Вы находитесь на странице: 1из 42

Unidad Tcnica de Control Externo

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA


UNIDAD TCNICA DE CONTROL EXTERNO

ESTRUCTURA
Y
MODELO DE INFORMES

Enero 2013

Estructura y Modelo de Informes

www.contraloria.cl

Unidad Tcnica de Control Externo

ESTRUCTURA Y MODELO DE INFORMES

Santiago, enero de 2013.

Con el fin de continuar estandarizando la Funcin de Auditora e


Investigaciones Especiales en las unidades de control externo de acuerdo a las directrices entregadas por el
Contralor General para el proyecto de Fortalecimiento de la Gestin por Resultados y los acuerdos obtenidos
en el encuentro de Contralores Regionales sobre la materia, se remite a continuacin el presente documento,
el cual contiene los aspectos formales y de fondo de los oficios e informes emitidos por la funcin de control
externo, as como, la estructura tipo para su confeccin.
El presente documento y sus guas son la primera fase de una
serie de cambios que se implementarn de manera paulatina, como resultado de la ejecucin del proyecto de
Fortalecimiento de la Gestin por Resultados.
El uso de este documento debe ser considerado por todas las
Divisiones y Contraloras Regionales de la Contralora General, en los informes de control externo, que se
despachen producto de la ejecucin de trabajos desde el ao 2013 en adelante.

Saluda atentamente a Ud.

Secretaria Ejecutiva
Unidad Tcnica de Control Externo

Estructura y Modelo de Informes

Unidad Tcnica de Control Externo

NDICE
I.

ASPECTOS FORMALES DE TODOS LOS DOCUMENTOS .................................................................. 4


Formato ........................................................................................................................................................... 4
Membrete ......................................................................................................................................................... 4
Portada del informe .......................................................................................................................................... 5
Numeracin de temas, ttulos o subttulos ....................................................................................................... 6
Ortografa y redaccin ..................................................................................................................................... 6

II.

ASPECTOS DE FONDO DE LA ELABORACIN DE INFORMES ......................................................... 7


Preinforme de observaciones .......................................................................................................................... 7
Informe final ................................................................................................................................................... 10

III.

OFICIOS ................................................................................................................................................. 14

Oficios de inicio de visita de auditora ............................................................................................................ 14


Oficios de remisin de informe final ............................................................................................................... 14
Oficios de remisin informe de investigacin especial ................................................................................... 15
ANEXOS PLANTILLAS.....17

Estructura y Modelo de Informes

Unidad Tcnica de Control Externo

I.

ASPECTOS FORMALES DE TODOS LOS DOCUMENTOS

En relacin a los aspectos formales que deben cumplir los informes y oficios relacionados con la funcin de
control externo, corresponder aplicar lo siguiente:
Formato
1.

Utilizar los mrgenes superior 2,04 e inferior 2,3.

2.

Utilizar los mrgenes izquierda 3,0 y derecha 2,3.

3.

Hoja ejecutivo 8,5x13 (u oficio CGR).

4.

Utilizar letra Arial, tamao 12.

5.

Numerar las pginas en letra Arial, tamao 12, centrado al pie, con excepcin de la primera pgina.

6.

Espaciado entre prrafos: en FORMATO PRRAFO - ESPACIADO - ajustar a 12 puntos en


ANTERIOR y 12 puntos en POSTERIOR y su INTERLINEADO debe ser MLTIPLE en 1,15.

7.

Justificar los prrafos.

8.

Los ttulos que componen el preinforme e informe final (antecedentes generales; objetivo;
metodologa; universo y muestra; resultado de la auditora; etc.) deben ir en maysculas y formato
negrita.

9.

Cuando se utilicen tablas se debern tener en cuenta los siguientes aspectos:

10.

Por regla general utilizar letra Arial, tamao 11.

Elaborar los ttulos sin abreviaciones, con mayscula, sin negrita, centrado y alineado al centro.

El texto debe estar centrado y alineado al centro, las cifras, se deben ubicar a la derecha y
alineado al centro.

La fuente de informacin debe citarse a continuacin de la lnea inferior de la tabla, sin espacios
con letra Arial, tamao 9.

Se sugiere que preinformes, informes finales e investigaciones especiales sean impresos en ambas
carillas.

Membrete
1.

En la primera lnea debe ir en letra Arial tamao 14, en maysculas y respetando el uso de acentos,
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

2.

En la segunda lnea debe consignarse en letra Arial tamao 11, en maysculas y respetando el uso
de acentos, la Divisin o Contralora Regional.

Estructura y Modelo de Informes

Unidad Tcnica de Control Externo

3.

En la tercera lnea debe incorporarse en la medida que exista la Subdivisin o Unidad y


posteriormente, en la cuarta lnea, el rea o comit, ambos en letra Arial tamao 11, en maysculas y
respetando el uso de acentos, a modo de ejemplo 1:

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA


DIVISIN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIN
SUBDIVISIN DE AUDITORA
COMIT DE OBRAS PBLICAS

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA


DIVISIN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA
REA DE EDUCACIN

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA


DIVISIN DE MUNICIPALIDADES
REA DE AUDITORA 1

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA


CONTRALORA REGIONAL DE LOS ROS
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

Portada del Informe


1.

Se debe utilizar la portada definida para cada tipo de informe, tal como se presenta en el Anexo N 1.

2.

La especificacin de Divisin y rea: debe ir en el costado superior derecho, en color negro,


mayscula, formato negrita y letra Arial tamao 12. A modo de ejemplo:
DIVISIN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA
REA DE AUDITORAS ESPECIALES

3.

El nombre del servicio debe ir en color negro, letra Arial tamao 26, minscula y formato negrita,
dejando la primera letra de cada palabra con mayscula, por ejemplo:

Municipalidad de Santiago
4.

El nmero y fecha de informe deben ir en color negro, letra Arial tamao 16 y formato negrita. A modo
de ejemplo:

Nmero de Informe: 12/2012


7 de mayo de 2012

El marco en color naranjo es slo para efectos de diseo de este manual.

Estructura y Modelo de Informes

Unidad Tcnica de Control Externo

Numeracin de temas, ttulos o subttulos


1.

Nmeros Romanos: se utilizan para identificar grandes captulos, que involucran una serie de datos e
informaciones sobre un tema en especial.

2.

Nmeros arbigos: permiten identificar ttulos. Si hay que trabajar subttulos, se puede utilizar hasta
dos (2) decimales, ej: 1.1.2.

3.

Letras: se utilizan para listar elementos (en minscula y con parntesis al final).

Ortografa y redaccin
1.

La sangra para cualquier prrafo deber comenzar en 7,5 cm.

2.

Poner especial atencin en la ortografa. Evitar el uso indiscriminado de comas (,).

3.

Las maysculas se deben tildar siempre, salvo en el caso de las siglas.

4.

Las fechas se citan completas, teniendo en cuenta que los meses van en minsculas y que no se
debe consignar el 0 para los das que cuenten con slo un digito (ej.: 1 de marzo de 2009).

5.

No usar la frase en primer lugar, cuando slo exista un tema a tratar.

6.

Utilizar sinnimos para evitar repetir una palabra en el mismo prrafo o en prrafos cercanos.

7.

No utilizar la palabra cancelar para referirse a los pagos, ya que no son sinnimos.

8.

La redaccin de todo informe debe ser siempre en TERCERA PERSONA. No utilizar frases como:
nos entregaron, no recibimos, nos constituimos, etc.

9.

Al efectuar citas textuales deben ponerse comillas () y copiar el texto en original. En caso que la
frase copiada comience con minscula, la cita en comillas debe iniciarse con tres puntos suspensivos
(). Lo mismo ocurre si el trmino de la frase no coincide con un punto.

10.

Uniformar siglas, fechas, normativa y sus abreviaciones.

11.

Cuando se cita por primera vez una sigla, debe aparecer entre comas (ej.: Secretara Regional
Ministerial, SEREMI, ), y cuando se vuelve a repetir en el mismo documento, slo se menciona la
abreviacin (SEREMI).

12.

No utilizar adjetivos que impliquen opiniones (ej.: slo se ejecut el 10%...; se advirti una carencia
absoluta de controles).

13.

Respecto a la mencin de normativas legales y reglamentarias (leyes, decretos, decretos leyes,


dictmenes, etc.), ver Anexo N2.

14.

Utilizar maysculas en la primera letra slo para nombres propios.

