Guide Pharma Gerer Entrepots FR

GUIDE PHARMACEUTIQUE PSF-CI :
Comment mieux grer les entrepts

pharmaceutiques
Unit Pharmaceutique PSF-CI

Rfrence : DIST/GS/SIE/001/G/REV00
MARS 2003
SOMMAIRE
INTRODUCTION..................................................................................... 1
1 - UN ENTREPOT PHARMACEUTIQUE: POUR QUOI FAIRE ? ......... 2
2 - QUEST-CE QUI DOIT CARACTERISER UN ENTREPOT ? ............ 3
2.1 - UN LOCAL BIEN SITUE ......................................................................................... 3
2.2 - UN LOCAL BIEN AGENCE ..................................................................................... 3
2.3 - UN LOCAL BIEN RANGE ....................................................................................... 4
2.3.1 - Rgles de base de lentreposage................................................................ 4
2.3.2 - La classification des produits ...................................................................... 5
2.3.3 - La conservation des produits ...................................................................... 6
2.4 - UN LOCAL PROPRE ........................................................................................... 10
2.5 - UN LOCAL BIEN SECURISE ................................................................................. 10
3 - LA GESTION DES STOCKS ........................................................... 12

3.1 - OBJECTIFS ET PRINCIPES.................................................................................. 12
3.2 - LE RENOUVELLEMENT DU STOCK ....................................................................... 12
3.2.1 - Lvolution de ltat dun stock .................................................................. 12
3.2.2 - Calcul de la quantit commander........................................................... 14
3.3 - LA FICHE DE STOCK .......................................................................................... 15
3.3.1 - Dfinition ................................................................................................... 15
3.3.2 Caractristiques de la fiche de stock ........................................................ 15
3.3.3 - Consignes dutilisation............................................................................... 16
3.4 - LA GESTION DE STOCK SUR TABLEUR ................................................................. 16
3.5 - LE REGISTRE DES PRODUITS REGLEMENTES ....................................................... 17
4 - LES INVENTAIRES ......................................................................... 18

4.1 POURQUOI EN FAIRE ?..................................................................................... 18
4.2 - COMMENT LES FAIRE ?..................................................................................... 18
5 - LA RECEPTION DES PRODUITS................................................... 20

5.1 - LE CONTROLE DE LA COMMANDE ....................................................................... 20
5.1.1 Premire vrification................................................................................. 20
5.1.2 - Le deuxime contrle ................................................................................ 21
5.2- LENREGISTREMENT DE LA COMMANDE ............................................................... 22
5.3 - LE DECONDITIONNEMENT ET LETIQUETAGE DES PRODUITS .................................. 22
6 - LA DISTRIBUTION DES PRODUITS .............................................. 24

6.1 - LA VALIDATION DE LA LISTE DES BESOINS ........................................................... 24
6.2 - LA PREPARATION DE LA LIVRAISON .................................................................... 25
6.3 - LA REMISE DES PRODUITS ................................................................................. 25
6.3.1 - Le bon de livraison .................................................................................... 25
6.3.2 - La facture .................................................................................................. 26
6.3.3 - Le certificat de donation ............................................................................ 26
6.3.4 - Lavoir........................................................................................................ 26
6.3.5 - La feuille de transport (waybill).................................................................. 26
6.4 - LE MONITORING DE LA CONSOMMATION AU NIVEAU DES STRUCTURES BENEFICIAIRES .....26
DIST/GS/SIE/001/G/REV00
6.5 - LA TRAABILITE DES PRODUITS ......................................................................... 27
7 LE PERSONNEL DE LENTREPOT : QUI FAIT QUOI ?................ 28

7.1 - LE PHARMACIEN RESPONSABLE ........................................................................ 28
7.2 - LE MAGASINIER ................................................................................................ 29
7.3 - LE MANUTENTIONNAIRE .................................................................................... 29
7.4 - LE GARDIEN..................................................................................................... 30
7.5 - LAGENT DE SURFACE....................................................................................... 30
8 - LASSURANCE QUALITE .............................................................. 31

8.1 - LES PROCEDURES OPERATIONNELLES STANDARDISEES ....................................... 31
8.2 - INFORMATIONS PHARMACEUTIQUES ................................................................... 32
8.3 - LES AUDITS ..................................................................................................... 32
ANNEXES.................................................................................................
ANNEXE I : CIRCUIT DES PRODUITS ET ACTIVITES PHARMACEUTIQUES DE PSF-CI............ I
ANNEXE II: SCHEMA TYPE DE LAGENCEMENT DUN ENTREPOT PHARMACEUTIQUE ........... II
ANNEXE III: FICHE DE CONTROLE DE LA TEMPERATURE DU MAGASIN ............................. III
ANNEXE IV : FICHE DE CONTROLE DE LA TEMPERATURE ET DE LENTRETIEN DES
REFRIGERATEURS ..................................................................................................... IV
ANNEXE V : FICHE DE STOCK ...................................................................................... V
ANNEXE VI : LISTE DINVENTAIRE ............................................................................... VI
ANNEXE VII : ACCUSE DE RECEPTION PROVISOIRE (PRODUITS PHARMACEUTIQUES) ...... VII
ANNEXE VIII : ACCUSE DE RECEPTION DEFINITIVE (PRODUITS PHARMACEUTIQUES) ...... VIII
ANNEXE IX : DEVIS ................................................................................................... IX
ANNEXE X : EXEMPLE DE BON DE PREPARATION........................................................... X
ANNEXE XI : EXEMPLE DE BON DE LIVRAISON .............................................................. XI
ANNEXE XII : EXEMPLE DE FACTURE ......................................................................... XII
ANNEXE XIII : ATTESTATION DE DON HUMANITAIRE .................................................... XIII
ANNEXE XIV : EXEMPLE DAVOIR CLIENT ..................................................................XIV
ANNEXE XV : SCHEMAS RAPPELANT LES CONSIGNES DE BASE ....................................XV
BIBLIOGRAPHIE
Unit Pharmaceutique
INTRODUCTION
Llaboration de ce guide est ne du souci de garantir lassurance qualit au
niveau des diffrentes missions de Pharmaciens Sans Frontires - Comit
International ainsi que de capitaliser la mmoire de ses acteurs dans le domaine
mdico-pharmaceutique. En effet, les pharmaciens expatris ont eu pendant
longtemps limpression de rinventer la roue chaque mission en recrant des outils
de gestion ou de formation et des procdures dj ralises mais non disponibles.
Ce guide est un recueil dcrivant un ensemble dactions et de rgles accomplir
pour amliorer la qualit de lintervention de Pharmaciens Sans Frontires - Comit
International au niveau de ses dpts pharmaceutiques quelle que soit leur
localisation gographique. Ces recommandations ont valeur doutil adapter au
contexte local de chaque mission, chaque entrept PSF-CI devant avoir ses
procdures dactivits spcifiques.
Aprs avoir rappel les objectifs des entrepts pharmaceutiques, ainsi que leurs
caractristiques, nous nous pencherons sur lactivit essentielle qui incombe au
Pharmacien responsable : la gestion des stocks. La prsentation des outils de la
gestion des stocks sera complte par des lignes directrices concernant la rception
et la distribution des produits grs dans lentrept. Pour finir, la rpartition des
tches entre les diffrents intervenants au niveau des entrepts pharmaceutiques
ainsi que des notions dassurance qualit seront dveloppes.
Lapplication de ces diffrentes lignes directrices permettra :
-
de simplifier les tches qui incombent au pharmacien expatri, aussi

paradoxal que cela puisse lui sembler ;
de standardiser les missions de Pharmaciens Sans Frontires-Comit

International, sans pour autant les uniformiser ;
de faciliter le relais entre les pharmaciens expatris qui se succdent au

niveau dune mme mission grce la traabilit des oprations ;
doptimiser les diffrents volets des programmes de Pharmaciens Sans

Frontires - Comit International.
Par ailleurs, bien que ce rfrentiel soit le fruit dexpriences de terrain et de

recommandations internationales, les diffrentes directives prsentes seront
rgulirement soumises aux valuations de terrain pour renforcer leur
pertinence.
Bien entendu, cet outil ne dispense pas de lutilisation optimale du jugement et des
connaissances pharmaceutiques et biomdicales du pharmacien dans le but
damliorer lefficacit, la scurit, lconomie et la prcision selon lesquelles les
mdicaments doivent tre utiliser pour que la plus grande pharmacie du monde
reste toujours de garde.
Unit Pharmaceutique
1 - Un entrept pharmaceutique: pour quoi faire ?

