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Sumrio
Gerncia de Projetos. .............................................................................. 3
Conceitos Iniciais ............................................................................... 4
Projetos X Operaes ........................................................................... 5
Partes Interessadas - Stakeholders ............................................................. 6
Grupos de Processos dos Projetos.............................................................. 7
Iniciao ...................................................................................... 9
Planejamento ............................................................................... 10
Execuo ................................................................................... 11
Monitoramento e Controle ................................................................. 12
Encerramento ............................................................................... 13
reas do Conhecimento ...................................................................... 14
Portflios, Programas, Projetos e Subprojetos .............................................. 18
O Gerente de Projetos e o Gerente de Portflios ............................................ 20
Escritrio de Projetos ...................................................................... 21
Ciclos de Vida dos Projetos .................................................................. 23
Ciclo de Vida de um Projeto x Ciclo de Vida de um Produto .............................. 24
Custos e Riscos no Ciclo de Projetos ........................................................ 25
Restries aos projetos ....................................................................... 28
Tcnicas para mudar as restries ......................................................... 29
Gesto de Riscos .............................................................................. 35
Planejar o Gerenciamento dos Riscos ..................................................... 37
Identificao dos Riscos ................................................................... 38
Anlises Quantitativas e Qualitativas ..................................................... 39
Respostas aos Riscos ....................................................................... 41
Gerenciamento pelas Diretrizes ................................................................. 43
Lista de Questes Trabalhadas na Aula. ........................................................ 46
Gabarito .......................................................................................... 50
Bibliografia ...................................................................................... 50
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Gerncia de Projetos.
Quando estamos falando de um projeto, estamos nos referindo a
um esforo temporrio para atingir um objetivo definido. Isto significa que
um projeto sempre tem uma data, um prazo para acabar (mesmo que ele
atrase).
Alm disso, um projeto busca entregar um produto nico, exclusivo.
De acordo com o Guia PMBOK1 (Project Management Body of Knowledge),
a definio de projeto :
um esforo temporrio empreendido para criar
um produto, servio ou resultado exclusivo.
Desta maneira, um projeto ter um tempo determinado em que ele
ocorrer. Assim sendo, se no temos uma data para acabar, no
deveramos chamar isso de um projeto2.
Apesar disso, um projeto pode sim ter um prazo longo de operao,
dependendo da complexidade do projeto. A construo de uma ferrovia
ou de um estdio moderno de futebol pode levar anos, no verdade?
Outro aspecto que um projeto cria algo que no exatamente
igual ao que j foi feito. Um projeto, por definio, deve criar um produto,
servio ou resultado exclusivo3.
Temporariedade
Exclusividade
Caractersticas
de um Projeto
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Conceitos Iniciais
Mas professor, o que esse PMBOK?
Este PMBOK nada mais do que um guia, um livro, que descreve
um conjunto de boas prticas relacionadas com a gesto de projetos. A
traduo de PMBOK para nossa lngua significa: Guia do Conjunto de
Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos.
O livro engloba alguns conhecimentos e temas necessrios para que
um administrador faa uma boa gesto de projetos. Em concursos,
muito comum a cobrana da sua quarta verso ou edio.
Entretanto, ainda vemos a cobrana de temas apresentados na
terceira edio. Atualmente, estamos na quinta edio (publicada em
2013), mais ainda no encontrei questes sobre esta verso em provas.
Este PMBOK uma publicao do Project Management Institute
PMI. Esta organizao foi criada para a promoo do uso de tcnicas e
das melhores prticas em gerencia de projetos. Outro conceito conhecido
(e muito utilizado pelas bancas para confundir sua cabea) o de PMP.
O PMP o profissional de gesto de projetos, devidamente
certificado pelo PMI (ou em portugus, algo como Instituto de
Gerenciamento de Projetos). Vejamos abaixo os conceitos:
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PMBOK
PMI
Instituto de Gerenciamento de
Projetos - publica o PMBOK
PMP
Projetos X Operaes
Como dissemos antes, um projeto um esforo temporrio. J uma
operao, de acordo com o PMBOK, seria um trabalho contnuo. Este
conceito confunde muitos alunos, pois obviamente o termo operao
pode ser utilizado para nos referirmos a qualquer atividade, inclusive
algumas que fazem parte de projetos.