15.

Utilizar siempre maysculas para las siglas.

Estructura y Modelo de Informes

Unidad Tcnica de Control Externo

II.

ASPECTOS DE FONDO DE LA ELABORACIN DE INFORMES

Preinforme de Observaciones (Ver anexo N 3)


1.

En la parte superior izquierda, se deber incorporar el tipo y nmero de programa, especificando el


nmero interno de cada UCE 2. En la parte superior derecha, en maysculas, se deber indicar el tipo
de informe, seguido del nmero del preinforme y ao, materia o macroproceso revisado en la
fiscalizacin y nombre de la institucin auditada.

2.

Los preinformes son siempre reservados y dirigidos al jefe de la entidad auditada por lo tanto en el
costado izquierdo de la parte inferior del documento, el preinforme de observaciones deber ser
dirigido a la jefatura superior de la institucin auditada, en maysculas especificando su nombre y
cargo, seguido de la palabra PRESENTE.

3.

Antecedentes generales: En el primer prrafo se indicar el marco normativo aplicable a las auditoras
efectuadas por Contralora General. Adems, se establecer el macroproceso o la materia a revisar y
deber especificar al equipo de auditora que particip en la fiscalizacin. En un segundo prrafo se
incluir una breve resea que describa la entidad fiscalizada.

4.

Objetivo: Su contenido debe estar enfocado a establecer el enunciado global de lo que se pretende
conseguir en el trabajo a realizar. El objetivo debe detallar la finalidad de la auditora, en cuanto a sus
expectativas ms amplias, respondiendo las interrogantes: Qu?, Dnde? y Para qu? Adems
de incluir el periodo a fiscalizar. Para mayores antecedentes, dirigirse a la Gua Prctica para la
Construccin de Muestras.

5.

Metodologa: Se deber hacer alusin a la metodologa de auditora de Contralora General y los


procedimientos de control aprobados mediante las resoluciones N 1.485 y 1.486, de 1996 de esta
Entidad de Control.

6.

Universo y muestra: El ttulo deber ir en maysculas y formato negrita. Deber ser coincidente con
los objetivos del plan de auditora, precisando el tamao del universo y la muestra seleccionada por
registro o unidad monetaria, en concordancia a los parmetros definidos por el tipo de muestreo a
aplicar.
Para el caso del universo 3 se debe tener presente:

Debe estar alineado con el objetivo y la materia de la auditora.

Se deber tener especial cuidado en la unidad bsica de control, es decir, unidades monetarias,
procesos, obras fsicas, etc.

Se deber explicitar el mtodo de muestreo utilizado y los parmetros de estimacin muestral


utilizados.

Se debe tener en consideracin que del anlisis del universo se pueden determinar partidas
adicionales, las cuales corresponden a elementos seleccionados discrecionalmente y sin ningn
respaldo estadstico, sino con la direccionalidad que el equipo de auditora le otorga. Estas

En caso de ser aplicable.


La CGR utiliza el concepto de universo en sus informes, lo cual es denominado en estadstica como poblacin. Lo anterior dado que en la
auditora los objetivos son fijados para acotar el espacio de fiscalizacin.

2
3

Estructura y Modelo de Informes

Unidad Tcnica de Control Externo

partidas deben estar debidamente fundamentadas y ser aprobadas por el Ejecutivo de


Auditora.

Cuando se revise ms de una materia y se obtengan distintos universos y muestras, debe


representarse a travs de un cuadro, tal como se expone a continuacin:
UNIVERSO

MATERIA
ESPECIFICA

Ingresos
Patentes

100.000.000

5.000

MUESTRA
ESTADSTICA
$
#

30.000.000

120

PARTIDAS
ADICIONALES
$
#

30.000.000

30

TOTAL
EXAMINADO
$

60.000.000

Se debe tener en consideracin que existen casos en que el universo puede corresponder a partidas
de carcter no monetario, las cuales pueden apuntar a:

Cumplimiento de normas de funcionamiento.

Cumplimiento de normativa.

Nmero de fiscalizaciones realizadas, entre otras.

En estos casos se deber identificar claramente los procesos o actividades que se fiscalizarn.
Para el caso de la muestra, se debe tener presente:

Para las validaciones en terreno, si es necesario, puede ser utilizada una submuestra, obtenida
a partir de la muestra, para lo cual, se debe emplear el mismo tipo de procedimiento. Para
mayores detalles, consultar la Gua Prctica para la Construccin de Muestras.

Frente a la imposibilidad de analizar uno o varios elementos seleccionados en una muestra, se


debe aplicar un reemplazo, utilizando el mismo procedimiento que determin la muestra. En
este sentido, los equipos de auditora deben tener presente que en aquellos casos en que
excepcionalmente no se ejecute el procedimiento acorde a la gua, la muestra pierde su
representatividad, situacin que vulnera los lineamientos definidos para las auditoras de
Contralora General, por lo que su aplicacin deber ser autorizada por el Ejecutivo de
Auditora.

7.

A continuacin de la muestra, se debe agregar la fecha en que fue dispuesta la informacin por parte
de la unidad del servicio fiscalizado a la que fue solicitada. Cabe sealar, que esta informacin es
importante en el caso de originar un reparo.

8.

Resultado de la auditora:

Aspectos de control interno: Se deber detallar de forma clara y precisa los aspectos
detectados de control interno, sobre la materia especfica auditada.

Examen de cuentas: En este acpite del documento (opcional) se deber incluir todas aquellas
observaciones que se ajusten a la normativa de Contralora General, segn lo definido en los
artculos 95 y siguientes de la ley N 10.336.

Estructura y Modelo de Informes

Unidad Tcnica de Control Externo

9.

Examen de la materia auditada: En este acpite (opcional) se deber incluir todas aquellas
observaciones relacionadas con el macroproceso y la materia especfica revisada, debindose
excluir todas aquellas observaciones que se desprendan del acpite de examen de cuentas.

Otras observaciones: En este acpite (opcional), se deber incluir todas aqullas observaciones
que se encuentren fuera de los puntos anteriores y que dieron como resultado hallazgos en la
fiscalizacin, los cuales no tienen relacin con la materia auditada, esto slo en casos
particulares que amerite dicha inclusin en el informe.

Cada observacin deber redactarse en forma narrativa teniendo en cuenta para su presentacin los
siguientes aspectos:

En la descripcin general de la debilidad detectada, la observacin debe contener como


mnimo, la descripcin de la situacin irregular o deficiencia detectada e incorporar
explcitamente, la normativa, principio o procedimiento vulnerado.

Cada observacin debe ser descrita de manera independiente, no debiendo incluir ms de un


hallazgo en un mismo prrafo.

Se deber evitar la descripcin en detalle de las pruebas de auditora realizadas, salvo en


aquellos casos que, por su gravedad sea recomendable citarlas de manera ms amplia.

La redaccin debe permitir que cualquier persona que desconozca los pormenores de la
fiscalizacin, pueda entender lo que se observa. De este modo cuando sea necesario, se
debern explicar o contextualizar las observaciones formuladas.

Se recomienda redactar las observaciones en sentido negativo. Por ejemplo, "Se comprob que
de los 10 beneficiarios 6 no cumplieron los requisitos, en vez de "Se comprob que de los 10
beneficiarios slo 4 cumplieron los requisitos".

Se sugiere, usar los conectores: "Al respecto, se comprob que... ", "Sobre el particular, se
verific que el Servicio no ha.....", etc.

Por regla general, debern detallarse las observaciones siguiendo un orden lgico derivado de
su nivel de complejidad, comenzando por aqullas consideradas como ms complejas y
finalizando con las observaciones de carcter leve.

10.

Los preinformes no son conclusivos, de modo que nunca llevan un captulo o ttulo denominado
conclusiones.

11.

En el preinforme no procede indicar medidas a adoptar por la entidad fiscalizada.

12.

No podr contener observaciones referidas a los aspectos de mrito o conveniencia de las decisiones
polticas o administrativas de la entidad, segn lo establece el artculo 21, letra b), de la ley N 10.336.

13.

Por regla general no se debe dejar constancia de las fechas de tramitacin (constitucin de la visita,
otros), salvo en el caso de la fecha de entrega de informacin y antecedentes proporcionados por la
entidad.

14.

Se debe evitar el uso de tablas extensas (superiores al 50% de la pgina) en el cuerpo del preinforme
ya que dificulta la lectura, por lo cual deben ser presentadas como anexos.