Permettre le transport le plus rapide et le moins cher des mdicaments et
des dispositifs mdicaux de leurs fournisseurs aux bnficiaires (cf. annexe I).
Ceci nest possible qu travers une gestion rigoureuse des stocks.
On peut distinguer trois tapes principales :
Lachat des produits pharmaceutiques : il sagit de passer des commandes
pertinentes au moment opportun, soit localement soit via le Service des
Achats Mdicaux du Sige, puis de rceptionner et de contrler les
livraisons ;
Le stockage des produits commands : il sagit denregistrer et de ranger
les produits reus, puis de surveiller leur conservation et suivre leur
consommation ;
La distribution des produits en stock : il sagit de prparer et de livrer les
commandes, puis dassurer leur suivi.
Unit Pharmaceutique
2 - Quest-ce qui doit caractriser un entrept ?

Un entrept pharmaceutique doit tre bien situ, bien agenc, bien rang, propre
et bien scuris. Ceci permet dassurer :
la gestion facile et efficace ;
la bonne conservation des mdicaments et du matriel mdical ;
la scurit du personnel et des marchandises stockes.
2.1 - Un local bien situ
Pour cela, il faut prendre en compte :
le nombre et lemplacement des structures sanitaires desservir ;
les routes, chemins de fer, ports, etc. entre les sources et les structures
sanitaires ;
les facteurs saisonniers (ex : routes coupes) ;
les besoins de transbordement ;
le nombre, le genre et la capacit des installations de stockage
existantes ;
laccs, le drainage, la scurit, leau et les services (lectricit,
tlphone) du site choisi comme entrept.
2.2 - Un local bien agenc
La taille de lentrept doit tre suffisante pour permettre une sparation en
diffrentes zones (cf. annexe II) :
- une zone administrative au niveau de laquelle se font les activits de gestion
administrative et financire de lentrept (enregistrement informatique des
commandes ; monitoring de la consommation des structures bnficiaires ;
estimation des besoins ; archivage des factures, des bons de commandes,
des bons de livraison1 ; etc.) ;
- une zone rserve la prparation des livraisons ;
- une zone de stockage des cartons vides et autres emballages ;
- un magasin lui-mme constitu dun plan de travail et de plusieurs secteurs
rservs au stockage :
des diffrentes formes de mdicaments ;
du matriel mdical ;
des produits conserver au frais ( chambre froide ou rfrigrateurs) ;
des stupfiants et produits rglements (chambre ou armoire fermant

cl) ;
des produits en quarantaine ;
Tous les documents doivent tre conservs pendant une priode au moins gale celle impose par la
rglementation en vigueur dans le pays et conformment la charte darchivage de PSF-CI.
Unit Pharmaceutique
des produits prims en attendant leur destruction ;
- Une zone de rserve devra tre prvue dans le magasin si le volume de

produits pharmaceutiques est tel que tous les produits ne peuvent tre
stocks en rayon.
La taille et lagencement du magasin doivent tre tels que chaque secteur soit
distinctement dlimit et quil ne puisse y avoir de confusion entre les produits
distribuer et les produits dtruire.
2.3 - Un local bien rang
2.3.1 - Rgles de base de lentreposage
Ces recommandations sont destines ranger correctement un entrept et
viter dventuelles pertes :
Rangement systmatique des livraisons ;
Utilisation des palettes ( rien ne doit tre entrepos mme le sol !) pour une
meilleure circulation de lair ainsi quune protection contre les nuisibles (rats)
ou contre une ventuelle inondation ;
Respect dun espace dau moins 50 cm entre les palettes elles-mmes et les
murs de lentrept. Ceci permet darer le dpt, de faciliter le contrle de
ltat des produits, et de nettoyer les locaux. Prvoir galement des espaces
de circulation pour les personnes et/ou les transpalettes ;
Equipement de lentrept dtagres solides et stables, rglables (pour
adapter les intervalles entre les rayonnages la taille des marchandises
entreposer), mtalliques de prfrence dans les pays tropicaux o les termites
sattaquent au bois ;
En rayon comme en rserve, chaque produit doit avoir une et une seule place
bien prcise ;
En rayon, cette place est indique par une tiquette portant les
caractristiques du produit. Les mdicaments sont identifis par leur
Dnomination Commune Internationale (DCI)2, leur dosage et leur forme3.
Un espace suffisant doit tre prvu pour chaque produit pharmaceutique afin
dviter les mlanges et de pouvoir ventuellement insrer de nouveaux items
non encore prsents au niveau du magasin ;
Si un produit stock en rayon lest galement en rserve, il faut que cela soit
indiqu sur la fiche de stock du produit en question (pastille de couleur) ;
Pour chaque item en rayon, les produits avec les dates de premption les plus
loignes seront rangs au fond des tagres et ceux avec les dates de
premption les plus proches seront rangs lavant. Ceci permet de rduire le
risque de premption des produits durant le stockage4;
En anglais : International Nonproprietary Name (INN).

Exemples de caractristiques pour diffrents produits : Amoxicilline - 500mg glules ; Glucose 20% injectable; Cathter IV - 16G - 20cm.
4
Principe FEFO : First Expired First Out.
3
Unit Pharmaceutique
Les cartons devront tre empils en piles parfaites tout en limitant la hauteur
pour prvenir les risques deffondrement ;
Les cartons doivent tre rangs tel que leur tiquette sera facilement visible et
lisible ;
Tous les cartons en rserve doivent tre ferms (scotch) ;
Pour chaque produit en rayon, seul un carton doit tre ouvert pour permettre
la distribution ;
Les stupfiants et autres produits rglements5 seront stocks sparment,
dans une armoire (ou une petite pice) ferme cl. Celle-ci sera garde par
le Pharmacien responsable ;
Les produits inflammables tels que lalcool et lther doivent tre stocks dans
des locaux spciaux ou, si cela nest pas possible, dans une pice spare
bien ventile ;
Sortir immdiatement toute marchandise infeste, abme ou prime.
Reporter le mouvement sur la fiche de stock, et tablir un document crit
(constat ou PV) pour justifier le retrait du stock ;
Mettre en quarantaine tout lot peru comme suspect par le Pharmacien
responsable (changement de couleur, prcipitation anormale) ou dclar
suspect (par le fournisseur ou le Service des Achats Mdicaux du Sige).Les
produits suspects doivent tre spars physiquement des autres produits en
stock. Il faudra attendre les rsultats danalyse des lots suspects avant de les
dtruire (et enregistrer leur retrait du stock) ou les remettre en rayon si le
doute savre non tabli.
2.3.2 - La classification des produits
Pour une gestion de stock facile et efficace, il est essentiel :
dadopter une classification des produits pharmaceutiques qui soit simple et
utilisable par des personnes non spcialises ;
de respecter cette classification chaque niveau du systme de gestion.
2.3.2.1 - Classification des mdicaments
Il est prfrable de ranger les mdicaments par forme pharmaceutique sommaire
(ou voie dadministration) et par ordre alphabtique des DCI au sein de chaque
forme pharmaceutique6.
Les diffrentes formes sont (cf. annexe II) :
-
les comprims et apparents ;
les sirops ;
Les substances psychotropes (produits de la famille des benzodiazpines et des barbituriques) et stupfiantes
(analgsiques centraux) sont des substances vnneuses agissant sur le systme nerveux central. De ce fait,
des dtournements dusage des fins toxicomaniaques sont possibles. La production, la fabrication, lextraction,
la prparation, loffre, la mise en vente, le transport, limportation, lexportation de ces produits sont rgis par la
convention des Nations Unies de Vienne de 1988.
6
La classification alphabtique par DCI est souvent privilgie la classification Anatomique Thrapeutique et
Chimique (ATC) o les mdicaments sont classs selon leur action thrapeutique. La classification ATC est plus
pdagogique et facilite les substitutions. Cependant elle ncessite un personnel qualifi et un suivi rigoureux car
un mme produit peut appartenir plusieurs classes thrapeutiques et peut donc tre rang diffrents endroits.
Unit Pharmaceutique
les mdicaments destins lusage externe (pommades, collyres,

