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ESTRUCTURA
Y
MODELO DE INFORMES
Enero 2013
www.contraloria.cl
Secretaria Ejecutiva
Unidad Tcnica de Control Externo
NDICE
I.
II.
III.
OFICIOS ................................................................................................................................................. 14
I.
En relacin a los aspectos formales que deben cumplir los informes y oficios relacionados con la funcin de
control externo, corresponder aplicar lo siguiente:
Formato
1.
2.
3.
4.
5.
Numerar las pginas en letra Arial, tamao 12, centrado al pie, con excepcin de la primera pgina.
6.
7.
8.
Los ttulos que componen el preinforme e informe final (antecedentes generales; objetivo;
metodologa; universo y muestra; resultado de la auditora; etc.) deben ir en maysculas y formato
negrita.
9.
10.
Elaborar los ttulos sin abreviaciones, con mayscula, sin negrita, centrado y alineado al centro.
El texto debe estar centrado y alineado al centro, las cifras, se deben ubicar a la derecha y
alineado al centro.
La fuente de informacin debe citarse a continuacin de la lnea inferior de la tabla, sin espacios
con letra Arial, tamao 9.
Se sugiere que preinformes, informes finales e investigaciones especiales sean impresos en ambas
carillas.
Membrete
1.
En la primera lnea debe ir en letra Arial tamao 14, en maysculas y respetando el uso de acentos,
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
2.
En la segunda lnea debe consignarse en letra Arial tamao 11, en maysculas y respetando el uso
de acentos, la Divisin o Contralora Regional.
3.
Se debe utilizar la portada definida para cada tipo de informe, tal como se presenta en el Anexo N 1.
2.
3.
El nombre del servicio debe ir en color negro, letra Arial tamao 26, minscula y formato negrita,
dejando la primera letra de cada palabra con mayscula, por ejemplo:
Municipalidad de Santiago
4.
El nmero y fecha de informe deben ir en color negro, letra Arial tamao 16 y formato negrita. A modo
de ejemplo:
Nmeros Romanos: se utilizan para identificar grandes captulos, que involucran una serie de datos e
informaciones sobre un tema en especial.
2.
Nmeros arbigos: permiten identificar ttulos. Si hay que trabajar subttulos, se puede utilizar hasta
dos (2) decimales, ej: 1.1.2.
3.
Letras: se utilizan para listar elementos (en minscula y con parntesis al final).
Ortografa y redaccin
1.
2.
3.
4.
Las fechas se citan completas, teniendo en cuenta que los meses van en minsculas y que no se
debe consignar el 0 para los das que cuenten con slo un digito (ej.: 1 de marzo de 2009).
5.
6.
Utilizar sinnimos para evitar repetir una palabra en el mismo prrafo o en prrafos cercanos.
7.
No utilizar la palabra cancelar para referirse a los pagos, ya que no son sinnimos.
8.
La redaccin de todo informe debe ser siempre en TERCERA PERSONA. No utilizar frases como:
nos entregaron, no recibimos, nos constituimos, etc.
9.
Al efectuar citas textuales deben ponerse comillas () y copiar el texto en original. En caso que la
frase copiada comience con minscula, la cita en comillas debe iniciarse con tres puntos suspensivos
(). Lo mismo ocurre si el trmino de la frase no coincide con un punto.
10.
11.
Cuando se cita por primera vez una sigla, debe aparecer entre comas (ej.: Secretara Regional
Ministerial, SEREMI, ), y cuando se vuelve a repetir en el mismo documento, slo se menciona la
abreviacin (SEREMI).
12.
No utilizar adjetivos que impliquen opiniones (ej.: slo se ejecut el 10%...; se advirti una carencia
absoluta de controles).
13.
14.
15.
II.
2.
Los preinformes son siempre reservados y dirigidos al jefe de la entidad auditada por lo tanto en el
costado izquierdo de la parte inferior del documento, el preinforme de observaciones deber ser
dirigido a la jefatura superior de la institucin auditada, en maysculas especificando su nombre y
cargo, seguido de la palabra PRESENTE.
3.
Antecedentes generales: En el primer prrafo se indicar el marco normativo aplicable a las auditoras
efectuadas por Contralora General. Adems, se establecer el macroproceso o la materia a revisar y
deber especificar al equipo de auditora que particip en la fiscalizacin. En un segundo prrafo se
incluir una breve resea que describa la entidad fiscalizada.