Estructura y Modelo de Informes

Unidad Tcnica de Control Externo

15.

Las tablas no deben llevar sombreado, ya que al momento de digitalizar el archivo se dificulta su
lectura.

16.

En cuanto a los anexos, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Su funcin es clarificar o detallar aspectos especficos de una observacin. En ningn caso se


debe incorporar documentacin completa (contratos, bases, normativa, declaraciones, etc.) ya
que sta se debe mantener en el expediente de la visita.

Deben numerarse de acuerdo al orden que tengan en el documento y citarse en consecuencia,


los que pueden contener tablas, fotografas y cuadros resmenes si as se estima necesario. A
modo de ejemplo, podrn estar referidos, entre otros aspectos, a los fundamentos de los
descargos presentados por las personas comprendidas en los hechos observados, a los
informes tcnicos y legales, segn la naturaleza de los hallazgos, a los estados financieros
consolidados, en caso de no haber sido auditados.

Cuando el anexo comprenda informacin aportada por la entidad fiscalizada, se debe siempre
citar la fuente.

Si el preinforme cuenta con slo un anexo, no debe llevar nmero.

17.

El proyecto de preinforme realizado por el equipo de auditora, fiscalizadores y supervisor, debe ser
entregado para la revisin del Ejecutivo de Auditora, cumpliendo con todos los parmetros de forma y
fondo aqu enunciados.

18.

Cada hoja del preinforme debe ser visado en la esquina inferior izquierda por el Ejecutivo de Auditora
y Jefe o Subjefe de Divisin o Contralor Regional, segn corresponda.

19.

El preinforme, debe ser firmado y timbrado en la ltima hoja por el Ejecutivo de Auditora.

20.

Por regla general y dependiendo de la magnitud del preinforme, se otorgarn 10 das hbiles para la
respuesta. En caso de solicitarse ampliacin del plazo, se evaluar de acuerdo al artculo 26 de la ley
N19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los
rganos de la Administracin del Estado, siempre que ella haya sido solicitada estando vigente el
trmino original, sin perjuicio de poder otorgar plazos superiores de acuerdo a la extensin de la
auditora efectuada o la cantidad de entidades respecto de los cuales se haya solicitado respuesta,
entre otros.

Informe Final (Ver anexo N 4)

1.

El informe final debe contener la misma informacin sealada en el preinforme en cuanto a


antecedentes generales, objetivo, metodologa, universo, muestra y resultado del examen.

2.

Al final del apartado de los antecedentes generales, se deber agregar un prrafo referido al envo del
preinforme de observaciones, indicando fecha y nmero de oficio de salida, si se dio respuesta 4
sealando el nmero de oficio de respuesta y la fecha de emisin. En caso de no haber recibido

En caso de haberse otorgado un plazo adicional a la entidad para responder el preinforme debe ser indicado en este prrafo.

Estructura y Modelo de Informes

10

Unidad Tcnica de Control Externo

respuesta indicar que se mantienen ntegramente las observaciones formuladas, dejando constancia
del vencimiento del plazo para informar.
3.

El informe final debe conservar el mismo nmero del preinforme.

4.

Estructura de las observaciones:

Incluir las observaciones originales de acuerdo al orden establecido en el preinforme.

Indicar brevemente los descargos del ente fiscalizado, sin omitir argumentos de la respuesta.

Una vez analizados los antecedentes, concluir si se mantiene, subsana o levanta la observacin
trabajada, quedando debidamente fundada a continuacin de la respuesta del servicio. Al
respecto, las observaciones slo sern subsanadas, si el servicio remedia completamente lo
objetado acreditando las acciones emprendidas. Por su parte, slo se levantarn aquellas
observaciones en que la entidad aporte nuevos antecedentes que no se tuvieron a la vista en la
fiscalizacin.

IMPORTANTE: Las observaciones del informe debern contener la documentacin de respaldo que
avale la decisin de levantar, subsanar o mantener el hallazgo. Estos documentos deben quedar
debidamente respaldados en el expediente que mantiene el equipo de auditora.

5.

Para cada observacin que se mantiene se deber indicar una conclusin 5 clara y precisa, en el
acpite final del informe, que especifique las medidas a adoptar por la entidad fiscalizada y el plazo
definido para ello, de hasta 60 das hbiles a contar de la recepcin del informe por parte de la
entidad auditada. stas debern ser ordenadas de acuerdo al nivel de importancia (en forma
descendente).

6.

A continuacin de las conclusiones, se deber incluir un prrafo que aluda a la remisin del Informe
de Estado de Observaciones, el cual corresponde a un documento que sistematiza la respuesta de la
entidad auditada respecto a las observaciones que se mantienen en el informe final y que sirve de
insumo para el proceso de seguimiento. ste documento se debe adjuntar en el ltimo anexo
solicitando a la entidad remitir la informacin dentro de los plazos indicados en el informe final. Ver
detalle en anexo N 9.

7.

No debe incluirse como anexo el preinforme de observaciones, ni tampoco la respuesta de la entidad


fiscalizada, ya que, esta informacin se encuentra en el expediente que mantiene el equipo de
auditora.

8.

El proyecto de informe final, realizado por el equipo de auditora, fiscalizadores y supervisor, debe ser
entregado para la revisin del Ejecutivo de Auditora, cumpliendo con todos los parmetros de forma y
fondo aqu enunciados.

9.

El informe debe ser visado en cada hoja en la esquina inferior izquierda por el Ejecutivo de Auditora y
el Jefe o Subjefe de Divisin o Contralor Regional, segn corresponda.

10.

El informe final, debe ser firmado y timbrado en la ltima hoja por el Jefe o Subjefe de Divisin o
Ejecutivo de Auditora, en el caso de las Contraloras Regionales.

Es posible agrupar dos o ms observaciones en una conclusin.

Estructura y Modelo de Informes

11

Unidad Tcnica de Control Externo

11.

El informe final debe ser dirigido al Contralor General de la Repblica o al Contralor Regional segn
corresponda.

IMPORTANTE: El informe final no podr contener observaciones referidas a los aspectos de mrito o
conveniencia de las decisiones polticas o administrativas de la entidad, segn el artculo 21, letra b), de la ley
N 10.336.

Informe de Investigacin Especial


Se debe considerar lo sealado en la Orden de Servicio N 88, de 2012, que establece instrucciones sobre
productos de la funcin de auditora, en especial, lo siguiente:
1.

El objetivo de una INVE, - consignado como antecedentes en el modelo de informe INVE-, lo


constituye el o los hechos denunciados, cuyo anlisis se realizar en base a los aspectos indicados
por el recurrente.

2.

Los ttulos que se incluyan en el acpite anlisis debern guardar directa relacin con los hechos
denunciados, los cuales debern dilucidarse en la investigacin, Igualmente, en las conclusiones, se
indicar el resultado de la investigacin para cada uno de los hechos denunciados.

3.

Para su ejecucin, se deber utilizar la Metodologa de Investigaciones Especiales definida en SICA.


Los antecedentes recopilados durante la investigacin, debern quedar registrados en la
correspondiente carpeta de trabajo.

4.

Por las caractersticas de especificidad de las INVE, por regla general, no existirn los conceptos de
universo y muestra.

5.

Deber emitirse un preinforme en todas aquellas investigaciones especiales en que se hayan


verificado observaciones que ameriten recabar una respuesta de la entidad visitada, de manera previa
a emitir un pronunciamiento definitivo. En los restantes casos, se emitir solo un informe de
investigacin especial, con esa denominacin, sin utilizar la expresin final.

6.

Los reparos que puedan surgir a partir de una investigacin especial deben fundarse en un examen
de cuentas o un sumario. Para el primer caso, se debe incluir el acpite de examen de cuentas, en
el cuerpo del informe y preinforme, cuando proceda, as como hacer expresa mencin de su
realizacin en el acpite metodologa. Para el segundo caso, se debe ordenar la instruccin de
sumario.

7.

En caso de existir preinforme, este debe ser notificado reservadamente al respectivo jefe de la entidad
fiscalizada, pudiendo otorgrsele hasta 10 das hbiles para la respuesta. En caso de solicitarse
ampliacin del plazo, se evaluar de acuerdo al artculo 26 de la ley N19.880, que Establece Bases
de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los rganos de la Administracin del
Estado, siempre que ella haya sido solicitada estando vigente el trmino original. En caso de no existir
respuesta dentro del plazo establecido, podr prescindirse de ella para la emisin del correspondiente
informe.

