UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL

MINISTRIO DA EDUCAO
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL
ESCOLA DE ENGENHARIA
DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA DE PRODUO
GERNCIA DA QUALIDADE ENG 09006
Prof. Christine Tessele Nodari

Implementao do programa 5S na Biblioteca Infantil do Colgio

Nossa Senhora dos Anjos

Julia Ramos
Rafael de Morais
Jssica Farias
Marina Reitz
Ricardo Aranha

Gravata, 1 de dezembro de 2015.

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1. Comentrios Iniciais
A metodologia 5S tem sido desenvolvida de forma eficaz e participativa nas
empresas atravs de fundamentos de fcil compreenso e capacidade de apresentar
resultados expressivos. uma ferramenta baseada em ideias simples e que podem
trazer grandes benefcios no s para empresas como tambm escritrios, ambiente
escolar e at mesmo nossa prpria residncia. Este trabalho tem o objetivo de aplicar
o programa 5S em um ambiente escolar. Realizamos duas visitas biblioteca infantil
do Colgio Cenecista Nossa Senhora dos Anjos, nas quais analisamos o ambiente e
procuramos respostas para as perguntas envoltas ao 5s: o ambiente poderia ser
melhor? Existem coisas desnecessrias? Est sendo utilizado corretamente? A partir
da aplicamos cada senso e descrevemos os resultados neste trabalho. Acreditamos
ser de grande importncia o local que escolhemos por se tratar de mudana
comportamental e no h melhor maneira de instruir algum se no comeando na
parte inicial da vida escolar, onde estamos formulando princpios. A escola exerce
grande influncia na educao, no apenas em contedo como tambm culturalmente.

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2. Referencial Terico
Aps a segunda guerra mundial, o Japo necessitava de reestruturao, pois fora
devastado em detrimento da guerra. Ento, o engenheiro Kaoru Ishikawa realizou uma
viagem aos EUA para identificar caractersticas de produo e organizao simples
que pudessem ser implementadas nas empresas japonesas, assim, Ishikawa
desenvolveu a filosofia 5S (FABRIZIO, 2006). Atravs da simplicidade de seus cinco
conceitos, o 5S, quando praticado, possibilita a modificao do ambiente de trabalho,
na forma como so conduzidas as atitudes e atividades (RIBEIRO, 2006) Costa et al.
(1996) corrobora que a sigla 5S corresponde as iniciais de cinco palavras japonesas:
Seiri (utilizao), seiton (ordenao), seiso (limpeza), seiketsu (sade e padronizao)
e shitsuke (autodisciplina). No Brasil, estas palavras foram traduzidas e interpretadas,
respectivamente, como cinco sensos: senso de utilizao, senso de organizao, senso
de limpeza, senso de sade e senso de disciplina (Anexo 6.1). Cada senso contribui
para que a metodologia alcance os resultados esperados de forma simples e acessvel
a todos.
O primeiro passo na implementao o senso de utilizao ou seiri. Trata-se de
identificar o que ou no utilizado e com que frequncia. de suma importncia para
o passo seguinte, que usar os critrios de utilizao para organizar da melhor maneira
o ambiente. Tem como principais vantagens a liberao de espao, o que ajuda a
despoluir visualmente o ambiente, a eliminao de dados/materiais que no so mais
teis para aquele setor ou para empresa em geral, evitando o acmulo desnecessrio,
e, consequentemente, a diminuio do risco de acidentes de trabalho.
O segundo senso, Seiton, o senso da organizao e pode ser interpretado como
a importncia de se ter todas as coisas disponveis de maneira que possam ser
acessadas e utilizadas imediatamente. Busca ordenar e arrumar as coisas em seus
devidos lugares, para isto devem-se fixar padres e utilizar ferramentas como rtulos,
etiquetas, painis, de forma a identificar os materiais fazendo com que qualquer
pessoa possa localiz-los fcil e rapidamente. importante classificar todos os
materiais conforme sua necessidade de uso, aqueles usados frequentemente devem
ficar sempre mais acessveis do que os menos utilizados.
Esta etapa auxilia tambm a administrao do estoque, pois os materiais so
identificados com facilidade e se torna mais prtico e rpido saber quando est
acabando determinado item, evitando faltas ou excessos. Com um layout funcional,
h economia de tempo, facilidade na localizao dos materiais e reduo no acmulo
de material desnecessrio.
O terceiro senso, de limpeza ou seiso, tem como objetivo limpar e manter limpo o
local onde aplicado os 5S. A limpeza importante para manter a organizao
(segundo senso) e para manter a sade e a higiene (quarto senso). Quando o local est
limpo, as pessoas tendem a manter limpo. Ou seja, o visual limpo faz com que nos
preocupemos com a limpeza, facilitando a autodisciplina (quinto senso). Junto com o
descarte (primeiro senso), aproveitamos para fazer a limpeza, pois mais til
organizar as coisas com o lugar j limpo. Percebemos assim, que o terceiro senso
conectado a todos os sensos.

