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UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

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Prefacio:

La Gestin de Proyectos se puede describir como un proceso de planteamiento,


ejecucin y control de un proyecto, desde su comienzo hasta su conclusin, con
el propsito de alcanzar un objetivo final en un plazo de tiempo determinado, con
un coste y nivel de calidad determinados, a travs de la movilizacin de recursos
tcnicos, financieros y humanos. Incorporando variadas reas del conocimiento,
su objetivo es el de obtener el mejor resultado posible.
La clave para empezar con xito un proyecto es que tengamos
los trminos de referencia bien establecidos. Para ello,
debemos conocer la autoridad y el patrocinador, los objetivos, el
mbito, las restricciones, los costes y /o presupuesto, los
recursos, las entregas, las fases del proyecto, las estrategias,
riesgos, hiptesis, roles y responsabilidades.
Un aspecto muy importante para mantener el apoyo de la
organizacin es que los objetivos del proyecto estn en
perfecta conexin con los de aquella y adems que se hagan
explcitos.

Comprende cuatro Unidades de Aprendizaje:


Unidad I: Anlisis del Marco General de la Gestin de Proyectos.
Unidad II: Gestin de Planificacin y Calidad en la Administracin
del Proyecto.
Unidad III: Tcnicas de Procesos para la Optimizacin de los Proyectos.
Unidad IV: Administracin de Proyectos de Inversin estndar.

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Estructura de los Contenidos

Anlisis del
marco general
de la gestin
de proyectos

Gestin
de
proyectos.

Gestin de
planificaci
n y calidad
en la
administrac
in del
proyecto
Etapa de
Planificacin
del Proyecto.

Planificacin y
control de
proyecto.

Lgica de
Intervencin
.

Ciclo del proyecto.

Marco lgico
del proyecto.

Factores
de Calidad.

Finalizacin
de Marco
Lgico.

Tcnicas de
procesos
para la
optimizaci
n de los
proyectos

Administrac
in de
proyectos
de
inversin
estndar

Calendario de
actividades y
de recursos.

Importancia
del proyecto
de inversin.

Procesos
relacionados
con el alcance.

Procesos
relacionados
con los
recursos.

Procesos
relacionados
con las
adquisiciones.

Contenido
del proyecto
de inversin.

Proyecto
de
inversin.

Evaluacin
econmica
financiera.

La competencia que el estudiante debe lograr al final de


la asignatura es:
Conoce el proceso de planificacin y desarrollo estratgico de
las distintas gestiones de un proyecto.

ndice del Contenido

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I. PREFACIO
II. DESARROLLO DE LOS CONTENIDOS
UNIDAD DE APRENDIZAJE 1: ANLISIS DEL MARCO GENERAL DE LA GESTIN DE
PROYECTOS
1.
Introduccin
a. Presentacin y contextualizacin
b. Competencia
c. Capacidades
d. Actitudes
e. Ideas bsicas y contenido
2.
Desarrollo de los temas
a. Tema 01: Gestin de proyectos.
b. TEMA 02: Planificacin y control de proyecto.
c. Tema 03: Ciclo del proyecto.
d. Tema 04: Marco lgico del proyecto.
3.
Lecturas recomendadas
4.
Actividades
5.
Autoevaluacin
6.
Resumen
UNIDAD DE APRENDIZAJE 2: GESTIN DE PLANIFICACIN Y CALIDAD EN LA
ADMINISTRACIN
DEL PROYECTO.
1.
Introduccin
a. Presentacin y contextualizacin
b. Competencia
c. Capacidades
d. Actitudes
e. Ideas bsicas y contenido
2.
Desarrollo de los temas
a. TEMA 01: Etapa de Planificacin del Proyecto.
b. TEMA 02: Lgica de Intervencin.
c. TEMA 03: Factores de Calidad.
d. TEMA 04: Finalizacin de Marco Lgico.
3.
Lecturas recomendadas
4.
Actividades
5.
Autoevaluacin
6.
Resumen
UNIDAD DE APRENDIZAJE 3: TECNICAS DE PROCESOS PARA LA OPTIMIZACIN DE
LOS
PROYECTOS
1.
Introduccin
a. Presentacin y contextualizacin
b. Competencia
c. Capacidades
d. Actitudes
e. Ideas bsicas y contenido
2.
Desarrollo de los temas
a. TEMA 01: Calendario de actividades y de recursos
b. TEMA 02: Procesos relacionados con el alcance
c. TEMA 03: Procesos relacionados con los recursos
d. TEMA 04: Procesos relacionados con las adquisiciones
3.
Lecturas recomendadas
4.
Actividades
5.
Autoevaluacin
6.
Resumen
UNIDAD DE APRENDIZAJE 4: ADMINISTRACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN ESTNDAR.
1.
Introduccin
a. Presentacin y contextualizacin
b. Competencia
c. Capacidades
d. Actitudes
e. Ideas bsicas y contenido
2.
Desarrollo de los temas
a. TEMA 01: Importancia del proyecto de inversin.
b. TEMA 02: Contenido del proyecto de inversin.
c. TEMA 03: Proyecto de inversin.
d. TEMA 04: Evaluacin econmica financiera.
3.
Lecturas recomendadas
4.
Actividades
5.
Autoevaluacin
6.
Resumen
III. GLOSARIO
IV. FUENTES DE INFORMACIN
V. SOLUCIONARIO