4.
Objetivo: Su contenido debe estar enfocado a establecer el enunciado global de lo que se pretende
conseguir en el trabajo a realizar. El objetivo debe detallar la finalidad de la auditora, en cuanto a sus
expectativas ms amplias, respondiendo las interrogantes: Qu?, Dnde? y Para qu? Adems
de incluir el periodo a fiscalizar. Para mayores antecedentes, dirigirse a la Gua Prctica para la
Construccin de Muestras.
5.
6.
Universo y muestra: El ttulo deber ir en maysculas y formato negrita. Deber ser coincidente con
los objetivos del plan de auditora, precisando el tamao del universo y la muestra seleccionada por
registro o unidad monetaria, en concordancia a los parmetros definidos por el tipo de muestreo a
aplicar.
Para el caso del universo 3 se debe tener presente:
Se deber tener especial cuidado en la unidad bsica de control, es decir, unidades monetarias,
procesos, obras fsicas, etc.
Se debe tener en consideracin que del anlisis del universo se pueden determinar partidas
adicionales, las cuales corresponden a elementos seleccionados discrecionalmente y sin ningn
respaldo estadstico, sino con la direccionalidad que el equipo de auditora le otorga. Estas
2
3
MATERIA
ESPECIFICA
Ingresos
Patentes
100.000.000
5.000
MUESTRA
ESTADSTICA
$
#
30.000.000
120
PARTIDAS
ADICIONALES
$
#
30.000.000
30
TOTAL
EXAMINADO
$
60.000.000
Se debe tener en consideracin que existen casos en que el universo puede corresponder a partidas
de carcter no monetario, las cuales pueden apuntar a:
Cumplimiento de normativa.
En estos casos se deber identificar claramente los procesos o actividades que se fiscalizarn.
Para el caso de la muestra, se debe tener presente:
Para las validaciones en terreno, si es necesario, puede ser utilizada una submuestra, obtenida
a partir de la muestra, para lo cual, se debe emplear el mismo tipo de procedimiento. Para
mayores detalles, consultar la Gua Prctica para la Construccin de Muestras.
7.
A continuacin de la muestra, se debe agregar la fecha en que fue dispuesta la informacin por parte
de la unidad del servicio fiscalizado a la que fue solicitada. Cabe sealar, que esta informacin es
importante en el caso de originar un reparo.
8.
Resultado de la auditora:
Aspectos de control interno: Se deber detallar de forma clara y precisa los aspectos
detectados de control interno, sobre la materia especfica auditada.
Examen de cuentas: En este acpite del documento (opcional) se deber incluir todas aquellas
observaciones que se ajusten a la normativa de Contralora General, segn lo definido en los
artculos 95 y siguientes de la ley N 10.336.
9.
Examen de la materia auditada: En este acpite (opcional) se deber incluir todas aquellas
observaciones relacionadas con el macroproceso y la materia especfica revisada, debindose
excluir todas aquellas observaciones que se desprendan del acpite de examen de cuentas.
Otras observaciones: En este acpite (opcional), se deber incluir todas aqullas observaciones
que se encuentren fuera de los puntos anteriores y que dieron como resultado hallazgos en la
fiscalizacin, los cuales no tienen relacin con la materia auditada, esto slo en casos
particulares que amerite dicha inclusin en el informe.
Cada observacin deber redactarse en forma narrativa teniendo en cuenta para su presentacin los
siguientes aspectos:
La redaccin debe permitir que cualquier persona que desconozca los pormenores de la
fiscalizacin, pueda entender lo que se observa. De este modo cuando sea necesario, se
debern explicar o contextualizar las observaciones formuladas.
Se recomienda redactar las observaciones en sentido negativo. Por ejemplo, "Se comprob que
de los 10 beneficiarios 6 no cumplieron los requisitos, en vez de "Se comprob que de los 10
beneficiarios slo 4 cumplieron los requisitos".
Se sugiere, usar los conectores: "Al respecto, se comprob que... ", "Sobre el particular, se
verific que el Servicio no ha.....", etc.
Por regla general, debern detallarse las observaciones siguiendo un orden lgico derivado de
su nivel de complejidad, comenzando por aqullas consideradas como ms complejas y
finalizando con las observaciones de carcter leve.
