de manera independiente por carpeta para el caso de series documentales simples. En caso de series documentales complejas, cada expediente tendr una sola foliacin de manera continua, aun cuando se divida en varias carpetas. La foliacin deber hacerse con lpiz de mina negra blanda o bolgrafo
de tinta insoluble, aunque este ltimo no se recomienda cuando la foliacin puede estar sujeta a correcciones. No debe
usarse nunca, lpiz de mina roja.
37
La conservacin en el Archivo Central

El Archivo Central agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestin
de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.14 En esta fase
se desarrollan los procesos de organizacin, consulta, conservacin y disposicin final del
documento.
En primer lugar, es necesario hablar del espacio destinado para este archivo, pues de ningn modo puede constituirse en el cuarto de san alejo de la entidad. Debe tener una
capacidad de almacenamiento determinada previamente, para evitar sobrecargar la estantera y ocasionar sobrepeso en las estructuras. Tampoco deben destinarse como espacio de
archivos, reas residuales como baos, cocinas stanos de parqueos, pues se debern
garantizar las condiciones estipuladas en la normatividad vigente.
Con el fin de dar una idea de lo que no debe ser un archivo central, se incluyen algunos
ejemplos de lo que han sido los archivos centrales, debido a la ausencia de estrategias de
conservacin en gran parte de las entidades pblicas por todo el territorio nacional.
Ejemplos de archivos centrales en entidades

pblicas en el pasado
14 Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.
39
Los depsitos se dimensionarn teniendo en cuenta:

La manipulacin, transporte y seguridad de la documentacin.
La adecuacin climtica a las normas establecidas para la conservacin del material
documental.
El crecimiento documental de acuerdo con los parmetros archivsticos que establezcan
los procesos de retencin y valoracin documental
La resistencia estructural de las placas y pisos (deber estar dimensionada para soportar
una carga mnima de 800 kg/m2 en el caso de estantera fija, y de 1250 kg/m2 para estantera compacta).
En este espacio slo deber estar ubicada la estantera, cajas y carpetas que contengan la
documentacin. No debe ser un espacio para almacenar elementos o mobiliario en desuso o
dado de baja o para ubicar los puestos de trabajo del personal de archivos, o de contratistas
en procesos de organizacin. Esto con el fin de evitar problemas de seguridad, inestabilidad
de condiciones ambientales y de salud entre el personal debido a la presencia de agentes
biolgicos.
Por otro lado, la estantera metlica15 debe cumplir con las especificaciones tcnicas y de
distribucin:
La estantera ms recomendable es la metlica, ya sea del tipo convencional fija, compacta o rodante, y deben tener un aprovechamiento del 100% de su capacidad.
Altura de 2.20 m y cada bandeja soportar un peso de 100kg/m lineal, por bandeja o balda.
15 No se recomienda estantera de madera porque presenta riesgo de ataque biolgico, especialmente en climas clidos,
adems de posibles desprendimientos de vapores nocivos para el papel.
40
El sistema de entrepaos debe ser graduables o de altura regulable.

Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se deben utilizar los
parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se debern
anclar los estantes con sistemas de fijacin a piso.
La balda superior debe estar a un mximo de 180 cm, para facilitar la manipulacin y el
acceso del operario a la documentacin.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso.
Para Recordar:
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
desgarres en la documentacin.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningn otro material.
la estantera debe ser metlica,

con entrepaos graduables,
separada de la pared y
poniendo la ltima balda a
mnimo 10 cms.
La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mnimo de 20

cm, entre stos y la estantera.
El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un mnimo de 70 cm,
y un corredor central mnimo de 120 cm.
La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la documentacin, acorde con la signatura topogrfica.
Asimismo, es necesario resaltar que sin una adecuada limpieza, manipulacin, control y
prevencin, de nada servir que se cumplan las especificaciones tcnicas de edificios, estantes y sistemas de almacenamiento, pues la documentacin y el edificio mismo terminarn
deteriorndose rpidamente.
41
La conservacin en el Archivo Histrico

