Cmo registrar la apertura deServicios

una Sucursal
de Sociedad
delegados
porExtranjera
el Estado

GUA

DEL REGISTRO MERCANTIL

Cmo registrar la apertura de una
Sucursal de Sociedad Extranjera

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INFORMACIN GENERAL

Qu es una Sociedad Extranjera?

Son aquellas sociedades domiciliadas en el exterior y constituidas conforme a las leyes de otro pas.
Qu es una Sucursal de Sociedad Extranjera?
Es un establecimiento de comercio abierto en Colombia por una sociedad domiciliada en el exterior, cuyo
administrador tiene facultades para representarla legalmente.
La apertura de una sucursal de sociedad ext ranjera, le permite desarrollar negocios permanentes en Colombia.
Qu requisitos debe contener la escritura pblica donde se crea la Sucursal de Sociedad Extranjera?
Para que una sociedad extranjera pueda emprender negocios permanentes en Colombia debe protocolizar
en una Notara, los siguientes documentos:

Copias autnticas del documento de fundacin y estatutos de la sociedad extranjera.

Copia autntica de los documentos que acreditan la existencia de la sociedad extranjera, expedidos en el
pas de origen por el organismo con el correspondiente certificado de Apostilla, o autenticados ante los
funcionarios competentes para ello en el respectivo pas.

Copia autntica del documento o resolucin proferido por la sociedad extranjera, en la cual se acord el
establecimiento de una sucursal en Colombia, el cual debe contener:

GUA de entidades sin nimo de lucro

Nombre de la sucursal; Antes de asignar el nombre verifique que no haya sido registrado anteriormente
o que exista unosimilar. (Ver consulta denombre)

Los negocios que se proponga desarrollar, indicando claramente las actividades;

El monto del capital asignado a la sucursal y el originado en otras fuentes, si las hubiere;

El lugar escogido como domicilio de la sucursal;

La duracin de los negocios en el pas y causales de terminacin de los mismos;

Las facultades de los representantes legales o apoderados, o mandatarios y se entendern facultados para
realizar todos los actos comprendidos en el objeto social, y tendrn la personera judicial y extrajudicial de
la sociedad para todos los efectos legales;

La designacin del revisor fiscal, quien ser persona natural con residencia permanente en Colombia.

La designacin de los representantes legales o apoderados o mandatarios. Debe indicarse el

nombre, apellidos e identificacin de los representantes legales, revisores fiscales, segn el caso. Ej.
Si el cargo creado es gerente debe nombrarse gerente. Cuando las personas designadas no suscriben la
escritura pblica o el documento privado debe anexarse una carta donde se indique el cargo aceptado, el
nmero de identificacin y pas de origen si es pasaporte .

Si los documentos antes relacionados fueron extendidos en idioma distinto al castellano, deben
rotocolizarse la correspondiente traduccin al espaol por un intrprete autorizado por el Ministerio
de elaciones Exteriores. As mismo, cada documento deben venir con el correspondiente certificado de
Apostilla.

Qu es la matrcula mercantil de la Sucursal De Sociedad Extranjera?

Es una obligacin legal que tienen todos los comerciantes y que consiste en el registro de la sucursal en la
Cmara de Comercio de su domicilio principal, a travs de un formulario Registro nico Empresarial especial
donde se consignan datos importantes de la sucursal como su direccin, telfonos, actividad econmicay
situacin financiera, entre otros. La sucursal de sociedad extranjera debe matricularse a travs del formulario
Registro nico Empresarial , que se encuentra en cualquiera de las sedes de la Cmara de Comercio.

Dnde debe registrarse y matricularse la Sucursal de Sociedad Extranjera?
La solicitud de matrcula y de registro de la sucursal de sociedad extranjera debe formularse en la cmara de
comercio con jurisdiccin en el lugar donde va a desarrollar su actividad.
Si la sucursal de sociedad extranjera est localizada en Bogot o en los municipios de competencia de la Cmara
de Comercio de Bogot, se matricular en cualquiera de las sedes de la Cmara de Comercio de Bogot, o a
travs del servicio RUE en cualquier Cmara de Comercio del pas.
Cmo efectuar el registro de la escritura y la matrcula de la Sucursalde Sociedad Extranjera?

