Manual de Gestion de Vtas y Practicas

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA PAQUIME 34
Manual
Gestin de Ventas
Universidad Tecnolgica Paquime

Desarrollo de Negocios
Por: Lic. Nancy Avalos Rodriguez
MANUAL GESTION DE VENTAS
I UNIDAD PLANIFICACION DEL REA DE VENTAS

1.1 ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
1.2PASOS PARA ORGANIZAR LA FUERZA DE VENTAS
1.3ASIGNACION DE TIEMPOS Y TERRITORIOS
1.4MANUAL DE LA FUERZA DE VENTAS.
II UNIDAD PRONSTICO Y PRESUPUESTO DE VENTAS
2.1
2.2
2.3
METODOS CUALITATIVOS PARA EL PRONOSTICO DE VENTAS

METODOS CUANTITATIVOS PARA EL PRONOSTICO DE VENTAS
PRESUPUESTO DE VENTAS
III UNIDAD CREDITO Y COBRANZA

3.1 POLITICAS DE VENTA A CREDITO
3.2 CONTRATOS MERCANTILES
3.3 INSTRUMENTOS DE CREDITO
IV UNIDAD FUERZA DE VENTAS
4.1
4.2
EVALUACION DEL DESEMPEO DE LA FUERZA DE VENTAS

DIRECCION Y MOTIVACION
I UNIDAD
GESTION DE VENTAS
Toda empresa tiene sus propios recursos para la venta. Estos recursos
pueden variar en relacin con la naturaleza de los productos vendidos y el
volumen de actividad de la empresa; la empresa puede apoyar su gestin de
ventas en:
(a) vendedores independientes
(b) representantes exclusivos
(c) vendedores asalariados.
El que se d una decisin positiva de compra a favor de una empresa en
particular est fuertemente vinculada con la persona a quien le corresponde la
misin de vender, la cual deber poseer competencias, habilidades,
entrenamiento y la motivacin adecuadas para persuadir al potencial cliente a
que adquiera el bien o servicio ofrecidos por las empresa.
ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
OBJETIVO GENERAL
1.- INCREMENTAR LAS VENTAS
2.- OPTIMIZAR LAS ACTIVIDADES DE VENTAS
3.- OBTENER MAYORES RENDIMIENTOS DE LOS RECURSOS (MATERIALES Y
HUMANOS)
- Identificacin De Ventas Rentables
1.- Organizacin de Congresos y Convenciones
2.- Organizacin y Comercializacin de Exposiciones
3.- Servicios Empresariales a compaas en volumen
Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean
precisos deben ser cuantitativos y para que sean verificables deben ser
cualitativos.
Tiene que haber una clara definicin de los deberes de cada persona.
Saber cmo y dnde conseguir la informacin necesaria para cada

actividad.
TIPOS DE ORGANIZACIN POR TERRITORIO, CLIENTE, PRODUCTO Y

MIXTO.
Estrategias de la fuerza de ventas.Los vendedores pueden acercarse a los clientes utilizando diferentes
estrategias:
-El acercamiento personal: el vendedor aborda directamente al
cliente. Una variante es el contacto telefnico, que puede ser muy til y
efectivo si el personal est capacitado para ello.
-La venta en reuniones: consiste en que un grupo de vendedores y de
representantes de la empresa se rene con el cliente para exponer las
cualidades del producto o servicio. Estas reuniones pueden realizarse a travs
de una exposicin o panel, durante un desayuno o en sesiones organizadas
especialmente para determinada empresa.
-Las ferias: durante estos eventos, los vendedores exponen el servicio
o producto ante un pblico especializado que tiene inters en observar las
oportunidades de compra que se le presentan. En las ferias importa mucho el
precio que se ofrece y la posibilidad de demostracin de los productos.
-Los seminarios: se rene a un grupo de compradores potenciales a
quienes se expone las caractersticas del producto y, si es necesario, se les
capacita en algn tema.
Organizacin por zonas geogrficas: Es el sistema tradicional.
Consiste en dividir el territorio en el que acta la empresa en diferentes zonas
geogrficas, en cada una de la cuales acta un equipo de vendedores, con
independencia del tipo de productos y de clientes. Este sistema tiene la ventaja
de reducir el tiempo y los gastos de desplazamiento de los vendedores, por lo
que resulta muy adecuado cuando la gama de productos de la empresa es
reducida y los clientes tienen unas caractersticas parecidas.
Organizacin por clientes: Este sistema organizativo consiste en
dividir el mercado en diversos grupos de clientes, de acuerdo con
determinadas caractersticas que concurren en ellos. Por ejemplo, segn su

actividad, segn la dimensin o el volumen de sus compras (pequeos,
medianos, grandes), segn el nivel de la distribucin (fabricantes, mayoristas,
minoristas). El vendedor est en condiciones, gracias a su oficio, de