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O quarto conceito do programa 5S consiste na manuteno dos trs iniciais,

gerando melhorias constantes para o ambiente de trabalho. O Seiketsu visa a melhoria
da qualidade de vida, criando condies que favoream a sade fsica, mental e
emocional, a partir de prticas de higiene. Esse senso refora a necessidade de uma
mudana comportamental. Nessa etapa, deve-se focar na continuidade das aes das
etapas iniciais do processo 5s. Com um ambiente mais limpo, os funcionrios sentemse na necessidade de buscarem maior cuidado com o visual e com a sade pessoal,
garantindo ainda mais equilbrio e bom desempenho no trabalho e contribuindo ainda
mais para o andamento do processo rumo qualidade total. Alm disso, preciso estar
atento ao bem estar coletivo: manter um bom clima organizacional, zelar pela
qualidade das relaes de trabalho e manter local de trabalho e as reas comuns
organizados e limpos. A higiene depende de seguirmos padres saudveis de uso,
ordem e limpeza. A expresso senso de sade representa nossa sensibilidade para
avaliar essas boas prticas (as prticas saudveis), capacidade de padroniz-las,
assegurando a sade. Sade em vrios aspectos: fsica, mental, social, financeira,
ambiental etc.
O quinto e ltimo senso, autodisciplina ou shitsuke, visa garantir a manuteno
e aprimoramento dos resultados obtidos nas etapas anteriores, estimulando o hbito
consciente e voluntrio das prticas apreendidas. o mais importante e tambm o
mais difcil da implantao. conservar tudo o que se conquistou at o 4 S. aderir
a essas idias e lev-las para fora da empresa e transformar tambm a sua casa, a sua
escola, enfim, todos os locais que permitam essa mudana. transformar o programa
5S em um hbito.
Apesar da simplicidade aparente dos conceitos e da facilidade de aplicao na
prtica, a implantao efetiva do 5S no se constitui uma tarefa fcil. Por envolver
autodisciplina, como o prprio nome diz, o principal requisito para atingir esse senso
a vontade de mudar. Por isso, convencer sobre a necessidade e melhoria da mudana
uma importante etapa, porm no suficiente. necessrio o envolvimento
completo de cada indivduo.

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3. Descrio da Aplicao Prtica

Para a escolha do local de implementao, baseamo-nos na referncia histrica do
programa dos cinco sensos: o Japo ps-guerra. Com a necessidade de se reerguer, o
princpio de disciplina era um ponto crucial, tornando-se ento uma das caractersticas
mais notveis do pas. Pensando em seguir o exemplo japons de inserir o hbito
disciplinar desde a infncia, escolhemos como objeto para implementao uma
biblioteca infantil. Situada dentro do Colgio Cenecista Nossa Senhora dos Anjos, do
muncipio de Gravata, a biblioteca utilizada por crianas da educao infantil at o
quinto ano do ensino fundamental, totalizando 487 alunos, divididos em horrios e
dias para visitar o local. Em um espao de aproximadamente 30 metros quadrados,
so feitas atividades de recepo dos alunos, contao de histrias, aluguel e reservas
de livros e processos administrativos. So responsveis pela biblioteca duas
funcionrias, Margareth e Janana, sendo a ltima deficiente fsica, o que gerou
situaes interessantes de adaptao na implementao do programa. As funcionrias
se mostraram motivadas e abertas a mudanas e foram de grande valia no processo.
(Apndices 7.1, 7.2 e 7.3)
O primeiro senso, seiri, ou senso de utilizao, foca-se em selecionar o que ou
no til no local e a frequncia que utilizado. No espao da biblioteca, o maior
acmulo que encontramos foi de caixas de papelo, devido m organizao dos
materiais, pois coisas que poderiam estar juntas em um s lugar, facilitando o
trabalho, estavam espalhadas em vrias caixas. Agrupamos os materiais e ento
separamos em caixas especficas, conseguindo eliminar muitas caixas. O problema
que enfrentamos nesta etapa foi que, mesmo liberando essas caixas, as funcionrias
no quiseram descarta-las, alegando que poderiam precisar eventualmente. Outra
atividade feita foi a triagem dos livros avariados, separando o que poderia ser
reformado ou doado e, em ltimo caso, ser descartado. Tambm separamos os livros
doados biblioteca que esperavam para serem catalogados dos livros novos
adquiridos, que estavam na mesma situao. . (Apndices 7.4, 7.5, 7.6, 7.7, 7.8 e 7.9)
Em relao ao segundo senso, foram aplicadas algumas mudanas na biblioteca
para melhor atender s necessidades das funcionrias. Os livros a serem reformados
foram alocados numa das portas do armrio e os livros a serem catalogados, foram
colocados nas prateleiras mais baixas da estante, anteriormente eles se encontravam
em caixas em cima do armrio que j estava envergado devido ao peso excessivo
dificultando o acesso. Os materiais dispersos pelas caixas e prateleiras foram
organizados e ordenados, juntando os semelhantes nos mesmos lugares. O setor de
reservas ganhou um novo layout, possibilitando que a funcionria fizesse poucos
movimentos para acess-lo sentada na cadeira. Os dias da semana foram separadas
por bibliocantos, bastando empurr-los para aumentar ou diminuir o espao para os
livros. Os materiais pouco usados, como cartazes e materiais das festas de fim de ano,
foram realocados para as prateleiras mais altas, de pouco acesso e os materiais mais
leves, como quebra-cabeas e fantoches, foram colocados em caixas em cima do
armrio. As prateleiras e armrios foram devidamente etiquetados, facilitando a
localizao e tornando-a mais rpida. (Apndices 7.9, 7.10, 7.11, 7.12 e 7.13)