Presente el documento de constitucin

Allegue una copia de la escritura (menos la primera), o una fotocopia debidamente autenticada ante notario
donde se hayan protocolizado los documentos antes enunciados.
Verifique que los documentos que presenta para inscripcin estn completos y sean legibles.
Anexe los siguientes formularios al documento de constitucin:
Al diligenciar cada formulario, por favor tenga en cuenta las siguientes recomendaciones.

Cmo registrar la apertura de una Sucursal de Sociedad Extranjera

Formulario Cartula nica Empresarial:

El formulario lo puede adquirir en forma impresa cualquiera de las sedes de atencin al pblico de la Cmara
de Comercio de Bogot o www.ccb.org. Servicios en lnea, Formularios en Lnea, en la siguiente direccin
aplica.ccb.org.co/ccbinternet/formularios/matricula.asp. El formulario est compuesto de por una Cartula
nica Empresarial y un anexo de matrcula mercantil o renovacin.
En el formulario Cartula nica Empresarial y en el Anexo es necesario lo siguiente:

Que se hayan diligenciado todas las casillas obligatorias.

Que se haya diligenciado el nombre en forma correcta de acuerdo a lo establecido en los estatutos. (el
nombre o razn social debe ser igual al del documento de constitucin)
Que se haya incluido la informacin de la direccin comercial.
Que se haya incluido la informacin de la direccin de notificacin judicial.
Que se haya incluido la informacin correcta de los cdigos CIIU, los cuales deben coincidir con la
informacin indicada en el formulario para fines tributarios.
Que se haya incluido la informacin financiera (Activos, Pasivos ms Patrimonio).
Que est firmado por el Representante Legal o su apoderado que deber ser abogado titulado, anexando
poder. (art. 35 Decreto - Ley 196 de 1971), debidamente reconocido antenotario o con presentacin
personal ante el juez o el secretario de la Cmara de Comercio.
Que el nmero de telfono informado (casilla 7) sea el mismo del formulario RUT. (casilla 4)
Que no contenga tachones ni enmendaduras. (Le sugerimos leer detenidamente las instrucciones del
formulario antes de diligenciarlo).

Formulario de Registro con otras Entidades:

El formulario contiene informacin dirigida a la Secretara de Hacienda Distrital, a la Secretara Distrital de
Planeacin y a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. Se puede adquirir en forma impresa en
cualquiera las sedes de atencin al pblico de la Cmara de Comercio de Bogot o en nuestra pgina electrnica
www.ccb.org. Servicios en lnea, Formularios en Lnea, Formularios en Lnea o en la direccin electrnica aplica.
ccb.org. co/ccbinternet/formularios/formularios/VJU_F_001.pdf.
Para el diligenciamiento del formulario es importante

Que se hayan diligenciado todas las casillas obligatorias correctamente.

Que se encuentren completos y correctos cada uno de los cdigos CIIU. Consulte en www.ccb.org.
Servicios en lnea, Clasificacin por actividad econmica. As mismo, verifique que ha diligenciado la
casilla correspondiente a la Secretara de Hacienda Distrital - SHD cuando fuere obligatoria su marcacin.
Que haya marcado la casilla No. 7.
Que haya marcado las casillas correspondientes No. 8.1 y 8.2., o en su defecto, no marque ninguna de ellas.
Que, si diligenci la casilla No. 8.2., haya colocado como fecha de inicio de actividades la del registro de la
constitucin en Cmara o anterior, toda vez que no podr indicarse una fecha posterior a dicho registro.
Que el formulario se encuentre firmado por el representante legal o apoderado el cual deber ser abogado
titulado, anexando poder (art. 35 Decreto - Ley 196 de 1971). El formulario debe estar debidamente
reconocido antenotario o con presentacin personal ante el juez o el secretario de la Cmara de Comercio
por el representante legal o su apoderado.