8.

Una vez recibida la respuesta, el informe deber ser despachado dentro de un plazo mximo de 20
das hbiles.

Estructura y Modelo de Informes

12

Unidad Tcnica de Control Externo

9.

Todas las pginas del informe, debern ser visadas por el Jefe o Subjefe de Divisin, segn la
distribucin interna del trabajo en la respectiva Divisin, y en el caso de las regiones, por el Contralor
Regional.

10.

Tanto aquellas INVEs consideradas de alto impacto, como las de origen parlamentario, debern
remitirse al Gabinete del Contralor General para su revisin.

11.

El resultado de la investigacin practicada, contenida en el informe pertinente, ser notificado a:

12.

Parlamentarios y/o ministros de Estado, a travs del Contralor General, para cuyos efectos las
Divisiones y Contraloras Regionales debern enviar el informe con el oficio remisor correspondiente
al Gabinete, en cuya parte superior deber figurar la denominacin Contralora General de la
Repblica y luego la denominacin "Gabinete del Contralor General". Se debe acompaar un
ejemplar para cada oficio en que se seale que se remite el informe.
Servicios nacionales y/o particulares en el nivel central, a travs del Jefe de Gabinete, para
INVEs originadas en regiones.
Servicios nacionales y/o particulares en el nivel central, a travs de la Divisin respectiva, para
INVEs originadas en nivel central.
Servicios regionales y/o particulares a travs de la Contralora Regional.

13.

El ejemplar final de una INVE, deber identificarse como Informe de Investigacin Especial. La
existencia de preinforme no cambia la naturaleza jurdica del producto, por lo que no corresponde a
una auditoria.

14.

Los informes de INVE, de cada unidad de control externo, debern llevar una numeracin correlativa
propia e independiente de la de los informes de auditora.

15.

Los informes de INVE debern ser publicados en la pgina web institucional, de acuerdo a las
instrucciones vigentes.

16.

A continuacin de las conclusiones, se deber incluir un prrafo que aluda a la remisin del Informe
de Estado de Observaciones, el cual corresponde a un documento que sistematiza la respuesta de la
entidad auditada respecto a las observaciones que se mantienen en el informe y que sirve de insumo
para el proceso de seguimiento. ste documento se debe adjuntar en el ltimo anexo solicitando a la
entidad remitir la informacin dentro de los plazos indicados en el informe final. Ver detalle en anexo
N 9.

Estructura y Modelo de Informes

13

Unidad Tcnica de Control Externo

III.

OFICIOS

Oficios de inicio de visita de auditora (Ver anexo N 5 y 6)


1.

El membrete debe ceirse a lo establecido en acpite I del presente documento.

2.

El encabezado al lado izquierdo, debe incluir el tipo de programa (PMET, PNAC, AIA, etc.), el N de
programa y el N interno de cada divisin o Contralora Regional.

3.

El encabezado al lado derecho del oficio debe ser siempre, COMUNICA INICIO DE AUDITORA/
COMUNICA INICIO DE AUDITORA DE SEGUIMIENTO/COMUNICA INICIO DE INVESTIGACIN
ESPECIAL.

4.

Se debe agregar ciudad y fecha.

5.

Los prrafos a incluir en el oficio, se detallan en anexos N 5 y 6.

6.

El texto del oficio debe ser en letra Arial, tamao 12.

7.

A modo de ejemplo, se incluye en la plantilla un anexo de solicitud de antecedentes, el cual deber


ser incluido en la medida que sea necesario.

8.

El oficio va dirigido al jefe de servicio, alcalde o a la alta administracin de la entidad de que se trate.
Tambin debe ir una copia del oficio dirigida al jefe de la unidad de control interno de la entidad.

9.

La individualizacin del destinatario debe ser en mayscula, identificando el cargo de la autoridad,


entidad y la palabra PRESENTE.

10.

El oficio no debe incluir las inciales de quien lo realiza.

11.

El oficio debe ser firmado por el Jefe/Subjefe de Divisin o Contralor Regional.

Oficios de remisin de informe final (Ver Anexo N 7)

1.

El membrete debe ceirse a lo establecido en acpite I del presente documento.

2.

El encabezado al lado izquierdo, debe incluir el tipo de programa (PMET, PNAC, AIA, etc.), el N de
programa y el N interno de cada divisin o Contralora Regional.

3.

El encabezado al lado derecho del oficio debe indicar, REMITE QUE INDICA, segn el tipo de
informe de que se trate.

4.

Se debe agregar ciudad y fecha.

5.

El texto del oficio debe ser en letra Arial, tamao 12.

6.

Los oficios van dirigidos 6 en general a la alta administracin del servicio (jefes de servicio, alcaldes o
directores), jefes de unidades de control interno y en el caso de los municipios al secretario municipal.

Se debe agregar al auditor Ministerial cuando sea aplicable.

Estructura y Modelo de Informes

14

Unidad Tcnica de Control Externo

Cuando el destinatario sea el jefe del servicio, alcalde, o algn cargo de la alta administracin
de la entidad, el oficio contendr dos prrafos establecidos, el cual incorporar la necesidad de
que el servicio tome medidas tendientes a subsanar las observaciones.

Para el resto de los destinatarios corresponder un oficio tipo establecido.

En el caso de los municipios, el oficio de remisin de informe al secretario municipal tambin


tendr un formato tipo establecido.

7.

Los informes finales deben remitir oficio a la Unidad de Seguimiento de la respectiva Divisin o
Contralora Regional y adems a la Unidad de Sumarios de la Fiscala, en caso de instruir un
procedimiento disciplinario.

8.

La individualizacin del destinatario debe ser en mayscula, identificando el cargo de la autoridad,


entidad y la palabra PRESENTE.

9.

El oficio no debe incluir las inciales de quien lo realiza.

10.

Los oficios deben ser firmados por el Jefe/Subjefe de Divisin o Contralor Regional, segn
corresponda.

11.

Para aquellas materias de relevancia y que sern remitidas a parlamentarios y/o ministros de Estado,
el oficio debe ser firmado por el Contralor General.

Oficios de remisin informe de investigacin especial (Ver Anexo N 8)


1.

El membrete debe ceirse a lo establecido en acpite I.

2.

El encabezado al lado izquierdo, debe incluir N interno de cada divisin o Contralora Regional y el
nmero de referencia si aplica.

3.

El encabezado al lado derecho del oficio debe sealar, REMITE INFORME DE INVESTIGACIN
ESPECIAL QUE INDICA.

4.

Se debe agregar ciudad y fecha.

5.

El texto del oficio debe ser en letra Arial, tamao 12.

6.

Los oficios deben ir dirigidos a quien denuncia el hecho en la CGR. Adicionalmente se deben emitir
oficios al jefe del servicio, jefe de la unidad de control interno, y al Ministro correspondiente, adems
para el caso de las municipalidades se debe enviar al secretario municipal.

Cuando el destinatario sea el jefe del servicio, el oficio contendr dos prrafos establecidos, el
cual incorporar la necesidad de que el servicio tome medidas tendientes a subsanar las
observaciones.

Para el resto de los destinatarios corresponder un oficio tipo establecido (recurrente, jefe de la
unidad de control interno, ministro, etc.).

Estructura y Modelo de Informes

15

Unidad Tcnica de Control Externo

En el caso de los municipios, el oficio de remisin de informe al secretario municipal tambin


tendr un formato tipo establecido.

7.

La individualizacin del destinatario debe ser en mayscula, identificando el cargo de la autoridad,


entidad y la palabra PRESENTE.

8.

El oficio no debe incluir las inciales de quien lo realiza.

Estructura y Modelo de Informes

16

Unidad Tcnica de Control Externo

ANEXOS PLANTILLAS
1.

Portadas de informes emitidos por Contralora General.

2.

Aspectos a considerar en la cita de normas legales y reglamentarias.

3.

Preinforme de observaciones.

4.

Informe final.

5.

Oficio de inicio de visita de auditora.

6.

Oficio de inicio de investigacin especial.

7.

Oficios remisin informe final.

8.

Oficios de remisin de investigacin especial.

9.

Estado de Observaciones de Informe Final.