De acuerdo con los artculos 7 al 10 del Ttulo III, de la Ley 594 de 2000, cada entidad
deber conformar su Archivo General, donde reposarn tanto el Central de la Administracin, como el histrico territorial, como lo estipula el Artculo 3 del Decreto 4124 de
2004.
Al igual que el Central, el Archivo Histrico debe contar con un espacio adecuado en
cuanto a ubicacin, adecuacin y condiciones ambientales. No debe presentar problemas
de tipo estructural, tampoco deben pasar tuberas de agua o instalaciones elctricas por
el techo, no debe presentar filtraciones, problemas de humedad o goteras.
La transferencia al Archivo Histrico, se realizar cuando el tiempo de retencin establecido en la TRD de cada unidad productora se haya cumplido y no antes.
Al momento de hacer la transferencia secundaria es necesario asegurarse de que toda la
documentacin est en buen estado de conservacin y limpia, que no presente deterioro
biolgico ni qumico que pueda poner en riesgo la estabilidad de los documentos. En caso
de tener problemas de tipo biolgico es necesario aislar la documentacin y contactar a
un restaurador que pueda encargarse de controlar el problema y, si es necesario, restaurar aquella documentacin que lo requiera.
En este Archivo la documentacin tambin deber contar con sus carpetas y cajas, ubicadas sobre la estantera adecuada.
Es necesario implementar programas de limpieza tanto del espacio como de la documentacin. Esta ltima siempre deber realizarse en seco y debe existir personal encargado
nicamente de esta labor. Vale la pena recalcar que se requiere una buena capacitacin
sobre el tema para evitar daos. La limpieza de espacios debe programarse peridicamente para el depsito (de acuerdo con las necesidades del mismo) y para la estantera
43
(deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar estante por estante) con el fin de evitar
la acumulacin de polvo y suciedad. La limpieza de cajas debe hacerse en seco, una por
una con aspiradora (por el exterior). Para desarrollar este tipo de programas, resultar
necesario contar con el apoyo de un restaurador que haga una induccin al personal encargado.
44
Pautas para la consulta de documentos
Pautas para la consulta de documentos

Es necesario establecer algunas normas a la hora de consultar la documentacin con el
fin de protegerla. Algunas de estas normas son:
No mojar los dedos con saliva para pasar las pginas.
Usar los elementos de seguridad industrial adecuados (guantes, tapabocas y monogafas).
Los espacios destinados a la consulta deben estar por fuera de los depsitos.
Controlar el prstamo de documentos y llevar un estricto control de quin los consulta.
Lavarse las manos despus de consultar.
No consumir alimentos ni bebidas durante la consulta, ni en los espacios destinados para
el almacenamiento de la documentacin.
Es importante anotar, que aunque estas medidas se incluyan en esta publicacin dentro del
apartado del Archivo Histrico, para una correcta conservacin, debern aplicarse desde
el momento del trmite, durante la consulta, en el paso por el archivo central y finalmente
en el histrico.
45
Anexos
ANEXOS
Anexo 1
Deterioro en documentos de archivo
Despus de haber hecho un recorrido por la conservacin preventiva en archivos de gestin, central e histrico, se hace necesario hacer un acercamiento al tema del deterioro de
los documentos de archivos, conocer los factores que lo causan, los mecanismos por los que
se produce dicho deterioro y los indicadores que permiten que sea detectado. Asimismo, es
necesario incluir algunos aspectos relacionados con la conservacin del material fotogrfico, ya que cada vez son ms archivos los que contienen este tipo de documentos que pueden
ser muy frgiles y susceptibles a sufrir alteraciones irreversibles.
La alteracin de los materiales de archivo se presenta como respuesta a las condiciones o
modificaciones del medio ambiente o a reacciones de los componentes originales, procesos
a los cuales contribuyen las condiciones en las que se encuentran almacenados. Estas alteraciones se pueden clasificar en:
Factores de deterioro:
intrnsecos (propios de la
naturaleza de los materiales) y
extrnsecos (agentes externos a
los documentos).
Factores de alteracin
Aquellos factores con capacidad de inducir, mediante cambios o caractersticas propias a
su naturaleza, ciertos mecanismos que producen la transformacin de los materiales. Tambin llamados causas de deterioro, pueden ser agrupados en intrnsecos o extrnsecos y son
hechos pasivos que pueden generar condiciones que aceleren o retarden el deterioro.
Intrnsecos: Son el resultado de la propia naturaleza de los materiales del papel y/o de
los componentes o aditivos que recibe durante el proceso de fabricacin; La presencia de
agentes de deterioro puede ser fortuita, debido al uso de aguas no depuradas o a elementos
metlicos oxidantes que se incorporen durante el proceso de fabricacin.
47
Anexos
El papel de manufactura industrial posee, dentro de su estructura, materiales y productos