A definio que cobrada pelas bancas um copiar e colar do
texto do guia PMBOK. Este diz5,
As operaes so uma funo organizacional que
realiza a execuo contnua de atividades que
produzem o mesmo produto ou fornecem um
servio repetitivo. Exemplos incluem: operaes
de produo, de fabricao e de contabilidade.
Assim sendo, as operaes seriam as atividades normais da
empresa, que so perenes e entregam produtos repetitivos. Fiquem
alertas, pois as bancas as vezes cobram este conceito.
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Clientes/usurios
Gerentes de
portflios/comit de
anlise de portflios
Gerentes de programas
Patrocinador
Escritrio de projetos
Gerentes de projetos;
Equipe do projeto;
Gerentes funcionais;
Gerenciamento de
operaes;
Fornecedores/parceiros
comerciais
so :
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Iniciao
Planejamento
Execuo
Monitoramento
e controle
Encerramento
(Valeriano, 2005)
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Iniciao
Os processos de iniciao so realizados quando fica clara a
demanda por um projeto. Algum explicita um desejo, uma necessidade,
de que algo seja realizado.
Antes de iniciar um projeto para atender a esta demanda, estudos
sero feitos, no mesmo? A empresa deve avaliar se o projeto mesmo
necessrio, se ele vivel, se a empresa tm os recursos necessrios
para execut-lo, dentre outros fatores.
Assim, teremos condies de fornecer dados e informaes para
que o projeto seja formalizado e, eventualmente, autorizado para
comear.
Os processos de iniciao incluem9:
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Iniciao
Desenvolver o termo de abertura do projeto
documento que autoriza o incio de um projeto;
Identificar as partes interessadas
(stakeholders) estes se relacionam com
qualquer pessoa ou entidade que tem interesse
(ou impactado, seja de forma positiva ou
negativa) pelo projeto.
Planejamento
O segundo processo seria o do planejamento. Nesta etapa, o
gerente de projetos deve projetar quantos profissionais (e quais deles)
sero necessrios, quanto dinheiro dever ser gasto, quais sero os
produtos entregues e quando o projeto deve terminar, dentre outros
fatores importantes que devem ser planejados.
O grupo de processos de planejamento engloba10:
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Planejamento
Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto documentao das aes
necessrias para definir, coordenar e integrar todos os planos auxiliares;
Coletar os requisitos documentar as necessidades das partes interessadas;
Definir o escopo descrio detalhada do projeto e do produto;
Criar a estrutura analtica do projeto (EAP) consiste em subdividir as entregas
em componentes menores para que possa ser mais facilmente gerencivel;
Definir as atividades;
Sequenciar as atividades;
Estimar os recursos das atividades;
Estimar as duraes das atividades;
Desenvolver o cronograma;
Estimar os custos;
Determinar o oramento;
Planejar a qualidade;
Desenvolver o plano de recursos humanos;
Planejar as comunicaes definir as necessidades de informao de cada parte;
Planejar o gerenciamento de riscos;
Identificar os riscos;
Realizar a anlise qualitativa dos riscos avaliao da probabilidade da
ocorrncia e impacto;
Realizar a anlise quantitativa de riscos analisar numericamente o efeito dos
riscos no projeto;
Planejar respostas a riscos desenvolvimento de opes e aes;
Planejar aquisies documentar as decises de compra do projeto
nesta fase que todo o projeto pensado e mensurado. Sem um
bom planejamento, a chance de sucesso do projeto muito reduzida.
Todo o processo de execuo ser difcil.
Execuo
Aps o planejamento, entramos no processo de execuo
propriamente dito. Iremos pr em prtica o que definimos previamente.
Os recursos da empresa devero ser usados para que os resultados sejam
atingidos como desejado.
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Execuo
Monitoramento e Controle
Um dos grupos de processo que mais duram o de controle. Estes
processos so realizados durante boa parte da existncia da fase ou do
projeto em si.
Sem controlar e monitorar nossas atividades, como ns saberemos
se estamos ou no alcanando os resultados desejados, no verdade?
