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En el enfoque tradicional sobre el almacenamiento de datos las aplicaciones usan archivos de datos
independientes para almacenar los datos importantes. Microsoft Access implementa el enfoque de base de
datos para el almacenamiento de datos en el cual las aplicaciones acceden a un sistema centralizado de
almacenamiento de datos denominado base de datos.
Al almacenar datos comunes en varias ubicaciones, la utilizacin de aplicaciones independientes va a
provocar que los datos sean redundantes.
Adems, el almacenamiento independiente de datos produce incoherencia.
El enfoque de base de datos para el almacenamiento de los datos resuelve los problemas del enfoque
tradicional. En el enfoque de base de datos, todas las aplicaciones acceden a una base de datos, donde est
recogida toda la informacin relacionada con un asunto o actividad determinados. Cada aplicacin recupera
los datos que necesite de la base de datos central.
Existen muchas ventajas en el enfoque de base de datos para almacenar los datos. En primer lugar, el
enfoque de base de datos disminuye la redundancia de datos. De esta forma, se necesita menos espacio
en el disco para almacenar la misma cantidad de datos que en el enfoque tradicional.
Otra ventaja del enfoque de base de datos para almacenar datos es la eliminacin de la incoherencia
entre ellos. Debido a que todos los datos se almacenan en un nico lugar, solo habr una versin de los
datos disponible para todas las aplicaciones.
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Se puede crear una base de datos usando el comando Nuevo del men Archivo o el botn Nuevo de la barra
de herramientas o presionando las teclas Ctl + U.
1.10. Ayudante de Office: Acceder a la Ayuda
El Ayudante de Office es una herramienta disponible en todos los programas de Office que proporciona
ayuda al usuario conforme trabaja. El Ayudante muestra automticamente los temas de Ayuda y los
consejos segn las acciones realizadas antes de pedir ayuda. El Ayudante de Office aparece de manera
predeterminada cuando se accede a la Ayuda en un programa de Office. Podemos acceder a travs de la
barra de mens, barra de herramientas o F1.
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Microsoft Access
Una Base de Datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto, tema o actividad
especficos. As, se pueden utilizar Bases de Datos para cosas tan sencillas como mantener un
registro de nuestra coleccin de discos de msica, hasta llevar toda la gestin de una gran
empresa u organizacin.
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Microsoft Access es un potente sistema de administracin de Bases de Datos relacionales. Las Bases de
Datos de Access son documentos combinados donde se divide la informacin por parcelas de objetos
especializados. As por ejemplo, como elemento primario de informacin se encuentra las tablas.
Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos. Aunque las
tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para
recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.
Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos especficos que cumple unas determinadas
condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, adems, actualizar varios registros al
mismo tiempo, as como realizar operaciones de muy diversas ndole con los datos almacenados en las
tablas.
Por otro lado, los formularios permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una forma
muy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access recupera en l los datos de una o varias tablas y les
muestra en un diseo de ficha creado, bien de forma automtica por el Asistente para formularios, o
manualmente desde el principio por el propio usuario.
Los informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que
resulte ms apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen clculos basados en
los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir
catlogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales.
Todos los elementos anteriores (y algunos ms) estn organizados en Access en la ventana Base de Datos
En esta ventana existen etiquetas para seleccionar la pgina que corresponde a cada una de las categoras
de objetos que hemos descrito anteriormente As al pulsar en la ficha Tablas, veremos todas las tablas que
componen la Base de Datos en uso. En la ficha Formularios tendremos acceso a todos los formularios que
han sido creados para esa misma Base de Datos. Para abrir cualquiera de estos elementos basta seleccionar
la categora apropiada y pulsar dos veces sobre el elemento en cuestin. No obstante, ya nos detendremos
en ste y en captulos posteriores en explicar cmo se trabaja con los objetos de cada una de las categoras
principales disponibles.
1. Crear una Base de Datos
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Access cuenta con dos mtodos bsicos para crear una Base de Datos.
Un mtodo sera crear una Base de Datos en blanco y agregarle ms tarde las tablas, formularios,
informes y otros objetos. Este es el mtodo ms flexible, sin duda, pero requiere que cada elemento de
la Base de Datos sea definido por separado.
El segundo mtodo consiste en usar un Asistente que crea en una sola operacin las tablas, formularios
e informes necesarios para el tipo de Base de Datos seleccionado entre una amplia variedad de
soluciones tpicas. Esta es la forma ms sencilla de empezar para crear una Base de Datos.
En ambos casos existe la posibilidad de ampliar y modificar la estructura de la Base de Datos creada en un
principio.
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1.1. Crear una Base de Datos usando el Asistente para Bases de Datos
Para crear una Base de Datos usando el Asistente para Bases de Datos, siga estos pasos:
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Al iniciar Microsoft Access aparece automticamente un cuadro de dilogo con opciones para crear una
nueva Base de Datos o abrir una Base de Datos existente
Si aparece este cuadro de dilogo, elija Asistente para Bases de Datos y pulse en Aceptar.
Si ya tiene una Base de Datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, pulse en el botn Nueva Base
de Datos en la barra de herramientas.
1. En la ficha Bases de Datos pulse dos veces en el cono correspondiente al tipo de Base de Datos que
desee crear.
2. Especifique un nombre y ubicacin para la Base de Datos en el cuadro de dilogo Archivo nueva Base de
Datos.
3. Pulse en el botn Crear y siga las indicaciones del Asistente para crear un modelo de Base de Datos
como punto de partida.
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seleccin. Si activa la casilla S, incluir datos de ejemplo, las tablas aparecern con informacin de ejemplo
que puede servirle de gua si anda un poco despistado en cuanto al tipo de informacin que ha de insertar
en cada caso. Al terminar en esta pgina del Asistente, pulse en el botn Siguiente.
En la siguiente pgina puede elegir uno entre varios estilos predeterminados para la presentacin e
introduccin de datos. Elija el tipo apropiado ayudndose de la muestra que aparece en el cuadro de
dilogo y pulse en Siguiente.
La siguiente pgina es donde se elige un tipo predeterminado para los informes. Elija el tipo que estime
ms apropiado y pulse en Siguiente.
Escriba el ttulo de la Base de Datos en la penltima pgina del Asistente, pulse en Siguiente y despus
en Terminar.
El Asistente pondr en marcha su maquinaria para la creacin de la Base de Datos con los parmetros
especificados. Al final se habrn creado todas las tablas, consultas, formularios, informes, etc. y se le
mostrar un men de opciones para comenzar a trabajar con la Base de Datos creada.