poco estables que ocasionan el deterioro de los documentos. Adems de utilizar materias
primas derivadas de las fibras de madera, incluyen compuestos qumicos inestables como el
alumbre-colofonia, empleados en la consolidacin del papel. Por otro lado, en los procesos
industriales qumico-mecnicos de obtencin de la pulpa se utilizan entre otros, el procedimiento al sulfito, produciendo papeles cidos. Al igual, mtodos de blanqueo con cloro,
cuyos derivados poseen una alta accin oxidante.
Lignina. Los papeles modernos fabricados con pulpas extradas de tronco de rboles poseen
esta sustancia que se encuentra en las paredes celulares y que tiene la caracterstica de ser
inestable y reaccionar fcilmente con la luz y con otras sustancias. A su vez, se descompone
con facilidad, dando lugar a la formacin de subproductos coloreados que le confieren al
papel un aspecto amarillento; tambin dan lugar a la produccin de cidos orgnicos que
van a ocasionar hidrlisis cida, la cual provoca una disminucin en el grado de polimerizacin de la molcula de celulosa y el consiguiente debilitamiento del soporte, con lo que
experimenta la disminucin de sus propiedades mecnicas.
Encolantes y cargas. Los encolantes utilizados para ayudar a la compactacin de las fibras
y mejorar las propiedades fsico mecnicas del papel, pueden contener partculas que se
oxidan causando manchas puntuales y acidez u oxidacin; igualmente se presenta este mecanismo especialmente en aquellos procesos industrializados en que se emplea la mezcla
colofonia-alumbre la cual cataliza la formacin de cido sulfrico.
Tintas. Las diferentes tintas utilizadas poseen una mltiple y variada composicin. Algunas
causan deterioro mediante mecanismos de accin similares a los expuestos anteriormente,
ya que los materiales con que se fabrican poseen variados contaminantes. Uno de los daos
ms frecuentes es el efecto que producen los residuos metlicos capaces de catalizar las reacciones de oxidacin o la formacin de cidos. Un caso que merece especial atencin son
las tintas ferro-galo-tnicas, que causan corrosin en algunos papeles llegando a ocasionar
roturas; eran fabricadas a base de hierro, cido glico y tnico y se encuentran comnmente
en documentacin antigua.
48
Anexos
Extrnsecos: Dentro de stos se encuentran las condiciones ambientales, biolgicas, desastres naturales y factores antropognicos (depsito y mantenimiento, manipulacin y
vandalismo).
Condiciones Ambientales
Temperatura: las temperaturas muy altas y las fluctuaciones, pueden generar o acelerar
acciones biticas y procesos de oxidacin y condensacin, cuyos indicadores son la descomposicin, debilitamiento y pulverizacin del soporte. Es importante controlar muy
bien este factor y sobre todo evitar las fluctuaciones al mayor grado posible.
Humedad Relativa: la humedad es un factor determinante, considerando que el papel es
un material higroscpico (absorbe y devuelve humedad), que necesita cierta cantidad de
agua en su estructura.
Los materiales orgnicos tienen en su estructura un porcentaje de humedad que les permite mantener sus propiedades y funciones dentro de rangos ptimos para su conservacin
en el tiempo; este porcentaje se conoce como el agua de constitucin, que est en equilibrio dinmico con la cantidad de vapor de agua presente en el ambiente. El equilibrio se
rompe si la humedad relativa es muy alta o muy baja, causando diversos deterioros.
La fluctuacin de temperatura
y humedad relativa
pueden generar deterioros
considerables.
Un exceso de humedad sobre la documentacin favorece el crecimiento de hongos (deterioro de tipo biolgico), fragilidad del soporte por debilitamiento de los puentes de
hidrgeno y disminucin de las interacciones entre las fibras constituyentes, procesos de
hidrlisis, as como tambin ocasiona migraciones inicas que a su vez rompen las redes
celulsicas que dan forma a la hoja de papel.
En ambientes con una humedad relativa inferior al 35% se presentan deterioros por
resequedad, la cual torna frgil y quebradizo el soporte. Este dao es prcticamente
irreversible y se caracteriza por la prdida de agua de hidratacin y de propiedades fsicomecnicas como la resistencia y la flexibilidad.
49
Anexos
Otro problema que se puede presentar es la cristalizacin de los adhesivos o colas utilizados en los procesos de encuadernacin. Estos materiales que se involucran en la documentacin producen tambin cambios dimensionales como encogimiento debido a la
prdida de flexibilidad y elasticidad de la pelcula o adhesivo.
Iluminacin: Para evitar el deterioro ocasionado por la luz, es necesario adems de conocer su naturaleza y caractersticas, poder medirla. Esto se puede hacer con el luxmetro
y el monitor de radiaciones UV.
Fuentes de iluminacin:
Proviene de los rayos solares. Aunque sea de forma indirecta es la ms perjudiNatural
cial pues contiene la mayor proporcin de radiaciones UV y una alta intensidad
lumnica. Altas montaas: mayor dao.
Constituida por un bulbo de cristal con un filamento de tungsteno calentado por la electricidad. Gran
Lmpara incandescente parte de la electricidad se convierte en calor y no en
luz. Emite una gran cantidad de rayos IR por lo que
aumenta la temperatura de los depsitos.
Artificial
Constituida por un tubo de cristal que contiene vapor
de mercurio y recubierta de polvos capaces de
Lmpara fluorescente
fluorescer en las radiaciones emitidas por el vapor.
Emiten radiaciones UV. No deben usarse sin filtro.
Eliminar la radiacin UV utilizando filtros en ventanas.
Reducir la iluminacin de manera que sea slo la necesaria para que el objeto se vea.
Acciones
para reducir Reducir el tiempo de iluminacin tanto como sea posible.
los efectos No permitir que los rayos solares ni la luz artificial incidan directamente sobre los
documentos.
50
Anexos
Es necesario tener claro que todo material orgnico corre peligro en presencia de la luz
(papel, madera, pergamino, cuero, tintes, colas, gomas y resinas entre otros).
La luz puede aportar calor que acelera los procesos de deterioro de la celulosa, estimula
la actividad biolgica. Por otro lado las radiaciones UV de la luz natural y de las lmparas
fluorescentes ocasionan daos ms graves como reacciones fotoqumicas de los radicales
libres de la celulosa. El dao de este tipo ms comn es la fotooxidacin; sta conlleva
una gran cantidad de reacciones qumicas que en ltimas producen cambios de color,
disminucin en las propiedades mecnicas, etc. Este proceso puede verse acelerado tambin por la presencia de algunas sustancias como la lignina y de acuerdo al tipo de fibras
del papel.
Como ltimo aspecto sobre la iluminacin, es necesario comentar que mientras ms intensa sea la luz sobre un documento y ms tiempo de exposicin tenga, mayor ser su
deterioro, gracias a la Ley de la Reciprocidad que nos dice que la luz acta acumulativamente, de manera que es el tiempo total de exposicin lo que importa. Por este motivo,
la estrategia ms eficaz para reducir los daos es reducir la iluminacin y el tiempo de
exposicin.
Ley de Reciprocidad:
La luz tiene un efecto
acumulativo sobre el papel, por
lo que es necesario reducir los
tiempos de exposicin.
Contaminacin atmosfrica: Las sustancias ms comunes y que causan graves daos en

