FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Unidad Nro.3

Objetivos Generales

Que el estudiante identifique las caractersticas de las organizaciones.

Comprender los procesos y las funciones bsicas de las
organizaciones.

Valorar a los sistemas de informacin como un recurso de la
organizacin para la toma de decisiones.
Objetivos especficos

Explicar la naturaleza y el propsito de la administracin.

Describir la evolucin de la administracin.
Definir las funciones administrativas.
Identificar diversos tipos de planes y sus relaciones.
Identificar y formular estrategias, polticas y reglas tendientes al logro de objetivos.
Formular objetivos verificables.
Caracterizar una organizacin en funcin de propsito, objetivo, estrategias y polticas.
Comprender el funcionamiento de la estructura de las organizaciones, sus caractersticas
actuales y de las organizaciones como sistemas.
Valorar la importancia del planeamiento y la toma de decisiones como procesos racionales.
Distinguir entre decisiones programadas y no programadas.

Contenidos Mnimos

Contenidos

Organizacin y empresa.

Funciones Administrativas
Contenidos de la ctedra
Funciones Administrativas: Planear, Organizar, Dirigir, Controlar, Gestin de RRHH.
Tipos de planes (propsito, objetivos, metas, polticas, estrategias, procedimientos y
reglas). Objetivos verificables. Jerarqua de objetivos. La toma de decisiones. Racionalidad
en la toma de decisiones. Racionalidad limitada. Desarrollo de alternativas y el factor
limitante. Decisiones programadas y no programadas. Diagrama de Gannt.
Direccin. Diferencias entre dirigir, administrar y liderar. Componentes del liderazgo.
Estilo de liderazgo basado en autoridad.
El proceso de control. El control como un sistema de realimentacin. Sistemas de
correccin anticipante aplicado a la empresa. Requisitos para controles efectivos.
El uso de comits, grupo y equipos en la administracin de la organizacin.
El proceso de comunicacin. El flujo de comunicacin en la organizacin. Barrera e
interrupciones en la comunicacin. Guas para mejorar la comunicacin. Medios
electrnicos en la comunicacin.

BIBLIOGRAFA

Koontz, Harold. Administracin. Una perspectiva global y empresarial.

Captulo 1 Administracin: ciencia, teora y prctica.

Evolucin del pensamiento administrativo.
Captulo 4 Elementos esenciales de la planeacin y la administracin por objetivos.

Tipos de planes.

Objetivos.
Captulo 5- Estrategias, polticas y premisas de planeacin.

La naturaleza y el propsito de estrategias y polticas.
Captulo 6- Toma de decisiones.

Racionalidad en la toma de decisiones.

Racionalidad limitada o ligada.

Desarrollo de alternativas y factor limitante.

Seleccionar una alternativa: tres enfoques.

Decisiones programadas y no programadas
Van Gigch, John P. Teora general de Sistemas.
Captulo 4- El proceso de toma de decisiones.

Toma de decisiones.
Captulo 2. El enfoque de sistemas: teora general de sistemas aplicada.

Dominio y propiedades de los sistemas

El papel de la Teora General de Sistemas.

 Evolucin del pensamiento administrativo.

Evolucin del pensamiento

administrativo

Escuela Clsica.
Escuela del comportamiento humano.
Escuela neoclsica.
Escuela de la sociologa industrial.
Teora Burocrtica de la Organizacin.
La escuela de la Teora de la Organizacin o de
las decisiones.
Teora General de los sistemas.

Evolucin del pensamiento administrativo :

La escuela clsica tradicional
Tuvo dos enfoque principales:
El administrativo enunciados por Henri Fayol en
Francia.
El tcnico iniciada por Frederick Taylor en EEUU.

Evolucin del pensamiento

administrativo : La escuela clsica
tradicional
Escuela de Administracin cientfica. Fue conducida por Frederick W. Taylor.
Reconocido como el padre de la administracin cientfica.
Su principal preocupacin era elevar la productividad a travs de mayor
eficiencia de la produccin y mejor la paga para los trabajadores al aplicar el
mtodo cientfico.
Educacin sobre los instrumentos y herramientas de trabajo y de los equipos de
produccin para minimizar el esfuerzo de los operarios y la prdida de tiempo
en la ejecucin.
Sus principios resaltan utilizar la ciencia, crear armona y cooperacin del
grupo, lograr una produccin ptima y desarrollar a los trabajadores.
El mejoramiento del ambiente fsico de trabajo de modo que el ruido, la
ausencia de ventilacin, la iluminacin y la comodidad no generan ineficiencia
de los operarios.

