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Unidad 3.

Proceso de Auditora
Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso
organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes
puntos:
a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a la asistencia de la
Reunin de apertura. Disee un formato para la corroboracin del personal asistente, en ste
mismo formato se debe plantear, adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de
auditora, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de
los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA:
Alimentos El Rey .S.A.S
Direccin:
Cra. 50 No. 18-06 B. Puente Aranda- Bogota.
Tel: 562-2290-09
Representante: Pedrito Perez
Cargo:
Gerente General
Correo electrnico:
alimentoselreysas@gmail.com
De:

Equipo Auditor - rea Gerencia de Calidad


audgercali@elreysas.com.co
Coordinacion Laboratorio de Ensayos e Investigacion
Juan David Martnez
Diciembre 02 de 2015

Para:
Fecha:
OBJETIVO:

Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el Programa


de SGC de Alimentos El Rey.S.A.S., en los procedimientos de
prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos.

ALCANCE:

Verificar la prestacin de los servicios del laboratorio de Ensayos e


investigacin del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
Alimentos El Rey .S.A.S

CRITERIOS DE AUDITORIA

SGC de MRC

Poltica de Gestin Financiera.

Poltica de Logstica y Servicio al Cliente

Manual de Procedimientos

Polticas Corporativa de MRC

Norma ISO 9001:2008

Reunion de Apertura:
10/12/2015 Hora 7:45 am
Reunion de Cierre:
10/12/2015 Hora 4:30 pm

Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002


Versin Junio de 2014

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio IEL-002

Manual de Documentos de Retencin y Archivo del


Laboratorio de Ensayos M-DR-005

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03


Versin Junio de 2014

Manual de Calidad M-AM-001, Versin 00 de Junio 15


de 2014

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad
realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mencin en el alcance de
este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos y
procedimientos inherentes a la prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos
consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita ser
realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por
el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigacin, El Coordinador de Anlisis y Ensayos y
los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoqumico, el da 11/12/15, con una duracin de 7
horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigacin y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y
procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener
alguna observacin o aclaracin a la presente comunicacin, por favor comunicarla al lder del grupo
auditor, antes del 20/12/15. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y
firma de las personas que atendern al equipo auditor. As mismo, para la reunin de apertura de la
auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del rea que ser auditada. Para la reunin
inicial le pido el favor de disponer de la documentacin, condiciones de seguridad y salud
ocupacional aplicables a su rea, adems de disponer de los equipos de proteccin personal
necesarios. La informacin que se conozca por la ejecucin de esta auditoria ser tratada
confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicacin sern
en espaol.
Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Produccin

Indicadores
Cumplimiento en compras y ventas.
Responsable Auditoria:
Oficina Asesora de Control interno
Responsable rea:
Superintendencia de Logstica
Asistentes:
Gerencia General
Secretaria de Gerencia
Superintendencia de Logstica
Supervisor de Logstica
Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
EQUIPO AUDITOR DE GERENCIA DE CALIDAD
Camilo Gomez

Experto Tcnico SGC

Firma

Diana Ruiz

Ingeniero de Procesos

Firma

Luz Carrillo

Representante de la Gerencia

Firma

AUDITADOS

Ramiro Roa

Coordinador Lab/ Ensayos e Investigacin

Firma

Carlos Diaz

Coordinador de Anlisis y Ensayos

Firma

Lilia Lopez

Analista Instrumental

Firma

Carlos Rojas

Analista Fisicoquimico

Firma

Alejandra Gmez

Auxiliar Laboratorio

Firma

PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR


FECHA

01-nov-13

PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITAR Auditor


Reunin de apertura

Cargo

HORA

Iker Casillas Representante Experto Tcnico/Iker07:45


Casillas
a.m.

Direccin del sistema: 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6,
Ana6.1
MolinaresSecretaria General

08:00 a.m.

Tramites: 7.1, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.5.2, 8.5.3 Mara Cufio Coordinador de Plantas

10:00 a.m.

Almuerzo

12:00 m

Administracin del recurso humano: 6.2, 8.2.3, 8.5.2,


Michelle
8.5.3Garzn
Director GDRH

01:30 p.m.

Medicin, Anlisis y Mejora - Auditorias Internas.Juan


8.2.2,
Manuel
8.5 Pelufo
Ingeniera
/ Vicente
de Proceso
Waldron

03:00 p.m.

Reunin de cierre

04:30 p.m.

Iker Casillas Representante Experto Tcnico

OBSERVACIONES:
La

estrategia

de

comunicacin

se

har

de

forma

activa

en

idioma

Espaol.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a
recibir la auditoria, al E-mail XXX@jmh.co Cualquier duda comunicarse al celular: 3123976565.
Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4
(ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditaran en todas las reas y procesos aplicables. Los
nombres de los procesos corresponden a la denominacin dada por la empresa. Durante la auditoria
se cerrarn las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la
auditoria anterior y que estn pendientes.

b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

N
1

Documento revisado
Poltica de Logstica y Servicio al Cliente

Poltica de Gestin Financiera


Instructivos de desarrollo de Ensayos de
laboratorio
Manual de Procedimientos. Cap. Compras y
Logstica.