diversos tipos de documentacin son el dixido sulfuroso (SO2), el dixido de nitrgeno
(NO2) y el trixido de azufre o anhdrido sulfrico (SO3), los cuales en contacto con el
agua (humedad) dan lugar a la formacin de cido sulfrico y ntrico los cuales tienen la
propiedad de ser corrosivos y pueden causar sobre el papel oxidaciones, hidrlisis cida
de la celulosa, modificaciones estructurales sobre otros componentes tornndolos solubles. Algunas partculas metlicas presentes en el papel catalizan (aceleran) la formacin
de cidos y por lo tanto su accin.
En ambiente salino los iones cloruro del cido clorhdrico en presencia del cido sulfrico son una mezcla particularmente corrosiva, al igual que la que formara el cido
clorhdrico con el cido ntrico. Igualmente son causantes de deterioro las partculas
51
Anexos
metlicas del papel en ambientes contaminados con cloro, fertilizantes y sustancias de las
fumigaciones.
En primer lugar, los metales reaccionan con el oxgeno produciendo xidos, este xido
puede ser lo suficientemente colorido como para provocar una mancha sobre la documentacin. Aunque la reaccin de algunos gases contaminantes atmosfricos con el agua
puede ser lenta, al estar presentes partculas metlicas como xidos de aluminio, cobre,
hierro, etc, se acelera ocasionando un incremento en la velocidad de deterioro. Este fenmeno es conocido como un proceso de catlisis qumica.
Factores Biolgicos
Gran parte de la destruccin
de los materiales de archivo es
atribuida a la accin de microorganismos, insectos y micro
mamferos.
En los espacios cerrados la concentracin de los gases depende de la humedad. Mientras