establecer una jerarqua entre sus clientes a partir de diferentes caractersticas
como la capacidad de compra, la frecuencia en las compras, la solvencia
econmica, etc. todo ello le permite seleccionar a su clientela dentro de unos
amplios lmites, lo que redundar en una mayor eficacia en su trabajo. A cada
uno de estos grupos o segmentos de clientes se les asigna un equipo de
ventas. La ventaja principal de este tipo de organizacin radica en el mayor
conocimiento que los vendedores adquieren de los clientes del segmento
asignado y, por consiguiente, las mayores posibilidades para establecer
relaciones sociales con los mismos. Resulta, por tanto, un mtodo muy
conveniente cuando en la venta de los productos tiene un papel importante la
amistad y las relaciones establecidas entre el comprador y el vendedor. 15
Organizacin mixta: Este sistema organizativo es, probablemente, el
ms empleado. Combina varias de las formas organizativas anteriores a fin de
reducir sus inconvenientes y aprovechar sus ventajas. Si logramos que los
integrantes de la fuerza de ventas tengan claras sus funciones y cuenten con
una capacitacin adecuada para realizar su trabajo, lograremos que los clientes
no se sientan acosados y aumentar nuestras ventas.
CARACTERISTICAS Y PERFIL DEL VENDEDOR
Para lograr buenos resultados en la mayora de mercados, el vendedor debe
poseer un conjunto de cualidades y/o caractersticas que vistos desde una
perspectiva integral se dividen en tres grandes grupos: 1) Actitudes, 2)
habilidades y 3) conocimientos:
1. Actitudes.- La actitud es el conjunto de respuestas que el ser humano
manifiesta cuando se encuentra ante determinadas personas,
situaciones, lugares y objetos. Por tanto, las acciones que manifiestan
actitudes o respuestas positivas en todo momento, ante toda persona y
en todo lugar, constituyen una de las ms importantes cualidades que el
vendedor debe tener. Sin embargo, cmo se pueden manifestar las
actitudes positivas? Principalmente, demostrando lo siguiente:
Compromiso: Que es la capacidad de sentir y demostrar que se

tiene una imperiosa necesidad, por ejemplo, de lograr los
objetivos propuestos por la empresa, de generar y cultivar buenas
relaciones con los clientes, de coadyuvar en el mantenimiento y
mejoramiento de la imagen de la empresa, de colaborar a los
compaeros de trabajo, etc...
Determinacin: Que est relacionada con el valor o la audacia que

es preciso tener para lograr los objetivos propuestos, adems de
mantenerse firme para cumplir con los compromisos contrados
con la empresa, los clientes y con uno mismo.
Entusiasmo: Que implica manifestar fervor o pasin en las

actividades que se realizan, por ejemplo, en las presentaciones de
venta que se efectan ante los clientes, en los servicios que se les
brinda para lograr su satisfaccin o en todo aquello que se hace
para mejorar la imagen de la empresa.
Paciencia: Que es la capacidad de mantener la calma o demostrar

tolerancia an en las situaciones ms difciles y complicadas, por
ejemplo, cuando algn cliente presenta su reclamo de forma
airada.
Dinamismo: Que significa ser por naturaleza una persona activa y

diligente en todas las actividades que se realizan.
Sinceridad: Que implica ser una persona veraz y con un accionar

sin engaos, hipocresias, ni mentiras.
Responsabilidad: Que est relacionada con el acto de cumplir con

las polticas y normas de la empresa, y tambin, con los
compromisos contrados con los clientes.
Coraje: Que es la capacidad de tener arrojo, valor y audacia an

en medio de la oposicin (por ejemplo de la competencia) o los
desaires (que a veces hacen algunos clientes); persisitiendo hasta
el final para lograr los objetivos propuestos.
Honradez: Que implica ser una persona ntegra, recta,

incorruptible y leal. Aspectos indispensables para mantener una
buena imagen tanto al interior de la empresa como en el
mercado.
2. Habilidades.- Otra de las cualidades que debe poseer el vendedor est

relacionada con las habilidades o conjunto de capacidades y destrezas
que necesita tener para desempear adecuadamente sus funciones. En
ese sentido, existen dos tipos de habilidades que el vendedor debe
poseer: 1) Habilidades personales y 2) habilidades para las ventas:
o
Habilidades Personales: Estas habilidades son parte de lo que es

la persona, por tanto, es indispensable que el vendedor las posea
al momento de ingresar a la empresa. Entre las principales
habilidades personales, se encuentran:
Saber Escuchar: O capacidad de atender a lo que dicen los

clientes adems de comprender lo que en realidad quieren
expresar o manifestar.
Tener Buena Memoria: Es decir, tener la facultad de

recordar, por ejemplo, las caractersticas, ventajas y
beneficios de los productos que se representan, los
nombres de los clientes, las intrucciones de los superiores,
las polticas de venta de la empresa, etc.
Ser Creativo: Implica tener la capacidad de brindar buenas

