Emprendimiento- Organizacin de Eventos tecnologa

e informtica
FECHA:

10 de Noviembre de 2015

COMPETENCIA: ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS

RELACIONES EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO
SOCIAL DE LA EMPRESA.
RESULTADO DE APRENDIZAJE:
DIVULGAR EL EVENTO TENIENDO EN CUENTA EL MEDIO, EL PROTOCOLO Y
LAS NORMAS DE LA ORGANIZACIN. APLICAR EL PROCESO
ADMINISTRATIVO AL DESARROLLO DEL EVENTO, DE ACUERDO CON EL
PROPSITO, OBJETIVO, PLAN, PROTOCOLO, LOS MEDIOS DE
DIVULGACIN Y LAS POLTICAS DE LA ORGANIZACIN.

EL RESULTADO DE ESTA ACTIVIDAD SER LA CALIFICACION

DE: ORGANIZCION DE EVENTOS, EMPRENDIMIENTO (NICA
NOTA) Y TECNOLOGIA E INFORMTICA

REFLEXION
Tus acciones hablaran por ti, las palabras no, esas se las lleva
el viento

1. Actividades de contextualizacin e identificacin de

conocimientos necesarios para el aprendizaje.
Los estudiantes leen la siguiente informacin con el fin de
recordar los elementos requeridos para planear y organizar un
evento:

ETAPAS EN LA ORGANIZACIN DE UN
EVENTO
1. LA PLANIFICACION DE UN EVENTO
La planeacin es el primer paso para la organizacin
de un evento. Se considera que este paso es de vital
importancia, ya que ac se colocan muchas de las condiciones que van a
determinar la calidad de la experiencia para todos.
Para la adecuada organizacin de un evento es necesario trabajar de manera
organizada y definir adecuadamente los siguientes aspectos:

1. El nombre y los objetivos del evento:

El nombre
papel

es muy importante y juega un

indispensable

para

el

xito

en

la

concurrencia de los invitados.

Nombre:

En

el

nombre

de

un

evento,

generalmente se incluyen tambin el nmero de

edicin a la cual pertenece. El nombre es
fundamental, generalmente es descriptivo, y
contiene la temtica principal sobre la cual se
van a abordar distintos temas. Utilizar una sigla
con una corta cantidad de letras y fcil de
pronunciar

tambin

puede

ayudar,

pero

sobretodo se usa para los eventos de mayor

magnitud, como los Congresos o las Jornadas.
Si

nuestro

evento

gira

en

torno

una

conferencia, muchas veces con una pregunta o

el nombre de la charla del orador es suficiente. Siempre es importante incluir el tipo de
evento dentro del nombre (si es curso, taller, simposio, mesa redonda, etc).

Subttulo o Slogan: El slogan es una frase corta y sinttica que hace referencia al nombre
o a la temtica del evento. No es obligatorio que est en un evento, pero es muy eficaz
utilizarlo, ya que se utiliza para resaltar sobre el abordaje que tendr el curso, la
conferencia o la reunin. Muchas veces es una pregunta que funciona como disparador
de diversos temas para debatir.

Logo: Representa a travs de la imagen a la

institucin y al comit organizador. Este logo ser
aplicado por ejemplo en toda la folletera y
merchandising para difundir el evento, en la
correspondencia que enviemos tanto por e-mail
como por correo postal, y as, ayudar a construir la
identidad del evento.

Colores
institucionales

institucionales: Los
son

aquellos

colores

colores

que

representan a una determinada institucin. En

nuestro

caso,

va

representar

los

organizadores y al evento en s. Generalmente

son los colores de la marca, de fondos de avisos.
Respetar los colores originales si fuese una
institucin la que organiza, es una tarea del

diseador y del publicista, pero quien se encuentra liderando la organizacin del evento.
Cuando se hace algn tipo de publicidad y se encarga un trabajo a un estudio de
diseo, a una agencia de publicidad o a una imprenta, se debe poner nfasis en los
colores institucionales.

Alguna temtica extra?: Este tem se utiliza mucho en el caso de eventos

nacionales, regionales o internacionales, en los que participan personas de diversas
ciudades o pases. Como complemento, se trata de fomentar al lugar sede como un
destino turstico. Pero queda en el comit organizador si quieren complementar con la
identidad del congreso alguna caracterstica especial del pas sede para mostrarla ante
el resto.