mayor sea sta, ms rpido se absorber el gas por los materiales constitutivos del espacio
y aquellos depositados en l.
El polvo, conformado por pequeas partculas slidas que permanecen suspendidas en el
aire por un tiempo, es un elemento que causa graves daos sobre los soportes documentales. Las sustancias qumicas, cristalinas y amorfas como tierra, arena, holln, residuos
cidos y gaseosos y microorganismos, generan o aceleran procesos de deterioro qumico
y fsico sobre el papel.
Factores biolgicos
Gran parte de la destruccin de los materiales de archivo es atribuida a la accin de microorganismos, insectos y micro mamferos.
Hongos. Son organismos que toman las sustancias alimenticias por digestin del sustrato
en que crecen. El cuerpo de un hongo es denominado micelio y consiste en la reunin
de mltiples filamentos llamados hifas. Durante su ciclo de vida, muchos hongos forman
estructuras especializadas que producen cuerpos reproductivos o esporas. Estas son liberadas al aire en donde permanecen en estado de latencia hasta que encuentran un
medio ambiente favorable. Los hongos, juegan un papel mucho ms importante que las
bacterias en lo que se refiere al deterioro de los materiales de archivo, debido a su amplio
52
Anexos
espectro de accin y la poca especificidad de sus requerimientos de humedad, presencia

o ausencia de oxgeno, temperatura y a su tipo de nutricin.
Insectos. Su efecto es devastador en materiales de archivo. La mayora de especies
pueden alimentarse de una gran variedad de materiales, deteriorando soportes como
papel, cartn, cuero pergamino, adhesivos, tela de encuadernaciones y madera de
estanteras.
Murcilagos (Chioptera). Frecuentes en climas tropicales, se pueden encontrar en gran
cantidad en archivos rurales; de hbito nocturno se alimentan de frutas, insectos y
sangre. Cuando estos animales pasan la noche dentro de los archivos y ticos, pueden
manchar con su orina la documentacin y sus excrementos ocasionan problemas de
salubridad e infestacin de insectos as como concreciones que modifican las calidades
estticas u ocultan e incluso degradan tanto al soporte como la informacin.
Aves. Las palomas llegan a hacer sus nidos en las vigas o entre los documentos; su excremento deteriora el material y es fuente para la llegada de insectos y desarrollo de
microorganismos. Entre los principales insectos que pueden ser atrados por los excrementos y establecer su hbitat en los nidos de las aves se encuentran las polillas, los
piojos de libro, los escarabajos de las alfombras y del libro.
Pescadito de Plata
Fotografa: Jorge Ventocilla / Instituto Smithsonian
Desastres o catstrofes
Aquellos eventos de ocurrencia fortuita o aleatoria de carcter accidental y/o inducido
que al incidir directamente sobre la documentacin van a causar deterioros generalmente
irreversibles. La posibilidad de ocurrencia de catstrofes naturales depende en gran parte
de la ubicacin geogrfica y de la conformacin geolgica de los terrenos. De acuerdo
con estos aspectos podemos tener los siguientes casos:
Sismos/terremotos. Este factor afecta aquellas zonas volcnicas o cercanas a fallas geolgicas, generalmente en las vecindades de la costa pacfica, donde estos fenmenos
ocurren con cierta periodicidad.
53
Anexos
Incendios. Los incendios son un problema causante de daos irreversibles a la

documentacin ya que la prdida de informacin es inminente debido al cambio en la
naturaleza del material (los diferentes materiales de carcter combustible, tales como
celulosa, cuero, etc., reaccionan con el oxgeno ambiental dando lugar a la formacin de
carbn, gas carbnico y vapor de agua).
Inundaciones. Factor propio de aquellas zonas ubicadas en las cercanas de ros, lagos,
costas, etc., los cuales al entrar en contacto con la documentacin y ser absorbidos por la
misma van a causar un fuerte debilitamiento del soporte, corrimiento de tintas, daos en
las encuadernaciones y propician el crecimiento de hongos, entre otros.
Factores Antropognicos
Se definen como aquellos que son producto de la accin directa o indirecta del hombre.
Entre ellos se encuentran los siguientes:
No utilizar material metlico
Depsito y mantenimiento. Un factor indirecto de deterioro, pero no menos importante,

