HOJAS DE TRABAJO

Las hojas de trabajo (HDT) son instrumentos de investigacin adicionales al protocolo .El protocolo
dice que informacin se debe buscar y como. Las HdT son , por as decirlo, el cuadernillo donde el
auditor ambiental escribe la informacin que va observando y recogiendo a medida que cumple las
instrucciones del protocolo (unidad 4) aplicando las tcnicas de recoleccin de informacin (unidad
59. Son literalmente, su diario de campaa. Estn normalmente escritas a mano en estilo narrativo
y generalmente son conservadas asi.

El propsito de las HdTes:

Dar base a los hallazgos, substanciar las conclusiones.

Dar las razones para el testeo.
Dar una base para revisar la A.A.
Ser una fuente de referencias en caso de disculpa sobre los hallazgos.

Por tanto las HdT deben contener toda la informacin requerida por el protocolo en forma
exacta, clara y legible, para soportar los hallazgos de auditora en forma lgica.
En las HdT el auditor ambiental pone:

Sus observaciones.
Las personas contactadas.
Los resultados de las entrevistas realizadas.
Los registros revisados y sus resultados.
Los test realizados y sus conclusiones parciales.
Los test no realizados, los fracasos, los rechazos, las puertas cerradas, las
respuestas tipo no se puede o estoy muy ocupado.
Copias de documentos.
Negativos de fotos, transparencias, diskettes.
Detalle de sus actividades.

Generalmente las HdT dividen en tres partes:

Informacin sobre los sistemas de manejo.

Las acciones hechas para completar el protocolo.
Resumen y conclusiones.

Ahora veremos estas partes, as como el modo ms apropiado de organizar las HdT.

6.1DESCRIPCION DE LOS SISTEMAS DE MANEJO

El auditor ambiental debe asegurarse de poner en sus HdT una descripcin de los sistemas
internos para mejorar aspectos de cumplimiento ambiental. Debe describir, no juzgar.
Para ese propsito el auditor ambiental puede usar desde descripciones narrativas hasta diagramas
de flujo. La descripcin debe ser lo suficientemente clara como para facilitar la revisin y auditoria
posterior del sistema y su implementacin.
El auditor ambiental puede describir los sistemas de manejo de varias maneras:
HdT a dos columnas
Ej.: Compra, uso y disposicin de aceites
Compras

Tres proveedores usados: A, B, K .El proveedor b no est certificado.

La responsabilidad est bajo el encargado de servicios generales. Este

funcionario no est entrenado.
ALMACENAMIENTO Todos los aceites son almacenados en las reas 4 ,5 y 6.EL rea 5 no
tiene techo.
El uso est documentado en la Pag.2.
uso

Recepcin

Disposicin

Todos los residuos se vierten al sumidero del patio no.1, de donde va al rio
local, en contra del reglamento 141414.

Descripciones de este tipo son las que ms se ajustan a PYMES y empresas no demasiado
grandes, con una sola planta. En cambio, describir los sistemas de empresas con ms capital o
ms de una planta o procesos ms complejos puede requerir otros formatos, descritos a
continuacin:

Varias columnas
Manufactura

COORDINA TODAS
LAS
OPERACIONES DE
MANUFACTURA

Ingeniera

COORDINA
EL
ALMACENA
MIENTO DE
LA BASURA
EN EL AREA
X

Ingeniara ambiental contabilidad

HAULER

HACE
INVENTARIO
MENSUAL
PROGRAMA
AL HAULER
INFORMA A
LA
GERENCIA Y
A LA
OFICINA
DEL
GOBIERNO

COORDINA

LA LLEGADA

CARGA

AL SITIO

ENVIA NOTAS A

REVISA

CONTABILIDAD

TODAS LAS
NOTAS

C.FLUJOGRAMA
EMBARCO DE BASURA FUERA DEL SITIO
SOLICITUD DE COMPRA

LABORATORIO
REGISTRO DEL
ORDEN DE
COMPRA

ANALISIS
MANIFIESTO
AMBIENTAL

COMPRA

TRANSPORTISTA
6.2 Descripciones de las acciones hechas para completar el protocolo
El auditor ambiental debe describir las acciones tomadas para conseguir informacin sobre un
asunto especfico indicado por el protocolo. Por ejemplo: si el protocolo ordena:revise todas
fuentes de emisin de gases, en las HdT ESCRIBA:

Revise los planes de accin de la planta.