10.
Los preinformes no son conclusivos, de modo que nunca llevan un captulo o ttulo denominado
conclusiones.
11.
12.
No podr contener observaciones referidas a los aspectos de mrito o conveniencia de las decisiones
polticas o administrativas de la entidad, segn lo establece el artculo 21, letra b), de la ley N 10.336.
13.
Por regla general no se debe dejar constancia de las fechas de tramitacin (constitucin de la visita,
otros), salvo en el caso de la fecha de entrega de informacin y antecedentes proporcionados por la
entidad.
14.
Se debe evitar el uso de tablas extensas (superiores al 50% de la pgina) en el cuerpo del preinforme
ya que dificulta la lectura, por lo cual deben ser presentadas como anexos.
15.
Las tablas no deben llevar sombreado, ya que al momento de digitalizar el archivo se dificulta su
lectura.
16.
Cuando el anexo comprenda informacin aportada por la entidad fiscalizada, se debe siempre
citar la fuente.
17.
El proyecto de preinforme realizado por el equipo de auditora, fiscalizadores y supervisor, debe ser
entregado para la revisin del Ejecutivo de Auditora, cumpliendo con todos los parmetros de forma y
fondo aqu enunciados.
18.
Cada hoja del preinforme debe ser visado en la esquina inferior izquierda por el Ejecutivo de Auditora
y Jefe o Subjefe de Divisin o Contralor Regional, segn corresponda.
19.
El preinforme, debe ser firmado y timbrado en la ltima hoja por el Ejecutivo de Auditora.
20.
Por regla general y dependiendo de la magnitud del preinforme, se otorgarn 10 das hbiles para la
respuesta. En caso de solicitarse ampliacin del plazo, se evaluar de acuerdo al artculo 26 de la ley
N19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los
rganos de la Administracin del Estado, siempre que ella haya sido solicitada estando vigente el
trmino original, sin perjuicio de poder otorgar plazos superiores de acuerdo a la extensin de la
auditora efectuada o la cantidad de entidades respecto de los cuales se haya solicitado respuesta,
entre otros.
1.
2.
Al final del apartado de los antecedentes generales, se deber agregar un prrafo referido al envo del
preinforme de observaciones, indicando fecha y nmero de oficio de salida, si se dio respuesta 4
sealando el nmero de oficio de respuesta y la fecha de emisin. En caso de no haber recibido
En caso de haberse otorgado un plazo adicional a la entidad para responder el preinforme debe ser indicado en este prrafo.
10
respuesta indicar que se mantienen ntegramente las observaciones formuladas, dejando constancia
del vencimiento del plazo para informar.
3.
4.
Indicar brevemente los descargos del ente fiscalizado, sin omitir argumentos de la respuesta.
Una vez analizados los antecedentes, concluir si se mantiene, subsana o levanta la observacin
trabajada, quedando debidamente fundada a continuacin de la respuesta del servicio. Al
respecto, las observaciones slo sern subsanadas, si el servicio remedia completamente lo
objetado acreditando las acciones emprendidas. Por su parte, slo se levantarn aquellas
observaciones en que la entidad aporte nuevos antecedentes que no se tuvieron a la vista en la
fiscalizacin.
IMPORTANTE: Las observaciones del informe debern contener la documentacin de respaldo que
avale la decisin de levantar, subsanar o mantener el hallazgo. Estos documentos deben quedar
debidamente respaldados en el expediente que mantiene el equipo de auditora.
5.
Para cada observacin que se mantiene se deber indicar una conclusin 5 clara y precisa, en el
acpite final del informe, que especifique las medidas a adoptar por la entidad fiscalizada y el plazo
definido para ello, de hasta 60 das hbiles a contar de la recepcin del informe por parte de la
entidad auditada. stas debern ser ordenadas de acuerdo al nivel de importancia (en forma
descendente).
6.
A continuacin de las conclusiones, se deber incluir un prrafo que aluda a la remisin del Informe
de Estado de Observaciones, el cual corresponde a un documento que sistematiza la respuesta de la
entidad auditada respecto a las observaciones que se mantienen en el informe final y que sirve de
insumo para el proceso de seguimiento. ste documento se debe adjuntar en el ltimo anexo
solicitando a la entidad remitir la informacin dentro de los plazos indicados en el informe final. Ver
detalle en anexo N 9.
