Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
2.1
2.2
2.3
2.4
LES CLIENTS.......................................................................................................................... 16
3.1
3.2
3.3
Marketing ....................................................................................................................................... 19
3.4
Historique ...................................................................................................................................... 19
3.5
Autres ............................................................................................................................................ 20
4.2
4.3
4.4
5.2
L'horloge pointeuse........................................................................................................................ 29
5.3
5.4
LA FACTURATION ................................................................................................................. 32
6.1
6.2
Slectionner le client...................................................................................................................... 32
6.3
6.4
6.5
Lencaissement .............................................................................................................................. 40
La montique ................................................................................................................................. 43
7.2
7.3
7.4
7.5
LA CAISSE .............................................................................................................................. 50
8.1
8.2
9.2
10.2
10.3
10.4
10.5
11.2
11.3
11.4
12.2
12.3
12.4
12.5
Dplacer un rendez-vous............................................................................................................ 74
12.6
12.7
12.8
13.2
13.3
14 LA MUSIQUE .......................................................................................................................... 82
15 IKONET ................................................................................................................................... 83
15.1
15.2
1 DEMARRAGE DE MERLIN
Vous venez d'installer Merlin X2 sur votre ordinateur. Ce logiciel est destin la gestion d'un salon de coiffure et son
interface a t spcialement adapte pour une utilisation facile et rapide.
Que ce soit une version de dmonstration ou une version dfinitive de Merlin X2, les premires tapes de mise en
route sont identiques. Nous avons conu ce document pour vous accompagner dans la prise en main du logiciel.
Aprs l'installation de Merlin X2, une nouvelle icne apparat sur votre bureau de Windows.
L'cran principal
est compos dune
srie dicnes
propres la
facturation et au
travail quotidien du
salon,
et dune srie
dicnes propres
Internet :
Serveur Ikonet.
Internet (favoris).
Messages.
En haut de l'cran :
La date : en cliquant dans la zone o s'affiche la date, vous avez la possibilit de slectionner une date
diffrente de la date du jour.
Attention : Les tickets seront enregistrs la date affiche dans cette zone !
Se rappeler d'un vnement pour la journe (Pense-bte). Neige abondante, grve des
transports....Cette information sera prcieuse pour vos statistiques.
Accder l'aide.
Quitter le logiciel.
Les icnes :
Clients en attente : Affiche la liste des clients prsents dans votre salon, mais qui nont pas encore t pris
en charge. Le simple fait de cliquer sur un nom prsent dans cette liste, le fait automatiquement passer en
client en cours.
Clients en cours : Affiche la liste des clients actuellement pris en charge dans le salon. Le simple fait de
cliquer sur un nom prsent dans cette liste, ouvre automatiquement la facturation pour ce client.
Le temps dattente des clients est par ce fait automatiquement mesur ds leur arrive dans le salon.
2 LES SERVICES
Les services se divisent en deux catgories :
, Prestations
, Fiches
Bien quelle contienne beaucoup de zones, seules les informations suivantes sont indispensables :
Le nom de la prestation.
La famille (Ligne) de prestations laquelle elle se rapporte.
Le prix de vente TTC.
La catgorie de client sur laquelle elle sapplique.
Le temps d'excution en minutes.
Le temps de pause.
Attention : le nom donn la prestation sera imprim sur le ticket de caisse. Donc vitez les
abrviations.
Une liste fixe de familles de prestations existe dj. Choisir la famille qui se rapporte le mieux la
prestation que vous crez, par exemple "Balayage carr" ira plutt dans la famille "Mches".
Vous pouvez galement si vous le souhaitez ajouter une famille et une sous-famille. (Reportez-vous au
chap. 2.1.2 Crer une famille et chap.2.1.3 Crer une sous-famille).
3) Slectionnez la catgorie de clients sur laquelle cette prestation sapplique laide de la case
cocher. Cette slection est importante car elle vous permet lors de la facturation de ne faire
apparatre que le tarif correspondant la catgorie du client (Ceci permet un gain de temps, mais
aussi, vite les erreurs).
4) Le filtre vous permet de dfinir si la prestation est ou non exclusive une tranche dge.
5) Saisissez ensuite dans la zone de saisie "Prix Vte", le montant TTC que vous allez facturer vos
clients. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la petite calculatrice et d'utiliser les touches de celle-ci
pour inscrire le montant.
6) Renseignez ensuite de la mme faon "temps d'exc. en min" qui correspond au temps moyen de
ralisation de cette prestation.
Attention : Le carnet de rendez-vous prenant en charge les temps d'excution et de pause de la
prestation, pensez bien saisir ces renseignements lors de la cration. Ces informations permettront
de connatre le temps de prise en charge d'une cliente en fonction des prestations qu'elle souhaite.
7) Indiquez le taux de T.V.A appliqu sur cette prestation.
Code article : lorsque vous tes sur l'cran de la facturation et que vous insrez ce code, la prestation est
automatiquement enregistre dans la facturation de la cliente.
Code-barres : donnez un code si vous souhaitez par exemple utiliser cette prestation dans vos fiches
suiveuses. (Voir Chap.11.4 Les fiches suiveuses).
D'autres fonctions sont disponibles dans chaque onglet, par des "cases cocher" ou un choix dans une liste
droulante.
Gain de points et Payable par points : Dans le cadre de la fidlisation, ces deux options
dterminent si la prestation va permettre votre client de cumuler des points ou sil va pouvoir la
rgler avec ses points.
Vous pouvez alors dterminer le nombre de points gagns et le nombre de points utiliss.
Ajouter aux favoris : Cette option permet de faire une prslection des prestations les plus utilises,
pour les retrouver plus rapidement lors de la facturation.
Afficher en facturation : par dfaut cette case est coche. Dcochez-la si vous ne souhaitez pas
que cette prestation soit facture individuellement. Cest le cas des prestations cres uniquement
pour la construction des forfaits ou des abonnements.
Afficher en facturation : Si une prestation ne peut pas tre facture seule, mais est utilise
uniquement dans un forfait par exemple, alors dcochez cette option.
Prix Vte conseill : prix de la prestation qui est conseill par un groupe ou une franchise par
exemple.
Part excutant : part en pourcentage qui revient un collaborateur qui ne travaille pas dans le salon.
Longlet Forfaits/Abonnements affiche la liste des forfaits et des abonnements o la prestation est utilise.
Longlet Prestations quivalentes permet de rajouter des prestations qui pourront tre utilises lors de la
consommation dun abonnement la place de cette prestation.
Longlet Produits permet de noter les produits qui sont utiliss pour lexcution de ce service.
Pour ajouter les produits cliquez sur le bouton Plus. Pour chaque produit vous pourrez dfinir la quantit utilise.
Cette quantit peut tre dfinie en valeur, fraction, pourcentage ou volume.
Si vous renseignez cette partie, vous pourrez alors comparer la consommation de produits aux prestations factures
dans le module Analyse de la consommation . (Voir Manuel Fonctions avances, Module Stock).
Longlet Rendez-vous permet de dfinir si la prestation est utilise dans le carnet de rendez-vous.
8) Une fois que vous avez fini de remplir votre fiche prestation, cliquez sur
pour la valider.
Vous retrouvez dans votre liste de prestations celle que vous venez de crer. Faites de mme pour vos
autres prestations.
2) La fentre "Famille" s'affiche l'cran. Pour des raisons statistiques les familles sont classes par
groupe (ou catgorie de Chiffre d'affaires).
3) Choisissez celui qui correspond votre cration. Sil nexiste pas, cliquez sur
"AJOUTER/MODIFIER" pour crer un groupe pour votre famille.
4) Donnez un nom votre nouvelle famille.
5) Vous pouvez lui attribuer un pictogramme en cliquant sur l'image.
6) La partie "abrg" est le nom de la famille tel qu'il apparatra dans l'cran de facturation.
7) Cochez ensuite les options en fonction de votre choix :
Visible en facturation : la famille sera accessible en facturation.
pour valider.
Les forfaits : il sagit d'un ensemble de prestations effectues lors de la mme visite et vendues un
prix unique. La liste des prestations du forfait ne peut pas tre modifie.
Les factures prtablies : ce sont des listes prdfinies destines acclrer la saisie de prestations
factures individuellement. Chaque prestation garde son prix (qui peut tre modifi) et chacune des
prestations peut galement tre modifie ou supprime.
, Prestations
, Forfaits
Attention : un forfait est obligatoirement constitu de services existants dans la liste des prestations ou de produits
dans votre stock. Vous ne pouvez pas crer un forfait "Shamp Coup - Brush" si dans la liste des prestations, il
n'existe pas au moins un shampoing, une coupe et un brushing.
Vous accdez ainsi la liste des forfaits.
10
Permet de slectionner tous les produits affichs dans la liste en haut droite de lcran.