Estructura y Modelo de Informes

17

Unidad Tcnica de Control Externo

ANEXO N 1

Estructura y Modelo de Informes

18

Unidad Tcnica de Control Externo

Estructura y Modelo de Informes

19

Unidad Tcnica de Control Externo

Estructura y Modelo de Informes

20

Unidad Tcnica de Control Externo

ANEXO N 2
Palabra origen

Decreto, decreto con


fuerza de ley y decreto
ley

Regla
Se escribe con minscula, acompaado de N y ao de promulgacin (no
publicacin). En el caso de los decretos y decretos con fuerza de ley, debe indicarse,
tambin, el ministerio de origen. Ejemplo: decreto con fuerza de ley N 29, de 2004,
del Ministerio de Hacienda.
Los Ministerios se deben individualizar por su nombre completo. Ejemplo: Ministerio
del Interior y Seguridad Pblica, evitando expresiones coloquiales como de Interior
u otra similar.
Cuando va acompaada de la cifra, se escribe con minscula. Cuando la cifra es
superior a 999, se incluye el punto . que separa los miles. Ejemplo: ley N 18.575.

Ley

El nombre de la ley siempre debe anotarse con mayscula, y si se cita a


continuacin del nmero, debe separarse por una coma ,. Ejemplo: Ley Orgnica
Constitucional de Bases Generales de la Administracin del Estado; ley N 18.575,
Orgnica Constitucional de Bases Generales de la Administracin del Estado.
Basta individualizar la norma mediante su nmero y nombre completo slo la primera
vez que se cita, en especial, cuando se trata de normas cuyo nombre es extenso,
como ocurre, por ejemplo, con la ley N 18.575.

Dictamen

Se cita con minscula, acompaado de N, ao e indicando que ha emanado de la


Contralora General u otra expresin anloga. Cuando la cifra es superior a 999, se
incluye el punto . que separa los miles. Si se cita ms de un dictamen, deben
ordenarse desde el ms antiguo al ms nuevo y separarse con comas,. Ejemplo:
dictamen N 40.421, de 2011, de esta Contralora General; dictmenes Ns. 39.453
y 75.078, ambos de 2010, y 35.738, de 2011, todos de este Organismo de Control.
Igualmente, en aquellos casos en que se aluda de manera ilustrativa a dictmenes
emitidos por otras entidades, debe sealarse este hecho. Ejemplo: criterio que,
por lo dems, es concordante con lo expresado en el dictamen N XXX, de 2011, de
la Direccin del Trabajo

Artculo

Se escribe con minscula y se acompaa de hasta el 9 y del nmero o nombre de


la norma a que pertenece, sin el uso de coma,. Si tiene letras o numerales stos se
citan, entre comas,, despus del artculo y antes de la norma. Ejemplo: artculo 8
de la Ley Orgnica Constitucional de Bases Generales de la Administracin del
Estado; artculo 41, letra a), de la ley N 18.575.

Senado, Cmara de
Diputados, Senador,
Diputado

Se referirn sin H. ni Honorable y van siempre con mayscula. Ejemplo: Senado;


Cmara de Diputados.

rganos de la
Administracin del
Estado o autoridades

Cuando se haga referencia a uno de ellos en particular, sin su respectivo nombre, se


har con minscula, pero cuando ste se indique, se har con mayscula. Ejemplo:
Realizado por el citado ministerio, efectuada en el Ministerio de Educacin.
Fuente: Gua Prctica para la Elaboracin de Dictmenes, 2011.

Estructura y Modelo de Informes

21

Unidad Tcnica de Control Externo

ANEXO N 3
TIPO DE PROGRAMA Y N.
N...(N Interno cada UCE)

PREINFORME DE OBSERVACIONES N DE (ao),


SOBRE AUDITORA A LA MATERIA DE , EN
(entidad).
__________________________________________________

CIUDAD,

Se remite a esa Entidad para su conocimiento y fines pertinentes,


el preinforme de observaciones del rubro, que contiene los resultados de la fiscalizacin efectuada.
En relacin con las observaciones formuladas, corresponde que
esa Entidad, emita un informe respuesta a esta Contralora General/Regional, dentro de un plazo de 10 das,
contados desde la recepcin del presente documento.
Se hace presente que, por tratarse de un preinforme, su
contenido tiene el carcter de reservado, tanto para este Organismo de Control, como para los funcionarios
que deban preparar su respuesta, correspondiendo que se adopten los debidos resguardos.

ANTECEDENTES GENERALES
(Aplica examen de cuentas) En cumplimiento del plan anual de
fiscalizacin de esta Contralora General para el ao 201., y en conformidad con lo establecido en el artculo
95 y siguientes de la ley N 10.336, Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica, y el
artculo 54 del decreto ley 1.263, de 1975, Orgnica de Administracin Financiera del Estado, del Ministerio de
Hacienda, se efectu una auditora a la materia o macroproceso de, en (entidad). El equipo que
ejecut la fiscalizacin fue integrado por el Sr. (a), Sr. (a) y Sr. (a), auditor(es) y supervisor(es)
respectivamente.
(No aplica examen de cuentas) En cumplimiento del plan anual de
fiscalizacin de esta Contralora General para el ao 201, y en conformidad con lo establecido en la ley N
10.336, Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica, y el artculo 54 del decreto ley
1.263, de 1975, Orgnica de Administracin Financiera del Estado, del Ministerio de Hacienda, se efectu una
auditora a la materia o macroproceso de , en(entidad). El equipo que ejecut la fiscalizacin fue
integrado por el Sr. (a), Sr. (a) y Sr. (a), auditor(es) y supervisor(es) respectivamente.

AL SEOR / A LA SEORA/ITA
JEFE DE SERVICIO / ALCALDE / ALTA ADMINISTRACIN
ENTIDAD
PRESENTE

Estructura y Modelo de Informes

22

Unidad Tcnica de Control Externo

Nota: Para el caso de empresas, el prrafo debe ser el siguiente:


En cumplimiento del plan anual de fiscalizacin de esta
Contralora General para el ao 201., y en conformidad con lo establecido en el artculo 16 (empresas
pblicas), artculo 16 inciso 2 (otras empresas) de la ley N 10.336, Organizacin y Atribuciones de la
Contralora General de la Repblica, y el artculo 29 y 44 del decreto ley 1.263, de 1975, Ley Orgnica de
Administracin Financiera del Estado, del Ministerio de Hacienda, se efectu una auditora al macroproceso de
(identificar tipo), en(entidad). El equipo que ejecut la fiscalizacin fue integrado por el Sr. (a).,
Sr. (a) y Sr. (a), auditor(es) y supervisor(es) respectivamente.
Incorporar breve descripcin de la entidad, a modo de ejemplo:
La Municipalidad de Cerro Navia es una corporacin autnoma de
derecho pblico, con personalidad jurdica y patrimonio propio, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de
la comunidad local y asegurar su participacin en el progreso econmico, social y cultural de la comuna, segn
dispone el artculo 1 de la ley N 18.695.

OBJETIVO
La fiscalizacin tuvo por objeto practicar una auditora a
(materia especfica y acotada que se revisa), durante el periodo comprendido entre y (da/mes/ao)
en (entidad auditada).
La finalidad de la revisin fue determinar si las transacciones
cumplen con las disposiciones legales y reglamentarias, se encuentran debidamente documentadas, sus
clculos son exactos y estn adecuadamente registradas. Todo lo anterior, en concordancia con la Ley de
Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica.

METODOLOGA
El examen se practic de acuerdo con la Metodologa de
Auditora de este Organismo Superior de Control y los procedimientos de control aprobados mediante
resoluciones Nos 1.485 y 1.486, de 1996, considerando resultados de evaluaciones de control interno respecto
de las materias examinadas, determinndose la realizacin de pruebas de auditora en la medida que se
estimaron necesarias. Asimismo, se practic un examen de las cuentas de relacionadas con la materia en
revisin 7.

UNIVERSO Y MUESTRA
De acuerdo con los antecedentes proporcionados por la entidad fiscalizada al (fecha de la auditora), el
monto de (ingresos, gastos, transferencias, etc.), (agregar la descripcin de criterios de focalizacin)
asciende a un total de $.......
7

Se debe hacer mencin expresa a la ejecucin del examen de cuentas, cuando proceda.