02
03 148
05-47
0
0
6
0
6
0
6
0
6
0
6
07-42
0
7
1
5
2
6
3
2
4
3
4
3
4
4
7
48-76
4
4
9
4
9
4
9
4
9
4
9
50-71
5
0
5
6
2
6
7
2
7
2
7
3
7
6
77111
7
7
8
7
8
7
8
7
8
7
8
79106
7
9
8
8
9
5
1
0
1
0
1
0
1
0
111
112145
1
1
1
1
1
1
1
114140
1
1
2
1
3
1
3
1
4
1
4
1
4
1
4
1
4
1
4
1
4

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Introduccin

a) Presentacin y contextualizacin
Los temas que se presentan en la siguiente unidad, tienen por finalidad introducir
y familiarizar al alumno con la conceptualizacin y la importancia de gestin
de proyectos.

b) Competencia
Determina el marco general de la gestin de proyectos como parte del
inicio del desarrollo de la planificacin estructurada por la organizacin.

c) Capacidades
1. Conoce las distintas tcnicas y estrategias de gestin.
2. Elabora adecuadamente la planificacin objetiva del proyecto.
3. Explica el ciclo estimado de acuerdo al tipo de proyecto en meta.
4. Describe las condiciones establecidas en el marco lgico del proyecto.

d) Actitudes
Se interesa por la buena gestin de los distintos proyectos.
Muestra habilidad para la planificacin objetiva del proyecto.

e) Presentacin de Ideas bsicas y contenido esenciales de la Unidad:


La Unidad de Aprendizaje 01: Anlisis del marco general de la Gestin
de Proyectos, comprende el desarrollo de los siguientes temas:
TEMA 01: Gestin de proyectos
TEMA 02: Planificacin y control de proyecto
TEMA 03: Ciclo del proyecto.
TEMA 04: Marco lgico del proyecto.

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Gestin

TEMA 1

de

Proyectos
Competencia:
Conocer las distintas tcnicas y
estrategias de gestin.

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Desarrollo de los Temas

Tema 01: Gestin de Proyectos


Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas
de inicio y fin definidas, encaminado a la creacin de un producto o servicio
nico y conforme a unos requisitos especficos, incluyendo limitaciones de tiempo,
coste y recursos.

Algunas caractersticas
proyectos son:

de

los

Pueden ser de larga duracin y estar sujetos a


influencias externas e internas.

Frecuentemente tienen restricciones de coste y recursos.

Conllevan cierto grado de riesgo e incertidumbre.

Crean productos entregables nicos, entendiendo por


productos entregables los productos, servicios o resultados generados.