solutions ) ;
les mdicaments administrs par voie injectable (IV et IM) ;
les soluts de perfusion (classs part en raison de leur

encombrement) ;
les mdicaments conserver au rfrigrateur (vaccins, srums,

insulines) ;
les stupfiants conserver dans une armoire ferme cl ;
les alcools, thers ; etc.
2.3.2.2 - Classification des matriels mdicaux

Etant donn la diversit des articles stocks et lencombrement de beaucoup
dentre eux, il est prfrable de ne pas utiliser lordre alphabtique et de les
regrouper par catgories : seringues, aiguilles, sutures, bandages, sondes,
instruments chirurgicaux, matriel de strilisation, matriel dauscultation, etc.
Dans chaque catgorie, le matriel sera ensuite rang par taille puis par date de
premption.
2.3.3 - La conservation des produits
Les mdicaments sont des produits fragiles. Aussi, pour protger ceux qui sont
trs sensibles, les fabricants utilisent divers procds ou adjuvants (conservateurs,
dessiccateurs, flacons colors ou opaques). Par ailleurs, chaque produit
saccompagne de consignes de conservation qui lui sont propres.
Au niveau de lentrept, il est essentiel de conserver les produits pharmaceutiques
des facteurs de dgradation ( temprature, oxygne de lair, humidit et lumire)
pour garantir leur stabilit jusqu leur date de premption.
2.3.3.1 - Les conditions de conservation
a) La temprature
La temprature ambiante de lentrept ne doit pas tre suprieure 25-30C.
Celle-ci doit tre quotidiennement contrle, mesure et reporte sur une fiche
prvue cet effet (cf. annexe III).
Les dispositifs employs pour mesurer la temprature doivent eux-mmes tre
contrls et ventuellement talonns. Ils doivent tre placs dans les zones o les
risques de variation de temprature sont les plus importants, cest dire proximit
des ouvertures. Utiliser de prfrence un thermomtre minima et maxima qui
permet de relever la temprature la plus basse et la plus haute de la journe.
Voici les tempratures de stockage dfinies par la Pharmacope Europenne :
Lieu
Au conglateur
Au rfrigrateur
Au frais
A temprature ambiante
Temprature
- 15C 0C
0C + 8C
+ 8C + 15C
+ 15C + 30C
Unit Pharmaceutique
Une attention particulire sera porte aux formes injectables en solution. En

effet, celles-ci ne doivent jamais subir des tempratures infrieures 0C , la
conglation pouvant entraner la prcipitation du principe actif et la formation des
cristaux. Ces derniers ne repasseront pas en solution mme si la temprature
repasse au dessus de 0C.
Pour les produits conserver au conglateur ou au rfrigrateur (vaccins, srums,
ergomtrine, oxytocine, insuline, certains tests de laboratoire), la chane du froid7
ne doit jamais tre interrompue. Il faut donc sassurer que les quipements pour le
froid sont toujours fonctionnels pour que les produits soient toujours bonne
temprature. Pour ce faire, mettre un thermomtre fonctionnel dans le rfrigrateur
ou conglateur pour remplir chaque jour une fiche de surveillance de temprature
accroche au rfrigrateur ou conglateur et partir de laquelle des courbes de
temprature peuvent tre faites (cf. annexe IV).
Il est souhaitable que les quipements pour le froid soient associs des
gnrateurs qui dmarrent (de prfrence automatiquement8) en cas de coupures de
courant.
En plus de ces conditions de stockage, le systme de distribution doit prvoir
lutilisation de dispositifs mobiles telles que les glacires, les porte-vaccins et les icepacks9 pour le maintien de la chane du froid lors du transport.
Voici quelques conseils pour entretenir les quipements pour le froid et garantir la
chane du froid :
Contrler la temprature quotidiennement (matin et aprs-midi) et remplir la
fiche de surveillance de temprature ;
Si une manipulation est ncessaire (dconditionnement), retirer du
rfrigrateur la bote de produits concerne et refermer la porte avant de
faire la manipulation dans les plus brefs dlais en dehors du rfrigrateur ;
Une fois par mois dgivrer le rfrigrateur, bien nettoyer lintrieur,
dpoussirer des tubes placs derrire, nettoyer les joints de portes, les
talquer et lorsque vous faites ce travail, reporter la date au niveau de la
ligne entretien de la fiche de contrle de la temprature et de lentretien
des rfrigrateurs (cf. annexe IV) ;
Dans les pays chauds, laisser un espace denviron 50 cm entre larrire du
rfrigrateur et le mur afin dviter toute surchauffe ;
Garder des accumulateurs de froid (les ice-packs) dans le compartiment
conglateur et des bouteilles deau dans la partie basse du rfrigrateur ;
Ne jamais conserver de boissons ou de nourriture lintrieur du
rfrigrateur ;
Pour les rfrigrateurs lectriques, veiller ce quils soient toujours bien
branchs ainsi quau bon fonctionnement du groupe lectrogne;
Le terme dsigne lensemble du parcours (de la fabrication lutilisation) assurant une conservation adquate
des produits sensibles la chaleur. Cf. Guide Logistique PSF-CI: La chane du froid
8
Ce dispositif est toutefois difficile mettre en place du fait de son cot. Les gnrateurs sont gnralement mis
en route manuellement.
9
Ce sont des accumulateurs de froid qui se prsentent sous forme de briquettes en plastique remplies dun
liquide spcial.
Unit Pharmaceutique
Pour les rfrigrateurs fonctionnant au ptrole, remplir chaque jour le

rservoir et garder toujours du ptrole en rserve ;
Pour les rfrigrateurs gaz propane, contrler chaque jour le niveau de la
bouteille et garder deux bonbonnes en rserve ;
Lorsque vous changez la bouteille de gaz, marquer sur une fiche destine
cet effet, la date dinstallation de la nouvelle bouteille.
b) Lair
Loxygne et lhumidit de lair sont des facteurs de dgradation des principes
actifs des mdicaments. Pour protger les produits il faut donc :
-
que tout rcipient soit hermtiquement ferm ;
viter le dconditionnement prolong ;
privilgier les emballages dorigine pour assurer ltanchit et lopacit ;
sassurer que les locaux bnficient dune bonne aration (ouverture

des fentres, ventilateurs, voies daration hautes avec grilles afin
dviter les rongeurs).
Le degr dhumidit de lentrept pharmaceutique doit tre rgulirement vrifi,

