Indagacin Preliminar

Administrativa

1. CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA:

Artculos 6, 124 y 268-5

ARTCULO 6

ARTCULO 124

ARTICULO 268-5

Los particulares slo son

responsables ante las
autoridades por infringir
la Constitucin y las
leyes. Los servidores
pblicos lo son por la
misma causa y por
omisin o extralimitacin
en el ejercicio de sus
funciones.

La ley determinar la
responsabilidad de los
servidores pblicos y la
manera
de
hacerla
efectiva.

El Contralor General de la
Republica
tendr
las
siguientes atribuciones: 5.
Establecer
la
responsabilidad que se
derive de la gestin fiscal,
imponer
las
sanciones
pecuniarias que sean del
caso, recaudar su monto y
ejercer
la
jurisdiccin
coactiva sobre los alcances
deducidos de la misma.

2. Ley 610 de 2000

Por la cual se establece el trmite de los Procesos de
Responsabilidad Fiscal de Competencias de las Contraloras
Artculo 39. Indagacin preliminar. Si no existe certeza
sobre la ocurrencia del hecho, la causa del dao
patrimonial, la entidad afectada y la determinacin de los
presuntos responsables, podr ordenarse indagacin
preliminar por un trmino mximo de seis (6) meses, al
cabo de los cuales solamente proceder el archivo de las
diligencias o la apertura del proceso de responsabilidad
fiscal. La indagacin preliminar tendr por objeto verificar
la competencia del rgano fiscalizador, la ocurrencia de
la conducta y su afectacin al patrimonio estatal,
determinar la entidad afectada e identificar a los
servidores pblicos y a los particulares que hayan
causado el detrimento o intervenido o contribuido a l.

3. Ley 42 de 1993
Artculo 2. Son sujetos de control fiscal los
rganos que integran las ramas legislativa y
judicial, los rganos autnomos e independientes
como los de control y electorales, los organismos
que hacen parte de la estructura de la
administracin nacional y dems entidades
nacionales, los organismos creados por la
Constitucin Nacional y la ley que tienen rgimen
especial, las sociedades de economa mixta, las
empresas industriales y comerciales del Estado, los
particulares que manejen fondos o bienes del
Estado, las personas jurdicas y cualquier otro tipo
de organizacin o sociedad que maneje recursos
del Estado en lo relacionado con stos y el Banco
de la Repblica.

4. Ley 734 de 2002

Artculo 34. Son deberes de todo Servidor Pblico, Numeral 21. Vigilar
y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y
cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con
los fines a que han sido destinados.

5. Resolucin SENA 2286 del

24 de Octubre de 2006

Objeto

La responsabilidad fiscal tiene por objeto la proteccin y la

garanta del patrimonio del SENA, buscando el
resarcimiento de los daos ocasionados al patrimonio
pblico, como consecuencia de la conducta dolosa o
culposa de quienes realizan gestin fiscal, mediante el
pago de una indemnizacin pecuniaria que compense el
perjuicio sufrido por la Entidad.
Para el establecimiento de responsabilidad fiscal en cada
caso, se tendr en cuenta el cumplimiento de los principios
rectores de la funcin administrativa y de la gestin fiscal.

Objeto

Es un proceso netamente administrativo en

cabeza de la Contralora General de la
Repblica, pero con fundamento en el artculo 39
de la Ley 610 de 2000, en primera instancia la
entidad afectada debe iniciar la indagacin
preliminar, la cual no puede superar 6 meses,
contados desde el auto de apertura de la citada
indagacin.

Caractersticas de la Indagacin

1.

Es un proceso de naturaleza administrativa: La

responsabilidad que se declara es esencialmente
administrativa, porque el objetivo ese resarcir el dao
causado en el ejercicio de la gestin fiscal.

2.

Es independiente y autnomo.

3.

Se debe garantizar el debido proceso fiscal.

4.

Subjetiva: Busca establecer si el gestor obr con dolo o

culpa y si fue en ejercicio de la gestin fiscal.

