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estndares de calidad que demandan las exigencias del mundo actual. Para tal efecto, se
requiere de un compromiso organizacional que valore los procesos de comunicacin que
permitan a las organizaciones mantenerse vigentes en cuanto a excelencia y competitividad.
Cada organizacin cuenta con diversos tipos de comunicacin pero, para que sta surja de
la mejor manera, es importante que la comunicacin est planeada para que se encauce
hacia el proceso correcto y hacia la informacin requerida para un beneficio personal o de
grupo.
La necesidad de pertenencia de los individuos obliga a buscar la organizacin ms
adecuada, de acuerdo a una filosofa de vida, valores y aptitudes, pues sera difcil trabajar
en un lugar donde se consider e que lo que pagan es injusto, o asistir a una iglesia que no
va de acuerdo a ciertas creencias, o a una escuela donde no se tenga la certeza de
obtener un aprendizaje de calidad.
Las organizaciones, por lo tanto, son flexibles en su estructura y moldeables a las
necesidades de sus integrantes. Las organizaciones son efectivas porque los individuos
buscan la integracin y la convivencia, como un medio para el amplio desarrollo personal o
profesional.
Bibliografa
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Comunicacin organizacional
Los medios ms eficaces para transmitir informacin son las reuniones y el telfono.
Permite condensar una gran cantidad de informacin en un breve espacio de tiempo.
La comunicacin escrita (correos) son apropiados slo cuando la tarea requiere una gran
cantidad de informacin detallada y compleja. Es un tipo de lenguaje ms preciso que
los anteriores y a la vez ms objetivo ya que no est sujeta a tantas distorsiones como la
palabra hablada.
La comunicacin escrita es til tambin cuando necesita crearse un registro de la
informacin tratada.
Comunicacin horizontal
La comunicacin horizontal es aquella que se establece entre miembros de un mismo
nivel jerrquico. Pueden ser entre departamentos, grupos o de forma individual, no hay
presencia de autoridad y sirven para agilizar la estructura organizativa. Ese tipo de
informacin se puede obtener a travs de juntas, informes, asambleas, etc.
Se da entre los empleados de un mismo nivel jerrquico.
Y se utiliza para:
Coordinar las actividades de los distintos empleados o departamentos de la empresa.
Resolver problemas de un departamento.
Tomar decisiones en las que tengan que intervenir varios departamentos.
Se usan reuniones de trabajo, notas, comunicados internos, trabajo en equipo, debates,
telfono, Internet etc.
Referencias
FRAUNFOHER THOMPSON,
Espaa, 2003.
GOLDHABER,
BONILLA GUTIRRREZ,
b.
c.
Reconocen en ciertos miembros una autoridad legitimada, que les permite adoptar
decisiones, fijar criterios y dar instrucciones a sus subordinados.
d.
e.
La Gerencia tiene que tener muy claro que en la misma organizacin coexisten, se
interaccionan reas y procesos que, generalmente, son diferentes, aunque pueden estar
orientados a la consecucin de un mismo producto u objetivo final. En la misma
organizacin, por consiguiente, conviven mundos diferentes: un mundo que piensa en base a
resultados econmicos, productividad y eficiencia de procesos; otro, de relaciones sociales y
personales, donde aparecen afinidades y diferencias; y un tercero de mensajes y
comunicaciones para que todo se desarrolle de manera ordenada y satisfactoria.
Ese ltimo mundo de comunicacin e informacin interna tiene que dotarse de su propia
estructura y marcarse unos objetivos, teniendo en cuenta que la forma de comunicarse todos
los individuos de la organizacin debe beneficiar a la misma en su conjunto y satisfacer a
cada una de las personas que la componen. Adems, la comunicacin interna debe ser medio
de transmisin de los valores de la organizacin y permitir relacionar diversos elementos
conceptuales de la gestin.
conoce los problemas, las ideas, sugerencias o las quejas de los empleados. Este tipo de
informacin suele canalizarse a travs de encuestas, comits de empresa, buzones de
sugerencias, reformas, reuniones, entrevistas....
La comunicacin descendente fluye desde la direccin hacia los subordinados. Se utiliza para
dirigir, coordinar, informar al trabajador sobre las tareas a realizar, los objetivos y la poltica
empresarial, la evaluacin del desempeo, las actividades, los servicios, los beneficios que
ofrecen la empresa, la situacin econmica, etc. Entre sus fines est fundamentalmente la
motivacin.
La comunicacin horizontal consiste en la transmisin de informacin entre personas que
estn en un mismo nivel jerrquico, o la que se produce entre personas que estn en un
nivel distinto, sin dependencia directa y se encuentran en diferentes departamentos (algunos
a esta ltima forma la denominan comunicacin cruzada).