mesur et enregistr. Les dispositifs employs pour mesurer le degr dhumidit
doivent eux-mmes tre contrls et ventuellement talonns.
c) La lumire
Beaucoup de principes actifs sont photosensibles, particulirement les solutions
qui sont conserver dans leur emballage.
Aucun produit ne doit tre expos directement la lumire du jour.
2.3.3.2 - La premption des produits
a) La date de premption
Les mdicaments sont des produits qui priment. La dtermination de la date de
premption (ou date limite dutilisation) dun mdicament seffectue partir dtudes
de dgradation acclre et dtudes de stabilit en temps rel. Elle est fixe par le
laboratoire fabricant de telle sorte que leffet thrapeutique reste inchang jusqu
cette date (90% du principe actif doit tre prsent et il ne doit pas y avoir
daugmentation substantielle de la toxicit). La date de premption est dtermine
pour le mdicament conserv dans son rcipient original, non ouvert et non
endommag. Elle doit obligatoirement figurer sur lemballage extrieur et/ou sur le
produit.
Quand cette date est formule en termes de mois et danne, par convention,
cest le dernier jour du mois de lanne indique qui fait office de date butoir.
Dans le cas o cette date serait prcde de la mention utiliser avant , il faut
alors videmment retenir le premier jour du mois indiqu.
b) Les produits prims
Aucun produit ne doit tre utiliser au-del de sa date limite dutilisation. En effet la
dgradation dun mdicament peut conduire une diminution de son efficacit
Unit Pharmaceutique
thrapeutique et, parfois, une augmentation de la toxicit par formation de produits

lorigine deffets indsirables ou toxiques.
La diminution de lefficacit thrapeutique par sous-dosage peut avoir des

consquences graves pour la sant du patient lorsque le mdicament
ncessite un dosage prcis (digoxine, digitoxine, phnitone).
Lutilisation dun antibiotique prim, donc moins actif, peut, en plus de ne pas
gurir linfection, favoriser lapparition de souches rsistantes.
Avec le temps, les ttracyclines sont dgrades en substances beaucoup plus

dangereuses, do une augmentation de leur toxicit.
Pour les pnicillines et les cphalosporines, on peut constater une

augmentation du pouvoir allergne.
c) Mesures prendre pour rduire la quantit de prims en stock
La mauvaise gestion (surstockage) est responsable de pertes importantes par

premption et occasionne des cots inutiles. La rduction des risques de premption
des produits stocks au niveau dun entrept pharmaceutique est imprative, et nest
possible qu travers une gestion rigoureuse des stocks.
Celle-ci implique notamment une estimation des besoins rigoureuse avant toute
mission de commande et une rotation de stock approprie grce au respect du
principe FEFO.
Pour rduire la quantit de prims en stock, il faut :
rpertorier les produits (ou les lots10) risque de premption ;
confronter le dlai restant avant leur date de premption avec la priode
couverte par les quantits encore en stock (les consommations mensuelles
moyennes de ces produits doivent tre connus) ;
rendre visible par marquage les produits expirant dans un dlai prdfini
(par exemple dans 6 mois ou dans 9 mois) ;
utiliser en priorit les produits marqus.
d) La gestion des prims
La gestion des prims doit faire lobjet de procdures oprationnelles
standardises dans lesquelles il ne faut pas sous-estimer le cot, lnergie, le temps
et les ressources humaines ncessaires la destruction des prims. En effet, si les
premptions nont pas pu tre vites, les mdicaments prims doivent tre dtruits
du fait des risques lis leur utilisation11.
Dans un premier temps, les produits prims devront tre extraits du stock
de produits distribuer, placs dans un secteur du magasin qui leur soit
rserv et qui ferme cl (risques de vol).
10
Un lot est une quantit constitue de toutes les units dun mme mdicament ayant la mme date de
premption.
11 On notera que la destruction de produits pharmaceutiques dans le cadre dune mission humanitaire est
inadmissible si elle est la consquence de ngligences de gestion au niveau dun entrept PSF-CI.
Unit Pharmaceutique
Dans un second temps, ces produits seront tris selon leur forme pour
tre dtruits en respectant la lgislation et la rglementation en vigueur
dans le pays ainsi que les principes directeurs pour llimination sans
risques des produits pharmaceutiques non utilisables12. Leur destruction
selon ces derniers principes est obligatoire pour garantir la sauvegarde de
la sant Publique et la protection de lenvironnement.
2.4 - Un local propre

Une grande partie des produits pharmaceutiques tant ingre par les patients ou
au contact des malades, lhygine et le bon sens sont des lments essentiels tous
les niveaux de manipulation de ces produits. Il faut donc toujours veiller la propret
intrieure de lentrept et de ses abords.
Voici quelques recommandations :
nettoyer les locaux rgulirement laide de solutions dsinfectantes
(hypochlorite de sodium ou de calcium )13;
quand possdant une autorisation lgale de dconditionnement, viter au
maximum de manipuler les mdicaments avec les mains en utilisant des
gants usage unique, plateaux de comptage et des spatules ;
les personnes qui manipulent les mdicaments doivent se laver
pralablement les mains en utilisant une solution antiseptique
(chlorhexidine, chlorhexidine + ctrimide ) ou, dfaut, du savon
ordinaire ;
interdire de fumer et de manger dans le local et prvoir une pice spare
rserve cet effet.
2.5 - Un local bien scuris
A quoi sert un local bien garni, bien rang et propre si celui-ci nest pas protg et
sr ?
Pour prserver le personnel et les produits par rapport aux risques, il faut :
des portes fermant cl et des serrures suffisamment solides ;
un rangement unique pour toutes les cls ;
des fentres protges ;
sassurer que les visiteurs nont accs qu la zone administrative;
que le personnel soit vtu et quip de faon convenable et approprie de
telle sorte quil soit protg lors de lexcution des tches qui lui incombent.
un clairage adapt et fonctionnel, ainsi que des gnrateurs prts
lemploi pour garantir des bonnes conditions de travail;
nettoyer rgulirement le sol ;
12
Se rfrer au document Interagency Guidelines For Safe Disposal of Unwanted Pharmaceuticals in and after
emergencies ou Principes directeurs pour llimination sans risques des produits pharmaceutiques non
utiliss pendant et aprs les situations durgence . WHO/EDM/PAR/99.2. rdig avec la collaboration de
Pharmaciens Sans Frontires-Comit International notamment.
13
Toutes les informations relatives au nettoyage de lentrept (frquence du nettoyage, produits utiliss, procd
utilis) doivent tre consignes dans des procdures standardises.
10
Unit Pharmaceutique
dfendre de fumer dans lentrept ;

prvoir des extincteurs pour lutter contre lincendie ;
lutter contre les nuisibles en pulvrisant priodiquement de linsecticide14 ;
faire dbroussailler lextrieur rgulirement.
14
Des procdures claires concernant lemploi de pesticides sans prendre de risques pour le personnel et les
produits pharmaceutiques, ainsi que les mesures durgence prendre en cas de contamination doivent tre
disponibles.
11
Unit Pharmaceutique
3 - La gestion des stocks