Caractersticas del dao

1. Que sea cierto

2. Que sea consecuencia de una accin
antijurdica
ejercida
por
un
Servidor
Pblico(culpa grave o dolo)
3. Puede haber ocurrido en el pasado o en el
presente

4. Que el dao sea cuantificable

Caractersticas del dao

5. Que sea producto del ejercicio de la

gestin fiscal

6. Que el dao sea directo o indirecto

7. Causado por accin o por omisin

Competentes

En la Direccin General:
Administrativa y Financiera

En la Direccin Regional: El Director Regional

En los Centros de Formacin: El Subdirector

del Centro

Si el responsable del bien es el Director

Regional, la indagacin la adelantar el Director
Administrativo y Financiero

La

Directora

Competentes
Si el responsable es el Director Administrativo y Financiero, la
indagacin la adelantar el Director General
Si el responsable del bien es el Subdirector, la indagacin la
adelantar el Director Regional
LOS MENCIONADOS FUNCIONARIOS DEBERN
DELEGAR MEDIANTE COMUNICACIN RADICADA A LA
PERSONA MAS IDNEA PARA QUE ADELANTE LA
INDAGACIN PRELIMINAR ADMINISTRATIVA DE
CARCTER FISCAL, SIN QUE ELLO INDIQUE QUE EL
COMPETENTE SEA EXIMIDO DE RESPONSABILIDAD.

Responsables

Son responsables los funcionarios de planta que

tengan elementos como cuentadantes.

Los contratistas a quienes la Entidad le ha entregado

bienes para el desarrollo del objeto contractual.

Los supervisores de los Contratos, son responsables

solidariamente de los bienes que se les ha entregado a
los contratistas, de acuerdo con lo reglamentado en la
Resolucin 202 de 2014, quienes tienen la
responsabilidad de hacer seguimiento de la devolucin
de estos al Almacn al finalizar el contrato.

Responsables

Los particulares a quienes el SENA les haya entregado

bienes para desarrollar determinada actividad

Trmites del cuentadante

1. Presentar denuncio penal ante la Fiscala o una
Estacin de la Polica, (la constancia de perdida de
elementos que aparece en la pgina web de la
Polica NO es un documento idneo para tenerla
en cuenta en la Indagacin Preliminar) . En el
denuncio deber identificar el bien con la placa de
inventario, serial, marca, etc., as como indicar el
valor y las circunstancias que ocasionaron el
siniestro.

2. Diligenciar el formulario donde narre las

circunstancias de tiempo, modo y lugar, como
ocurrieron los hechos que produjeron el siniestro.

Trmites del cuentadante

3. Realizar las gestiones ante el Grupo de Almacn

para solicitar el acta de baja de servicio.

4. En el evento que el patrimonio SENA se vea

afectado
por un DAO en maquinaria, equipo,
vehculo, etc., se
deber adjuntar el informe
del diagnostico emitido por el competente.

Trmites del cuentadante

5. Informar por escrito al Jefe inmediato o al
Supervisor del Contrato las circunstancias como
ocurrieron los hechos que dieron origen al hurto,
dao o prdida del bien, teniendo en cuenta la
Resolucin 202 de 2014.
6. Al mismo tiempo el jefe inmediato del
cuentadante
o el supervisor del contrato
deber informar lo sucedido en la Direccin
General al Coordinador del Grupo de Servicios
Generales y Adquisiciones y en las regionales
a quien haga sus veces.

Trmites para la Investigacin

Una vez el funcionario competente tenga conocimiento

del suceso por cualquiera de los medios que establece la
ley, mediante comunicacin radicada y anexando los
documentos idneos para ello, procedern enviar a:

1. Al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y

Adquisiciones, quien es el funcionario que canaliza
los siniestros para hacer efectiva la pliza que
ampara el riesgo y tramitar la reposicin del bien o la
correspondiente indemnizacin.

Trmites para la Investigacin

2. En el evento que el hurto se presente en
las instalaciones de la Entidad, deber
informar mediante comunicacin radicada al
Supervisor SENA del Contrato de Vigilancia,
para que se inicie la investigacin por parte
de la empresa de vigilancia, quienes
debern presentar un informe, mximo
dentro de los 10 das hbiles siguientes.

3. Al funcionario idneo de su rea,

DELEGANDOLO para que se
inicie la Indagacin Preliminar
Administrativa de carcter fiscal

Trmites para la Investigacin

4. La comunicacin mediante la
cual
el funcionario competente
delega al funcionario
idneo,
deber contener todas las pruebas
que
haya
allegado
el
cuentadante, como:

Trmites para la Investigacin

Denuncia penal: informacin del modo,

tiempo y lugar en que ocurri el hurto, dao
o prdida; nota de inventario donde se
identifique el cuentadante como responsable
del bien; acta de baja del servicio del bien
siniestrado; si es DAO debe allegarse el
soporte del diagnostico, emitido por el
tcnico idneo en cada caso, as como las
evidencias que la Aseguradora repuso el
bien y la liquidacin del siniestro, aprobada
por el funcionario competente.