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O terceiro senso prima pela limpeza, que no espao foi feita junto com o descarte.
Alm de termos limpado as prateleiras para depois organizar os livros, varremos o
cho, por baixo do tatame que nunca tinha sido virado e que acumulava sujeira. Com
o intuito de as professoras poderem ajudar na formao do vocabulrio das crianas,
limpamos um quadro branco onde estavam grudados cartazes e fotos, para poder ser
usado com brincadeiras e dvidas das crianas. Por se tratar de uma biblioteca infantil,
com um grande nmero de usurios, deixamos o lixo mais visvel perto da porta de
entrada. Antes a lixeira ficava de baixo da mesa da responsvel pela biblioteca. Apesar
de as educadoras ensinarem as crianas a manter o local limpo, h uma equipe de
limpeza que passa diariamente na biblioteca depois do uso das turmas. (Apndices
7.14, 7.15, 7.16 e 7.17)
Em relao ao quarto senso, para garantir a higiene do local assim como a
padronizao das etapas anteriores, algumas medidas complementares e adicionais
foram implantadas. Mudou-se novamente o layout da biblioteca, pois era notvel que
teramos uma melhor condio de garantir a higiene no local trocando itens de lugar,
como por exemplo, o tatame da sala, facilitando a limpeza do cho, ou ento
aproximando o cesto de lixo mesa onde uma funcionria com necessidades especiais
trabalha (Apndice 7.18).
No mbito da iluminao da sala, foi solicitado que mantivessem sempre todas
as persianas abertas assim como os vidros da janela, para que fosse possvel melhorar
a ventilao e a intensidade e qualidade luminosa da sala (Apndice 7.19). Sobre o
cuidado com os artigos do local, solicitamos que a escola incentivasse mais os alunos
a cuidarem da preservao dos livros, atentando para manuse-los sempre com as
mos limpas. Desenvolvemos, tambm, uma legenda padronizando a disposio dos
itens nas prateleiras, com etiquetas sinalizando onde alunos encontrariam os livros
indicados para a prpria srie, modificando o confuso sistema anterior de organizao
por cores (Apndice 7.20).
O ltimo senso, shitsuke, ou senso de disciplina, consiste em manter todo o
trabalho feito por um longo perodo, atravs da conscientizao das pessoas
envolvidas. Como a biblioteca em que foi realizado o programa utilizada por
diversas turmas em diferentes horrios, como foi citado anteriormente, no seria
possvel realizar a apresentao a todas as crianas. Optamos ento por deixar
sugestes coordenadora responsvel pelo local para que fosse repassado a todos
frequentadores. A disciplina faz parte do senso em que menos colocada a mo na
massa no momento inicial do programa, porm o senso que o caracteriza. A base
do 5S , acima da mudana do espao fsico, a mudana comportamental e devido a
isso, indispensvel a total ateno a este senso.
Fornecemos um material de apoio abrangendo o programa 5S para alm da
biblioteca. Doamos o livro A Mochila e o 5S (Anexos 6.2, 6.3, 6.4) no qual as
crianas podem se familiarizar melhor com o conceito e tm a chance de aplic-lo
individualmente, entendendo, assim, de maneira prtica a importncia da organizao
e se convencendo a manter a disciplina. Um cartaz autoexplicativo (Anexo 6.4) foi
fornecido e sugerido a apresentao do mesmo para todas as turmas, de modo a

