Lecciones Aprendidas

Contenido
1. Qu son las Lecciones Aprendidas? ................................................................. 2
2. Cules son las ventajas de las Lecciones Aprendidas para las PyMEs? Por
qu utilizarlas? .......................................................................................................... 3
3. Cmo implementarla? ...................................................................................... 4
4. Recomendaciones para su realizacin. .............................................................. 5
5. Ejemplo de aplicacin ........................................................................................ 5
7. Guion y links del video ...................................................................................... 7
7. Lista de Referencias ......................................................................................... 12

1.

Qu son las Lecciones Aprendidas?

Las lecciones aprendidas pueden definirse como el conocimiento o entendimiento

ganado por medio de la reflexin sobre una experiencia o proceso, o un conjunto de
ellos1. Es una tcnica utilizada por una persona o un equipo de proyecto donde se
recopilan, validan, consolidan y luego se documentan, experiencias, desarrollos, errores,
riegos y sugerencias2.
Surge de la diferencia positiva o negativa entre lo que se esperaba que ocurriese y
aquello que efectivamente ocurri.
El resultado de esta tcnica, por lo general, es un formulario donde se documenta de
manera resumida las lecciones aprendidas. A continuacin se puede observar un
ejemplo de un formulario.3,4
Formulario Ejemplo
Ttulo del proyecto

Detalle

del

nombre

concreto

del

proyecto.
Descripcin breve

Resumen de las caractersticas del

proyecto.

Objetivo

Descripcin tanto del objetivo general

como los objetivos especficos del
proyecto, tal como se plantearon al
iniciar el proceso.

Participantes

Nombre de las personas involucradas

en el proyecto.

Tecnologa

Detalle de la tecnologa utilizada para

la implementacin del proyecto.

Conocimientos

Conocimientos con los que cuentan las

personas

involucradas

que

fueron

Cf. Ceballos G. et al (2011), p. 41.

Cf. Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) (2010), p. 67.
3
Cf. Universidad de Pamplona (2008), p. 2.
4
Cf. North K. / Rivas R.(2008), p. 185.
2

aplicaros durante la ejecucin del

proyecto.
Restricciones

Destaca

las

restricciones

tcnicas,

econmicas o de otro tipo que se hayan

previsto o dado en el proyecto.
Aprendizaje

Conocimientos

especiales

que

agreguen valor al proceso, los cuales se

hayan generado durante la ejecucin del
proyecto.
Qu sali bien?

Detalle de los hechos que salieron

como se deseaba.

Cules fueron las fallas?

Detalle de las fallas que se encontraron

en la elaboracin del proyecto.

Lecciones Aprendidas

Detalle de las experiencias, errores y

sugerencias que se deben tener en
cuenta en la implementacin de un
nuevo proyecto.

Tabla 5: Formulario de lecciones aprendidas. Fuente: Propia Ilustracin.

2.

Cules son las ventajas de las Lecciones Aprendidas para las PyMEs? Por
qu utilizarlas?

Al finalizar un proyecto, mediante un proceso de autorreflexin, los miembros de cada

grupo consideran cules han sido las experiencias crticas y dnde deben enfocarse en el
caso de presentarse problemas similares en el futuro5. De esta forma, se tienen en cuenta
las distintas apreciaciones de los participantes para luego disponer de informacin
valiosa que pueda resultar til para la planificacin y preparacin de nuevos proyectos.
Las lecciones aprendidas permiten6:

5
6

Identificar factores de xito (eficacia, eficiencia, sostenibilidad).

Cf. North K. / Rivas R. (2008), p. 185.

Cf. Ceballos G. et al (2011), p. 41.

Identificar deficiencias en polticas, estrategias, estndares, programas,

proyectos, procesos, mtodos y tcnicas.

Identificar y resolver problemas a travs de nuevos cursos de accin.

Mejorar la toma de decisiones futura y servir de modelo para otras

intervenciones.

3.

Cmo implementarla?7

Etapas para la aplicacin de lecciones aprendidas

Reunirse
inmediatamente

Asignar un facilitador

Realizar el formulario

Figura 9: Etapas para la aplicacin de lecciones aprendidas. Fuente: Propia Ilustracin.

1.

El formulario de lecciones aprendidas se debe llevar a cabo inmediatamente

despus de cada reunin del equipo, mientras todos los miembros estn disponibles y
mantienen los recuerdos frescos.
2.

Cualquier miembro del equipo debe ser asignado como facilitador, a excepcin

del lder del proyecto quien tiene tendencia a dominar la reunin.