Estructura y Modelo de Informes

23

Unidad Tcnica de Control Externo

Las materias/partidas sujetas a examen se determinaron


mediante un muestreo...... (indicar tipo de muestreo), con un nivel de confianza del......% y una tasa de error
de......%, parmetros estadsticos aprobados por esta Entidad Fiscalizadora, cuya muestra asciende a $......, lo
que equivale al......% del universo antes identificado.
Adicionalmente, se analizaron partidas no incluidas en la muestra
estadstica, ascendentes a $......, las cuales representan un......% del universo antes sealado. (opcional)
El total examinado, muestra estadstica y partidas adicionales,
asciende a $......, lo que equivale a un......% del total del universo.
MATERIA
ESPECFICA

Ingresos
Patentes

MUESTRA
ESTADSTICA
$
#

UNIVERSO
$

100.000.000

5.000

30.000.000

120

PARTIDAS
ADICIONALES
$
#

30.000.000

30

TOTAL
EXAMINADO
$

60.000.000

Para el caso de verificaciones en terreno se obtuvo una


submuestra a partir de la muestra anterior, la que asciende a $......, lo que equivale a un......% del total de la
muestra. (opcional).
La informacin utilizada, fue proporcionada por la...... (unidad a la
que se solicit la informacin) y fue puesta a disposicin de esta Contralora con fecha
Ejemplo universo no monetario:
De acuerdo con los antecedentes recopilados, al...... (fecha de la
auditora), la cantidad de (contratos, expedientes, etc.), asciende a un total de #......registros.
El examen se efectu mediante un muestreo por registro, con un
nivel de confianza del......%, una tasa de error de......% y precisin de......%, parmetros estadsticos
aprobados por esta Entidad Fiscalizadora, cuya muestra examinada asciende a registros, lo que equivale
al% del universo antes identificado.
Para el caso de verificaciones en terreno se obtuvo una
submuestra a partir de la muestra anterior, la que asciende a registros, lo que equivale a un% del
total de la muestra.
Adicionalmente, tambin se analizaron partidas no incluidas en la
muestra estadstica ascendentes a #...... registros, las cuales representan un% del universo antes
sealado. (opcional).
El total examinado, muestra estadstica y partidas adicionales,
asciende a # registros, lo que equivale a un% del total del universo.

RESULTADO DE LA AUDITORA
situaciones:
Estructura y Modelo de Informes

Del examen practicado, se determinaron las siguientes


24

Unidad Tcnica de Control Externo

I.

ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

(ejemplo) Se detecto que el servicio no cuenta con manuales de


procedimientos asociados al cobro de multas...

II.

EXAMEN DE CUENTAS

1.

(Macroproceso) - (Materia especfica)

1.1

Observacin (descripcin general de la observacin)

(ejemplo) Se identific el no cobro de multas por $......,


correspondientes ainfracciones detectadas durante el ao 2010...

III.

EXAMEN DE LA MATERIA AUDITADA (opcional)

1.

(Macroproceso) - (Materia especfica)

1.1

Observacin (descripcin general de la observacin)

del contrato N

IV.

(ejemplo) Se detecto error en la digitacin del cdigo de licitacin

OTRAS OBSERVACIONES (opcional)

Saluda atentamente a Ud.,


Firma y timbre de ejecutivo de auditora o jefe de subdivisin en el
caso de la DIR, en Santiago.

Estructura y Modelo de Informes

25

Unidad Tcnica de Control Externo

ANEXO N 4
TIPO DE PROGRAMA Y N.
N...(N Interno cada UCE)
N REFERENCIA AO

INFORME FINAL N DE(ao) SOBRE AUDITORA A


LA MATERIA DE, EN (entidad).
__________________________________________________

CIUDAD,

ANTECEDENTES GENERALES
(Aplica examen de cuentas) En cumplimiento del plan anual de
fiscalizacin de esta Contralora General para el ao 201., y en conformidad con lo establecido en el artculo
95 y siguientes de la ley N 10.336, Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica, y el
artculo 54 del decreto ley 1.263, de 1975, Orgnica de Administracin Financiera del Estado, del Ministerio de
Hacienda, se efectu una auditora a la materia o macroproceso de, en (entidad). El equipo que
ejecut la fiscalizacin fue integrado por el Sr. (a), Sr. (a) y Sr. (a), auditor(es) y supervisor(es)
respectivamente.
(No aplica examen de cuentas) En cumplimiento del plan anual de
fiscalizacin de esta Contralora General para el ao 201, y en conformidad con lo establecido en la ley N
10.336, Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica, y el artculo 54 del decreto ley
1.263, de 1975, Orgnica de Administracin Financiera del Estado, del Ministerio de Hacienda, se efectu una
auditora a la materia o macroproceso de, en (entidad). El equipo que ejecut la fiscalizacin fue
integrado por el Sr. (a), Sr. (a) y Sr. (a), auditor(es) y supervisor(es) respectivamente.
Nota: Para el caso de empresas, el prrafo debe ser el siguiente:
En cumplimiento del plan anual de fiscalizacin de esta
Contralora General para el ao 201., y en conformidad con lo establecido en el artculo 16 (empresas
pblicas), artculo 16 inciso 2 (otras empresas) de la ley N 10.336, Organizacin y Atribuciones de la
Contralora General de la Repblica, y el artculo 29 y 44 del decreto ley 1.263, de 1975, Ley Orgnica de
Administracin Financiera del Estado, del Ministerio de Hacienda, se efectu una auditora al macroproceso de
(identificar tipo), en(entidad). El equipo que ejecut la fiscalizacin fue integrado por el Sr. (a).,
Sr. (a) y Sr. (a), auditor(es) y supervisor(es) respectivamente.
Incorporar breve descripcin de la Entidad, a modo de ejemplo:
La Municipalidad de Cerro Navia es una corporacin autnoma de
derecho pblico, con personalidad jurdica y patrimonio propio, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de
la comunidad local y asegurar su participacin en el progreso econmico, social y cultural de la comuna, segn
dispone el artculo 1 de la ley N 18.695.
AL SEOR / A LA SEORA/ITA
NOMBRE CONTRALOR GENERAL / CONTRALOR REGIONAL
CONTRALOR GENERAL DE LA REPBLICA O CONTRALOR REGIONAL
PRESENTE
Estructura y Modelo de Informes

26

Unidad Tcnica de Control Externo

Cabe precisar que, con carcter reservado el,


dede(da, mes, ao), fue puesto en conocimiento de(autoridad o entidad), el preinforme de
observaciones N de 201. , con la finalidad que formulara los alcances y precisiones que, a su juicio,
procedieran, lo que se concret mediante oficio N , de dede(da, mes, ao).
prrafo a utilizar es el siguiente:

Nota: Si se trata de un informe final sin respuesta del servicio, el

Cabe mencionar que, con carcter reservado el,de


de (da, mes, ao), fue puesto en conocimiento a la (autoridad o entidad), el preinforme de
observaciones N de 201, con la finalidad que formulara los alcances y precisiones que a su juicio
procedieran, sin que se diera respuesta en el plazo establecido, por lo que corresponde mantener todas las
observaciones originalmente planteadas.
(considerar en caso que corresponda) El servicio respondi en
forma extempornea mediante oficio N, dedede 201., no obstante lo cual, la citada respuesta
fue considerada para la elaboracin del presente informe final.
OBJETIVO
La fiscalizacin tuvo por objeto practicar una auditora a
(materia especfica y acotada que se revisa), durante el periodo comprendido entre y (da/mes/ao)
en (entidad auditada).
La finalidad de la revisin es determinar si las transacciones
cumplen con las disposiciones legales y reglamentarias, se encuentran debidamente documentadas, sus
clculos son exactos y estn adecuadamente registradas. Todo lo anterior, en concordancia con la Ley de
Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica.

METODOLOGA
El examen se practic de acuerdo con la Metodologa de
Auditora de este Organismo Superior de Control y los procedimientos de control aprobados mediante
resoluciones Nos 1.485 y 1.486, de 1996, considerando resultados de evaluaciones de control interno respecto
de las materias examinadas, determinndose la realizacin de pruebas de auditora en la medida que se
estimaron necesarias. Asimismo, se practic un examen de las cuentas de.. relacionadas con la materia
en revisin 8.

UNIVERSO Y MUESTRA
De acuerdo con los antecedentes proporcionados por la entidad
fiscalizadas al(fecha de la auditora), el monto de(ingresos, gastos, transferencias, etc.), (agregar la
descripcin de criterios de focalizacin) asciende a un total de $......