Formulario RUT:

De acuerdo con las normas tributarias de la DIAN, a partir del 1 de febrero de 2005 para inscribir y matricular
la constitucin de una sucur sal de sociedad extranjera deber inscribirse previamente en el rgistro nico
Tributario RUT, para lo cual debe diligenciar el formulario que encont rar en ht tp: / /bochica.dian.gov.co/
WebRut/. Para el diligenciamientodel formulario, se debe verificar:

GUA de entidades sin nimo de lucro

Que se hayan diligenciado todas las casillas obligatorias marcadas.

Que el nmero de telfono informado coincida con el indicado en el formulario Cartula nica Empresarial.
Que al imprimir el formulario aparezca la frase Para Trmite en Cmara. Si el formulario contiene la frase
Para Asistir deber presentarse personal - mente en las oficinas de la DIAN para la aclarar la informacin
presentada. Si la empresa ya posee el nmero del NIT, el formulario saldr con la leyenda CERTIFICADO.
Que al presentar el formulario, ste se encuentre firmado por el representante legal o por el apoderado,
el cual deber ser abogado titulado anexando poder. El formulario debe haber realizado la diligencia de
reconocimiento ante notario o la presentacin personal ante juez o ante el secretario de la Cmara de
Comercio por parte del representante legal o del apoderado.
Si encuentra alguna duda sobre el correcto diligenciamiento de cada uno de los formularios antes mencionados,
consulte con el Asesor Especializado en cualquiera de las sedes de atencin al pblico de la Cmara de Comercio
de Bogot, quin le guiar.

Realice los siguientes pagos

Cancele el valor de los derechos de inscripcin por el acta de constitucin, documento privado, la escritura
pblica, segn el caso, y por la matrcula mercantil de la empresa, los cuales liquidar el cajero, con base en
el activo que se diligencie en el formulario de la empresa.

La inscripcin del documento de constitucin causa, adicionalmente, un impuesto de registro a favor del
departamento de Cundinamarca y del Distrito Capital de Bogot, en una tarifa del 0,7% sobre el valor del
capital. Este rubro no se causar si se aportaron bienes inmuebles al capital de la empresa, por lo que en
este caso debe anexar fotocopia del recibo de pago en el cual se acredite la cancelacin del impuesto de
registro en laOficina de Instrumentos Pblicos.

Tenga en cuenta que

La falta del documento de constitucin, la falta de uno o ms de los formularios o su mal diligenciamiento
impiden la radicacin de la solicitud.

La falta de uno o ms de los requisitos del documento de constitucin,es causal que impide la inscripcin
de la constitucin y ocasiona la devolucin de los documentos por parte de la Cmara de Comercio.

La falta de pago de los derechos de inscripcin y/o del impuesto de registro correspondientes impiden el
registrode la constitucin.

La Cmara de Comercio de Bogot al efectuar la matrcula, remitir a la DIAN la informacin para que le
sea asignado el NIT, el cual quedar consignado en el certificado de matrcula. Recuerde que para quedar
formalizado en la DIAN deber obtener el certificado original del RUT que expide esa entidad.

Cuando solicite ante el secretario de la Cmara de Comercio la diligencia de presentacin personal debe
presentar el original del documento de identificacin o la contrasea certificada por la Registradura
Nacional del Estado Civil.

Consultas
Le recomendamos hacer las siguientes consultas antes de constituir la sucursal de sociedad extranjera. Aunque
no son obligatorias, s son importantes para brindarle la informacin adecuada para el buen funcionamiento
de su empresa y el correcto diligenciamiento de los documentos y formularios para evitar futuros problemas.
Consulta de nombre
Valide que el nombre de la sucursal de sociedad extranjera que va a crear no haya sido registrado anteriormente,
por lo que le sugerimos consultar:

Cmo registrar la apertura de una Sucursal de Sociedad Extranjera

En las terminales de autoservicio de las sedes de laCCB de Bogot.