La comunicacin formal es la que se produce dentro de una organizacin de forma
estructurada, de acuerdo con la jerarqua establecida y respetando determinadas normas y
reglas.
La comunicacin informal se produce de una manera espontnea mediante relaciones
interpersonales y, generalmente, fuera de la relacin jerrquica entre superior y
subordinado.
En la comunicacin interna suele utilizarse la estrategia de comunicacin asertiva dirigida a
transmitir informaciones, a pedir algo que se desea que se haga o a decir lo que uno piensa,
respetando los derechos de los interlocutores. Es una capacidad de reafirmacin propia a
travs de la comunicacin procurando que sta sea clara, colaboradora y, al mismo tiempo,
firme en nuestra postura.
La comunicacin interna es de excepcional importancia para conseguir integrar a todo el
colectivo en el proyecto de organizacin y su identificacin con ste. No debe olvidarse que
toda organizacin proyecta imagen, entre otros ejes, a travs de la calidad de sus productos
y con la atencin correcta a sus pblicos externos por parte del colectivo interno. De ah que
deba establecerse un plan de comunicacin interna como un elemento ms de la estrategia
global de comunicacin de la entidad. Se trata de implicar a todos los miembros de una
organizacin en el desarrollo de su proyecto estratgico y conseguir que se identifique con
los objetivos de la entidad, haciendo suyos la filosofa, valores y cultura corporativa.
Los programas de comunicacin interna dirigidos a potenciar la comunicacin interna deben
basarse en el conocimiento de la valoracin que hace el colectivo interno de esa imagen. De
ah que el primer paso a dar sea efectuar un anlisis de auto imagen para concretar el desvo
que hay entre sta y la imagen intencional que quiere alcanzar la direccin de la empresa.
Los objetivos deben ser mltiples y por importancia pueden resumirse en:
1.
2.
3.
4.
5.
La Gerencia efectiva utiliza la comunicacin interna para asegurar que los sectores, unidades
o reas especficas de la organizacin no sigan caminos contradictorios y acten con polticas
y criterios coherentes y compartidos. La direccin de una organizacin encuentra en la
comunicacin un instrumento vital en un ambiente complejo o en situaciones inciertas y
cambiantes, para lograr que se consiga el efecto sinergia, es decir, que la suma de las partes
obtenga un resultado superior que trabajando por separado.
El departamento que se ocupe de gestionar la comunicacin interna y las relaciones con los
recursos humanos debe disear sistemas de comunicacin e informacin apoyados en
canales eficaces y reunir, procesar y valorar los datos necesarios para lograr una relacin
fluida entre la direccin o gerencia, los departamentos funcionales y el resto de los niveles y
sectores de la entidad. Para gobernar esta rea es conveniente ver la organizacin como un
conjunto de unidades relacionadas que deben tomar y aplicar decisiones. Para ello necesita
datos de su propio sector (comunicacin) y recursos humanos, como tambin los
provenientes del contexto y de otras partes de la organizacin.
La organizacin funciona como sistema en la medida que dispone de procesos que la
realimentan con informacin actual, positiva o crtica, sobre sus propias acciones, lo que le
permitir mantener una estabilidad en el marco relacional de sus integrantes y corregir
desviaciones.
Aplicando el concepto de realimentacin, la organizacin se entiende como un contexto de
significacin compartido. La informacin y comunicacin interna ayudan a interpretar la
realidad de su personal y su actividad tiene sentido si consigue cohesionar los
comportamientos. No slo a travs de mecanismos formales como la autoridad o las reglas
del juego, sino tratando de interpretar la realidad de una forma reconocida por todos. Esto
incluye, adems, tareas de promocin y educacin de los integrantes en lo referido a la
difusin de la cultura, valores y creencias con los que se identifica la organizacin.
Las tareas anteriores deben relacionarse con las funciones de otras unidades de la
estructura, que se ocupan de la formacin y el desarrollo profesional del personal.
Con esta perspectiva, la Direccin o Gerencia de una entidad debe contemplar a sta no slo
como un conjunto de actividades sino tambin como un marco de referencia, con elementos
de juicio para entender la realidad. Hay que incluir lo subjetivo en un mundo en que se
utilizan tcnicas para alcanzar objetivos. Se trata de construir una imagen y visin
compartida de la organizacin, lo que requiere el desarrollo de las redes, procesos y espacios
de comunicacin, que debe venir impulsada desde el ms alto nivel institucional.
La diversidad interna obliga a que la Direccin o Gerencia deba buscar formas de
coexistencia efectivas y congruentes. En lugar de "imponer" un modelo hegemnico, es
necesario reconocer, en lo posible, la variedad de lgicas y criterios que son propios de los
objetivos mltiples y las estrategias que persigue una buena gestin. Por ejemplo, esto
implica reconocer cierto grado de autonoma para algunas funciones y unidades de negocios.