Permet denlever tous les produits se trouvant dans la liste des produits slectionns.
pour valider.
Une fois que vous avez ajout les prestations et/ou les produits composants votre forfait, vous pouvez
modifier chaque prix pour que le prix global corresponde au prix de vente de votre forfait.
Pour fixer votre prix de vente il y a deux solutions :
En en saisissant le prix de vente du forfait.
Merlin rpartira automatiquement la remise sur les prestations et les produits.
En dfinissant le prix de chaque lment du forfait pour arriver au prix de vente souhait.
D'autres fonctions sont disponibles dans des onglets, par des "cases cocher" ou un choix dans une liste
droulante.
Dans lOnglet Gnral :
Gain de points et Payable par points : Dans le cadre de la fidlisation, ces deux options
dterminent si le forfait va permettre votre client de cumuler des points ou sil va pouvoir le rgler
avec ses points. Vous pouvez alors dterminer le nombre de points gagns et le nombre de points
utiliss.
Utiliser comme facture prtablie : saisir en une fois toutes les prestations sur la facture sans
afficher le nom du forfait.
Afficher en facturation : dtermine si le forfait doit apparaitre en facturation ou non.
Afficher dans les Rendez-vous : si la case est coche, ce forfait sera accessible dans le carnet de
rendez-vous.
Rendez-vous en ligne : dtermine si le forfait peut tre utilis pour la saisie des rendez-vous en
ligne.
Longlet Vente affiche la liste des clients qui vous avez factur ce forfait, avec la date, le nom du client et le
montant factur.
Longlet Collaborateur permet de dfinir un prix de vente diffrent en fonction du collaborateur qui excute le forfait.
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, Prestations
, Tarifs
2) Saisissez le Nom de votre tarif (par exemple : tudiant -10 %) puis son nom Abrg (ET -10).
Vous devez dabord dfinir le type de remise que vous allez appliquer :
4) Cliquez sur
Ex. 18:00)
Un rond vert dans la colonne permanent vous informe si ce tarif sapplique automatiquement.
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Permet denlever toutes les prestations se trouvant dans la liste des prestations dj
slectionnes.
Pour ajouter un ou des produits, allez sur longlet Produits et cliquez sur Ajouter un lment .
Cette fentre dispose de 5 listes de tris :
Fournisseur
Famille
Type
Sous-famille
Gamme
Pour choisir les produits sur lesquels s'appliqueront ce tarif, choisir parmi ces 5 critres ceux qui
correspondent vos produits.
Pour slectionner un produit, il suffit de cliquer sur le produit se trouvant dans la liste en haut droite pour
l'inclure votre liste (en bas droite).
Permet de slectionner tous les produits affichs dans la liste en haut droite de lcran.
Permet denlever tous les produits se trouvant dans la liste des produits slectionns.
pour valider.
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Une fois que vous avez dfini la mthode appliquer, cliquez sur Changer Prix , la fentre "Modification"
s'affiche l'cran.
1) Slectionnez laide des flches sil sagit dune augmentation ou dune diminution.
2) Saisissez ensuite le montant de la remise.
3) Cliquez sur
5) Cliquez sur
Ex. 18:00)
Un rond vert dans la colonne permanent vous informe si ce tarif sapplique automatiquement.
Attention : si vous avez plusieurs tarifs application automatique, ils sappliqueront en fonction de lordre de priorit
que vous avez renseign.
14
1) Cliquez sur
, Prestations
, Abonnements
2) Renseignez :
le nom
la ligne laquelle il appartient
le code barre et/ou le code (si besoin)
le numro d'affectation comptable si vous le connaissez
la priode de validit de l'abonnement (exprime en mois)
la catgorie concerne par cet abonnement
le filtre : permet d'inclure ou d'ignorer une catgorie de tranche d'ge
la tranche d'ge sur laquelle se fera le filtre
3) Indiquez ensuite les lments (Prestations/Produits) qui seront inclus dans cet abonnement. Lorsque
vous aurez choisi l'ensemble des prestations/produits qui composent l'abonnement, il faudra cliquer
sur la zone quantit de chaque lment afin d'y insrer la quantit requise.
4) Saisissez ensuite le prix de votre abonnement, soit en cliquant sur chaque zone prix et en la modifiant
pour chaque prestation/produit, soit en modifiant le prix total de l'ensemble de l'abonnement. (Merlin
X2 ajustera automatiquement la baisse sur l'ensemble des prestations/produits qui composent
l'abonnement).
5) Cliquez sur
Remarque
Un client peut se servir de son solde dabonnement pour rgler une autre prestation qui ne ferait pas
partie de labonnement. Donc son solde dabonnement ne correspondra plus aux quantits de prestations
restantes pour son abonnement.
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3 LES CLIENTS
Votre fichier client est important. Il reprsente votre fonds de commerce et doit tre renseign avec le plus
grand soin. De faon obtenir des renseignements suffisamment prcis, nous vous conseillons de demander
aux clients de remplir une fiche destine amliorer la qualit du service que vous leur proposez.
Vous pouvez galement accder la fiche client par Management/Client/Fichier client (vous aurez plus
doptions).
Vous accdez la liste des clients.
Pour trouver rapidement votre client commencez par taper les premires lettres de son nom (3 ou 4 suffisent
en gnral) directement sur le clavier ou laide de lindex alphabtique (si vous utilisez un cran tactile par
exemple). Le nom en haut de la liste sera le premier nom, dans lordre alphabtique, qui commence par les
lettres que vous avez tapes.
Effacer le contenu de la zone de recherche.
Effacer la dernire lettre saisie dans la zone de recherche.
Permet daccder diffrentes fonctions telles que la suppression, lexport, limpression ou la fusion
de deux clients (uniquement visible si vous accdez la fiche client par le Management).
Permet de faire une prslection de clients partir de filtres crs dans le marketing (uniquement
avec la version Pro ou le Module Marketing)
1) Cliquez sur
Les icnes :
16
: permet daccder au dtail des encours de votre cliente tels que les abonnements.
Tarif affect : affectation d'un tarif spcifique pour cette cliente chaque visite au salon.
Valable jusquau : Date jusqu laquelle le tarif choisit est appliqu automatiquement.
Langue parle : pour les zones frontalires, choisissez ici la langue dans laquelle vous allez imprimer vos
mailings.
Catgorie soc pro (Catgorie socio-professionnelle) : ce critre vous aidera affiner vos slections
lorsque vous dsirerez effectuer un mailing.
Origine contact : saisissez ici, si vous en avez connaissance, le motif pour lequel votre cliente est venue la
premire fois dans votre salon (pub, vitrine, parrainage...).
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Les icnes :
Sous ces icnes, Merlin affiche la liste des fiches techniques existantes pour cette cliente.
Pour visualiser une fiche prsente dans cette liste, il suffit de cliquer deux fois rapidement dessus.
Si vous souhaitez imprimer une fiche technique, cliquez dessus afin de la slectionner puis cliquez sur le
bouton "Imprimer". Une visualisation de cette fiche sera disponible avant son impression.
Pour supprimer une fiche technique de la liste, slectionnez-l en cliquant dessus puis cliquez sur le
bouton "effacer". Un message de confirmation apparat lors de la suppression d'une fiche.
Par la calculatrice
: cliquez dessus puis utilisez les touches de celle-ci pour insrer le montant.
Votre nouvelle fiche technique apparat alors dans la liste des fiches avec licne de la famille laquelle
elle appartient, la date de cration et le nom de cette famille.
3.3 Marketing
La zone "Marketing" liste les oprations marketing dont le client a t la cible. Pour chaque opration
marketing, on voit apparatre le nom de l'opration et la date laquelle cette opration a t lance.
Critre de Tri 1 et 2 : Ce sont deux listes que vous pouvez librement remplir. Ces lments pourront tre
utiliss comme critre lors de la cration d'un filtre marketing.
Ces deux fonctions ne sont disponibles que si vous utilisez la version MerlinX2 Pro, le Module
Marketing ou le service X2Mail.
La zone "Filleule" affiche le nom des clients qu'il a parrain ainsi que leur nombre de visites.
3.4 Historique
L'onglet Historique est utilis pour le suivi de la cliente au salon.
Onglet "Visites"
Affiche l'historique des visites de la cliente. Pour chaque ligne de visite, vous visualisez le montant
et la date laquelle la facture a t ralise.
Si vous cliquez sur une des factures de cette liste, vous accdez au dtail de celle-ci.
L'icne
Onglet "Ventes"
Affiche l'historique des ventes effectues auprs de ce client. Pour chaque ligne, vous
apercevez le montant, la famille et la date laquelle la facture a t ralise.