Se desarrolla en pasos, se define de forma general al comienzo del proyecto,


y se hace ms explcito y detallado a medida que el equipo del proyecto
desarrolla un mejor y ms completo entendimiento de los objetivos y de los
productos entregables.

Tienen una duracin limitada, con un comienzo y un final definido. El final


se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando se
cancela por quedar claro que los objetivos no pueden ser alcanzados o porque
la necesidad deja de existir.

El hecho de que tengan un comienzo y un fin definido,


as como su desarrollo gradual permite hablar de un ciclo de
vida del proyecto. Por ciclo de vida se entiende el
conjunto de fases que conectan el inicio de un proyecto
con su fin. La transicin de una fase a otra dentro del ciclo
de vida de un
8

proyecto generalmente est definida por alguna forma de transferencia


tcnica.

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La relacin entre el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto a
obtener se muestra en la siguiente figura:

GESTIN
PROYECTOS

DE

Una vez definido lo que es un proyecto, se puede abordar qu es la gestin de


proyectos. La definicin ms formal sera la aplicacin de un conjunto de
conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un
proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.
La gestin de proyectos no es un proceso perfectamente definido. Es ms,
cada profesional tiene enfoques distintos a la hora de gestionar sus proyectos,
unos valoran ms el control y el seguimiento mientras que otros se centran
en los aspectos de Liderazgo y gestin de personas.

GESTIN
EFICAZ
PROYECTOS

DE

La experiencia en los ltimos aos revela que para que los proyectos de
inversin lleguen a buen puerto es necesario que exista una gestin integral
del proyecto que abarque todo el ciclo de vida del mismo, es decir, desde que
el proyecto es slo una necesidad o idea, hasta el cierre formal del mismo.

Ante esta evidencia, parece ineludible que surja la pregunta de por qu no todo
el mundo usa una buena prctica de gestin de proyectos, sus tcnicas y
sus procesos. Habitualmente, se debe a factores como: la necesidad de
inversin inicial, falta de compromiso y conocimiento por parte de la

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organizacin, o la desconfianza y ala inversin al control por parte del equipo de
trabajo.

Algunos de estos temores son naturales y lgicos, mientras que otros son
emocionales e irracionales.
Es obvio que las caractersticas del proyecto no van a cambiar por el hecho
de usar un proceso formal de gestin de proyectos. Implantar una eficiente
gestin de proyectos no quiere decir que no se tendrn problemas, ni
significa

que los riesgos

simplemente

desaparezcan,

que

no

haya

sorpresas. Lo que s que cambia es la forma en que los eventos son


gestionados cuando el proyecto est en curso. El valor de una buena prctica de
gestin de proyectos es contar con un proceso estandarizado para lidiar con las
posibles contingencias.

En ningn caso el tiempo, coste o esfuerzo dedicado a la gestin del


proyecto debe entenderse como una prdida para el proyecto, todo lo
contrario, es un elemento imprescindible para lograr la calidad del resultado
final.

Algunos de los beneficios ms destacables que aporta una eficaz gestin de


proyectos son:

Ahorros de tiempo y coste.

Ms rapidez en la resolucin de problemas.

Optimizacin en la resolucin de riesgos.

Mayor efectividad en la comunicacin y


gestin de expectativas.

Mayor calidad de productos y servicios.

Optimizacin de la gestin financiera.

Mejora del proceso de toma de decisiones.

Mejora del ambiente laboral.

PARTICIPANTES
PROYECTO

EN

UN

Entre los grupos de inters ms caractersticos de un proyecto se encuentran


los siguientes:

Director del proyecto: la persona responsable de dirigir el proyecto.

Cliente/Usuario: la persona u organizacin que utilizar el producto


del proyecto.

Equipo del proyecto: el grupo que realiza el trabajo del proyecto.

Equipo de direccin del proyecto: Los miembros del equipo que participan
en las actividades de direccin del proyecto.

Patrocinador: la persona o el grupo que proporciona los recursos


financieros, monetarios o en especie, para el proyecto.

Influyentes: personas o grupos que no estn directamente relacionados


con el proyecto, pero que pueden ejercer una influencia positiva o negativa
sobre el curso del mismo.