En cuanto a los objetivos se refiere es la labor de previsin, que implica la

idea de anticipacin de acontecimientos y situaciones futuras. Se debe determinar

en esta fase lo siguiente: Fijar los objetivos o fines que se persiguen con la
celebracin del evento.
La fijacin de objetivos debe ser clara y definitiva; a su vez, los objetivos dan su
razn de ser a un evento, pues establecen los lineamientos y parmetros que
regirn las acciones a seguir y servirn de base para las otras etapas del proceso
administrativo,

as

mismo

influirn

de

modo

determinante

en

acciones

significativas como la seleccin de la sede, el programa a desarrollar, el

presupuesto, etc.

2. A quien est dirigido: Se debe

determinar un nmero mnimo y mximo de personas lo que nos facilita disear el

evento de acuerdo a las expectativas de un pblico objetivo y definir posibles
patrocinadores. Esto tambin influir en la seleccin del lugar y nos permitir
construir bases de datos de posibles asistentes, invitados especiales y las
preferencias.

3. Agenda de actividades:
La agenda es el listado discriminado de actividades a realizar una a una con sus respectivas
indicaciones de fecha, hora y lugar. Con base en la agenda se deben determinar las necesidades
de

logstica,

recurso

humano

presupuesto.

4. Actividades Especiales: Se debe prestar especial importancia a las

actividades especiales incluidas en la agenda, generalmente estas obedecen a
requerimientos especiales del evento o a eventos recreativos o sociales. Estos
eventos requieren de una logstica especial de acuerdo a su naturaleza,
igualmente se debe incluir una tarjeta de invitacin adems de su mencin en el
programa.

5. Definir el tipo de evento

Apoyados

en

el

objetivo

podemos definir el tipo de

evento lo que nos ayuda a
tomar

las

necesarias

decisiones
para

su

organizacin, Los tipos de

eventos son: oficiales y de
estado,

sociales,

institucionales (corporativos),
acadmicos, comerciales, culturales y/o espectculos, deportivos, etc.

6. Carcter del evento

El carcter de un evento puede ser:
-

Formal: Exquisita elegancia y las normas de

protocolo son estrictas y se estipula en la tarjeta en

la forma de vestir y se utiliza la abreviatura R.S.V.P.
o S.R.C. (responda por favor) en la tarjeta para
confirmar la asistencia.
- Semiformal: Es aquel donde se rompen algunas
reglas y se maneja de manera ms descomplicada
la etiqueta, por ejemplo cena tipo buffet.
- Informal: Es aquel donde sin dejar de lado las
normas de protocolo se lleva acabo de acuerdo al
gusto y la sencillez del anfitrin. Ej. Paseos
campestres, eventos sociales infantiles, etc.

7. Determinacin de hora, fecha y lugar

- Fecha y Hora: Se debe pensar cuidadosamente de manera que garantice la
mayor asistencia posible de invitados. La hora debe tener en cuenta el clima, la
distancia, el sitio

8.

Cronograma: Una vez se determina la fecha del evento se establece

inmediatamente un cronograma que nos permite hacer un seguimiento de metas y

logros de acuerdo a la planeacin. Para un evento nacional el cronograma debe
ser a 12 meses, Para uno internacional debe ser a 24 meses.

9. Lugar: El lugar hace referencia del destino elegido (ciudad sede) y al recinto
donde se va a realizar. Teniendo en cuenta las necesidades logsticas del evento,
el lugar es

Clave y debe satisfacer todas las necesidades que el evento requiera de espacio,
tecnologa, calidad, etc.

10. Logstica
La logstica se planea de acuerdo a la
agenda de actividades, y debe prever
y

tener

en

cuenta

todas

las

necesidades para la realizacin del

evento. Es el protocolo estructural o
de logstica sobre el que se soporta
todo el evento. Es un conjunto de
medios, mtodos e infraestructuras
necesarios para realizar el evento, especialmente en la organizacin de los flujos
de informacin, mercancas y energa. Es una actividad centrada en gestionar
todos los recursos de la manera ms eficaz y eficiente para que en el evento no
haga falta nada.

11. Transportes. (si es el caso) Aqu se deben prever los transportes areos,
terrestres y dems que requiera el evento. Igualmente los traslados urbanos de los
asistentes y de los invitados especiales y del equipo organizador si fuera el caso.

