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Guillermo A. Hurtado R.
Ingeniero de Sistemas
Esp. Telemtica / Esp. Gerencia Tecnologica
Certificado en ITIL versin 3
MBA- Administracin de Empresas con Especializacin en Direccion de Proyectos
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Guillermo A. Hurtado R.
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ESTRATEGIAS
Son las acciones que deben realizarse para mantener y soportar el logro de los objetivos de la
organizacin y de cada unidad de trabajo y as hacer realidad los resultados esperados al definir los
proyectos estratgicos. Las estrategias son entonces las que nos permiten concretar y ejecutar los
proyectos estratgicos. Son el cmo lograr y hacer realidad cada objetivo y cada proyecto
estratgico.
Preparacin de la Matriz DOFA
Esta parte del proceso se convierte en una mesa redonda donde se procede a identificar los cuatro
componentes de la matriz que se dividen en los aspectos de ndole interno (fortalezas y debilidades),
y los aspectos externos (oportunidades y las amenazas). Usualmente la matriz se presenta en un
cuadro de 2 x 2.
La teora relacionada con la psicologa empresarial o de de grupos, sugiere que cuando se pretende
discutir un proyecto de alto impacto en una empresa, el grupo de trabajo se torna ms receptivo
cuando se inicia con los aspectos positivos (fortalezas y oportunidades), lo cual implica reconocer que
se tiene un buen potencial para poder enfrentar el reto de llevar a cabo el proyecto a emprender.
Tratar de identificar aspectos claves como la estructura organizacional, las finanzas, polticas de
estado, lineamientos empresariales, factores ambientales, inventarios, investigacin, etc.
Se debe realizar una revisin de la matriz DOFA y tomar aquellos puntos de ms alto impacto para
proceder a valorarlos en orden de importancia dentro del proyecto. Esto no significa que los otros
puntos no se deban tener en cuenta, sino que deben hacer parte de las diferentes tareas del
proyecto, pero debido a que su impacto es relativamente bajo, harn parte de las actividades
complementarias del proyecto.
Los aspectos considerados como claves para el proyecto se deben calificar como de alto impacto,
impacto medio, o de bajo impacto. Esta calificacin es bastante subjetiva, sin embargo, para poder
hacer del proceso de evaluacin algo ms prctico y ajustado a la realidad, se pueden considerar las
siguientes recomendaciones en el proceso de valoracin:
Un punto que sea de alto impacto o crtico para el proyecto es aquel que puede poner en
riesgo de fracaso (en el caso de las debilidades y las amenazas) inminente el proyecto. Cuando
se trata de aspectos relacionados con las fortalezas y las oportunidades, la evaluacin de alto
impacto corresponde eventos que de ocurrir pueden tener efectos muy positivos en el
proyecto.
En el caso de la evaluacin de bajo impacto, se refieren a aspectos que pueden afectar
negativa o positivamente la ejecucin del proyecto en un nivel moderado y que si la empresa
posee los recursos necesarios los puede solventar.
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Como pudieron ver, la evaluacin se refiere precisamente al impacto o al peso que puedan
representar los diferentes aspectos incluidos en los puntos claves de la matriz DOFA, que puedan
afectar la ejecucin del proyecto, bien sea para asegurar el xito, o para llevarlo inminentemente al
fracaso. Generalmente, despus de esta valoracin se ordenan los diferentes puntos claves de la
matriz en orden de impacto de mayor a menor evaluacin.
Matriz DOFA
Luego de hacer la valoracin ponderada de los aspectos claves del proyecto, se contina con las
correspondientes estrategias conducentes a potencializar las fortalezas y las oportunidades, a
neutralizar, evitar o minimizar las debilidades y planear detalladamente las contingencias necesarias
para enfrentar la materializacin de las amenazas.
Las estrategias deben ser acciones lo suficientemente preparadas para que estas sean objetivas,
controlables, cuantificables, o susceptibles de hacerle seguimiento con base indicadores de gestin.