es la edificacin destinada a albergar la documentacin. Si cuenta con una mala ubicacin,
diseo poco funcional, mala ventilacin, fuentes de iluminacin y sistemas de depsito
inadecuados, proveern las condiciones para el dao de los soportes.
Manipulacin. El hombre es considerado como uno de los principales causantes de deterioro
de los documentos. Los daos fsicos ms frecuentes en los diferentes tipos de documentos
son en general desgastes por rozamiento, rotura por debilitamiento del soporte y desgarros
por tensiones excesivas. La consulta peridica de la documentacin implica un constante
abrir y cerrar de tomos y otras unidades de conservacin, movimientos continuos en la
ubicacin sobre estanteras. Esto, unido al empleo de materiales de baja calidad, va a
deteriorar a largo plazo la documentacin debido a fricciones, rozamientos y desgarros.
Materiales metlicos. El empleo de materiales metlicos tales como grapas, clips,
anillados, ganchos, ribetes, etc., causan en el papel diferentes tipos de alteraciones, que
se intensifican cuando el documento est en ambientes hmedos.
54
Anexos
Entre las alteraciones ms frecuentes podemos citar las manchas causadas por la oxidacin de estos materiales. La accin corrosiva que tienen sobre los soportes, causan
principalmente manchas y roturas.
Vandalismo. Se refiere a los deterioros fsicos o mecnicos en general, causados por manejos
malintencionados. En este punto podemos citar las rasgaduras, roturas, inscripciones,
fragmentaciones y manchas.
Mecanismos e Indicadores de alteracin
Son una secuencia de cambios fsicos y qumicos que provocan modificaciones en ciertas
propiedades especficas del material, cuando ste ha sido influenciado por factores de alteracin. Entre los mecanismos deteriorantes ms comunes podemos citar los siguientes:
degradacin trmica; oxidacin; hidrlisis cida, degradacin enzimtica o alteraciones
fsico-mecnicas, entre otros.
Los indicadores, son todas aquellas manifestaciones visuales (o de otro tipo) mediante
las cuales podemos determinar o deducir los procesos deteriorantes (mecanismos de
alteracin), que ha sufrido el material.
Anexo 2
Empaste y encuadernacin: La solucin?16
Dentro de los archivos, es bien conocido el proceso de empaste que se realiza muchas veces
de manera indiscriminada, sin evaluar la utilidad de dicho proceso y los mtodos por los que
se realiza. En ocasiones, no resulta fcil determinar el paso a seguir con grandes paquetes de
documentos. Sin importar cul sea la cantidad de paquetes que tengamos, es necesario recordar que el objetivo es conservar en buen estado el patrimonio documental. En el tema del
empaste, existe una verdad fundamental: un empaste de calidad deficiente trae consecuencias
irreversibles, por lo que se hace necesario evitar que este tipo de prcticas se vuelvan comunes
dentro de nuestros archivos.
16 Tomado de: Ante todo Prevenir. Artculo publicado en el Boletn Con-Tacto No. 8 por ngela Barajas y Tarcisio
Pearanda. Archivo General de la Nacin. Pginas 3-5.
55
Anexos
Los problemas que se han hallado en diferentes archivos son mltiples, consideramos importante mencionar algunos ejemplos con el propsito de que no se repitan. En algunas
ocasiones, la documentacin no se ha preparado correctamente para llevar a cabo este
proceso y se ha llegado a empastar sin eliminar primero el material metlico, hacer foliacin y revisarla, desdoblar los documentos (quedando incluso perdida la informacin por
no poder desdoblarlo). En otros casos, las mrgenes resultan insuficientes y al empastar la
informacin se ha perdido al perforar el soporte o sencillamente no puede leerse porque
no puede abrirse lo suficiente. El tipo de costuras utilizadas para el empaste son otro problema que ha contribuido a deteriorar una parte del patrimonio documental de la Nacin,
pues se usan las costuras conocidas como diente de perro y de nervios incrustados que
causan roturas y prdidas de parte del soporte, causan desgarros de la unidad y el exceso
de adhesivo ingresa en los canales donde se incrustan los nervios, generando problemas de
tipo qumico, fsico y hasta esttico.
Al momento de evaluar la necesidad de un empaste, deben tenerse en cuenta los siguientes
criterios:
Necesidad: segn la clasificacin archivstica, la frecuencia de uso y la obligatoriedad del
empaste.
Funcionalidad: debe examinarse con cuidado si las mrgenes lo permiten sin afectar el
contenido y el grado de abertura que se requerira para no alterar la lectura del texto.
Durabilidad: resistencia al uso y estabilidad estructural.
Longevidad: resistencia al deterioro qumico y estabilidad de los materiales que se usan
para el empaste.
Reversibilidad: en lo referido a procesos y materiales que den la posibilidad de reemplazarse posteriormente.
56
Anexos
A la hora de empastar, es muy importante evaluar la calidad de los materiales, especficamente el grado de acidez de cartones, papeles y telas; asimismo la cubierta debe ser acorde
con el tamao y el peso de la unidad, si la cantidad de folios es muy alta, debe partirse en 2
3 partes iguales y empastar de la misma forma, de manera que no dificulte la abertura.
Anexo 3
Extintores
Para tener una idea de la mnima cantidad de extintores que debern ubicarse dentro de un
depsito de archivos, se incluye la siguiente tabla.
Clasificacin mnima
Extintor individual
rea mxima
por unidad de A
Distancia mxima a
recorrer hasta el extintor
Extintor de CO2
OCUPACIN
Riesgo Leve
(bajo)
OCUPACIN
Riesgo ordinario*
(moderado)
OCUPACIN
Riesgo Extraordinario
(alto)
3000 pies cuadrados