Tambin pueden aceptarse ciertas relaciones en paralelo a la autoridad institucional, como
sucede en ciertos liderazgos en grupos de trabajo. Pero todo debe apoyarse en un buen
sistema de comunicacin e informacin interna, que ayude a que determinadas situaciones
no deriven en acciones no congruentes. La complejidad puede permitir determinadas
"variedades" de relacin dentro de la estructura funcional, que sin embargo debe respetar la
naturaleza y razn de ser de toda organizacin.
La Gerencia relacional.
Hoy se habla en muchas organizaciones de marketing relacional para definir la actitud que
deben mantener las personas de la entidad con sus pblicos externos. La atencin a clientes,
la poltica de relaciones institucionales, las relaciones pblicas y las relaciones afectivas con
los pblicos del entorno en que se trabaja son un ejemplo de lo anterior.
Tambin, comienza a introducirse en el vocabulario organizacional la expresin "Gerencia
relacional", para englobar el conjunto de encuentros comunicativos en el entorno interno y
los espacios de relacin que se producen en ese marco. Esto est creando espritu de equipo,
INTRODUCCION
Las organizaciones de xito son aquellas que le dan la verdadera importancia a las
comunicaciones y a la informacin, dado que ellas han comprendido que estas contribuyen
en gran parte, a mejorar el ambiente comunicativo y el clima laboral, es decir, es un
dinamizador y animador de las acciones individuales y colectivas en procura de la
integracin y esfuerzo, para el fortalecimiento de la organizacin. Por esto, los miembros
garantizan su conocimiento e identificacin con la organizacin debido a que ellos se sienten
familiarizados con el desarrollo de las metas de la misma.
Las organizaciones cumplen una serie de metas como planear, estructurar y distinguir
patrones de comportamientos para los cumplimientos internos y externos; a travs de la
informacin donde esta se convierte en un instrumento de retroalimentacin para la
evolucin y control de la organizacin. La informacin debe ser clara y exacta para ser
confiable permitiendo una comparacin entre ambiente y organizacin para que la
inseguridad laboral sea meno.
La comunicacin es un proceso de transmisin y recepcin de ideas, informacin, mensajes,
decisiones teoras. Es un que hacer colectivo con el otro como persona, a travs de la cual
ambos van construyendo su realidad, siendo gracias a una construccin como se va
desarrollando el proyecto comn llamado sociedad, comunidad y organizacin.
El proceso de conocer la comunicacin se inicia con la definicin del tema, para lo cual se
presenta al lector la explicacin de cada parte del diseo donde el punto de vista terico de
la comunicacin.
Se espera que el lector domine los conceptos en su efecto los ampli pues se trata de dar a
conocer lo mas representativo de la comunicacin. Para obtener correctamente el
entendimiento del tema siguiendo el orden establecido de varias obras de diversos autores
que han ofrecido y brindado su conocimiento completo el las diferentes reas de la
comunicacin.
3.1. OBJETIVOS
3.2. CONCEPTOS
HAROLD KOONTZ
La comunicacin se aplica a todas las fases de la administracin, es la transferencia de
informacin de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla.
IDALBERTO CHIAVENATO
La comunicacin es una actividad administrativa que cumple propsitos principales:
ALBERTO MARTINEZ
Proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a travs del mensaje
y espera que esta ltima d una respuesta, ya sea una opinin, una actitud o una conducta.
BENETSON Y STEINER
Es la transmisin de informacin, ideas, emociones, habilidades, por medio de smbolos,
palabras, cuadros,figuras, grficas,....
WRIGLIT
Es el proceso medianteel cual se transmite significados de una persona a otra.
Toma las ideas y las dispone en un cdigo, en la comunicacin persona apersona esta funcin
la cumple la capacidad motora de la fuente, los mecanismos vocales, los sistemas
musculares de la mano y de las dems partes del cuerpo.
El cdigo es un sistema comn organizado de signos o smbolos, regidos por reglas en la
emisin y recepcin de mensajes y constituyen verdaderos sistemas de comunicacin, puede
ser simple cuando maneja un solo tipo de signos y, complejo cuando emplea signos tomados
en prstamo de otros cdigos.
El cdigo es un sistema de seales conocido de antemano por el emisor, enviar el mensaje.
Los cdigos se clasifican en tres grandes grupos:
LOS CDIGOS LINGSTICOS. Estn constituidos por signos y reglas como por ejemplo una
lengua.
LOS CDIGOS PARALINGSTICOS. Son sistemas de signos que aunque no se identifican
con el lenguaje estn prximos a el, al cual apoyan, complementan o sustituyen en los
procesos de la comunicacin.