ideas en los momentos en que se las necesita, por ejemplo,
para abordar a un cliente potencial, cerrar una venta con
un cliente dificil, etc.
Tener Espritu de Equipo: Es decir, ser accesible y estar

siempre dispuesto a colaborar con los dems.
Ser Autodisciplinado: O tener la capacidad de realizar algo

sin necesidad de ser controlado o supervisado por otras
personas.
Tener Tacto: Es decir, tener la destreza para decir o hacer

algo que es necesario sin ofender a la otra parte (por
ejemplo, a los clientes), pero al mismo tiempo, sin dejar
que ellos saquen ventaja de la situacin.
Tener Facilidad de Palabra: Consiste en saber cmo decir

las cosas de forma apropiada y coherente.
Poseer Empata: Implica tener la facilidad de sentir una

situacin o sentimiento de la otra parte (por ejemplo, de los
clientes) como si fuera propia. Dicho en otras palabras,

consiste en ponerse en el lugar de otros.
o
Habilidades Para las Ventas: Este tipo de habilidades, a diferencia

de las habilidades personales, pueden irse desarrollando con
esfuerzo, disciplina y el apoyo de la empresa. Entre las principales
habilidades para las ventas, se encuentran:
1. Habilidad para encontrar clientes
2. Habilidad para generar y cultivar relaciones con los clientes
3. Habilidad para determinar las necesidades y deseos de los
clientes
4. Habilidad para hacer presentaciones de venta eficaces
5. Habilidad para cerrar la venta
6. Habilidad para brindar servicios posventa
7. Habilidad para retroalimentar a la empresa de lo que
sucede en el mercado
2
Conocimientos.- Otra de las cualidades indispensables que debe tener

el vendedor est relacionado con los conocimientos (todo aquello que
sabe, conoce y entiende) que son necesarios para que desempee
apropiadamente sus funciones. En ese sentido, el vendedor necesita
tener los siguientes conocimientos:
1
Conocimiento de la empresa: Su historia, misin, normas y

polticas de venta, productos que comercializa, servicios que
presta, opciones de pago que brinda a sus clientes, tiempos de
entrega, localizacin de sus oficinas y sucursales, etc.
Conocimiento de los productos y servicios: Sus caractersticas

(usos, aplicaciones, diseo, tamao, color, etc.), ventajas
(fortalezas con relacin a otros similares de la competencia) y
beneficios (lo que el cliente obtiene en realidad al poseer el
producto).
Conocimiento del mercado: Implica saber quines son los clientes

actuales y potenciales, cules son los competidores, quin es el
lder del mercado, cules son los precios promedios, qu ofertas
(descuentos, bonificaciones u otros).
PASOS PARA ORGANIZAR LA FUERZA DE VENTAS

1. DOTACION DE PERSONAL DE UNA FUERZA DE VENTAS
2. RECLUTAMIENTO
3. SELECCIN
Elegir al personal es la actividad gerencial ms importante en toda
organizacin. La eleccin de una fuerza de ventas comprende tres tareas:
1. Preparar una descripcin por escrito del puesto para determinar la clase
de
personas
necesarias.
2.
Reclutar
un
nmero
adecuado
de
solicitantes.
3. Elegir entre los solicitantes a las personas ms adecuadas.
4. Contratacin de solicitantes. El siguiente paso en la seleccin es un
sistema
planeado
para
contratar
suficientes
solicitantes.
Proporciona un flujo de solicitantes mas calificadas de lo que se necesita.
ASIGNACION DE TIEMPOS Y TERRITORIOS

*Territorio
Comprende clientes actuales y potenciales localizados dentro de un rea
geogrfica, determinada y asignadas a una persona, sucursal o intermediario.
Ventajas
Asegura una cobertura apropiada del mercado potencial.
Mejora las relaciones con los clientes
Aumenta la moral y eficiencia del personal
Ayuda al control y evaluacin del equipo de ventas
Disminuye los costos de venta
Facilita el rendimiento de otras actividades de ventas y de mkt.
EL CAMBIO DEL MERCADO EJERCE PRESION PARA AJUSTAR TERRITORIOS.