Evolucin del pensamiento

administrativo : La escuela clsica
tradicional
Procura desarrollar la tecnologa a travs de tcnicas y mtodos para
estandarizar la produccin e incrementar la productividad.
La idea bsica del estudio de tiempos y movimientos es el
anlisis y el estudio del trabajo. De lo que se trata es de estudiar
cmo se hace una tarea o como se desempea una funcin. Se debe
observar, registrar, medir evaluar y decidir que mtodo es,
finalmente, el mejor sistema de trabajo.
El grupo de ideas estaba centrado predominantemente en el mbito
fabril.
Obras:
Shop Management (1903).
The Principles of Scientific Management (1911).
Testimony before the special house committee (1912).

Evolucin del pensamiento administrativo :

La escuela clsica tradicional
Recomendaciones bsicas del Taylorimos
Divisin del trabajo. Un sector de la empresa programa hasta el menor
detalle; el otro dene ajustar sin desvo alguno, y los ejecutores deben
llegar a la mxima fragmentacin y especializacin repetitiva.
Seleccin del personal. Intelectuales y ejecutores mecnicos.
Mtodos. Estudio de movimientos y tiempos, fichas de instrucciones
precisas, estudios de costos, planeamientos; todos ellos tendan a
mecanizar el trabajo humano.
Uso de incentivos econmicos. Ser el medio principal de poltica de
personal; el objeto es generar competencia entre los obreros.
Supervisin del personal. Ocho capataces controlaran el trabajo de los
operarios desde diversas funciones con el objeto de lograr un mximo
aprovechamiento de la especializacin. Sus funciones eran las
siguientes: inspeccin, planeamiento, disciplina, tiempo, cuadrilla,
rapidez, circulacin y reparaciones.

Administracin cientfica
Es el conocimiento exacto de lo que deben hacerlos
obreros y a vigilancia para que los hagan lo mejor y ms
barato posible.
Fue resistido por lo obreros y cientficos. Aunque
empresas apoyaban en forma encubierta.
Caractersticas:
Deshumanizacin.
Arbitrariedad.
Ignorancia de los problemas humanos como la fatiga o la
monotona.
Disociacin tcnico-social.
Se le seal su falta de base cientfica, por ser pragmtico y
sin hiptesis cientficas vlidas y por basarse en estadsticas
de dudosa procedencia.

Evolucin del pensamiento administrativo:

Administracin Cientfica.
Eficiencia: alcanzar los fines con el mnimo de
recursos.
Productividad: relacin de salidas/insumos
dentro de un periodo considerando la calidad.

Evolucin del pensamiento administrativo:

Administracin Cientfica.
Otros autores vinculados al grupo de ideas de Administracin
cientfica:
Henry Gantt, quien desarroll una forma de planificar la produccin
y una forma de control de gran aplicacin en la actualidad (grficos
Gantt),
Frank y Lillian Gilbreth. Frank, estudi de los movimientos del
cuerpo humano que se utilizan para ejecutar una operacin laboral
determinada, con la mira de mejorar sta, eliminndolos
movimientos innecesarios y simplificando los necesarios, y
estableciendo luego la secuencia o sucesin de movimientos ms
favorables para lograr una eficiencia mxima.. Lillian, psicloga
industrial, se enfoc en los aspectos humanos del trabajo y la
comprensin de las personalidades y necesidades de los
trabajadores.

Evolucin del pensamiento administrativo:

Escuela de Principio de Administracin
Henri Fayol es conocido como el padre de la teora de
Administracin Moderna. Su doctrina tuvo como objetivo la
administracin de una empresa en su conjunto.
Su enfoque se diferencia del postulado de Taylor, debido a que,
mientras Taylor y sus discpulos tuvieron como centro de
preocupacin la situacin del taller, Fayol y sus
continuadores se concentraron en el estudio de los problemas
administrativos y de la direccin, complemento de hecho del
Taylorismo.
Administration Industrielle et Gnrale (1916)

Evolucin del pensamiento administrativo:

Escuela de Principio de Administracin
Principios de la Administracin segn Fayol.

Divisin del trabajo (tiene lmites).