Funciones del responsable de la gestin del proyecto


El trmino proyecto se utiliza para denominar un conjunto de actividades
coordinadas con el objeto de producir un bien o servicio.

La gestin del proyecto tiene por objetivo disponer los componentes para
definir, evaluar, controlar, y entregar los resultados deseados. Para ello
el responsable del proyecto realiza las siguientes funciones:

Interpretar los planes estratgicos de la empresa y la


posicin relativa del proyecto en dichos planes. Como
resultado de dicha interpretacin se obtienen:
o

Objetivos concretos del proyecto a partir de los que se construir la lista


de subobjetivos o componentes del proyecto.

Compromisos de realizacin del proyecto basados en el conocimiento


de los recursos disponibles.

Preparar el plan de diseo, desarrollo, control y entrega del proyecto.


Es frecuente utilizar tcnicas derivadas del anlisis del ciclo de vida del
proyecto. En este caso, las funciones del responsable del proyecto se
derivan de las necesidades identificadas en cada fase del ciclo de vida:
o

Fase

de

concepcin:

examinar

las

necesidades

actuales

las

deficiencias en los sistemas existentes, examinar el entorno y la


empresa para determinar la factibilidad tcnica, econmica y legal del
proyecto, enunciar las formas alternativas de satisfacer las necesidades
identificar los conocimientos precisos para la investigacin y desarrollo, y
definir la organizacin provisional para el proyecto.
o

Fase de definicin: confirmar las estimaciones iniciales sobre recursos


precisos y tiempo necesario para completar el proyecto.

Los costes del sistema se muestran en el grfico. Se han descompuesto


los costes en costes de implementacin (no recurrentes) y costes de
operacin (o costes recurrentes). El grfico 4 muestra tambin el efecto del
aprendizaje (es decir, el efecto de la mejora en los procesos) en los costes de
operacin.

El
plan
proyecto

del

Un plan de proyecto es bsicamente un mapa de ruta que nos


informa cmo trasladamos desde A hasta B. Por lo general,
consideramos que el plan es el punto de partida de un proyecto: un
comienzo, una gua para los desarrollos futuros.

No obstante, es importante reconocer que un plan es consecuencia de un gran


esfuerzo. El plan surge gradualmente, a medida que se definen las necesidades,
se especifican los requerimientos, se hacen predicciones acerca del futuro y se
estiman los recursos disponibles. Slo despus de que stas y otras cuestiones
han sido meditadas, comprendidas, clarificadas, desmenuzadas, reelaboradas y
nuevamente clarificadas, podremos trazar finalmente un plan que nos sirva como
mapa de carreteras. Por lo general, los planes son tridimensionales.

Se concentran en el tiempo, el dinero y los recursos humanos y materiales. A lo


largo del tiempo se han elaborado instrumentos de planificacin para las tres
dimensiones. La dimensin temporal se maneja por medio de agendas. Existe una
amplia gama de instrumentos (algunos sofisticados, otros simples) para la
elaboracin de agendas y horarios. Estos instrumentos nos permiten determinar
cundo deben comenzar las diferentes tareas, cundo se alcanzarn ciertas
metas, etctera. En este sentido analizaremos dos de las herramientas de
programacin ms conocidas: los diagramas de Gantt y las redes de programacin.

La dimensin del dinero se maneja por medio de presupuestos que nos


muestran cmo se distribuirn los fondos de nuestro proyecto. La necesidad de
elaborar presupuestos es una realidad universal en las organizaciones (sean
privadas, pblicas, acadmicas o sin fines de lucro) se esfuerza especialmente por
confeccionar buenos presupuestos. Si bien hay principios universales que sustentan
la buena prctica de la elaboracin de presupuestos, la manera especfica de
formularIos vara considerablemente de una organizacin a otra.

La confeccin de un presupuesto es algo muy personal, que refleja la filosofa,


las actitudes y las estructuras de la organizacin.
La dimensin de los recursos humanos y materiales se ocupa de la mejor manera
de asignar

nuestros

limitados

recursos

en

un

proyecto.