Onglet "Services"
Affiche l'historique des services effectus pour ce client. Pour chaque ligne, vous apercevez le
montant, la famille et la date laquelle la facture a t ralise.
Permet de comparer, dune anne sur lautre, les prestations effectues par votre client, ainsi que
les produits quil a achets, en nombre ou en valeur.
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3.5 Autres
Partie "Fidlisation" : Cette fonction n'est disponible que si vous utilisez la version MerlinX2 Pro ou le
Module Fidlisation.
Profil : Slectionnez dans la liste, le profil de fidlit mettre en place pour ce client.
Date de souscription : Slectionnez la date de souscription du profil.
Date de fin : Elle se remplira automatiquement en fonction de la dure de validit renseigne lors
de la cration du profil.
Partie "Internet" : Cette partie est utilise pour la prise de rendez-vous en ligne.
Compte : Insrerez le login d'identification pour ce client.
Mot de passe : insrez le mot de passe de ce client.
Partie "Rfrences bancaires" : Si besoin et titre dinformation, saisissez le R.I.B, le Nom de la
banque, le n de la Carte de crdit, et la date d'expiration.
Prfrences pour les rendez-vous : Cette partie est utilise pour la prise de rendez-vous en ligne et
permet de dfinir les prfrences du client pour ses rendez-vous.
Bouton "tiquette" : Ce bouton vous permet d'imprimer une tiquette pour l'envoi de courrier. Pour
paramtrer vos tiquettes reportez-vous au chap.11. Etiquettes.
Bouton "Commande" : Cette fonction nest disponible que si vous utilisez la version Merlin X2 Pro ou le
Module Stock.
Il permet d'accder la liste des produits que vous avez commands spcialement pour cette cliente.
Vous pouvez crer une "commande client" directement partir de cette icne, mais le plus souvent vous
serez amen le faire partir de la facturation (voir Manuel Fonctions avances).
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4 LES PRODUITS
Pour activer rapidement votre stock, nous vous conseillons de suivre la dmarche dcrite ci-aprs :
Attention, dans la version Solo ou la version Light, et sans le module stock, vous ne grer ni les quantits
ni les mouvements de produits, comme les commandes, les entres et les sorties de stock, les
inventaires...
Vous pouvez vendre vos produits mais vous navez pas de suivi sur lcoulement de vos stocks.
, Stock
, Imports
1) Slectionnez dans la liste le fournisseur pour lequel vous souhaitez importer les produits.
2) Cliquez sur le bouton "Lancer l'import slectionn".
Une fois limport termin, les nouveaux produits seront dans votre stock.
Recommencez lopration pour importer un autre fournisseur.
N'afficher que les nouveaux imports : Si cette case est coche, seuls les nouveaux imports de produits
seront affichs (ceux que vous navez pas encore imports).
21
Les "Fournisseurs ": un fournisseur est une socit qui distribue une seule marque, exemple :
l'Oral
Les "Distributeurs" : un distributeur est une socit qui propose plusieurs marques qu'il ne fabrique
pas lui-mme, par exemple: CAC, Coiffidis).
, Stock
, Fiches Fournisseurs
3) Cliquez sur
pour lenregistrer.
De la mme faon que vous avez cr un fournisseur vous pouvez crer un distributeur, sauf que vous devrez
prciser, en plus, de quel(s) fournisseur(s) il distribue les produits (dans longlet fournisseurs).
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, Stock
, Fiches Produits
Vous obtenez la liste des produits correspondant aux fournisseurs que vous avez imports lors du premier
dmarrage.
Vous constatez que les produits se situent sur la droite de lcran.
La partie gauche correspond au classement du produit. Ceci afin de pouvoir y accder plus rapidement.
1) Cliquez sur
2) Renseignez au moins:
3) Renseignez si besoin :
Le code barres. Si vous utilisez une douchette, cliquez dans cette zone et scannez le
produit, le code barres sera saisi immdiatement.
La gamme laquelle il appartient.
Le conditionnement (nombre de produits par carton).
Le nombre dapplications.
Le nombre de produits en Sortie tampon (produits utiliss en vitrine par exemple).
Le Prix dachat catalogue HT (prix cotant du produit).
Le prix d'achat catalogue HT du produit servira calculer le prix dachat rel du produit en fonction du
fournisseur et de ses conditions commerciales.
4) Cliquez sur
23
1) Cliquez sur
, Stock
2) Slectionnez les produits pour lesquels un changement de prix va tre appliqu. Pour cela aidez-vous
des critres de slection afin d'affiner votre recherche.
pour valider.
Permet de slectionner tous les produits affichs dans la liste en haut droite de lcran.
Permet denlever tous les produits se trouvant dans la liste des produits slectionns.
Pour un changement de prix manuel (changement de prix manuel pour chaque produit) :
Vous avez deux possibilits :
dfinir pour chaque produit le nouveau prix en cliquant sur la zone "Prix de vente" puis en y indiquant
son nouveau prix.
indiquez le nouveau rapport appliquer au Prix Unitaire Moyen Pondr (PUMP) afin de dfinir le
nouveau prix de vente.
Aprs avoir dfini vos changements de prix, cliquez sur le bouton
pour enregistrer vos
modifications.
Confirmez ensuite les changements de prix appliquer en cliquant sur "OUI".
Exemple 1 :
Pour une augmentation du prix de vente de 10% on aura :
Augmentation
Mthode : Pourcentage
Montant : 10
Colonne de rfrence : Prix de vente
Exemple 2 :
Appliquer un coefficient de marge de 2 sur le prix dachat catalogue on aura :
Coefficient
Mthode : Coefficient
Montant : 2
Colonne de rfrence : Prix catalogue
Vous pourrez visualiser vos changements de prix, en fonction des rglages effectus.
9) Aprs avoir dfini vos changements de prix, cliquez sur le bouton
modifications.
25
5 LES COLLABORATEURS
Faisant partie des deux lments strictement ncessaires pour travailler avec Merlin (avec la liste des
services), la configuration du module personnel ncessite une attention toute particulire.
, Personnel
, Fiche
Vous pouvez trier la liste des collaborateurs dans un ordre diffrent de l'ordre alphabtique. C'est dans cet
ordre qu'ils apparatront lors de la facturation. Slectionnez un collaborateur dans la liste puis cliquez sur un
de ces deux boutons pour :
26
Niveau d'accs : permet de limiter l'accs du collaborateur aux fonctions protges du logiciel dont le
niveau de protection est infrieur ou gal au sien.
Il existe 4 niveaux. Slectionnez une cl pour dterminer le niveau d'accs de votre collaborateur.
Ainsi, seuls les collaborateurs ayant au minimum une toile apparatront en facturation et/ou dans le
carnet de rendez-vous, lors du choix de l'excutant pour cette famille de services.
28
, Outils
, Rglages
, Collaborateurs
Slectionnez dans la colonne de gauche Horloge pointeuse puis droite cochez "Pointeuse active".
Attention: lorsque lhorloge pointeuse est active vous ne pouvez facturer que si au moins un
collaborateur a point.
Dautre part, seuls les collaborateurs prsents (ayant point) pourront tre dsigns comme leaders ou
excutants.
Si vous facturez une cliente ayant un leader absent, Merlin vous demandera automatiquement de
dsigner un nouveau leader parmi les collaborateurs prsents.
1) Lorsque vous tes l'cran principal de Merlin appuyez sur la touche " " de votre clavier (en haut
droite de votre clavier, au-dessus de la touche 9 du pav numrique).
2) La fentre "Mot de passe" s'affiche l'cran.
3) Saisissez votre mot de passe collaborateur puis cliquez sur
pour le valider.
4) Vous avez point, Merlin note l'heure laquelle vous tes arrive et affiche un message sur lcran.
1) Lorsque vous avez fini votre journe, appuyez sur la touche " ".
2) La fentre "Mot de passe" s'affiche l'cran.
3) Saisissez votre mot de passe collaborateur puis cliquez sur
pour le valider.
4) Vous avez "dpoint", Merlin X2 note l'heure laquelle vous tes partie.
Remarque: Vous pouvez utiliser des cartes de pointage code-barres, il suffit simplement de scanner la
carte laide de la douchette pour pointer.
29
de l'cran principal. La
saffiche au niveau de lheure darrive pour les collaborateurs qui ont points.
, Personnel
, Gestion du temps
, Pointeuse
pour limprimer.
1) Cliquez sur
, Personnel
, Equipe
2) Cliquez ensuite dans le champ "Nom de l'quipe" afin de lui donner un nom.
3) Slectionnez dans la liste des collaborateurs ( gauche) celui que vous souhaitez ajouter votre
quipe et appuyez sur
Pour retirer un collaborateur de la liste "Membres de l'quipe", slectionner-le puis cliquez sur
4) Vous pouvez choisir une image pour reprsenter votre quipe en cliquant sur
5) Cliquez sur
30
Cliquez sur
1) Cliquez sur
Le tableau affiche le nom du collaborateur, les date dpart et de retour et la catgorie de l'absence.