Elegir Unidades de control
CIUDADES
C.P.
LOCAL (colonia)
*DETERMINAR LA SITUACION ACTUAL Y POTENCIAL DE CLIENTES
Registros de venta de clientes actuales
Clientes prospectivos (Directorios comerciales)
Guas telefnicas.
*METODO DIVISIN: Desglosar en segmentos el mercado, basndose en el
potencial de ventas.
* Indicado para fabricantes de productos industriales o distribucin selectiva.
*Asignacin de los vendedores a los Territorios
*Revisin de territorios.
RUTAS
Se emplea actualmente que los vendedores realicen sus propios itinerarios.
RAZONES PARA QUE LA ELABORACION DE RUTAS ESTE BAJO LA DIRECCIN.
Reduccin de gastos.
Se evitan vicios.
Se evita que el vendedor retroceda su recorrido.
Objecin para la elaboracin de rutas.
En vendedores eficientes no es recomendable porque sienten que le imponen.
Disear rutas de ventas
Trazar bien las rutas de visitas que van a seguir tus vendedores a lo largo de la
semana es clave para lograr resultados positivos. Aunque hay tendencia a
permitir que los vendedores se organicen por s solos, en realidad resulta ms
efectivo hacer una planificacin conjunta con la Direccin Comercial.
Qu son?
Las rutas o itinerarios de ventas son los diferentes desplazamientos que
seguirn o que tienen que realizar cada da los vendedores o asesores tcnicos
para ir a visitar a sus clientes. El diseo de la ruta debe permitir visitar al
mximo de clientes y obtener los mejores resultados a lo largo de la jornada.
MANUAL DE LA FUERZA DE VENTAS

El manual de ventas es un documento interno de la organizacin destinado a
orientar al equipo comercial mediante una serie de directrices acompaadas de
informacin bsica para el desempeo eficiente de la tarea de ventas.
Este instrumento formativo (y de consulta) puede contender informacin
estratgica de modo que es poco probable que encontremos material de
ejemplo al respecto. Cada empresa lo establecer siguiendo su propio criterio
pero existen algunos puntos bsicos a contemplar que pueden ayudarnos a
confeccionar el nuestro.
Partimos del concepto de que un manual de ventas no es un catlogo y que
no debemos confundirlos pues realmente son cosas diferentes aunque dentro
del manual podamos ubicar el catlogo de productos. Lo que nos interesa
recoger es la informacin relevante para la venta.
Lo que tiene cabida

En un manual de ventas podemos ubicar informacin de acogida que le sea
til al nuevo personal. De esta manera el manual ser un material de apoyo
que agradecern los trabajadores con menos experiencia en la empresa.
Siguiendo esta lnea se pueden introducir conceptos sobre la cultura
organizacional, planes de carrera, sistemas de remuneracin e incentivos,
imagen de la empresa, telfonos y direcciones de contacto, etc
Todos estos puntos pueden ser comprendidos como una introduccin del
manual e incluso podremos trabajar con ellos de forma independiente
para ser entregado a otros puestos siempre y cuando adaptemos los planes de
carrera y los sistemas remunerativos de cada seccin.
Lo que da sentido al manual en s mismos son los contenidos especficos del
rea comercial de modo que un buen manual de ventas introducir
informacin sobre las campaas anuales, la publicidad, promociones,
productos, precios, argumentos de venta y otra informacin concreta de
nuestra actividad como procedimientos de registro interno, confeccin de
formularios, contratos tpicos y sus condiciones de financiacin, etc
Antes de que veamos un ndice estndar sobre un manual vale la pena aclarar
que este debe encontrarse en continua actualizacin (al menos de forma
peridica) para ir adaptndose a las nuevas tcnicas de venta, cambios
procedimentales, cambios de responsables y/o sus funciones, sistemas de
remuneracin y otros valores que puedan haber sufrido cambios.
ndice bsico de un manual de ventas
El primer punto lo dedicaremos a una introduccin de la empresa en la que
describiremos el organigrama organizacional y al menos presentaremos a los
directivos ms importantes incluyendo fotos e informacin de contacto.
Tambin realizaremos una introduccin a la fundacin de la empresa y sus
valores.
Una vez hayamos plasmado la filosofa de la organizacin debe quedar clara
la naturaleza de la empresa y sus sectores de actividad para poder
introducirnos de lleno en la informacin comercial. El ndice podra seguir esta
estructura:
Presentacin: historia, organigrama, funciones, altos cargos, horarios,

sistemas de incentivos
Organizacin del departamento comercial: profundizaremos en los

responsables, reas de actuacin, limitaciones geogrficas, telfonos de
contacto y consulta as como especificar el personal de apoyo del rea
comercial. Es decir, las personas con las que se relacionar normalmente
el vendedor.
Catlogo: aqu introduciremos un catlogo de productos o servicios

incluyendo sus precios y caractersticas ordenador por lnea de producto
en caso de existir.
Argumentario: recogiendo la experiencia de la empresa se recogern

los argumentos de venta y las tcnicas que definirn la forma de actuar
de nuestros vendedores. Igualmente se pueden establecer limites para

dar un servicio homogneo.
Informacin administrativa: se recoger la burocracia a

cumplimentar en la venta adems de otro tipo de documentacin del
que deban hacer uso los vendedores. Es bueno acompaarlo de
documentos de ejemplo para que se habiten a ellos y sepan
reconocerlos. Aqu podemos introducir nuestras facturas, los informes
mensuales a realizar y describir la estructura administrativa con la que
debern relacionarse en la empresa.
Espero que estos pequeos puntos puedan ser de utilidad a la hora de
concretar un manual de venta bsico aunque siempre deber ser adaptado y
completado con la informacin propia de nuestra actividad. Este tipo de
manuales pueden ser de gran ayuda a la fuerza de ventas pero tambin aliviar
a sus responsables pues las respuestas ms comunes estarn recogidas en el
documento.
EJERCICIO PARA LA PRCTICA
Identificar una empresa real para que el alumno ofrezca a los propietarios o
el encargado del departamento de ventas mejoras para beneficio de la
empresa o establecimiento siguiendo ciertos lineamientos.
El alumno tendr que elaborar lo siguiente:

1. Tarjetas de Presentacin para la empresa
2. Misin
3. Visin
4. Valores
5. Organigrama: identificar el departamento de ventas
6. Definir las caractersticas y perfil del vendedor de acuerdo a la empresa
que eligi para trabajar.
7. Identificar las funciones del rea de ventas de su empresa
8. Describir los clientes actuales y potenciales
9. Hacer un anlisis para saber Cuntos vendedores requiere la empresa y
las funciones del vendedor
10.
Elaborar un manual donde explique a det
alle el reclutamiento seleccin induccin, capacitacin y desarrollo de
las actividades del vendedor.
11.
Elaborar un manual de ventas
II UNIDAD
PRONOSTICOS Y PRESUPUESTOS DE VENTAS

PRONOSTICO DE VENTA
Un pronstico de ventas es una estimacin o nivel esperado del volumen de

ventas de una empresa, lnea de productos marca de producto, que abarca un
periodo de tiempo determinado y un mercado especifico.
EL PRESUPUESTO DE VENTAS
El presupuesto de ventas implica no solo las ventas que se van a realizar, si no
tambin considera los egresos o fastos que se tendern que considerar para
lograr el volumen de produccin proyectado.
METODOS CUALITATIVOS PARA EL PRONSTICO DE VENTAS
Los pronsticos cualitativos son los que no requieren de una abierta
manipulacin de datos sino que hacen uso del juicio de quien pronostica.
Por su naturaleza stos suelen ser subjetivos y no utilizan modelos
matemticos. Las tcnicas cualitativas se usan cuando no se tiene
disponibilidad de informacin histrica o los datos son escasos, por ejemplo
cuando se introduce un producto nuevo al mercado. Usan el criterio de la
persona y ciertas relaciones para transformar informacin cualitativa en
estimados cuantitativos.
En los siguientes puntos se listan las caractersticas clave de los datos que
provienen de pronsticos cualitativos:
Por lo general el pronstico se basa en un juicio personal o en alguna

informacin cualitativa externa.
El pronstico tiende a ser subjetivo; toda vez que suele desarrollarse a

partir de la experiencia de las personas involucradas, con frecuencia
estar sesgado con base en la posicin potencialmente optimista o
pesimista de dichas personas.
Una ventaja de este mtodo radica en que casi siempre permite obtener
algunos resultados con bastante rapidez.
Estos mtodos suelen utilizarse para productos individuales o familias de

productos, y rara vez para mercados completos
Algunos de los mtodos ms comunes de pronstico cualitativo son los

siguientes:
Investigacin de Mercados: Se usa para evaluar y probar hiptesis acerca
de mercados reales. Suelen ser cuestionarios estructurados que se envan a los
clientes potenciales del mercado solicitando en ellos opinin acerca de
productos o productos potenciales e intentan muchas veces averiguar la
probabilidad de que los consumidores demanden ciertos productos o servicios.
En resumen, una investigacin de mercado consiste en los siguientes pasos:
1. Desarrollar cuestionario con preguntas que proporcionen informacin
necesaria para el desarrollo del pronstico, por ejemplo edad o ingresos
o con qu frecuencia se consumira el producto. Si se aplica a
distribuidor seran necesarios el tamao de la tienda y la proyeccin del
nmero de artculos que comprara.
2. Llevar a cabo la encuesta, ya sea por correo, fax, telfono, postal para
recortar en una revista, etc.
3. Tabular y analizar los resultados e interpretarlos cuidadosamente
La exactitud de ste mtodo puede ser excelente, dependiendo del cuidado
que se haya puesto en el trabajo.
METODOS CUANTITATIVOS PARA EL PRONSTICO DE VENTAS
Los mtodos cuantitativos para pronosticar son ampliamente utilizados por las
empresas, son mtodos matemticos de anlisis de informacin.
En general estos mtodos son utilizados para pronosticar las ventas basndose
en la informacin histrica, ya sea de la propia empresa o del mercado en
general.
La eleccin del mtodo a utilizar es fundamental a los fines de obtener un
resultado razonable que muestre un futuro factible a ser cumplido.
Algunos mtodos son:

1. Promedios mviles
2. Alisamiento exponencial
3. Regresin lineal
4.
PRESUPUESTO DE VENTAS
DEFINICIN GENERAL DE PRESUPUESTO: Hacer el cmputo anticipado del
costo, de los gastos e ingresos o rentas de un negocio. Es un plan de accin
dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en trminos financieros que,
debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.
Presentacin ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o
una estrategia. Se realizan en base al conocimiento acumulado que la
organizacin tiene de la actividad concreta de la empresa
FUNCIONES PRINCIPALES DE LOS PRESUPUESTOS: Una herramienta analtica,
precisa y oportuna. Las funciones que desempean los presupuestos dependen
en gran parte de la propia direccin de la empresa, pero se busca que
proporcione: El soporte para la asignacin de recursos. La capacidad para
controlar el desempeo real en curso. Advertencias de las desviaciones
respecto a los pronsticos. Capacidad para emplear el desempeo pasado
como gua o instrumento de aprendizaje. Indicios anticipados de las
oportunidades o de los riesgos venideros.
Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos90/presupuestosventajas/presupuestos-ventajas.shtml#ixzz2M8YbHRbW
VENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS: Presiona a que la alta gerencia defina
adecuadamente los objetivos bsicos de la empresa. Es un reto que
constantemente se presenta a los ejecutivos de una organizacin para ejercitar
su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la empresa. Facilita la
coparticipacin e integracin de las diferentes reas de la compaa Ayuda a
lograr mayor eficiencia en las operaciones Obliga a realizar un autoanlisis
peridico
LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS: Estn basados en estimaciones Debe
ser adaptado a los cambios de importancia que surjan Su ejecucin no es
automtica No debe tomar el lugar de la administracin Toma tiempo y costo

prepararlos No se deben esperar resultados inmediatos
TCNICAS PRESUPUESTARIAS: Existen, principalmente, dos tcnicas
presupuestarias: Los Presupuestos Incrementales y los Presupuestos de Base

Cero En los presupuestos incrementales las cifras se basan en aquellos gastos
reales del ao anterior, con un porcentaje aadido por el aumento de la
inflacin del prximo ao. En los presupuestos de base cero, las cifras pasadas
no se utilizan como punto de partida. El proceso presupuestario en este caso
empieza a partir de cero con las actividades propuestas para el ao.
CONSIDERACIONES DEL CONTROL PRESUPUESTARIO: Todo lo que ha sido
objeto de una programacin debe ser objeto de control. Toda desviacin entre
programas y ejecucin del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y
que puede deberse a una falla en la programacin, en la ejecucin o a ambas.
Toda desviacin debe ser asignada a un responsable, que requerir llevar a
cabo un anlisis minucioso de dicha desviacin. Las desviaciones pueden exigir
medidas de correccin; es decir, el fin ltimo del control presupuestario no es
transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias producidas y
sugerirles acciones correctivas.
PRESUPUESTO DE VENTAS: El pronstico de ventas es el punto de apoyo del
cual dependen todas las fases del plan de utilidades. Existe una multitud de
factores que afectan las ventas, como las polticas de precio, el grado de
competencia nter e intraindustrial, el ingreso disponible, la actitud de los
compradores, la aparicin de nuevos productos, las condiciones econmicas,
etc. Previsin de ventas Es el primer punto a establecer dentro del presupuesto
integral, ya que constituye la definicin del nivel de actividad en que la
empresa va a desenvolverse. La determinacin de que productos se van a
vender, que cantidades, y a que precios; son algunos de los objetivos
prioritarios.
PRESUPUESTO DE VENTAS: (Plan de Utilidades I Presupuesto de Operacin)

Su correcto clculo facilita a largo plazo la elaboracin de un programa de
inversiones y financiacin; a corto plazo permite la ejecucin de un
presupuesto de produccin en funcin de una poltica de inventarios, y la
obtencin de un presupuesto de compras y de gastos comerciales, as como de
gastos financieros. El presupuesto de ventas se puede resumir as:
Presupuesto de Ventas = volumen de ventas estimado x precio unitario
esperado
PRESUPUESTO DE PRODUCCIN: (Plan de Utilidades II Presupuesto de

Operacin) El presupuesto de produccin determina el nmero de unidades por
cada producto a fabricarse para satisfacer las ventas planeadas a travs de
niveles de inventarios apropiados y a los costos que permitan obtener
beneficios esperados. Debe existir un equilibrio entre ventas, inventarios y
produccin para que el presupuesto cumpla con el objetivo de proveer los
bienes o servicios en condiciones ptimas de cantidades y costos.
PRESUPUESTO DE PRODUCCIN: Los pasos a seguir en la planificacin de la

produccin pueden ser: Determinar el nivel de inventario por producto de
acuerdo al plan de ventas y las necesidades de rotacin de inventarios.
Necesidad de produccin total y por producto Anlisis de capacidad de
produccin Determinar la complejidad y duracin de los procesos de
fabricacin Revisar las condiciones de instalaciones de la fbrica Elaborar el
presupuesto de materia prima Elaborar el presupuesto de mano de obra
Elaborar el presupuesto de Gastos de Fabricacin Elaborar el presupuesto de
inversiones (compras de maquinaria, respuestos)
ANLISIS DE VARIACIONES: Al analizar un estado de resultados proyectado y