Recusacin

Es preciso aclarar que en el evento que

exista una causal de recusacin en los
servidores pblicos que conozcan de la
Indagacin Preliminar Administrativa de
carcter
fiscal,
debern
declararse
impedidos tan pronto como lo adviertan,
motivando el incidente, para lo cual pasar el
proceso al funcionario competente, quien
deber decidir.

Trmites para declarar la caducidad

Segn el artculo 9 de la Ley 610 de 2000,
la Responsabilidad Fiscal caducar si
transcurrido cinco (5) aos desde la
ocurrencia del hecho generador del dao
al patrimonio pblico, no se ha proferido
auto de apertura del proceso de
responsabilidad fiscal.
Este trmino
empezar a contarse para los actos
instantneos desde el da de su
realizacin y para los actos complejos, de
trato sucesivo, de carcter continuado
desde la del ltimo hecho o acto.

Trmites para declarar la caducidad

La Responsabilidad Fiscal prescribir en cinco (5)
aos, contados a partir del auto de apertura del
proceso de responsabilidad fiscal, si dentro del dicho
trmino no se ha dictado providencia en firme que la
declare.
El vencimiento de los trminos no impedir que
cuando se trate de hechos punibles, se pueda obtener
la reparacin de la totalidad del detrimento y dems
perjuicios que haya sufrido la administracin, a travs
de la accin civil en el proceso penal, que podr ser
ejercida por la Contralora correspondiente o por la
respectiva entidad publica.

Trmites para declarar la caducidad

POR ESTO ES LA IMPORTANCIA QUE EL SENA CUMPLA EL TRMINO DE 6

MESES PARA TRAMITAR LA INDAGACIN PRELIMINAR ADMINISTRATIVA,
PUESTO QUE SI EXISTE RESPONSABILIDAD FISCAL SE DARA TRASLADO A LA
CONTRALORIA, SIEMPRE Y CUANDO EL RESPONSABLE NO REPARE EL BIEN.
UNICAMENTE SE LES PERMITE REPOSICION DE BIENES MUEBLES, SI LA
RESPONSABILIDAD SE ORIGINA POR INDEBIDA UTILIZACIN O MANEJO DE
DINERO, SE REMITE EL CASO A LA FISCALIA, A TRAVES DE LA DIRECCION
JURIDICA DEL SENA.

RECUERDEN QUE SOMOS RESPONSABLES POR ACCIN O POR OMISIN, SI

ESTO NO SE ACATA RESPONDEMOS SOLIDARIAMENTE.

Causales de Nulidad:

1. La falta de competencia del

funcionario para adelantar y fallar la
Indagacin.

2. La violacin del debido proceso

fiscal, entre otras.

Causales de Nulidad:
3. En cualquier etapa del proceso de la
Indagacin Preliminar Administrativa que se
advierta alguna nulidad, se deber decretar
total o parcialmente desde el momento que se
present la causal y se ordenar que se
reponga la actuacin que dependa del acto
declarado nulo.
Las pruebas practicadas
legalmente conservarn su plena validez.
4. Las causales de nulidades se propondrn
hasta antes de proferirse el fallo definitivo.
Contra el auto que resuelva las nulidades
proceder el recurso de reposicin.

Requisitos del Auto de Apertura

Para emitir el auto de apertura se debe tener en
cuenta:
1. Competencia del funcionario de quien lo
emite

2. Relacionar los Fundamentos de Hecho

3. Relacionar los Fundamentos de Derecho

4. Establecer de forma clara y especifica el

dao causado al Estado, identificando el
bien siniestrado y estimacin de la cuanta

Requisitos del Auto de Apertura

5. Se debern relacionar las pruebas que se

consideren conducentes y pertinentes para
decretarlas. En el evento que NO se
identifique claramente el responsable, el
dao presentado, as como no se pueda
establecer el grado de responsabilidad o si
en el hecho
se present en ejercicio de
la gestin fiscal, se deben practicar las
pruebas
idneas
para
aclarar
los
interrogantes presentados

Despacho Comisorio
En el evento en que el presunto responsable
no resida en la misma ciudad donde el SENA
se encuentra adelantando la Indagacin
Preliminar Administrativa, se practicaran las
pruebas a travs de la figura jurdica del
Despacho Comisorio, para ello se debe
elaborar un acta mediante la cual se solicita a
la mxima autoridad del SENA, donde se
solicitar la practica de las pruebas, para que
el citado funcionario delegue a un funcionario
idneo que tenga la capacidad de practicar las
pruebas requeridas para el esclarecimiento de
los hechos. Para esto es necesario remitir en
fsico o escaneado el expediente.