LOS CDIGOS EXTRALINGSTICOS. Su caracterstica es la autonoma funcional con
respecto al lenguaje y la falta de relaciones directas de recodificacin sustitucin o
auxiliaridad con el mismo. Muchos cdigos lingsticos se emplean combinadamente con
signos lingsticos.
Hechos reales, juzgar las cosas con rigor de extremos: blancas o negras, limpias o sucias,
buenas o malas; la falsa identificacin por extensin, el uso de palabrera vana y finalmente,
el uso de trminos abstractos que aparentemente dicen mucho, pero que sin un mismo
referente no dicen nada. La percepcin puede definirse de una manera general como la
conciencia que una cosa viviente tiene de su medio ambiente. Las personas tienden a
seleccionar los elementos que son esenciales para sus necesidades y recodificar la diversidad
de los elementos en una forma ms abstracta. La asimetra en la percepcin puede causar
problemas en la comunicacin.
Factores sensoriales, edad, sexo, niveles de educacin, nivel econmico, diferencias
regionales, religin y otras afiliaciones, personalidad e intereses:
FISICAS. Fallas, deficiencias o seleccin inadecuada de la fuente de los medios utilizados
para transportar el mensaje.
FISIOLGICAS. Se ocasionan por malformaciones, disfunciones y otras limitantes
funcionales de las personas que intervienen en el proceso.
PSICOLGICAS. Parten de la forma individual que cada persona posee para percibir y
comprender el mundo que lo rodea, sus prejuicios y la necesidad de satisfacer
requerimientos emotivos.
ADMINISTRATIVAS. La estructura y el funcionamiento de la organizacin y el proceso
administrativo mismo en accin, dan lugar a problemas de comunicacin. Estas barreras se
explicarn ms profundamente, cuando se est hablando de la comunicacin en la
organizacin.
3.4.5. EL MENSAJE
Es el propsito que se va a transmitir, el producto real.
Nuestras creencias y valores actan para influenciarnos. El mensaje puede estar afectado
tambin por el cdigo o grupo de smbolos que utilizamos, el contenido del mensaje en s y
las decisiones del emisor con base en un conjunto de reglas.
La transmisin se puede producir de diversas maneras, transmisin simple es el dialogo de
dos; transmisin mltiple, la prensa la radio y la televisin.
3.4.6. EL CANAL
Es el medio a travs del cual viaja el mensaje, los ms comunes son: El aire para la palabra
hablada y el papel para la escritura, pero tambin pueden intervenir cables y hondas
elctricas. Puede ser verbal y escrito. Se puede transmitir a travs de un memorando, un
computador, el telfono, un telegrama, la televisin (transmite gestos, indicios visuales).
Puede ser simple cuando no presupone otros medios y compuestos cuando interviene otro
medio o cadena de medios, ejemplo los medios masivos de comunicacin.
3.4.7. EL DECODIFICADOR
Es comprender o asimilar los mensajes que fueron enviados y los asocia a un significado
usando el mismo cdigo, ac impera el buen entendimiento del mensaje por que a partir de
ah se da la retroalimentacin.
(expresin corporal) --gestos, posturas, expresin facial, inflexin de la voz, secuencia, ritmo
y cadencia de las propias palabras- como tambin todas las indicaciones informativas que
surgen del contexto en que se efecta la interaccin humana. Ejemplos: la ropa y el perfume
que usamos, el lugar de la mesa donde nos sentamos, la hora en que llegamos a un
encuentro, etc. comunican cosas de manera analgica.
As como las actividades y ocupaciones del hombre son variadas y multifacticas, de la
misma manera es posible registrar muchas formas de comunicacin, segn su perspectiva o
punto de vista como se la tome y de acuerdo con el grado de participacin en el proceso por
parte de los elementos: emisor, encodificacin, mensaje, canal, receptor, decodificacin. Por
tales razones muchos tratadistas han intentado clasificarlas en estas formas o tipos de
comunicacin:
COMUNICACIN INTERPERSONAL
COMUNICACIN COLECTIVA
Es privada.
Es pblica.
Suele ser directa, pero tambin indirecta como Suele ser indirecta, pero a veces es directa como en
en las cartas y la comunicacin por telfono.
un discurso oratorio.
Es ms informal que formal.
CRITERIO
Grado de
participacin
del emisor y
receptor
TIPO
Reciproca
Unilateral
EXPLICACIN
Cambio continuo
de papeles de
emisor y receptor.
No hay cambio de
papeles; solo se
da un ciclo
comunicativo.
EJEMPLOS
Un dialogo, una
conversacin, una
entrevista.
Un aviso radial,
una cartelera, un
discurso oratorio
Tipo de
emisor y
receptor
Tipo de
cdigo
Tipo de
mensaje
Interpersonal
Colectiva
Lingstica
Extralingustica
Privada
Publica
Informal
Formal
Interna
Externa
Estilo
Radio de
accin
Interrelacin de
persona a
persona; el medio
por excelencia es
el lenguaje oral.