7.
8.
El proyecto de informe final, realizado por el equipo de auditora, fiscalizadores y supervisor, debe ser
entregado para la revisin del Ejecutivo de Auditora, cumpliendo con todos los parmetros de forma y
fondo aqu enunciados.
9.
El informe debe ser visado en cada hoja en la esquina inferior izquierda por el Ejecutivo de Auditora y
el Jefe o Subjefe de Divisin o Contralor Regional, segn corresponda.
10.
El informe final, debe ser firmado y timbrado en la ltima hoja por el Jefe o Subjefe de Divisin o
Ejecutivo de Auditora, en el caso de las Contraloras Regionales.
11
11.
El informe final debe ser dirigido al Contralor General de la Repblica o al Contralor Regional segn
corresponda.
IMPORTANTE: El informe final no podr contener observaciones referidas a los aspectos de mrito o
conveniencia de las decisiones polticas o administrativas de la entidad, segn el artculo 21, letra b), de la ley
N 10.336.
2.
Los ttulos que se incluyan en el acpite anlisis debern guardar directa relacin con los hechos
denunciados, los cuales debern dilucidarse en la investigacin, Igualmente, en las conclusiones, se
indicar el resultado de la investigacin para cada uno de los hechos denunciados.
3.
4.
Por las caractersticas de especificidad de las INVE, por regla general, no existirn los conceptos de
universo y muestra.
5.
6.
Los reparos que puedan surgir a partir de una investigacin especial deben fundarse en un examen
de cuentas o un sumario. Para el primer caso, se debe incluir el acpite de examen de cuentas, en
el cuerpo del informe y preinforme, cuando proceda, as como hacer expresa mencin de su
realizacin en el acpite metodologa. Para el segundo caso, se debe ordenar la instruccin de
sumario.
7.
En caso de existir preinforme, este debe ser notificado reservadamente al respectivo jefe de la entidad
fiscalizada, pudiendo otorgrsele hasta 10 das hbiles para la respuesta. En caso de solicitarse
ampliacin del plazo, se evaluar de acuerdo al artculo 26 de la ley N19.880, que Establece Bases
de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los rganos de la Administracin del
Estado, siempre que ella haya sido solicitada estando vigente el trmino original. En caso de no existir
respuesta dentro del plazo establecido, podr prescindirse de ella para la emisin del correspondiente
informe.
8.
Una vez recibida la respuesta, el informe deber ser despachado dentro de un plazo mximo de 20
das hbiles.
12
9.
Todas las pginas del informe, debern ser visadas por el Jefe o Subjefe de Divisin, segn la
distribucin interna del trabajo en la respectiva Divisin, y en el caso de las regiones, por el Contralor
Regional.
10.
Tanto aquellas INVEs consideradas de alto impacto, como las de origen parlamentario, debern
remitirse al Gabinete del Contralor General para su revisin.
11.
12.
Parlamentarios y/o ministros de Estado, a travs del Contralor General, para cuyos efectos las
Divisiones y Contraloras Regionales debern enviar el informe con el oficio remisor correspondiente
al Gabinete, en cuya parte superior deber figurar la denominacin Contralora General de la
Repblica y luego la denominacin "Gabinete del Contralor General". Se debe acompaar un
ejemplar para cada oficio en que se seale que se remite el informe.
Servicios nacionales y/o particulares en el nivel central, a travs del Jefe de Gabinete, para
INVEs originadas en regiones.
Servicios nacionales y/o particulares en el nivel central, a travs de la Divisin respectiva, para
INVEs originadas en nivel central.
Servicios regionales y/o particulares a travs de la Contralora Regional.
13.
El ejemplar final de una INVE, deber identificarse como Informe de Investigacin Especial. La
existencia de preinforme no cambia la naturaleza jurdica del producto, por lo que no corresponde a
una auditoria.
14.
Los informes de INVE, de cada unidad de control externo, debern llevar una numeracin correlativa
propia e independiente de la de los informes de auditora.
15.
Los informes de INVE debern ser publicados en la pgina web institucional, de acuerdo a las
instrucciones vigentes.
16.