Existen

muchas

herramientas para realizar la asignacin de recursos. Entre ellos destacan los


grficos de Gantt de recurso, las hojas de clculo de recursos, las matrices de
recurso y los grficos de cantidad de recursos.

10 Pasos que se siguen para elaborar un plan


Obtener el compromiso de la administracin o gerencia
Establecer un comit de planificacin ante el desastre
Elaborar un estudio de capacidad de recuperacin ante el desastre
Elaborar un estudio o anlisis de riesgo
Establecer prioridades del sistema
Analizar y definir requerimientos para la recuperacin
Disear el programa para la recuperacin
Realizar entrenamiento para la reduccin del servicio
Probar el Plan
Dar mantenimiento al plan.

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Planificacin
y

TEMA 2

Control
de

Proyecto
Competencia:
Elaboraradecuadamente la
planificacin objetiva del
proyecto.

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Tema 02: Planificacin y Control de Proyecto

Cuando una persona acomete la planificacin o el diseo de la


metodologa de control de un proyecto, tarde o temprano debe
formularse la siguiente pregunta: "Cunto debemos planificar y
controlar?" No hay una respuesta ptima para esta pregunta. A
primera

vista,

parecera

que

simplemente

tendramos

que

planificar
mucho, a fin de minimizar la incertidumbre del proyecto y controlarlo
totalmente.

Tendemos entonces a expresar nuestra idea en frases como las siguientes:


"Toda planificacin es poca" y "Un proyecto con controles dbiles es un proyecto
fuera de control. Lamentablemente, la planificacin y el control tienen un coste. La
siguiente frmula expresa bien la relacin entre los costes del proyecto y los
costes de la planificacin:

Costes del proyecto = Coste de produccin +


Costes administrativos
Lo que esta frmula expresa es que los incrementos en los costes de la planificacin
y el control (es decir, los costes administrativos) elevan los costes totales del
proyecto. La frmula ilustra tambin el hecho de que los incrementos en los costes
de planificacin y control significan que estamos gastando proporciones cada vez
menores de nuestro presupuesto en actividades directamente productivas.

Qu proporcin del presupuesto del proyecto debe dedicarse a los costes de


planificacin y control? El 10 por ciento? El 20 por
ciento? El 50 por ciento? Ms? La respuesta
que
demos a esta pregunta estar vinculada con una serie
de factores importantes:
o

Complejidad del proyecto.

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o

Tamao del proyecto.

Nivel de incertidumbre.

Requerimientos organizacionales.

17

Instrumentos de
control: El plan

planificacin

Gran parte del trabajo de planificacin consiste en determinar la relacin de las


diferentes tareas entre s y luego programar esas tareas a fm de que el proyecto
pueda ser realizado de manera eficiente y lgica. A lo largo de los aos se fueron
elaborando muchos instrumentos de trabajo que han convertido a esta tarea casi
en una rutina. Existen tres instrumentos de trabajo que satisfacen prcticamente
todas las necesidades para programar cualquier proyecto, desde el ms simple
hasta el ms complejo, el diagrama de Gantt y la red de planificacin.

El ciclo de vida del


proyecto
Los proyectos tienen comienzo, medio y fin. Este dato puede parecer evidente, pero
si
se trabaja en gestin de proyectos, el momento del ciclo
vital en que se encuentra ser de la mayor importancia,
ya que influir sobre lo que deber hacer y sobre las
opciones que se le presentarn. Hay diversas maneras
de considerar el ciclo vital del proyecto. Una de las
ms
comunes estimas que se divide en cuatro grandes fases: concepcin del
proyecto, planificacin, implementacin y finalizacin.

En las ciencias de la informacin es muy usado el enfoque que establece seis


fases: reconocimiento de las necesidades, definicin de los requerimientos, diseo
del sistema, implementacin, verificacin y mantenimiento.

En la Figura 1 el proyecto se acelera rpidamente y se desacelera con lentitud.