El emisor puede
ser una persona o
institucin, y el
receptor una
colectividad
El medio es el
lenguaje natural,
apoyado por
cdigos,
paralingusticos.
Empleo de cdigos
distintos al
lenguaje.
No trasciende el
mbito personal,
es cerrada.
Trasciende lo
personal, es
abierta, se dirige
a un pblico.
Espontneo y
libre, sin
planeacin, ni
sujecin a
patrones.
Se sujeta a
patrones o
exigencias
establecidas,
adems del
cdigo.
No trasciende la
comunidad, o
institucin;
relativamente
cerrada.
Conversacin,
entrevista cara a
cara.
Comunicacin
televisiva, radial,
por prensa, cine.
Comunicacin oral
y escrita, en todas
sus formas.
Comunicacin con
seales,
banderines, humo.
Conversacin,
carta personal.
Pieza musical,
comunicado de
prensa, aviso
publicitario.
Expresiones
corporales, carta
familiar,
conversacin.
Texto expositivo,
conferencia,
etiquetas, cartas
comerciales.
Cartelera, rdenes,
memorando.
Cuadros de
exposicin, avisos
generales.
Naturaleza
del canal
Direccin
Extensin del
canal
Oral
Audiovisual
Visual
Horizontal
Vertical
(ascendente,
descendente)
Directa
Indirecta
Trasciende la
comunidad o
institucin; es
abierta.
De naturaleza
vocal auditiva.
Grabacin,
conversacin,
mensaje radial.
Impresiona el odo
y la vista.
Cine, T.V.,
betamax.
Solo impresiona la
vista
Libros, signos de
los sordomudos,
tableros
Se da entre
miembros de un
mismo rango.
Reunin de un
sindicato, dilogos.
Leyes, decretos,
solicitudes
Proyeccin en una
sala, coloquio.
Peridico, avisos
por televisin
Flujo comunicativo
entre personas de
mayor a menor
rango o viceversa.
Se da a travs de
canales simples;
implica
presencialidad.
Se da a travs de
canales
complejos, que
implican cadenas
de medios
CONDUCTUAL
Disciplinas auxiliares
Disciplinas auxiliares
Ingeniera industrial
Economa
Experiencia
Psicologa
Sociologa
Psicologa social
Antropologa
Relaciones humanas
Administracin cientfica
Mayo
Roethlisberger
Taylor
Recursos humanos
Burocracia
McGregor
Likert
Weber
Sistemas
Sistemas abiertos:
Katz y Kahn
Contingencia:
Woordward
Lawrence y Lorsch
Gerencia administrativa
Fayol
Barnard
3.9.3. LA BUROCRACIA
Max Weber, un socilogo alemn suele reconocerse como el padre de la burocracia, a la que
consideraba superior a cualquier otra forma de organizacin en precisin, estabilidad, rigidez
de su disciplina y confiabilidad.
CARACTERISTICAS DE LA BUROCRACIA:
FUNCIONES DE LA BUROCRACIA:
CONCECUENCIAS DISFUNCIONALES:
equidad
disciplina
remuneracin
unidad de mando
subordinacin al inters general
orden
estabilidad
iniciativa
compaerismo
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION:
planificacin
organizacin
mando
coordinacin
control
Aunque Fayol presento cierta atencin a los procesos de comunicacin, su concepto del papel
de la comunicacin en las organizaciones se asemeja bastante al modelo burocrtico. La
comunicacin era en esencia el proceso de mover la informacin hacia arriba y hacia a bajo
en la cadena de mando formal. La informacin y las ordenes, ambas competencia de la
informacin, eran bsicamente el foco de las actividades administrativas. Aunque Farol
mencionaba la necesidad de comunicacin bidireccional y oral entre los gerentes y
subordinados, el flujo de comunicacin se da en esencia, de arriba hacia a bajo. No obstante,
Farol estaba conciente de la lentitud del proceso en las grandes organizaciones y del
elemento tiempo implicado en el paso de la informacin de un extremo al otro de la lnea. Su
principio del puente esta diseado para permitir la desviacin de los canales formales
cuando dos gerentes del mismo nivel necesita comunicarse para efectuar una actividad
comn. Sin embargo, esta comunicacin horizontal o entre iguales debe estar autorizada por
los superiores inmediatos de ambos gerentes y debe limitarse con claridad al negocio en
tramite o actividad conjunta. El papel de la comunicacin nuca se trata desde una
perspectiva de innovacin y funciones sociales.
La comunicacin entre gerentes o entre gerentes y subordinados no se menciona. La funcin
coordinadora del proceso administrativo, la nica que se basa esencialmente en la
comunicacin, no se considera de manera particular.