Autoridad acompaada de responsabilidad.
Disciplina (normas claras y sanciones justas).
Unidad de mando (Para una accin cualquiera, no debe recibirse
orden de ms de un jefe).
Subordinacin del inters particular al inters general.
Remuneracin del personal (deben ser equitativas y satisfacer al
empleado).
Centralizacin (hasta el lmite que comienza una
descentralizacin).

Evolucin del pensamiento administrativo:

Escuela de Principio de Administracin
Principios de la Administracin segn Fayol.

Jerarqua (serie de niveles de autoridad).

Orden (a las cosas y a las funciones de los agentes).
Equidad (resulta de la benevolencia ms la justicia).
Estabilidad del personal.
Iniciativa (debe ser fomentada dentro de los lmites que indica la
autoridad y disciplina).
Unin y armona del personal (como principio contrario al de
dividir para gobernar).

Evolucin del pensamiento administrativo:

Escuela de Principio de Administracin
Fayol segment la empresa en reas operativas y entiende a la empresa
como un conjunto de funciones ligadas entre s por vnculos de autoridad
y comunicacin.
Funciones

Actividades

Tcnicas

Produccin. Fabricacin. Transformacin.

Comerciales

Compras. Ventas. Cambios.

Financieras

Bsqueda de capitales. Utilizacin de capitales. Proteccin de

bienes.

Seguridad

Proteccin de personas.

Contables

Inventarios. Balances. Estadsticas.

Administrativas Previsin. Organizacin. Direccin. Coordinacin. Control

Evolucin del pensamiento administrativo:

Escuela de Principio de Administracin
Concepcin de la administracin: el arte de gobernar o administrar
consiste en desarrollar los siguientes elementos: prever, organizar,
dirigir, coordinar y controlar.
Desarrollo de manuales de procedimientos administrativos y
descripcin de puestos de trabajo y aptitudes necesarias para
cubrirlos.

Evolucin del pensamiento administrativo:

Escuela de Principio de Administracin
Mritos:
Haber utilizado las funciones que existen en la empresa.
El desdoblamiento de las funciones administrativas.
Los principios de administracin general, entre los cuales deben
destacarse, por sus efectos, el de unidad de mando y el de unidad
de direccin.

Errores:
Ignora la estructura informal, la que coexiste con la organizacin
formal.
No tiene en cuenta el factor humano, se lo supone aplicando
mecnicamente las instituciones y aceptando otra alternativa que
emana de la superioridad jerrquica; a la vez, confunde autoridad
con poder.
Pretende una unidad de inters ignorando las causas del
conflicto, en la empresa y la sociedad.

Evolucin del pensamiento administrativo:

Escuela de Estructura Burocrtica
Creada por Max Weber (traducciones 1946,1947).
Promovi la idea de que las actividades se formalizaban a travs de
reglas, descripciones de tareas y capacitacin. Al igual que la escuela
de Administracin Cientfica, promovi el concepto de
estandarizacin.
Este modelo se apoya en la necesidad de que para ejercer el control
social deber precisarse de la burocracia y de su nivel de disciplina,
estabilidad y funcionalidad. Acaba con la idea de autoridad de
derecho natural de Fayol e introduce el de autoridad legal definida a
travs de leyes, decretos, normas. Los mismos crean los cargos
delimitados por funciones y por asignacin de nivel de autoridad y
responsabilidad.
Se trata de un modelo formal en el sentido de que no incorpora
variables que contemplen el comportamiento del individuo como ser
humano pensante y actuante.

Administrar
Ordenar, disponer, organizar, en especial la
hacienda o los bienes.
Suministrar, proporcionar o distribuir algo.
Consiste en cinco funciones: Planear, Organizar, Integrar
personal, Dirigir y Controlar.
Estas funciones no son privativas de la empresa, sino que se
realizacin en todo tipo de organizacin.
Cuando hablamos de organizacin, tenga presente que podemos
hablar de organizar personas, trabajo, proceso, etc.

Funciones Administrativas

Planear.
Organizar.
Integracin de personal.
Dirigir.
Controlar.

Comunicacin

Funciones Administrativas
Administrar incluye una planeacin cuidadosa, establecer una
estructura de organizacin que ayude a las personas a alcanzar
metas e integrar el personal a la estructura de la organizacin
que sea lo mas competente posible. La medicin y la correccin de
las actividades de la gente mediante el control es tambin una
funcin importante de la administracin. Sumado a esto, todo
gerente debe saber como dirigir a las personas o comprenden los
factores humanos de sus operaciones de tal forma que produzcan
los resultados deseados.
La comunicacin es esencial para todas las fases del proceso por
dos motivos:
Integra las funciones administrativas.
Relaciona la empresa con el ambiente externo.