12. Hoteles: (si es el caso) .Se debe organizar una correcta estada para los
invitados

especiales,

anfitriones y el equipo de
trabajo cuando la sede
del evento no sea en la
misma ciudad, tambin
se

debe

prever

la

capacidad de alojamiento
del destino y de la sede
del evento, con el nmero
aproximado
participantes a recibir.

de

13. Instalaciones y Facilidades.

Se deben visitar las instalaciones y comprobar las
facilidades que esta ofrece antes de cerrar la
contratacin del lugar que ser sede del evento, se
debe conocer que servicios ofrece el lugar y cules
deben ser contratados a terceros, la capacidad y los
equipos

disponibles.

14. Equipos Tcnicos: esta logstica est relacionada con todos los equipos
de

video,

sonido,

iluminacin

especial, informtica, y dems

que el evento requiera. Se debe
comprobar la existencia y estado
de funcionamiento de los mismos
cuando se hace la inspeccin de
las instalaciones y facilidades. En
algunos casos estos equipos por
no encontrarse en el destino del
evento
desde

otra

deben

ser trasladados
ciudad.

15. Comidas (Catering Service):

Las comidas son parte importante y
fundamental de cada evento, se debe
escoger muy bien al proveedor como los
mens que acompaaran cada una de
las

actividades.

profesional

del

Asesorarse
rea

es

de
lo

un
ms

adecuado. De acuerdo a la agenda de

actividades, se planean las comidas ya
sean desayunos, almuerzos o cenas. Tambin se deben incluir los recesos y
refrigerios. La agenda nos indica el carcter de la actividad si es formal o informal.

16. Invitaciones Especiales

Los eventos empresariales y los institucionales habitualmente cuentan con la
participacin de invitados especiales que suelen participar como oradores de
alguna conferencia o coordinadores de alguna actividad.

En general, son eminencias en su especialidad y en algunos casos viajan

especialmente desde su pas de origen. Algunas consideraciones a tener en
cuenta:
Antes del evento:

Hacer una lista con posibles invitados especiales y posibles temticas

Analizar costos

Establecer hasta cuntos invitados especiales podrn ser costeados desde

la organizacin del evento

Seleccionarlos

Contactarlos telefnicamente o en eventos previos

Enviar la primer invitacin (con los datos generales del evento, como la
fecha y el lugar, los organizadores, temticas y tipos de participacin (orador,
coordinador, moderador, etc.)

Hacer el seguimiento de la respuesta (en caso que no responda

comunicarse por otro medio)

Volcar en el programa del evento los invitados especiales

Solicitar un resumen de su presentacin, indicando cul es la fecha lmite

para enviarlo.

Si los invitados deben trasladarse desde otra ciudad o pas, coordinar si

enviarles el ticket areo electrnico o reintegrarles el dinero correspondiente a
dicho ticket.

Hacer la reserva en el hotel que se alojarn (generalmente en el hotel sede

del evento)

Enviar la agenda confirmando las actividades donde participarn,

incluyendo conferencias y sociales.

Preparar los requerimientos tcnicos para cada una de las presentaciones.

Coordinar la recepcin del material para las presentaciones

Coordinar el traslado desde aeropuerto al destino pactado. (si es el caso)

Enviar a cada una de las habitaciones, el material de acreditacin

personalizado al evento, o implementar un espacio especial en la recepcin del
evento para que no realicen fila

Preparar un presente o souvenirs de parte de la organizacin del evento.

Poner a disposicin datos de contacto directo, para que pueda contactarse

con los organizadores en caso de necesidad.

Contar con traductores, en caso que sea necesario.

Durante el evento

Atender las necesidades que se presenten

Si son varios invitados, se puede disponer de una sala con sillones, mesas,
sillas, caf y bebidas para que puedan distenderse.

Controlar que lleguen a horario a las charlas y que se cumpla todo lo

previsto:
Que el material se encuentre cargado en la computadora
Si lleva su propia laptop que cuente con el cable necesario para enchufarlo al
proyector

 Si hay traduccin, que los asistentes puedan acceder fcilmente a los receptores
para poder comenzar la charla en horario

Chequear los horarios de las charlas y detalles:

Que el material se encuentre cargado en la computadora
Disponer de cables para conexiones
Si hay traduccin, que los asistentes puedan acceder fcilmente a los receptores
para poder comenzar la charla en horario
Despus del evento

Enviar una carta de agradecimiento por la participacin con las

conclusiones del evento

17. La parte legal:

El Organizador debe saber que en el
mundo de los negocios no debe dejarse
nada en el aire.
Puede decirse que los contratos son
vlidos aun cuando han sido hechos de
palabra, pero es mucho mejor contar con
un documento que llene todos los
requisitos de ley.