3.1 - Objectifs et principes
Lobjectif de la gestion des stocks est double :
assurer la continuit des approvisionnements (la rupture de stock ayant

toujours des rpercussions ngatives sur le droulement du programme de
sant);
viter le sur-stockage synonyme dargent immobilis, de surcot de

stockage, dencombrement de lentrept, daugmentation des risques de
dtrioration ou de vol des produits.
Le matre mot dune bonne gestion de stock est la prvoyance. Le responsable de

lentrept pharmaceutique doit pouvoir rpondre tout moment aux questions
suivantes :
Quels sont les produits pharmaceutiques ncessaires au bon
fonctionnement du programme de PSF-CI concern par les activits
dentreposage ?
Quel produit est rang o et en quelle quantit ?
Quelle est la consommation approximative de chaque produit pour une
priode donne (semaine, mois, etc.) ?
O et comment acqurir les diffrents produits ?
Quel est le dlai de livraison ?
Jusqu quand les produits peuvent-ils tre utiliss ?
Dans ce but, la gestion des stocks va sattacher :
- suivre les tats des stocks ;
- suivre les consommations ;
- anticiper les dlais de livraison pour le dclenchement des commandes.
3.2 - Le renouvellement du stock
3.2.1 - Lvolution de ltat dun stock
Celle-ci peut tre tudie grce une technique mathmatique ncessitant la
dtermination des diffrents paramtres dfinis ci-dessous :
A = indicateur de consommation : il sagit de la quantit de produit qui sort de
lentrept ( et qui est considre comme tant consomme) sur une priode
donne (semaine, mois, anne). Pour dterminer cette valeur il faut saider des
outils de gestion tels que la fiche de stock ou des statistiques tires de la
consommation passe de la mission.
La consommation moyenne mensuelle (CMM) par exemple, est calcule
partir des sorties enregistres sur les fiches : il suffit dadditionner les sorties de
plusieurs mois (3, 6 ou 12) et de diviser le total par le nombre de mois pour obtenir la
CMM.
12
Unit Pharmaceutique
Remarques : La quantit de produits consomms doit correspondre le plus

possible aux besoins thrapeutiques rels de la population qui frquente les
structures de sant appuyes par PSF-CI. Pour estimer les besoins en produits
pharmaceutiques, le Pharmacien responsable doit donc tenir compte des donnes
pidmiologiques et des statistiques de morbidit ainsi que des protocoles
thrapeutiques nationaux15.
Par ailleurs, on peut optimiser les commandes grce la formation
des prescripteurs sur lutilisation rationnelle des mdicaments.
d = dlai de livraison : cest le dlai estim entre lmission dune commande et
sa livraison effective lentrept (estimation exprime en mois ou en jours).
p = priodicit de la commande : il sagit du nombre de mois entre deux
commandes, ce qui quivaut la priode que devra couvrir le contenu dune
commande. Cette priodicit est dfinie par le responsable de lapprovisionnement,
en tenant compte des ressources financires disponibles, des perspectives de dure
du projet, des spcificits de larticle (premption, encombrement, difficult
dapprovisionnement).
En ce qui concerne les produits pharmaceutiques achets via le Service des
Achats Mdicaux du Sige, les commandes se font gnralement de faon
trimestrielle.
Z = stock de scurit (ou stock tampon) : il sagit dune certaine quantit qui
devra rester en stock dans lentrept de manire permanente. Cette quantit est
stocke uniquement pour les imprvus (retard de livraison, hausse subite de
consommation en urgence, vol, etc.). La quantit est dfinie arbitrairement par le
responsable de lapprovisionnement, en fonction des spcificits de chaque article.
X = valeur maximale du stock : le stock fluctue entre la valeur minimale (qui
correspond au stock de scurit Z), et la valeur maximale X.
X = Z + (p x A)
M = seuil de commande : il faut dterminer quel moment il devient ncessaire
de passer une commande. Ce moment correspond une certaine valeur M du
stock qui permettra dassurer la continuit du stock durant le dlai de livraison.
Lorsque le stock atteint cette valeur M, le magasinier doit signaler au responsable de
lapprovisionnement quil faut passer une commande.
M = Z + (d x A).
Thoriquement, on ne devra pas laisser le stock descendre en dessous de la
valeur M. Dans certains cas (approvisionnement en produits pharmaceutiques via le
Sige), la priodicit des commandes (p) prime sur le seuil de commande des
produits en stock. En effet, les commandes se font gnralement de faon
trimestrielle et tous les produits du stock sont renouvels au mme moment selon les
besoins.
15
Se rfrer au Document Technique Pharmaceutique de PSF-CI: Comment valuer les besoins ? (en cours
de ralisation).
13
Unit Pharmaceutique
Ces paramtres tant dfinis, on peut reprsenter graphiquement lvolution de

ltat de stock dun article :
(stock) S
(stock maximal) X
(seuil de commande) M
(stock scurit) Z
t (temps)
commande livraison
mise
reue
3.2.2 - Calcul de la quantit commander

Comme cela lest prcis ci-dessus, en pratique on ne peut pas toujours
commander au moment prcis o un stock atteint la valeur M (seuil de commande). Il
faut donc une formule dfinissant la quantit commander tout moment, selon
ltat de stock, et permettant darriver au niveau du stock maximal X.
Dfinissons au pralable le stock de roulement : il sagit de la quantit de
chaque mdicament consomme entre deux approvisionnements (p x A).
Si la commande est trimestrielle par exemple, le stock de roulement correspond
trois fois la Consommation Moyenne Mensuelle.
Soit :
S(t) = tat du stock au moment t : il sagit de la quantit physiquement
prsente dans lentrept un moment donn (t). Cette valeur correspond au dernier
solde inscrit sur la fiche de stock.
L(t) = pipeline au moment t : il sagit dune quantit attendue (commande en
cours, perspective de don, de remboursement etc.). Il est judicieux davoir une
colonne en commande sur la fiche de stock pour y inscrire la valeur de L(t).
Alors :
C(t) = quantit commander au moment t = (stock de roulement + stock
de scurit + consommation probable durant le dlai de livraison) (stock
existant au jour de la commande + quantit dj en commande sil y a lieu).
C(t) = ( (p x A) + Z + (d x A) ) S(t) L(t)
14
Unit Pharmaceutique
Remarque : Les valeurs obtenues grce ce calcul doivent tre arrondies et

adaptes au conditionnement classique des produits pharmaceutiques. Ceci permet
dviter les erreurs lors de la prparation de la commande par le fournisseur ainsi
quau moment de sa vrification lors de la rception.
Type de produit
Comprims
Injectables
Sirop
Bandes
Sutures
Compresses non striles
Conditionnement
1000
100
10
10
12
100
Commander par exemple 2 100 ampoules au lieu de 2 128.

3.3 - La fiche de stock
3.3.1 - Dfinition
Il sagit dun outil manuel simple et efficace permettant la gestion des entrepts (cf.
annexe V). Une fiche de stock doit tre cre pour chaque produit pharmaceutique et
rgulirement mise jour. Selon le volume du stock, les fiches de stock sont soit
places en rayon devant chaque produit correspondant, soit centralises au mme
endroit au niveau de la zone administrative. Dans tous les cas, elles doivent tre
facilement accessibles.
La fiche de stock permet :
didentifier les mouvements de stock : entres et sorties ;
de connatre tout moment ltat thorique du stock ;
de suivre la consommation des diffrents utilisateurs ;
de suivre les dates de premption ;
dvaluer les pertes en comparant les stocks thoriques et rels ;
davoir des donnes pour prvoir les commandes ultrieures.
3.3.2 Caractristiques de la fiche de stock
Sur chaque fiche de stock sont nots:
La dsignation prcise du produit (pour les mdicaments : DCI, dosage,
forme) ;
La date de premption du produit ;
Tous les mouvements : date ; quantits entres16 et provenance ;
quantits sorties et destination ; pertes lies des produits
endommags, des flacons casss, des produits prims, des
produits perdus () ;
16
Les quantits sont toujours indiques en nombre dunits (comprims, ampoules) et jamais en nombre de
botes.
15
Unit Pharmaceutique
Ltat du stock aprs chaque mouvement (le solde).

