LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

CONCEPTO.- Por su aspecto legal y tcnico este libro es obligatorio y principal de

foliacin simple (enumeracin de folios) en el que anotaran y registraran todos los
inventarios que la empresa realiza bajo su firma y responsabilidad como reflejo de
todo lo que posee la empresa o negocio para su funcionamiento y desarrollo.
El Art. 37 de Cdigo de Comercio determina que el Libro de Inventarios y Balances se
iniciara reflejando elINVENTARIO que deber formar el comerciante o propietario del
negocio al inicio de sus actividades comerciales especificando lo siguiente:
1 La relacin exacta del dinero, valores, derechos (crditos por cobrar), bienes
muebles e inmuebles que son de su pertenencia y que los pone al servicio del
funcionamiento y desarrollo de su empresa o negocio, de esta manera constituye su
ACTIVO.
2 La relacin exacta de las obligaciones (deudas) que contrae con proveedores y
terceros apreciados en su valor real los cuales constituyen su pasivo.
3 Marcara la diferencia (resta) entre el activo y el pasivo cuyo resultado reflejara el
CAPITAL con el que inicia sus operaciones comerciales y financieras.
INVENTARIO
CONCEPTO.- Es la relacin pormenorizada, detallada y valorada de todos los bienes
y obligaciones que la empresa posee, reflejados contablemente en ACTIVO, PASIVO
Y CAPITAL a una fecha determinada.
Cuando se efecta un Inventario se debe tomar en cuenta los detalles siguientes:
-Dimensiones
-Elementos que conforman parte de su estructura o elaboracin
-Marca
-Modelo
-Color
-Nmero
-Serie, etc.
PARTES DEL INVENTARIO
a)
ACTIVO.- Esta representado por el conjunto de bienes y derechos que la
empresa posee para su funcionamiento y desarrollo.
b) PASIVO.- Es el conjunto de obligaciones y deudas que la empresa contrae frente
a terceros, proveedores, trabajadores y el estado por el mismo efecto de la ejecucin
de funcionamiento y desarrollo.
c)
RESUMEN.- Viene a ser la comparacin entre el total de los activos menos el
pasivo, cuyo resultado es la determinacin del capital de la empresa o negocio.
d) BALANCE DEL INVENTARIO.- Consiste en representar en forma resumida
las cuentas del activo como cuentas DEUDORAS (CARGO) y las cuentas del pasivo

como cuentas ACREEDORAS (ABONO) determinando el equilibrio entre ambas a fin

de reflejar el principio de la partida doble.
Toma el criterio de cuentas deudoras (cargo) y cuentas acreedoras (abono) porque el
Balance del Inventario va a constituirse como el registro o asiento de apertura en el
Libro Diario, lo cual se efecta aplicando los principios de la partida doble lo que
estudiaremos mas adelante.
CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS
1.- INVENTARIO INICIAL.- Es el que se realiza al inicio de la operaciones
comerciales, para empresas que por primera vez hincan actividades se realizara en la
fecha que inicia operaciones mientras que para empresa en marcha se deber
efectuar al inicio del periodo econmico (02 de Enero de cada ao).
2.- INVENTARIO DE SITUACION o ESPECIAL.- Es el que se practica en cualquier
poca del ao, esencialmente por circunstancias especiales como por ejemplo: robo,
sustracciones, prdidas, desastres naturales, etc.
3.- INVENTARIO FINAL o DEL EJERCICIO.- Es aquel que se realiza al finalizar el
periodo econmico (31 de Diciembre de cada ao) y es el que nos sirve para
determinar la reapertura de los Libros para el ejercicio siguiente.
CASOS TIPICOS
1er. Caso: Una cuenta en el activo, sin pasivo
2do. Caso: Varias cuentas en el activo, sin pasivo
3er. Caso: Una cuenta en el activo y una en el pasivo
4to. Caso: Cuando el activo es mayor que el pasivo
5to. Caso: Cuando el activo es menor que el pasivo
6to. Caso: Cuando el activo es igual que el pasivo
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancas, porque
la venta de los inventarios es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su principal funcin y la que dar origen a
todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios,
lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas
cuentas podemos nombrar las siguientes:

Inventarios y su clasificacin

Inventario (inicial)
El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que comenz el periodo contable.
Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al mtodo especulativo, y
no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o bien
por Ganancias y Prdidas directamente.

Compras
En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a
venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta
cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no
entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Prdidas o Costo de Ventas.

Devoluciones en compra
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercanca comprada que
la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar
a la cuenta compras.

Gastos de compras
Los gastos ocasionados por las compras de mercancas deben dirirge a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta
cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

Ventas
Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin.

Devoluciones en ventas
La cual est creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

Mercancas en trnsito
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han
efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancas que la empresa
compr pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, an no han sido recibidas en el almacn. Para
contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancas en Trnsito.

Mercancas en consignacin
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercanca en Consignacin, que no es ms que la cuenta que reflejar las
mercancas que han sido adquiridas por la empresa en consignacin, sobre la cual no se tiene ningn derecho de
propiedad, por lo tanto, la empresa no est en la obligacin de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

Inventario (final)
El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario fsico de la mercanca de
la empresa y su correspondiente valoracin. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas
del periodo se obtendr las Ganancias o Prdidas Brutas en Ventas de ese perodo.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deber
gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.