Sem estes processos, no temos informaes que balizaro a tomada de
decises sobre o projeto.
Se uma fase do projeto est demorando mais do que o planejado,
por exemplo, pode ser necessria alguma alterao, como a contratao
de novos funcionrios em alguma rea.
O controle feito pela comparao dos resultados reais contra os
planejados. Sempre que necessrio, so feitas medidas corretivas.
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(Vargas, 2003)
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Monitoramento e Controle
Monitorar e controlar o trabalho do projeto;
Realizar o controle integrado de mudanas processo de
avaliao de todas as solicitaes de mudanas;
Verificar o escopo;
Controlar o escopo;
Controlar o cronograma;
Controlar os custos;
Realizar o controle da qualidade;
Reportar o desempenho;
Monitorar e controlar os riscos;
Administrar as aquisies
Encerramento
Naturalmente, os projetos so feitos para que alcancem seus
resultados e cheguem ao seu final. A no ser que o projeto seja
descontinuado antes disso, existem diversas atividades e processos que
devem ser conduzidos neste momento.
Os resultados devem ser analisados, os documentos referentes ao
projeto so classificados e arquivados. Alm disso, devemos fazer um
relatrio das lies aprendidas, de modo a no cometermos os mesmos
erros no futuro.
Nestes processos, esto includos a entrega dos produtos e servios
prometidos para o/os clientes e o encerramento das atividades do
projeto.
De acordo com o PMBOK, o grupo de processos de encerramento
inclui :
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Encerramento
Encerrar o projeto ou a fase;
Encerrar as aquisies.
reas do Conhecimento
De acordo com a quarta edio do PMBOK, so nove as reas do
conhecimento no gerenciamento de projetos: integrao, escopo, tempo,
custos, qualidade, recursos humanos, comunicaes, riscos e aquisies.
J na quinta edio, recentemente lanada, so dez as reas do
conhecimento15. A ltima edio incluiu a rea de Gerenciamento de
Partes Interessadas (stakeholders).
Esta rea acabou alterando alguns dos processos de comunicao,
pois o dilogo com os atores externos passou a ser mais realado e
enfatizado.
Cabe aqui uma recomendao: no porque foi lanada uma nova
verso do PMBOK, que as bancas passaro a cobrar o novo entendimento
de uma maneira rpida.
muito comum vermos at hoje cobranas de temas que estava na
terceira edio do PMBOK. Com isso, a no ser que a banca seja
especfica sobre o que est pedindo, recomendo que considerem tanto o
que foi dito na 4 edio, quanto o que est na 5 edio como corretos,
ok?
Veja no grfico abaixo todas as reas do conhecimento:
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15
Fonte: http://blog.pmtech.com.br/novidades-pmbok-5a-edicao/
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Integrao
Escopo
Tempo
Custos
Qualidade
Recursos
Humanos
Comunicaes
Riscos
Aquisies
Partes
Interessadas
(nova)
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(Vargas, 2003)
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Convites
entregues
Local da Festa
Contratado
Servio da
Festa
Contratado
Confeco dos
convites
Contrato de
locao
firmado
Restaurante
contratado
Entrega dos
convites
Pagamento
inicial feito
Banda
contratada
Bebidas
compradas
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Portflio
Programa 1
Projeto A
Projeto B
Projeto C
Programa 2
Subprojetos
Projeto D
Subprojeto
Subprojetos
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Gerente de
Portflio
Gerente do
Projeto A
Gerente do
Projeto B
Gerente do
Projeto C
Escritrio de Projetos
Um escritrio de projetos uma rea da empresa que concentra
diversas responsabilidades no gerenciamento de projetos. Normalmente,
ele criado quando a empresa conta com muitos projetos, sejam eles
relacionados ou no.