18. Recurso Humano: Es el equipo encargado de la planeacin, ejecucin y

organizacin del evento. De acuerdo al tamao del evento y sus objetivos se debe
calcular sus recursos humanos.
- Staff Directivo: Quienes dirigen y coordinan la planeacin y ejecucin del
evento.
- Staff de Logstica: encargados de la logstica

- Personal Tcnico: personal encargado de equipos tcnicos y equipos

especiales.
- Personal de Apoyo: personal de ayuda como modelos, anfitriones, personajes
de publicidad e imagen, etc.

19. Promocin y difusin del evento

Teniendo claro el objetivo el evento, el lugar, la fecha, la hora, el carcter, el tipo se
procede a difundir o promocionar el evento para ello se puede usar:

Promocin: Antes del evento

Folletos, postales, tarjetas de los organizadores especiales

Envo de informacin: mailing (a travs del correo electrnico y/o postal)

Planificacin y calendarizacin de las acciones promocionales (a medida que te acercas a

la fecha del evento ser ms frecuente)

Participacin en eventos previos

Publicidad: grfica, radial y/o televisiva. En medios masivos y/o especializados

Actualizacin del sitio web y/o blog

Acciones en las redes sociales (gratuitas y/o pagas)

Prensa y difusin: Antes, durante y despus del evento

Redaccin y envo de artculos y material a la prensa (digital, grfica, audiovisual) para que
publiquen el evento

Envo de nuevas artculos con actualizacin de las novedades del evento (mensual o
semanal si falta poco para la reunin)

Seguimiento de las publicaciones en los diferentes medios

Invitaciones personales a la prensa especializada (al evento y, si los hubiera, a eventos

particulares para la prensa)

Entrevistas a los organizadores, oradores e invitados especiales

Armado de un diario interno del evento, con notas y entrevistas especialmente realizadas,
y difusin gratuita del mismo, entre los asistentes.

Organizacin de una conferencia de prensa (durante o despus del evento)

Publicacin de las conferencias post evento

Realizacin del clipping (un resumen de las publicaciones en los distintos medios)

19. Presupuesto
De este depende el carcter del evento y los recursos que se utilizaran, el nmero
de invitados y en general toda la planeacin la cual debe estar ceida al
presupuesto.
El presupuesto determina los otros dos aspectos de la planeacin: la Logstica y el
Recurso Humano.
- PRESUPUESTO PARA EVENTOS DISCRIMINADO
1. LOGISTICA (lo que hay que alquilar o comprar y cunto cuesta si fuera el caso)
1.1 Alquiler sede del evento (Centro de Convenciones, Etc.)
1.2 Adecuacin fsica
1.3 Muebles y equipo de oficina
1.4 Tiquetes Areos Internacionales
1.5 Tiquetes Areos Nacionales
1.6 Traslados Terrestres (Y otros)
1.7 Traslados Urbanos
1.8 Hoteles y manutencin para invitados y staff
1.9 Equipos y Ayudas audiovisuales
1.10 Muebles y equipo especial
1.11 Amplificacin de sonido
1.12 Otros gastos de logstica (Seguridad, stand promocin, legales, etc.
- LOGSTICA (CATERING) (lo que hay que alquilar o comprar y cunto cuesta si

fuera el caso)
1.13 Refrigerios
1.14 Desayunos, Almuerzos, etc.
1.15 Cenas, Banquetes y/o recepciones, atenciones.
Logstica (eventos especiales)
1.16 Fiestas, celebraciones, premiaciones, etc.
1.17 Concursos, competencias deportivas, etc.
1.18 Eventos temticos
1.19 Otros eventos especiales
2. RECURSOS HUMANOS (Qu personal hay que contratar y cunto cuesta)
2.1. Coordinador de Eventos
2.2 Jefe de protocolo
2.3 Asistente de Coordinador
2.4 Jefe de logstica y mantenimiento
2.5 Asistentes Tcnicos (Sonidos Equipos A V, etc.).
2.6 Acompaantes (Protocolo)
2.7 Secretaria y Staff Administrativo
2.8 Personal de Produccin
2.9 Personajes imagen y/o promocin
2.10 Otros Recursos Humanos (Medico)
3. ADMINISTRATIVOS (lo que se va a gastar y cunto cuesta)
3.1 Servicios pblicos tiles, papelera y material de oficina.
3.2 Telfono, fax, Internet
3.3 Pauta publicitaria (Prensa, radio, tv.)
3.4 Afiches, folletos, plegables, etc.
3.5 Pendones, plotters, etc.
3.6 Seguros
3.7 Otros gastos Administrativos (Impuestos,etc.)

