ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Sesin 23
Alberto Cortavarria

ndice de la Sesin
Gestin de las Adquisiciones
o Documentos de venta
o Contratos

Alberto Cortavarria

Gestin de las Adquisiciones

Este captulo es discutido desde la perspectiva del COMPRADOR en una relacin
comprador-vendedor.
El vendedor (depende del rea de aplicacin) puede ser llamado PROVEEDOR,
ABASTECEDOR, o SUBCONTRATISTA.
Tpicamente manejar su trabajo como un proyecto. El comprador es su cliente y
por tanto stakeholder clave para el vendedor. El contrato es el input clave para
muchos de sus procesos de gestin.

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Gestin de las Adquisiciones

Documentos de Venta
RFI (Request for Information o solicitud de informacin) es un documento cuyo propsito es recolectar informacin
sobre las capacidades de varios proveedores. Un RFI es usado en casos donde es necesario confirmar la
interpretacin de un detalle, especificacin o nota de las necesidades de un proyecto a suplir asegurar una
directiva documentada clarificacin que es necesitada para continuar un trabajo y es mostrada a las partes
interesadas. Especficamente, la RFI busca obtener la siguiente informacin:
1. Alternativas de solucin a las necesidades del proyecto que se est desarrollando
2. Informacin de costos aproximados de las diferentes alternativas de solucin.
3. Informacin de capacidad o cobertura de tecnologas o repuestos, minimizando retrasos en cronograma y
excesos de costos en construccin o adquisicin.
4. Estimados de cronograma de entrega
5. Solicitar asistencia en la identificacin de Fuentes potenciales de tecnologa.
6. Solicitar entradas para validar el cronograma del proyecto.
El proceso de la RFI determina si se requiere una RFP o no y es una entrada para la construccin de la RFP.

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Documentos de Venta
RFP (Request for proposal, o solicitud de propuesta) es un documento que una empresa emite para solicitar
propuestas de posibles proveedores de productos o servicios. Las RFP definen claramente los entregables asociados
con el proyecto y define un marco de accin para la ejecucin del mismo. Idealmente los RFP estipulan los requisitos
de la empresa que est comprando y las condiciones bajo las cuales contratara, por lo que un RFP debe contener:
1. Especificacin del producto o servicio requerido, con el mayor detalle posible
2. Informacin que se requiere del oferente, como el valor, las personas que liderarn el proyecto, responsabilidades
que asumir, un cronograma, y la experiencia de la empresa en el rea, por ejemplo
3. Criterios para seleccin o descalificacin de proponentes
4. Fechas relevantes, incluyendo las de apertura y cierre del proceso. Fechas para entrevistas y visitas si las hay.
5. Cualquier requerimiento de confidencialidad
6. Elementos legales de la posible contratacin
Un RFP es parte del proceso de compras de una organizacin, el cual inicia con la evaluacin de las necesidades y
termina con la entrega del producto o servicio.

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Gestin de las Adquisiciones

Documentos de Venta
PROPUESTA
o Presentar propuesta integral de solucin:

RFI (request for information)

RFP (request for proposal)
Licencias
Soporte
Consultora de Implantacin
Trminos y Condiciones (pre Contrato)

o Herramientas:

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RFI, RFP
Propuesta de Servicios (Licencias, Soporte, Consultora de Implantacin)
Referencias (Historias de xito, etc.)
Trminos y Condiciones (pre Contrato)

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Documentos de Venta
PROPUESTA

Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

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Resumen Ejecutivo
Antecedentes
Objetivo
Alcance
Enfoque Metodolgico
Fases del Proyecto
Premisas
Entregables
Organizacin del proyecto (personal y organizacin)
Plan de Trabajo (actividades y cronograma)
Tiempo estimado e Inversin
Principales Experiencias
Requerimientos e Infraestructura requerida
Currculos de los Profesionales

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Contratos
EL CONTRATO
Acuerdo para regular, modificar o extinguir una relacin jurdica dentro de los alcances de la
ley y el reglamento.

RELACIN RFI-RFP-PROPUESTA-CONTRATO

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RFIRFP
RFPPROPUESTA
PROPUESTACONTRATO
CONTRATOEJECUCION

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Contratos
PARTES DEL CONTRATO
1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.-

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Representantes legales
Presentacin de las firmas contratantes
Objeto del Contrato
Condiciones de la prestacin de servicios
Obligaciones del cliente
Obligaciones del consultor/consultora
Honorarios y condiciones de pago
Plazos
Resolucin del contrato
Vnculos laborales
Confidencialidad
Domicilio
Arbitraje
Anexos

Gestin de las Adquisiciones

Contratos
PARTES DEL CONTRATO
Anexos DEL CONTRATO
o Alcance detallado
o Metodologa
o Entregables
o Plan del Proyecto
o Curriculum vitae
o Clientes

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Contratos
PRECIOS
SUMA ALZADA
Se utilizan principalmente para servicios en que el contenido y la duracin de los servicios, as
como el producto que se exige de los consultores, se encuentran claramente definidos.
Se utilizan en general para estudios sencillos de planificacin y factibilidad, estudios ambientales,
diseo de estructuras e, diseo de sistemas de procesamiento de datos, y otros similares.
Los pagos estn vinculados a los productos (entregas), como informes, planos, listas de
cantidades, documentos de licitacin y programas de computacin.
Son fciles de administrar porque los pagos se efectan contra entrega de productos claramente
especificados.