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Este es un buen momento para recordar cul es el procedimiento general para abrir y guardar una Base de
Datos. Despus de todo, tanto si decide utilizar una de las Bases de Datos de ejemplo incluidas en Access
para realizar sus primeras prcticas como si usa el Asistente para Bases de Datos, se encontrar con
archivos que necesitar abrir y guardar en lo sucesivo. Siga estos pasos:
1. Pulse en Abrir Base de Datos en la barra de herramientas.
2. En el cuadro Buscar en, seleccione la unidad que contiene el documento.
3. En la lista de carpetas, pulse dos veces en las carpetas hasta abrir la carpeta que contiene la Base de
Datos.
Si no encuentra la Base de Datos que desea abrir, puede buscarla. Introduzca informacin especfica
acerca del archivo en los cuadros situados en la parte inferior del cuadro de dilogo y, a
continuacin, elija Buscar ahora.
Para utilizar criterios de bsqueda ms avanzados, elija Avanzada.
4. Decida si abrir la Base de Datos para acceso exclusivo o compartido:
Para abrir la Base de Datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario (donde varios
usuarios pueden tener acceso al mismo conjunto de datos y modificarlos simultneamente),
mantenga desactivada la casilla de verificacin Exclusivo.
Para abrir la Base de Datos para el acceso exclusivo (evitando que otros usuarios puedan abrir la
Base de Datos), active la casilla de verificacin Exclusivo.
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3.
Una Tabla es un conjunto de datos sobre un tema concreto, como un inventario, o clientes. Usando una
tabla independiente para cada tema, evitar la duplicacin de datos, y la Base de Datos resultar ms
eficiente, al tiempo que se reducir el riesgo de errores en la entrada de datos.
En las tablas los datos estn organizados en filas (denominadas registros) y columnas
(denominados campos). Esta organizacin queda patente en la vista Hoja de datos
En Access existen cuatro formas de crear una tabla en blanco (vaca):
Utilizar el Asistente para Bases de Datos con el fin de crear en una sola operacin todas las tablas,
formularios e informes necesarios para una Base de Datos completa. No obstante, como se vio
anteriormente, el Asistente para Bases de Datos crea una Base de Datos nueva; no puede usarse para
aadir tablas, formularios o informes a una Base de Datos existente.
Utilizar el Asistente para tablas para elegir los campos de la tabla entre una gran variedad de tablas
predefinidas.
Introducir los datos directamente en una hojas de datos en blanco. Al guardar la nueva hoja de datos,
Microsoft Access analiza los datos y le asigna automticamente el tipo de datos y el formato apropiados
para cada campo.
Utilizar la vista Diseo para especificar todos los detalles de la tabla partiendo despus de cero.
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Pulse en la columna situada a la derecha del lugar en que desea insertar la nueva columna.
Introduzca cada tipo de datos en su propia columna. Por ejemplo, si se trata de una columna para
texto, asegrese de introducir texto.
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Una clave principal consta de uno o ms campos cuyo valor o valores identifican de manera nica
a cada registro de una tabla. Las claves principales se utilizan cuando se necesita hacer
referencia a registros especficos de una tabla de Base de Datos desde otra tabla.
3.3. Establecer o cambiar la clave principal
Siempre se puede establecer o cambiar una clave principal una vez creada la estructura de la tabla,
siguiendo estos pasos.
1. Abra una tabla en la vista Diseo.
2. Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal.
Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuacin, haga clic en el
selector de filas de cada campo.
3. Pulse en el botn Clave principal en la barra de herramientas.
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Pulse en el botn Vista de la barra de herramientas. Se trata de un botn tipo conmutador: cuando la
tabla est presentada en la vista Hoja de datos, slo aparece el botn para cambiar a la vista Diseo y
viceversa.
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Si se trata de una tabla que se guarda por primera vez, tendr que especificar un nombre en el cuadro
de dilogo Guardar cmo y elegir despus Aceptar.
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No es necesario que guarde los nuevos datos de los registros. Access guarda automticamente
un registro en cuanto se cambia de registro, se cierra la tabla o se sale del programa.
3.7. Cambiar el nombre de una tabla consulta, formulario o informe
Para cambiar el nombre de una tabla (tambin consulta, formulario o informe), siga estos pasos:
1. Asegrese de que la tabla se encuentre cerrada.
2. Active la ficha Tablas (o la que corresponda al objeto que desea cambiar de nombre) y pulse en el
nombre de tabla (u otro objeto) y pulse de nuevo (dejando pasar unos segundos) para entrar en la
modalidad edicin.
3. Escriba el nuevo nombre de la tabla y pulse ENTER.
3.8. Eliminar una tabla, consulta, formulario, informe, macro o mdulo
Para eliminar una tabla u otro objeto de Access:
1. Active la ficha Tablas (o la que contiene el objeto a eliminar).
2. Seleccione la tabla (u otro objeto) y pulse SUPR.
Si desea anular la supresin de una tabla, pulse en el botn Deshacer en la barra de
herramientas.
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Texto. En este tipo de campo se almacena texto o combinaciones de texto y nmeros, como por
ejemplo, direcciones. Tambin se guardan aqu nmeros con los que no se van a realizar clculos, como
nmeros de telfonos o cdigos postales. Para controlar el nmero mximo de caracteres que pueden
introducirse, utilice la propiedad Tamao del campo (en la vista Diseo).
Memo. Se utiliza para almacenar texto de gran longitud, como notas o descripciones.
Numrico. Se utiliza para almacenar datos numricos que pueden ser utilizados en todo tipo de
operaciones matemticas, excepto operaciones monetarias (para este tipo de clculos, utilice el tipo
Moneda). Use la propiedad Tamao del campo para definir el tipo Numrico especfico.
Moneda. Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios. Para los nmeros
almacenados en este tipo de campo se tiene una precisin de 15 dgitos a la izquierda de la coma
decimal y 4 dgitos a la derecha.
Autonumrico. Este tipo de campo almacena exclusivamente nmeros secuenciales (en incrementos de
una unidad) o nmeros aleatorios insertados automticamente cuando se agrega un registro.
Si/No.
Son campos que slo contienen uno de dos valores, como Si/No, Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado.
Objeto Ole. En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas
(como documentos de Microsoft Word, hojas de clculo de Microsoft Excel, imgenes, sonidos u otros
datos binarios) mediante el protocolo OLE y pueden ser vinculados a, o incrustados en una tabla de
Access.
Hipervnculo. Tipo de campo que sirve para almacenar hipervnculos. Un hipervnculo puede ser una
ruta de acceso a una ubicacin en una red local, o una direccin URL para acceder a una pgina Web.
Asistente para bsquedas. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista
de valores mediante un cuadro combinado. Al elegir esta opcin en la lista de tipos de datos, se inicia
un asistente que permite definirlo automticamente.
Los tipos de campo Numrico, Fecha/Hora, Moneda y Si/No, disponen de formatos de visualizacin
predefinidos. Utilice la propiedad Formato para seleccionar uno de los formatos disponibles para cada tipo
de datos. Tambin puede crear un formato de visualizacin personalizado.