Manual de Procedimientos de Laboratorio

Manual de Documentos de Retencin y

Observaciones del documento


ltima actualizacin 18 de julio 2014
ltima actualizacin 5 de enero 2015
I-EL-002 Carpetas de Protocolos e Instructivos
ltima actualizacin 9 de febrero 2015
M-PC-002 Versin Marzo de 2014
M-DR-005 Libros de registro de muestras

Archivo del Laboratorio de Ensayos


6

Manual de Calidad M-AM-001

Versin Marzo de 2014

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de comunicacin que


usar durante la auditora.

La escucha activa.

d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de


recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo: lista de
Chequeo).

Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental, fsicas y escritas.

LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificacin:

CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

Manual de Calidad (Documentacin nivel


Si I)

copias controladas del manual de


calidad

claramente sealadas en el manual


de calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades
Si
de cada puesto de trabajo?
Se encuentran comunicadas las responsabilidadces
Si
a cada
no hay
unoevidencia
de los empleados
de la comunicacin
del laboratorio de Ensayos?
Procedimientos operativos (Documentacin nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/oSi
procedimientos que unif iquen los criterios en la realizacion de actividades?

Se da por entendido que cada uno


Existe evidencia documentada del conocimiento
No
de manuales,
conoce
normas,
sus f unciones
instructivos
peroy no
procedimientos
se
de laboratorio?
documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si


(Documentacin nivel III)

Tacitamente se en tiende que las


solicitudes de trabajo de laboratorio
Estan identif icados los planes de trabajo
No de cada uno de los miembros del area de control de calidad?
estan ordenadas por los f ormatos
solicitud de analisis de produccion

Existen registros de las acciones de trabajo


Si
asignadas?
Formatos y registros (DocumentacinSi
de nivel IV)
Se lleva una bitacora de analisis con sus
Si respectivos registros?
Existe una metodologia def inida para el
Sialmacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analisis?
Documentacin completa
si
Son los protocolos, manuales, instructivos
Si
y metodos vigentes
La inf ormacion
y actuales?
esta en desorden

Hay riesgo de perder inf ormacion


Esta debidamente almacenada, compilada
No y ordenada la inf ormacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e I
debido al desorden

Respecto del servicio.


Existen registros de las verif icacionesNo
o calibraciones realizadas?
Estan def inidas las pautas de actuacin
No cuando se observa que las medidas han sido erroneas?
exhibicin del proceso a auditar en lugar visible.

Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no esta
documentado.
Existen def inidos procesos para realizar
Si el seguimiento, medicin, analisis y mejora?
Se emplean tecnicas estadisticas?
No
Satisf accion del cliente.
Existen indicadores adecuados para cada
No uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio de m
Se emprenden acciones para conocerNo
y realizar un analisis de satisf accion del cliente?

e. Generacin de hallazgos de auditora:


Fecha: Fecha: 25/12/2015
Proceso auditado: compras
N
Evidencia de auditora
1
Procedimientos de costos
en materiales en bodega y
stand-by
2

Criterios de la auditora
poltica de gestin
financiera

formato nico de
despachos, Manual de
procedimientos

Cap. Compras y logstica

Cambios organizacionales

Poltica de logstica y
servicio al cliente

Auditor(es): Oficina asesora de control interno.


Auditado(s): Superintendencia de Logstica.
Hallazgos de la auditora
C
NCM
NCm
Falta agregar implementacin
de procedimiento para costos
X
en materiales de bodega y
stand-by
No se tiene en cuenta el
formato nico de despachos y
X
recibo de mercanca en el
procedimiento
Falta actualizacin de la
poltica de logstica, cuya
ltima actualizacin fue el 18
de julio 2011 y no se han
X
agregado los cambios
organizacionales del ao
2012

4
5
6
7
8

C: Conformidad

NCM: No Conformidad Mayor

NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.


Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y crear un procedimiento para el manejo
de costos en materiales de bodega y stand-by.
Se debe agregar el formato nico de despachos y recibo al manual de procedimientos.
Se debe actualizar la poltica de logstica y servicio al cliente puesto que no se han agregado
los cambios organizacionales

Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un procedimiento para el


manejo de protocolos de anlisis y entregas de resultados.
Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de resultado en uno solo.
Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y anlisis de muestras.
Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de
registros de muestras.
Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de
datos y resultados de anlisis.
Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigacin y
ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medicin, anlisis y mejora.
Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer indicadores que
permitan conocer el grado de satisfaccin de los mismos.
g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecucin real
de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).
h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta
actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y documentado
sobre la forma como debe realizarse la supervisin de actividades de una funcin las cuales arrojen
resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores
establecidos dentro de una organizacin.