Barnard fue quien por primera vez desafi formalmente el supuesto de que una orden o
comunicacin:
Se entendida y, se acataba solo por haber sido enviada a travs de los canales adecuados.
Por primera vez, los miembros de una organizacin se consideraron mas como personas que
como maquinas y se reconoci que sus necesidades, percepciones e intereses personales
influan sobre la manera en que actuaban dentro de una organizacin. Barnard fue en
realidad el precursor del movimiento de relaciones humanas y la escuela de recursos
humanos.
Liderazgo
Motivacin
Comunicacin
Interaccin
Toma de decisiones
Establecimiento de metas
Control
Rendimiento
Cuando los promedios de cada caracterstica se trazan a lo largo de un todo continuo, surge
un perfil organizacional que puede caer dentro de unos de los siguientes sistemas de
administracin:
Sistema 3: consultativo
Sistema 4: participativo
servirn como centro de decisin competente solo en la medida eque se desarrolle fuentes
de informacin apropiadas dentro de una institucin.
COMUNICACIN A LOS EMPLEADOS: la gerencia tiene a su disposicin una multitud de
tcnicas a dems de la ayuda de personal especializado, para mejorar la comunicacin
descendente porque este fenmeno? Cuando el gerente no tiene claros sus objetivos, metas
y planes. Elementos :
1. OBTENGA LA INFORMACIN NECESARIA: parte de la responsabilidad de todo gerente
es contar con la informacin necesaria que le permita desarrollar sus labores de manera
eficaz y eficiente. En este sentido, si el flujo no viene de arriba, el o ella debera pugnar por
conseguir la informacin que considera primordial y no solo quedarse en espera de que su
superior, algn da, se la de.
2. DESARROLLE UNA ACTITUD POSITIVA HACIA LA COMUNICACIN: muchos
gerentes se comunican con deficiencia porque no conceden importancia a esta actividad, o
bien le conceden una importancia terica pero en la prctica, sus acciones manifiestan lo
contrario. El gerente eficaz tratara de compartir la informacin con sus empleados de
acuerdo con sus necesidades y tambin de hacerles concientes de que eso es precisamente
lo que se esta buscado hacer.
3. DESARROLLE Y MANTENGA LA CONFIANZA DE SUS EMPLEADOS: uno de los
elementos ms importantes en toda comunicacin, y que en gran medida puede deberse a
su actitud comunicativa, es la confianza que existe entre emisores y receptores, ya que esta
impacta de manera muy relevante a ala eficacia de la comunicacin. A esta aspecto se le
conoce como credibilidad de la fuente o del emisor (Hovland 1953) sino existe confianza, el
flujo de comunicacin ser muy limitado ya que se tendrn menos deseos de enviar
mensajes y menos razones para creer en los que se reciben.
4. DESARROLLE UN PLAN DE COMUNICACIN: para ser efectivo, es obvio que hay que
conocerlo lo mas posible. Ello implica que, idealmente, la comunicacin oficial de nuestros
superiores debera se siempre la primera en llegar.
NECESIDADES DE LA COMUNICACIN: en la mayora de los casos los gerentes piensan
que comprenden las necesidades de comunicacin de su personal, pero a menudo sucede
que sus empleados no comparten esta opinin. Debido a ello, es muy importante que estn
atentos a esta necesidad, sus cambios y desarrollo, para no quedarse con una confianza
excesiva que les impida tomar las debidas precauciones.
1. INSTRUCCIONES DE TRABAJO: esta es una de las necesidades ms importantes de
comunicar en todo trabajo. La organizacin mejor manejada tienen perfectamente claro a
donde van y lo hacen saber todos los niveles de la organizacin en trminos de objetivos y
metas. Para transmitir esta informacin a los empleados deben existir reuniones peridicas
ente gerentes y subordinados hablar no solo de los objetivos sino a dems de los resultados
esperados en el futuro, relacionndolos con las actividades especificas que las personas
habrn de desarrollar.
2. RETROALIMENTACION SOBRE EL DESENPEO: la retroalimentacin constante sobre
el desempeo genera tanto mejor rendimiento como actitudes ms favorables. La
retroalimentacin por si sola pude logra efectos positivos muy importantes.
3. NOTICIAS: los mensajes descendentes, por ultimo, deben tratar de llegar siempre como
informacin nueva no como algo aejo, ya conocida a travs de otras fuentes. La
comunicacin oficial debe llegar siempre de manera oportuna, lo que ayudara a crear
certidumbre y confianza en el empleado.
3.10.2.1.2. COMUNICACIN ASCENDENTE
Es aquella que se da cuando las personas de los niveles bajos emiten uno o ms mensajes a
los niveles superiores en la estructura organizacional, a travs de canales formales e
informales. Esta debe ser detallada y especifica (Hall, 1980).