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Pulse en la fila situada por debajo del lugar en que desea agregar el campo y pulse en el botn insertar
filas en la barra de herramientas Para agregar el campo al final de la tabla, pulse en la primera fila en
blanco.
Pulse en la columna Nombre del campo y escriba el nombre del campo.
En la columna Tipo de datos, conserve el valor predeterminado (Texto) o bien pulse en la flecha de dicha
columna y seleccione el tipo de datos apropiado.
En la columna Descripcin puede introducir opcionalmente una descripcin de la informacin que
contendr este campo. Esta informacin se mostrar en la barra de estado cuando se agreguen datos al
campo.
Establezca, si lo desea, las propiedades del campo en la parte inferior de la ventana.
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Para seleccionar columnas contiguas, pulse en el selector de campo de una de las columnas de los
extremos y arrastre el puntero para extender la seleccin.
2. Pulse de nuevo y mantenga pulsado el botn del ratn en el selector o selectores de campos y arrastre
las columnas a la nueva posicin.
4.11. Cambiar el nombre de un campo
1. Pulse dos veces en el selector de campo del campo que desee cambiar.
2. Escriba el nuevo nombre del campo.
3. Pulse ENTER para guardar el nuevo nombre.
4.12. Eliminar un campo
1. Pulse dos veces en el selector de campo correspondiente a la columna que desee eliminar.
2. Elija la orden Eliminar columna en el men Edicin.
Si se ha cambiado la propiedad Ttulo para el campo, el texto mostrado en el selector de campos
puede ser diferente del nombre del campo real. En este caso, al pulsar dos veces en el selector
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de campo, el texto del ttulo desaparecer y se reemplazar por el nombre autntico del campo.
Al editar ste, se cambiar el nombre real del campo y al pulsar ENTER para guardar este
cambio, el texto del ttulo se eliminar.
5. Crear un Indice
Los ndices son una caracterstica de Access que permite encontrar y ordenar registros de forma ms rpida.
Access utiliza los ndices de una tabla como se utiliza un ndice de un libro, para encontrar datos, busca la
posicin de los datos en el ndice. Se pueden crear ndices basados en un campo nico o en campos
mltiples. Los ndices de campo nico no permiten entradas duplicadas en el campo indexado.
Los ndices de campos mltiples permiten distinguir entre registros en los que el primer campo seleccionado
puede tener el mismo valor.
Un ndice se define estableciendo la propiedad indexado (Indexed) de un campo al valor Si (Sin duplicados).
Los campos cuyos tipos de datos sean Memo, Hipervnculo u Objeto OLE no pueden indexarse. Al establecer
un campo como clave principal se designa automticamente a ese campo ndice (de campo nico)
5.1. Crear un ndice de campo nico
Siga estos pasos para crear un ndice de campo nico:
1. Abra la tabla en la vista Diseo.
2. Seleccione en la parte superior el campo en el que desee crear un ndice.
3. En la parte inferior de la ventana, pulse el cuadro de la propiedad indexado y selecciones Si (Con
duplicado) o S (sin duplicados) si desea asegurarse de que no existan dos registros con los mismos
datos en este campo.
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Elija Deshacer Registro guardado en el men Edicin, si ya ha guardado los cambios al registro actual o
se ha movido a otro registro.
En cuanto comience a editar otro registro, aplique o elimine un filtro o cambie a otra ventana, no
podr usar este mtodo para deshacer cambios.
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Para seleccionar datos de un campo, pulse donde desee empezar a seleccionar y arrastre el puntero
sobre los datos (como en Word).
Para seleccionar un campo completo, pulse en el borde izquierdo del campo cuando el punto cambie su
forma por una cruz, como se muestra al margen.
Para seleccionar campos contiguos, pulse en el borde izquierdo de un campo y arrastre el puntero para
extender la seleccin.
Para seleccionar columnas contiguas, pulse en el nombre del campo en la parte superior de la columna y
arrastre el puntero para extender la seleccin.
Para seleccionar varios registros, pulse en el selector de registro del primer registro y arrastre el puntero
para extender la seleccin.
Para seleccionar todos los registros, elija seleccionar todos los registros en el men Edicin.
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Para insertar datos dentro de datos existentes, coloque el punto de insercin en el lugar que desee
pegarlos.
4. Pulse en el botn Pegar de la barra de herramientas.
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Para desplazarse entre campos en registros largos con el cuadro ir al campo en la vista Hoja de datos, lo
ms cmodo es utilizar el cuadro Ir al campo. Lleve a cabo lo siguiente para incorporar dicho botn a la
ventana:
1. Abra una tabla (tambin consulta o formulario) en la vista Hoja de Datos.
2. Elija Barras de herramientas en el men Ver.
3. Seleccione Formato (hoja de datos) y aparecer la barra de herramientas Formato en la ventana Hoja de
datos
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Para inmovilizar las columnas seleccionadas, elija inmovilizar columnas en el men Formato.
Para liberar todas las columnas, elija Liberar todas las columnas en el men Formato.
8.5. Ocultar y mostrar columnas
Para ocular columnas en la vista Hoja de datos y poder visualizar slo las que le interese en cada momento,
estos son los pasos a seguir:
1. Seleccione la columna o columnas que desee ocultar.
2. Elija Ocultar columnas en el men Formato.
Para mostrar algunas o todas las columnas ocultas, siga estos pasos:
1. Elija Mostrar columnas en el men Formato para acceder al cuadro de dilogo
2. Seleccione en el cuadro de dilogo Mostrar columnas los nombres de las columnas que desee visualizar.
8.6. Cambiar el tamao de filas
Tambin es posible cambiar el tamao de las filas (registros) en la hoja de datos. Siga estos pasos.
1. Site el puntero entre dos selectores de registro, en la parte izquierda de la hoja de datos
2. Arrastre el borde la fila hasta que sta tenga la altura deseada.
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Esto cambiar el tamao de todas las filas de la hoja de datos al mismo tiempo.
No es posible deshacer un cambio de altura de fila con la orden Deshacer del men Edicin. Para
deshacer todos los cambios, cierre la hoja de datos y elija No cuando se le pregunte si desea
guardar los cambios en el diseo de la hoja de datos.
8.7. Cambiar los atributos del texto
Para cambiar el estilo, tamao y dems atributos del tipo de letra en la ventana Hoja de datos, siga estos
pasos:
1. Elija Fuente en el men Formato, para acceder al cuadro de dilogo
2. Seleccione las opciones apropiadas.
8.8. Cambiar el estilo de cuadrcula y el color de fondo
Para cambiar el estilo de la cuadrcula y el color del fondo de las celdas en la vista Hoja de datos, siga estos
pasos:
1. Elija Celdas en el men Formato
2. Seleccione las opciones apropiadas en el cuadro de dilogo.
Puede realizar cambios en el formato del contenido y de la propia hoja de datos activando la
barra de herramientas Formato y utilizando los botones de la misma.