Subtotal Gastos Administrativos

Todos estos gastos se totalizan y conforman el presupuesto del evento.

2.

Actividades

de

apropiacin

del

conocimiento

(Conceptualizacin y Teorizacin). Despus de haber recordado la

informacin necesaria para planear y organizar un evento:

Los estudiantes

se organizan en

equipos de 4 estudiantes para

un evento llamado Primera Feria del

planear y organizar

Emprendimiento Instituto La Villa 2015

Los estudiantes dirigidos por un lder MICHEL ZULUAGA Deben
inscribirse ante ella seleccionando cada una de las siguientes
tareas

escogidas

conciencia,

acorde

la

informacin

suministrada, consientes y comprometidos con esta actividad.

FICHA DE INCRIPCION:
COMIT ORGANIZADOR DEL EVENTO
Comits

Directivo

Responsabilidades
Evidencias
1. Hacer el levantamiento 1. Carpeta con
de

necesidades del el Formato

evento.
documento anexo)

(ver levantamiento
de

Integrantes

2. Delegar tareas

necesidades

3. Estar pendiente de que debidamente

las tareas se cumplan

diligenciado.

4. Gestionar permisos en 2. Formato

cuanto

espacios, presupuesto

equipos

elementos del evento y el

necesarios

para

el informe

evento. (ver documento financiero

anexo)

3. Permisos

5. Hacer el programa del escritos de

evento (ver documento todo lo que se
anexo)

requiri para el

6. Hacer el presupuesto evento,

del

evento.

documento

(ver firmados por

anexo)

y las dos partes.

entregar informe despus 4. medios

de los gastos.

impresos y

7. Recaudar los dineros digitales de la

para la realizacin del publicidad
evento.

utilizada en el

8. participar junto con el evento.

comit de promocin y 4. Planos a
difusin del evento en la mano alzada
seleccin, diseo y envo de la
de

la

publicidad. ambientacin y

(volantes, folleto, tarjetas decoracin del

de

invitacin, sitio.

escarapelas para todo el

equipo
evento)

organizador

del 5. Listado
personal

9. Participar en el diseo requerido para

de la ambientacin del la realizacin

sitio de la realizacin del del evento.
evento.

6. Evidencias

10. Estar pendiente que fotogrficas del

todos los comits tengan sitio listo para
al da lo solicitado.
11

la organizacin

Seleccionar

el del evento.

personal requerido para la 7.

organizacin del evento. Programacin
(ver documento anexo)
12.

Verificar

que

del evento en

el formato Word.

personal del evento est 7. Informes de

cumpliendo con las tareas cada comit
asignadas.

8. Evidencias

13. Recibir a los invitados

de cada

14.

Solicitar

informe comit.

escrito a cada comit de 9. Fotos del

las tareas asignadas. (ver comit
documento anexo)
15.

Recibir

todas

evidencias

10. Informe
las final

solicitadas

durante el evento.
16. Entregar el informe
general

del

incluidas

evento

todas

las

evidencias

en

un

documento

Word

junto

con

las

evidencias

entregadas por el comit

PROMOCIN

de promocin y difusin.
1. Participar junto con el 1.

Medios

comit de Directivo en la impresos

Y DIFUSIN

seleccin, diseo y envo digitales de la

de

la

publicidad. publicidad

(volantes, folleto, tarjetas utilizada en el

de

invitacin, evento.

escarapelas para todo el 2. Planos a

personal organizador del mano alzada
evento)

de la

2. Disear junto con el ambientacin y

comit

de

diseo

y decoracin del

decoracin

la sitio.

ambientacin del espacio.

3. Formato de

3. Tomar las evidencias la

del evento: fotos y video.

encuesta

para

4. Acatar las sugerencias evaluacin del

del comit directivo si es evento
del caso.

en

documento de

5. Junto con el comit Word.

directivo disear y aplicar 4. Encuesta en
una encuesta virtual para formulario
la evaluacin del evento.

google drive.