La comunicacin ascendente adopta muchas formas, sin embargo, puede reducirse a lo que
la persona dice:
Los problemas que surgen cuando los dirigentes tratan de comunicarse con otras
personas se pueden atribuir a diferencias de percepcin o a diferencias de estilo
interpersonal. Las diferencias de percepcin se presentan porque cada dirigente
percibe el mundo de acuerdo con sus antecedentes, experiencias, personalidad,
marcos de referencia y actitud. Los dirigentes se relacionan y aprenden de su
entorno (incluyendo a las personas que estn en el mismo) bsicamente a travs de
la informacin que reciben y transmiten. La forma en que reciben y transmiten
informacin depende en parte de su relacin con dos importantes transmisores de
informacin: ellos mismos y los dems.
Estilo interpersonal es un concepto que alude a la forma que escoge una persona
para relacionarse con otras. El hecho de que gran parte de cualquier relacin
interpersonal incluya algn tipo de comunicacin indica la importancia del estilo
interpersonal. Empecemos por admitir que la informacin est en manos de uno
mismo y de otras personas, pero que ninguno tiene no conoce toda la informacin.
Las diferentes combinaciones en que se puede conocer o desconocer la informacin
se recogen en la figura de la Ventana Johari, la cual identifica cuatro combinaciones o
zonas de informacin conocida o desconocida por uno mismo y por los dems.
LA FACHADA.
sobre la que ni uno mismo ni los dems conocen la informacin pertinente. Como
suele decirse: Yo no los entiendo ni ellos me entienden a m. Es fcil comprender
que, en esas circunstancias, la comunicacin interpersonal sea deficiente.
Cuando hablamos de seres vivos, no nos referimos tan slo a los humanos, ya que
desde los insectos hasta los grandes mamferos tienen dicha facultad, siendo el
hombre el nico ser que puede comunicarse por va oral; mientras que los dems, lo
hacen por sonidos (pjaros, cuadrpedos, delfines, ballenas) , friccin de elementos
de su cuerpo (grillos, chicharras) o por accin (formacin de vuelo de las abejas,
posicin del cuerpo de perros o venados, formacin de nado de los peces). Los
mamferos, incluido el hombre, tambin tienen la caracterstica de comunicarse por
el tacto (contacto corporal).
VISUAL.
fsico.
3.10.6.3. FORMAS DE COMUNICACIN CORPORATIVA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Quin?
Qu?
Cundo?
Dnde?
Cmo?
Por Qu?
Son los elementos de referencia, dados por la visin y la misin de la empresa, que
tienen que conocer todos los trabajadores, desde los niveles de tomas de decisin
hasta los trabajadores de nmina diaria, para comprender cul es el objetivo, las
metas y las tareas que desarrollan. Para el capitn de un barco, el objetivo es
puerto; el paradigma, el faro que lo conducir seguro al objetivo.
3.10.6.8. EL PBLICO/TARGET.
Es el conjunto de personas a quienes van dirigidos los mensajes. Estos pueden ser
definidos como internos y externos.
El pblico externo est determinado por las personas que tienen alguna relacin con
la institucin, sea sta geogrfica, de productos o servicio.
Uno de los medios para mejorar la comunicacin en una organizacin es efectuar una
auditoria de comunicacin. Esta auditoria es un instrumento para el examen de las
polticas, redes y actividades de comunicacin. La comunicacin organizacional es
concebida en este contexto como un grupo de factores de comunicacin relacionados
con las metas de la organizacin.
Las 4 principales redes de comunicacin que es necesario auditar son las siguientes:
sugerencias de cambio.
La red de integracin, compuesta por elogios, recompensas, asensos y todos
aquellos elementos que vinculan a las metas de la empresa con las necesidades
personales.
La red de informacin-instruccin, que incluyen a las publicaciones, tablero de
avisos y la red natural de una compaa
Hay un proverbio que dice que el tono hace la msica. De igual manera, en la
comunicacin el tono de voz, las palabras elegidas y la congruencia entre lo que se
dice y el modo en el que se le dice influyen en las reacciones del receptor del
mensaje. Si un administrador autocrtico les ordena a los supervisores bajo su
mando que pongan en prctica una administracin participativa, creara un vaco de
credibilidad difcil de llenar.
El apresurado administrador que nuca tiene tiempo para escuchar rara vez podr
tener una visin objetiva del funcionamiento de la organizacin. Tiempo, empata y
concentracin en los mensajes del comunicador son prerrequisitos de la
comprensin. A la gente le gusta que se le escuche se le tome en serio y se le
comprenda. Por lo tanto, el administrador no debe interrumpir a sus subordinados ni
llevarlos a adoptar una actitud defensiva. Tambin es conveniente tanto ofrecer como
solicitar retroalimentacin, ya que sin ella es imposible saber si el mensaje fue
comprendido o no. Para suscitar una retroalimentacin honesta, los administradores
deben crear una atmsfera y seguridad, asumiendo un estilo de liderazgo de apoyo,
en el que se prescinde del acento de la categora.