Despacho Comisario

En el evento, se sugiere que el funcionario

que inici la Indagacin Administrativa
Preliminar Administrativa, como conoce el
caso, debe plantear algunos interrogantes
dentro de la exposicin libre y espontnea
que rendir el o la cuentadante o dentro de
las declaraciones, o inspecciones a que
haya lugar.

Abogado de Oficio
Es obligatorio respetar el Debido Proceso Fiscal
durante el desarrollo de la Indagacin
Preliminar Administrativa, por esta razn, en el
evento que no se presente a rendir la
Exposicin Libre y Espontnea el cuentadante
o el responsable del bien, porque no se logro
ubicar, o sencillamente no se present a rendir
la exposicin, el Delegado por el funcionario
competente, proceder a nombrar un abogado
de Oficio, con base en las facultades otorgadas
por el decreto 196 de 1971 y el artculo 43 de
la ley 610 del 2000, para que ellos presenten la
defensa a quien se le adelanta la Indagacin
Preliminar Administrativa.

Abogado de Oficio
Para ello se deber:

1) Solicitar mediante comunicacin radicada

a una Universidad se nombre el abogado
de oficio, indicando el nmero del
proceso y la materia a atender.
2) Elaborar y suscribir un acta de posesin
del profesional, en la que se debe incluir
la entrega de la copia o escaneado el
expediente.

Abogado de Oficio

3) Con base en las pruebas allegadas, se deber

elaborar Auto mediante el cual se debe
declarar
responsable
fiscalmente
al
cuentadante, si hay mrito para ello.
Este auto se le entregar al abogado de oficio
para que presente la correspondiente defensa.

Abogado de Oficio
En el evento que en la Regional o en el
Centro de Formacin donde estn
adelantando la Indagacin Preliminar
Administrativa de carcter fiscal no sea
posible nombrar abogado de oficio por
inexistencia de una universidad, podr
remitirlo a la Direccin General mediante
un Despacho Comisorio nicamente para
ello, en donde se le nombrar y se le
entregar el Auto Declaratorio de
Responsabilidad que ya haya emitido la
Regional o Centro de Formacin.

Abogado de Oficio

Resolucin 2286 de 2006, Captulo V, Numeral 1.3

Cesacin de la Responsabilidad Administrativa
1) Cuando el bien presuntamente hurtado, perdido
sea recuperado por el funcionario responsable.
La cesacin de la responsabilidad administrativa
No aplica cuando se han perdido fondos.

2) Cuando se compruebe que el hurto, la prdida,

dao o deterioro del bien obedeci a fuerza
mayor o caso fortuito o al desgaste natural de los
bienes.
3) Cuando el bien perdido o daado o deteriorado
sea sustituido por el funcionario responsable, en
las mismas condiciones en que dicho bien le fue
entregado.

Resolucin 2286, Capitulo V,

Numeral 2.1, Literal f)

1. Cuando el cuentadante hace entrega

formal de los bienes puestos a su
cuidado.

2. Cuando el cuentadante hace entrega

del recibo de pago correspondiente al
valor del bien faltante, previo trmite de
la autorizacin el Ordenador del Gasto.

Resolucin 2286, Capitulo V,

Numeral 2.1, Literal f)

3. Cuando el responsable
efecta la
reposicin de los bienes, en las
condiciones y caractersticas de los
faltantes,
cuya
aceptacin
sea
autorizada por la administracin.
4. Cuando
la
respectiva
compaa
aseguradora hace efectiva el pago en
las mismas condiciones establecidas
anteriormente.