Se debe hacer mencin expresa a la ejecucin del examen de cuentas, cuando proceda.

Estructura y Modelo de Informes

27

Unidad Tcnica de Control Externo

El examen se efectu mediante un muestreo (indicar tipo


muestreo), con un nivel de confianza del% y una tasa de error de%, parmetros estadsticos
aprobados por esta Entidad Fiscalizadora, cuya muestra asciende a $......, lo que equivale al% del
universo antes identificado.
Adicionalmente, se analizaron partidas no incluidas en la muestra
estadstica, ascendentes a $......, las cuales representan un% del universo antes sealado. (opcional)
El total examinado, muestra estadstica y partidas adicionales,
asciende a $......, lo que equivale a un% del total del universo.
MATERIA
ESPECFICA

Ingresos
Patentes

UNIVERSO
$

100.000.000

5.000

MUESTRA
ESTADSTICA
$
#

30.000.000

120

PARTIDAS
ADICIONALES
$
#

30.000.000

30

TOTAL
EXAMINADO
$

60.000.000

Para el caso de verificaciones en terreno se obtuvo una


submuestra a partir de la muestra anterior, la que asciende a $......, lo que equivale a un......% del total de la
muestra. (opcional).
La informacin utilizada, fue proporcionada por la...... (Unidad a la
que se solicit la informacin) y fue puesta a disposicin de esta Contralora con fecha(ltima fecha en que
se entreg informacin)
Ejemplo universo no monetario:
De acuerdo con los antecedentes recopilados, al...... (fecha de la
auditora), la cantidad de (contratos, expedientes, etc.), asciende a un total de #......registros.
El examen se efectu mediante un muestreo por registro, con un
nivel de confianza del......%, una tasa de error de......% y precisin de......%, parmetros estadsticos
aprobados por esta Entidad Fiscalizadora, cuya muestra examinada asciende a registros, lo que equivale
al% del universo antes identificado.
Para el caso de verificaciones en terreno se obtuvo una
submuestra a partir de la muestra anterior, la que asciende a registros, lo que equivale a un% del
total de la muestra.
Adicionalmente, tambin se analizaron partidas no incluidas en la
muestra estadstica ascendentes a #...... registros, las cuales representan un% del universo antes
sealado. (opcional).
El total examinado, muestra estadstica y partidas adicionales,
asciende a # registros, lo que equivale a un% del total del universo.

Estructura y Modelo de Informes

28

Unidad Tcnica de Control Externo

RESULTADO DE LA AUDITORA
Del examen practicado, y considerando los argumentos y
antecedentes aportados por la autoridad en su respuesta, respecto de las situaciones observadas en este
informe, se determin lo siguiente:

I.

ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

(ejemplo) Se detecto que el servicio no cuenta con manuales de


procedimientos asociados al cobro de multas...

II.

EXAMEN DE CUENTAS

1.

(Macroproceso) - (Materia especfica)

1.1

Observacin (descripcin general de la observacin)

(ejemplo) Se identific el no cobro de multas por $......,


correspondientes ainfracciones detectadas durante el ao 2010...

III.

EXAMEN DE LA MATERIA AUDITADA (opcional)

1.

(Macroproceso) - (Materia especfica)

1.1

Observacin (descripcin general de la observacin)

del contrato N

IV.

(ejemplo) Se detecto error en la digitacin del cdigo de licitacin

OTRAS OBSERVACIONES (opcional)

CONCLUSIONES
Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del
presente trabajo, (entidad) ha aportado antecedentes e iniciado acciones que han permitido salvar parte
de las situaciones planteadas en el Preinforme de Observaciones N, de (ao).
Respecto de aquellas observaciones que se mantienen, se
debern adoptar medidas con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que
las rigen, entre las cuales se estima necesario considerar, a lo menos, las siguientes:
(ejemplo) En relacin a las observaciones contenidas en el
acpite, numeral,, sobre el pago de las obras no ejecutadas, se mantienen las observaciones

Estructura y Modelo de Informes

29

Unidad Tcnica de Control Externo

formuladas, de manera que esta Entidad deber proceder a (sealar las acciones que procedan: reparos,
sumarios; denuncias, etc.).
(En caso de proceder iniciar reparo)
Respecto a las observaciones contenidas en el acpite,
numeral, relacionadas con(materias observadas en la fiscalizacin), no han sido acreditadas por lo
que se proceder a formular el reparo pertinente, en virtud de lo prescrito en los artculos 95 y 101 de la ley N
10.336, Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica.
solicitada, antes de formular el reparo)

(En caso de otorgar un plazo adicional para acreditacin

Respecto a las observaciones contenidas en el acpite,


numeral, relacionadas con (materias observadas en la fiscalizacin), dicha Entidad deber
(indicar acciones que sean procedentes, tales como: efectuar ajustes necesarios; acreditar
documentadamente, etc.), en un plazo de 30 das, vencido el cual sin que se haya aclarado o bien la
aclaracin sea insuficiente, se formular el reparo pertinente, en virtud de lo prescrito en los artculos 95 y 101
de la ley N 10.336, Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica.

Finalmente para aquellas observaciones que se mantienen, se


deber remitir el Informe de Estado de Observaciones de acuerdo al formato adjunto en Anexo N, en un
plazo mximo de das hbiles, a partir del da siguiente de la recepcin del presente oficio, informando las
medidas adoptadas y acompaando los antecedentes de respaldo respectivos.

Saluda atentamente a Ud.,


Firma y timbre de jefe/subjefe de divisin o ejecutivo de auditora
en regiones.

Estructura y Modelo de Informes

30

Unidad Tcnica de Control Externo

ANEXO N 5
TIPO Y NDE PROGRAMA
N.(N Interno cada UCE)

COMUNICA INICIO DE AUDITORA


__________________________________

CIUDAD,

El Jefe/Subjefe de Divisin/Contralor Regional de (nombre de


la Divisin o Contralora Regional) que suscribe comunica a Ud. que, en el marco del programa anual de
fiscalizacin de este Organismo de Control, con esta fecha, se dar inicio a una visita en(entidad), con el
fin de realizar una auditora al macroproceso de
(opcional) Cabe precisar, que la aludida fiscalizacin incluir la
realizacin de un examen de cuentas de ingresos y gastos asociados al o (los) macroprocesos indicados.
Para tal cometido, se ha designado a los funcionarios y,
ltimo que se desempear como supervisor, los cuales actuarn investidos de las facultades contempladas
en la Ley N10.336, de Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica.
Con el fin de llevar a cabo dicha auditora, se requiere habilitar, a
la mayor brevedad, una oficina y proporcionar a los citados funcionarios la informacin necesaria para el
desempeo de su labor.
No obstante lo anterior, se hace necesario que el(entidad)
proporcione a la fecha de constitucin del equipo de trabajo los antecedentes que se detallan en anexo N
(opcional).

Saluda atentamente a Ud.,


Firma y timbre de jefe/subjefe de divisin o contralor regional

AL SEOR (A)
JEFE DE SERVICIO/ALCALDE/ALTA ADMINISTRACIN Y/O JEFE UCI
ENTIDAD
PRESENTE

Estructura y Modelo de Informes

31

Unidad Tcnica de Control Externo

ANEXO N (ejemplo)

Organigrama de la Entidad.
Nmina de los funcionarios con fianzas vigentes.
Nminas de las cuentas corrientes utilizadas por la entidad.
Clave de acceso a los sistemas de la entidad.
Informar en una planilla nombre completo, run, cargo y antigedad en la Institucin de las jefaturas de
la entidad.
Manual de descripcin y especificacin de cargos.
Nmina de los sumarios administrativos instruidos.
Nmina de transferencias.

Estructura y Modelo de Informes

32

Unidad Tcnica de Control Externo

ANEXO N 6
N(N interno de cada UCE)

COMUNICA INICIO DE INVESTIGACIN ESPECIAL


_______________________________________________

CIUDAD,

El Jefe/Subjefe/Contralor Regional de la Divisin(nombre de


la Divisin o Contralora Regional) que suscribe tiene a bien comunicar a Ud. que, con esta fecha, se iniciar
una investigacin en la Entidad a su cargo, como consecuencia de una presentacin efectuada en esta
Contralora General (o de oficio), relativo a(materia de la investigacin). Para tal cometido se ha designado
a los funcionariosal tenor de lo dispuesto en los artculos 131 y 132 de la Ley N 10.336, de Organizacin
y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica, quienes actuarn investidos de dichas facultades.
En relacin con la presente visita, esa autoridad deber proveer la
infraestructura adecuada para el buen resultado del cometido asignado.