El rol del facilitador es ayudar a que el equipo aprenda. Los miembros deben
comprender que las lecciones aprendidas son una va de aprendizaje y no un proceso de
evaluacin del rendimiento. De esta forma, el facilitador debe fomentar el clima para
que todos participen.
3.

A la hora de realizar el formulario se debern tener en cuenta las siguientes

preguntas:

Qu se supona que deba suceder?

Qu sucedi realmente?

Cf. Young, R. (2010), p. 18.

Por qu se encontraron diferencias?

Qu se ha aprendido?

Para la primera pregunta, es de suma importancia que todos los miembros del equipo
hayan comprendido el objetivo y el plan de trabajo. De esta manera puede asegurarse
que no hubo malos entendidos.
El aprendizaje comienza cuando los miembros del equipo comparan el plan con lo que
realmente sucedi. Los xitos y fracasos son identificados y discutidos para luego
disear planes de accin, con el fin de mantener el xito y mejorar los contratiempos.
Recomendaciones para su realizacin.8

4.
i.

Introduccin y agenda: Presentar la agenda del da y recordar al equipo alguno

de los sucesos claves y problemas encontrados durante el proyecto.

ii.

Creacin de un nuevo aprendizaje: Dividir al equipo en grupos ms chicos y

solicitar que apunten sus aprendizajes personales, ideas y puntos de vista. Luego
clasifique las notas en distintos grupos o categoras.

iii.

Discusin y revisin: Discuta dichas categoras y pregunte qu podra realizarse

mejor y qu ms podra apuntarse para beneficiar los grupos futuros.

iv.

Intercambie opiniones entre los grupos: permita que los grupos comenten entre
ellos.

v.

Discusin final: Los miembros del equipo deben reunirse para realizar un
resumen de las conclusiones y acciones futuras.

5.

Ejemplo de aplicacin9

La idea de crear seis grupos de trabajo temticos ("redes de intercambio de

conocimiento") en la Divisin Oeste de frica surgi a mediados de 2005. Estos grupos
consistan en:
1. el desarrollo sostenible de la agricultura y del pastoreo
2. la economa local
3. la educacin
4. la salud
8
9

Cf. Young, R. (2010), p. 18.

Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) (2010), p. 70.

5. la gobernabilidad local y la descentralizacin

6. y el gnero.
Con el propsito general de obtener resultados razonables (efectos e impactos) en el
campo de la poltica, los objetivos especficos de estos grupos de trabajo estaban
claramente definidos. Estos eran:

Mejoramiento del profesionalismo, la capacidad y la autonoma de los miembros

del grupo de trabajo.

Continua fomentacin y evolucin de las estrategias y los programas pertinentes

de intercambio de conocimientos entre un grupo de personas competentes.

Capitalizacin de experiencias en la regin Oeste de frica y ms all

Intercambio de informacin sobre alternativas y propuestas exitosas dentro de la

regin.

Activa contribucin y participacin de los miembros del grupo de trabajo en los

debates estratgicos de la seccin de frica Occidental. Adems de personal de
SDC, los socios locales, especialistas y personas locales conocedoras tambin
estaban implicados.

Por un lado, la idea de estos grupos de trabajo provoc escepticismo por varios
coordinadores. Ellos no perciban los beneficios del proyecto, ya que lo consideraban
como un costo y no como una inversin. A la vez, teman dedicar demasiado tiempo
para estas actividades.
Por otro lado, haba un creciente entusiasmo por las ONG ya que tenan acceso a una
experiencia ms amplia en su mbito temtico y la oportunidad de contribuir como
expertos en un tpico especfico que dominan.
El personal de la oficina central tuvo un papel importante en el perodo de lanzamiento,
que result ser un proceso duradero. Finalmente, despus de dos aos y medio, cada
grupo de trabajo se compona de un grupo central (4 a 7 funcionarios de SDC, Swiss
Agency for Development and Cooperation) y el lder del grupo.
Despus de tres aos de existencia, una revisin basada en entrevistas y observaciones
mostr un resultado positivo y muy convincente en 5 de los 6 grupos.
La puesta en marcha y participacin en un grupo de trabajo se vio favorecida por:
6

Temas en relacin directa con el da a da de los retos de los miembros del

grupo.

Preguntas pragmticas, compartidas y relevantes para los miembros de la red.

Libertad en la red para definir su propio funcionamiento de acuerdo con las

necesidades dentro de un marco pre-definido.