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Estas opciones no anulan los cambios que haya hecho previamente para hojas de datos
especficas utilizando las rdenes del men Formato.
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9. Bsqueda de Informacin
Cuando se trabaja con Bases de Datos muy extensas, resulta crucial disponer de herramientas que permitan
localizar rpidamente datos especficos o conjuntos de datos dentro de todo el volumen e informacin
disponible. Por otro lado, a menudo interesa filtrar los datos de una tabla para dejar a la vista slo aquellos
que satisfacen determinados criterios. Access dispone de herramientas estndar para la bsqueda de
informacin, as como de una potente maquinaria para definir y aplicar filtros simples y complejos.
Utilizando expresiones en la confeccin de los filtros se puede llegar a definir un conjunto de criterios que
permitan aislar exactamente aquellos elementos de informacin en los que se est interesado en cada
ocasin.
9.1. Buscar y Reemplazar
Como punto de partida, veamos cmo utilizar las caractersticas Buscar y Reemplazar para localizar y
modificar rpidamente los datos de una tabla de Access.
9.2. Buscar un registro por nmero de registro
La forma ms simple de localizar un registro consiste en especificar su nmero.
1. Pulse en el nmero que aparece el cuadro de nmero de registro (parte inferior de la ventana) para
seleccionarlos
2. Escriba el nmero del registro que desee y pulse ENTER.
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Se buscan valores que empiezan con una cierta letra o que coincidan con un modelo.
Se pueden utilizar los siguientes caracteres en los cuadros de dilogo Buscar y Reemplazar, y tambin en
consultas o expresiones para localizar valores de campos o registros.
* Sustituye un nmero indeterminado de caracteres de cualquier tipo. Puede ser utilizado como el
primero o el ltimo carcter de la cadena de caracteres.
?
Sustituye cualquier carcter alfabtico individual.
[]
Sustituye cualquier carcter individual especificado entre los corchetes. Por ejemplo, con la cadena
de bsqueda M[ai]l se localizaran palabras como Mal o Mil, pero no Mol.
!
Sustituye cualquier carcter que no se encuentre entre los corchetes. Por ejemplo, con [Mail] se
localizara Mol, pero no Mal ni Mil.
Sustituye cualquier carcter del intervalo especificado entre corchetes. El intervalo se ha de
especificar en orden ascendente (A a Z). As, con r[a-e]ma se localizaran trminos como rama o
rema, pero no rima.
#
Sustituye cualquier nmero individual, Por ejemplo, con 9#9 se localizaran nmeros como 909, o
989.
Tenga en cuenta las siguientes reglas a la hora de utilizar caracteres comodn:
Los caracteres comodn estn concebidos para ser utilizados con datos de tipo texto, aunque a veces
pueden emplearse con xito con otros tipos de datos, como los de tipo fecha.
Cuando utilice caracteres comodn para buscar precisamente un asterisco (*), una interrogacin de
cierre (?), un signo de nmero (#) un corchete de apertura ([) o un guin (-), debe escribir dichos
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caracteres entre corchetes. Por ejemplo, para buscar una interrogacin de cierre, escriba [?] en el
cuadro de dilogo Buscar.
Si busca un guin junto con otros caracteres, escriba el guin antes o despus de todos los dems
caracteres dentro de los corchetes (sin embargo, si hay una exclamacin de cierre (!) despus del
corchete de apertura, escriba el guin despus de la exclamacin). Si busca solamente una exclamacin
de cierre (!) o un corchete de cierre (]), no es necesario escribirlos entre corchetes.
No se pueden buscar al mismo tiempo un corchete de apertura y uno de cierre ([]), ya que Microsoft
Access interpreta esta combinacin como una cadena de longitud cero.
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10. Filtros
Los filtros permiten recuperar un subconjunto de registros de una tabla (o consulta) para visualizar o
modificar dichos datos. Los filtros son ms fciles de utilizar que las consultas, aunque tambin tiene ms
limitaciones. No obstante, si no necesita seleccionar las tablas filtrar, realizar clculos con los registros
seleccionados ni seleccionar los campos que han de presentarse como resultado de la seleccin, puede
utilizar un filtro.
10.1. Crear un filtro en una tabla
Existen bsicamente cuatro formas diferentes de definir filtros en una tabla (consulta o formulario).
Filtrar por entrada consiste en pulsar con el botn secundario en un campo de la hoja de datos (o
formulario) y escribir en el cuadro Filtrar por del men contextual el valor exacto que se desea localizar
en ese campo, o una expresin cuyo resultado desea usar como criterios.
Filtrar por formulario, consiste en especificar el valor o valores que se estn buscando en una vista de
la hoja de datos (o formulario) con campos en blanco (en lugar de datos). Especifique el valor que
desea localizar escribindolo directamente en el campo apropiado.
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Al guardar una tabla (o formulario), Access guarda el filtro. Puede volver a aplicar el filtro
cuando lo necesite, la prxima vez que abra la tabla.
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Para filtrar los registros que no contienen un determinado valor puede utilizar el mismo procedimiento
anterior, con las siguientes modificaciones:
1. Seleccione el valor que desee excluir de la seleccin (aquel que no deben contener los registros para que
sean seleccionados).
2. Pulse con el botn secundario del ratn en la seleccin y elija Filtro excluyendo la seleccin en el men
contextual.
10.3. Filtrar registros mediante la introduccin de valores
Para filtrar registros introduciendo valores en una hoja de datos (o formulario) en blanco, siga estos pasos:
1. Abra una tabla (tambin consulta o formulario) en la vista Hoja de datos.
2. Pulse en el botn Filtro por formulario en la barra de herramientas para acceder al cuadro de dilogo
3. Seleccione el campo en el que desea especificar los criterios que esos registros deben cumplir para ser
incluidos en el conjunto de registros filtrados.
4. Seleccione en la lista del campo el valor que desea buscar (si la lista incluye valores de campo), o bien
escriba directamente el valor apropiado en el cuadro en blanco del campo.
Para encontrar registros en los que hay una casilla de verificacin, un botn de alternar o un botn
de opcin est seleccionado o no, pulse en la casilla de verificacin o en el botn hasta que se
encuentre en el estado que desee. Para devolverlo a una posicin neutra de modo que no se utilice
como criterio para filtrar registros, contine pulsando en la casilla de verificacin o en el botn hasta
que aparezca atenuado.
Material recopilado y organizado por Ing. Carrizo
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Para encontrar registros en los que un campo determinado est o no en blanco, escriba Es Nulo o No
es Nulo en el campo (puede seleccionar estas opciones de la lista de los campos que tienen un tipo
de datos Memo, Objeto OLE o Hipervnculo).
6.