Converse con el ingeniero jefe de planta, Sr. Perez.
Recorr toda la planta con el buscando los puntos de emisin.
Registre junto con l y el Ing. Ayudante cuatro fuentes de emisin (dos chimeneas en la sala
secundaria y dos ventiladores en la misma sala)
Compare las fuentes con los planos. Las localizaciones coinciden.
Encontr una perforacin en una de las chimeneas, por debajo de los filtros
Incluya siempre:
La informacin y los hechos.
Las fuentes de informacin.
Las observaciones.
No confe en su memoria!!!
6.3 Resumen y Conclusiones

El auditor ambiental debe escribir un resumen de la informacin que ha registrado. Es preciso que
se tome el tiempo necesario para escribir sus notas. Cada auditor ambiental debe revisar:
Las actividades de auditora que realizo.
Los resultados que consigui.
Las notas que hizo.
6.4 Organizacin de las hojas de trabajo
La presin del trabajo, la velocidad del recorrido por el sitio y las mltiples presiones hacen para el
auditor ambiental difcil hacer HdT completas, organizadas y coherentes mientras hace una A.A. Sin
embargo, debe hacer todo lo posible por tener HdT bien hechas, porque ellas contendrn la
informacin esencial para las conclusiones y el informe de auditora. Por ello, las siguientes
recomendaciones pueden serle tiles:
En el sitio:

Escriba mientras trabaja.

Para cada nuevo tema empiece una nueva hoja.
Revise sus HdT durante el trabajo y cuando haya terminado las actividades.
Sintese y reorgancelas.
Cada auditor debe terminar sus HdT en el sitio, no despus.

Despus del trabajo en el sitio:

Las HdT originales deben ser archivadas en un archivo central y no ser copiadas.
Las HdT sern clasificadas en dos tipos de archivos: archivos permanentes y archivo actual.
Los archivos permanentes incluyen los archivos necesarios para nuevas A.A. de la misma planta.
Por consiguiente contiene la informacin medioambiental bsica del sitio, como:

Listados de los procesos, unidades, etc.;

Copias de los permisos
Cuestionarios de control interno
Cedulas de documentacin
Copias de la ltima declaracin ambiental, etc.

El archivo actual contiene toda la evidencia y decisiones finales del auditor de esta A.A., es decir
Notas del planeamiento de la A.A.

Copia del protocolo y resultados del protocolo

Hojas de trabajo
Resultados de los test sobre transacciones y funciones
Evaluaciones de los controles internos
Todo otro procedimiento y evidencia
Actas de reuniones y/o entrevistas

6.5 Implicaciones legales de las HdT

El auditor es responsable de revisar que las HdT sean completas, claras y consistentes. Cuando el
Auditor Lder est conforme con las HdT debe firmarlas dando su aceptacin; entonces se
archivan.
Es esencial que las HdT sean buenas, porque alguien podra requerir que las HdT sean reveladas,
particularmente cuando hay desacuerdas graves sobre los resultados de la A.A., o cuando se entra
en litigio por las consecuencias de una A.A. Si el equipo auditor, la empresa auditora o el auditor
lder deben ir a juicio por las conclusiones o consecuencias de la A.A. buenas HdT sern gran
defensa.
6.6 Resumen
En las HdT el auditor ambiental registra la informacin que recoge y otros detalles de sus
actividades.
Las HdT dan base a los hallazgos de auditora.
Las HdT contienen informacin sobre los sistemas de manejo, las acciones hechas para
completar el protocolo y un resumen y conclusiones.
Los sistemas de manejo pueden describirse: a dos columnas, a varias columnas o mediante
flujo grama.
Las acciones hechas para completar el protocolo deben ser descritas minuciosamente.
El resumen y conclusiones deben ser elaborados cuidadosamente.
Las HdT deben ser conservadas y archivadas adecuadamente.

Lectura sugerida:
Lea el archivo: HdT minimizacin de residuos

Practica 6.1
Vaya a la empresa que ha escogido. Intente comprender como
manejan sus efectos sobre el medio ambiente. Refleje ese
entendimiento en unas hojas de trabajo, en cualquiera de los
formatos que prefiera.