Responsabilidad Fiscal,
Disciplinaria y Penal
El hurto, la perdida, el dao o deterioro de un
bien que no corresponda al normal uso del
mismo, puede dar lugar a tres clases de
responsabilidades:
1. FISCAL: Si de la Indagacin Preliminar
Administrativa que se realice, se determina que
el o la cuentadante es responsable fiscalmente,
se ordenar en la parte Resolutiva
el
resarcimiento del dao y se le ordenara que en
los 15 das calendario, contados a partir de la
notificacin del Auto, realice el pago o suscriba
el acuerdo de pago a travs del Grupo de
Jurisdiccin Coactiva.

Responsabilidad Fiscal,
Disciplinaria y Penal

2. En el evento de que el o la responsable

NO realice el pago o suscriba Acuerdo
de
Pago,
dentro
del
trmino
establecido, se deber dar traslado al
fallo declaratorio de la Responsabilidad
Fiscal a la Direccin de Investigaciones
Fiscales de la Contralora General de la
Repblica o a quien haga sus veces en
las regionales.

Responsabilidad Fiscal,
Disciplinaria y Penal
3. DISCIPLINARIA: Para establecer si el servidor pblico,
ex servidor o contratista cometi una falla que hubiere
conllevado a una sancin de la misma naturaleza, el
funcionario competente dar traslado del expediente a
la Oficina de Control Disciplinario, para que inicien los
correspondientes trmite.
4. PENAL: Si de la Indagacin Preliminar Administrativa
de carcter Fiscal, se determina que el o la
responsable del hurto, prdida o dao, incurri en
conductas dolosas o gravemente culposa
que
desembocan en hechos punibles, se dar traslado a la
Direccin Jurdica para que inici el proceso penal.
(Sentencia C-619 de 2002).

Para la practica de pruebas

Es importante aclarar que la Exposicin Libre y

Espontnea slo la debe rendir el o la
cuentadante del bien siniestrado y la
Declaracin Testimonial es rendida por los
testigos
En el acta de la declaracin testimonial se les
citar el artculo 383 de la Constitucin Poltica
de Colombia, que ordena que todas las
personas estn obligadas a declarar y el
artculo 8 de la Ley 890 de 2004, "Por medio
de la cual se modifica y adiciona el Cdigo
Penal", reglamento el falso testimonio.

Para la practica de pruebas

Auto del Cierre del Proceso

En el Auto de Cierre del Proceso, el funcionario
competente puede:

1)

Cerrar y archivar el proceso porque evidenci en la

Indagacin Preliminar algunas de las causales de
cesacin de responsabilidad Administrativa o Fiscal o
Culpa Leve.

2)

Declarar la Responsabilidad Fiscal, en este auto se

ordenar el pago del deducible o del bien, para lo cual
se otorgar diez (10) das calendarios, contados a
partir de la notificacin del auto y en el evento de
negacin se ordenar el traslado a la Direccin de
Investigaciones Fiscales de la Contralora General de
la Repblica

Auto del Cierre del Proceso

3.

En el evento que identifique una falta disciplinaria

remitir el expediente a la Oficina de Control Interno
Disciplinario.

4.

En el evento que se identifique una conducta penal, se

remitir al Director Jurdico en la Direccin General o
a los funcionarios competentes en las Regionales y
Centros para que a travs de apoderado judicial se
presente el proceso penal correspondiente.

5.

Para la elaboracin todos los autos se citar el

documento que otorga la competencia al investigador,
los fundamentos de hecho y de derecho, se har un
anlisis de cada una de las pruebas allegadas o
decretadas.

Edicto

En el evento que no se pueda

notificar personalmente el Auto
de Cierre o la Declaracin de
Responsabilidad
Fiscal,
se
debe realizar por Edicto, el cual
se debe publicar en un sitio de
fcil divulgacin al pblico en la
sede del SENA.

Para tener en cuenta

1. En el evento que existan cmaras de
video, se debe divulgar mediante aviso u
otro medio que el funcionario, contratista
est siendo monitoreado por un circuito
cerrado de televisin, con el objeto de
blindar al SENA de una presunta
denuncia por una posible agresin el
derecho a la intimidad.
2. Es importante que a la empresa de
vigilancia se le entregue copia del
inventario, para que ellos respondan y no
evadan la responsabilidad frente a los
bienes.

Para tener en cuenta

En el evento de los hurtos deben informar

con carcter prioritario al SUPERVISOR DEL
CONTRATO DE VIGILANCIA, por parte del
SENA y ste deber informar al Coordinador
Operativo de la empresa de vigilancia, para
que alleguen los resultados de la
investigacin que realicen