Para especificar valores alternativos que los registros puedan tener para ser incluidos en los resultados
de los filtros, pulse en la pestaa O situada en la parte inferior de la ventana e introduzca ms criterios.
El filtro devuelve en este caso registros si tienen todos los valores especificados en la ficha Buscar o
todos los valores especificados en la primera ficha O o todos los valores especificados en la segunda
ficha O, etc.
Pulse en el botn Aplicar filtro en la barra de herramientas.
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10.4. Filtrar registros mediante la introduccin de criterios directamente en una hoja de datos
A la hora de aplicar filtros por entrada, se puede seleccionar sin ms un valor para un campo, o bien ir un
poco ms lejos y especificar los criterios de filtrado directamente en la hoja de datos. Esta variante no es
ms que una generalizacin inmediata del procedimiento bsico. Piense que seleccionar un valor de un
campo es, en realidad, un ejemplo ms de criterio, aunque muy simple.
Siga estos pasos para especificar cualquier tipo de criterio directamente en la hoja de datos (o en el
formulario):
1. Abra una tabla (tambin consulta o formulario) en la vista Hoja de datos.
2. Realice una de las siguientes operaciones:
Para especificar el valor del campo exacto que deben contener los registros filtrados (consulta por
entrada bsica), pulse con el botn derecho en el campo y escriba el valor en el cuadro Filtro por del
men contextual
Para especificar criterios ms complejos, escriba la expresin completa utilizando la combinacin
apropiada de identificadores, operadores, caracteres comodn y valores, hasta que consiga producir
el resultado deseado.
3. Realice una de las siguientes operaciones:
Para aplicar el filtro y cerrar el men contextual, pulse ENTER.
Para aplicar el filtro y conservar el men contextual mostrado en pantalla de modo que pueda
especificar ms criterios para el campo, presione TAB. Introduzca nuevos criterios y, a continuacin,
presione de nuevo TAB. Repita esta operacin hasta tenga slo los registros que desee.
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Si crea un filtro en una hoja de datos que ya contena un filtro de una sesin de trabajo anterior,
el nuevo filtro reemplaza al anterior.
10.6. Quitar un filtro de una tabla
Para quitar un filtro y ver los registros que se mostraban anteriormente en la tabla (tambin la consulta o el
formulario).
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Al quitar un filtro, ste no se elimina. Puede volver a aplicar el filtro con slo pulsar en Aplicar
filtro en la barra de herramientas.
10.7. Eliminar un filtro de una tabla
Puede utilizar el siguiente procedimiento para eliminar cualquier tipo de filtro de una tabla (consulta o
formulario), independientemente del mtodo que haya empleado para crearlo.
1. Cambie a la ventana Filtro u orden avanzado. Para cambiar a esta ventana.
Desde la ventana Hoja de datos, seale en Filtro en el men Registros y pulse en Filtro y orden
avanzado.
Desde la ventana filtro por formulario, elija Filtro u orden avanzado en el men Filtro.
2. Elija Borrar cuadrcula en el men Edicin.
3. Pulse en Aplicar filtro en la barra de herramientas.
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Si especific el orden en la ventana Filtro u orden avanzado, en la que especific tambin los
criterios para un filtro, pueden eliminar el orden en la celda Orden de la cuadrcula de diseo,
dejando sin embargo los criterios del filtro intactos.
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Se crea una relacin uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un
ndice nico.
Se crea una relacin uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen ndices
nicos.
Una relacin varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave
principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.
Pero veamos cules son los pasos a seguir para definir una relacin entre tablas:
1. Cierre todas las tablas que estn abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones entre tablas
abiertas.
2. Si se encuentra en otra ventana, cmbiese a la ventana Base de datos. Puede pulsar F11 para cambiar
a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana.
3. Pulse en el botn Relaciones de la barra de herramientas.
4. Pueden darse los siguientes casos:
Si la base de datos no tiene ninguna relacin definida, se mostrar automticamente el cuadro de
dilogo Mostrar tabla
Si necesita agregar las tablas que desea relacionar y no aparece el cuadro de dilogo Mostrar tabla,
pulse en el botn Mostrar tabla de la barra de herramientas.
Si las tablas que desea relacionar ya estn a la vista en el cuadro Mostrar tabla, contine en el paso
6
5. Pulse dos veces en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuacin, cierre el cuadro de
dilogo Mostrar tabla. Esto le situar en el cuadro de dilogo Relaciones
6. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla. Si desea
arrastrar en una sola operacin varios campos, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras pulsa en cada
uno de los campos para seleccionarlos antes de efectuar el arrastre. A la hora de asociar campos, tenga
esto en cuenta
En la mayora de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado en texto en negrita) de
una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre) denominado la clave externa de la
otra tabla.
Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo de
datos (con dos excepciones, como se explica en el punto cuatro) y deben contener el mismo tipo de
informacin.
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Cuando los campos coincidentes son campos Numricos, deben tener el mismo valor de la propiedad
Tamao del campo.
Las dos excepciones a los tipos de datos coincidentes son que se pude hacer coincidir un campo
Autonumrico con un campo Numrico si ambos campos tienen la propiedad Tamaos de campo
establecida en id. de rplica.
7. Aparecer el cuadro de dilogo Relaciones.
Compruebe los nombres de los campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son
correctos. Puede cambiarlos si es necesario. Si es necesario, establezca las opciones de relacin. Para
obtener informacin acerca de un elemento especfico del cuadro de dilogo Relaciones, pulse en el
botn de signo de interrogacin y despus en el elemento en cuestin.
8. Pulse en el botn Crear para establecer la relacin de forma efectiva.
9. Repita los pasos del 5 al 8 para cada pareja de tablas que desee relacionar.
Al cerrar la ventana Relaciones, Access pregunta si desea guardar el diseo. Independientemente de si lo
guarda o no, las relaciones creadas se guardan en la base de datos.
Si necesita ver todas las relaciones definidas en la base de datos, pulse en Mostrar todas las relaciones
en la barra de herramientas. Para ver slo las relaciones definidas para una tabla determinada, pulse en
la tabla y despus en el botn Mostrar relaciones directas en la barra de herramientas.
Si necesita realizar un cambio en el diseo de una tabla. Puede pulsar con el botn secundario del ratn
en la tabla que desea modificar y seleccionar Diseo de tabla en el men contextual.
Para crear una relacin entre una tabla y si misma, agregue esa tabla dos veces. Esto resulta til en
situaciones en las que necesita realizar una bsqueda dentro de la misma tabla.
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Seleccione los campos que desea definir como clave principal (utilice CTRL para seleccionar ambos
campos).
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13. Consultas
Las consultas son un tipo de objeto de Access que puede utilizarse para distintas tareas. Entre las ms
habituales estn las de examinar, modificar y analizar los datos de una o varias tablas de una base de datos.
Por otro lado, las consultas pueden utilizarse tambin a modo de tablas, como origen de registros para crear
formularios e informes.