A continuacin de las conclusiones, se deber incluir un prrafo que aluda a la remisin del Informe
de Estado de Observaciones, el cual corresponde a un documento que sistematiza la respuesta de la
entidad auditada respecto a las observaciones que se mantienen en el informe y que sirve de insumo
para el proceso de seguimiento. ste documento se debe adjuntar en el ltimo anexo solicitando a la
entidad remitir la informacin dentro de los plazos indicados en el informe final. Ver detalle en anexo
N 9.
13
III.
OFICIOS
2.
El encabezado al lado izquierdo, debe incluir el tipo de programa (PMET, PNAC, AIA, etc.), el N de
programa y el N interno de cada divisin o Contralora Regional.
3.
El encabezado al lado derecho del oficio debe ser siempre, COMUNICA INICIO DE AUDITORA/
COMUNICA INICIO DE AUDITORA DE SEGUIMIENTO/COMUNICA INICIO DE INVESTIGACIN
ESPECIAL.
4.
5.
6.
7.
8.
El oficio va dirigido al jefe de servicio, alcalde o a la alta administracin de la entidad de que se trate.
Tambin debe ir una copia del oficio dirigida al jefe de la unidad de control interno de la entidad.
9.
10.
11.
1.
2.
El encabezado al lado izquierdo, debe incluir el tipo de programa (PMET, PNAC, AIA, etc.), el N de
programa y el N interno de cada divisin o Contralora Regional.
3.
El encabezado al lado derecho del oficio debe indicar, REMITE QUE INDICA, segn el tipo de
informe de que se trate.
4.
5.
6.
Los oficios van dirigidos 6 en general a la alta administracin del servicio (jefes de servicio, alcaldes o
directores), jefes de unidades de control interno y en el caso de los municipios al secretario municipal.
14
Cuando el destinatario sea el jefe del servicio, alcalde, o algn cargo de la alta administracin
de la entidad, el oficio contendr dos prrafos establecidos, el cual incorporar la necesidad de
que el servicio tome medidas tendientes a subsanar las observaciones.
7.
Los informes finales deben remitir oficio a la Unidad de Seguimiento de la respectiva Divisin o
Contralora Regional y adems a la Unidad de Sumarios de la Fiscala, en caso de instruir un
procedimiento disciplinario.
8.
9.
10.
Los oficios deben ser firmados por el Jefe/Subjefe de Divisin o Contralor Regional, segn
corresponda.
11.
Para aquellas materias de relevancia y que sern remitidas a parlamentarios y/o ministros de Estado,
el oficio debe ser firmado por el Contralor General.
2.
El encabezado al lado izquierdo, debe incluir N interno de cada divisin o Contralora Regional y el
nmero de referencia si aplica.
3.
El encabezado al lado derecho del oficio debe sealar, REMITE INFORME DE INVESTIGACIN
ESPECIAL QUE INDICA.
4.
5.
6.
Los oficios deben ir dirigidos a quien denuncia el hecho en la CGR. Adicionalmente se deben emitir
oficios al jefe del servicio, jefe de la unidad de control interno, y al Ministro correspondiente, adems
para el caso de las municipalidades se debe enviar al secretario municipal.
Cuando el destinatario sea el jefe del servicio, el oficio contendr dos prrafos establecidos, el
cual incorporar la necesidad de que el servicio tome medidas tendientes a subsanar las
observaciones.
Para el resto de los destinatarios corresponder un oficio tipo establecido (recurrente, jefe de la
unidad de control interno, ministro, etc.).
15
7.
8.
16
ANEXOS PLANTILLAS
1.
2.
3.
Preinforme de observaciones.
4.
Informe final.
5.
6.
7.
8.
9.
17
ANEXO N 1
18
19
20
ANEXO N 2
Palabra origen
Regla
Se escribe con minscula, acompaado de N y ao de promulgacin (no
publicacin). En el caso de los decretos y decretos con fuerza de ley, debe indicarse,
tambin, el ministerio de origen. Ejemplo: decreto con fuerza de ley N 29, de 2004,
del Ministerio de Hacienda.
Los Ministerios se deben individualizar por su nombre completo. Ejemplo: Ministerio
del Interior y Seguridad Pblica, evitando expresiones coloquiales como de Interior
u otra similar.
Cuando va acompaada de la cifra, se escribe con minscula. Cuando la cifra es
superior a 999, se incluye el punto . que separa los miles. Ejemplo: ley N 18.575.