Deben ser acciones precisas a ejecutar, no se debe caer en actividades genricas o intangibles que
puedan resultar incontrolables o imposibles de cerciorar a cabalidad su gestin.
De esta forma se debe construir una matriz de acciones y estrategias que se relacionan con cada una
de las celdas de la matriz FODA- DOFA, las mismas se deben agrupar as:
Factores Internos
Fortalezas
1.
2.
3.
Oportunidades
1.
2.
3.
Factores
Externos
Amenazas
1.
2.
3.
Debilidades
1.
2.
3.
Estrategias F.O.
Estrategias
D.O.
Estrategias F.A.
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Estrategias D.A.
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Estrategias y Acciones DO: Balancear las debilidades con las oportunidades externas
Estrategias y Acciones DA: Las ms peligrosas, ya que se tienen las dos partes negativas, por
lo que se pretende sacar algo positivo
Estrategias y Acciones FO: Aprovechar las Oportunidades externas con las fortalezas internas
Estrategias y Acciones FA: Combatir las amenazas con las fortalezas internas, para minimizar
el impacto
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Evaluacin de la Estrategia:
Muchas veces, ya sea por los resultados positivos o negativos, no se realiza el proceso reflexivo de
analizar el accionar que tuvo la unidad, no se cuenta con un proceso sistemtico, que permita
mejorar la planificacin futura.
La unidad comete una y otra vez los mismos errores, no pasan por un proceso de aprendizaje que
permita superarse de manera rpida y eficiente. Es por esto, que la evaluacin pasa por tres
actividades bsicas:
Sin un plan formal, se evaden los compromisos hacia un curso de accin en particular. Si la Visin solo
se mantiene en la cabeza o en unos pocos administradores, el resto de la unidad y el resto de la
empresa, pueden no entender o no compartirla.
Un plan estratgico formal ayuda a que se logren compromisos en toda la organizacin acerca de la
funcin de la unidad informtica y los logros de sta, tambin ayuda a integrar a la unidad con la
direccin y planeacin estratgica general de la organizacin. Debe ser considerar de acuerdo a la
cultural y al estilo de cada empresa en particular
NDICE DE DESEMPEO ESPERADO
Es la meta que se espera lograr en la ejecucin de cada accin. Esta puede ser en tiempo o
cuantitativa.
Es la meta que se espera lograr en la ejecucin de las acciones bsicas. Resultado real de las
acciones planeadas en tiempo o cuantitativamente.
NDICE DE GESTIN
Resultado obtenido de confrontar las metas planeadas, los estndares y el desempeo logrado.
PLANEACIN ESTRATGICA EN CASCADA
Este tipo de planeacin se inicia al nivel superior de la organizacin con la PLANEACIN
CORPORATIVA en el cual se definen los principios corporativos, los valores, la visin, la misin, y los
objetivos y estrategias globales de la organizacin. Esta es la planeacin macro, a largo plazo mucho
ms estable y con una participacin limitada a los niveles superiores de la compaa.
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El segundo nivel lo integran las dependencias estratgicas del negocio PLANEACIN FUNCIONAL. En
este nivel se definen la misin, Objetivos, y estrategias a mediano plazo, se identifican los proyectos
estratgicos tanto a nivel vertical como horizontal y se establecen planes de accin.
El tercer nivel lo componen las unidades administrativas PLANEACIN OPERATIVA en el cual los
objetivos y estrategias son a ms corto plazo. Su responsabilidad principal radica en la ejecucin
eficiente de los planes de accin definidos a nivel funcional. La Planeacin Operativa en su ejecucin
deber retroalimentar todo el proceso con el fin que este dinamice y definan los ajustes o acciones
que en un momento lo requieran.
DIAGNOSTICO INTERNO
Proceso para identificar fortalezas, debilidades, de la organizacin, o del rea o unidad estratgica. El
diagnstico lo integran el anlisis de:
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a. Capacidad Directiva: Todas aquellas fortalezas o debilidades que tengan que ver con el proceso
administrativo, entendido como fortalezas o debilidades en: Planeacin, direccin, toma de
decisiones, comunicaciones, control.
b. Capacidad Competitiva: Todos los aspectos relacionados con el rea comercial, tales como
calidad del producto, exclusividad, portafolio de productos, participacin en el mercado, canales de
distribucin, cubrimiento, investigacin y desarrollo, precios, publicidad, lealtad de los clientes,
calidad en el servicio al cliente, etc.
c. Capacidad Financiera: Esta incluye todos los aspectos relacionados con las fortalezas o debilidades
financieras de la compaa tales como: Deuda o capital, disponibilidad de lnea de crdito, capacidad
de endeudamiento, margen financiero, rentabilidad, liquidez, rotacin de cartera, rotacin de
inventarios, estabilidad de costos, elasticidad de la demanda y otros ndices financieros que se
consideren importantes para la organizacin y rea de anlisis.
d. Capacidad Tcnica o Tecnolgica: Aqu se incluyen todos los aspectos relacionados con el proceso
de produccin en las empresas industriales y con la infraestructura y los procesos en las empresas de
servicio. Por tanto incluye entre otras: Infraestructura tecnolgica (Hardware), exclusividad de los
procesos de produccin, normalizacin de los procesos, ubicacin fsica, acceso a servicios pblicos,
facilidades fsicas, intensidad en el uso de manos de obra, patentes, nivel tecnolgico, flexibilidad en
la produccin, disponibilidad de Software, procedimientos administrativos, procedimientos tcnicos
etc.
e. Capacidad de Talento Humano: Se refiere a todas las fortalezas y debilidades relacionadas con el
recurso humano e incluye: Nivel acadmico, experiencia tcnica, estabilidad, rotacin, ausentismo,
nivel de remuneracin, capacitacin programas de desarrollo, motivacin, pertenencia etc.
DIAGNOSTICO EXTERNO
Proceso de identificar las oportunidades o amenazas de la organizacin, unidad estratgica o
departamento en el entorno.
El diagnostico externo lo integran el anlisis de:
a. Factores Econmicos: Aquellos relacionados con el comportamiento de la economa, tanto a nivel
nacional como internacional: ndice de crecimiento, inflacin, devaluacin, ingresos per capita,
ingreso per capita disponible, PIB, comportamiento de la economa internacional.
b. Factores poltico: Aquellos que se refieren al uso o migracin del poder. Datos de gobierno a nivel
internacional nacional, departamental o local, (acuerdo internacionales, normas leyes); De los
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rganos de representacin (Senado, Cmara, Asamblea, Consejos estatales); otros agentes del
gobierno que puedan afectar a la empresa o unidad estratgica de negocio.
c. Factores sociales: Los que afectan el modo de vivir de la gente, incluso sus valores (Educacin,
Salud, empleo, seguridad, creencias, cultura, etc.)
d. Factores tecnolgicos: Los relacionados con el desarrollo de mquinas, herramientas, materiales
(Hardware) as como los procesos (Software).
e. Factores geogrficos: Los relativos a la ubicacin, espacio, topografa, clima, recursos naturales,
etc.
f. Factores competitivos: Todos los determinados por la competencia, los productos, el mercado, la
calidad y el servicio, todos ellos en comparacin con los competidores.
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I.D, (Investigacin y desarrollo), tiene un alcance muy amplio, que va desde la definicin de los
conceptos de IT-Goverment, incluyendo la definicin de la Estructura Organizacional Jerrquica y
Funcional del rea tecnolgica, hasta las estrategias de contratacin de personal, los procesos de
conocimientos tecnolgicos (Capacitaciones), etc,.
La Evaluacin del riesgo, en todo proyecto, debe ser la evaluacin del impacto en costos, tiempo y
calidad del producto, en caso de que un evento llegase a suceder. En tecnologas de la informacin
MAGERIT, puede llegar a ser una buena metodologa de aplicacin sin ser la nica que se encuentra.
Otro es la metodologa de OCTAVE, y es muy importante tener la gua de la ISO 27005
El Control, debe ser visto una no como una actividad separada sino que implcitamente este
embebida en todos y en cada una de las actividades definidas, dentro del desarrollo e implantacin
de un PETI, all juegan un papel muy importante las Auditorias de Sistemas y las Interventoras en los
procesos de contratacin.
La siguiente grafica muestra una propuesta de estructura de contenido para el desarrollo del Plan
Estratgico de Tecnologa Informtica con algunos de sus alcances:
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Hardware
Software
Tecnolgico
Econmico
Operacional
Evaluacin de Riesgos
Control
Redes de
I.D.
Comunicacin
Caractersticas
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integrado del desarrollo de aplicaciones y bases de datos. Se obtienen los siguientes beneficios del
proceso:
Alinea la tecnologa informtica con la estrategia general de la empresa
Cubre todas las necesidades de informacin que puedan ser objeto de tratamiento
informtico
Facilita la utilizacin compartida de informacin dentro y fuera de la empresa
Define y da soporte a un marco o arquitectura para el desarrollo integrado de aplicaciones y
bases de datos
Beneficios Potenciales
A Nivel de los Ejecutivos
Evaluacin de la efectividad de los sistemas de informacin actuales
Una aproximacin lgica para ayudar en la solucin de problemas de control administrativo
desde la ptica del negocio
Evaluacin de las necesidades futuras de tecnologa basada en el impacto que tiene su
implementacin en las organizaciones
Permitir un rpido rendimiento sobre la inversin (ROI).
Sistemas de informacin relativamente independientes de la estructura organizacional.
Confianza en que la direccin dada a la unidad informacin y su adecuada administracin
exista para implementar los sistemas propuestos.
A Nivel de la Gerencia media y Operativa
Metodologa definida y lgica para ayudar en la solucin de problemas de control
administrativo y operativo.
Consistencia en la informacin que utilizan todos los usuarios.
Involucra a la alta gerencia en el establecimiento de objetivos y direcciones organizacionales,
as como en la definicin de prioridades
Sistemas orientados ms al usuario administrativo que al usuario tcnico
A Nivel de la Unidad Informtica
Comunicacin y concientizacin con la alta gerencia de la organizacin.
Base para la planeacin a largo plazo de los presupuestos del rea
Personal mejor entrenado y ms experto para responder a las necesidades de la organizacin
Usuarios involucrados en la fijacin de prioridades en sistemas de informacin
El resultado de un plan estratgico no es producir un documento; es desarrollar un entendimiento
explcito y compartido de la misin y objetivos de la unidad.
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Las Tecnologas
Otra justificacin para desarrollar un plan estratgico para conectarse coherentemente con los
rpidos cambios de la tecnologa. Los usuarios son ms sofisticados y muchas veces se toman el
poder de cmputo en sus manos o buscan quin les provea sus necesidades por fuera de la
organizacin. Todos los departamentos de la organizacin necesitan capacidades de cmputo y los
sistemas se deben revitalizar e integrar con otros. Un buen plan estratgico contiene por lo general
un examen de asuntos generales del negocio y detalles tecnolgicos pertinentes al esfuerzo que debe
realizar la unidad informtica, tambin provee de proyectos que continuamente investiguen como los
cambios en tecnologa y los negocios afectaran las actividades de la unidad.
Temas Claves
1. Rediseo de los procesos del negocio
2. Educar a la alta gerencia
3. Crear sistemas integrados
4. Alinear los objetivos de la unidad con los de la empresa
5. Aumentar la productividad en el desarrollo del software
6. Utilizar de forma eficaz los datos
7. Buscar ventajas competitivas
8. Desarrollar la infraestructura
9. Reducir los costos de la unidad
Es importante tener una gua que provea una metodologa y una estructura general para el proceso
de plantacin (lista de verificacin, seguir un libro, contratar un asesor, etc.)
El plan estratgico de Tecnologas de informacin debe confrontar temas complejos como el
outsourcing.
Desarrollar el plan estratgico funcional o tecnolgico con los mismos criterios del plan estratgico
corporativo.
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Cmo medir si la Unidad Informtica est cumpliendo con sus objetivos? Se recomienda el
uso de una herramienta sistemtica
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