As, las tablas originales conservan su funcin de almacn de datos bsico,
mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea.
El tipo de consulta ms comn es la consulta de seleccin. Una consulta de seleccin recupera datos de una
o ms tablas usando los criterios de seleccin especificados (de forma parecida a los filtros) y los muestra en
un orden determinado en una hoja de datos, que puede utilizarse incluso para actualizar los datos de las
tablas originales (aqu hay una diferencia sustancia con los filtros donde no es posible editar los datos de las
tablas de origen). Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular
sumas, promedios y otros tipos de resultados.
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Para crear fcilmente consultas para ejecutar de forma independiente o en las que desea basar
formularios e informes, pruebe a utilizar uno de los asistentes para consultas. Los asistentes para
consultas realizan todo el trabajo bsico automticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de
preguntas. Incluso aunque est acostumbrado a crear consultas, tal vez desee utilizar un asistente para
disear rpidamente la consulta. A continuacin, puede cambiar a la vista Diseo para personalizarla
Para crear consultas sobre filtros creados usando Filtro por formulario, Filtro por seleccin o Filtro por
entrada.
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Visualizar el subconjunto de registros sin antes abrir una tabla o formulario especfico.
Elegir las tablas que contienen los registros con los que desea trabajar y agregar ms tablas
posteriormente si es necesario.
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6.
Siga las instrucciones de los restantes cuadros de dilogo del Asistente. En el ltimo de ellos, puede
seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista Diseo.
Si la consulta resultante no es exactamente como deseaba, puede volver a ejecutar el Asistente o cambiar la
consulta en la vista Diseo. Para obtener ms informacin acerca de cmo cambiar una consulta en la vista
Diseo, consulta el siguiente apartado.
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Cuando se cambia la configuracin de combinacin por defecto a uno de los otros dos tipos de
combinaciones, la consulta selecciona todos los registros de una tabla particular, tanto si
coinciden como si no con los de la otra tabla.
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Agregar tablas. Para agregar otra tabla o consulta a la consulta, pulse en el botn Mostrar tabla de la
barra de herramientas y pulse dos veces en la tabla o consulta que desee aadir.
Agregar o eliminar campos. Para agregar un campo a la cuadrcula de diseo, se puede arrastrar el
campo desde la lista de campos a una columna de la cuadrcula de diseo, o bien pulsar dos veces en el
nombre del mismo en la lista de campos. Para quitar un campo de la cuadrcula de diseo, pulse en el
selector de la columna y pulse SUPR.
Elegir un clculo. Para realizar un clculo predefinido con los valores de un campo, pulse en el botn
Totales en la barra de herramientas para hacer que aparezca la fila Total en la cuadrcula de diseo.
Especificar un orden. Si especifica un orden para ms de un campo, Access ordenar en primer lugar el
campo situado ms a la izquierda, por lo que deber organizar los campos que desee ordenar de
izquierda a derecha en la cuadrcula de diseo.
Especificar criterios. Para limitar los registros que deben presentarse en los resultados de una consulta,
especifique criterios en la fila Criterios para uno o ms campos.
Para especificar criterios alternativos para el mismo campo, agregue los criterios alternativos a la fila
O de la cuadrcula de diseo.
Para especificar criterios para distintos campos, agregue criterios a cada uno de los campos de la
cuadrcula de diseo.
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Para ejecutar la consulta desde la vista Diseo de la consulta, pulse en el botn Ver que se encuentra
situado en la barra de herramientas.
Para ejecutar una consulta desde la ventana Base de datos, pulse en la ficha Consultas y pulse dos
veces en el nombre de la consulta, o bien seleccione la consulta y pulse en Abrir.
Si desea detener la ejecucin de la consulta antes de que finalice, pruebe a pulsar CTRL+ ENTER.
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15. Formularios
Los formularios son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes fines, aunque una de
sus utilidades principales es la creacin de diseos personalizados para la entrada y visualizacin de datos
de las tablas. La mayor parte de la informacin de un formulario proviene de los registros originales de una
tabla, aunque normalmente existen algunos otros elementos que forman parte del diseo mismo del
formulario y no pueden ser modificados mientras no se cambie el diseo. Es el caso, por ejemplo, de
elementos grficos o de texto que hayan sido aadidos para identificar la finalidad o propiedad de
formulario, o simplemente como elementos decorativos, como texto explicativo, un logotipo de la empresa,
lneas y dems objetos de dibujo, etc.
El vnculo entre un formulario y su origen de registros se crea utilizando objetos grficos denominados
controles. El tipo ms comn de control que se usa para mostrar datos es un cuadro de edicin (tambin
denominado cuadro de texto), aunque, como vern, ste es tan slo uno de los muchos tipos de controles
existentes.
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del Asistente para formularios, puede seleccionar los campos que desea incluir en el formulario. Estos
campos pueden proceder de una o de varias tablas.
Puede utilizar un asistente para formularios para crear un formulario que presente datos de varias tablas, ya
sea en formato formulario plano, o formulario jerrquico. El formulario jerrquico se diferencia del
formulario plano o tradicional en que consta de uno o ms subformularios. Los subformularios son tiles si
desea mostrar datos de tablas que contienen una relacin uno a varios.
Veamos cuales son los pasos para crear un formulario a partir del asistente:
1. Active la ficha Formularios en la ventana Base de datos.
2. Pulse en el botn Nuevo, para acceder al cuadro de dilogo
3. Seleccione Asistente para formularios para hacer aparecer el primer cuadro de dilogo del Asistente
4. Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Ver en la
lista Campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice los
botones Agregar (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los campos
que han de pasar a la lista Campos seleccionados.
5. Repita el paso 4 para seleccionar campos adicionales en otras tablas o consultas y pulse en el botn
Siguiente.
6. En las siguientes pginas del Asistente para formularios puede elegir un tipo bsico de diseo (En
columnas, Tabular, Hoja de datos, justificado), as como un estilo de presentacin, en una lista de estilos
predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qu corresponde
cada una de las opciones).
7. En la ltima pgina del Asistente puede especificar el nombre del formulario, as como determinar si
desea abrirlo para ver o introducir datos, o bien abrirlo en la ventana diseo para modificar la
estructura creada por el Asistente. Elija la opcin apropiada y pulse en Terminar.
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Seleccione el nombre de la tabla o consulta individual que contiene los datos en los que desea basar
el formulario.
Si desea crear un formulario que utilice datos de ms de una tabla, base el formulario en una
consulta que incluya las tablas que desee utilizar.
Si el formulario no va a contener datos (por ejemplo, si desea crear un formulario para utilizarlo
como panel de control para abrir otros formularios o infrmese o si desea crear un cuadro de
dilogo personalizado), no seleccione nada en la lista.
Pulse en Aceptar.