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Contratos
PRECIOS
CONTRATO SOBRE LA BASE DEL TIEMPO TRABAJADO.
Este tipo de contrato es apropiado cuando resulta difcil definir el alcance y la duracin de los
servicios. Se utiliza en general para estudios complejos, supervisin de obras de construccin,
servicios de asesoramiento y para los servicios de capacitacin.
Los pagos se basan en los honorarios por hora, da, semana o mes convenidos y en gastos
reembolsables. Se debe establecer un monto mximo para el total de pagos que se han de
efectuar a los consultores.
Los contratos sobre la base del tiempo trabajado deben ser supervisados estrechamente a fin de
asegurar que el trabajo marche en forma satisfactoria y que los pagos sean adecuados.

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Contratos
PRECIOS
CONTRATO BASADO EN EL PAGO DE HONORARIOS FIJOS Y/O DE UNA COMISIN DE XITO.
Se utiliza en general cuando el contratante se est preparando para su venta o fusin con otras
firmas, especialmente en operaciones de privatizacin.
La remuneracin del proveedor incluye un honorario fijo y una comisin de xito; esta ltima se
expresa normalmente como porcentaje del precio de venta de los activos.

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Contratos
PRECIOS
CONTRATO CON ENTREGA NO DEFINIDA DE LOS SERVICIOS (CONVENIO DE PRECIOS).
Este contrato se utiliza cuando se necesita contar con servicios especializados a pedido de
asesoramiento sobre una actividad determinada, cuyo alcance y plazo no se pueden establecer
por anticipado.
Se utiliza por lo general para asegurar la disponibilidad de servicios de asesores para la
ejecucin de proyectos complejos, de conciliadores expertos para integrar grupos de solucin de
controversias, reformas institucionales, asesoramiento sobre adquisiciones, identificacin y
solucin de problemas tcnicos, etc., normalmente por perodos de un ao o ms.

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Contratos
CONDICIONES

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Ambiente de trabajo
Responsabilidades y Roles
Reportes formales
Aspectos administrativos

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Contrato

Riesgo del
comprador

Riesgo del
vendedor

Descripcin

Ejemplo

Ordenes de compra
(PO)

Neutral

Neutral

Un acuerdo unilateral,
precio definido

Monitores de computadoras por

$140

Precio fijo (FP)

Mnimo

Alto

Comn, despus de un
documento detallado
del Trabajo

Comprar una implementacin de

una red por $3000

Precio fijo + incentivo

(FPIF) Fixed price plus
incentive fee

Mnimo

Alto

Como el anterior pero

con un incentivo

Una construccin de un carretera

por $4000000. Por cada semana
que termine antes el vendedor,
este recibe $65000

Precio fijo+ajuste
precio econmico
(FPEPA) Fixed Price
Economic Price
Adjustment

Mnimo

Alto

Como el anterior, pero

con ajuste econmico
por los cambios de cada
ao

Una construccin de un carretera

por $4000000. Al comienzo de
cada ao ajuste del monto por
los efectos econmicos

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Gestin de las Adquisiciones

Contrato

Riesgo del
comprador

Riesgo del
vendedor

Descripcin

Ejemplo

Tiempo y materiales

Mnimo

Mnimo

Pequeas iniciativas,
inicio del proyecto

Un bao adicional a $50 por

hora y costo de materiales

(T y M)

Analista por $30/h

Costo + Tarifa fija
(CPFF) Costs plus fixed
fee

Medio

Mnimo

Usado cuando el
comprador sabe lo que
se necesita pero no
conoce los detalles

Un comprador contrata una

empresa para producir un video
pero no est seguro de los
detalles. Acuerda en pagar al
proveedor los costos + 37000

Costo + Incentivo fijo

(CPIF) Costs plus
incentive fee

Medio

Mnimo

Como el anterior, pero

permite al comprador
motivar al vendedor

El comprador paga los costos

por un incentivo de 5000 por
cada semana que se termine
antes

Costo + % de costos
(CPPC) Cost Plus
Percentage of Costs

Alto

Mnimo

A mayores costos,
mayores pagos. No es el
ms conveniente

El comprador paga los costos +

un 17% de los costos

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Gestin de las Adquisiciones

Tipos de Contrato vs Riesgo

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Gestin de las Adquisiciones

Statement of work (SOW)
Es una descripcin del trabajo requerido para la adquisicin
Muchos contratos, acuerdos, incluye SOWs
Un buen SOWs da a los postores un mejor entendimiento de las expectativas de los compradores

Un ejemplo del SOW

Alcance del trabajo: Describe el trabajo a ser hecho en detalle. Especifica los requerimientos
Lugar del trabajo: Donde se realiza el trabajo
Periodo del trabajo: Cuando empieza y termina
Tiempo de los entregables: Describir en detalle cuando se va a entregar
Estndares: Especificar los relevantes para realizar el trabajo
Criterio de aceptacin: Describe como se considera cuando el trabajo es aceptable
Requerimientos especiales: Especificar algn requerimiento adicional

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Gestin de las Adquisiciones

Ejemplo de evaluacin de las propuestas

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Gestin de las Adquisiciones

PROCEDIMIENTO DE SELECCIN - SELECCIN BASADA EN CALIDAD Y COSTO

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PREPARAR LOS TRMINOS DE REFERENCIA

PREPARAR EL ESTIMADO DE COSTO Y PRESUPUESTO
DECIDIR PROCEDIMIENTO DE SELECCIN
PUBLICACIN DE AVISOS
PREPARAR LA LISTA CORTA DE FIRMAS
PREPARAR Y EMITIR EL PEDIDO DE PROPUESTAS
CARTA DE INVITACIN
INFORMACIN A LOS CONSULTORES/AS
BORRADOR DEL CONTRATO
EVALUAR LAS PROPUESTAS TCNICAS
EVALUAR LAS PROPUESTAS FINANCIERA
EVALUAR CONJUNTAMENTE CALIDAD Y PRECIO , Y
NEGOCIAR EL CONTRATO CON LA FIRMA SELECCIONADA
ADJUDICAR EL CONTRATO

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