31
6 LA FACTURATION
Maintenant que vous avez saisi le tarif de vos prestations, ainsi que vos produits, avant de facturer vous
devez paramtrer votre ticket de caisse.
, Outils
, Rglages
1) Cliquez sur l'onglet "Caisse", puis dans la liste de gauche sur "Format du ticket".
2) Remplissez "En-tte du ticket" et "Pied du ticket" avec les informations que vous souhaitez faire
apparatre sur le ticket.
Par exemple dans len-tte du ticket les coordonnes de votre salon et dans le pied du ticket une phrase
de remerciement.
, de lcran principal.
Nouveau client.
Client existant.
Client de passage.
32
5) Cliquez sur
Fentre Homonyme
Si le nom de famille du client existe dj dans le fichier, Merlin vous propose la liste des Homonymes.
Choisissez le client dans la liste, sinon cliquez sur
33
Le choix des prestations s'effectue par famille. Ci-dessus les familles de prestations sont alignes
horizontalement au-dessus de la prvisualisation du ticket.
34
2) Slectionnez l'abonnement auquel la cliente souhaite souscrire, par exemple: "Balayages courts*5".
3) Slectionnez le collaborateur qui effectue la vente de cet abonnement.
4) L'abonnement s'affiche dans le ticket.
5) Cliquez sur "Encaissement".
Une fois le solde abonnement du client crdit du montant de l'abonnement, le dcompte des
services et/ou des produits consomms est entirement automatis.
35
"Encours" apparait, dans la barre de facturation entre les choix "Forfaits" et "Ventes".
Vous pouvez galement slectionner directement la prestation en cliquant sur la famille de prestations de
cet abonnement, (dans notre exemple "Balayage"), et slectionnez ensuite la prestation de l'abonnement
("Balayage court").
2) Slectionnez le collaborateur qui a excut la prestation.
La prestation s'affiche dans le ticket dune couleur diffrente. Ce qui confirme que la prestation fait partie
de labonnement de la cliente, ce qui sappelle "une consommation dabonnement".
Le prix forfaitaire du service et/ou du produit est inscrit dans la case "Prix", alors que la case "Tarif"
rappelle son prix de base.
3) Cliquez sur "Encaissement".
Vous remarquerez que le montant de la prestation s'affiche dans une ligne "Abonnement".
Le solde dabonnement de la cliente se trouve alors dduit du montant quivalent cette consommation,
et ainsi de suite jusqu que ce solde passe zro, ce qui voudra dire que la cliente a termin son
abonnement.
"Abonnement personnalis".
1) Renseignez :
Le nom.
Le code barre et/ou le code (si besoin).
La priode de validit de l'abonnement (exprime en mois).
La priode de franchise (exprime en jours)
2) Vous pouvez fixer des limites sur la dure entre chaque utilisation et le nombre dutilisations sur une
priode donne.
3) Indiquez les lments (Prestations/Produits/Forfaits/Abonnements) qui seront inclus dans cet
abonnement. Lorsque vous les aurez choisis, il faudra cliquer sur la zone quantit de chaque lment
afin d'y insrer la quantit requise.
4) Saisissez ensuite le prix de votre abonnement, soit en cliquant sur chaque zone prix en la modifiant
pour chaque prestation / produit, soit en modifiant le prix total de l'ensemble de l'abonnement. (Merlin
X2 ajustera automatiquement la baisse sur l'ensemble des prestations/produits qui le composent).
Quand vous ajoutez un forfait ou un abonnement, ce n'est pas le forfait ou labonnement en lui-mme
qui est ajout, mais son contenu (prestations et produits).
5) Cliquez sur
36
En cliquant dessus vous avez accs des informations supplmentaires sur votre cliente :
Lorsque vous devez facturer un produit qui figure dans l'historique de la cliente, slectionnez-le
directement en cliquant dessus, il vient se rajouter la facture en cours.
Avoir (case cocher): il peut arriver quune cliente vous rapporte un produit qui ne lui conviendrait pas
dans le but de se faire rembourser. Plutt que de restituer la somme reprsente par ce produit, vous
avez la possibilit de constituer un avoir dont le montant ira incrmenter le solde de votre cliente.
Devis (case cocher): cliquez simplement sur la case devis pour diter un ticket qui ninterviendra pas
dans votre comptabilit mais qui restera mmoris dans la fiche de votre cliente.
37
6.4.5 Remises
Cette fonction permet dappliquer des remises.
1) Cliquez sur "Remise", choisissez si la remise se fait :
En pourcentage ou en montant.
En augmentation ou en diminution.
2) Choisissez le montant de la remise en ou en % en fonction de votre choix, le nouveau prix saffiche
alors. Vous pouvez aussi saisir directement le nouveau montant, Merlin calculera la remise.
3) Validez la remise en cliquant sur
38
6.4.8 Beauty-Cards
Cette fonction permet de crer et facturer des Beauty Cards, pour plus de dtails reportez-vous au
Chap.7.5 La Beauty Card.
39
6.5 Lencaissement
Une fois les lments de la facture renseigns, cliquez sur le bouton "Encaissement" pour slectionner le
moyen de paiement de votre cliente.
4) Validez lencaissement :
40
Cliquez sur
. A laide de la calculatrice saisissez le montant du premier chque.
Choisissez ensuite la date laquelle ce chque sera encaiss.
Rptez lopration sil y a plusieurs chques diffrer.
Vous pouvez voir le montant de la facture et le reste payer qui est automatiquement calcul, en fonction
des chances enregistres.
La liste des chances avec les dates et les montants saffiche lcran.
6) Cliquez sur
, Outils
Rglages
4) Appuyez sur
ou
5) Un message apparat, vous informant que le montant est suprieur celui du ticket. Cliquez sur Oui.
La fentre "Pourboires" s'affiche l'cran.
Les collaborateurs qui ont excuts les prestations/ventes/packages saffichent en vert.
Vous pouvez cocher "Excutants seulement", en bas gauche, afin de faire apparatre que les
collaborateurs qui se sont occups de cette cliente.
6) Cliquez sur la partie "Montant" et saisissez le montant du pourboire attribuer chaque
collaborateur.
Ce bouton
7) Cliquez sur
41
42
1) Cliquez sur
, Prestations
, Autres recettes
2) Renseignez le libell "Avance de montique" par exemple, et dans "Ligne" choisir "Montique".
Vous ntes pas oblig dindiquer de code ou de code-barres.
3) Saisissez le prix qui correspondra au montant de lavance en .
Il est possible de dfinir une valeur suprieure au prix de vente.
Lors de la facturation d'un tel lment, le client est factur du prix de vente mais son solde montique est
crdit de la valeur (lorsque celle-ci est dfinie).
, droite du
Remarque:
Un rglage permet d'afficher le solde montique sur le ticket de caisse, lorsque le client en a un.
Pour cela aller dans Management / Outils / rglages / Caisse / Impression ticket.
Cochez "Afficher le solde montique du client".
43
, Prestations
, Autres recettes
1) Cliquez sur
, renseignez le libell et choisir la ligne Bon dachat . Vous ntes pas oblig
dindiquer de code ou de code-barres.
2) Il est possible de dfinir une valeur suprieure au prix de vente.
Lors de la facturation, le client sera factur du prix de vente mais le bon dachat sera crdit de la
valeur (lorsque celle-ci est dfinie).
3) Si vous souhaitez contrler la vente et lutilisation de ces bons, numrotez-les.
Pour activer le suivi des bons dachat, aller dans Management / Outil / Rglages /Facturation /
Gnral.
Cochez :
Vrifier les numros des bons dachat vendus.
Vrifier les numros des bons dachat consomms.
Ne consommer que les bons dachat dj vendus.
44
1) Cliquez sur
/ Prestations
/ Autres recettes
2) Renseignez le libell et dans ligne, choisissez "Autres recettes". Vous ntes pas oblig dindiquer
de code ou de code-barres.
3) Vous pouvez renseigner le prix maintenant ou le prciser lors de la facturation.
45
"Encours" apparait, dans la barre de facturation entre les choix "Forfaits" et "Ventes".
Les prestations s'affichent dans la facturation dune couleur diffrente, ce qui confirme quelles font
partie du chque cadeau de la cliente.
46
Vous pourrez alors visionner tous les chques cadeaux non consomms et non prims.
A partir de cet cran vous pourrez galement affecter au client en cours un chque cadeau offert une
autre personne.
Permet dinsrer dans le ticket en cours les prestations slectionnes ( laide de la case
cocher).
Dans la liste de gauche, slectionnez "Chque cadeau". Le dtail des chques cadeaux du client
saffiche lcran.
Il est possible de modifier :
47
1) Cliquez sur
/ Prestations
/ Autres recettes
2) Dans la zone "libell" inscrire "Beauty Card" et choisir la ligne "Autres recettes".
Ces deux informations suffisent dfinir une Beauty card. Il nest pas ncessaire dindiquer de code/codebarres, ni de montant.
Puis, dans les rglages, il est ncessaire dindiquer celle-ci comme tant lautre recette permettant le
crdit dune Beauty Card.
3) Allez dans Management / Outils / Rglages / Facturation / Gnral.
4) Pour "Autre recette crditant les Beauty Cards", choisir "Beauty Card".
Nous allons voir quil existe deux types de carte ; la carte code/code-barres ou la carte puce.
48
Attention : Le propritaire dune carte est celui qui la cre. Par dfaut, le propritaire de la carte nest
pas limit.
Il est possible de saisir une note. Cette information peut tre saisie tout moment: cration, modification.
Elle est visible dans toutes les listes de Beauty Cards: une bulle indique qu'une note est prsente, un
survol de souris sur la ligne affiche l'information.
* Remarques : Si vous avez des cartes pr-imprimes avec code-barres, renseignez le code indiqu sur
la carte, manuellement ou en le scannant laide dun lecteur code-barres. Sinon vous pouvez utiliser le
gnrateur de code-barres . Vous pourrez alors imprimer une tiquette laide du bouton
.
(Attention pour que ce bouton soit actif, vous devez avoir cr au pralable des tiquettes Beauty Card).
Lorsque la Beauty Card est cre des boutons supplmentaires apparaissent.
49
8 LA CAISSE
Maintenant que vous avez factur vos clients, la saisie dtaille des tickets vous fournit une masse
d'informations que vous allez exploiter le plus simplement du monde partir de "la caisse de Merlin".
Vous pouvez accder la caisse de deux faons : soit partir de lcran principal, soit partir de
Management.
Caisse du jour : permet daccder aux informations de caisse sur une journe : recettes, tickets, statistiques,
mouvements de caisse, dpenses, tats de caisse et tableaux de bord
Attention : Si vous y accdez partir de lcran principal, vous naurez accs qu la journe en cours.
Caisse du mois : permet daccder aux mmes informations de caisse mais sur un mois. Un calendrier vous
permet de choisir le mois afficher.
Caisse priode : permet daccder aux mmes informations de caisse mais sur une priode que vous
choisissez sur un calendrier.
Vous pourrez aussi directement choisir de consulter vos chiffres sur le dernier mois complet, la dernire
semaine complte, le 1er du mois, le dernier trimestre ou l'anne complte depuis le 1er janvier.
, Caisse
, Caisse du jour
Attention : il ny a pas de notion de clture dans Merlin, vous ntes pas oblig de visualiser et dimprimer vos
informations de caisse le jour mme.
1.
2.
3.
4.
50
1. Statistiques de caisse : vous permet d'accder aux performances du salon et de les imprimer.
2. Gestion des espces : vous permet de consulter les soldes et de saisir les mouvements en espces.
3. Gestion des chques : vous permet de consulter les soldes et de saisir les mouvements de chques.
4. Gestion des cartes bancaires : vous permet davoir le total des recettes "Carte Bancaire", ainsi que la
liste des clients qui ont utiliss ce mode de paiement.
Moyenne
Affiche le dtail des moyennes sur la journe ou la priode choisie ; CA moyen, Fiche moyenne, Nb
de visites moyen, Ca total, Nb de visites total.
Dpenses
Permet d'afficher, de modifier, ou de supprimer des dpenses. (voir chap.9 Les dpenses).
Panels X2
Panel X2 vous permettra de comparer les performances de votre salon aux performances dautres
salons de type identique en France (sous rserve dinscription).
Dtails de caisse
La partie gauche affiche les ralisations : votre chiffre daffaires en prestations et ventes en faisant
ressortir les remises consenties.
La partie droite affiche le dtail des encaissements.
Les nombres prcds dun signe de couleur rouge expriment les prestations ralises pour
lesquelles vous navez pas encore encaiss dargent.
Les nombres prcds dun signe + de couleur bleue expriment des entres dargent indpendantes
des prestations ralises.
Enfin, le cartouche situ en bas de lcran vous permet dun seul coup dil d'avoir des rsultats en
visites et en chiffre daffaires sur la priode concerne.
Tickets
Cet cran vous permet d'afficher la liste de tous les tickets raliss dans la priode.
La partie gauche contient la liste proprement dite tandis que la partie droite affiche le ticket qui est
slectionn dans la liste, tel quil a tait imprim.
Vous pouvez trier cette liste en cliquant simplement sur le titre de la colonne sur laquelle vous
dsirez effectuer le tri. Par exemple, un simple clic sur la colonne Paiement, vous permettra de trier
les tickets en fonction du moyen de paiement.
Vous pouvez modifier le moyen de paiement de chaque ticket en le slectionnant dans la liste puis
en cliquant sur l'icne reprsentant des billets en bas et gauche de l'cran.
En bas gauche :
En haut droite :
Permet de filtrer les tickets en fonction dune date, dun montant ou dun service.
Permet dafficher des informations supplmentaires pour chaque ticket.
Permet dafficher ou de masquer le total par moyen de paiement.
Performance
Cet cran vous permet d'afficher sous forme de graphiques, la rpartition du chiffre daffaires de
votre salon. Ces performances sont exprimes en nombre, en chiffre d'affaires ou en pourcentage.
Imprimer
Cette icne permet d'accder et dimprimer directement un tat parmi les 18 tats concernant la
caisse, sur la journe ou la priode choisie. (Pour plus de dtails voir le Chap. 8.1.2 Imprimer votre
fin de journe ou fin de mois).
Verrouillage de la caisse
Permet de verrouiller une priode de caisse pour empcher toutes modifications.
Ticket 3D
Affiche les tickets effectus dans la journe comme sur un carnet de rdv.
52
Crer un profil
1) Cliquez sur "Choix"
2) Cliquez sur
4) Votre profil apparat dans la liste. Double cliquez dessus pour l'ouvrir.
La liste droulante : sert afficher les tats en fonction d'une catgorie.
La liste de gauche : affiche l'ensemble des tats disponibles (voir Chap.10 Les tats).
La liste de droite : affiche votre slection d'tats.
5) Slectionnez dans la liste de gauche les tats inclure dans votre profil:
Si vous vous tes tromp, slectionnez ltat enlever de la liste de droite et cliquez sur
Vous pouvez visualiser ltat en le slectionnant et en cliquant sur
6) Cliquez sur
Imprimer un profil
3) Cliquez sur
53
1) Cliquez sur
, Caisse
, Configuration
, Banques
2) Saisissez vos coordonnes bancaires, elles seront utilises pour les bordereaux de remise en banque.
3) Renseignez le nom du responsable du compte (ce nest pas obligatoire).
4) Choisissez le logo de la banque en cliquant sur
5) Renseignez le solde bancaire ainsi que la date de ce solde (ce nest pas obligatoire).
Vous pouvez ainsi crer plusieurs banques.
54
1) Cliquez sur
situe droite de remise en banque.
2) La ligne "solde" vous indique le montant de votre solde actuel.
3) Cliquez sur "Remise en banque".
4) Saisissez le montant de votre remise en banque et validez.
5) Confirmez votre remise en cliquant sur
Attention : La procdure sera la mme pour les prlvements personnels, entres de caisse et autres
prlvements pargne.
55
1) Vrifiez que vous tes bien sur la date laquelle vous souhaitez enregistrer la remise en banque.
2) Cliquez sur "Gestion des chques".
3) Les chques prcdents et les chques du jour sont cochs par dfaut. Dcochez ceux que vous ne
souhaitez pas remettre en banque.
4) Vrifiez la banque de dpt. (Si vous nen avez pas encore, cliquez sur "Gestion des banques" et
reportez-vous au Chap. 8.2.1).
5) Vrifiez que le nombre total de chques dposer correspond, ainsi que le montant.
6) Cliquez sur
56
9 LES DEPENSES
9.1 Crer une dpense
Cliquez sur Management
, Caisse
, Configuration
, Config.Dpenses
1) Cliquez sur
pour valider.
1) Slectionnez dans la liste, le type de dpense que vous avez effectu. (Dplacez-vous dans la liste soit
avec les flches, soit avec la barre de dfilement sur la droite).
2) Vrifiez la date laquelle vous voulez effectuer cette dpense.
3) Saisissez le montant TTC de cette dpense.
4) Prcisez la TVA correspondant cette dpense. Le montant de la TVA se remplira automatiquement.
Libell, Montant et TVA se remplissent automatiquement lors de la slection si vous avez saisi ces
renseignements lors de la cration de cette dpense (frais fixe), Si ce n'est pas le cas, renseignez ces
zones.
5) Saisissez ventuellement un commentaire.
6) Slectionnez le mode de paiement.
7) Cliquez sur
8) Vous pourrez visualiser, modifier, supprimer ou ajouter une dpense partir de la caisse, en cliquant sur
le bouton dpense
57
LES ETATS
10
Merlin X2 met votre disposition des tats. Ils vont vous permettre d'diter diffrents documents comme par
exemple, la liste des clients, la liste des produits, le dtail de vos dpts bancaires, votre brouillard de caisse,
le rcapitulatif du mois ou votre journal de dclaration de T.V.A.
10.1
tats clients
Grace aux tats client vous pourrez par exemple:
Lister vos clients en fonction de plusieurs critres : par exemple, trier vos clients par ordre alphabtique,
par date d'anniversaire ou par code postal, par tat de leur compte (crdit ou avoir).
Analyser la frquence des visites, analyser les clients en fonction de la catgorie, de la date de leur
premire ou dernire visite ou du nombre de visites.
Avoir des informations sur les fiches techniques, les dernires fiches tablies, la liste des clients ayant eu
recours une technique, la liste des fiches techniques groupes par type ou par date.
Sortir les statistiques des clients de ces douze derniers mois avec quatre visites minimum ou sortir un
tat des douze derniers mois par tranche de cinq Euros.
Vous avez la possibilit dimprimer par exemple ltat "Clients liste alphabtique" n400.
Il y a deux faons de visualiser cet tat :
Cet tat affiche la liste des clients avec les infos suivantes :
Titre, Nom, Prnom, Adresse, Code postal, Ville, Portable, Tel Domicile.
Cet tat affiche la liste des produits tris par Fournisseur/Famille/gamme ainsi que les informations suivantes :
Libell du produit et prix de vente public (TTC).
58
Vous pouvez imprimer ces tats partir de Management/Prestations/Impression. Voici quelques exemples.
1) Ltat "Liste des prestations" n600, affiche la liste des prestations tries par famille, ainsi que les
informations suivantes :
Code article, libell, famille, sous-famille, catgorie, prix, temps dexcution et temps de pause, charges, n
daffection comptable vente et service, date de dernire modification et les options "visible dans la caisse" ou
"visible dans le carnet de rdv".
2) Ltat "Liste des forfaits" n602, affiche la liste des forfaits tris par famille, ainsi que les informations
suivantes :
Code article, libell, catgorie, prix, temps dexcution et temps de pause, charges, n daffection comptable
vente et service, date de dernire modification, gain de points, payable par points et les options "visible dans la
caisse" ou "visible dans le carnet de rdv".
Cet tat comprend galement les autres recettes.
3) Ltat "Liste des tarifs" n613, affiche la liste des tarifs tris par libell ainsi que les informations
suivantes :
Nom du tarif, ancien prix, remise en % ou en montant, le nouveau prix, sil sagit dune remise forfaitaire, la
priorit, pour les tarifs applications automatiques les jours et la dure de validit.
2) Ltat "Liste des tickets" n152, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 portrait) les
informations suivantes :
La date et lheure du ticket, le titre, le Nom et le Prnom du client, le montant total du ticket et le moyen de
paiement, le total du chiffre daffaires encaiss et ralis, la rpartition du chiffre daffaires ralis et encaiss
par moyen de paiement, le nombre de tickets, dont les devis, les avoirs ou les gratuits.
59
3) Ltat "Brouillard de caisse" n 183, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 portrait, une
page par jour) les informations suivantes :
Le fonds de caisse et le solde de caisse espce par jour.
Les oprations telles que les entres, les sorties, les dpenses et les remises en banque.
La rpartition du chiffre daffaires prestation et vente.
Le total des mouvements sur la priode choisie.
4) Ltat "Rcapitulatif du mois" n 161, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 paysage, une
ligne par jour) les informations suivantes :
Le chiffre daffaires rparti par moyen de paiement ainsi que le total.
Les paiements par virement.
Les soldes de caisse.
Les remises en banque chques, espces et cartes.
Les pertes et profits.
5) Ltat "Info caisse simple" n 398, affiche sur la priode choisie (format A4 portrait) les informations
suivantes :
La rpartition des visites en nombre et en chiffre daffaires par type de clients et par catgorie.
La rpartition de chiffre daffaires prestation/vente par catgorie.
La fiche moyenne par catgorie.
Les ratios visites et chiffre daffaires par catgorie.
Le total des mouvements de caisse, espces, chques, cartes et virements sur la priode.
Le fond de caisse et le solde de caisse de la priode choisie.
6) Ltat "Rsum de caisse" n 359, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 paysage, une
ligne par jour) les informations suivantes :
Le chiffre daffaires par catgorie de client.
Le chiffre daffaires esthtique et vente.
La rpartition des moyens de paiement dont chques cadeau, bons dachat et diffr.
Les dpenses et les remises en banque espces.
Le solde de caisse journalier.
Le sous-total par semaine.
Le chiffre daffaires total HT et la TVA.
Remarque : CA/TTC/VC/HS signifie Chiffre dAffaires TTC Vente Comprise Hors reversement de Service
(Dans la mesure o vous appliquez le reversement de service).
7) Ltat "Solde de caisse" n286, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 paysage, une ligne
par jour) les informations suivantes :
Les mouvements en espces, recettes, dpenses, remises en banque, entres, prlvements personnels,
prlvements pargne, pertes et profits et le solde de caisse journalier.
Le chiffre daffaires chques, cartes et virements.
Le total sur la priode choisie.
La rpartition du chiffre daffaires encaiss et ralis.
8) Ltat "Liste des cartes" n208, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 portrait) les
informations suivantes :
60
La date et lheure.
Le titre, le nom et prnom du client.
Le montant et le type de la carte.
Le total des cartes en nombre et en montant journalier sur la priode.
9) Ltat "Liste des chques" n167, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 portrait) les
informations suivantes :
La date dchance du chque.
Le titre, le nom et le prnom du client.
Le total journalier des chques, en nombre et en montant, dont les chques diffrs.
10) Ltat "Journal de dclaration de TVA" n1035, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4
portrait, une ligne par jour) les informations suivantes :
Le montant de base journalier pour le calcul de la TVA.
Le diffrents taux de tva (en colonne).
Le total de la TVA sur la priode choisie (Attention, naffiche pas le dtail journalier sur une priode).
Le total HT sur la priode choisie.
11) Ltat "Bordereau de remise de chques" n 162, affiche (en portrait) les informations suivantes :
Les rfrences bancaires (si renseignes lors de la cration de la banque, voir Chap.8.2.1).
Le titre, le nom et le prnom du client.
Le montant de chaque chque.
Le nombre et le montant total de chques.
12) Ltat "Bordereau de remise despces" n 192, ne simprime que pour faire les "Remises en banque
espces avec comptage assist" (voir Chap. 8.2.2). Vous imprimez cet tat pour faire votre remise en banque,
et vous y reportez le nombre de billets et de pices ainsi que le total.
13) Ltat "Journal des dpenses" n 350, affiche pour chaque jour de la priode choisie (format A4 paysage) les
informations suivantes :
Le libell.
Le montant HT, TTC, la TVA et le moyen de paiement pour chaque dpense.
Le n comptable (si renseign).
Le commentaire (si renseign).
Le total journalier et le total sur la priode choisie.
Une analyse graphique des dpenses par catgorie (Camembert).
Une analyse graphique des dpenses par moyens de paiement (Camembert).
14) Ltat "Dtail des encaissements" n137, affiche (format A4 portrait) les informations suivantes :
La rpartition du chiffre daffaires prestation et vente, raliss et encaisss.
Le total des encaissements avec une rpartition par moyens de paiement.
Cet tat va vous permettre de comprendre une ventuelle diffrence entre votre chiffre daffaires ralis et votre
chiffre daffaires encaiss.
Par exemple :
Si vous avez accord des paiements crdit, le CA ralis sera suprieur au CA encaiss.
Si vous avez encaiss des remboursements de crdit, le CA ralis sera infrieur au CA encaiss.
61
15) Ltat "Dtail des prestations ralises" n 160, affiche sur la priode choisie (format A4 portrait) les
informations suivantes :
Le dtail des prestations ralises par famille de services.
Le nombre de services et le nombre de visites par famille.
La rpartition en nombre, des clients du fichier et des clients de passage.
Le montant des remises accordes par service et le prix pay.
Le total par famille de services.
Le total en nombre de visites, en nombre de services et en chiffre daffaires.
16) Ltat "Dtail des produits vendus par fournisseur" n156, affiche sur la priode choisie (format A4 portrait)
les informations suivantes :
Le code et le libell de chaque produit.
La quantit vendue par produit avec le prix tarif (prix tarif =prix de vente unitaire X par la quantit).
Les remises ventuelles et le prix pay (prix pay = prix tarif remise).
Le total par fournisseur en quantit et en montant.
Le total tout fournisseur en quantit et en montant.
Ou partir de Management/Personnel/Impression.
62
11 LES ETIQUETTES
11.1 Format des tiquettes
Cliquez sur Management
, Outils
, Etiquettes
, Etiquettes
Si un format dtiquette existe dj dans la liste (en haut droite), slectionnez-le afin de vrifier ces paramtres.
Pour crer un nouveau format dtiquettes :
1) Cliquez sur
3) Entrez les dimensions et le nombre dtiquettes. Si elles ne sont pas fournies, il vous suffit de les mesurer et
de saisir les valeurs en mm.
4) Cliquez sur
pour valider.
63
, Outils
, Etiquettes
Titre
Nom, prnom
Adresse
Code Postal
Ville
Nom du produit
Code barre
Prix
1) Cliquez sur
2) Donnez-lui un nom puis cliquez sur "Type" pour choisir un type prdfini de contenu.
2) Cliquez sur
3) Slectionnez dans la liste le champ que vous souhaitez mettre sur votre tiquette et cliquez sur
lajouter. Rptez lopration, pour chaque champ.
pour
La liste des champs slectionns saffiche alors en bas de lcran, avec un visuel en haut de lcran.
Vous avez la possibilit de dfinir la police, la taille, le style et la position de chaque champ slectionn.
Et
4) Cliquez sur
64
, Outils
, Etiquettes
3) Cliquez sur
65
11.4.1
Remarques : les fiches suiveuses sont numrotes de 92000 95000 et chacune dentre elle est unique, le mme
numro ne peut pas tre utilis deux fois dans la mme journe.
Dans les fiches produits/prestations/forfaits les codes-barres doivent tre renseigns.
, Outils
, Etiquettes
, Fiches suiveuses
Les icnes :
En slectionnant longlet "Homme" ou "Femme", vous allez dabord dterminer la catgorie pour laquelle vous
voulez crer vos fiches suiveuses.
pour ajouter des prestations. Ajoutez les prestations en les slectionnant une
pour ajouter des forfaits. Ajoutez-les en les slectionnant un un, ou slectionnez une
5) Cliquez sur
6) Cliquez ensuite sur
7) Indiquez le nombre de copies que vous allez imprimer pour la journe puis cliquez sur
Vous ntes pas oblig dimprimer les fiches suiveuses partir de cet cran.
Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer une fiche suiveuse la mise en attente dun ticket ou partir du
carnet de RDV.
Pour cela allez dans Management/Outils/Rglages/Facturation.
Dans la colonne de gauche, slectionnez "Fiche Suiveuse".
Dans la colonne de droite, cochez "Imprimer une fiche suiveuse la mise en attente dun ticket" et/ou
"Autoriser ldition de fiches suiveuses partir du carnet de RDV".
Vous aurez alors dautres options disponibles :
Vous retrouverez galement ces options lors de la cration de vos fiches suiveuses.
67
11.4.2
Pour prparer la fiche suiveuse avant l'arrive de la cliente, vous tapez ou scannez le code de la fiche, afin
qu'elle apparaisse dans la liste des clients en attente.
6) Quand vous tes dans la page facturation, prenez votre fiche suiveuse afin de rfrencer les
prestations/produits/forfaits qui ont t cochs sur le document papier (fiche suiveuse imprime).
7) Tapez ou scannez les prestations/produits/forfaits qui ont t cochs sur le document. La facturation se
complte automatiquement.
8) Procdez ensuite l'encaissement.
Si vous avez demand limpression de la fiche suiveuse la mise en attente du ticket, passez directement
ltape 3.
Si vous avez demand limpression de la fiche suiveuse partir du carnet de rdv, passez directement ltape 4.
68
Nous allons maintenant vous expliquer en dtail le fonctionnement de toutes les fonctionnalits proposes.
69
En haut droite :
Afficher la fentre de prise de rendez-vous. (Chap. 12.2.1).
Rechercher un rendez-vous dj pos. (Chap. 12.7)
Basculer en mode plein cran / revenir en mode standard.
Imprimer le carnet de rendez-vous.
Quitter et revenir l'cran principal.
A gauche : les horaires du salon pour lequel des rendez-vous peuvent tre poss. La prcision de la grille
horaire est par dfaut de 30 minutes.
Ce rglage peut tre modifi dans :
Management/outils/rglages/Salon puis cliquez sur "Rendez-vous" (colonne de gauche) et indiquez la ligne
"Prcision de la grille de rendez-vous, en minutes", la valeur souhaite (prendre un multiple de 5).
Par dfaut, les zones claires reprsentent les plages horaires libres et les zones sombres les absences ou les
heures non travailles.
La ligne discontinue rouge est un indicateur qui volue toutes les minutes vous informant de l'heure actuelle.
A droite
Le premier encadr, affiche la date et l'heure du jour en cours ou du jour slectionn.
Le deuxime, affiche le calendrier du mois en cours. La journe en cours est entoure par un cercle rouge.
Les 2 flches
Les 2 encadrs en dessous, affichent les 2 mois suivant le mois slectionn au-dessus. Lorsque vous
slectionnez une journe d'un calendrier, elle est entoure d'un rectangle de couleur.
: En cliquant sur ce bouton, vous revenez la date du jour.
Les numros de 1 11, permettent de vous dplacer rapidement pour la planification de vos rendez-vous sur
les onze semaines qui suivent la date courante.
Menu raccourcis :
En cliquant sur l'une de ces icnes, vous accdez directement la fonction associe du logiciel. Lors de
l'accs une fonction, le carnet de rendez-vous reste toujours ouvert en arrire-plan, il vous sera ainsi possible
d'y revenir tout moment. Ainsi grce toutes ces fonctions, le carnet de rendez-vous pourra tre utilis
comme cran principal.
70
En bas de lcran :
Plusieurs onglets vous donnent des renseignements sur la journe :
Check-in : nombre de clients qui sont actuellement pris en charge.
Clturs : nombre de rendez-vous termins.
Absents : nombre de rendez-vous pour lesquels les personnes ne sont pas venues.
En retard : nombre de rendez-vous en retard par rapport l'heure fixe du rendez-vous.
Liste d'attente : nombre de rendez-vous actuellement en attente.
Internet : nombre de rendez-vous pris via Internet.
Occupation du salon : statistique entre les rendez-vous planifis du salon et le temps restant disponible pour
les rendez-vous.
La date et lheure du jour : En restant appuy sur le bouton gauche de la souris, vous accdez la lgende
des symboles et codes couleurs du carnet de rendez-vous.
Lorsque vous cliquez sur un de ces onglets, la liste des rendez-vous s'affiche avec les informations qui les
concernent (Informations sur les clients, type de prestations et heures des rendez-vous). Cette fentre sera
aussi utilise pour l'envoi de confirmation et de rappel de rendez-vous.
12.2.1
1) Cliquez
2) Cliquez
pour slectionner votre client. Cette tape n'est pas ncessaire pour un client de passage.
Utilisez les boutons "ajouter une prestation" et "ajouter un forfait" autant de fois que ncessaire afin
d'insrer la ou les prestations excuter pour ce rendez-vous.
Vous pouvez supprimer une prestation ou un forfait, en le slectionnant et en appuyant sur
71
Le temps entre deux prestations est dfini en fonction des temps d'excution et de pause que vous avez
dtermin dans la fiche de chaque prestation.
4) Pour ajuster l'heure du rendez-vous, les boutons
et
permettent d'augmenter ou de diminuer l'heure
du rendez-vous. Les prestations suivantes s'adaptent automatiquement en fonction du crneau horaire
dtermin par ce rendez-vous.
Le cadenas
permet de verrouiller la position de la prestation slectionne afin d'interdire le dplacement
de celle-ci sur un autre crneau.
5) Vrifiez les lments du rendez-vous (Prestations, forfaits, heure du rendez-vous).Vous pouvez rajouter si
vous le souhaitez une note pour ce rendez-vous. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la zone remarque et
d'y insrer votre texte.
6) Pour valider votre rendez-vous, cliquez sur
12.2.2
3) Cliquez sur
pour slectionner votre client. Cette tape n'est pas ncessaire pour un client de passage.
4) Utilisez les boutons "ajouter une prestation" et "ajouter un forfait" autant de fois que ncessaire afin d'insrer
la ou les prestations excuter pour ce rendez-vous.
Vous pouvez supprimer une prestation ou un forfait, en le slectionnant et en appuyant sur
Le temps entre deux prestations est dfini en fonction des temps d'excution et de pause que vous avez
dtermin dans la fiche de chaque prestation.
5) Pour ajuster l'heure du rendez-vous, les boutons
et
permettent d'augmenter ou de diminuer l'heure du
rendez-vous. Les prestations suivantes s'adaptent automatiquement en fonction du crneau horaire
dtermin par ce rendez-vous.
Le cadenas
permet de verrouiller la position de la prestation slectionne afin d'interdire le dplacement
de celle-ci sur un autre crneau.
6) Vrifiez les lments du rendez-vous (Prestations ou forfait, heure). Vous pouvez rajouter si vous le
souhaitez une note pour ce rendez-vous. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la zone remarque et d'y
insrer votre texte.
7) Pour valider votre rendez-vous, cliquez sur
72
Les icnes :
"check in"
"non venu"
Revenir au calendrier.
Liste des prestations : affiche le dtail des prestations du rendez-vous (nom de la prestation heure laquelle
cette prestation a t planifie et dure de la prestation).
73
Rappel : pour facturer un client partir de son rendez-vous, il est ncessaire que la case check-in soit coche
pour ce client (voir chap.12.3 Prise en charge du client).
1) Une fois que vous avez coch la case check-in, cliquez nouveau sur le rendez-vous.
74
Lorsque votre client est mis en attente, celui-ci n'apparat pas dans le carnet de rendez-vous, mais dans la
partie "liste d'attente" (onglet qui se situe tout en bas du carnet de rendez-vous).
Lorsquun crneau se libre, cliquez sur l'onglet "liste d'attente" puis slectionnez votre cliente et enregistrez
alors son rendez-vous.
Pour toutes les listes droulantes, le principe reste le mme. Si aucun lment n'est slectionn, la recherche
tiendra compte de tous les lments de cette liste.
Les critres de tri sont les suivants :
La priode : choisir une date de dbut et une date de fin.
La famille de prestations : rechercher les rendez-vous de la famille de services slectionne.
Le Nom de la prestation : rechercher les rendez-vous contenant cette prestation.
Le Client : rechercher les rendez-vous d'un client prcis. Si aucun client n'est slectionn, la recherche va se
faire sur l'ensemble des clients rfrencs dans le logiciel (liste des clients).
Sans tlphone : Tous les clients n'ayant pas de numro de tlphone dans leur fiche.
Sans Mail : Tous les clients n'ayant pas d'adresse de messagerie dans leur fiche.
Avec tlphone mobile : Tous les clients avec un numro de tlphone mobile dans leur fiche.
Avec email : Tous les clients avec une adresse de messagerie dans leur fiche.
Sans rappel : Tous les clients n'ayant pas reus de rappel par email ou sms.
Sans confirmation : Tous les clients n'ayant pas reu de confirmation par email/sms
Effectuer la recherche sur la date de cration : la recherche prendra comme critre la date laquelle le
rendez-vous a t cr.
Indisponibilits ou absences : Tous les rendez-vous non effectus.
Liste d'attente : tous les clients qui sont actuellement en attente.
Internet : tous les rendez-vous pris sur Internet.
Aprs avoir configur vos critres de recherche, cliquez sur
75
Envoi du message
Vous tes dans le carnet de rendez-vous.
1) Cliquez sur l'onglet "Occupation du salon" se situant en bas du carnet de rendez-vous pour afficher tous
les rendez-vous de la journe slectionne.
2) La fentre "Rendez-vous" s'affiche l'cran.
3) Slectionnez-le ou les clients pour lesquels vous souhaitez envoyer un message, puis cliquez sur l'icne
afin d'accder aux fonctions avances.
4) Cliquez ensuite sur le type de message envoyer ; une confirmation ou un rappel de rendez-vous, ou juste
un message.
Vous arrivez sur lcran "Gestion des documents" :
6) L'icne correspondant au type de message s'affiche pour chaque client, vous informant ainsi des messages
qui leur ont t envoys.
Il est possible d'envoyer des messages de confirmation ou de rappel tous les clients dont les rendez-vous ont
t pris sur une priode.
Pour cela cliquez sur l'icne
qui se situe en haut droite du carnet de rendez-vous (rfrez-vous au
chap. 12.7 Rechercher un rendez-vous, pour avoir plus de renseignements sur cette fonction).
12.8.2
76
Cette icne permet dinsrer des champs variables et de personnaliser ainsi votre message pour chaque
client.
Vous pouvez ainsi crer un message de confirmation et un message de rappel pour vos rendez-vous.
77
Chaque fonctionnalit peut tre verrouille avec un cadenas et il faudra la cl correspondante pour l'ouvrir.
Vous pourrez toujours savoir qui a "ouvert" chaque protection et quand.
Pour activer la protection il est impratif et obligatoire de commencer par tablir un mot de passe Ssame.
13.1 Le Ssame
Ce mot de passe est exclusivement rserv au propritaire du salon et permet daccder toutes les fonctions
quel que soit le niveau de protection. Cest la cl "passe partout" de Merlin.
, Outils
Rglages
de la fentre de saisi du
"Enregistrer les accs ouverts avec le ssame" : cochez cette case si vous dsirez enregistrer les accs
aux fonctions protges par un code ssame dans le journal des accs.
3) Cliquez sur
actif !
pour enregistrer et quitter cette fentre. Le nouveau code ssame est immdiatement
78
, Outils
Droits daccs
Lcran affiche larborescence des diffrentes fonctions de de Merlin, et les niveaux daccs.
2) Pour chaque fonction dun module, dplacez le rond vert dans la colonne correspondante au niveau de
protection souhait.
Vous pouvez protger tout un module en une seule opration. Au lieu de slectionner un niveau de protection
pour chaque fonction de la liste, vous allez choisir le niveau pour le module en cliquant sur le cadenas
correspondant au niveau souhait pour ces fonctions et elles seront toutes protges par le mme cadenas.
Pour accder une fonction protge, il faudra obligatoirement saisir un mot de passe.
Le niveau daccs requis pour cette fonction sera affich au-dessus de la zone de saisie du mot de passe.
79
14 LES SAUVEGARDES
Maintenant que vous avez enregistr vos prestations, vos produits, vos clients etc vous devez sauvegarder
toutes ces donnes. La sauvegarde vous permet de retrouver toutes ces informations en cas de vol, panne ou
destruction de votre ordinateur. Il est donc impratif de les faire quotidiennement.
Une sauvegarde est une copie de vos donnes de lordinateur vers un support connect votre
ordinateur qui peut tre : une cl USB, un CD ROM, un Disque Amovible, etc...
Une restauration est une copie de vos donnes du support sur lequel vous avez effectu la
sauvegarde vers lordinateur.
, Outils
, Sauvegardes
Merlin affiche la liste des supports disponibles connects votre ordinateur : clef USB, disque amovible, etc...
Il existe trois types de sauvegarde :
Complte : permet de sauvegarder la totalit des informations du logiciel sur un support connect votre
ordinateur.
Quick : idem que complte mais la sauvegarde se fait sur le disque dur de votre ordinateur.
De journe : sauvegarde seulement les tickets des journes que vous slectionnez et les informations sur les
clients lis ces tickets.
Le disque dur de lordinateur : simple mais ne vous protge pas des dfaillances de votre ordinateur ou
du vol.
Les clefs USB : grande capacit, simple, transportable, conomique ; cest le support que nous
prconisons.
FTP : uniquement si votre ordinateur est connect lInternet ADSL. Merlin sauvegarde vos donnes sur
notre serveur. Ce dernier vous garantit la protection et la non divulgation de vos donnes.
80
pour valider.
Un message vous informe que la sauvegarde a t effectue avec succs, elle saffiche avec le commentaire et la
date dexcution.
4) Confirmez la restauration.
5) Un message vous informe que la sauvegarde a t restaure avec succs.
81
15 LA MUSIQUE
Merlin vous permet d'couter de la musique et d'apporter ainsi plus de convivialit dans votre salon, il reconnat
les formats WMA et MP3. Avant d'couter de la musique, il faut dfinir le rpertoire contenant vos morceaux.
, Outils
, Rglages
Ecouter de la musique
, Outils
, Musique
, Player
Cliquez sur
82
16 IKONET
Sur lcran principal, le bouton "Ikonet"
, Outils
, Configuration Ikonet
Email.
Groupe/franchise/label : Si vous faites partie d'un groupe, d'une franchise ou d'un label vous aurez
accs aux informations privilgies du sige.
N Client fournisseur (facultatif).
Aprs avoir valid, un message apparat afin de vous confirmer votre enregistrement au rseau IKONET.
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Des messages dIkosoft : informations sur les logiciels, informations utiles, mises jour de produits
Si vous tes affili un groupe/Label/Franchise : des informations envoyes par votre groupe
Les icnes :
Sinon le bouton
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