Microsoft Access mostrar entonces la ventana Formulario en la vista Diseo, junto con el cuadro de
herramientas de formulario.
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Utilizar la barra de herramientas y el men Formato para cambiar las fuentes, alinear texto, cambiar el
ancho de bordes o lneas, y aplicar colores o efectos especiales.
Situar los controles en la seccin Detalle o en cualquier otra seccin del formulario.
Utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de edicin, etiquetas, casillas de
verificacin, etc.
El nmero de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseo general y los controles especficos de
un formulario es realmente impresionante.
Nos ocuparemos en este apartado de describir algunos
procedimientos generales para utilizar las opciones ms sencillas, a muchas de las cuales se accede por
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medio del men Formato o la barra de herramientas homnima. El control ltimo sobre el aspecto y
funcionalidad de los objetos de la ventana Diseo se encuentra en las hojas de propiedades de los objetos
(el propio formulario es un objeto ms). Por tanto, puede consultar el apartado Establecer propiedades,
para ver cuales son los pasos a seguir para realizar este tipo de modificaciones.
Para cambiar el aspecto de un control (por ejemplo, un cuadro de texto):
1. Pulse en el control para seleccionarlo.
2. Seleccione en la barra de herramientas Formato la fuente, tamao de fuente y otra opcin de formato.
Para agregar una imagen de fondo a un formulario:
1. Active la hoja de propiedades del formulario
2.
Utilice para ello cualquiera de estos dos procedimientos:
Pulse dos veces en el selector del formulario (esquina superior izquierda, interseccin de las dos reglas).
Pulse con el botn derecho en el selector o la barra de ttulo del formulario y elija Propiedades en el
men contextual.
3. Active la ficha Formato y especifique el nombre del archivo grfico en el cuadro de la propiedad imagen,
o bien pulse en el botn Generar que se encuentra junto al cuadro de la propiedad para abrir el cuadro
de dilogo inserta imagen.
Para dar formato a un formulario o control utilizando formatos predefinidos:
1. Asegrese de estar en la vista Diseo.
2. Realice uno de estos procedimientos:
Para formatear el formulario completo, pulse en el selector de formulario.
Si desea dar formato a una seccin individual, pulse en el selector de seccin (por ejemplo:
encabezado o pie).
Si desea dar formato a uno o ms controles, seleccione los controles.
3. Pulse en el botn Autoformato en la barra de herramientas, para acceder al cuadro de dilogo
Autoformato
4. Pulse en uno de los formatos predefinidos.
5. Para aplicar atributos especficos. (fuente, color o borde), pulse en Opciones.
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Un control ficha es la forma ms efectiva y sencilla de crear un formulario de varias pginas. Con un
control ficha, todas las pginas independientes se incorporan a un control Para cambiar de pgina, no
tiene ms que hacer clic, en la ficha correspondiente.
El control de saldo de pgina se utiliza para marcar un salto horizontal entre los controles de un
formulario. Al pulsar las teclas Re Pg o Av Pg. se desplaza la visualizacin a la pgina anterior o
posterior al control de saldo de pgina.
Para crear un formulario de varias pginas aadiendo un control de ficha:
1. Pulse en la herramienta Control ficha en el cuadro de herramientas y pulse a continuacin en el
formulario. Access agregar un control de ficha con dos pginas. La primera pgina se encuentra en la
parte superior.
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2.
Para agregar controles al control ficha, pulse en la ficha de la pgina apropiada, y utilice los
procedimientos descritos anteriormente (para insertar campos o controles de otro tipo).
3. Para cambiar el nombre de una ficha, pulse dos veces en la pgina que desea cambiar para abrir su hoja
de propiedades y especifique un nuevo nombre en la propiedad Ttulo. Si no especifica un nombre en la
propiedad. Access utilizar el valor de la propiedad Nombre.
4. Para agregar, eliminar o cambiar el orden de las fichas, pulse en el borde del control ficha con el botn
secundario del ratn y elija insertar pgina. Eliminar pgina y Orden de las pginas.
5. Para cambiar el nombre de la fuente, el tamao de la fuente, etc. de las pginas, pulse dos veces en el
borde del control ficha para abrir su hoja de propiedades y establezca las propiedades correspondientes.
No es posible especificar configuraciones diferentes para cada pgina.
6. Puede ajustar el tamao del control ficha segn las necesidades. Pulse en cada ficha para asegurarse de
que todos los controles tienen cabida en ella.
Access no recorta los controles al ajustar el tamao del control ficha. Tal vez tenga que trasladar
los controles para poder reducir el tamao del control ficha.
7. Cambien a la vista Formulario si desea probar el control ficha.
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Para crear un formulario de varias pginas utilizando controles salto de pgina, signa estos
pasos:
1. Pulse en la herramienta Salto de pgina en el cuadro de herramientas.
2. Pulse en el lugar del formulario donde desee situar el saldo de pgina. Site el fin de pgina por encima
o por debajo de un control para evitar cortar los datos de ese control. Access marca el fin de pgina en
el borde izquierdo del formulario con una pequea lnea de puntos.
3. Pulse dos veces en el selector de formularios para abrir la hoja de propiedades y active la pgina Otras
(o Todas).
4. Seleccione la opcin Pgina activa en el cuadro de la propiedad Ciclo.
Cuando la propiedad Ciclo est establecida a Pgina activa, no se puede utilizar la tecla TAB para
desplazarse entre pginas.
5. Quite la barra de desplazamiento vertical estableciendo la propiedad Barras de Desplazamiento en Slo
horizontal o a Ninguna, en la pgina Formato (o todas).
6. Cambie a la vista Formulario para probar el formulario y cambiar su tamao de modo que, cada vez,
slo pueda ver una pgina. Puede utilizar las teclas RE PAG o AV PAG. Para desplazarse por las distintas
pginas.
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En Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las caractersticas de las tablas, consultas,
campos, formularios e informes. Cada control de un formulario o informe tiene tambin propiedades. Las
propiedades del control determinan su estructura, aspecto y comportamiento, as como las caractersticas
del texto o los datos que contiene. Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades.
Aunque ya hemos visto algunos ejemplos concretos de cmo establecer propiedades de distintos elementos
de un formulario o del formulario en su totalidad, a continuacin se describe cual es el procedimiento
general a seguir para modificar propiedades.
Para establecer las propiedades de un formulario, seccin o control.
1. Abra un formulario en la vista Diseo.
2. Realice una de las siguientes acciones:
Para establecer las propiedades de un formulario, pulse dos veces en el selector de formularios para
abrir la hoja de propiedades del formulario.
Para establecer las propiedades de una seccin de un formulario, pulse dos veces en el selector de
secciones para abrir la hoja de propiedades del formulario.
Para establecer las propiedades de un control asegrese de que el control est seleccionado y pulse
en Propiedades en la barra de herramientas. Tambin puede pulsar dos veces directamente en un
control.