280 m2
11250 pies cuadrados
1045 m2
75 pies
22.7 m
1500 pies cuadrados

140 m2
1045 m2
75 pies
22.7 m
1000 pies cuadrados

93 m2
1045 m2
75 pies
22.7 m
Cuando el rea de un edificio es menor de 3000 pies2 (279 m2) debera colocarse por lo
menos un extintor del tamao mnimo recomendado.
* Riesgo Ordinario (moderado). Dentro de esta clasificacin entraran la mayora de los depsitos de archivo siempre y cuando sea respetado su uso nico como archivo y no como
cuarto de san alejo. La cantidad total de combustible de clase A e inflamables de clase
B estn presentes en una proporcin mayor que la esperada en lugares con riesgo menor
57
Anexos
(bajo). Estos lugares podran consistir en oficinas, salones de clase, tiendas de mercanca y
almacenamiento, manufactura ligera, salones de exhibicin de autos, parqueaderos, taller
o mantenimiento de reas de servicio de lugares de riesgo menor (bajo) y depsitos con
mercancas de clase I clase II.
Cada entidad deber evaluar si es necesario o si cuenta con el presupuesto para implementar otro tipo de medidas preventivas como sistemas automticos de riego (sprinklers), entre
otros. Teniendo presente que el dao causado a los documentos en un incendio, sea el menor posible. Ya que en caso de conatos de incendio, puede resultar peor el uso de sistemas
avanzados que el de extintores, al mojar la documentacin y causar problemas con las tintas
y los soportes.
Anexo 4
Normatividad archivstica sobre Preservacin, Conservacin y Restauracin
Acuerdo 07-1994 Reglamento General de Archivos.
Captulo VII Conservacin de los Documentos .
Artculo 59. Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental.
Artculo 60. Conservacin integral de documentacin de archivos.
Artculo 61. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
Artculo 62. Responsabilidad de la informacin de archivos.
Artculo 63. Sistemas de almacenamiento y depsito de la documentacin.
Artculo 64. Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de
riesgo.
58
Anexos
Artculo 65. Conservacin de documentos originales.

Acuerdo 011 de 1996, por el cual se establecen criterios de conservacin y organizacin de
documentos.
Acuerdo 005 de 1997, que establece requisitos para personas naturales o jurdicas que
presten los servicios de organizacin de archivos.
Acuerdo 047/2000, por el cual se desarrolla el artculo 43 del Captulo V Acceso a los Documentos de Archivo, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre Restricciones
por razones de Conservacin.
Acuerdo 048/2000 Por el cual se desarrolla el Artculo 59 del Captulo 7. Conservacin
de Documentos.., del Reglamento General de Archivos sobre Conservacin Preventiva,
conservacin y restauracin documental.
Acuerdo 049/2000, por el cual se desarrolla el Artculo 61 del Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de Edificios y Locales destinados a Archivos.
Acuerdo 050 (5 de mayo de 2000), por el cual se desarrolla el Artculo 64 del
Ttulo VII Conservacin de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre
Prevencin de Deterioro de los Documentos de Archivo y Situaciones de Riesgo.
Ley 594 del 14 de julio del 2000. Ley General de Archivos.
Ttulo IV: Administracin de archivos.
Artculo 13. Instalaciones.
Titulo XI: Conservacin de documentos.
59
Anexos
Artculo 46. Conservacin de documentos.