Reuniones cara a cara por lo menos cada ao y medio.

Objetivos claros negociados en el grupo de trabajo y entre el grupo de trabajo y

la divisin.

El contacto directo entre compaeros.

Por otro lado, el grupo de trabajo se vio obstaculizado por:

Escepticismo y la resistencia de algunos coordinadores (la sensacin de costo y

no de inversin, considerando que demasiado tiempo del personal se "pierde"
para grupos de trabajo).

Facilitadores de red descuidando su papel.

Las actividades de rutina consumen desde un 5% a un 10% del tiempo dedicado

a las actividades de la red.

Para determinadas actividades, vale la pena sentarse y revisar desde una cierta distancia
y pensar en lecciones aprendidas. En las lecciones anteriores aprendimos de nuestra
experiencia de frica Occidental que puede ser un vlido recurso para el diseo de los
tpicos "Puntos Focales" dentro de la nueva estructura de la SDC.
Sabine Schenk, former Head of West Africa Division.
7.

Guion y links del video

Parte 1: Introduccin
Bienvenidos al proyecto PyMEs Dinmicas.
En este video Paula Dinmica explicar a Victor que son las Lecciones Aprendidas.
Parte 2: Problema & Definicin
Victor: Buen da Paula!
Paula: Buen da Victor! Dime En qu te puedo ser til?

Victor: Te cuento. Mi empresa ya lleva algunos aos de funcionamiento. A pesar de

ello, me he dado cuenta que de forma sistemtica cometemos los mismos errores, una y
otra vez. Errores que nos cuentan tiempo y dinero.
Paula: No te alarmes, que conozco una herramienta muy sencilla que he aplicado en mi
empresa, que requiere una mnima cantidad de tiempo y te da excelentes resultados
llamada Lecciones Aprendidas.
Es una tcnica que consiste en reflexionar acerca de lo que has hecho y de lo que te ha
sucedido ya sea en un proyecto, proceso o actividad dentro de tu empresa.
Los involucrados debern comparar entre lo que esperaban que ocurriese y lo que en
verdad ocurri, para as identificar xitos y fracasos antes de que se olviden.
Parte 3: Ventajas
Victor: Suena muy bien Paula! Pero a m me interesara saber qu ventajas me traer
esta actividad.
Paula: Ok, si aplicas esta herramienta al finalizar cada actividad o proyecto, podrs
mediante un proceso de autorreflexin llevado a cabo por los involucrados determinar lo
siguiente:
Cules han sido los puntos crticos, tanto xitos como fracasos. Es decir, qu fue clave
para el xito de tu proyecto que deberas tener en cuenta para aplicar en el futuro, y qu
hiciste en forma deficiente o incorrecta para lo que deberas determinar correcciones.
Todo esto se te traducir en reducciones de tiempo, en una mayor eficiencia de tus
recursos y por ende, reduccin de los costos en tus proyectos futuros.
Por otro lado, gracias a que de esta forma les dars a tus empleados la oportunidad de
compartir sus opiniones, dispondrs de informacin valiosa que te resultar til para la
planificacin y preparacin de tus nuevos proyectos.
Parte 4: Implementacin
Victor: Genial Paula. Y cmo puedo implementar esta herramienta?
Paula: Antes que nada Victor, debes recordar que el resultado de una sesin de
Lecciones Aprendidas debe ser un documento en donde se detalle el resultado de la
misma para no perder esa informacin valiosa.

Por ejemplo, lo que hacemos en mi empresa y que te puede servir de gua, es completar
un formulario en donde se detalla lo sucedido.
Adems de responder las preguntas ms importantes como: Qu sali bien? Qu sali
mal? y Qu se aprendi?, lo que hacemos es darles contexto a las lecciones
aprendidas pues es lo que nos permite identificar situaciones similares.
La actividad consta solo de 3 pasos muy fciles de seguir.
El primero es una reunin entre los integrantes del equipo de trabajo.
Si bien generalmente se realizan las sesiones de Lecciones Aprendidas al final del
proyecto, si puedes hacerlo, te recomiendo que las conduzcas al finalizar cada fase del
mismo, o luego de un evento o actividad disparadora, crtica.
Como segundo paso, debers asignar dentro del equipo a un facilitador. La experiencia
me demostr que los lderes de proyecto tienden a dominar la reunin.
Por lo tanto te sugiero que selecciones a otro integrante del equipo.
Aqu debers remarcarle al facilitador que su funcin es ayudar a que el equipo aprenda
y que debe fomentar la participacin de todos.
Finalmente los integrantes del equipo debern reflexionar y discutir sobre lo sucedido,
para luego completar el formulario. Para lo cual es importante que se hagan las
siguientes preguntas en este orden:

Qu se supona que deba suceder?