3. En la hoja de propiedades, seleccione la propiedad que desea establecer y, a continuacin, realice una
de las siguientes operaciones:
Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, pulse y seleccione un valor de la lista.
Escriba un valor o expresin en el cuadro de la propiedad.
Si aparece un botn Generar junto al cuadro de la propiedad, pulse en l para presentar un
generador o un cuadro de dilogo que contiene una lista de generadores. Por ejemplo, puede
utilizar el Generador de consultas para cambiar el diseo de la consulta base de un formulario.
4. Si necesita ms espacio para introducir o modificar una configuracin de propiedades, pulse Mays+F2
(o pulse con el botn secundario del ratn y elija Zoom) para abrir el cuadro Zoom.
5. Para obtener Ayuda acerca de cualquier propiedad de la hoja de propiedades, pulse en la propiedad y
despus F1.
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Si posteriormente cambia el filtro de una tabla o una consulta, el cambio no afectar a un formulario
basado en un filtro creado anteriormente en esa tabla o consulta.
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17. Informes
Como se ha visto, Access dispone de una potente herramienta, los Formularios, que permiten obtener
presentaciones en pantalla realmente impactantes para la introduccin o examen de los datos de una tabla o
consulta. Sin embargo, aunque los formularios solucionan completamente el problema de presentar los
datos en pantalla para su mantenimiento interno, no ofrecen mtodos eficaces para realizar la impresin de
la informacin en papel. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes.
Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Con los informes
se puede controlar el tamao y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que
permite determinar con total exactitud la forma en que ha de presentarse la informacin en
pantalla o en las pginas impresas.
Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imgenes, agrupar registros
en categoras, calcular totales o incluso representar dichos totales en un grfico.
La mayor parte de la informacin en un informe proviene de una tabla o consulta, que es el origen de los
datos del informe. El resto de la informacin es esttica, no variable y se almacena como parte del diseo
del mismo.
El vnculo entre un informe y su origen de datos se crea mediante controles, como en el caso de los
formularios. Los controles pueden ser cuadros de texto que muestran texto o nmeros, etiquetas que
muestran ttulos, o lneas decorativas que organizan grficamente los datos y hacen ms atractivos los
informes, por poner slo unos pocos ejemplos.
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Elija Autoinforme en el men insertar, o en la lista emergente que aparece al pulsar en la flecha del
botn Nuevo Objeto, en la barra de herramientas.
Los informes creados con este mtodo slo constan de registros de detalle, y no incluyen encabezado de
informe ni encabezado de pgina ni pie de pgina.
17.3. Crear un informe con un Asistente
Utilizar el Asistente para informes es la forma ms simple y rpida de crear un informe que combine datos
de ms de una tabla. Como se dijo anteriormente, el Asistente para informes acelera el proceso de creacin
de un informe porque realiza automticamente todo el trabajo bsico. En la primera pantalla del Asistente
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para informe puede seleccionar los campos que desea incluir en el informe. Estos campos pueden proceder
de una o de varias tablas.
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Veamos a continuacin cuales son los pasos para crear un informe a partir del Asistente:
1. Active la ficha Informes en la ventana Base de Datos.
2. Pulse en el botn Nuevo parra acceder al cuadro de dilogo Nuevo informe
3. En el cuadro de dilogo Nuevo informe, elija la opcin Asistente para informes.
4. Seleccione en la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su
informe.
Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminado para el informe. Sin
embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas y
consultas.
5. Pulse en aceptar para hacer aparecer el primer cuadro de dilogo del Asistente
6. Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Ver en la
lista Campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice los
botones Agrega (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los campos
que han de pasar a la lista Campos seleccionados.
7. Repita el paso 5 para seleccionar campos adicionales existentes en otras tablas o consultas y pulse
despus en el botn siguiente.
8. En las siguientes pginas del Asistente para informes puede elegir un tipo de ordenacin para los
registros (basado hasta en cuatro campos diferentes), tipo bsico de diseo (En columnas, Tabular o
Justificado), orientacin (Vertical u horizontal), as como un estilo de presentacin, en una lista de
estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qu
corresponde cada una de las opciones).
9. En la ltima pgina del Asistente puede especificar el nombre que desea asignar al informe, as como
determinar si desea obtener una vista previa del informe, o bien abrirlo en la ventana de diseo para
modificar la estructura creada por el Asistente. Elija la opcin apropiada y pulse en Terminar.
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Para cambiar el formato de presentacin de os datos en un control, por ejemplo una caja de texto,
seleccione el control y pulse en el botn Propiedades de la barra de herramientas para acceder a la
correspondiente hoja de propiedades (como se describe ms adelante).
El nmero de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseo general y los controles especficos de
un informe es realmente impresionante.
Nos ocuparemos en este apartado de describir algunos
procedimientos generales para utilizar las opciones ms sencillas, a muchas de las cuales se accede por
medio del men Formato o la barra de herramientas homnima. El control ltimo sobre el aspecto y
funcionalidad de los objetos de la ventana Diseo se encuentra en las hojas de propiedades de los objetos
(el propio informe es un objeto ms). Por tanto, puede consultar el apartado Establecer propiedades, para
ver cules son los pasos a seguir para realizar este tipo de modificaciones.
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Para cambiar entre los distintos modos de visualizacin, siga estos pasos:
1. Abra el informe en cualquier vista.
2. Pulse en el botn Vista en la barra de herramientas para cambiar a la vista indicada por el icono, o bien
pulse en la flecha que existe junto al botn y seleccione el tipo de vista.
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Access guarda el valor de las opciones de configuracin de pginas junto con el informe, de modo que slo
necesitar establecerlas una vez para cada informe.
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Microsoft Access crear un origen de datos con los nombres de los campos y todos los datos de la tabla o
consulta. No obstante, tenga en cuenta lo siguiente a la hora de realizar la conversin:
Si crea un origen de datos de combinacin Word, Access utilizar los nombres de los campos de la tabla o
consulta. Sin embargo, para ajustarse a las reglas de formato de Word, se truncarn los nombres de
campos de ms de 20 caracteres, y los caracteres distintos de letras, nmeros y subrayados se
convertirn a subrayados.
En un origen de datos de combinacin Word, el primer registro del archivo contiene el nombre de los
campos y se denomina fila de encabezado. Los registros restantes son las filas de datos. Los nombres
de campo de la fila de encabezado han de coincidir con los nombres de campo del documento principal.
En caso contrario modifique los nombres de campo en el origen de datos (abrindolo en Word) o en el
documento principal para que coincidan.
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Microsoft Access crea el archivo de hoja de clculo con los datos de la tabla o consulta. Los nombres de los
campos de la tabla o consulta se sitan en la primera fila de la hoja de clculo. Adems, si ha elegido un
libro existente, la informacin se colocar en la primera hoja disponible.
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