En www.ccb.org. Servicios en lnea Homonimia Nacio nal o escriba nuestra la direccin aplica.ccb.org.co/
ccbinternet/consultas/rue/consulta_empresa.aspx.- A nivel nacional www.rue.com.co.

La consulta de nombre tambin la puede realizar a travs de las notaras de la ciudad.

Consulta de actividad econmica
Identifique el cdigo que le corresponde a la actividad econmica que va a desarrollar, de acuerdo a los
sistemas internacionales CIIU. Este requisito es necesario para el diligenciamiento de los formularios,y puede
ser consultado:
En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot.
En www.ccb.org Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa Servicios en lnea - Clasificacin por
actividad econmica.
En la direccin electrnica aplica.ccb.org.co/ccbinter net/tiendaempresarial/generales/ciiu.aspx.
Consulta de uso de suelo
Verifique que la actividad econmica se pueda desarrollar en la ubicacin (direccin) prevista para la empresa
o el establecimiento comercial.
Esta consulta se puede realizar:

En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot.

En www.ccb.org Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa o dirjase a la esta direccin cae.
ccb.org.co/consultas/index.htm o escriba a esta direccin / / 2 0 0 . 6 9 .105.215:7779/sinu/consultas/
consultadireccion.jsf.

Consulta de marca
Verifique que la marca elegida para su producto o servicio no est ya registrada. La puede realizar en:
En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot.
En www.ccb.org Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa o dirjase a la esta direccin/cae.ccb.org.
co/consultas/index.htm.
Esta consulta no reemplaza la consulta de antecedentes marcarios que se realiza ante esa Superintendencia
la cual tieneun costo establecido por dicha entidad.
Si Usted desea realizar la consulta de antecedentes marcarios dirjase al abogado de la sede quien le ofrecer
informacin sobre este tema.
Por qu es importante matricular y registrar la sucursal de sociedad extranjera?

Matricular e inscribir la sucursal de sociedad extranjera es cumplir con un deber legal y hacer oponible a
terceros la existencia de la persona jurdica. Quiere decir, que si la sucursal de sociedad extranjera no se
matrcula e inscribe el acto de constitucin, no existe para los terceros.
Con el certificado expedido por la Cmara e acredita la xistencia de la sucursal de sociedad extranjera y los
nombres de los administradores(representantes legales, revisores fiscales,etc.).
La matrcula es una fuente de informacin comercial a la que pueden acudir quienes deseen conocer
datos de la sucursal de sociedad extranjera, como actividad econmica y patrimonio.
Evita que otras sociedades o establecimientos de comercio tengan el mismo nombre a nivel nacional.
Facilita el proceso de inscripcinen el Registro de Proponentes.
Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes.
Permite ingresar a la gran base de datos de la Cmara de Comercio de Bogot.
Facilita la obtencin de crditos en el sector financiero.
Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio.
Facilita la celebracin de negocios con los sectores pblico y privado.
Lo acredita como comerciante cumplidor de sus deberes legales.

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Cundo se debe Renovar la matrcula?
Entre los meses de enero a marzo de cada ao debe renovarse la matrcula, para obtener los beneficios que de
ella se derivan y evitar sanciones legales.
Para la renovacin de la matrcula debe diligenciar el Formulario Cartula nica Empresarial, presentarlo en
una de nuestras sedes de atencin y cancelar los derechos respectivos. Tambin lo puede hacer a travs de
Internet en www.ccb.org.co, Servicios en lnea Renovacin de Matrcula Mercantil. Recuerde que la informacin
financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del ao inmediatamente anterior.
Cmo modificar la informacin de la matrcula o la renovacin de la sucursal de sociedadextranjera?
Cuando sea necesario modificar alguna de la informacin contenida en el formulario de matrcula o renovacin,
debe solicitarlo por escrito en las ventanillas de atencin al pblico de cualquiera de las sedes, donde debe
cancelar el valor de los derechos autorizados por Ley.
Si lo desea puede utilizar los formatos de modificacin de informacin que gratuitamente le suministra la
Cmara de Comercio de Bogot, o imprimirlos a travs de Internet en www.ccb.org.co, Servicios en lnea
Formularios en lnea.
Recuerde que una vez constituida la sucursal de sociedad extranjera debe:

Inscribir los libros de actas y de contabilidad exigidos por la ley para cada tipo societario.
Dirigirse a la DIAN para obtener la resolucin de facturacin.
Si la sucursal de sociedad extranjera tiene como domicilio un municipio distinto a Bogot, deber realizar
la inscripcin en el registro local de impuesto de industria y comercio del municipio.
Realizar los trmites de seguridad laboral e industrial, ante:
Entidades promotoras de Salud.
Cajas de compensacin familiar.
Ministerio de Trabajo.
Ministerio de Salud.
Si es del caso, solicitar la licencia ambiental ante el Departamento Administrativo del Medio Ambiente
DAMA de Bogot o ante la Corporacin Autnoma Regional - CAR, si se va a desarrollar la actividad en otro
municipio de Cundinamarca.
REGISTRO NICO EMPRESARIAL RUE

El registro nico empresarial RUE, fue creado por la Ley 590 de 2000 y la Circular Externa No. 5 de 2002 de la SIC.
Es la primera red nacional de servicios regstrales, que integra y centraliza el registro mercantil. Las Cmaras
de Comercio de todo el pas han desarrollado este nuevo sistema que facilita la inscripcin y matrcula de su
empresa, evitndole viajar a otras ciudades.
Ahora, desde cualquier Cmara de Comercio del pas usted puede:
Verificar y controlar que el nombre de su empresa sea nico en el pas.
Matricular su empresa, matricularse como comerciante.
Inscribir las reformas de la sucursal de sociedad extranjera.
Inscribir las actas de nombramientos de la sucursal de sociedad extranjera.
Solicitar y recibir certificados en lnea, de registro mercantil y registro de proponentes.
Inscribirse o inscribir su empresa como constructor, consultor o proveedor en el registro de proponentes.
Actualizar, modificar o cancelar su registro de proponentes.
Consultar datos bsicos de empresas colombianas.
Hacer seguimiento a los trmites a nivel nacional por Internet.
Consulta nacional del nombre comercial, en www.rue.com.co

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Servicios

en lnea CCB

La Cmara de Comercio de Bogot tiene un espacio diseado para que a travs de nuestros
Servicios en Lnea pueda realizar virtualmente los siguientes Servicios Registrales:

Renovacin de matrcula mercantil

Calculadora valor renovacin matrcula mercantil o inscripcin ESAL
Consulta para el trmite de actualizacin de la actividad econmica (Cdigo CIIU)
Asistencia virtual para la elaboracin de actas, donde podr resolver todas sus inquietudes a travs de un chat en lnea
con abogado especializado y revisar previamente las actas emitidas por las Juntas de Socios, Asamblea de Accionistas
y Juntas Directivas, de las Sociedades Comerciales inscritas en la Cmara de Comercio de Bogot
Trmites virtuales para el Registro nico de Proponente (Nuevo)
CERTIFICADOS ELECTRNICOS

Podr adquirir los siguientes Certificados Electrnicos de las personas jurdicas, naturales y establecimientos de comercio,
inscritos en la Cmara de Comercio de Bogot:

Certificado de Matrcula.
Certificado de Existencia y Representacin Legal.
Certificado del Registro nico de Proponentes
Certificado Especial Negativo de Libros.

Certificados que pueden ser solicitados en nuestra pgina web, con total celeridad, seguridad y validez tcnica y jurdica,
tanto el mundo fsico como en el electrnico.

Mayores informes
019003318383 - www.ccb.org.co
Este documento contiene informacin y orientaciones de
carcter general sobre algunos aspectos legales aplicables a los
actos y documentos sujetos a inscripcin en el Registro Pblico.
El presente texto no suple la normatividad vigente ni evita la
aplicacin de la misma
Fecha de publicacin septiembre de 2013.

Cdigo 827-1