Ley
Dictamen
Artculo
Senado, Cmara de
Diputados, Senador,
Diputado
rganos de la
Administracin del
Estado o autoridades
21
ANEXO N 3
TIPO DE PROGRAMA Y N.
N...(N Interno cada UCE)
CIUDAD,
ANTECEDENTES GENERALES
(Aplica examen de cuentas) En cumplimiento del plan anual de
fiscalizacin de esta Contralora General para el ao 201., y en conformidad con lo establecido en el artculo
95 y siguientes de la ley N 10.336, Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica, y el
artculo 54 del decreto ley 1.263, de 1975, Orgnica de Administracin Financiera del Estado, del Ministerio de
Hacienda, se efectu una auditora a la materia o macroproceso de, en (entidad). El equipo que
ejecut la fiscalizacin fue integrado por el Sr. (a), Sr. (a) y Sr. (a), auditor(es) y supervisor(es)
respectivamente.
(No aplica examen de cuentas) En cumplimiento del plan anual de
fiscalizacin de esta Contralora General para el ao 201, y en conformidad con lo establecido en la ley N
10.336, Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica, y el artculo 54 del decreto ley
1.263, de 1975, Orgnica de Administracin Financiera del Estado, del Ministerio de Hacienda, se efectu una
auditora a la materia o macroproceso de , en(entidad). El equipo que ejecut la fiscalizacin fue
integrado por el Sr. (a), Sr. (a) y Sr. (a), auditor(es) y supervisor(es) respectivamente.
AL SEOR / A LA SEORA/ITA
JEFE DE SERVICIO / ALCALDE / ALTA ADMINISTRACIN
ENTIDAD
PRESENTE
22
OBJETIVO
La fiscalizacin tuvo por objeto practicar una auditora a
(materia especfica y acotada que se revisa), durante el periodo comprendido entre y (da/mes/ao)
en (entidad auditada).
La finalidad de la revisin fue determinar si las transacciones
cumplen con las disposiciones legales y reglamentarias, se encuentran debidamente documentadas, sus
clculos son exactos y estn adecuadamente registradas. Todo lo anterior, en concordancia con la Ley de
Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica.
METODOLOGA
El examen se practic de acuerdo con la Metodologa de
Auditora de este Organismo Superior de Control y los procedimientos de control aprobados mediante
resoluciones Nos 1.485 y 1.486, de 1996, considerando resultados de evaluaciones de control interno respecto
de las materias examinadas, determinndose la realizacin de pruebas de auditora en la medida que se
estimaron necesarias. Asimismo, se practic un examen de las cuentas de relacionadas con la materia en
revisin 7.
UNIVERSO Y MUESTRA
De acuerdo con los antecedentes proporcionados por la entidad fiscalizada al (fecha de la auditora), el
monto de (ingresos, gastos, transferencias, etc.), (agregar la descripcin de criterios de focalizacin)
asciende a un total de $.......
7
Se debe hacer mencin expresa a la ejecucin del examen de cuentas, cuando proceda.
23
Ingresos
Patentes
MUESTRA
ESTADSTICA
$
#
UNIVERSO
$
100.000.000
5.000
30.000.000
120
PARTIDAS
ADICIONALES
$
#
30.000.000
30
TOTAL
EXAMINADO
$
60.000.000
RESULTADO DE LA AUDITORA
situaciones:
Estructura y Modelo de Informes
I.
II.
EXAMEN DE CUENTAS
1.
1.1
III.
1.
1.1
del contrato N
IV.
25
ANEXO N 4
TIPO DE PROGRAMA Y N.
N...(N Interno cada UCE)
N REFERENCIA AO
CIUDAD,
ANTECEDENTES GENERALES
(Aplica examen de cuentas) En cumplimiento del plan anual de
fiscalizacin de esta Contralora General para el ao 201., y en conformidad con lo establecido en el artculo
95 y siguientes de la ley N 10.336, Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica, y el
artculo 54 del decreto ley 1.263, de 1975, Orgnica de Administracin Financiera del Estado, del Ministerio de
Hacienda, se efectu una auditora a la materia o macroproceso de, en (entidad). El equipo que
ejecut la fiscalizacin fue integrado por el Sr. (a), Sr. (a) y Sr. (a), auditor(es) y supervisor(es)
respectivamente.