Saluda atentamente a Ud.,


Firma y timbre de jefe/subjefe de divisin, o contralor regional

AL SEOR (A)
JEFE DE SERVICIO/ALCALDE/ALTA ADMINISTRACIN Y/O JEFE UCI
ENTIDAD
PRESENTE

Estructura y Modelo de Informes

33

Unidad Tcnica de Control Externo

ANEXO N 7
TIPO Y NDE PROGRAMA
N.(N Interno cada UCE)

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA


____________________________________

CIUDAD,

Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes,


Informe Final N, de 201. debidamente aprobado, sobre auditora al macroproceso de.. (nombre), en
(entidad).
Sobre el particular, corresponde que esa autoridad adopte las
medidas pertinentes, e implemente las acciones que en cada caso se sealan, tendientes a subsanar las
situaciones observadas. Aspectos que se verificarn en una prxima visita que practique en esa Entidad este
Organismo de Control.

Saluda atentamente a Ud.,


Firma y timbre de jefe/subjefe de divisin, o contralor regional

AL SEOR (A)
JEFE DE SERVICIO/ALCALDE/ALTA ADMINISTRACIN
ENTIDAD
PRESENTE

Estructura y Modelo de Informes

34

Unidad Tcnica de Control Externo

TIPO Y NDE PROGRAMA


N.(N Interno cada UCE)

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA


__________________________________

CIUDAD,

Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes,


Informe Final N, de 201, debidamente aprobado, sobre auditora al macroproceso de (tipo), en ...
(entidad).

Saluda atentamente a Ud.,


Firma y timbre jefe/subjefe de divisin, o contralor regional
Cuando va dirigido a un ministro o parlamentario firma el
Contralor General

AL SEOR (A)
CARGO DEL DESTINATARIO (Otros destinatarios: jefe UCI, ministro, etc.)
ENTIDAD
PRESENTE

Estructura y Modelo de Informes

35

Unidad Tcnica de Control Externo

TIPO Y NDE PROGRAMA


N.(N Interno cada UCE)

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA


__________________________________

CIUDAD,

Adjunto, remito a Ud., Informe Final N, de 201.,


debidamente aprobado, con el fin de que, en la primera sesin que celebre el concejo municipal, desde la
fecha de su recepcin, se sirva ponerlo en conocimiento de ese rgano colegiado entregndole copia del
mismo.
Al respecto, Ud. deber acreditar ante esta Contralora General,
en su calidad de secretario del concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trmite dentro del plazo de
diez das de efectuada esa sesin.

Saluda atentamente a Ud.,


Firma y timbre jefe/subjefe de divisin, o contralor regional

AL SEOR (A)
SECRETARIO MUNICIPAL
MUNICIPALIDAD DE..
PRESENTE

Estructura y Modelo de Informes

36

Unidad Tcnica de Control Externo

TIPO Y NDE PROGRAMA


N.(N Interno cada UCE)

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA


____________________________________

CIUDAD,

Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes,


Informe Final N.., de 201.debidamente aprobado, con el resultado de la auditora practicada en
..(entidad)

Saluda atentamente a Ud.,


Firma y timbre jefe/subjefe de divisin, o contralor regional

AL SEOR (A)
JEFE (A) UNIDAD DE SEGUIMIENTO
DIVISIN / UNIDAD DE CONTROL EXTERNO REGIONAL
PRESENTE

Estructura y Modelo de Informes

37

Unidad Tcnica de Control Externo

TIPO Y NDE PROGRAMA


N.(N Interno cada UCE)

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA


____________________________________

CIUDAD,

Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes,


Informe Final N.., de 201.debidamente aprobado, con el resultado de la auditora practicada en
..(entidad)

Saluda atentamente a Ud.,


Firma y timbre jefe/subjefe de divisin, o contralor regional

AL SEOR (A)
JEFE DE LA UNIDAD DE SUMARIOS FISCALA
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
PRESENTE

Estructura y Modelo de Informes

38

Unidad Tcnica de Control Externo

ANEXO N 8
N(N interno de cada UCE)

REMITE INFORME DE INVESTIGACIN ESPECIAL


QUE INDICA
__________________________________________

CIUDAD,

Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes,


Informe de Investigacin Especial N, de 201. debidamente aprobado, que contiene los resultados de la
investigacin efectuada en(entidad).
Sobre el particular, corresponde que esa autoridad adopte las
medidas pertinentes, e implemente las acciones que en cada caso se sealan, tendientes a subsanar las
situaciones observadas. Aspectos que se verificarn en una prxima visita que practique en esa Entidad este
Organismo de Control.
.

Saluda atentamente a Ud.,


Firma y timbre jefe/subjefe de divisin, o contralor regional

AL SEOR (A)
JEFE DE SERVICIO, ALCALDE O ALTA ADMINISTRACIN
ENTIDAD
PRESENTE

Estructura y Modelo de Informes

39

Unidad Tcnica de Control Externo

N(N interno de cada UCE)

REMITE INFORME DE INVESTIGACIN ESPECIAL


QUE INDICA
__________________________________________

CIUDAD,

Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes,


Informe de Investigacin Especial N, de 201. debidamente aprobado, que contiene los resultados de la
investigacin efectuada en(entidad).

Saluda atentamente a Ud.,


Firma y timbre jefe/subjefe de divisin, o contralor regional

AL SEOR (A)
NOMBRE (Otros destinatarios: recurrente, Jefe UCI, etc.)
CARGO DEL DESTINATARIO
PRESENTE

Estructura y Modelo de Informes

40

Unidad Tcnica de Control Externo

N(N interno de cada UCE)

REMITE INFORME DE INVESTIGACIN ESPECIAL QUE


INDICA
_____________________________________________

CIUDAD,

Adjunto, remito a Ud., copia del Informe de Investigacin Especial


N,debidamente aprobado, con el fin de que, en la primera sesin que celebre el concejo municipal, desde
la fecha de su recepcin, se sirva ponerlo en conocimiento de ese rgano colegiado entregndole copia del
mismo.
Al respecto, Ud. deber acreditar ante esta Contralora General,
en su calidad de secretario del concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trmite dentro del plazo de
diez das de efectuada esa sesin.

Saluda atentamente a Ud.,


Firma y timbre jefe/subjefe de divisin, o contralor regional

AL SEOR (A)
SECRETARIO MUNICIPAL
MUNICIPALIDAD DE.
PRESENTE

Estructura y Modelo de Informes

41

Unidad Tcnica de Control Externo

ANEXO N 9
Estado de Observaciones de Informe Final N de
N DE OBSERVACIN

MATERIA DE LA
OBSERVACIN

REQUERIMIENTO PARA SUBSANAR LA


OBSERVACIN SOLICITADA POR CONTRALORA
GENERAL EN INFORME FINAL

MEDIDA IMPLEMENTADA Y SU
DOCUMENTACIN DE RESPALDO

FOLIO O NUMERACIN
DOCUMENTO DE
RESPALDO

OBSERVACIONES Y/O
COMENTARIOS DE LA ENTIDAD

N de observacin segn informe final: El equipo de auditora, deber identificar el nmero de observacin correspondiente, de acuerdo a lo sealado en el informe, indicando el
nmero del captulo, ttulo, subttulo y letra en caso de ser aplicable. Ej, Aspectos de Control Interno N 1.1.a
Materia de la observacin: El equipo de auditora, deber indicar el nombre de la materia de la cual trata la observacin, de acuerdo al cuadro N de Observacin. Ej:
Manuales de procedimientos.
Requerimiento para subsanar la observacin solicitada por Contralora General: El equipo de auditora deber indicar la medida solicitada a implementar en la entidad auditada.
Medida implementada y su documentacin de respaldo: La entidad auditada deber indicar la medida implementada o las acciones emprendidas, a fin de cumplir con los
requerimientos solicitados por la CGR y la documentacin que acredita dichas acciones.
Folio o numeracin documento de respaldo: Nmero de folio asignado a la documentacin, en el expediente de respuesta de la entidad.
Observaciones y/o comentarios del servicio: Comentarios u observaciones que complementen la respuesta de la entidad.

Estructura y Modelo de Informes

42