Les paramtres de gestion de stock prcdemment dfinis (A, d, p, Z, M) peuvent
tre indiqus au niveau de la fiche de stock de chaque produit.
Pour rendre pratique lemploi des fiches de stock, il est prfrable dutiliser des
fiches cartonnes de couleur distincte en fonction de la classification adopte pour le
stockage des produits en magasin (comprims et apparents, sirops, mdicaments
destins lusage externe, etc.).
Pour un mme produit, une nouvelle fiche de stock doit tre tablie pour chaque
type de conditionnement (par exemple bote de 100 ou bote de 500). Ceci permet
dviter les erreurs de gestion.
3.3.3 - Consignes dutilisation
Lors de la rception dune commande, une fois les produits rangs leur
place sur les tagres, la quantit reue doit tre inscrite sur la fiche de
stock du produit correspondant dans la colonne entre , avec la date, le
nom du fournisseur et la date de premption, et ajoute au stock prcdent
pour obtenir le nouvel tat du stock;
Lors de la dlivrance dune commande, une fois les produits retirs de
leur place, la quantit sortie doit tre inscrite sur la fiche de stock du produit
correspondant dans la colonne sortie , avec la date et le nom du
destinataire et le solde sera calcul immdiatement;
A la fin du mois, la quantit globale de chaque produit dlivre aux
diffrents bnficiaires sera calcule ;
Aprs inventaire, les quantits relles de chaque produit seront reportes
de faon visible (encre rouge) sur les fiches de stock. Cette opration
permet dajuster rgulirement la diffrence ventuelle entre les stocks
physique et thorique.
3.4 - La gestion de stock sur tableur
Il est galement souhaitable davoir en complment des fiches de stock un outil
informatique de traitement des donnes (tableur, base de donnes, logiciel
spcifique). Les mouvements des produits y seront enregistrs et, par prcaution,
toutes les donnes informatiques devront tre sauvegardes de plusieurs manires
diffrentes (disque dur, CDROM, etc.).
Voici un exemple de gestion de stock sur tableur concernant des mdicaments
dont la priodicit de commande (p) est de 6 mois et le dlai de livraison (d) de 2
mois.
Article
Ibuprofne
200 mg cp
Paractamol
500 mg gel
Conso
moy.
mens.
A
Stock
de
scu.
Z
40
20
260
100
150
40
940
340
Seuil de
Stock
Stock maxi commande
actuel
M=
Z+(6xA)
S
Z+(2xA)
Priode
couverte
S/A
Pipeline
L
Qt
commander
Z+(6xA)-S-L
120
220
300
40
900
16
Unit Pharmaceutique
3.5 - Le registre des produits rglements

Les produits rglements (stupfiants, psychotropes) doivent avoir une gestion
indpendante base sur des outils de gestion spcifiques ces produits, et sous la
responsabilit dun pharmacien.
Comme pour la fiche de stock, le registre des produits rglements permet
dinscrire en temps rel les mouvements (entres, sorties) de chaque lot de produits
en stock et de faire le solde. Le registre peut avoir la prsentation suivante :
Date et
Heure
Item
(DCI, forme,
dosage)
N
de lot
Quantit
Entre
Quantit
Sortie
Dlivr
ou Reu de
Rf. du
bon
Remarques
17
Unit Pharmaceutique
4 - Les inventaires
4.1 Pourquoi en faire ?
Les fiches de stock donnant un chiffre thorique du stock, il est indispensable de
raliser un inventaire des quantits rellement en stock (stock physique). Les
diffrences de valeur entre le stock thorique et le stock physique rel peuvent
sexpliquer par des erreurs, des oublis ou par des vols. Il faudra bien sr claircir ces
diffrences.
Linventaire permet, en plus, de vrifier les dates de premption de lensemble des
produits pharmaceutiques.
4.2 - Comment les faire ?
Les inventaires doivent se faire de faon rgulire, avec une frquence
dfinie par la procdure propre chaque entrept. Plus les inventaires
seront frquents et de qualit, plus le stock thorique sera correct, et
meilleure sera la gestion des stocks.
La frquence des inventaires dpendra de la taille de lentrept, de

la dure du programme, de la frquence des commandes et des
rceptions. Il est gnralement prfrable de faire un inventaire au
dbut de chaque nouveau programme, puis mensuellement et avant
chaque rception de commande quantitativement importante, et
enfin, un inventaire au moment de la clture du programme.
Par ailleurs, il faut :

- tenir compte des dates prvisibles de rception de
marchandises, du planning des livraisons ainsi que des
engagements de livraison pris pour fixer les dates
dinventaire ;
- dterminer une date fixe chaque mois si linventaire se fait
mensuellement ;
- fixer la date de linventaire au moins un mois lavance sil
sagit dun trs gros entrept o linventaire physique ne peut
tre ralis que 2 ou 3 fois par an ;
- communiquer le plus tt possible la date retenue lensemble
du personnel ainsi qu toutes les personnes concernes ;
Le jour de linventaire, il faut cesser toute activit autre que le comptage

des stocks : AUCUNE ENTREE OU SORTIE DE PRODUITS ce jour l ;
Linventaire doit tre ralis dans un temps minimum et les rsultats
enregistrs aussitt pour permettre la reprise du travail ;
Lensemble du personnel doit participer et il faut compter les articles produit
par produit :
Prvoir des quipes de deux personnes (lune manipule les cartons
et compte les articles, lautre totalise et reporte le rsultat sur le
listing dinventaire) ;
18
Unit Pharmaceutique
Dfinir la taille des secteurs pouvant tre inventoris en un jour par

une quipe de deux. Cela permet de connatre le nombre dquipes
ncessaire;
Prparer les listes dinventaire en respectant lordre de classement
utilis dans lentrept sans faire apparatre sur les listes les quantits
thoriques de stock (cf. annexe VI) ;
Former les quipes, leur attribuer un secteur inventorier et leur
fournir le matriel (listes dinventaire sur un support rigide,
calculettes, crayons, marqueurs, cutters, scotch, etc..) ;
Bien rappeler que tout doit tre compt ;
Quand certains produits sont rangs simultanment en rayon et en
rserve, il faut les comptabiliser distinctement (quantit en rayon,
quantit en rserve), puis additionner les deux chiffres obtenus pour
dterminer la quantit totale de produit en stock;
Demander aux quipes de bien reprer par une tiquette portant la
date du jour, les secteurs dont linventaire est termin (pour viter de
compter deux fois) ;
A la fin de linventaire chaque quipe remet son relev au responsable de
lentrept qui effectue un tour dhorizon pour vrifier quaucun secteur na
t oubli ;
Le lendemain de linventaire au plus tard, enregistrer les chiffres
dinventaire sur les fiches de stock et dans lordinateur avant de reprendre
la saisie des entres/sorties de marchandises :
Comparer les chiffres de linventaire avec ceux figurant dans le stock
informatique thorique et sur les fiches de stock ;
En cas dcarts importants, procder des vrifications (la
vrification se fera de prfrence par une quipe diffrente de celle
qui a initialement compt le stock pour le produit en question) ;
Etablir une liste des carts qui doit tre annexe linventaire ;
Reporter de faon visible (encre rouge) sur les diffrentes fiches
de stock les quantits de produits obtenues suite linventaire ;
Linventaire physique complet doit tre suivi de contrles ponctuels le plus
souvent possible dans lanne.
19
Unit Pharmaceutique
5 - La rception des produits

Pour effectuer la mission dapprovisionnement de structures de sant, de dpts
pharmaceutiques communautaires et/ou dONG, le Pharmacien responsable de
lentrept doit rgulirement commander des produits pharmaceutiques17.
Pour les produits imports, il faut respecter la rglementation nationale relative
limportation des produits pharmaceutiques, et notamment celle concernant les
stupfiants. Les formalits de ddouanement doivent tre effectues avant de
rcuprer toute marchandise18.
Pour certaines commandes, le Sige de PSF-CI procdera des audits de qualit
(prlvement dun chantillon de produits pour analyse par un laboratoire de contrle
qualit agr). Dans ces cas, le Pharmacien responsable sera inform des modalits
de laudit interne par la Responsable des Achats Mdicaux (RAM) du Sige.
La rception des produits pharmaceutiques est un travail qui peut mobiliser
diffrents acteurs de lquipe de PSF-CI, mais comme pour toutes les activits
relatives au dpt pharmaceutique, cest la responsabilit du pharmacien qui sera
engage.
Une commande doit toujours tre accompagne :
-
dune copie de la liste de colisage ;
du bon de livraison (ou bordereau de livraison) ;
La commande peut tre accompagne de la facture.