(No aplica examen de cuentas) En cumplimiento del plan anual de
fiscalizacin de esta Contralora General para el ao 201, y en conformidad con lo establecido en la ley N
10.336, Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica, y el artculo 54 del decreto ley
1.263, de 1975, Orgnica de Administracin Financiera del Estado, del Ministerio de Hacienda, se efectu una
auditora a la materia o macroproceso de, en (entidad). El equipo que ejecut la fiscalizacin fue
integrado por el Sr. (a), Sr. (a) y Sr. (a), auditor(es) y supervisor(es) respectivamente.
Nota: Para el caso de empresas, el prrafo debe ser el siguiente:
En cumplimiento del plan anual de fiscalizacin de esta
Contralora General para el ao 201., y en conformidad con lo establecido en el artculo 16 (empresas
pblicas), artculo 16 inciso 2 (otras empresas) de la ley N 10.336, Organizacin y Atribuciones de la
Contralora General de la Repblica, y el artculo 29 y 44 del decreto ley 1.263, de 1975, Ley Orgnica de
Administracin Financiera del Estado, del Ministerio de Hacienda, se efectu una auditora al macroproceso de
(identificar tipo), en(entidad). El equipo que ejecut la fiscalizacin fue integrado por el Sr. (a).,
Sr. (a) y Sr. (a), auditor(es) y supervisor(es) respectivamente.
Incorporar breve descripcin de la Entidad, a modo de ejemplo:
La Municipalidad de Cerro Navia es una corporacin autnoma de
derecho pblico, con personalidad jurdica y patrimonio propio, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de
la comunidad local y asegurar su participacin en el progreso econmico, social y cultural de la comuna, segn
dispone el artculo 1 de la ley N 18.695.
AL SEOR / A LA SEORA/ITA
NOMBRE CONTRALOR GENERAL / CONTRALOR REGIONAL
CONTRALOR GENERAL DE LA REPBLICA O CONTRALOR REGIONAL
PRESENTE
Estructura y Modelo de Informes
26
METODOLOGA
El examen se practic de acuerdo con la Metodologa de
Auditora de este Organismo Superior de Control y los procedimientos de control aprobados mediante
resoluciones Nos 1.485 y 1.486, de 1996, considerando resultados de evaluaciones de control interno respecto
de las materias examinadas, determinndose la realizacin de pruebas de auditora en la medida que se
estimaron necesarias. Asimismo, se practic un examen de las cuentas de.. relacionadas con la materia
en revisin 8.
UNIVERSO Y MUESTRA
De acuerdo con los antecedentes proporcionados por la entidad
fiscalizadas al(fecha de la auditora), el monto de(ingresos, gastos, transferencias, etc.), (agregar la
descripcin de criterios de focalizacin) asciende a un total de $......
Se debe hacer mencin expresa a la ejecucin del examen de cuentas, cuando proceda.
27
Ingresos
Patentes
UNIVERSO
$
100.000.000
5.000
MUESTRA
ESTADSTICA
$
#
30.000.000
120
PARTIDAS
ADICIONALES
$
#
30.000.000
30
TOTAL
EXAMINADO
$
60.000.000
28
RESULTADO DE LA AUDITORA
Del examen practicado, y considerando los argumentos y
antecedentes aportados por la autoridad en su respuesta, respecto de las situaciones observadas en este
informe, se determin lo siguiente:
I.
II.
EXAMEN DE CUENTAS
1.
1.1
III.
1.
1.1
del contrato N
IV.
CONCLUSIONES
Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del
presente trabajo, (entidad) ha aportado antecedentes e iniciado acciones que han permitido salvar parte
de las situaciones planteadas en el Preinforme de Observaciones N, de (ao).
Respecto de aquellas observaciones que se mantienen, se
debern adoptar medidas con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que
las rigen, entre las cuales se estima necesario considerar, a lo menos, las siguientes:
(ejemplo) En relacin a las observaciones contenidas en el
acpite, numeral,, sobre el pago de las obras no ejecutadas, se mantienen las observaciones
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formuladas, de manera que esta Entidad deber proceder a (sealar las acciones que procedan: reparos,
sumarios; denuncias, etc.).
