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CORRECCIN DE TAREAS ASIGNADAS Y SUGERENCIAS PARA

SU DESARROLLO

TAREA N 3
ACTIVIDAD No. 1

Describa todas las caractersticas que deben observarse en la redaccin del


informe de auditora.

Estrategia

Sustente el desarrollo en la gua didctica, incorporando otras caractersticas


mediante la consulta de textos relacionados
Desarrollar un ejemplo del informe de auditoria

SUGERENCIAS PARA LA REALIZACION DE LA TAREA


Srta. Usted puede estas Estrategias sugeridas para el desarrollo de estas actividades o
desarrollarlas en forma conjunta
Sustente el desarrollo de la gua didctica. Utilizar un ejemplo; usted puede utilizar
como plantilla el ejemplo de informe adjunto para detallar el informe que usted elaborar,
en base a las caractersticas que deben observarse en la redaccin del informe de
auditora) este modelo de informe se encuentra adjunto en el material enviado en la carpeta
ejemplos.rar en el que encontrar un archivo denominado (informe de auditora)
Puede incorporar otras caractersticas mediante la consulta de textos relacionados.
Usted Puede agregar o incorporar nuevas o ms caractersticas del auditor utilizando texto
o informacin relacionada.

Utilizar ambas estrategias para desarrollar habilidades para la elaboracin del informe de
auditora; la elaboracin de este ejemplo debe contener las caractersticas que debe
contener un informe, orientados por la gua didctica o aquellas caractersticas que hayan
encontrado en otras bibliografas.

DESARROLLO

LOS REQUISITOS O CARACTERSTICAS DEL INFORME SON:

Objetividad:

Se

deben

presentar

los

comentarios,

conclusiones

recomendaciones de manera veraz, objetiva e imparcial.

Los comentarios deben contener suficiente informacin sobre lo tratado, para


proporcionar al lector la perspectiva apropiada, el objetivo es producir informes
equitativos o razonables.

El auditor debe cuidarse de exagerar o enfatizar demasiado en la ejecucin


deficiente de las operaciones anotadas durante la revisin.

Concisin: Los informes debern incluir los resultados de la auditora y no


contendrn detalles excesivos, palabras, oraciones, prrafos o secciones que no
concuerden claramente con las ideas expuestas.

El exceso de detalles afecta el concepto principal del informe, causa problemas en


la lectura de los informes por parte de los usuarios, por lo tanto, debe evitarse los
prrafos largos y complicados.

El hecho de que un informe sea conciso, no significa que su contenido sea corto,
lo que se quiere es que su contenido sea breve, ya que muchos informes pueden
ser amplios porque las circunstancias as lo requieren; sin embargo no deben
incluir hechos impertinentes, superfluos o insignificantes.

Claridad:

Quiere decir que el informe se pueda leer y entender con facilidad,

para que el informe sea efectivo, debe presentarse tan claro y simple como sea
posible. Es importante la claridad porque la informacin contenida en el informe

puede ser usada por otros funcionarios y no slo por los directamente vinculados
al examen.

La redaccin se efectuar en estilo corriente y fcil de seguir a fin de que el


contenido sea comprensible, evitando en lo posible el uso de terminologa tcnica
o muy especializada.

No se debe presuponer que los usuarios tienen conocimientos tcnicos detallados,


los esfuerzos en el estilo de redaccin deben estar dirigidos a que el significado
sea claro.

Deben evitarse errores gramaticales, faltas ortogrficas y expresiones populares


en el informe.

La claridad y simplicidad, significan introducir sin mayor dificultad en la mente del


lector del informe, lo que el Auditor ha escrito. A veces lo que ocasiona la
deficiencia de claridad y simplicidad del informe es precisamente la falta de
claridad en los conceptos que el Auditor tiene en mente, es decir, no hay una
cabal comprensin de lo que realmente quiere comunicar, asimismo cuando el
informe est falto de claridad, puede dar lugar a una doble interpretacin,
ocasionando de este modo que, se torne intil y/o pierda su utilidad.

Cumplir con todos los atributos: Sealar expresamente el criterio incumplido,


norma o disposicin no observada y los otros elementos del comentario.

Evidencia suficiente: Los hallazgos deben estar debidamente sustentados. La


suficiencia y pertinencia de la evidencia le brindan al auditor criterios para definir
exactamente la cantidad de documentacin necesaria.

Tono constructivo: El tono de los informes, deber provocar una reaccin


favorable a las conclusiones y recomendaciones.

Los comentarios y las conclusiones, se presentarn en forma clara y directa. El


auditor debe considerar que su objetivo, es obtener la aceptacin de la entidad y
provocar una reaccin favorable, la mejor manera de lograrlo es evitar un lenguaje
que genere sentimientos defensivos o de oposicin. Las observaciones sern
presentadas con una perspectiva justa, considerando todas las circunstancias que
rodearon al hecho observado.

El informe del Auditor no debe limitarse solamente a exponer los aspectos


deficientes o negativos; tambin incluir informacin sobre los aspectos positivos o
satisfactorios de las operaciones examinadas, siempre que sean significativos y
justificables.

Importancia relativa: Los hallazgos que se incluyen en un informe deben


constituir condiciones reportables, deben ser importantes para justificar que se los
comunique y merecer la atencin de los usuarios. La utilidad y efectividad del
informe disminuye, cuando se incluyen asuntos de poca importancia, porque
tienden a distraer la atencin del lector en hechos no relevantes.

Escriba imparcialmente: No deje que sus inclinaciones personales influyan en la


redaccin del informe, utilice un tono objetivo, enfoque las evidencias y cifras
objetivamente, cualquier inclinacin reduce la credibilidad de su trabajo, si emite
su punto de vista en su trabajo, hgalo frontalmente.

Ponga cuidado en el orden y el contenido: La

organizacin

lgica

la

presentacin de los hallazgos paso a paso, son los requerimientos ms


importantes para lograr el xito en la redaccin del informe.

Este seguro que su informe no tenga errores mecanogrficos ni aritmticos:


Cuide que el informe tenga un formato que luzca atractivo, a primera vista muchos
lectores reaccionan favorablemente al ver un documento que tenga sus pginas

escritas sin errores aritmticos y que est bien organizado.

Una escritura

desordenada y mrgenes inadecuados pueden reducir la buena impresin


respecto a la calidad del informe.

Pensamiento claro y conciso: Las ideas vagas y confusas, siempre reflejan


inseguridad del auditor, para lograr el xito organice sus ideas.

Prefiera usar los verbos en forma activa, que en forma pasiva:

Los

documentos son ms interesantes y efectivos, cuando se usa la voz activa. La


entidad X provee servicios es ms objetivo que, Los servicios provistos por la
entidad X.

Evitar palabras excesivas y material ajeno al tema:

Elimine las palabras

redundantes y frases innecesarias. Alguna vez puede utilizar repeticiones, para


as lograr un mayor efecto, pero no lo haga inconscientemente.

Evite abreviaturas y siglas:

Si va a usar una sigla, est seguro que la primera

vez que lo haga, est incluido el trmino completo y con la sigla dentro de un
parntesis. En general las abreviaciones deben ser omitidas, su uso demuestra
que es perezoso para escribir todas las palabras.

No use comparaciones implcitas:

Pocas cosas molestan ms al lector que

leer una comparacin implcita o que se considere sobreentendida.

Use trminos precisos: Prefiera dar un nmero especfico o un porcentaje, a


dar solo un trmino indefinido como varios, unos cuantos. Esto es importante
en la redaccin del informe, donde una omisin implica una falta de informacin.

La exactitud, es esencial en todo Informe, no solamente en lo referente a cifras,


sino en cuanto a hechos. El contenido del Informe debe estar sustentado en
evidencias susceptibles de ser demostradas en cualquier circunstancia; por

consiguiente el informe no debe contener conceptos errados. Nuestra misin


respecto a la exactitud, es presentar informacin digna de creencia y confiabilidad,
es decir que no genere duda, porque si esto ltimo ocurriera, el Informe perdera
su validez y como consecuencia podra devenir en demrito para el profesional.

Oportunidad: Los informes, deben ser oportunos, de modo tal que la


administracin de la empresa pueda tomar accin inmediata, los informes
atrasados pierden valor a pesar de hubieran sido muy bien preparados; en
consecuencia los asuntos pendientes de solucin que ocasionan demoras, deben
tratarse a su debido tiempo durante el trabajo de campo; y, es preferible sacrificar
la forma de su presentacin, en beneficio de la oportunidad, en casos especiales.

Utilidad:

El Informe es til cuando informa lo que la empresa solicit, es decir,

si el contrato fue examinar el rea de ventas, pues debemos informar sobre esa
rea, de tal manera que la empresa conozca la situacin, los problemas, las
conclusiones, recomendaciones y otros aspectos de inters; esto es justamente lo
que el informe debe satisfacer realmente para que la empresa pueda tomar
decisiones adecuadas y en consecuencia se aprecie la utilidad del informe; sobre
el particular, es bueno recalcar que toda deficiencia comentada, debe ir
acompaada de su correspondiente recomendacin.

Integridad: Adems de las caractersticas o requisitos ya indicados, el informe


debe ser Integral, es decir, no debe emitirse informes por separado, adems debe
contener todos los elementos o partes que lo integran, desde la introduccin hasta
las recomendaciones, con el fin de tener una informacin completa.

ACTIVIDAD No. 2
Describa cada uno de los elementos principales del informe de auditora de
gestin de la calidad y justifique su incorporacin en este documento.

Estrategia

Haga referencia a la Norma ISO 19011y seale la importancia de incluir todos


y cada uno de los elementos en el informe. Ejemplo: los objetivos se deben
incluir porque definen la orientacin del examen de auditora.

Hay otros elementos que en la gua didctica se seala a continuacin de los


anteriores y que igualmente pueden formar parte del informe. Por favor, seale
a su criterio, porque razn se incorporaran los siguientes:
o Los planes de accin del seguimiento acordados
o Las opiniones divergentes.

SUGERENCIAS PARA LA REALIZACION DE LA TAREA

Para el desarrollo de esta actividad usted puede seguir el siguiente ejemplo:


Segn la gua didctica enviada el objetivo de la auditoria se define como:
Objetivos de auditora.- Estn definidos en los trminos de referencia del contrato o en
la orden de trabajo y pueden incluir la determinacin del grado de conformidad del
sistema de gestin del auditado, evaluacin de la capacidad del sistema de gestin,
evaluacin de la eficacia del sistema de gestin, identificacin de reas de mejora
potencial del sistema de gestin. El cliente de la auditora deber definir los objetivos de
la auditora, cualquier cambio de los mismos, deber acordarse por las mismas partes.
Este elemento se debe incluir porque definen la orientacin del examen de auditora, es
decir qu es lo que se va a lograr con la misma.

Estrategias para desarrollar esta actividad:


1. Haga referencia a la Norma ISO 19011 y Seale la importancia de incluir todos y
cada uno de los elementos en el informe.
Ejemplo: los objetivos se deben incluir porque definen la orientacin del examen de
auditora. Como se observa se realiza un resumen de lo definido por la gua didctica,
o podra agregar adems algunos conceptos que definan clara y concisamente cada uno
de los elementos del informe.
2. Hay otros elementos que en la gua didctica se sealan a continuacin de los
anteriores y que igualmente pueden formar parte del informe.
Por favor, seale a su criterio, porque razn se incorporaran los siguientes:
Los planes de accin del seguimiento acordados
Las opiniones divergentes.

Desarrollar las dos estrategias

DESARROLLO

Los elementos principales del informe de auditora de gestin de la calidad son


(clusula 6.2.2):

1. Objetivos de auditora.- Estn definidos en los trminos de referencia del


contrato o en la orden de trabajo y pueden incluir la determinacin del grado de
conformidad del sistema de gestin del auditado, evaluacin de la capacidad
del sistema de gestin, evaluacin de la eficacia del sistema de gestin,
identificacin de reas de mejora potencial del sistema de gestin. El cliente
de la auditora deber definir los objetivos de la auditora, cualquier cambio de
los mismos, deber acordarse por las mismas partes.

Este elemento se debe incluir porque definen la orientacin del examen de


auditora, es decir qu es lo que se va a lograr con la misma.

2. Alcance de la auditora.- Describe la extensin y los lmites de la auditora,


tales como ubicacin, unidades de la organizacin, actividades y procesos a
ser auditados, as como el periodo de tiempo cubierto por la auditora. El
alcance debe definirse entre el cliente de la auditora y el auditor lder.

Se debe incluir porque brinda a todos los involucrados la oportunidad de


reportar la informacin pertinente.

3. Identificacin del cliente de la auditora.-

Permite discernir entre quien

contrata el servicio de auditora y el auditado o responsable de las reas


examinadas.

El plan debera ser revisado y aceptado por el cliente de la

auditora y presentado al auditado antes de que comiencen las actividades de


la auditora in situ.

Se debe incluir porque el cliente define los objetivos de la auditora y el


auditado es quien debe proporcionar la informacin.

Al auditado se le debe incluir porque es el responsable de la puesta en prctica


de las acciones correctoras exigidas por los descubrimientos del informe final
de auditora.

4. La empresa responsable de gestionar el programa de auditora, debe designar


un lder del equipo auditor para cada auditora especfica y deber ser
responsable de la preparacin y del contenido del informe de auditora. Su
labor es dirigir, gestionar y controlar la auditora de principio a fin; por lo tanto,
debe poseer las habilidades y la experiencia general para que esta funcin
pueda llevarse a cabo.

Se debe incluir al lder del equipo auditor porque es el que asumir la


responsabilidad de todo el grupo y responder cualquier inquietud en el
transcurso del examen.

Cuando se considere viable, se debe seleccionar a los miembros del equipo


auditor, teniendo en cuenta la capacidad para interactuar eficazmente con el
auditado y trabajar conjuntamente, asegurarse de la independencia del equipo
auditor con respecto a las actividades a auditar y evitar conflicto de intereses,
habilidades propias del auditor. El deber principal del equipo de auditora es
producir la informacin que ha sido especificada por el cliente y que conseguir
el resultado exigido de la auditora, tal como viene definido por el alcance de la
misma.

Se debe incluir la identificacin del equipo de auditora para garantizarse la


competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditora, a travs del
conocimiento y habilidades que tiene el equipo auditor y sern los
responsables de la recogida de la informacin de la auditora, la evidencia
objetiva, el anlisis de estos datos, el redactado y comunicacin de las
conclusiones de la auditoria que se presentan en el informe de sta.

5. Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades in situ deben
guardar relacin con el plan de auditora, aprobado y conocido por el cliente y
auditado, previo al inicio de las actividades in situ.

Se debe incluir porque permite conocer las fechas y lugares de la realizacin


de la auditora, reuniones de apertura y cierre, reuniones intermedias entre
equipo auditor y auditados, deteccin de hallazgos de no conformidades u
observaciones, tiempo estimado para realizacin de acciones correctivas,
comprobacin de eficacia de las mismas.

6. Los criterios de auditora hacen referencia a todos los requisitos exigidos en


la normativa de calidad, aplicables a los procesos de la empresa y puede
incluir polticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del
sistema de gestin, requisitos contractuales o cdigos de conducta de los
sectores industriales o de negocio aplicables. Los criterios deben definirse
entre el cliente de la auditora y el auditor lder y cualquier cambio en los
mismos, deber acordarse por las mismas partes.

Se debe incluir porque se utilizan como una referencia frente a la cual se


determina la conformidad.

7. Los hallazgos de auditora, es el desarrollo de los comentarios con los


atributos completos y pueden denominarse observaciones y no conformidades.
Constituye el trabajo en s del auditor y es la evidencia evaluada frente a los
estndares de auditora, que vienen determinados en la normativa de calidad.

El slo hecho de comparar la realidad con las condiciones exigidas en la


normativa de calidad genera un hallazgo.

Se debe incluir porque permiten identificar una oportunidad de mejora y


servirn para la fase de seguimiento y monitoreo, as como tambin para
auditoras o exmenes posteriores.

8. Las conclusiones de auditora, son juicios profesionales del auditor basados


en los hallazgos luego de evaluar los atributos y obtener la opinin de la
entidad.

Se refieren a irregularidades, deficiencias o aspectos negativos

encontrados con respecto a las operaciones, actividades o asuntos


examinados,

descritos

en

los

comentarios

correspondientes.

En

las

conclusiones no se repetir lo descrito en el comentario y se utilizar un estilo


adecuado de redaccin que le permita tener una apreciacin objetiva del hecho

comentado. Las conclusiones deben ser claras y no dejar al usuario del


informe la tarea de interpretarlas.

Se debe incluir porque podran dar fundamento al establecimiento de acciones


correctivas.

Los siguientes elementos se podran incorporar porque....

Los planes de accin del seguimiento acordados

Las opiniones divergentes

ACTIVIDAD No. 3
Investigue otras herramientas para la identificacin de problemas y generacin de
soluciones, adems de las que se desarrollaron en la gua didctica. .

Estrategia

Recurra a otros textos relacionados o a direcciones de Internet. (deben ser al


menos tres); Una de ellas podra estar incluida en el cuadro que consta en la
gua didctica. Evite describir las que ya se detallaron.

ACTIVIDAD No. 4
Seale tres problemas u oportunidades de mejora que existan en la empresa en la
que usted trabaja o en una que conozca.

Para cada uno, defina una accin

correctiva y una accin preventiva.

Estrategia

Las acciones correctivas solucionan el problema (el incendio).

Las acciones preventivas atacan la causa raz del problema, es decir impiden
que este vuelva a producirse.

Como ejemplo:
En un proceso de adquisiciones no participaron los proveedores calificados
por la empresa de acuerdo a sus requisitos de calidad.

Accin correctiva: suspender ese proceso de adquisiciones. Si deja


esta recomendacin, con seguridad volver a ocurrir.

Accin preventiva: no atender ningn proceso de adquisiciones que


incumpla este requisito.

ACTIVIDAD No. 5
Prepare una solicitud de accin correctora.

Estrategia

Verifique la relacin de fechas.

La descripcin de la no conformidad, de la accin correctora emprendida y la


comprobacin de la eficacia de la accin, deben incluir evidencia documental y
por lo tanto hacer referencia a ella.

No realice un ejemplo similar al de la gua.

No olvide la relacin directa que debe existir entre los requisitos, la clusula de
la norma ISO 9001 y el resto de elementos.

Concluya sealando la importancia de este documento en el proceso de


auditora.

SUGERENCIAS PARA LA REALIZACION DE LA TAREA


Usted puede recurrir a formatos de su organizacin o recurrir bibliografa estraida de
internet para la elaboracin de una solicitud de accin correctora.