Quand une commande arrive lentrept, celle-ci doit imprativement tre
contrle et enregistre avant que les produits ne puissent tre rangs dans le
magasin. Cest pour cela quune zone rserve la rception des commandes doit
tre amnage au niveau de lentrept.
5.1 - Le contrle de la commande
On distingue en fait deux types de contrles qui seffectuent en saidant de la liste
de colisage.
5.1.1 Premire vrification
Dans un premier temps, il sagit de faire une vrification grossire de la
commande :
Rcuprer et vrifier tous les documents administratifs requis pour de tels
transports19;
Recenser les palettes : le numro de chaque palette devant tre le mme
que celui inscrit sur la liste de colisage, reprer par un sticker les palettes
ayant effectivement un numro conforme. Le nombre total de palettes doit
tre identique au nombre mentionn sur la liste de colisage.
Compter le nombre de cartons de chaque palette et vrifier que celui-ci est
conforme celui indiqu par le fournisseur sur la liste de colisage.
17
Cf. Guide Pharmaceutique PSF-CI: Lapprovisionnement en produits pharmaceutiques . (en cours

dlaboration).
18
Cf. Guide logistique :Transport - Douanes .
19
Cf. Guide Logistique : Transport - Douanes .
20
Unit Pharmaceutique
Vrifier ltat des cartons : certains semblent-ils endommags, ouverts (ou

autre) ? Si des cartons sont ouverts, il est utile de prciser lesquels et la
cause probable de leur ouverture (chute des cartons, vol, prlvement
douanier ). Ces informations sont en effet indispensables pour faire jouer
lassurance dans certains cas prcis20;
Vrifier les conditions spciales de conservation : chane du froid, garantie,
etc.
Pour des produits transports par camion, sinformer auprs du chauffeur
sur les conditions de transport (alas de la route, contacts avec les
autorits, etc.) ;
Si la commande fait suite un achat du Service des Achats Mdicaux du
Sige de PSF-CI, il faut, aprs cette premire vrification, accuser bonne
rception de la commande en remplissant lAccus de Rception Provisoire
(cf. annexe VII) et en le transmettant la Responsable des Achats
Mdicaux du Sige. Ce travail est gnralement accompli par le logisticien
qui rcupre les commandes selon des procdures lies au mode
dacheminement de celles-ci (camions, etc.).
5.1.2 - Le deuxime contrle
Dans un deuxime temps, la commande doit tre vrifie dans son intgralit par
lquipe mdicale. Pour faciliter le travail de contrle, on peut, au fur et mesure que
les palettes et cartons sont contrls, distinguer ceux dj vrifis en y mettant une
croix au marqueur, ou en apposant une tiquette verte sur laquelle la mention
VERIFIEE est indique ().
Lquipe mdicale doit :
Vrifier que les articles livrs correspondent bien aux articles facturs ;
Vrifier que les quantits livres sont conformes celles indiques sur la
liste de colisage ;
Vrifier pour chaque produit sa conformit : sa dsignation, son
conditionnement, son emballage, son tiquetage, la date de premption et
laspect (changement de couleur, prcipitation anormale).
20
Il sagit des cas de vol. Il faut alors dclarer dans le Certificat de Rception Provisoire toute effraction visible
(bche ouverte ) et joindre toute ventuelle dclaration de vol ( par exemple, dclaration faite par le chauffeur
la frontire ).
21
Unit Pharmaceutique
- Si la commande fait suite un achat du Sige, il faut, aprs cette deuxime

vrification, remplir lAccus de Rception Dfinitive et le transmettre la
Responsable des Achats Mdicaux du Sige(cf. annexe VIII)21.
En fonction des annotations mentionnes sur lAccus de Rception Dfinitive, la
Responsable des Achats Mdicaux du Sige pourra alors solder les commandes
auprs des fournisseurs ou les informer des erreurs rencontres lors de la livraison
et, le cas chant, chercher les solutionner. La Responsable des Achats Mdicaux
pourra ventuellement faire jouer lassurance en cas de vol ou chiffrer les pertes et
profits suite un prlvement douanier. De plus, si sur le Certificat de Rception
Dfinitive certains produits sont dclars suspects, la Responsable des Achats
Mdicaux peut initier un contrle qualit concernant ces produits.
Quel que soit le cas, le Pharmacien responsable de lentrept doit avoir un retour
dinformations du Sige quant la suite donne la commande22.
- Si la commande fait suite un achat local, se rfrer au Guide Pharmaceutique
PSF-CI Lapprovisionnement en produits pharmaceutiques ou demander
lassistance du Sige de PSF-CI (Responsable des Achats Mdicaux ou Pharmacien
Responsable Technique).
Une fois ce deuxime contrle termin (toute la commande a t vrifie), les
produits peuvent tre dplacs et mis dans le stock gnral en magasin
lemplacement qui leur est attribu. Les produits conservs au frais ainsi que les
produits rglements doivent tre rangs dans les plus brefs dlais.
5.2- Lenregistrement de la commande
Pour chaque produit, les quantits reues doivent tre enregistres sur la fiche de
stock correspondante, et ce, au moment du rangement des produits en magasin. Les
quantits reues peuvent galement tre introduites dans un programme
informatique de gestion de stock ou dans un tableau Excel fournisseurs .
Les bordereaux de livraison, les factures, et les listes de colisage seront classs
avec les bons de commande dans un dossier darchivage commandes et
conservs pendant une priode au moins gale celle impose par la
rglementation en vigueur dans le pays et conformment la charte darchivage de
PSF-CI.
5.3 - Le dconditionnement et ltiquetage des produits
Pour dconditionner les produits pharmaceutiques (par exemple faire des sachets
individuels de comprims partir dun conditionnement hospitalier) ou pour modifier
ltiquetage de leur conditionnement (par exemple apposer des tiquettes
mentionnant dans une langue locale les caractristiques des produits) il faut une
autorisation
lgale.
Celle-ci
nest
accorde
quaux
Etablissements
Pharmaceutiques et PSF-CI nen est pas un. Le staff PSF-CI ne peut donc ni
21
Exemples de commentaires qui doivent tre annoter car trs utiles :

Carton n 213 : reu ouvert ; contient 12 000 com p dacide folique 5mg au lieu de 16 000. Vol ? Prlvement
douanier pour analyse ? ()
Carton n 152 : reu ferm ; contient 900 ampoule s de suspension huileuse 500mg de chloramphnicol
(250mg/ml, 2ml) au lieu de 1000. Erreur fournisseur.
22
Cf. Guide Pharmaceutique : Lapprovisionnement en produits pharmaceutiques (en cours dlaboration).
22
Unit Pharmaceutique
dconditionner les
conditionnements.
produits
pharmaceutiques
ni
modifier
ltiquetage
des
Si le dconditionnement ou ltiquetage des produits est ncessaire, PSF-CI doit

sous-traiter ces activits un tablissement pharmaceutique agr (fournisseurs de
produits pharmaceutiques, fabricants de produits pharmaceutiques, tablissements
pharmaceutiques privs locaux). Il faut donc se renseigner sur la lgislation en
vigueur dans le pays, sassurer que ltablissement possde un agrment, et passer
un contrat en bonne et due forme dans lequel les responsabilits de la mission PSFCI et de ltablissement pharmaceutique agr sont clairement dfinies.
Le cas chant, le Pharmacien responsable de lentrept PSF-CI doit informer au
pralable le Responsable Mission du Sige de PSF-CI ainsi que la Responsable des
Achats Mdicaux au Sige qui pourront ainsi lassister dans ses dmarches.
23
Unit Pharmaceutique
6 - La distribution des produits