Esto podra ilustrar un tpico proyecto de investigacin de mercado, donde hay una
gran cantidad de actividad inicial, como recoleccin de datos de los consumidores por
medio de cuestionarios y entrevistas. Una vez reunidos los datos, el consumo de
recurso baja gradualmente, a medida que se analizan los datos y se redactan las
conclusiones.

En la Figura 2, por el contrario, se observa un incremento gradual de la actividad,


hasta que el proyecto llega a su cima, y luego un rpido final. Esto suele ocurrir
con los proyectos de investigacin cientfica, en los que una parte importante del
tiempo total suele estar dedicada a formular hiptesis de trabajo, disear un
experimento, poner a punto equipamiento, etctera.

La actividad del proyecto alcanza un pico cuando el experimento ha sido


efectivamente realizado y se han observado los datos
resultantes
.
Independientemente de cmo se considere
el ciclo vital, el punto ms importante para
tener en cuenta es que a lo largo de su
vida

todo proyecto es

dinmico, es

organismo en continuo desenvolvimiento.

un

Desde
otra
principales

perspectiva,

dirigida

fundamentalmente

registrar

las

caractersticas del ciclo vital, a ste se le divide en seis funciones, que se


cumplen durante el curso de un proyecto: seleccin del proyecto, planificacin,
implementacin, control, evaluacin y terminacin. La Figura 3 ilustra este enfoque.
Examinemos brevemente cada una de las seis funciones.

Seleccin
proyecto

del

Los proyectos surgen de necesidades. El proceso de


gestin de proyecto empieza cuando alguien tiene una
necesidad que debe ser satisfecha. Las necesidades
pueden ser diversas: reducir el nmero de formularios que
los pacientes deben completar para ser internados en
un hospital, desarrollar

Lamentablemente, vivimos en un mundo donde escasean los recursos y no


podemos desarrollar proyectos para satisfacer todas nuestras necesidades. Es
preciso elegir. Y elegimos valindonos de la seleccin de proyectos.
Seleccionamos algunos proyectos y rechazamos
otros.

Se toman decisiones sobre la base de la cantidad de recursos de que disponemos,


de las diferentes necesidades que hay que satisfacer, del coste que supone
satisfacerlas y de la importancia relativa que tiene satisfacer algunas necesidades e
ignorar otras. La seleccin del proyecto es sumamente importante, por que
nos lleva a comprometemos para el futuro. Las decisiones que tomamos en
este terreno empiezan por paralizar ciertos recursos, a veces por pocos das, a
veces por aos.

Y esas decisiones tienen lo que los economistas


llaman costes

de oportunidad; al seleccionar el

proyecto A y no el B, estamos renunciando a los


beneficios que el proyecto B nos podra haber
brindado. El proceso de seleccin del proyecto podra
ser desencadenado por
diversos factores. El estmulo para cometer ese proyecto podra surgir, por
ejemplo, del medio exterior, en forma de un pedido de propuesta (PDP) [request for
proposal (RFP)] o de una invitacin para licitar (IPL) [invitation for bid IFB)]. En ese
caso, los clientes potenciales solicitan ofertas para construir algo o para ofrecer cierto
servicio.

En otras ocasiones el estmulo es interno: surge de la organizacin misma a travs


de sus directivos o de un equipo de trabajo encargado de reencauzar ciertos
procesos de la empresa. En tal caso tendremos que decidir si tenemos los recursos,
la voluntad y la capacidad para acometer determinado proyecto.

Planificaci
n
El plan es un mapa de ruta que nos indica cmo ir de un punto a otro. La
planificacin se desarrolla especialmente para el proyecto. Al comienzo, es comn
tener un prepln informal, es decir, una idea general de lo que el proyecto
demandara, si resolviramos emprenderlo.

Estos preplanes pueden asumir

formas diversas. Por ejemplo, una propuesta es, en cierto modo, un prepln, ya que

traza un mapa de ruta para el proyecto. De la misma manera, los estudios de


viabilidad, el estudio de casos y los anlisis competitivos son, de alguna forma,
preplanes.