Qu sucedi realmente?

Por qu se encontraron diferencias?

Qu se ha aprendido?

Parte 5: Consejos
Victor: Por ltimo Paula. Tienes algunos consejos o puntos clave que segn tu
experiencia debera tener en cuenta cuando conduzca Lecciones Aprendidas en mi
empresa?
Paula: Victor, previamente es fundamental que le presentes al equipo la agenda del da
y le recuerdes algunos sucesos y problemas claves que ocurrieron hasta el momento.

Invita a todos los involucrados en la actividad o proyecto, y solamente a ellos, a la

discusin.
Por ltimo te ser interesante saber qu Lecciones Aprendidas es especialmente til en
escenarios de recuperacin luego de una crisis.
Parte 6: Final
Victor: Muchas gracias por tu ayuda Paula!
Paula: De nada Victor, y si deseas buscar ms informacin, puedes buscar en los links
que te dejo a continuacin:
Guillermo C. / Claudina, P. / Diana C. / Mercedes, S. (2011): La gestin del
conocimiento en PAE. Petrotecnia, in:
http://www.petrotecnia.com.ar/junio11/sin/GestionPAE.pdf
Young, R. (2010): Knowledge Management Tools and Techniques Manual. Asian
Productivity Organization, United Kingdom. p. 18-21, in:
http://www.apo-tokyo.org/publications/files/ind-43-km_tt-2010.pdf
Swiss Agency for Development and Cooperation / Lindau A. (2009): Knowledge
Management Toolkit, p.67-70, in:
http://www.fsnnetwork.org/sites/default/files/knowledge_management_toolkit.pdf
Leask M. / Lee C. / Milner T. / Norton M. / Rathod D. (2008): Knowledge Management
Tools and Techniques - Helping you access the right knowledge at the right time.
Improvement and Development Agency for Local Government, p. 23 33, in:
http://www.idea.gov.uk/idk/aio/8595069
O si no puedes consultar la informacin disponible en este sitio web de Pymes
Dinmicas, quienes me aconsejaron aplicar esta herramienta de gestin del
conocimiento!
www.dynamic-sme.org
Links para ver el video en el sitio web YouTube y en el sitio web de la Universidad
Federal de Santa Catarina respectivamente, en idioma:
Castellano:
http://www.youtube.com/watch?v=SmNirt9rZzk
10

http://tvled.egc.ufsc.br/biblioteca/biblioteca/DynamicSME/lessons/lessons_espanhol_07
102013.mp4
Ingls:
http://www.youtube.com/watch?v=-YfeXa3YNH8
http://tvled.egc.ufsc.br/biblioteca/biblioteca/DynamicSME/lessons/lessons_ingles_0710
2013.mp4
Portugus:
http://www.youtube.com/watch?v=LiJSXwc7lgc
http://tvled.egc.ufsc.br/biblioteca/biblioteca/DynamicSME/lessons/lessons_portuguesl_
07102013.mp4

11

7.

Lista de Referencias

Ceballos G. et all (2011): La gestin del conocimiento en PAE. Petrotecnia, en:

http://www.petrotecnia.com.ar/junio11/sin/GestionPAE.pdf, (visitada 15/09/2013).
North K./ Rivas R. (2008): Gestin del conocimiento: Una gua prctica hacia la
empresa inteligente. Libros en red.
Swiss Agency for Development and Cooperation / Lindau A. (2009): Knowledge
Management Toolkit, en:
http://www.fsnnetwork.org/sites/default/files/knowledge_management_toolkit.pdf,
(visitada 16/09/2013).
Universidad de Pamplona (2008): Nodo Internacional de gestin del conocimiento,
en:
http://www.unipamplona.edu.co/unipamplona/hermesoft/portalIG/home_1/recursos/gen
eral/manuales_guias/manuales/contenidos/lecciones_aprendidas/index.htm,

(visitada

18/09/2013).
Young, R. (2010): Knowledge Management Tools and Techniques Manual. Asian
Productivity Organization, United Kingdom, en:
http://www.apo-tokyo.org/publications/files/ind-43-km_tt-2010.pdf,

(visitada

16/09/2013).

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