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inicializar a filosofia tanto no contexto escolar como nos demais ambientes. Aps essa
apresentao, sugerimos a interao das crianas com o local e que elas mesmas
identificassem as mudanas realizadas e comentassem o que acharam. A
coordenadora ento reforaria os motivos pelas quais foram realizadas as mudanas
e pediria sugestes s crianas de como manter o local organizado (apresentamos a
ferramenta brainstorm como sugesto). Nessa etapa, sugerimos que fosse utilizado o
quadro branco que foi salvo no terceiro senso, de limpeza, de forma a incentivar o uso
do mesmo. Acreditamos que expondo as ideias dadas pelos prprios frequentadores,
seja mais fcil deles se habituarem a elas e dessa maneira, os incluem no programa.
Por fim, deixamos um adesivo em local visvel para que seja lembrado do
programa, at que a disciplina se torne, de maneira natural, parte da biblioteca infantil
e simultaneamente, esperamos que gere uma mudana no comportamento de cada que
passe por l. (Anexo 6.5)

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4. Concluses sobre a Atividade

A implementao do programa de qualidade 5s se mostrou de total valia e
de resultados aparentes e rpidos, o que ajuda a incentivar as pessoas a manterem
as mudanas. Tais pessoas so de extrema importncia para o bom resultado do
projeto e, com o estmulo certo, aderem-no e continuam o trabalho mesmo depois
da sada do grupo implementador. Tivemos total apoio das funcionrias da
biblioteca, que foram prestativas, abertas, solcitas e criativas, contribuindo com
sugestes e feedbacks que possibilitaram o bom andamento e resultado do projeto.
Notamos que todos os sensos so importantes, mas que o de mais difcil execuo
e manuteno o de autodisciplina, pois necessita empenho e continuidade de
todas as pessoas que utilizam o local. Por este motivo, tivemos mais convico do
local escolhido, pois pensamos que quanto mais cedo acostumarmos as pessoas
com o conceito do 5S, mais organizadas, eficientes, produtivas e focadas sero
tanto no mbito profissional como no pessoal. Outro desafio encontrado foi
adaptar o local tanto para as crianas como para a funcionria com dificuldades
motoras, que superamos com mudanas de layout e proximidades dos materiais
por ela utilizados.
Em suma, o trabalho contribuiu muito para nosso desenvolvimento pessoal
e profissional, melhorando nossa viso para tais aspectos e mostrando que
possvel a aplicao prtica da teoria. Agradecemos Professora Christine Nodari,
ao Colgio Cenecista Nosa Senhora dos Anjos e s funcionrias Margareth e
Janana por todo boa vontade, dedicao e apoio prestado.

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5. Referncias
Documento Programa de Qualidade Total 5S;
http://www.ebah.com.br/content/ABAAAAp10AH/programa-qualidadetotal-5s
Site Infoescola
http://www.infoescola.com/filosofia/5s-seiton-seiri-seiso-seiketsu-eshitsuke/
Site Gosto de Ler;
http://www.gostodeler.com.br/materia/15994/o_4_s_dos_5s_s__senso_d
e_higiene_ou_seiketsu.html
Site 5s;
http://5s.com.br/2/o-que-e-5s.php
Site Digital;
http://www.edigital.com.br/categoryblog/113-a-importancia-do-5s-paraas-empresas
Site Sobre Administrao;
http://www.sobreadministracao.com/o-que-e-a-metodologia-5s-e-comoela-e-utilizada/
Slides apresentados durante as aulas.

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6. Anexos

Anexo 6.1

Anexo 6.2

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Sobre o livro A Mochila e o 5S:

O objetivo deste livro contribuir, de forma divertida e prazerosa, para

a melhoria dos resultados escolares, utilizando o programa 5S. A mochila
tomada como ponto de partida para apresentar um programa mais amplo,
capaz de criar o ambiente propcio obteno de melhores resultados nos
estudos. Autores: Maria Helena Padua Coelho de Godoy e Rita de Cassia.
Anexo 6.3

Anexo 6.4

Anexo 6.5

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7. Apndice

Apndice 7.1

Apndice 7.2

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Apndice 7.3

Apndice 7.4

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Apndice 7.5

Apndice 7.6

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Apndice 7.7

Apndice 7.8

Apndice 7.9

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Apndice 7.10

Apndice 7.11

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Apndice 7.12

Apndice 7.13

Apndice 7.14

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Apndice 7.15

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Apndice 7.16

Apndice 7.17

Apndice 7.18

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Apndice 7.19

Apndice 7.20