Funciones Administrativas: Planear

La planeacin incluye seleccionar proyectos y objetivos, y decidir sobre las acciones
necesarias para lograrlos; requiere toma de decisin.
La planeacin cierra la brecha de dnde estamos y a dnde queremos llegar.
La planeacin y el control son
inseparables. Cualquier intento
de controlar sin una buena
planeacin no tienen sentido,
pues no hay forma de que las
personas sepan si van en la
direccin correcta (el resultado
de la tarea de control) a menos
que de que primero estn
seguros de adnde quieren ir
(parte de la tarea de
planeacin). De esta manera, los
planes aportan los estndares de
control.

Funciones Administrativas: Planear

Tipo de planes:
Propsitos.
Objetivos.
Estrategias
Polticas.
Procedimientos.
Reglas.

Funciones Administrativas: Planear

Propsito: Identifica el propsito bsico, funcin o tareas de una
empresa o dependencia o cualquier parte de ellas. Todo tipo de
operacin organizada tiene, o al menos debera tener, si es que tiene
sentido, un propsito. En cada sistema social, las organizaciones
deben realizar una funcin bsica o tarea que es asignada por la
sociedad.
El propsito tiene dos dimensiones. Primero, est el propsito
social, como contribuir al bienestar de la gente proporcionando
bienes y servicios a un precio razonable. Segundo, est la misin o
propsito de la empresa, que podra ser proporcionar transporte
conveniente y de bajo costo para la persona promedio. La misin
establecida podra ser producir automviles, comercializarlos y
darles servicios.

Funciones Administrativas: Planear

Objetivos o metas: son los fines hacia los cuales las actividades
organizacionales e individuales van dirigidas. Representa no slo el
punto final de la planeacin, sino el fin hacia el cual las otras
funciones administrativas estn dirigidas.
Pueden ser a corto o largo plazo, amplios o especficos. El principal
inters est en objetivos verificables, lo que significa que al final del
perodo debe ser posible determinar si los objetivos se lograron o
no.
Objetivos claros y verificables facilitan la medicin de los resultados,
as como la efectividad y eficiencia de las acciones.

Funciones Administrativas: Planear

Los objetivos forman una jerarqua,
que va de la meta amplia a objetivos
individuales especficos. El cenit
de la jerarqua es el propsito.
El propsito y misin se
traducen en objetivos y
estrategias generales
como disear, producir y
comercializar
automviles confiables,
de bajo costo y
eficientes en el
consumo de
combustible.

Funciones Administrativas: Planear

El siguiente nivel de la
jerarqua contiene objetivos
ms especficos, como los de
las reas de resultados claves.
Los objetivos se deben
traducir
adicionalmente en
los de divisiones,
departamentos y
unidades hasta el
nivel ms bajo de
la organizacin.

Funciones Administrativas: Planear

Guas para establecer objetivos:

Los objetivos deben ser claros y verificables.
Objetivos cualitativos se deben expresar en trminos cuantitativos.
Deben indicar qu debe lograrse y cundo.
De ser posible se debe indicar la calidad deseada.
Los objetivos deben presentar un reto, establecer prioridades y
promover el crecimiento profesional y el desarrollo personal.

Funciones Administrativas: Planear

La estrategia se refiere a la determinacin de la misin (o propsito
fundamental) y los objetivos bsicos a largo plazo de una
organizacin, seguidos de la adopcin de cursos de accin y la
asignacin de los recursos necesarios para alcanzar esas metas. Por
lo tanto, los objetivos son parte de la formulacin de la estrategia.
Las polticas son declaraciones que guan el pensamiento en la
toma de decisiones, las cuales aseguran que estas decisiones se
realicen dentro de ciertos lmites. Por lo comn, no requieren
accin.
La esencia de la poltica es la discrecin. La estrategia, por otra
parte, se refiere a la direccin en la que los recursos humanos y
materiales sern aplicados para incrementar la oportunidad de
alcanzar objetivos seleccionados.

Funciones Administrativas: Planear

Procedimientos: son planes que establecen un mtodo de
manejo necesario para actividades futuras. Son
secuencias cronolgicas de acciones requeridas; son
guas para la accin, ms que para pensar, y detallan la
manera precisa de cmo deben realizarse ciertas
actividades.
Reglas: establecen acciones especficas necesarias, o falta
de accin, las cuales no permitirn que existan
desviaciones. Reflejan una decisin de que cierta accin
debe o no seguirse. Las reglas no permiten discrecin en
su aplicacin.