(En caso de proceder iniciar reparo)
Respecto a las observaciones contenidas en el acpite,
numeral, relacionadas con(materias observadas en la fiscalizacin), no han sido acreditadas por lo
que se proceder a formular el reparo pertinente, en virtud de lo prescrito en los artculos 95 y 101 de la ley N
10.336, Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica.
solicitada, antes de formular el reparo)
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ANEXO N 5
TIPO Y NDE PROGRAMA
N.(N Interno cada UCE)
CIUDAD,
AL SEOR (A)
JEFE DE SERVICIO/ALCALDE/ALTA ADMINISTRACIN Y/O JEFE UCI
ENTIDAD
PRESENTE
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ANEXO N (ejemplo)
Organigrama de la Entidad.
Nmina de los funcionarios con fianzas vigentes.
Nminas de las cuentas corrientes utilizadas por la entidad.
Clave de acceso a los sistemas de la entidad.
Informar en una planilla nombre completo, run, cargo y antigedad en la Institucin de las jefaturas de
la entidad.
Manual de descripcin y especificacin de cargos.
Nmina de los sumarios administrativos instruidos.
Nmina de transferencias.
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ANEXO N 6
N(N interno de cada UCE)
CIUDAD,
AL SEOR (A)
JEFE DE SERVICIO/ALCALDE/ALTA ADMINISTRACIN Y/O JEFE UCI
ENTIDAD
PRESENTE
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ANEXO N 7
TIPO Y NDE PROGRAMA
N.(N Interno cada UCE)
CIUDAD,
AL SEOR (A)
JEFE DE SERVICIO/ALCALDE/ALTA ADMINISTRACIN
ENTIDAD
PRESENTE
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CIUDAD,
AL SEOR (A)
CARGO DEL DESTINATARIO (Otros destinatarios: jefe UCI, ministro, etc.)
ENTIDAD
PRESENTE
35
CIUDAD,
AL SEOR (A)
SECRETARIO MUNICIPAL
MUNICIPALIDAD DE..
PRESENTE
36
CIUDAD,
AL SEOR (A)
JEFE (A) UNIDAD DE SEGUIMIENTO
DIVISIN / UNIDAD DE CONTROL EXTERNO REGIONAL
PRESENTE
37
CIUDAD,
AL SEOR (A)
JEFE DE LA UNIDAD DE SUMARIOS FISCALA
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
PRESENTE
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ANEXO N 8
N(N interno de cada UCE)
CIUDAD,
AL SEOR (A)
JEFE DE SERVICIO, ALCALDE O ALTA ADMINISTRACIN
ENTIDAD
PRESENTE
39
CIUDAD,
AL SEOR (A)
NOMBRE (Otros destinatarios: recurrente, Jefe UCI, etc.)
CARGO DEL DESTINATARIO
PRESENTE
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CIUDAD,
AL SEOR (A)
SECRETARIO MUNICIPAL
MUNICIPALIDAD DE.
PRESENTE
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ANEXO N 9
Estado de Observaciones de Informe Final N de
N DE OBSERVACIN
MATERIA DE LA
OBSERVACIN
MEDIDA IMPLEMENTADA Y SU
DOCUMENTACIN DE RESPALDO
FOLIO O NUMERACIN
DOCUMENTO DE
RESPALDO
OBSERVACIONES Y/O
COMENTARIOS DE LA ENTIDAD
N de observacin segn informe final: El equipo de auditora, deber identificar el nmero de observacin correspondiente, de acuerdo a lo sealado en el informe, indicando el
nmero del captulo, ttulo, subttulo y letra en caso de ser aplicable. Ej, Aspectos de Control Interno N 1.1.a
Materia de la observacin: El equipo de auditora, deber indicar el nombre de la materia de la cual trata la observacin, de acuerdo al cuadro N de Observacin. Ej:
Manuales de procedimientos.
Requerimiento para subsanar la observacin solicitada por Contralora General: El equipo de auditora deber indicar la medida solicitada a implementar en la entidad auditada.
Medida implementada y su documentacin de respaldo: La entidad auditada deber indicar la medida implementada o las acciones emprendidas, a fin de cumplir con los
requerimientos solicitados por la CGR y la documentacin que acredita dichas acciones.
Folio o numeracin documento de respaldo: Nmero de folio asignado a la documentacin, en el expediente de respuesta de la entidad.
Observaciones y/o comentarios del servicio: Comentarios u observaciones que complementen la respuesta de la entidad.
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