Escuchar es una habilidad que puede desarrollarse, keith Davis y john Newstron
propusieron 10 principios para el perfeccionamiento de la capacidad de escuchar:
El primer y ltimo principio son los ms importantes, para poder escuchar lo primero
que debemos hacer es dejar de hablar.
Dejar de hablar.
Hacer que el hablante se sienta cmodo.
Demostrarle al hablante que si desea escucharlo.
Evitar distracciones.
Enfatizar con el hablante.
Ser paciente.
Mantener la calma.
Evitar discusiones y crticas.
Hacer preguntas.
Dejar de hablar.
Hay personas, ejecutivos inclusive, para las que la sola idea de tener que pronunciar
un discurso les causa pesadillas. Pero pronunciar discursos y divertirse al hacerlo son
cosas que pueden aprenderse. Un ejemplo clsico de cmo se puede aprender la
comunicacin oral es el estadista Griego Demostenes, quien, tras experimentar el
profundo desaliento que le causo la lamentable imparticin de su primer discurso
publico, se convirti en uno de los mayores oradores de su poca gracias a la
practica, la practica y mas practica.
Los administradores deben inspirar, conducir, comunicar una visin, una idea clara
del propsito de la organizacin es esencial pero insuficiente para dirigir. Esta visin
debe articularse. Esto no solo significa enunciar hechos, sino tambin darlos a
conocer en tal forma que los empleados de la organizacin se sientan inspirados por
el fortalecimiento de sus valores de su orgullo y de sus objetivos personales.
Hacer entender a las personas a las cuales van dirigidos los mensajes, debe ser la
meta principal de toda comunicacin. De esta manera si las personas no quieren or
el mensaje, por lo menos deben tener la oportunidad de que despus de escucharlo
les agrade. Solo estaramos perdiendo el tiempo si nos dirigiramos al objeto
equivocado.
Llegar pues a las personas que se pretende informar es lo esencial en este negocio, y
slo se podr alcanzar esta meta si se tiene bien definido el mensaje que se pretende
comunicar. As si lo que se quiere es vender tenis, no informaremos con tenis, sino
con comodidad.
LOS CLIENTES
Como los clientes son la principal razn de las empresas, debemos tener en cuenta
que clase de informacin les daremos y como se la daremos. Hay tambin que
identificar exactamente el mercado objetivo que se quiere alcanzar, para no cometer
el error de equivocarnos en la campaa publicitaria. Si se quiere vender vestidos
para jvenes no podemos pasar nuestra publicidad, en los comerciales de un debate
parlamentario. Si tenemos en cuenta que los clientes requieren servicios nuevos y los
cuales les proporcionen ms satisfaccin, se hace necesario tener una mayor
comunicacin con ellos.
LOS EMPLEADOS
LOS INVERSIONISTAS
Desde hace ms de una dcada se dejo el pensamiento de que los inversionistas solo
se deban preocupar por el precio de las acciones y por los dividendos. Es importante
hacer saber a los inversionistas el estado de la empresa por medio de editoriales o
prensa especializada, no solo por informar sobre la empresa sino para incentivar a
los inversionistas potenciales las grandes oportunidades de confiar su dinero en
nosotros, tambin se puede posicionar la empresa bajo esta informacin.
Ciertamente esa muy importante mantener una comunicacin con el gobierno con el
fin de que las decisiones que se tomen, no nos afecten o no nos cojan desprevenidos
y tener flexibilidad al cambio. Es vital tener aliados as como personas interesadas
por nuestra empresa por parte del gobierno para que ellos trabajen en pos de
nuestro beneficio. En cuanto al gobierno local tambin cumple un papel primordial el
que ellos sepan que nuestra empresa beneficia al desarrollo de la regin, para que a
su vez nos concedan terrenos, crditos, exenciones de impuestos, etc.
LOS MEDIOS
Como son los medios los que transmiten la informacin, seria absurdo no tenerlos de
nuestro lado o no utilizarlos, al ser masivos la cobertura de nuestro mensaje
aumenta, y por consiguiente los clientes. Como los medios pueden tambin arruinar
la imagen de una compaa es importante tenerlos como aliados.
TELECOMUNICACIONES:
Como puede verse, las telecomunicaciones tienen muchas aplicaciones. Pero para
que los sistema de telecomunicaciones sean eficaces los tcnicos deben hacer todos
los esfuerzos necesarios para identificar las necesidades reales de administradores y
clientes y por disear sistemas verdaderamente tiles.
TELECOFERENCIAS: