Guia Eventos

GUA PARA LA CELEBRACIN DE
EVENTOS Y CONGRESOS
SOSTENIBLES
UNIVERSIDAD DE CANTABRIA
Vicerrectorado de Espacios, Servicios y Sostenibilidad
Gua para la celebracin de Eventos y Congresos

Sostenibles
Universidad de Cantabria
Coordinacin:
vr.espacios@unican.es
Autores:
Gua para la celebracin de Eventos y Congresos Sostenibles: Josefina Fernndez Martnez
Ctedra de Cooperacin Internacional y con Iberoamrica
josefina.fernandez@unican.es
Quieres conocer tu impacto y compensar tus emisiones?: Jorge Garca Albala
Consultor independiente
jorge.garcia.albala@hotmail.es
Con la colaboracin de:

Miguel Angel Pelez Gonzlez
miguelangel.pelaez@unican.es
Alfonso Diaz Bezanilla
Unidad de Protocolo y Relaciones Institucionales
a.diaz@unican.es
Elena Garca Lafuente
Servicio de Comunicacin
e.garcia@unican.es
Ana M Quijano lvarez
Servicio de Gestin Econmica, Patrimonio y Contratacin
ana.quijano@unican.es
GuadeEventosyCongresosSosteniblesdelaUC
Oficina Ecocampus. Vicerrectorado de Espacios, Servicios y Sostenibilidad
NDICE DE CONTENIDOS
1.
Por qu y para qu esta Gua?
1.1.
La Responsabilidad Social Universitaria
1.2.
La sostenibilidad en los eventos y congresos de la UC como parte de su RSU
1.3.
La gua como instrumento de sensibilizacin y gestin
10
1.4.
Beneficios de la incorporacin de la sostenibilidad
11
2.
Qu puedes encontrar en esta Gua?
12
3.
A qu grupos de inters has de implicar en el desarrollo de las

distintas iniciativas?
14
4.
Qu etapas comprende un evento o congreso sostenible?
16
5.
Cmo puedes organizar un evento o congreso sostenible?
19
5.1.
Organizacin del trabajo
20
5.2.
reas, lneas de accin, actividades e indicadores
23
6.
rea 1. Planificacin y organizacin
25
rea 2. Sede
29
rea 3. Alojamiento
33
rea 4. Catering y restauracin
37
rea 5. Encuentro
41
rea 6. Transporte
44
rea 7. Actividades paralelas
46
rea 8. Comunicacin
48
Recursos y herramientas prcticas
50
Check list
51
Banco de recursos tcnicos de la UC para facilitar la accesibilidad y autonoma
55
Modelo de cuestionario de satisfaccin
56
Glosario de trminos
58
Enlaces de inters
61
Bibliografa
62
Carta de presentacin
La UC est adherida al Pacto Mundial de Naciones Unidas desde 2007. Esto

implica el compromiso de nuestra institucin con sus Diez Principios.
La Universidad de Cantabria forma parte de la Red Europea de
Educacin Superior para el Desarrollo Sostenible desde 2012.
CARTA
A DE PRESENTACI
N
La Univversidad de Cantabria presenta la

a GUA PA
ARA LA CE
ELEBRACIN
N DE EVENTOS Y
CONGR
RESOS SOS
STENIBLES como un
na accin que se inttegra dentrro de su Plan de
Ambienttalizacin, y que ha sido concebido
o como un proyecto
p
que refuerza eel compromiiso de la
instituci
n universitaria con el me
edio ambientte y el entorn
no territorial.
Adems esta gua constituye un instrum

mento para el desarro
ollo de Ressponsabilidad Social
s de la con
nstruccin de
e un campus
s responsab
ble, en el quue la investig
gacin, la
Universittaria, a trav
docencia
a, la transfferencia del conocimien
nto
y la gestin sea
an realizadaas bajo critterios de
sostenib
bilidad.
Desde e
esta perspecctiva, se ha considerado
o que los eventos
e
y co
ongresos connstituyen ac
ctividades
universittarias, en lass que se deb
be intentar m
minimizar los
s potenciales
s efectos neggativos y aprrovechar,
al mismo tiempo, su
s planificaciin y desarrrollo para generar formas de penssamiento y actuacin
a
adoras.
alternativvas e innova
d Espacios
s Servicios y Sostenibilidad apoya
a esta iniciaativa como un paso
El Vicerrrectorado de
importan
nte en el dessarrollo del proyecto
p
Can
ntabria Camp
pus Internac
cional y, a traavs de la Oficina
O
de
Ecocampus, en el logro de los ob
bjetivos esta blecidos parra la UC en la
a Agenda 211 Local.
nte, quiero agradecer a la Ctedra

a de Coope
eracin Internacional y ccon Iberoam
mrica su
Finalmen
entusiassta y activa implicacin en el proye
ecto, as como a la Unidad de Prootocolo y Re
elaciones
Institucio
onales, a la
a Oficina Ec
cocampus, a
al Servicio de
d Comunic
cacin y al Servicio de
e Gestin
dad universittaria para de

esarrollar la Responsabilidad Sociall Universitarria y respond
der a los
comunid
retos de transformaccin social de
el momento.
ngela d
de Meer Lech
ha-Marzo
Vicerrec
ctora de Esp
pacios, Servicios y Sostenibilidad
Univerrsidad de Ca
antabria
Econmica por su magnfico

m
tra
abajo en eq uipo, que de
emuestra, una vez mss, la capacid
dad de la
1.
P
POR QU
Y PARA QU
Q
ESTA
A GUA?
1.1. La
a Respons
sabilidad Social Un
niversitaria
a
os hemos sido testigos de importa
antes cambios a nivel social, dem
mogrfico,
En los ltimos ao
o, tecnolgicco, econmic
co y de com
mpetitividad global.
g
Camb
bios que afecctan las insttituciones
cientfico
de educacin superiior y que sttas tambin deben considerar. La Universidad, aadems de trabajar
t
a
favor de su propia supervivencia
s
a en medio d
de un entorn
no altamente
e competitivoo, tiene asign
nada una
fuerte rresponsabilid
dad como agente
a
prin cipal en la
a generacin
n, difusin y transfere
encia del
conocim
miento, as co
omo de transformacin so
ocial.
ucin, tal y como recoge

e la Estrateggia Universid
dad 2015
De esta manera, la Universidad como institu
5) ha pasado
o de estar n
nicamente co
omprometida
a con la form
macin superrior y la inve
estigacin
(EU2015
a asumir la denom
minada terce
era misin en la que se asigna a la Univerrsidad la funcin de
encia de con
nocimiento y tecnologa y adquiere especial
e
relev
vancia la Reesponsabilida
ad Social
transfere
Universittaria (RSU).
de por RSU
U? El docum
mento elaborrado por la comisin tccnica de la EU2015,
Y qu se entiend
ocial y Soste
enibilidad de
e las Univers
sidades, define la respoonsabilidad social
s
del
Responssabilidad So
sistema universitario
o y de las universidades ccomo:
Una re-conceptu
ualizacin de
el conjunto d
de la instituc
cin universitaria a la luuz de los va
alores,
n un mayor compromiso
c
con la socie
edad y
objetivvos, formas de gestin e iniciativas que implican
con la
a contribuci
n a un nuevo modelo de
e desarrollo ms
m equilibra
ado y sostennible. Este en
nfoque
la rea
alizacin del conjunto de sus misione
es, en su rela
acin con las
s personas y los entornos
s, y en
la dim
mensin socia
al, econmic
ca, ambientall y cultural de
e sus actividades.
parte, Vallaeyys, de la Cruz y Sasia (20

008) la definen como:
Por su p
Una poltica institucional inte

egral que se encarga de
e la gestin de
d todos loss impactos sociales
s
nos y externo
os) que la Universidad
U
g
genera, en dilogo partic
cipativo con llos diversos grupos
(intern
de inte
ers (interno
os y externos
s) que puede
en ser afectados por dichos impactoss
nera comple
ementaria, estos autorres identifican cuatro impactos principales que las
De man
Universid
dades generran en su entorno (Vallae
eys, de la Cruz y Sasia, 2008):
2
debe aplicarse tan

nto en su vis
sin y gesti n interna com
mo en su pro
oyeccin extterior, as co
omo en
Organizacionales: La Universidad impacta en la vida de su personal, y la forma en que

organiza su quehacer cotidiano tiene impactos ambientales.
Educativos: La Universidad influye en la formacin de los jvenes y profesionales, su escala

de valores, su manera de interpretar el mundo y de comportarse en l. Incide adems, en la
deontologa profesional y orienta la definicin de la tica profesional de cada disciplina y su
rol social.
Cognitivos: La Universidad orienta la produccin de conocimiento, influye en la articulacin

de la relacin entre tecnociencia y sociedad, posibilitando o dificultando el control y la
apropiacin social del conocimiento.
Sociales: La Universidad tiene un elevado peso social, en tanto que es referente y actor que
puede promover el progreso, crear capital social, vincular a los estudiantes con la realidad
exterior y hacer accesible el conocimiento a un conjunto social ms amplio.
Estos cuatro tipos de impactos sirven, a su vez, para definir cuatro ejes de RSU, los cuales han de
ser estudiados en profundidad y adaptados al contexto y realidad social de cada entidad.
Formacin
profesional
y
ciudadana
RSU
Investigacin
Educacin
Organizacin
Gestin
social del
conocimiento
Sociedad
Participacin social
Eje especfico universidades

Fuente: Adaptado de Vallaeys, de la Cruz y Sasia, 2008
En este contexto, la RSU se concibe como una importante oportunidad para afianzar la calidad y
excelencia del sistema universitario.
La Universidad ha de asumir su responsabilidad en la formacin profesional y ciudadana tanto de su

alumnado, como del conjunto de la comunidad universitaria; asegurar la presencia de la RSU y el
desarrollo sostenible en la investigacin y en las actividades de transferencia e innovacin, as como
potenciar la implantacin de un sistema de gestin tico y responsable.
Campus responsable
Eje comn a cualquier entidad
Figura 1. Ejes de responsabilidad social en la Universidad
Con la E
EU2015 se acomete
a
la promocin
p
d e la respons
sabilidad soc
cial como unna pieza fundamental
del comp
promiso de la Universida
ad con la so
ociedad y co
on su tiempo, as como ccon las gene
eraciones
futuras. Este impulso
o se concibe
e como un co
ompromiso que
q la Univerrsidad ha de tener con su
u entorno
nal e interna
acional. As, un objetivo claro
c
de la E
EU2015 es que
q en su
local, y ccon la comunidad nacion
horizonte
e temporal to
odas las Universidades tengan un proyecto
p
de RSU
R
aprobaddo por el Co
onsejo de
Gobierno
o y Consejo Social y que sea d
difundido y conocido en el mbitoo de su co
omunidad
universittaria.
nte, la Unive
ersidad de Cantabria
C
(U
UC) lanza esta
e
gua
Con estte objetivo y metas en su horizon
orientativva para la incorporaci
n de criterrios de sosttenibilidad a los eventoos o congre
esos que
organice
e, intentando
o abordar, cada
c
uno de
e los ejes de RSU ante
eriormente iddentificados (campus
responsa
able, gesti
n social del conocimiiento, partic
cipacin soc
cial y form
macin profe
esional y
ciudadan
na).
1.2. La
a sostenib
bilidad en los eventtos y cong
gresos de la UC
El comp
promiso de la
a Universida
ad de Canta bria (UC) co
on la sostenibilidad se hha convertido
o en una
constantte durante lo
os ltimos aos. En este
e sentido se
e han venido
o implementaando paulatinamente
medidass para conve
ertir la Responsabilidad
d Social Uniiversitaria (R
RSU) en un objetivo es
stratgico
plename
ente insertad
do en las ac
ctividades d e generaci
n y difusin
n del conociimiento que nos son
propias.
Con el cconvencimien
nto del valor aadido que
e puede apo
ortar a nuestrra institucinn contar con acciones
relaciona
adas con la sostenibilida
s
ad, desde el V
Vicerrectorado de Espac
cios, Servicioos y Sostenib
bilidad se
ha puestto en marcha
a la elaborac
cin de esta gua que fac
cilita la organ
nizacin y ceelebracin de
e eventos
Un even
nto o congre
eso sostenible se puede
e definir com
mo aquel que
e se disea y desarrolla siguiendo
s
los princcipios del de
esarrollo sos
stenible, el ccual supone
e la satisfac
ccin de las necesidade
es de las
generaciones presen
ntes sin com
mprometer lass posibilidades de las de
el futuro paraa atender sus propias
necesida
ades (CMMAD, 1987). O,
O ms espe
ecficamente
e, y tal y com
mo lo define el Programa para el
Medio A
Ambiente de las
l Naciones
s Unidas (PN
NUMA), es:
Aque
el evento disseado, orga
anizado e im
mplementado
o de manera
a que minim
mice los pote
enciales
impacctos negativo
os y deje un
u legado b
beneficioso para
p
la com
munidad anfifitriona y tod
dos los
involu
ucrados.
y congre
esos sostenib
bles en la UC
C.
La soste
enibilidad sup
pone un ciertto cambio cu
ultural con re
especto a la orientacin
o
trradicional en
n la forma
de organizar y realiizar un even
nto o congre
eso. En este sentido, uno
u
de los pprincipales retos
r
que
plantea e
el desarrollo
o sostenible es
e la bsque
eda de forma
as de pensamiento y acttuacin alterrnativas e
innovado
oras. As, la
a introduccin de criterio
os de sosten
nibilidad en la organizaccin de un congreso
supone considerar tanto
t
los im
mpactos econ
nmico, soc
cial y ambiental por parrte de la dirreccin y
organiza
acin del missmo, como aprovechar
a
la
as posibilidades que surg
gen para fom
mentar prctticas ms
sostenib
bles entre loss grupos de inters impliccados en la in
niciativa.
nitiva, la sosstenibilidad trata de gene

erar cambios positivos y duraderos en la forma
a en que
En defin
utilizamo
os los recurssos naturales
s y humanos para mejora
ar la calidad de vida paraa todos, ahorra y en el
futuro. E
En cuanto a la celebraciin de even tos o congre
esos se refie
ere, esto siggnifica que el
e trabajo
debe org
ganizarse tra
atando de garantizar que se est en condiciones
c
de
d 1:
Proporcionar un sitio acc

cesible y un a
ambiente inc
clusivo para todos
t
Facilitar un ambiente
a
seg
guro y proteg
gido;
Minimizar loss impactos negativos

n
sob
bre el medio ambiente;
Fomentar un
na vida sana;
Promover un
n abastecimiento responssable;
O
Ofrecer una excelente ex
xperiencia a los/as asiste
entes;
Fomentar un
n comportam
miento ms so
ostenible, y
Dejar un legado positivo.
1.3. La
a gua com
mo instrum
mento de gestin y sensibiliz
zacin
do la lnea de trabajo desarrollada
d
a en epgraffes anteriore
es, esta guaa se plantea con el
Siguiend
Incorp
porar la sosttenibilidad en
e los eventtos y congre
esos celebra
ados por la UC, con el nimo
de min
nimizar el im
mpacto nega
ativo que es
stos puedan
n generar.
a, y tal y com
mo reza el tttulo de este epgrafe, estte objetivo ggeneral escon
nde, a su
De la miisma manera
vez, doss objetivos especficos.
e
Por un lado
o, trata de facilitar
f
el trabajo al perrsonal encarrgado de
organiza
ar y desarrollar eventos o congresoss sostenibles
s y, por otro
o, de conciennciar a la co
omunidad
universittaria de que la RSU y la sostenibilida
ad pueden ser aplicadas y transversaalizadas en cualquier
actividad
d instituciona
al.
London 2012 sustaina

able guideline
es
siguiente
e objetivo:
10
Precisam
mente por su
s vocacin
n didctica, esta gua se configura como un a gua-cuad
derno de
aplicaci
n bsica, con instruccio
ones e indiccadores senc
cillos, y cuya
a funcin prrincipal es sentar
s
las
bases de un processo -integraciin de la so
ostenibilidad en los congresos de laa UC- que aspira al
Por este motivo, esta gua queda abierta a cualquier
desarrollo progresivvo y mejora continua. P
ario o sugere
encia que con
ntribuya al en
nriquecimien
nto de su con
ntenido.
comenta
Para cu
ualquier com
mentario o sugerencia
s
p
puedes dirigirte a la Oficina Ecocaampus de Gestin
G
Ambien
ntal a travss del buzn ecocampus@u
e
unican.es o de
el telfono 942
2.20.67.82.
1.4. Beneficios de la inco

orporacin
n de la sos
stenibilida
ad
en podr pen
nsar que la organizacin
o
de un eventto o congreso ya es suficcientemente compleja
Hay quie
como pa
ara asumir compromisos
c
s adicionaless, y ms en
n un momen
nto de crisis como el ac
ctual. Sin
embargo
o, esta presiin adicional puede con
ntemplarse como
c
una gran oportuniddad para fom
mentar la
innovacin y desarro
ollar medidas alternativa
as de actuac
cin que incidan en una mejora tanto para el
omit organizador, como
o para su enttorno.
propio co
As, algu
unos de los beneficios
b
m
s destacablles son:
Ahorro eco
onmico
Mejora de
e la imagen y reputacin
Fomento de
d la creatividad e innova
acin
Aprendiza
aje continuo
Mejor servvicio a las pe

ersonas asisttentes
Benefficios para el
e entorno:
Reduccin
n del impacto
o ambiental y conservacin del entorno
Contribuciin al desarrrollo sostenib

ble
Desarrollo
o de un secto
or productivo
o ms respon
nsable y com
mprometido
Fomento de
d la inclusi
n y la iguald
dad
Sensibiliza
acin social
Benefficios para la institucin

n organizad
dora del evento / congre
eso:
11
2.
QU PUEDES ENCONTRAR EN ESTA GUA?
La presente gua se dirige a orientar al personal organizador de un evento o congreso sobre el

proceso de integracin de la sostenibilidad en el mismo. De esta manera, el contenido contempla
desde la definicin de las distintas etapas en que se debe reflexionar sobre los posibles impactos
que el evento o congreso puede generar, hasta las principales cuestiones a tener en cuenta por
parte del comit organizador en la definicin, desarrollo y evaluacin del mismo.
Habr de tenerse en cuenta la naturaleza y fin del evento o congreso para valorar el nivel de
aplicacin de cada una de las pautas ofrecidas a lo largo de la gua. As, por ejemplo, un evento
puntual no tiene por qu requerir el mismo nivel de aplicacin de criterios de sostenibilidad que un
congreso de varios das de duracin y con un gran nmero de asistentes.
La informacin bsica que se incluye se concreta en:
Grupos de inters implicados en la iniciativa (PUNTO 3): la participacin y colaboracin

de todos los implicados o participantes en el evento o congreso es fundamental para la buena
marcha del mismo. En esta gua se hace una propuesta de identificacin.
Etapas en las que se estructura el proceso (PUNTO 4): una planificacin adecuada facilita
el trabajo de organizacin y ayuda a contemplar y monitorizar la mayor cantidad de variables
posibles.
Pautas organizativas (PUNTO 5.1): existen algunos elementos que pueden ayudar a la
planificacin del trabajo relacionado con la organizacin de un evento o congreso sostenible.
En esta gua se realizan algunas propuestas al respecto.
reas de trabajo (PUNTO 5.2): este apartado define las reas a considerar en el proceso de
Lneas de accin principales (PUNTO 5.2): aunque los eventos o congresos pueden
presentar diferencias significativas en funcin de su propsito y magnitudes que debern ser
consideradas, desde esta gua se proponen las actividades bsicas a considerar en cada
rea en lo que a la introduccin de la sostenibilidad se refiere en cada una de las etapas
identificadas.
Indicadores de desempeo (PUNTO 5.2): los indicadores tratan de orientar al comit

organizador en la monitorizacin y seguimiento de actividades realizadas y logros
conseguidos. Los indicadores incluidos son slo una propuesta y ser el comit organizador
quien deba decidir si los utiliza estrictamente o los modifica segn sus propsitos y
necesidades.
Recursos y herramientas bsicas (PUNTO 6 y TRANSVERSAL): con el nimo de facilitar

el trabajo al comit organizador, se incluyen algunas recomendaciones y herramientas que
organizacin y desarrollo de un evento o congreso, en relacin con la sostenibilidad.
12
pueden ser tiles en la organizaccin y desa

arrollo del evento
e
o coongreso (mo
odelo de
ccuestionario de satisfacc
cin). Asimissmo, a lo la
argo del texto
o se incluyyen recuadro
os verdes
ue aportan algunas sugerrencias o pro
opuestas a te
ener en cuennta.
incluidos, qu
misma manerra, a lo largo

o del docum
mento se encuentran rec
cuadros de ddistintos colores que
De la m
contiene
en las informa
aciones relattivas a:
Cuadro
os grises: contienen
c
definiciones
d
o aclaracio
ones a la informacinn recogida en su
corresp
pondiente epgrafe.
Cuadro
os verdes: co
ontienen consejos y/o reccomendacion
nes prcticas
s dirigidas a facilitar el de
esarrollo
de la acctividad a la que se refieren.
ESCRIB
BE AQU TUS
S NOTAS
Estos cu
uadros dejan espacios pa
ara que pued
das escribir la
as notas o aclaraciones qque necesite
es.
13
3.
A QU GRUPOS DE INTERS HAS DE IMPLICAR EN EL DESARROLLO

DE LAS DISTINTAS INICIATIVAS?
Para garantizar que un congreso sea lo ms sostenible posible, es fundamental que todos los grupos
de inters implicados conozcan los comportamientos y actitudes a interiorizar, con el nimo de
maximizar los impactos positivos y minimizar los negativos que el congreso pueda producir sobre el
entorno. De esta manera, la labor de implicacin de los grupos de inters se convierte en una pieza
fundamental en la organizacin de un evento o congreso sostenible. Es ms, sin la colaboracin de
todos los involucrados, no es posible alcanzar los objetivos fijados.
Los principales grupos de inters identificados son:
Direccin: El compromiso de la direccin es fundamental para que la bsqueda de la

sostenibilidad se integre con xito en la celebracin del evento o congreso. La direccin es
quien est en condiciones de poseer una visin general del encuentro en relacin con los
objetivos de sostenibilidad planteados y, por tanto, habr de supervisar y garantizar la
materializacin de los mismos.
Comit organizador: El equipo de trabajo es quien tiene la capacidad de transversalizar la

sostenibilidad en cada actuacin especfica del congreso. Cada uno de los responsables de
rea deber asumir la sostenibilidad como un objetivo ms dentro de sus funciones
especficas.
Proveedores: El evento o congreso depende de la participacin y compromiso de todos

aquellos proveedores de productos o servicios. Por ello, se deber exigir y monitorizar
aspectos tales como el respeto a la legislacin y la participacin de los proveedores en otras
iniciativas adicionales. Que stos cuenten con una poltica de RSC definida y slida puede
sostenible.
Patrocinadores: La imagen del congreso puede quedar en cierta medida condicionada por
los patrocinadores del evento. Por ello es imprescindible seleccionarlos garantizando la
coherencia con el mensaje del mismo.
Socios / colaboradores: El trabajo en red puede suponer mltiples beneficios para la

organizacin y desarrollo del congreso. Solicitar la participacin de otras unidades de la UC,
as como de otros agentes y entidades externas.
Asistentes al evento o congreso: Los asistentes al congreso han de ser considerados en

una doble vertiente. Por un lado, se debe tratar de garantizar su satisfaccin con respecto al
mismo, y por otro, han de ser implicados en todas aquellas acciones de sostenibilidad, pues
sin su colaboracin no ser posible alcanzar los objetivos propuestos.
Medios de comunicacin: los medios de comunicacin son un aliado fundamental para
facilitar considerablemente el trabajo del comit organizador de un evento o congreso
14
llograr difund
dir el mensaje y grado de
e xito de la
a iniciativa. Por
P tanto, seer fundamen
ntal tratar
d
de divulgar tambin infformacin a
acerca del plan
p
y lnea
as de actuaacin sosten
nibles del
ccongreso la
as cuales, adems,
a
pue
eden constittuirse como un elemennto diferencia
ador con
rrespecto a otros
o
eventos
s y dotar de ccoherencia al
a fondo y la forma
f
del missmo.
Conoces el ttulo Comprom

metidos con la Sostenib
bilidad que el Vicerrecttorado de Espacios,
E
a a hoteles, restaurantes
s e imprentass que colabo
oran con
Serviccios y Sostenibilidad de la UC otorga
el dessarrollo de un
u evento o congreso
c
so
ostenible? Pu
uedes encon
ntrar un mappeo sobre el nivel de
integrracin de loss criterios exigidos
e
por el Vicerrecttorado en la web de la Oficina Eco
ocampus
www.unican.es/eccocampus/
e grupos de
e inters aq
qu incluida no es ms
s que una propuesta genrica.
La identtificacin de
Correspo
onde al com
mit organizador del evvento identificar a cada uno de loss actores es
specficos
incluidoss en cada un
no de los gru
upos de interrs aqu prop
puestos. Pa
ara ello, convviene dar res
spuesta a
algunas preguntas como
c
quin
n se encarga
a de la direcc
cin del evento o congreeso? Por quin est
organizado
or? Quiness son tus pro
oveedores? Qu tipos dde bienes o servicios
compuessto el comit
te prove
een? Cuen
nta tu eventto o congre
eso con patrocinadores?
? En ese ccaso, quin
nes son?
Existen
n otro tipo de
e socios o co
olaboradoress? Cuntas
s personas asisten
a
al evvento o cong
greso que
has orga
anizado? Cul es su pro
ocedencia?
A qu medios de comunicacin hass de informarr sobre tu
evento o congreso sostenible?
ESCRIB
BE AQU TUS
S NOTAS
15
4.
QU ETAPAS COMPRENDE UN EVENTO O CONGRESO SOSTENIBLE?
Antes de comenzar a aplicar esta gua y plantear un trabajo desde la perspectiva de la sostenibilidad,
se deben tener en cuenta algunas consideraciones bsicas:
Los eventos o congresos pueden presentar muy distintas caractersticas en funcin del tema,
nmero de asistentes o duracin de los mismos. Por tanto, las indicaciones de esta gua
debern ser adaptadas en funcin de las necesidades especficas de cada comit
organizador.
Para implantar con xito la sostenibilidad, es necesario contemplarla de manera integral a lo

largo de todo el evento o congreso y, consecuentemente, en todas sus etapas. Es decir, la
sostenibilidad deber ser considerada desde el inicio del trabajo de diseo y planificacin y
llevada hasta la ltima fase de cierre y evaluacin.
Asimismo, resulta imprescindible la participacin e implicacin de todos los grupos de inters

identificados. Es decir, el comit organizador deber tomar las riendas del proceso, pero
necesitar de la implicacin de las empresas proveedoras o socios colaboradores, as como
de las propias personas participantes en el evento o congreso.
En este sentido y en trminos generales, se considera que tanto la organizacin de un evento como
de un congreso habr de pasar por cuatro fases o etapas, independientemente de que estas sean
abordadas en mayor o menor profundidad:
Etapa 2:
Organizacin
Etapa 4: Evaluacin
y retroalimentacin
Etapa 3:
Celebracin y
seguimiento
Fuente: elaboracin propia
Y en consecuencia, en cada una de estas etapas, se debern abordar tareas diferentes que
requerirn de la implicacin de distintos grupos de inters:
Etapa 1: Diseo y
planificacin
S O S T E N I B I L I D A D
S O S T E N I B I L I D A D
Figura 2. Gestin del ciclo de planificacin y celebracin de un evento o congreso
16
Tabla 1. Cuestiones a considerar en cada una de las etapas establecidas

ETAPA 1: DISEO Y PLANIFICACIN
En esta primera etapa se establecen las bases de lo que ser el futuro evento o congreso. Es aqu
donde se deber identificar y valorar los posibles impactos negativos que el evento pueda generar
para tratar de gestionarlos y minimizarlos. De las decisiones tomadas en esta fase depender, en
buena medida, el grado de xito del evento o congreso.
Grupos de inters implicados: direccin, comit organizador.
ETAPA 2: ORGANIZACIN
En esta etapa se ha de comenzar a operativizar las decisiones adoptadas en la etapa anterior. As,
debern comenzar a definirse cuestiones como el lugar de desarrollo del evento, los materiales
necesarios o los proveedores, socios o colaboradores precisos para la buena marcha de la iniciativa.
Es un buen momento para definir requisitos de seleccin y criterios de contratacin de los
proveedores considerados, en relacin con la sostenibilidad del evento.
Adems, dado que en esta etapa se comenzar a dar difusin al evento o congreso previsto,
recuerda comenzar a informar tambin acerca de la sostenibilidad del mismo. Por este motivo, en
esta fase ya has de comenzar a trabajar con todos los grupos de inters implicados en el desarrollo
del evento.
Grupos de inters implicados: direccin, comit organizador, proveedores, patrocinadores, socios o
colaboradores, potenciales asistentes al evento o congreso, medios de comunicacin.
ETAPA 3: CELEBRACIN Y SEGUIMIENTO

En esta etapa es donde se materializarn todas las decisiones, planes y objetivos desarrollados a lo
largo de las otras dos fases anteriores. Por tanto, al llegar a esta etapa es muy importante tener bien
definidos los objetivos, actividades e indicadores que nos ayudarn a ir ejecutando y dando
planteada.
De la misma manera, es imprescindible que todos los grupos de inters implicados lleguen al evento
siendo conocedores de los criterios de sostenibilidad establecidos, para que puedan colaborar en su
aplicacin.
Asimismo, es necesario ir recopilando la informacin necesaria de todos los grupos de inters
involucrados en el evento para la posterior realizacin de la evaluacin del mismo.
Al igual que en la fase anterior, no te olvides de seguir incluyendo la comunicacin de la
sostenibilidad en la difusin del evento.
Grupos de inters implicados: direccin, comit organizador, proveedores, patrocinadores, socios o
colaboradores, asistentes al evento o congreso, medios de comunicacin.
seguimiento al conjunto de la iniciativa y tener asignados los responsables de cada rea o tarea
17
ETAPA 4: EVALUAC
CIN Y RET
TROALIMEN
NTACIN
En esta ltima etapa
a se deber concluir el e
evento o con
ngreso. Aqu, debern lleevarse a cab
bo tareas
e del evento, el tratamien
nto de la info
ormacin pro
oducida y reccopilada en las fases
como el desmontaje
es, la evaluacin general de la iniciattiva, la identifficacin de puntos
p
fuertees y puntos de
d mejora
anteriore
a consid
derar en suce
esivas ediciones.
d hacer lleg
gar a tus grrupos de inters los
Una vezz concluida esta ltima etapa, no tte olvides de
resultado
os obtenidoss en cuanto a la sostenib
bilidad para seguir
s
tratand
do de implicaarles y sensibilizarles
con resp
pecto a este tema.
t
Grupos de inters implicados: direccin, ccomit organizador, prove
eedores, patr
trocinadores,, socios o
adores, asisttentes al eve
ento o congre
eso, medios de comunica
acin.
colabora
Fuentte: elaboracin propia
Ten en
n cuenta que
e la comunicacin ha de ser un eje transversal
t
a todo el eveento o congrreso y
No tte olvides de
e la sostenib
bilidad!!! Parra conseguirr implicar a tus grupos de inters, has de
manten
nerlos inform
mados sobre tus planes, p
progresos y avances.
a
ESCRIB
BE AQU TUS
S NOTAS
18
5.
C
CMO PU
UEDES OR
RGANIZAR
R UN EVEN
NTO O CO
ONGRESO
O SOSTENIBLE?
El proce
eso de integrracin de la sostenibilida
ad a un even
nto o congre
eso ha de seer transversa
al a cada
una de las etapas y reas de trabajo
t
defin
nidas. Para ello, debern ir incorporrndose los distintos
os, sociales o ambientalles que se hayan
h
identificado a lo llargo de la etapa de
aspectoss econmico
diseo y planificaci
n, as como
o los que se
e puedan ir haciendo visibles a lo llargo del pro
oceso de
desarrollo de la prop
pia iniciativa.
Algunos de los aspectos a tener en cuenta so
on:
Dime
ensin econ
nmica:
Costes del evento o congreso

c
Gestin de
d la calidad
Procesoss de innovacin
Condiciones de los proveedores
Caractersticas de los
s patrocinado
ores
Contribuccin al desarrrollo econm

mico local
ensin socia
al:
Dime
Accesibilidad
Igualdad
Condiciones laborale
es del comiit organizador (y del personal dee proveedore
es o
Segurida
ad y salud en
n el trabajo
al
Relaciones con la comunidad loca
Relaciones con la administracin pblica loca

al u otros acto
ores de relevvancia
ensin ambiental:
Dime
Consumo
o de agua
Consumo
o de luz
Consumo
o de gas
Consumo
o y reutilizacin de matteriales (ma
aterial de oficina, alimenntacin, bebidas,
etc.)
Movilidad
d y transportes
Generacin y deshec
cho de residu
uos
Emisione
es de CO2
atas)
subcontra
19
Culess de estos aspectos so

on aplicable
es a tu eve
ento o cong
greso? Se te ocurren algunas
cuestion
nes ms?
ESCRIB
BE AQU TUS
S NOTAS
5.1. O
Organizaci
n del trabajo
nimo de faccilitar el trab
bajo de la orrganizacin del evento o congreso, en este apa
artado se
Con el
ofrecen algunas pau
utas de organ
nizacin bssicas. Tngase en cuenta
a que las orrientaciones ofrecidas
ricas para tratar
t
de aba
arcar tanto la
a organizaci
n de eventos
s como de coongresos de
e distintos
son gen
tipos, ta
amaos y ca
aractersticas
s. De esta manera, las
s personas responsables
r
s de cada evento o
congreso
o debern de
ecidir qu tip
pos de pauta s son aplicab
bles en cada
a caso.
As, a la hora de organizar el trab

bajo de planiificacin y de
esarrollo de un
u evento o ccongreso se
e sugiere:
E
Elaborar un plan de sostenibilidad e
en el que rec
coger toda la
a informacinn de organiz
zacin
o
operativa del evento o co
ongreso en relacin con
n la sostenibilidad (objetivvos, activida
ades e
indicadores)..
D
Designar un responsable
e de coordina
acin, ejecuc
cin y superv
visin del proopio plan.
C
Comunicar to
odas las acc
ciones relacio
onadas con la sostenibilidad a cada uno de los grupos
g
E
Evaluar el de
esempeo en
n cuanto a la
a sostenibilidad del eventto o congresoo.
dad:
Plan de sostenibilid
El plan d
de sostenibilidad ha de ser
s el docum
mento en que
e se recojan los objetivoss, lneas de actuacin
a
y activida
ades a desarrollar para construir
c
y re
ealizar ordenadamente el evento o coongreso sosttenible.
En este sentido, la inclusin de indicadoress contribuye a facilitar el trabajo de la organizac
cin a la
ento y monito
orizar las acttividades rea
alizadas y log
gros obtenidoos.
hora de dar seguimie
a, dentro del propio plan
n de sostenib
bilidad, es co
onveniente iddentificar, ta
anto a los
De la misma manera
de inters implicados, como a los res ponsables de cada una de
d las reas o tareas.
grupos d
d
de inters im
mplicados.
20
En la figura 3 se recogen los principales elementos a integrar dentro de un plan de sostenibilidad para
un evento o congreso. No obstante, dado que los distintos eventos pueden mostrar caractersticas
significativamente distintas, se recomienda tomar este modelo nicamente como referencia y realizar
las adaptaciones oportunas en funcin de las necesidades especficas de cada evento o congreso.
Figura 3. Contenido y estructura propuesta para el Plan de Sostenibilidad

CRITERIOS ECONMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES
CRITERIOS ECONMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES

Fuente: elaboracin propia
Responsable de coordinacin, ejecucin y supervisin:
Contar con una persona responsable de centralizar y supervisar todo el proceso de integracin de la
sostenibilidad, garantiza la gestin global y seguimiento de los objetivos de sostenibilidad definidos y
actividades relacionadas.
La persona responsable designada, deber mantener una relacin fluida con la direccin y contar con
su apoyo, adems de disponer de una cierta independencia para poder operar con arreglo a las
necesidades que se vayan presentando, aunque sin obviar los objetivos previstos.
ESCRIBE AQU TUS NOTAS
21
Adicionalmente, esta persona deber informar de la forma en que la sostenibilidad afecta a las
actividades de otros miembros del comit organizador y supervisar su trabajo en este mbito.
Comunicacin de la sostenibilidad:
La comunicacin de la sostenibilidad ha de ser un eje transversal a todo el proceso de gestin del

ciclo de organizacin del evento o congreso. En este sentido, deber tratar de garantizarse que la
informacin relativa a la sostenibilidad llega a todos los grupos de inters identificados y posibles
pblicos objetivos.
As, desde el comit organizador se deber velar porque la informacin llega a:
Proveedores, socios y/o colaboradores: quienes habrn de conocer y comprender las

medidas que les afecten especficamente en el desempeo de su actividad.
Asistentes al evento o congreso: quienes debern conocer en qu medida su participacin es

imprescindible para lograr los objetivos de sostenibilidad previstos.
Medios de comunicacin: quienes debern trasladar a la sociedad el mensaje relacionado

con la sostenibilidad para contribuir a sensibilizar al conjunto de la ciudadana.
Evaluacin del desempeo:
Al finalizar el evento o congreso, es conveniente reflexionar sobre los resultados obtenidos, de cara a
poder establecer puntos fuertes o de mejora en sucesivas ediciones del mismo o desarrollo de otros
eventos distintos.
22
Para poder completar esta fase, es fundamental haber logrado la colaboracin de todos los grupos de
inters implicados que debern proveernos la informacin necesaria (sobremanera, proveedores y
asistentes al evento).
En este sentido, para conocer la valoracin final general, es til realizar informes que recojan los
datos definitivos y que puedan ser analizados por la direccin y comit organizador y puedan hacerse
llegar a los distintos grupos de inters implicados en el evento o congreso (incluidos medios de
comunicacin, si se considera oportuno). Si, adems, se abre un proceso de retroalimentacin de la
informacin, el proceso lograr ser an ms enriquecedor.
5.2. reas, lneas de accin, actividades e indicadores especficos

A la hora de planificar las actuaciones a realizar, es importante delimitar cada una de las reas de
trabajo necesarias para la buena marcha del evento o congreso y, de manera ms especfica, de la
sostenibilidad del mismo.
En esta gua, el contenido se ha estructurado en ocho reas de trabajo, que tratan de aportar una
visin holstica del conjunto del evento en relacin con cada uno de los aspectos identificados en las
1. Planificacin y organizacin
2. Sede
3. Alojamiento
4. Catering y/o restauracin
5. Encuentro
6. Transporte
7. Actividades paralelas al congreso
8. Comunicacin
Una vez definidas y delimitadas las reas en las que se va a centrar el trabajo, es necesario tratar de
especificar con el mayor grado de detalle la parte operativa.
dimensiones econmica, social y ambiental. Estas ocho reas de trabajo se concretan en:
23
Para ello
o, se propon
nen algunas medidas a aplicar en cada
c
una de
e las reas dde trabajo (llneas de
accin, e
etapa a la qu
ue correspon
nden e indiccadores que permitan mo
onitorizar el ggrado de eje
ecucin y
cumplim
miento de las actividade
es y objetivvos propuestos), as co
omo indicaddores que ayuden
a
a
o de cumplim
miento.
monitorizzar su grado
macin incluiida en este apartado

a
se e
estructura de
e la siguiente
e manera:
La inform
En primer lugar, el trabajo se clasificca por reas de trabajo, cada una d e las cuales contiene
ssus propias lneas de accin. Esstas lneas, a su vez, se
s acompaan de una o varias
a
actividades y sus corres
spondientes indicadores
s de desemp
peo.
A
Asimismo, se
s especifica
a la etapa e
en la que se
e debe pres
star atencinn a cada un
no de los
a
aspectos se
alados.
rea 1
1.1. Lnea de acciin correspo
ondiente
ETAPA
INDICADOR
RES
DE
DESEMPE
EO
E
Etapa
a la
Activida
ad /es
propuessta/s
que
Indicadores
c
corresponde
para
propuestos p
c
cada
cada activida
ad
a
actividad
RESP
PONSABLE
cio libre para
Espac
design
nar
respon
nsable/s de
cada actividad
a
ESCRIIBE AQU TU
US
NOTAS
Espacio librre para escribir las
notas o aclaaraciones
necesarias
1 = diseo y planificacin
p
3 = celebracin
c
y seguimientoo
2 = organizacin
4 = evaluacin
e
y retroalimentaacin
A
Adems, esttas tablas cu
uentan con u
un espacio libre para que
e cada comitt organizador pueda
a
asignar los responsable
r
es de cada ta
area indicada y con otro espacio paraa escribir las
s notas o
c
comentarios
s que sean necesarios.
n
Esta classificacin ess slo una prropuesta que

e trata de orrientar el trab
bajo de las ppersonas encargadas
de realizzar un eventto o congres
so sostenible
e. No es, porr tanto, un modelo
m
nicoo y cerrado, sino una
gua de ttrabajo orien
ntativa que puede ser ada
aptada en fu
uncin de las
s necesidadees de cada personal o
comit o
organizador.
Quiere
es modificarr el apartado
o que viene
e a continua
acin? En la
a Oficina Eccocampus po
odemos
facilitartte el archivo.. Contctano
os! ecocamp
pus@unican..es
ACTIV
VIDADES
24

rea 1. Planificacin y organizacin
En esta primera etapa se establecen las bases de lo que ser el futuro evento o congreso. Es aqu donde se deber identificar y valorar los posibles impactos
negativos que el evento pueda generar para tratar de gestionarlos y minimizarlos. En esta rea se deber definir la estrategia de implantacin de objetivos de
sostenibilidad en el evento o congreso y coordinar su ejecucin.
1.1. Introducir la Sostenibilidad en el Diseo y Gestin del Congreso

ACTIVIDADES
ETAPA
INDICADORES DE
DESEMPEO
RESPONSABLE
Plan de sostenibilidad diseado

por el comit organizador del
evento o congreso
generales de actuacin.
Plan de sostenibilidad aprobado

1
por la direccin del evento o

congreso
Plan de sostenibilidad puesto a
disposicin de la institucin para

ser utilizado en futuros eventos o
congresos.
Compartir el plan con los
El 100% de los grupos de inters
distintos agentes implicados en

el desarrollo del Congreso y
atender sus posibles
propuestas.
2y3
son informados acerca del plan

de sostenibilidad del evento o
congreso y lneas que puedan
afectarles.
Establecer objetivos y lneas
25
Has pensado en
n compartir tu Pla
an con la Oficina Ecocampus? No
osotros podemos orientarte en el diseo
d
y t puedes aportarnos nue
evas ideas para lo
os
futuros eventos y congresos de la UC. Escrbenos a ecocampus@un
nican.es
Trata de ir inform
mando a los grupo
os de inters del e
evento o congresso desde el diseo
o del mismo para
a que vayan cono
ociendo e interioriz
zando la idea. T
Te
animas a abrir un
n proceso de suge
erencias para anim
mar a participar a tus pblicos objetivo?
1.2. Sustituir pap

pel por tecnolog
ga en la planific
cacin y gestin
n administrativa
a del Congreso
ET
TAPA
H
Habilitar un sitio w
web o pgina
especfica para e
el evento o
co
ongreso
1
H
Habilitar o designar una cuenta
de correo electrnicco.
2, 3 y 4
2, 3 y 4
P
Proporcionar
la
opcin
de
re
ealizar la inscripci
n y pago de
1y2
la
de
enviar las comunicaciones de

m
manera telemtica.
Cuenta de correo electrnico creada y

difundida
a.
El
95%
%
de
las
interlo
ocuciones
se
realizan a travs del correo

o electrnico.
El 5% de
e las interlocucion
nes se realizan
a travs del telfono.
congreso
o se realizan a travs de la
% de las comun
nicaciones del
El 100%
1y2
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
congreso
o creado y difundid
do.
plataform
ma creada a tal efe
ecto.
opcin
RESPONSABLE
R
Pgina o portal web d

del evento o
nes al evento o
El 100% de las inscripcion
m
manera telemtica.
P
Proporcionar
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
congreso
o se reciben a travs de la
plataform
ma creada a tal efe
ecto.
ACTIVIDA
ADES
26
Gracias a las nue

evas tecnologas puedes
p
organizarr y gestionar todo tu evento o congrreso casi sin utiliz
zar papel o realiza
ar desplazamiento
os Utilzalas!
1.3. Establecer c
criterios de conttratacin de pro
oveedores
ACTIVIDA
ADES
ET
TAPA
E
Establecer los criterios a aplicar
en
la
proveedores
contra
atacin
bienes
de
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
os el 80% de las empresas

Al meno
de
proveedo
oras cumplen con los criterios de
contrataccin establecidos.
se
ervicios.
Sabes que el V
Vicerrectorado de
e Espacios, Servvicios y Sostenibiilidad ha desarrollado el Ttulo Comprometidos
C
con la Sostenib
bilidad, dirigido a
1.4. Minimizar de
esplazamientos
ACTIVIDAD
DES
P
Planificar
encuentros
reun
niones
de
ET
TAPA
INDICA
ADORES DE DES
SEMPEO
RESPONSABLE
R
p
profesionales
del sector en esp

pacios libres
Durante
el
evento
congreso
se
desarrollan
n reuniones parale
elas al mismo.
del evento o congre

eso.
P
Planificar
reun
niones
ponencias virtuales.
Durante
1
el
desarrollan
n
virtuales.
evento
reuniones
congreso
o
se
ponencias
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
e
empresas colaborradoras con la pla
anificacin y desarrollo de eventos y congresos sostenibles? Consultta el listado en ww
ww.unican.es/ecoc
campus!
27
Has pensado en
n aprovechar tu encuentro para rea
alizar otras reunio
ones relacionadas con la temtica trratada? Puedes realizar
r
reuniones
s sectoriales, sobrre
postgrados relaciionados u organiz
zar un job market qu ms se te o
ocurre?
1.5. Controlar em
misiones de CO2
ETA
APA
C
Conocer la huella d
de carbono
del evento o congre
eso.
C
Compensar emision
nes de CO2
INDICA
ADORES DE DES
SEMPEO
RESPONSABLE
R
Informaci
n necesaria para el clculo de
e carbono recopila
la huella de
ada.
Huella de ccarbono del congre

eso calculada.
Huella de ccarbono del congre

eso publicada.
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
Acciones
para
la
comp
pensacin
de
emisiones de CO2 realizadass.
P
Para calcular la h
huella de carbon
no necesitas que todos los grupo
os de inters imp
plicados asisten
ntes, proveedores
s, sede, etc. te provean de cierrta
in
nformacin releva
ante. En el aparttado de herramie
entas del volumen
n dedicado a la huella
h
de carbono
o, te incluimos allgunos modelos de cuestionarios o
fformularios que po
odrn ayudarte en
n esta tarea.
Sabes que pued

des compensar tu
u huella de carbo
ono de formas mu
uy sencillas? Nos
sotros te propone
emos financiar pro
oyectos ambienta
ales (como los qu
ue
p
puedes encontrarr en pginas como
o www.ceroco2.o
org) o realizar una
a plantacin de rrboles. Puedes en
ncontrar ms inforrmacin en el doc
cumento relativo al
cclculo de la huelllla de carbono.
ACTIVIDAD
DES
28
1.6. Controlar sa
atisfaccin y callidad
ACTIVIDAD
DES
ETA
APA
INDICA
ADORES DE DES
SEMPEO
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
Al menos un 10% de las preguntas del

1
M
Monitorizar
el
grado
congreso ssolicitan informaci

n relativa a la
sostenibilid
dad.
de
sa
atisfaccin con e
el evento o
co
ongreso.
cuestionarrio de satisfaccin
n del evento o
n necesaria parra valorar el

Informaci
3
grado
de
e
satisfaccin
del
evento
congreso rrecopilada.
Informe d
de satisfaccin d
del evento o
congreso p
publicado y difundiido.
Para facilitarte e
esta tarea, te prop
ponemos un mod
delo que incluimoss en el apartado de
d herramientas. Puedes modificarrlo segn tus prop
pias necesidades
s.
No te olvides de
e incluir cuestione
es relativas a la so
ostenibilidad! Si lo
o modificas, nos lo compartes? Co
on tu ayuda podre
emos seguir mejorrando.
rea 2. Sed
de
La eleccin de una
a u otra sede en la que ubicar la ce
elebracin del eve
ento o congreso, puede suponer im
mportantes impactos en las reas econmica,
e
social y
L
a manera, en esta
a rea se tratar d
de orientar la sele
eccin del lugar en
e que se desarro
ollar el encuentro
o a partir de criterrios de localizaci
n,
ambiental. De esta
bilidad, simbolism
mo local, poltica ambiental, etc.
capacidad, accesib
29
2
2.1. Valorar el en
ntorno en que se
e ubica la sede
ACTIVIDAD
DES
ETA
APA
INDICA
ADORES DE DES
SEMPEO
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
e encuentra ubicad
da en un punto
La sede se
E
El
entorno
encuentra
suponer
en
la
que
sed
de
ha
se
co
omparativa con re
especto a la
so
ostenibilidad.
cntrico
con
respecto
o
los
desplazam
mientos que deban realizarse.
de
ventaja
una
La sede cu
uenta con jardiness o espacios al
aire libre a su alrededor.
La sede ccontribuye a refle
ejar la cultura,
historia o ttradicin local
A la hora de selecccionar el edificio

o en el que desarrrollar el evento o congreso, no te olvides
o
de considerar cuestiones como
c
la accesibilid
dad, la facilidad de
d
2
2.2. Garantizar la
a accesibilidad universal de los
s usuarios
ACTIVIDAD
DES
ETA
APA
INDICA
ADORES DE DES
SEMPEO
pa de entrada
Al menos,, existe una ramp
E
Elegir
una
instalacin
que
cuente con diverso

os accesos
diferentes.
con
necesidades
La sede sse encuentra en ccondiciones de

1, 2 y 3
facilitar accompaamiento a personas con

es diferentes.
necesidade
1, 2 y 3
caso, de q
que el edificio cue
ente con otras
barreras arquitectnicas).
e instalaciones ad
daptadas a
personas
para perso
onas con movilidad
d reducida (en
La sede sse encuentra en ccondiciones de
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
d
desplazamiento o aparcamiento, as
s como espacios para el esparcim
miento de las perso
onas asistentes.
30
ACTIVIDAD
DES
ETA
APA
INDICA
ADORES DE DES
SEMPEO
facilitar
materiales
adap
ptados
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
para
personas ccon necesidades d

diferentes.
Pueden desplazzarse todos los as

sistentes de forma autnoma por e
el edificio escogid
do y disfrutar de la
as distintas activid
dades en igualdad
d de condiciones?
Si no, trata de p
proveer apoyo o facilidades
f
a aque
ellas personas qu
ue lo soliciten. En
n el Sistema de Informacin
I
y Oriientacin (SOUCA
AN) tienen mucha
a
experiencia y pue
eden ayudarte con
n ello.
En su pgina web
b encuentras recu
ursos a disposici
n de aquellos usu
uarios que lo nece
esiten http://bit.ly//WogJJe
Y tambin puede
en orientarte si lo necesitas.
n
Contcctales en el correo
o soucan.recursos
s@unican.es o en
n el telfono 942.2
20.20.24
no abordadas (pe
ersonas con movillidad reducida, prroblemas de audiccin o visin, etc.))? Entre todos pod
demos seguir mejjorando.
En la UC puedes hacer llegar tus sugerencias
s
a travvs del Observato
orio de Accesibilid
dad: http://bit.ly/VK
KeH98
2
2.3. Tratar de minimizar el impacto ambiental
ACTIVIDAD
DES
ETA
APA
E
El lugar a seleccio
onar deber
co
ontar con su propia poltica
y//o
lneas
de
a
accin
ca
arcter ambiental.
de
1y2
1y2
1y2
INDICA
ADORES DE DES
SEMPEO
La sede ccuenta con accion
nes dirigidas a
reducir el cconsumo de energ
ga.
La sede ccuenta con accion
nes dirigidas a
reducir el cconsumo de agua.
La sede cuenta con servicio
os de limpieza
respetuoso
os con el entorno.
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
Si observas algun
na deficiencia en el edificio escogid
do y no es posible
e solventarla Porr qu no realizar la
a sugerencia de adaptacin
a
para aquellas
a
cuestione
es
31
ACTIVIDAD
DES
ETA
APA
1, 2 y 3
INDICA
ADORES DE DES
SEMPEO
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
La sede rrealiza separacin

n de residuos
para su recciclaje o eliminaci
n.
E
Es probable que la sede que esco
ojas para organiza
ar tu evento o co
ongreso cuente co
on medidas de es
ste tipo por qu no te informas sobre ello? Puede
es
iinformar a tus gru
upos de inters a la
l vez que los aniimas a sumarse a la iniciativa.
2
2.4. Sensibilizar a los grupos de
e inters implica
ados
ACTIVIDAD
DES
ET
TAPA
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
e recibe informaci
n acerca del
La sede
plan de
e sostenibilidad de evento o
In
nformar a la sede acerca de
congreso.
tu
u plan de sostenib
bilidad para
La entidad gestora de la ssede realiza al
el evento o congresso
2, 3 y 4
menos una propuesta ad

dicional a las
expresad
das
desde
el
comit
organiza
ador.
L
La sensibilizacin
n es fundamentall para que la sosstenibilidad vaya calando en el co
onjunto de los pa
articipantes. Por ello,
e
te proponem
mos que pruebes a
iinformar a la sede
e escogida acerca
a del plan de soste
enibilidad que hass elaborado y le animes
a
a sumarse
e a la iniciativa.
D
Desde la sede quiiz tengan ideas que
q proponerte q
qu te parece inte
egrarles en el proceso de diseo de
e tu propio plan de
d sostenibilidad?
1y2
32
rea 3. Alojjamiento
E
En la celebracin de eventos o co
ongresos con un nivel elevado de
e participacin, se
e debe procurar trabajar con alojamientos que se
e encuentren a un
na
distancia razonablle del lugar del encuentro
e
y cerca
a de accesos a trransporte pblico
o con el nimo de
e reducir los desplazamientos. Qu
ue los alojamiento
os
siderar.
cuenten con polticcas o certificaciones ambientales o sociales reconoccidas, tambin es un criterio a cons
3
3.1. Minimizar lo
os desplazamien
ntos de los asisttentes al evento
o o congreso
ET
TAPA
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
El
100
0%
invitadoss
Los alojamientos propuestos
deben
encontrarse
en
2y3
co
ongreso.
del
evento
los
procedentes
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
co
onferenciantes
d
de
fuera
de
Cantabriia se alojan en ho
oteles situados
a menoss de dos kilmetro
os de la sede
las
del even
nto o congreso.
in
nmediaciones del lugar de
ce
elebracin
de
RESPONSABLE
R
os, un 50% de loss asistentes al

Al meno
evento o congreso procede

entes de fuera
3
de
la
Comunidad
A
Autnoma
de
Cantabriia se alojan en establecimientos

situados a menos de 5 km de la sede.
Desde la organizzacin del evento

o o congreso, norrmalmente, nicam
mente puede tene
erse bajo control el alojamiento de
e los conferencian
ntes invitados. No
o
obstante, puedess ofrecer informac
cin sobre los alojjamientos ms cerrcanos y ms sos
stenibles a los asis
stentes a tu eventto o congreso.
ACTIVIDAD
DES
33
3
3.2. Garantizar la
s usuarios
ACTIVIDAD
DES
ET
TAPA
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
alojamiento elegid
do existe, al
En el a
E
Elegir
al
me
enos
un
1y2
personass con movilidad red

ducida.
alojamiento que ccuente con

diversos
acce
esos
in
nstalaciones
personas
ada
aptadas
con
1y2
El hotel escogido cuenta ccon al menos,

una habittacin accesible.
El
necesidades
diferentes.
menos, una rampa de entrada para
1, 2 y 3
el
hote
elegido
se
e
encuentra
en
condicion
nes de ofrecer aco
ompaamiento
o materia
ales adaptados a personas con
necesida
ades diferentes que
e lo soliciten.
alojamiento
al
m
menos
que
un
ofrezca
se
ervicios de hosttelera que
permitan atender a personas
co
on necesidades nutricionales
El hotell
1y2
seleccionado dispone de
producto
os alternativos p
para celacos,
vegetaria
anos, etc.
especficas.
A
An existen much
hos edificios que an cuentan con
n barreras arquite
ectnicas. Trata de
d evitarlos siemp
pre que sea posib
ble. No obstante, la mayora de lo
os
h
hoteles ya cuenta
an con alguna hab
bitacin adaptada y estn en condicciones de atenderr necesidades nuttricionales especficas.
Recuerda que lla accesibilidad no slo tiene que vver con problemass de movilidad red
ducida!!! Qu te parece solicitar in
nformacin a los asistentes
a
sobre si
s
n
necesitan de alg
n tipo de atencin
n especial? As e
estars en condiciiones de acogerle
es mejor!
Si observas algun
na necesidad no cubierta
c
en el hottel escogido y no es posible solven
ntarla Por qu no realizar la suge
erencia de adaptacin para aquella
as
cuestiones no abo
ordadas (persona
as con movilidad rreducida, problem
mas de audicin o visin, etc.)? Enttre todos podemo
os seguir mejorand
do!
S
Seleccionar
34

ACTIVIDADES
ETAPA
INDICADORES DE DESEMPEO
Los hoteles
1y2
RESPONSABLE
escogidos cuentan con
medidas de reduccin del consumo de

energa.
Los hoteles seleccionados cuentan con
1y2
acciones dirigidas a reducir el consumo

de agua.
Los
hoteles
colaboradores
1y2
cuentan
con
servicios de limpieza respetuosos con el

entorno.
han de contar con su propia
Los alojamientos seleccionados realizan
poltica y lneas de accin

ambiental.
elegidos
separacin de residuos para su reciclaje

1y2
o eliminacin y dispone de papeleras

que permitan hacerlo tambin a sus
clientes.
Los hoteles escogidos cuentan con al
menos un producto adquirido a granel
1y2
(distribuido en dispensadores o envases

rellenables).
En caso de que no exista,

solicitar a los alojamientos
elegidos la introduccin de
Los hoteles seleccionados distribuyen

1, 2 y 3
los
mensajes
ambiental.
de
conservacin
Los
hoteles
35
ACTIVIDAD
DES
m
mensajes,
dentro
o
habitaciones
ET
TAPA
de
d
de
co
onferenciantes
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
las
los
invitados,
pidiendo atencin a
al ahorro de
agua y energa.
La mayora de lo
os hoteles ya han
n incorporado med
didas de carcterr ambiental en sus
s operaciones cotidianas pregnta
ales por ellas! Y si observas algun
na
carencia Por qu
u no les haces un
na sugerencia de mejora? Seguro que te lo agradec
cern!
ACTIVIDAD
DES
C
Comunicar
co
olaboradores
los
el
ET
TAPA
de
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
El hotel recibe informaci

n acerca del
hoteles
plan
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
1y2
so
ostenibilidad del evento o
plan de
e sostenibilidad d
del evento o
congreso.
co
ongreso y solicitarr atencin a
lo
os temas especificcados en el
presente plan para
a tratar de
garantizar la cohe
erencia del
amiento seleccionado realiza,

El aloja
2, 3 y 4
como m
mnimo, una propu
uesta adicional
a las exp
presadas en este d
documento.
m
mismo.
D
Desde los propioss hoteles quiz ten
ngan ideas que prroponerte qu te
e parece integrarle
es en el proceso de
d diseo de tu prropio plan de sostenibilidad?
3
e inters implica
ados
36
rea 4. Catering y restauracin

El servicio de catering y/o restauracin cubre la provisin de comidas y bebidas de los asistentes al evento o congreso. Esta accin supone la generacin de
residuos, as como un determinado impacto dependiendo de los productos que vayan a ser consumidos. Por ello, priorizar proveedores que minimicen el uso
de envases, atiendan a diversas necesidades nutricionales o fomenten el consumo de vegetales y productos locales, puede ayudar a reducir el impacto
ambiental del evento o congreso.
4.1. Comer en verde

ACTIVIDADES
ETAPA
RESPONSABLE
Introducir platos vegetarianos
y/o
restauracin
(producir
1y2
vegetales genera menos CO2
Al menos un da se sirve un plato

vegetariano.
que producir carne).

Al menos un 50% de los platos servidos
Introducir platos preparados

con productos locales y de
1y2
temporada.
Introducir
durante el evento o congreso han sido

realizados con productos locales y de
temporada.
productos
Al menos se utiliza un producto de
de
comercio justo en los servicios
1y2
comercio justo en los servicios de
de catering y/o restauracin.
catering y restauracin.
Prestar atencin a posibles
Al menos una de las empresas de
necesidades
diferentes
nutricionales
(celacos,
1y2
catering est en condiciones de ofrecer

una
alternativa
adaptada
las
en los servicios de catering
37
ACTIVIDAD
DES
ET
TAPA
diabticos, etc.)
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
necesida
ades
nutricionaless
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
especficas
que manifiesten los asisten

ntes.
La comida no ser
elaborada
co
on especies ame
enazadas o
Ninguno
1y2
los
platoss
preparados
contiene especies protegid

das (consultar:
www.iucn
nredlist.org).
en peligro de extinccin.
e un desfase superior al 2% (o el
No existe
In
nformar del nme
ero exacto
de comensales p
para evitar
de
2y3
da.
deshecho de comid
porcentaj
aje que t te marq
ques) entre el
nmero de comensales p
previstos y los
platos fin
nalmente preparados.
a
acompaar los qu
ue se sirvan de ve
egetales. Y cuida
a que en su preparacin no se utilic
cen especies prote
egidas!
Adems, puedess solicitar platos preparados
p
con productos locales y de temporada, trabajar con prod
ductos de comerc
cio justo o combin
nar ambos. Eso s
s
ten en cuenta qu
ue las necesidade
es nutricionales e
especficas de lass personas asisten
ntes a tu evento o congreso! Porr qu no les pregu
untas por ello parra
que la empresa q
que contrates pue
eda tenerlo previstto?
Tambin te propo
onemos que trates
s de estimar el n
mero de comensa
ales de cada da que
q dure tu eventto o congreso. Co
on ello, no slo ev
vitars desperdicia
ar
ccomida, sino que
e ahorrars dinero
o!
Sabes que prod

ducir carne gene
era ms CO2 qu
ue producir vegettales? Si te pare
ece, puedes inclu
uir algn plato n
nicamente vegeta
ariano o tratar de
d
38
4
4.2. Garantizar la
s usuarios
ACTIVIDAD
DES
E
Elegir
al
ET
TAPA
me
enos
un
establecimiento
que
co
on
a
accesos
ada
aptadas
diversos
in
nstalaciones
personas
con
cuente
necesidades
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
do existe, al
En el rrestaurante elegid
1y2
menos, una rampa de entrada para

personass con movilidad red
ducida.
1y2
diferentes.
El restau
urante escogido ccuenta con al
menos, u
un servicio accesib
ble.
Vas a organizarr alguna comida fu

uera de las instala
aciones de la sed
de de tu evento o congreso? Te has asegurado de que todos los participantes puedan
4
ACTIVIDAD
DES
ET
TAPA
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
Las empresas de catering y restauracin
1y2
el consum
mo de energa.
Las empresas de catering y

re
estauracin han de contar
co
on su propia p
poltica y/o
cuentan con acciones dirig

gidas a reducir

1y2
cuentan con acciones dirig

gidas a reducir
el consum
mo de agua.
lneas de accin am
mbiental.

1y2
cuentan
con
servicios
osos con el entorno

o.
respetuo
de
limpieza
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
a
acudir sin dificulta
ades? Trata de garantizar
g
la accessibilidad para toda
as las personas as
sistentes!
39
ACTIVIDAD
DES
ET
TAPA
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS

1y2
realizan separacin de ressiduos para su

reciclaje o eliminacin.
os una de las empresas de
Al meno
1y2
catering cuenta con alg

gn producto
adquirido
o
granel
(d
distribuido
en
dispensa
adores o envases rrellenables).
La sostenibilidad
d no se puede pe
erseguir sin la colaboracin de tod
dos los implicados. Por tanto, te in
nvitamos a consu
ultes a las empresas de catering o
si encuentras alg
guna cuestin no satisfecha, realzzales la sugerenciia!
4
e inters implica
ados
ACTIVIDAD
DES
ET
TAPA
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
El 100%
% de las empresa
as de catering
C
Comunicar a las em
mpresas de
ca
atering
el
plan
1y2
sostenib
bilidad del evento o congreso.
de
Al menos una de las empresas de
so
ostenibilidad del evento o
co
ongreso y solicitarr atencin a
lo
os temas que les a
afectan.
reciben informacin acercca del plan de
catering
1, 2 y 3
propuesta adicional a la
as expresadas
desde lla organizacin d
del evento o
congreso.
realiza, como mnimo, una
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
restauracin que
e quieras contrata
ar sobre su poltica
a ambiental. Segu
uro que encuentrras muchas que ya
y la tienen. No ob
bstante, como en casos anteriores
s,
40
Solicita la colabo
oracin de tus pro
oveedores para trratar de garantiza
ar la sostenibilidad
d del evento o co
ongreso. Nosotros
s te proponemos que los impliques
s
desde el diseo d
de la propia iniciattiva quiz tengan
n algunas propuesstas que realizarte
e!
rea 5. Enc
cuentro
L
La forma en que e
el evento o congreso en s mismo
o es planificado y desarrollado puede producir un efecto
e
sustancial en cuanto al pottencial impacto qu
ue
puede generar. De
esde el registro de
e los participantess, hasta la ilumina
acin natural del lugar de celebraciin, resultarn tem
mas a tomar en co
onsideracin con el
p
ar el impacto sobrre el entorno.
nimo de minimiza
5
5.1. Introducir m
materiales sosten
nibles en el evento o congreso
ET
TAPA
1, 2,
2 3y4
1, 2,
2 3y4
M
Minimizar
la
imp
presin
documentos y sus e
efectos.
de
1, 2,
2 3y4
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
Las imp
presiones se realizan en papel
respetuoso con el entorno
o.
Las im
mpresiones se realizan a dos
caras.
Las imp
presiones se realizan con tinta
ecolgicca.
nicamente
docume
entacin
se
imprime
necesarria
para
la
la
acredita
acin de asistente
es al evento o
congresso.
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
ACTIVIDAD
DES
41
nline desde la
Se habilita un espacio on
1, 2,
2 3y4
que de
escargar la docu
umentacin y
productos del evento o co
ongreso.
P
Procurar que el m
material de
oficina sea respetu
uoso con el
erial de oficina utilizado procede

El mate
1, 2,
2 3y4
entorno.
D
Distribuir
de mate
eriales reutilizadoss, reciclados o
respetuosos con el entorn
no.
slo
e
el
material
necesario.
El 50% de los asistentes como mximo

solicitan
n un bolgrafo.
nos el 50% de la
as carpetas y
Al men
bolgraffos son devueltos al finalizar el
D
Devolver aquel m
material no
evento o congreso.
utilizado.
Las fun
ndas de las acred
ditaciones son
3y4
devuelta
as al finalizar el evento o
congresso.
E
En caso de que lla sede no
disponga de papele
eras para la
se
eparacin de ressiduos para
el pblico general, solicitar su
peleras del lugar d

del encuentro,
Las pap
2y3
permiten
desechar
rresiduos
por
separad
do.
distribucin.
En la UC utilizam
mos papel respettuoso con el ento
orno (certificado ccon los sellos FSC y Ecolabel). Sii trabajas con alg
guna imprenta, p
por qu no se lo
pides?
Y si qu
uieres calcular la huella no te o
olvides de contabilizar la cantidad de papel utiliz
zado (acreditacion
nes, documentac
cin, certificados,
publicidad, etc.)
3 y 4.
42
Por qu no utilizzas la propia web

b de tu evento o ccongreso para collgar los materiales
s resultantes del mismo
m
en lugar de
d entregarlos imp
presos, en un CD
o memoria usb? Con esta medida,, no slo contribuiirs a reducir tu im
mpacto ambientall, sino que ahorrarrs dinero.
e web, tambin pu
uedes hacerlos lle
egar por correo ellectrnico o habiliitar un espacio virrtual.
Si no dispones de
Adems, en mucchas ocasiones, lo

os asistentes a evventos o congreso
os no desean con
nservar los materiiales entregados una vez finalizado
o el mismo. Porr
qu no solicitas ssu devolucin una
a vez concluido? P
Puedes habilitar u
un espacio de reco
ogida en un lugar visible para todos
s los usuarios.
5
e inters implica
ados
ACTIVIDAD
DES
ET
TAPA
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
que vayan a particcipar en el

evento o congreso,, que traten
de prestar atencin a los
te
emas que requieren de su
El
2y3
100%
de
colaborradores
los
pa
articipantes
reciben
informacin
acerca del plan de sostenibilidad del

congresso.
co
olaboracin.
Solicita la colaborracin de las pers

sonas asistentes a
al evento o congrreso para tratar de
e garantizar la sostenibilidad del mismo.
m
Nosotros te
e proponemos qu
ue
llos informes e imp
pliques desde el diseo
d
de la propiia iniciativa quiz
tengan algunas propuestas
p
que re
ealizar!
S
Solicitar a aquellass personas
43
rea 6. Transporte
A lo largo de la celebracin del evento o congreso los participantes tendrn que realizar varios desplazamientos a travs de la ciudad. Por ello, ofrecer
alternativas ms sostenibles como el transporte pblico, o informar acerca de itinerarios a pie o puntos de alquiler de bicicletas, favorecer la gestin de una
movilidad ms sostenible.
6.1. Tratar de facilitar y fomentar una movilidad sostenible
Compartir
distancias
aeropuerto,
barco
medios
de
ETAPA
al
otros
transporte
1, 2 y 3
informacin acerca de los puntos de

transporte pblico o compartido.
Indicar itinerario, distancia y
alojamientos hasta la sede,
1, 2 y 3
Al menos un 20% de los participantes

se desplazan a pie hasta la sede.
caminando.
Incluir en la web del congreso
lneas de transporte urbano.
Al menos un 60% de los participantes

1, 2 y 3
de
alquiler
bicicletas ms cercanos.
de
se desplazan en autobs pblico hasta

la sede.
Incluir en la web del congreso

puntos
El 100% de los participantes recibe
colectivos.
tiempo aproximado desde los
RESPONSABLE
Al menos un 10% de los asistentes al

1, 2 y 3
evento o congreso utiliza el servicio de

alquiler de bicicletas.
ACTIVIDADES
44
P
Plantear
la
realizacin
de
se
esiones virtuales.
n miembro del
Contar con al menos un
1,, 2 y 3
consejo
o cientfico del C
Congreso que
particip
pe de manera virtua
al.
Los desplazamientos generan una

a gran cantidad d
de emisiones de C
CO2 y contribuyen a aumentar sig
gnificativamente la
a huella de carbo
ono de tu evento o
e las personas asistentes los distin
ntos medios de tra
ransporte con los que llegar al pun
nto de celebracin
n
congreso. Por esste motivo, poner a disposicin de
escogido, puede ayudar a que se prioricen
p
medios p
pblicos o de uso
o colectivo frente al
a coche. Infrma
ales acerca de las posibilidades!
Existen algunas o
opciones que pue
eden permitirte red
ducir la huella de carbono de tu ev
vento o congreso qu
te parece co
ontar con algn ponente de manerra
virtual? Y propo
oner el uso de bicis?
b
Y sugerir el uso del coche
e compartido? En
n la UC disponem
mos de la platafo
orma http://unican
n.amovens.com/e
es
6
e inters implica
ados
ACTIVIDAD
DES
S
Solicitar
todass
ET
TAPA
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
aquellas
personas o entid
dades que
El
va
ayan a participar o colaborar
en el evento o con
ngreso, que
trraten de prestar atencin a
lo
os temas que requieren de su
1,, 2 y 3
100%
de
colaborradores
los
pa
articipantes
reciben
informacin

evento o congreso.
co
olaboracin.
S
Solicita la colaborracin de los partiicipantes o colabo
oradores para tra
atar de garantizar la sostenibilidad del evento o cong
greso. Nosotros te
t proponemos qu
ue
lo
os impliques desd
de el diseo de la
a propia iniciativa quiz tengan algunas propuestas que realizarte!
utilzala!
45
rea 7. Actividades paralelas al congrreso
E
El evento o congre
eso cuenta con ms actividades ad
dems de la expossicin de ponenciias y/o comunicac
ciones. Por este motivo,
m
se podr o se deber instarr a
lo
os participantes que vayan a installar paneles inform
mativos a que utilicen materiales re
espetuosos con el medio ambiente
e o aprovechar po
osibles actuacione
es,
adems de para animar, para sensibilizar o difundir u
un mensaje concreto o promociona
ar la cultura local, entre otros.
7
7.1. Introducir m
materiales sosten
nibles en panele
es y/o exposicio
ones
ET
TAPA
se
ean
realizado
os
m
materiales
reciclados
2y3
re
espetuosos con el entorno.
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
utilizan materiales recicclados en sus

exposicciones.
con
y/o
RESPONSABLE
R
Al men
nos un 20% de loss participantes
S
Solicitar que los materiales
utilizados en las exxposiciones
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
2y3
Al men
nos un 60% utiliiza materiales
reutiliza
ados en sus expossiciones.
Solicita la colabo
oracin de las perrsonas asistentes al evento o cong
greso para tratar de
d garantizar la so
ostenibilidad del mismo.
m
Por ello, puedes
p
proponer a
aquellas persona
as que vayan a realizar
r
utilizar pa
aneles o carteless en sus exposiciones, que hagan
n uso de materia
ales reutilizables o elaborados con
n
materiales recicla
ados.
7
7.2. Introducir la
a sostenibilidad en otras activid
dades compleme
entarias al even
nto o congreso
ACTIVIDAD
DES
ET
TAPA
P
Procurar que las animaciones
u
otras
a
actuaciones
planteadas sean coherentes
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
Las
2y3
actuaciones
seleccionadas
contribu
uyen a difundir lo
os valores del
congresso.
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
ACTIVIDAD
DES
46
co
on el mensaje de
el evento o
co
ongreso, o con la difusin de
pantes reciben
El 100% de los particip
2y3
la
a cultura local.
informa
acin acerca de los principales
atractivvos tursticos y culttura local.
Has pensado e
en proponer activ
vidades paralelas al congreso (acttuaciones, rutas tursticas, cultura
ales, etc.)? En es
se caso, intenta sacarles
s
el mayo
or
p
provecho posible tratando de garan
ntizar su coheren
ncia con respecto del mensaje del evento
e
o congreso
o o en relacin a la
l difusin de la cu
ultura local.
7
e inters implica
ados
ACTIVIDAD
DES
a
todass
INDIC
CADORES DE DE
ESEMPEO
RESPONSABLE
R
ESC
CRIBE AQU TUS
S NOTAS
aquellas
personas o entid
dades que
va
ayan a participar o colaborar
en el evento o con
ngreso, que
trraten de prestar atencin a
El
2y3
100%
de
colaborradores
los
pa
articipantes
reciben
informacin

congresso.
lo
os temas que les ccompeten.
oracin de las perrsonas asistentes al evento o congreso para tratar de

d garantizar la so
ostenibilidad del mismo.
m
Nosotros te
t proponemos qu
ue
Solicita la colabo
mpliques desde el diseo de la prop
pia iniciativa quiz
tengan algunas propuestas que realizar!
r
los informes e im
S
Solicitar
ET
TAPA
47
rea 8. Comunicacin (eje transversal)

La comunicacin es una lnea transversal fundamental para la correcta difusin del evento o congreso. Por ello, ofrecer informacin e introducir mensajes con
respecto a la sostenibilidad del mismo, suponen un punto de diferenciacin con respecto a la forma tradicional de desarrollar este tipo de iniciativas. Para que
el mensaje cale, ste habr de hacerse llegar tanto a los participantes, como a los proveedores u otros colaboradores, as como a medios de comunicacin.
8.1. Comunicar la sostenibilidad a todos los grupos de inters

ACTIVIDADES
ETAPA
RESPONSABLE
Informar a los grupos de

inters de que la UC es una
El
institucin adherida al Pacto
colaboradores del congreso reciben
iniciativas
de
inters,
2y3
en
de
los
proveedores
informacin acerca de la pertenencia

de la UC al Pacto Mundial de NNUU u
funcin de la temtica del
otras iniciativas de inters.
evento o congreso.
El 100% de los asistentes reciben
Informar
acerca
los
asistentes
de
los
esfuerzos
1, 2, 3 y 4
informacin
acerca
del
plan
de
sostenibilidad del evento o congreso y
realizados en sostenibilidad y
resultados obtenidos.
pedir colaboracin en cuanto
Al menos un 40% de los asistentes
a su cumplimiento.
2, 3 y 4
adopta las medidas de sostenibilidad

que les competen.
Mundial de NNUU u otras
100%
48
Al
2,, 3 y 4
enos
me
dos
propuestas
perso
onas
adicionale
es
realizan
a
las
expresa
adas desde la orga
anizacin.
Al menos se comunican ccinco acciones
In
ncluir
en
la
difusin,
co
omunicacin de re
esultados y
re
endicin
de
cu
uentas
1, 2,
2 3y4
C
Congreso, mencio
ones a los
en cuanto a la soste
enibilidad.
particip
pantes,
como
medios
de
comuniicacin.
del
esfuerzos y logross obtenidos
de sosstenibilidad realiza
adas tanto a
un espacio de retrroalimentacin
Crear u
4
de loss resultados obte

enidos en el
evento o congreso celebrado, para
todos lo
os grupos de inter
s.
T
Trabajar en red y solicitar
co
olaboracin
co
on
otras
2 3y4
1, 2,
implica en el diseo, ejecucin y

comuniicacin
del
plan
unidades de la UC
C o agentes
sostenibilidad del congresso.
Al
entidades
m
misma.
ajen
nas
la
1, 2,
2 3y4
menos
dos
de
instituciones
colaborradoras externas, sse implican en

el plan de sostenibilidad d
del congreso.
El Vicerrectorado
o de Espacios, Se
ervicios y Sostenib
ibilidad a travs de
e la oficina Ecoca
ampus (organizaciin), el Servicio de
d Comunicacin (comunicacin)
(
o la
Unidad de Protocolo (organizacin
n) son grandes alliados en la organ
nizacin del congrreso. Acude a ello
os si los necesitas
s!
s pblicas autonm
micas o locales, ta
ambin pueden ay
yudarte en esta ta
area Implcales!
Asimismo, otras administraciones
nos una unidad de la UC se

Al men
49
6.
R
RECURSOS
S Y HERR
RAMIENTA
AS PRCT
TICAS
A travss de este apartado,

a
se pretende o
ofrecer algun
nos recursos
s o herramieentas prcticas, que
pueden ccontribuir a facilitar
f
el tra
abajo de orga
anizacin y gestin
g
del ev
vento o conggreso previstto.
No obsta
ante, tal y co
omo se ha comentado
c
e
en numerosa
as ocasiones
s, esta guaa supone tan
n slo un
punto de
e partida en
n la integracin de la so
ostenibilidad en los eventos y conggresos organ
nizados o
acogidoss por la UC
C. Por tanto
o, el conten
s herramienttas aqu proopuestas pu
uede ser
nido de las
modifica
ado en funciin de las necesidades
n
especficas
s de cada evento
e
o pueeden utilizarse otras
herramie
entas propiass o derivadas
s de otros esstndares.
Si dessarrollas tus propias he
erramientas y deseas compartirlas
c
con el restoo de la com
munidad
universsitaria, pued
des hacerlas llegar a la Oficina Ecocampus y la
as iremos inncorporando en esta
GuadeCongresosSosteniblesdelaUC
gua.
50
Check list
Repasa la consideracin de los aspectos relacionados con la sostenibilidad que te proponemos y
asegrate de que no se te olvida nada!
TEMA
CHECK
PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN
Has elaborado un plan de sostenibilidad para tu evento o congreso?2 Has definido

objetivos, medidas para alcanzarlos y diseado indicadores para monitorizar su
cumplimiento?
Has designado un responsable de seguimiento y evaluacin del plan de

sostenibilidad?
Has presentado el plan de sostenibilidad al comit organizador?
Has distribuido responsabilidades entre los distintos miembros de la direccin y

comit organizador?
Has identificado los distintos grupos de inters a los que tienes que implicar en tu
iniciativa?
Has seleccionado tus proveedores teniendo en cuenta sus polticas de RSC y/o
sostenibilidad?3
Has enviado tu plan de sostenibilidad a cada uno de los proveedores, socios y/o
colaboradores?
Has informado a los asistentes a tu evento o congreso acerca de la sostenibilidad

del mismo?
Has pensado en calcular la huella de carbono del evento?
Has seleccionado la sede de celebracin de tu evento o congreso pensando en

minimizar los desplazamientos de los asistentes?
Has valorado la facilidad de aparcamiento en las inmediaciones de la sede

escogida?
Has solicitado informacin acerca de la accesibilidad de las instalaciones

escogidas?
En caso de que sea necesario, has buscado el acompaamiento necesario para las
personas que lo necesiten?
Te has informado acerca de la poltica o medidas ambientales (eficiencia
En el apartado 5.2. de esta gua se adjunta un modelo de plan de sostenibilidad que puede ayudarte en la
planificacin (pgs. 23-49).
3
En la web de la Oficina Ecocampus encontrars un listado de empresas que han accedido al Ttulo
Comprometidos con la Sostenibilidad y que, por tanto, cumplen con los requisitos propuestos en esta gua.
SEDE
51
energtica, ahorro de agua, gestin de residuos, etc.) adoptadas por la sede?
Has informado a la sede del plan o criterios de sostenibilidad de tu evento o

congreso que le afectan directamente?
ALOJAMIENTO
Has consultado el listado de alojamientos que han obtenido el Ttulo de

Comprometidos con la Sostenibilidad otorgado por la UC para facilitar la
organizacin de eventos y/o congresos sostenibles?4
Has escogido el/los alojamiento/s para los asistentes a tu evento o congreso

pensando en minimizar sus desplazamientos?
Te has informado acerca de la accesibilidad del/los alojamiento/s?
Has consultado la capacidad del/los alojamiento/s para atender necesidades

nutricionales especficas?
Has preguntado acerca de la poltica o acciones ambientales (eficiencia energtica,

ahorro de agua, gestin de residuos, etc.) de que dispone el/los establecimiento/s
elegido/s?
Has informado al / los alojamiento/s escogidos acerca del plan o criterios de

sostenibilidad de tu evento o congreso que le afectan directamente?
CATERING Y RESTAURACIN
Has consultado el listado de empresas de catering y/o restauracin que han

obtenido el Ttulo de Comprometidos con la Sostenibilidad otorgado por la UC para
facilitar la organizacin de eventos y/o congresos sostenibles?5
Has tenido en cuenta las distintas necesidades nutricionales a la hora de concertar

tus mens?
Has solicitado la utilizacin de productos locales, de temporada y/o de comercio
Has tratado de conocer el nmero aproximado de comensales para tratar de que no

sobre comida?
En caso de que vayas a desplazar a los asistentes a tu evento o congreso a un

restaurante, te has asegurado de que sea accesible?
Te has informado acerca de la poltica o medidas ambientales (eficiencia

energtica, ahorro de agua, gestin de residuos, etc.) adoptadas por la/s empresa/s
de catering y/o restauracin?
Has comunicado a la/s empresa/s de catering y/o restauracin acerca del plan o
criterios de sostenibilidad de tu evento o congreso que le afectan directamente?
ENCUENTRO
4
5
Consulta el listado en www.unican.es/ecocampus

justo?
52
Has consultado el listado de imprentas que han obtenido el Ttulo de

Comprometidos con la Sostenibilidad otorgado por la UC para facilitar la
organizacin de eventos y/o congresos sostenibles?6
Has tratado de minimizar la impresin de documentos?
Te has preocupado de que el material de oficina y/u obsequios procedan de fuentes

sostenibles o sean reciclados?
Has tratado de distribuir nicamente el material necesario entre los asistentes?
Has facilitado a los asistentes la devolucin del material que no se desee conservar
a la finalizacin del evento o congreso?
Has solicitado a los asistentes la devolucin de las fundas de las acreditaciones a la

finalizacin del evento o congreso?
Te has asegurado de disponer de papeleras de separacin de residuos en el lugar

de celebracin del evento o congreso?
Has tratado de monitorizar el nivel de satisfaccin de los asistentes con el evento o

congreso?7
Has informado a los asistentes de las lneas o criterios de sostenibilidad de tu

evento o congreso que les afectan directamente?
TRANSPORTE
Has puesto a disposicin de los asistentes a tu evento o congreso, informacin

acerca de los puntos de transporte pblico ms cercanos?
Has informado a los asistentes de las rutas y tiempos para desplazarse hasta el
lugar de celebracin del evento o congreso a pie o en bicicleta?
Has fomentado el uso del coche compartido?
Has tratado de organizar alguna sesin virtual para evitar el desplazamiento de
Has informado a los asistentes de las lneas o criterios de sostenibilidad de tu

evento o congreso que les afectan directamente?
Si contratas algn servicio de transporte privado, Le has hecho partcipe de tu plan

o acciones de sostenibilidad?
ACTIVIDADES PARALELAS
Has solicitado que los materiales a utilizar en las exposiciones hayan sido
realizados con materiales reciclados o respetuosos con el entorno?
Te has asegurado de que las actividades de ocio asociadas al evento o congreso

sean coherentes con el mensaje del mismo o traten de difundir la cultura local?
Has informado a los asistentes, socios o proveedores de las lneas o criterios de
6
7

No te olvides de preguntar tambin por la sostenibilidad.
algn invitado o, incluso, de los propios asistentes?
53
sostenibilidad de tu evento o congreso que les afectan directamente?

COMUNICACIN
Has informado a los asistentes, socios y/o colaboradores de que la Universidad de

Cantabria es una institucin adherida al Pacto Mundial de Naciones Unidas?
Has comunicado a los asistentes a tu evento o congreso que la organizacin ha

sido realizada a bajo criterios de relacionados con la sostenibilidad?
Has incluido en tus notas de prensa informacin acerca de la sostenibilidad del

evento o congreso?8
Has tratado de incorporar a distintas unidades de la UC o a otros agentes externos

en el diseo, ejecucin y/o evaluacin del plan de sostenibilidad?
Una vez evaluado el plan de sostenibilidad has informado a los asistentes,

proveedores, socios y/o colaboradores de los resultados obtenidos (tambin acerca
En el servicio de comunicacin de la UC cuentan con modelos de notas prensa especficas para ello.
de la huella de carbono y su compensacin, si es que lo has realizado)?
54
Banco de recurrsos tcnico

os de la UC p
para facilita
ar la accesib
bilidad y la aautonoma
El Sistem
ma de Inform
macin y Orrientacin de
e la UC (SO
OUCAN) disp
pone de alggunos eleme
entos que
posibilite
en la accesib
bilidad y auto
onoma de a
aquellos usuarios que los puedan neecesitar. Actualmente
se dispo
one de:
B
Bolgrafo dig
gital
Este recurrso facilita la
a toma y digitalizacin de apuntes, permite
compartir notas entre
e el usuario
o y otras ppersonas y evita as
gunas o prd
didas de info
ormacin.
algunas lag
E
Escner porrttil
Adems d e digitalizar el material necesario

n
paara el seguim
miento de
cias (libros, artculos, im
mgenes), posibilita
las clases o conferenc
n (ampliacin, corte, se
eleccin) y adaptaci
n a las
la edicin
es del usuarrio.
necesidade
Bu
ucle de induccin
magntica
a
e un sistema
a de amplificacin de sonnido por indu
uccin de
Se trata de
ondas ma
agnticas qu
ue sirve pa
ara mejorar la comunicacin y
beneficiar la recepci
n del son
nido a perssonas con diferente
ad auditiva.
sensibilida
La UC cue
enta con un
n sistema fijo
o PRO LOO
OP DCC y un equipo
porttil MO
OBILE INDUC
CTION LOOP.
Tab
blet + PC (Hybrid)
con la libe
ertad de un tablet. Es lig
gero y funci onal para fa
acilitar su
transporte por los dife
erentes espa
acios en los que se des
sarrolla la
vida univerrsitaria.
Nece
esitas ms in
nformacin o apoyo al respecto? Contacta
C
con
n la oficina del SOUCA
AN en el
telfon
no (34)942.20
0.20.24 o la direccin ele
ectrnica sou
ucan.recurso
os@unican.ess
El Samsun
ng ATIV Sma
art PC Pro combina
c
la pootencia de un
u porttil
55
Moddelo de cuesstionario de satisfaccin

estionario se
e plantea ba
ajo el modello de congre
eso, dado que se suponne que el trrabajo de
Este cue
organiza
acin es mayyor que el de un evento. P
Por tanto, de
ebe ser revisado y adaptaado en funcin de las
necesida
ades existentes, ante de su utilizaci n.
Los arcchivos estn a tu disposic

cin en la Officina Ecocam
mpus ecocam
mpus@unicaan.es
CUESTIONA
C
ARIO DE SATISFACCIN
NOMBRE DEL
L EVENTO O CONGRES
SO
orar nuestro
o desempeo
o. La informaacin aqu re
ecopilada
Su opinin es imporrtante para trratar de mejo
ultar muy ttil para cono
ocer sus valo
oraciones y sugerencias
s
. Por favor, ccalifique su grado de
nos resu
satisfacccin en los siguientes puntos,
p
tenie
endo en cuenta que ell 1 implica el mnimo grado
g
de
satisfacccin y 5 el mximo (maqu
ue con una X
X) MUCHAS
S GRACIAS!
1. IINFORMACIIN GENERA
AL
No
aplica
1 2 3 4 5
No
aplica
de
Facilidad
d de desplazzamiento has
sta la sede de
el evento o congreso
c
Aparcam
miento
Calidad y comodid
dad de las instalacion
nes de la sede (equipamiento,
n, etc.)
mobiliariio, iluminaci
Utilidad d
de los materriales entrega
ados para el evento o co
ongreso
Calidad de las bebidas y alimentos ofrecidos durante el evento
e
o congreso
Atencin
n a personass con necesid
dades especcficas (acces
sibilidad, nec
cesidades
nutricion
nales diferenttes, etc.)
Inters d
de las activid
dades paralelas al evento
o o congreso
o (stands info
ormativos,
cena, en
ntrega de pre
emios, etc.)
Organiza
acin y planificacin general del even
nto o congreso
Difusin del evento o congreso
Utilidad d
del sitio web
b del evento o congreso
Facilidad
d para la realizacin de trrmites adm
ministrativos: inscripcin
Facilidad
d para la realizacin
n de trm ites adminiistrativos: envo
e
comuniccaciones
Proceso de aceptacin de comun
nicaciones
Agilidad en el processo de acredittacin
Atencin
n del persona
al organizado
or del evento
o o congreso
o
1 2 3 4 5
56
2. L
LOGISTICA
3. P
PROGRAMA
ACIN
1 2 3 4 5
No
aplica
1 2 3 4 5
No
aplica
1 2 3 4 5
No
aplica
Pertinen
ncia de las conferencias organiza
adas: inaug
guracin, cla
ausura y
o las que corrrespondan)
sesioness plenarias (o
Pertinen
ncia de las rreas temtica
as establecid
das
Distribuccin de las mesas
m
de pre
esentacin de
e ponencias
Grado de
e inters de las ponencia
as expuestass
Innovaciin en los tem
mas presentados
Calidad en la mod
deracin de las mesas (control de
e tiempos, turnos
t
de
palabra, etc.)
Cumplim
miento de la programaci
p
n establecida
a
4. S
SOSTENIBIL
LIDAD
Pertinen
ncia del Plan de Sostenibilidad estable
ecido
Claridad
d de las indicaciones ofrecidas para e
el cumplimien
nto del Plan
Percepccin del cump
plimiento de los objetivoss y lneas de accin plantteados
5. V
VALORACI
N GENERA
AL
Grado de
e satisfacci
n general co
on el evento o congreso
COMENTARIOS Y SUGERENC
S
IAS ADICIO
ONALES:
Procurra no imprimiir este cuesttionario. Pue

edes hacrse
elo llegar a la
as personas asistentes a travs
con el entorno.
Se tra
rata de un evento
e
o con
ngreso intern
nacional y necesitas
n
imp
primir el cueestionario en
n varios
idiomas? Imprmelo
o en una carra en un idio
oma y en la otra en otro ahorraras ttiempo a la hora
h
de
l asistentes y evitars desperdiciarr papel!
hacrsselo llegar a los
del corrreo electrn

nico. No obsttante, si neccesitas imprim
mirlo, procurra que sea een papel resp
petuoso
57

GLOSARIO DE TRMINOS
Accesibilidad: Conjunto de caractersticas de un lugar, espacio o informacin que facilita su uso

por parte de de personas con algn tipo de discapacidad, facilitando as la integracin de ests en
la sociedad (VVAA, 2011).
Barrera arquitectnica: En el urbanismo, se usa el trmino barrera arquitectnica para designar

aquellos obstculos fsicos que impiden que determinados grupos de poblacin puedan llegar,
acceder o moverse por un edificio, lugar o zona en particular. Se trata del tipo ms conocido de
barrera de accesibilidad (Wikipedia).
Comercio justo: asociacin de comercio, basada en el dilogo, la transparencia y el respeto, que

busca una mayor equidad en el comercio internacional. Contribuye a un desarrollo sostenible
ofreciendo mejores condiciones comerciales y asegurando los derechos de productores y
trabajadores marginados, especialmente en el Sur (WFTO).
Comunidad local: grupo de personas o de entidades que viven cerca o prximas unas de otras y
que pueden interactuar unas con otras compartiendo intereses mutuos. Los beneficios de la
comunidad local vuelven a ser considerados en el mundo globalizado, especialmente por las
relaciones interpersonales y por las redes fsicas comunitarias (VVAA, 2011).
Desarrollo sostenible: satisfaccin de las necesidades de las generaciones presentes sin

comprometer las posibilidades de las del futuro para atender sus propias necesidades (CMMAD,
1987).
Discapacidad: trmino general que abarca las deficiencias, las limitaciones de la actividad y las
restricciones de la participacin. Las deficiencias son problemas que afectan a una estructura o
funcin corporal; las limitaciones de la actividad son dificultades para ejecutar acciones o tareas,
y las restricciones de la participacin son problemas para participar en situaciones vitales. Por
caractersticas del organismo humano y las caractersticas de la sociedad en la que vive (OMS).
Grupo de inters: cualquier grupo o individuo que pueda afectar al alcance de los objetivos de
una organizacin o que pueda ser afectado por el logro de los objetivos de una organizacin
(Freeman y Reed, 1983).
Emisin: liberacin en el medio ambiente de sustancias, de preparados, de organismos o de

microorganismos, como resultado de actividades humanas (VVAA, 2011).
Especie en peligro de extincin: especie vegetal o animal cuyos miembros vivos estn en
peligro de desaparecer (IUCN).
Evento o congreso sostenible: evento o congreso diseado, organizado e implementado de

manera que minimice los potenciales impactos negativos y deje un legado beneficioso para la
comunidad anfitriona y todos los involucrados.
consiguiente, la discapacidad es un fenmeno complejo que refleja una interaccin entre las
58
Impacto ambiental: Conjunto de efectos o de consecuencias positivas o negativas de la

incidencia humana sobre el medio ambiente (VVAA, 2011).
Impacto social: transformacin de la realidad de una comunidad o de una regin a partir de una
accin planeada, monitoreada y evaluada (VVAA, 2011).
Indicador de desempeo: instrumento de medicin de las principales variables asociadas al

cumplimiento de objetivos que se materializa en una expresin cuantitativa o cualitativa cuya
finalidad es ayudar a la evaluacin de los logros alcanzados (VVAA, 2011).
Innovacin: forma nueva de satisfacer necesidades existentes con un producto nuevo o la forma
de satisfacer necesidades nuevas con productos ya existentes (Sala-i-Martin, 2009).
Material sostenible: aquel material que satisface las necesidades econmicas, sociales, de
diversidad cultural y de un medio ambiente sano de la actual generacin, sin poner en riesgo la
satisfaccin de las mismas a las generaciones futuras.
Objetivo: meta que se pretende alcanzar y que sirve para orientar, coordinar, motivas y evaluar la
actuacin (VVAA, 2011).
Objetivo estratgico: meta de gran importancia para una organizacin en conjunto que sirve
para definir objetivos a ms corto plazo o que afectan a aspectos concretos de una institucin
(VVAA, 2011).
Pacto Mundial de Naciones Unidas: iniciativa voluntaria, en la cual las empresas se

comprometen a alinear sus estrategias y operaciones con diez principios universalmente
aceptados en cuatro reas temticas: derechos humanos, estndares laborales, medio ambiente
y anti-corrupcin (Global Compact).
Plan de Sostenibilidad: documento de planificacin, gestin, comunicacin y evaluacin que

sirve para hacer y poner en valor el comportamiento y las acciones llevadas a cabo por parte de
Reciclar: Someter un material usado a un proceso para que se pueda volver a utilizar (RAE).
Responsabilidad Social de las Empresas (RSE): integracin voluntaria por parte de las
empresas de las preocupaciones sociales y medioambientales en sus operaciones comerciales y
en sus relaciones con sus interlocutores (Comisin Europea, 2001).
Responsabilidad Social Universitaria (RSU): poltica institucional integral que se encarga de la

gestin de todos los impactos sociales (internos y externos) que la Universidad genera, en
dilogo participativo con los diversos grupos de inters (internos y externos) que pueden ser
afectados por dichos impactos (Vallaeys, Cruz y Sasia, 2008).
Reputacin: representacin colectiva de acciones y resultados presentes y pasados de una

entidad que describen la capacidad de la misma para lograr resultados valiosos para mltiples
grupos de poder (Fombrun y van Riel, 1997).
Retroalimentacin: reenvo de un mensaje por parte del receptor a su emisor, como reaccin al
haberlo recibido previamente (VVAA, 2011).
una institucin en materia de sostenibilidad.
59
Reutilizar: utilizar algo, bien con la funcin que desempeaba anteriormente o con otros fines.
(RAE).
Sensibilizacin (awareness): estado o capacidad de percibir, sentir, o tomar conciencia de los

hechos, objetos o patrones sensoriales (Wikipedia).
Sostenibilidad: capacidad de una comunidad, empresa o pas para desarrollar una estrategia de
crecimiento econmico que sea respetuosa con el medio ambiente y con los derechos y
necesidades de todos sus partcipes (VVAA, 2011).
60
ENLACES DE INTERS
Alianza Coprnicus
Club de Excelencia en Sostenibilidad
www.clubsostenibilidad.org
Coalicin para unas Economas Responsables

con el medio ambiente (CERES)
Comisin
sectorial
de
la
CRUE
www.ceres.org
para la
Calidad ambiental, el Desarrollo sostenible y la www.crue.org/Sostenibilidad/CADEP

Prevencin de riesgos en las universidades
Educacin
para
el
Desarrollo
Sostenible
(UNESCO)
http://www.unesco.org/new/es/education/theme
s/leading-the-international-agenda/educationfor-sustainable-development/
Estrategia Universidad 2015
http://www.mecd.gob.es/eu2010/la-eu2015.html
Global Reporting Initiative
www.globalreporting.org
Oficina de Cambio Climtico del Ayuntamiento

de Santander
Oficina Ecocampus de la Universidad de

Cantabria
Pacto Mundial de Naciones Unidas
Programa de las Naciones Unidas para el
Red Espaola del Pacto Mundial de Naciones

Unidas
Red por la Responsabilidad Social Global:

Empresas Cntabras en el Pacto Mundial
Responsabilidad
Social de
las
Empresas
Gobierno de Espaa
www.unican.es/ecocampus
www.unglobalcompact.org
Medio Ambiente
http://www.oficinacambioclimaticosantander.es
www.pnuma.org
www.pactomundial.org
www.rsecantabria.com
http://www.empleo.gob.es/es/sec_trabajo/auton
omos/economiasoc/resposocempresas/index.htm
Responsabilidad Social de las Empresas Unin
http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=331&l
Europea
angId=es
Responsabilidad Social de la Universidad de
http://www.unican.es/Vicerrectorados/difusion/R
Cantabria
esponsabilidad+Social.htm
Santander Convention Bureau
http://www.santanderconventionbureau.com/
61
BIBLIOGRAFA
Agencia de Recursos Ambientales (2006): Organizacin de Eventos Sostenibles. Gua de buenas

prcticas ambientales. Expo Zaragoza 2008. Disponible en: http://bit.ly/15p6ETc
Ayuntamiento de Barcelona (2010): Gua de congresos ms sostenibles. Disponible en:

http://bit.ly/X1VJIc
Ayuntamiento de Vitoria Gasteiz (2010): Gua de eventos sostenibles. Directrices para la organizacin
de eventos sostenibles en Vitoria-Gasteiz. Disponible en: http://bit.ly/W5YXhe
Comisin Europea (2001): Libro Verde: Fomentar un marco europeo para la responsabilidad social de
las empresas. Bruselas: Comisin de las Comunidades Europeas. Disponible en: http://bit.ly/SLI4pm
CMMAD (1987): Nuestro Futuro Comn. Informe Brundtland Nueva York: Organizacin de las
Naciones Unidas. Disponible en: http://bit.ly/nqdIFS
CONAMA (2008): Eventos Sostenibles. Documento Final. Congreso Nacional del Medio Ambiente.
Cumbre del Desarrollo Sostenible. Disponible en: http://bit.ly/NGHt5O
Fombrun, C.J. and van Riel, C.B.M. (1997): The reputational landscape, Corporate Reputation
Review, 1 (1/2), 51 3.
Freeman, R.E. y Reed, D., 1983. Stockholders and Stakeholders: A New Perspective on Corporate
GRI (2012): Sustainability Reporting Guidelines & Event Organizers Sector Supplement. Disponible
en: http://bit.ly/xOmWpr
Junta de Castilla y Len (2010): Gua orientativa Eventos Sostenibles en Castilla y Len. Disponible
en: http://bit.ly/XjSagK
OPC Andaluca (2010): Manual para la realizacin y puesta en marcha de eventos sostenibles y
socialmente responsables. Disponible en: http://bit.ly/lIOfc1
Secretara General de Universidades (2010): Estrategia Universidad 2015. Contribucin de las

universidades al progreso socioeconmico espaol 2010-2015. Madrid: Ministerio de Educacin.
Governance. California Management Review, Spring 25(3), pp. 88- 106.
62
UNEP (2009): Green Meeting Guide. Roll out the green carpet for your participants. Disponible en:
http://bit.ly/bo5d8b
Vallaeys, F., de la Cruz, C. y Sasia, P.M. (2008): Responsabilidad Social Universitaria. Manual de
primeros pasos. Mxico, D.F.: Banco Interamericano de Desarrollo.
VVAA (2011): Diccionario LID de Responsabilidad y Sostenibilidad. Madrid: LID Editorial Empresarial.
Xala-i-Martin, X. (2009): Conferencia Madrid Excelente. Madrid: Noviembre de 2009.
RECURSOS EN INTERNET
Global Compact: www.unglobalcompact.org
International Union for Conservation of Nature (IUCN): www.iucn.org
Organizacin Mundial del Comercio Justo (WFTO): www.wfto.com
Organizacin Mundial de la Salud (OMS): www.who.int/es
Real Academia Espaola (RAE): www.rae.es
Wikipedia: www.wikipedia.org
63

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GUA PARA LA CELEBRACIN DE

Gua para la celebracin de Eventos y Congresos

Con la colaboracin de:

Oficina Ecocampus. Vicerrectorado de Espacios, Servicios y Sostenibilidad

Por qu y para qu esta Gua?

La Responsabilidad Social Universitaria

La sostenibilidad en los eventos y congresos de la UC como parte de su RSU

La gua como instrumento de sensibilizacin y gestin

Beneficios de la incorporacin de la sostenibilidad

Qu puedes encontrar en esta Gua?

A qu grupos de inters has de implicar en el desarrollo de las

Qu etapas comprende un evento o congreso sostenible?

Cmo puedes organizar un evento o congreso sostenible?

Organizacin del trabajo

reas, lneas de accin, actividades e indicadores

rea 1. Planificacin y organizacin

rea 4. Catering y restauracin

rea 7. Actividades paralelas

Recursos y herramientas prcticas

Banco de recursos tcnicos de la UC para facilitar la accesibilidad y autonoma

Modelo de cuestionario de satisfaccin

La UC est adherida al Pacto Mundial de Naciones Unidas desde 2007. Esto

La Universidad de Cantabria forma parte de la Red Europea de

Educacin Superior para el Desarrollo Sostenible desde 2012.

La Univversidad de Cantabria presenta la

Adems esta gua constituye un instrum

nte, quiero agradecer a la Ctedra

dad universittaria para de

Econmica por su magnfico

ucin, tal y como recoge

parte, Vallaeyys, de la Cruz y Sasia (20

Una poltica institucional inte

debe aplicarse tan

Organizacionales: La Universidad impacta en la vida de su personal, y la forma en que

Educativos: La Universidad influye en la formacin de los jvenes y profesionales, su escala

Cognitivos: La Universidad orienta la produccin de conocimiento, influye en la articulacin

Eje especfico universidades

La Universidad ha de asumir su responsabilidad en la formacin profesional y ciudadana tanto de su

Eje comn a cualquier entidad

Figura 1. Ejes de responsabilidad social en la Universidad

nitiva, la sosstenibilidad trata de gene

Proporcionar un sitio acc

Minimizar loss impactos negativos

Dejar un legado positivo.

London 2012 sustaina

1.4. Beneficios de la inco

Mejor servvicio a las pe

Contribuciin al desarrrollo sostenib

Benefficios para la institucin

QU PUEDES ENCONTRAR EN ESTA GUA?

La presente gua se dirige a orientar al personal organizador de un evento o congreso sobre el

La informacin bsica que se incluye se concreta en:

Grupos de inters implicados en la iniciativa (PUNTO 3): la participacin y colaboracin

Indicadores de desempeo (PUNTO 5.2): los indicadores tratan de orientar al comit

Recursos y herramientas bsicas (PUNTO 6 y TRANSVERSAL): con el nimo de facilitar

organizacin y desarrollo de un evento o congreso, en relacin con la sostenibilidad.

pueden ser tiles en la organizaccin y desa

misma manerra, a lo largo

A QU GRUPOS DE INTERS HAS DE IMPLICAR EN EL DESARROLLO

Los principales grupos de inters identificados son:

Direccin: El compromiso de la direccin es fundamental para que la bsqueda de la

Comit organizador: El equipo de trabajo es quien tiene la capacidad de transversalizar la

Proveedores: El evento o congreso depende de la participacin y compromiso de todos