Artculo 47. Calidad de los soportes.
Artculo 48. Conservacin en nuevos soportes.
Artculo 49. Reproduccin de documentos.
Normas Tcnicas
NTC 4436 Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la
durabilidad.
NTC 5397:2005. Materiales para documentos de archivo en soporte papel. Caractersticas de calidad.
60
Bibliografa
Bibliografa
CRDENAS, Martha. Limpieza del material de Archivo. En: Boletn Con-Tacto, Nmero
3. Publicacin del Laboratorio de Restauracin, AGN, Colombia, 1995.
FERNNDEZ, Mario Omar. Contaminacin del aire por compuestos slidos y lquidos.
En: Boletn Con-Tacto, Nmero 3. Publicacin del Laboratorio de Restauracin,
AGN, Colombia, 1995.
FERNNDEZ, Mario Omar. La iluminacin. En: Boletn Con-Tacto, Nmero 4 y 5. Publicacin del Laboratorio de Restauracin, AGN, Colombia, 1996.
GARCA, Mara Clemencia. Conservacin preventiva en archivos de gestin. En: Boletn
Con-Tacto, Nmero 6. Publicacin del Laboratorio de Restauracin, AGN, Colombia,
1997.
GARCA, Mara Clemencia. Programas permanentes de conservacin. En: Boletn ConTacto, Nmero 8. Publicacin del Laboratorio de Restauracin, AGN, Colombia,
1999.
GUERRERO, Helbert. Condiciones ambientales y conservacin. En: La conservacin del
patrimonio documental, Memorias del V Seminario Sistema Nacional de Archivos.
Colombia: Archivo General de la Nacin, 1997.
GUERRERO, Helbert. Eliminacin de factores biolgicos dainos en archivos. En: Boletn Con-Tacto, Nmeros 4 y 5. Publicacin del Laboratorio de Restauracin, AGN,
Colombia, 1996.
GUERRERO, Helbert. La humedad como factor de deterioro. En: Boletn Con-Tacto,
Nmero 6. Publicacin del Laboratorio de Restauracin, AGN, Colombia, 1997.
61
Bibliografa
GUERRERO, Helbert. El problema biolgico en los pases de clima tropical. En: Boletn
Con-Tacto, Nmero 7. Publicacin del Laboratorio de Restauracin, AGN, Colombia,
1997.
LABORATORIO DE RESTAURACIN, AGN. Instructivo de limpieza, desinfeccin de
reas y documentos, 2005.
PEZ, Fabio Enrique. Gua para la conservacin preventiva en los archivos, orientaciones
en primeros auxilios para documentos de archivo. Colombia: Archivo General de la
Nacin, 1997.
SANTANDER, Mario Javier. Gua de conservacin preventiva de nuevas tecnologas. Soportes documentales alternativos en archivos y centros de informacin. Colombia:
Archivo General de la Nacin, 2004.
62
Archivo General de la Nacin - Colombia

Establecimiento Pblico Adscrito al Ministerio de Cultura
Carrera 6a N 6-91, A.A. 37555 - Tel.: 3282888 Email: contacto@archivogeneral.gov.co

Pgina Web: www.archivogeneral.gov.co
Bogot, D.C. - Colombia

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Compilado por Natasha Eslava Vlez

SERIE: Guas y Manuales

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Ministra: Paula Marcela Moreno Zapata

Sara Gonzlez Hernndez

Representante de los Archivos del Pas

Academia Colombiana de Historia

Grupo de Divulgacin y Medios

Impresin, Diseo y Diagramacin

Archivo General de la Nacin

Las publicaciones del Archivo General de la Nacin de

1. Los Archivos Administrativos y el Patrimonio Documental. .....................................................

2. Sistema Integrado de Conservacin (Sic) . ......................................................................................

3. La Conservacin en el Archivo de Gestin. .......................................................................................

4. La Conservacin en el Archivo Central................................................................................................

5. La Conservacin en el Archivo Histrico............................................................................................

6. Pautas para la Consulta de Documentos............................................................................................

Condiciones Ambientales ...............................................................................................................................

Los archivos administrativos y el Patrimonio Documental

Los archivos administrativos

Los archivos administrativos y el Patrimonio Documental

El Archivo General de la Nacin, a travs de su Grupo de Conservacin y Restauracin1, ha

Una forma importante de conservar el pasado es precisamente

Los archivos administrativos y el Patrimonio Documental

Cobra ms importancia el desarrollo de la conservacin preventiva como la nica instancia

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

Conjunto de estrategias y procesos de preservacin y conservacin, acordes con el sistema

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

Principales aspectos a considerar

Conocimiento de los factores de deterioro de los Bienes Documentales y sus mecanismos

Estrategias o Programas de Conservacin

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

Sensibilizacin del personal

Limpieza de reas y documentos

Eliminacin del Polvo

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

Monitoreo y control Ambiental y Biolgico5

Deshumidificador (equipo negro) en depsito de

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

Control de contaminantes biolgicos

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:

Es necesario dar prioridad a la

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

Adquirir mobiliario (estantera, planotecas, archivadores) y unidades de conservacin

Unidades de Conservacin: materiales y diseo

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

Inspeccin y mantenimiento de instalaciones

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

Prevencin y atencin de desastres

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

ARTCULO 3: Prevencin. Se debe partir de la identificacin y levantamiento del panorama de

Debern ubicarse cerca de puertas de entrada y salida.

Ver Anexo 3: Extintores.

Sistema Integrado de Conservacin (SIC)

Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia

Scanner para digitalizacin de documentos.

Migracin de la informacin a otros soportes