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Projeto Autnomo
Escritrio de projeto
separado das
operaes da
empresa, destinados
ao gerenciamento de
um projeto ou
programa especfico,
onde a
responsabilidade
quanto ao sucesso
ou fracasso do
PMO
Escritrio de projeto
de esfera
departamental
destinado ao apoio a
diversos projetos
simultneos,
fornecendo suporte,
ferramentas e
servios de
planejamento,
controle de prazos,
custos, qualidade,
dentre outros
Entreprise Project
Support Office
Escritrio de projetos
de esfera
corporativa, atuando
no gerenciamento
estratgico de todos
os projetos da
organizao. Suas
principais funes
so o planejamento
estratgico dos
projetos, o
gerenciamento dos
projetos corporativos
e
interdepartamentais,
a gesto do
conhecimento
empresarial em
projetos, alm de
representar a
interface entre os
envolvidos no
projeto
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(Vargas, 2003)
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Incio do
Projeto;
Organizao e
Preparao;
Execuo do
trabalho do
projeto;
Encerramento
do projeto
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Tempo
Custo
Escopo
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Escopo
Risco
Qualidade
Recursos
Cronograma
Oramento
Figura 13 - Restries do PMBOK 4 edio
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(Heerkens, 2002)
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Gesto de Riscos
A gesto dos riscos de um projeto parte fundamental do trabalho
de um gerente de projetos. E o que afinal podemos chamar de riscos? Um
risco um aspecto futuro que apresenta algum grau de incerteza e
que pode afetar positiva ou negativamente um projeto.
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Lembre-se
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Externo
Organizacional
Estimativas
Fornecedores
Dependncias
do Projeto
Planejamento
Reguladores
Recursos
Controle
Mercado
Captao de
recursos
financeiros
Comunicao
Clientes
Priorizao
Clima
Figura 14 - Exemplo de uma estrutura analtica dos riscos (EAR). Baseado em: (Um guia do conhecimento em
gerenciamento de projetos (Guia PMBOK))
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seu final. Assim, dizemos que este um processo iterativo que est
sempre sendo executado.
As principais ferramentas para identificao dos riscos so:
brainstorming, tcnica Delphi, entrevistas, tcnicas de diagramas (causaefeito, fluxogramas, influncia) e a anlise SWOT.
O brainstorming , basicamente, uma tcnica que envolve
reunies com a equipe do projeto para o desenvolvimento ou a gerao
de alternativas e novas ideias. O conceito o de deixar a equipe livre
para contribuir com suas ideias, sem preocupao com a qualidade destas
sugestes. Aps o momento em que anotamos as diversas ideias,
fazemos uma anlise mais profunda sobre o mrito de cada sugesto.
J a tcnica Delphi envolve a participao de especialistas no
tema a ser estudado, com uma busca por se gerar um consenso das
opinies destes tcnicos experts. Muitas vezes, esse processo envolve o
envio de questionrios aos especialistas e busca reduzir a parcialidade nas
opinies.
As entrevistas envolvem a participao da prpria equipe do
projeto, bem como os stakeholders envolvidos , para que possamos
identificar os riscos potenciais no projeto.
J a utilizao da tcnica dos diagramas pode facilitar ao gerente
de projetos a visualizao de processos crticos, causas possveis para um
problema, dentre outros fatores. Para isso, existem os diagramas de
Ishikawa (ou causa-efeito), os fluxogramas (que servem para a anlise de
processos), dentre outros.
Finalmente, a anlise SWOT (ou FOFA) uma tcnica que
permite a anlise das foras e fraquezas internas e das ameaas e
oportunidades externas. Basicamente, trata-se de uma ferramenta de
diagnstico estratgico do projeto.
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competio
atravs
da
viso
estratgica estabelecida com base na anlise do
sistema empresa-ambiente e nas crenas e
valores da empresa e atravs do direcionamento
da prtica do controle da qualidade por todas as
pessoas da empresa segundo aquela viso
estratgica.
O gerenciamento pelas diretrizes comea, ento, na cpula da
empresa, mas disseminado por toda a organizao com o
desdobramento das metas. Assim, todos os membros so envolvidos
no processo de gerenciamento.
Esse desdobramento nada mais do que quebrar um objetivo
estratgico em pequenas partes, ou objetivos menores, de acordo
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Gabarito
1. C
2. C
3. E
4. C
5. E
6. C
7. C
8. E
9. E
10. E
11. E
12. C
13. C
14. E
15. E
16. E
17. C
18. C
19. E
20. C
21. E
22. E
23. E
24. C
25. C
26. C
27. E
28. C
Bibliografia
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