6. Presentar resultados 5.
de

la

evaluacin

Resultados

del de

evento.

la

evaluacin del

7. Entregar informe final evento

de las tareas asignadas

de

en

documento de
Word.
6. Fotografas
de

todo

el

evento

desde

el

antes,

durante

despus

del

evento.
7. Video que
muestra

la

realizacin del
evento.
8.

Fotos

del

comit
9. Informe final

DISEO Y

1. Disear junto con el

de actividades.
1. Planos a

DECORACI

comit Promocin y

mano

difusin la ambientacin

de

del espacio.

ambientacin y

2. Hacer la decoracin y

decoracin del

ambientacin del espacio.

sitio.

3. Estar pendiente de que

2. fotos de la

durante el evento el sitio

decoracin del

este en ptimas

sitio listo para

condiciones.

el evento.

4. Entregar informe final 3.

alzada
la

fotos que

de las tareas asignadas

demuestren

5. Acatar las sugerencias

que

del comit directivo si es

pendiente de la

del caso.

seguridad

6. colaborar con la

evento.

seguridad del sitio

4.

durante el evento.

comit

estuve

Fotos

del
del

5. Informe final
de actividades.

LOGISTICA

1. Junto con el comit 1. Listado de

directivo hacer listado de necesidades y

todos

los

espacios, requerimientos

equipos,

muebles

enseres,

y para el evento.

maquinarias, 2. Permisos de

herramientas

dems todos los

que se requieren para la espacios,

realizacin del evento.
2.

Solicitar

directivo
para

al

los

equipos y

comit herramientas y
permisos dems

para el uso de requeridos

espacios , herramientas , para la

equipos y dems para la realizacin del
realizacin del evento
3.

Alistar

necesario

todo
para

evento.
lo 3. Fotos del
la sitio listo para

realizacin del evento.

la realizacin

4. Gestionar lo que no se del evento.

consiga en el colegio para 4. Lista de
la realizacin del evento.

chequeo

5. Tener todo listo el da donde hace

anterior

para

realizacin del evento.

5.

Estar

la entrega de
todo lo que

pendiente recibi para la

durante el evento de que realizacin del

todos est funcionando evento.
bien,

tener a la mano 5. Fotos del

plan b y plan c ante sitio limpio y en

cualquier anomala.

perfecto

6. Hacer entrega de todo estado

lo que recibi o consigui despus del
para la realizacin

del evento.

evento. Dejar todo en su 6. Fotos del

lugar al finalizar el evento. comit
7. Responsabilizarse de 7. Informe final
todo

lo

que

le

fue de actividades

entregado para el evento

y devolverlo en perfectas
condiciones.
8. Entregar informe final
de las tareas asignadas
9. Acatar las sugerencias
del comit directivo si es
del caso.

CALIFICACIN
ACTIVIDAD No.

FECHA DE
ENTREGA

CUMPLE
SI

Planeacin y
organizacin del
evento:
Levantamiento de
necesidades
Presentacin del
presupuesto del
evento
Promocin y
difusin
Diseo y
ambientacin del
sitio.
Logstica

Entrega de
evidencias de cada
comit
Entrega de informes

Entrega de informe
final

NO

OBSERVACION DE LA ACTIVIDAD

Evaluacin del
evento

CALIFICACIN
REFUERZA SI ______ NO ______Actividad a reforzar:
____________________________________
ACTIVIDAD DE
REFUERZO

DESCRIPCION DE
LA ACTIVIDAD

OBJETIVO

Cumple
S ____ No ______

Observaciones de la actividad:

INDICADOR

FECHA
DE
ENTRE
GA

Remite a
Coordinacin

Firma
acudien
te

Observaciones Generales:

ANEXOS
ANEXO 1: LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES- PLANEACION
EVENTO
Nombre del evento: ______________________________________________
Objetivo del
Evento:_________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
_____
Tipo de evento: ________________________
Carcter del evento: ____________________
Fecha para la realizacin del evento: _______________________________
Lugar: Realizacin del evento:
_______________________________________________________________

Nmero de asistentes al evento:

______________________________________
Expositores o ponentes:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
____
Participantes:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
____
Acompaantes:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
____
Delegados:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
____
Invitados especiales:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
____
Duracin del evento:
_______________________________________________
Logistica: insumos, herramientas, espacios, cables, cartulinas, marcadores,
cintas, etc
NECESIDAD

DESCRIPCION

CANTIDAD

Equipos tecnicos requeridos: sonido, computadores, video beam, etc

NECESIDAD

DESCRIPCION

CANTIDAD

Instalacioes y facilidaes- Adecuacion del espacio:

________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________

___________
Comidas (Catering Service): En casi de brindar algn tipo de comida, bebida
a los asistentes o invitados:
TIPO DE COMIDA O BEBIDA

DESCRIPCION

CANTIDAD

Recurso humano requerido:

PRSONAL REQUERIDO

CANTIDAD

TIEMPO

TIPO DE

CONTRATO

Promocin y difusin de evento:

TIPO DE PUBLICIDAD

CANTIDAD

COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

Documentos legales: permisos del personal competente en cuanto a espacios,

maquinaria, equipos, otros.
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
_____

Elaborar Cronograma de Actividades:

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES I FERIA DEL EMPRENDIMIENTO Y LA
TECNOLOGIA
HORA

ACTIVIDAD

LUGAR

Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento :

INGRESOS
$

EGRESOS
$

TOTAL INGRESOS

TOTAL INGRESOS

Modo de financiamiento:
________________________________________________________________

________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
_______

ANEXO 2. PERMISOS
PERMISOY/O AUTORIZACION
Fecha:

_________________________________

Dependencia:

_________________________________

Responsable:

_________________________________

Solicitud:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Condiciones:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________

_____________________________

Jefe de Departamento

Estudiante responsable

ANEXO 3. INFORME DE ACTIVIDADES

INSTITUTO LA VILLA
DANE No. 166001000484 NIT No. 891408305-7
Resolucin de aprobacin No. 2381/30-10-2002
FORMATO: INFORME DE ACTIVIDADES I FERIA DEL EMPRENDIMIENTO Y LA TECNOLOGIA
Nombre del responsable del comit:

Periodo del Informe

Desde

Identificacin

Telfono y/o correo electrnico:

Hasta

Objeto del contrato:

OBLIGACIONES ESPECFICAS
DEL COMIT

DESCRIPCIN DE LAS ACCIONES

REALIZADAS DURANTE EL PERIODO QUE SE
REPORTA ACTIVIDADES

ESTADO DE LA ACTIVIDAD (MARQUE CON UNA X)

Iniciada

En ejecucin Aplazada Culminada

RELACIONE LOS DOCUMENTOS DE

VERIFICACIN DE LA ACTIVIDAD REALIZADA.

Fsico

Magntico

OBSERVACIONES del lder del comit y /o del director del evento:

___________________________
Nombre y Firma del lder del comit

______________________________________
Nombre y Firma del Director del Evento

DURACIN DE CADA UNA LA

ACTIVIDAD FECHA DE INICIO
Y FECHA DE CIERRE

ANEXO 4. LISTA DE CHEQUEO HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS
I FERIA DEL EMPRENDIMIENTO Y LA TECNOLOGIA
INSTITUTO LA VILLA 2015
Nombre del departamento:
Responsable:

RUT

Direccin:

Comuna:

Persona quien realiza el prstamo:

Domicilio:

Tel:

D. I

Ciudad
Tel.

Cumple

NORMAS BASICAS DE CUMPLIMIENTO

Equipos
1
Entrega en el tiempo pactado los equipos que tom en prstamo
2
Controla que los dems compaeros de trabajo hagan buen uso de los
equipos prestados.
3
Entrega equipos en buen estado y en las condiciones que las recibi
4
Hace buen uso de los equipos prestados
Espacios
5 Entrega en el tiempo pactado el espacio que tom en prstamo
6 Entrega en ptimas condiciones el espacio prestado
7 Hace buen uso del espacio prestado
8 Controla que los dems compaeros de trabajo hagan buen uso de los
espacios prestados.
9
Herramientas
10

Hace uso adecuado de las herramientas prestadas

Entrega en buen estado las herramientas prestadas
12
Controla que los dems compaeros de trabajo hagan buen uso de las
herramientas prestadas.
Otros
11

13
14
15

OBSERVACIONES:

____________________________

_______________________________

Jefe de Departamento

Estudiante responsable

No cumple

No corresponde