compararlo con los resultados reales de un ao, se observarn generalmente
variaciones en la utilidad bruta, esta variacin se debe principalmente a
variaciones de volumen, precio y mezcla de producto. VARIACIONES DE
VOLUMEN VARIACIONES DE PRECIO VARIACIONES DE MEZCLA DE
PRODUCTOS
TOMA DE DECISIONES: Alargar lo mximo posible el pago de los compromisos

a fin de pagarlos con moneda que ha perdido el poder adquisitivo (pasivos
monetarios). Acortar el plazo de cobro de cuentas y efectos por cobrar, a fin de
recuperar el dinero rpido y poder utilizarlo en inversiones rentables. Mantener
saldos mnimos de caja. Vender activos improductivos, pues a pesar de ser
partidas no monetarias (protegidas en inflacin), en Venezuela el impuesto a
los activos empresariales se determina en funcin de los valores ajustados de
los activos y, a mayor antigedad mayor monto a pagar. El presupuesto
maestro como herramienta til para la planificacin, el control y la toma de
decisiones, permite incorporar polticas establecidas por las empresas que
contribuyan a generar una estructura financiera adecuada en un contexto
inflacionario (nuestro caso), como pueden ser entre otras:
POR QU SUELEN FRACASAR LOS PRESUPUESTOS?: Cuando no hay buen

nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban
e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas. Cuando no
existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. Cuando se
tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de los
presupuestos y se olvidan de actuar en pro de los resultados. Cuando no se
tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin. Cuando slo se
estudian las cifras y cuadros del momento sin tener en cuenta los antecedentes
y las causas de los resultados. Cuando no est definida claramente la
responsabilidad administrativa de cada rea y sus responsables no
comprenden su papel en el logro de las metas.
CONCLUSIONES: 4.- El presupuesto debe ser objeto de adaptacin constante,

siendo un medio de evaluacin, proporcionando las pautas de posibles
deficiencias as como sealando los objetivos que se persiguen con el mismo
5.- El presupuesto debe constituir un instrumento de apoyo a la actividad de
planificacin, contribuyendo a que la misma sea ms objetiva. 6.- El
presupuesto conforma una de los principales instrumentos estratgicos de toda
organizacin que permite identificar desviaciones y oportunidades de mejora.
1.- El elemento base del xito en una empresa es la habilidad de la direccin
para planificar y controlar las actividades de la organizacin. 2.- Un
presupuesto es un plan de operaciones y recursos de una empresa, que se
formula para lograr en un cierto perodo los objetivos propuestos y se expresa
en trminos monetarios. 3.- La presupuestacin implica la necesidad de una
etapa previa de previsin y planificacin.
1. Desarrollar el presupuesto de venta: determinar cules son los costos de

la empresa para saber cunto tiene que producir y su vez cuanto tiene
que vender.
III UNIDAD
CREDITO Y COBRANZA
POLITICAS DE VENTA
Trminos y condiciones que tiene la empresa para la realizacin de sus ventas.
POLITICAS DE CREDITO
Las polticas de crdito son una forma de transaccin comercial basada en la
confianza que se les otorga a los clientes en fechas determinadas. recuerden
que el crdito es un servicio que se vende y no un favor que se otorga
CONTRATOS MERCANTILES
CONCEPTO DE CONTRATO MERCANTIL
El contrato segn el artculo 1793 del Cdigo
Civil para el Distrito Federal, es una especie
De convenio que produce o transfiere
Derechos y obligaciones, as que podemos
Afirmar que el contrato mercantil es el
Acuerdo de dos o ms voluntades para crear
O transferir derechos y obligaciones de
Naturaleza mercantil.
ELEMENTOS DE LOS CONTRATOS
INSTRUMENTOS DE CREDITO
CHEQUE
INSTRUMENTOS DE CREDITO
LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es un documento de crdito mediante el cual una
persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero a cambio de un objeto o
producto
Para qu sirve una letra de cambio?
Sirve para comprobar una compra en abonos.
Sirve para comprobar la propiedad de algo.
Sirve para cobrarle a alguien una deuda.
PAGARE
Un pagar es un documento que contiene la promesa incondicional de una
persona -denominada suscriptora-, de que pagar a una segunda persona
-llamada beneficiaria o tenedora-, una suma determinada de dinero en un
determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la
declaracin de obligaciones: "debo y pagar".
CONTRARECIBO
Un contrarecibo es una copia de un recibo, que tiene efectos fiscales, sirve de
parmetro para saber salidas y entradas de mercanca.
1. Elaborar polticas de venta las que sean necesarias para la empresa.