Funciones Administrativas: Planear

No puede decirse que un plan existe a menos
que una decisin un compromiso de recursos,
direccin o reputacin haya sido tomada.
Hasta ese momento slo hay estudios de
planeacin y anlisis.
La toma de decisiones es parte de la planeacin.

Funciones Administrativas: Planear

Qu es la toma de decisiones?
Es un trmino reservado, en ocasiones, para la accin de elegir entre
alternativas. Lo cual es una interpretacin del concepto muy
limitada.
La toma de decisiones es un proceso del pensamiento que ocupa
toda la actividad que tiene por fin solucionar problemas o
necesidades que satisfacer.

Funciones Administrativas: Planear

La toma de
decisiones es
un proceso del
pensamiento
que ocupa
toda la
actividad que
tiene por fin
solucionar
problemas o
necesidades
que satisfacer.

Funciones Administrativas: Planear

El autor de la decisin generalmente posee cierto fundamento de
conocimiento y experiencia, de lo cual deduce informacin para
delinear un conjunto de alternativas.
Las alternativas son estrategias diferentes por las cuales pueden
lograrse los objetivos. Cada alternativa conduce a uno de varios
resultados predichos. Antes de que el autor de la decisin pueda
hacer una eleccin entre las opciones y sus correspondientes
resultados, debe evaluarse cada una en trminos del grado con el
cual satisfacen el o los objetivos.
Con el propsito de elegir, se fija un valor a cada resultado con base
en un criterio consistente, la formulacin de lo cual generalmente
est incluido en el modelo de decisin. Los modelos de
cuantificacin y medicin surgen debido a la no proporcionalidad de
los atributos de las diferentes alternativas.

Funciones Administrativas: Planear

El proceso de eleccin consiste en elegir la mejor
alternativa entre las disponibles. Si se implanta la
alternativa, se originan salidas y resultados que deben
satisfacer las necesidades originales. Entonces un nuevo
crculo de evaluacin tiene lugar, para evaluar el grado
en el cual la alternativa elegida satisface los objetivos.
La comparacin entre los resultados predichos y los
logrados, puede conducir a una modificacin del
problema original y a una nueva repeticin del ciclo.

Funciones Administrativas: Planear

Las decisiones deben tomarse en un marco de racionalidad es
decir, Se debe tener una clara comprensin de los cursos de accin
mediante los cuales se pretende llegar a una meta bajo las
circunstancias y limitaciones existentes, as como reunir la
informacin y la habilidad para analizar y evaluar alternativas a la
luz de la meta buscada y, por ltimo, tener el deseo de llegar a la
mejor solucin al seleccionar la alternativa que satisfaga el logro de
la meta.
Las personas pocas veces logran racionalidad completa.
Se debe estar consciente y aceptar la racionalidad limitada o
ligada. Limitaciones de informacin, tiempo y certidumbre
restringen la racionalidad.

Funciones Administrativas: Planear

El principio del factor limitante indica que
identificar y superar esos factores que se oponen
de manera importante a una meta hace posible
seleccionar el mejor curso de accin

Funciones Administrativas: Planear

Cmo seleccionar entre alternativas? Tomar en cuenta:
La experiencia.
Experimentar: tomar una de ellas y ver qu ocurre. Es la tcnica
ms cara de todas.
Realizar investigacin y anlisis. Este enfoque significa resolver
un problema al comprenderlo primero. As incluye una bsqueda
de relaciones entre las variables, restricciones y premisas ms
crticas que afectan la meta buscada. Un paso importante en este
enfoque es desarrollar un modelo que simule el problema.

Funciones Administrativas: Planear

Decisiones programadas

Decisiones no programadas

Se aplica a problemas
estructurados o rutinarios.
Se usa en trabajo rutinario y
repetitivo.
Se relacionan primordialmente
con criterios establecidos con
anterioridad.
Requieren menos discrecin.
Se sitan en los niveles ms bajos
de la organizacin.

Son utilizadas en situaciones no

estructuradas, nuevas o mal
definidas de naturaleza no
recurrente.
En general, las decisiones
estratgicas son decisiones no
programadas, ya que requieren
juicios subjetivos.
Los gerentes de alto nivel toman
la mayora de las decisiones no
programadas

Funciones Administrativas: Planear