2. Elaborar polticas de crdito las que sean necesarias para la empresa,
(plazo, lmite de crdito, condiciones de pago, etc).
3. Elaborar la solicitud de crdito de la empresa.
4. Describir y explicar cules de los instrumentos de crdito adecuados para la
empresa.
IV UNIDAD
FUERZA DE VENTAS
EVALUACION DEL DESEMPEO DE LA FUERZA DE VENTAS
1.
2.
3.
4.
Cuota de ventas
Cartera de clientes
Agenda de prospectos
Territorio cubierto
DIRECCION Y MOTIVACION
5. Direccin
Qu es Direccin? Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para
que realicen tareas esenciales
6. Motivacin
La palabra motivacin deriva del latn motivus, que significa causa del
movimiento. La motivacin puede definirse como el sealamiento o nfasis
que se descubre en una persona hacia un determinado medio de satisfacer una
necesidad, creando o aumentando con ello el impulso necesario para que
ponga en obra ese medio o esa accin, o bien para que deje de hacerlo. La
motivacin es un estado interno que activa, dirige y mantiene la conducta. [
7. Supervisin. La supervisin es la observacin regular y el registro de
las actividades que se llevan a cabo en un proyecto o programa. Es un
proceso de recogida rutinaria de informacin sobre todos los aspectos
del proyecto. Supervisar es controlar qu tal progresan las actividades
del proyecto. Es observacin, observacin sistemtica e intencionada.
8. Incentivos
Incentivo, del latn incentvus, es aquello que mueve a desear o hacer
algo. Puede tratarse algo real (como dinero) o simblico (la intencin de dar
u obtener una satisfaccin).
Desarrollar y adaptar los 8 puntos, a la empresa en la cual se encuentra

trabajando.

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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA PAQUIME 34

Universidad Tecnolgica Paquime

MANUAL GESTION DE VENTAS

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA PAQUIME 34

I UNIDAD PLANIFICACION DEL REA DE VENTAS

METODOS CUALITATIVOS PARA EL PRONOSTICO DE VENTAS

III UNIDAD CREDITO Y COBRANZA

EVALUACION DEL DESEMPEO DE LA FUERZA DE VENTAS

MANUAL GESTION DE VENTAS

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA PAQUIME 34

MANUAL GESTION DE VENTAS

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA PAQUIME 34

Saber cmo y dnde conseguir la informacin necesaria para cada

TIPOS DE ORGANIZACIN POR TERRITORIO, CLIENTE, PRODUCTO Y

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA PAQUIME 34

determinadas caractersticas que concurren en ellos. Por ejemplo, segn su

minoristas). El vendedor est en condiciones, gracias a su oficio, de

MANUAL GESTION DE VENTAS

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA PAQUIME 34

Compromiso: Que es la capacidad de sentir y demostrar que se

Determinacin: Que est relacionada con el valor o la audacia que

Entusiasmo: Que implica manifestar fervor o pasin en las

Paciencia: Que es la capacidad de mantener la calma o demostrar

Dinamismo: Que significa ser por naturaleza una persona activa y

Sinceridad: Que implica ser una persona veraz y con un accionar

Responsabilidad: Que est relacionada con el acto de cumplir con

Coraje: Que es la capacidad de tener arrojo, valor y audacia an

Honradez: Que implica ser una persona ntegra, recta,

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA PAQUIME 34

2. Habilidades.- Otra de las cualidades que debe poseer el vendedor est

Habilidades Personales: Estas habilidades son parte de lo que es

Saber Escuchar: O capacidad de atender a lo que dicen los

Tener Buena Memoria: Es decir, tener la facultad de

Ser Creativo: Implica tener la capacidad de brindar buenas

Tener Espritu de Equipo: Es decir, ser accesible y estar

Ser Autodisciplinado: O tener la capacidad de realizar algo

Tener Tacto: Es decir, tener la destreza para decir o hacer

Tener Facilidad de Palabra: Consiste en saber cmo decir

Poseer Empata: Implica tener la facilidad de sentir una

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clientes) como si fuera propia. Dicho en otras palabras,

Habilidades Para las Ventas: Este tipo de habilidades, a diferencia

3. Habilidad para determinar las necesidades y deseos de los

Conocimientos.- Otra de las cualidades indispensables que debe tener

Conocimiento de la empresa: Su historia, misin, normas y

Conocimiento de los productos y servicios: Sus caractersticas

MANUAL GESTION DE VENTAS

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA PAQUIME 34

Conocimiento del mercado: Implica saber quines son los clientes

PASOS PARA ORGANIZAR LA FUERZA DE VENTAS

ASIGNACION DE TIEMPOS Y TERRITORIOS

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EL CAMBIO DEL MERCADO EJERCE PRESION PARA AJUSTAR TERRITORIOS.

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Lo que tiene cabida

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Presentacin: historia, organigrama, funciones, altos cargos, horarios,

Organizacin del departamento comercial: profundizaremos en los