Gnralement, les entrepts pharmaceutiques PSF-CI distribuent des produits
pharmaceutiques aux structures sanitaires et/ou aux ONG. Il est prfrable quun
protocole dentente (Memorandum of Understanding) liant la mission PSF-CI et les
bnficiaires des activits de lentrept pharmaceutique soit rdig au niveau de la
mission PSF-CI puis sign par les deux parties.
Pour que la distribution des produits pharmaceutiques soit efficace, il faudra tablir
un circuit oprationnel et prciser les documents relatifs chaque tape de cette
distribution.
On peut distinguer les tapes suivantes :
la validation de la liste des besoins ;
la prparation de la livraison ;
la remise des produits ;
le monitoring de la consommation.
Chaque document mis lors du processus de distribution doit porter le logo de
PSF-CI, le nom de la personne responsable de ltape de la distribution, ainsi que les
lments didentification du demandeur. Tout document devra tre photocopi et
archiv pour garantir la traabilit et la transparence des oprations.
6.1 - La validation de la liste des besoins
Les structures sanitaires et/ou ONG qui bnficient des services du dpt
pharmaceutique de PSF-CI devront estimer leur besoin et faire parvenir une liste des
besoins au dpt pharmaceutique. Le Pharmacien responsable du dpt peut
ventuellement proposer son assistance technique aux structures sanitaires ayant
des difficults valuer leurs besoins23. Cette dmarche sintgrera alors dans le
cadre du monitoring (cf. paragraphe 4.4).
Pour tre valide, la liste des besoins doit ensuite tre analyse (quantitativement
et qualitativement) par le Pharmacien responsable qui doit tenir compte de :
lappartenance des produits commands la liste nationale des
Mdicaments Essentiels24;
la compatibilit des produits commands avec le niveau sanitaire de la
structure qui les commande ;
lutilisation rationnelle des mdicaments.
Pour faciliter cette tape, le dpt pharmaceutique peut proposer aux structures
sanitaires et/ou ONG une liste prtablie des produits susceptibles dtre grs par
le dpt pharmaceutique. Cette liste limitative tiendra compte du mode de
dsignation et de classification des produits adopts au niveau du magasin. La liste
pr-imprime pourra comporter un nombre restreint de lignes vierges pour que le
responsable de la gestion de stock dune structure de sant ou dune ONG puisse y
23
Cf Document Technique Pharmaceutique de PSF-CI Comment valuer les besoins ? (en cours de
ralisation).
24
En absence de liste nationale, prendre comme rfrence le Document Technique Pharmaceutiques de PSFCI Liste des MEDESS et des MATMED de PSF-CI (en cours de ralisation).
24
Unit Pharmaceutique
inscrire ventuellement des produits autres qui nappartiennent pas la liste

prtablie.
Dans certains cas, la structure sanitaire ou ONG pourraient demander au
Pharmacien responsable de chiffrer le montant estim des besoins en rdigeant un
devis (cf. annexe IX).
6.2 - La prparation de la livraison
Une fois la demande de la structure sanitaire ou de lONG valide, la livraison
peut-tre prpare au niveau de la zone de lentrept qui est rserve la
prparation des commandes.
Pour cela, un bon de prparation (cf. annexe X) sera remis la personne
dsigne pour la prparation des livraisons. Ce document devra comporter pour
chaque produit : le code, la dsignation, le dosage, le conditionnement, la quantit
livrer, le numro de lot et la date de premption. Le nom de la personne ayant
prpar la commande-client ainsi que celui de la personne ayant contrl la
commande-client doivent imprativement tre indiqus.
Les rgles relatives la sortie des produits devront tre respecter (mise jour de
la fiche de stock). Une attention particulire sera porte au numro de lot de
chaque produit distribu pour garantir la traabilit des produits pharmaceutiques et
faciliter un ventuel retrait de lot.
Les rgles relatives au conditionnement des produits en vue de leur livraison
(emballage de certains produits, recyclage de botes en carton, utilisation des
glacires) devront tre dfinies dans chaque entrept en fonction de la nature et
de la quantit des produits grs par lentrept.
6.3 - La remise des produits
Si le transport des produits jusquaux structures mdicales et/ou ONG est la
charge de lentrept pharmaceutique, des procdures oprationnelles standardises
devront tre rdiges pour garantir le respect des conditions de conservation des
produits et le respect des mesures de scurit au cours du transport.
Dans tous les cas, la remise des produits saccompagne de la remise des
documents suivants :
6.3.1 - Le bon de livraison
Il est toujours obligatoire (cf. annexe XI). Il doit comporter pour chaque produit : le
code, la dsignation, le dosage, le conditionnement, la quantit livre, le numro de
lot et la date de premption. Le poids ou volume estim de la commande sont
prciss quand cela est possible. Le nom du client-bnficiaire doit toujours figurer.
Ce document peut saccompagner dun autre comportant le nom et la signature du
chauffeur charg de la livraison, le vhicule utilis, la date et lheure de son dpart de
lentrept, la date et lheure de son arrive la structure de sant ou ONG, ainsi que
le nom et la signature de la personne qui a rceptionn les produits au niveau de la
structure de sant ou ONG.
25
Unit Pharmaceutique
6.3.2 - La facture
Elle est obligatoire quand la structure de sant ou lONG doit payer les produits
quelle a commands (cf. annexe XII). Elle doit comporter pour chaque produit : le
code, la dsignation, le dosage, le conditionnement, la quantit livre, le prix unitaire
et le prix total.
Il faut noter que le paiement dune facture se fait toujours aprs la livraison des
produits pharmaceutiques. En consquence, si au moment de la prparation dune
commande certains produits sont manquants (retard dapprovisionnement, rupture
de stock au niveau de lentrept), ces produits ne seront pas facturs. Le
Pharmacien responsable de lentrept PSF-CI devra alors informer le bnficiaire
des services de lentrept que la livraison des produits en question est diffre ou
impossible.
6.3.3 - Le certificat de donation
Cest une attestation obligatoire si les produits sont donns par PSF-CI la
structure de sant ou lONG concerne par la livraison (don humanitaire). Il doit
comporter les mmes lments que la facture (cf. annexe XIII).
6.3.4 - Lavoir
Dans certains cas (erreur au moment de la passation ou de la prparation dune
commande, modification des besoins), les structures de sant ou ONG
bnficiaires des services de lentrept pharmaceutique PSF-CI peuvent retourner
certains produits dune commande lentrept25. Dans ces cas, un avoir-client est
obligatoire, les produits retourns ayant dj t facturs. Ce document doit
comporter les mmes lments que la facture (cf. annexe XIV).
6.3.5 - La feuille de transport (waybill)
Ce document nest fourni que dans les rares cas o, pour livrer les produits, une
frontire ou des check-points particuliers doivent tre franchis.
6.4 - Le monitoring de la consommation au niveau des structures
bnficiaires
La consommation de mdicaments et de dispositifs mdicaux doit correspondre
un besoin rel, rationnel, clairement dfini et quantifi. Dans ce but, le Pharmacien
responsable est charg du monitoring de la consommation des structures de sant
et/ou des ONG qui bnficient des activits de lentrept.
Le monitoring de la consommation permet par ailleurs dajuster les commandes de
lentrept et de limiter le nombre de produits prims aussi bien au niveau des
structures de sant et/ou ONG, quau niveau de lentrept pharmaceutique de PSFCI. La destruction des prims a un cot, et le monitoring de la consommation doit
permettre notamment de rduire celui-ci.
Pour favoriser lusage rationnel des produits pharmaceutiques, le Pharmacien
doit :
25
Pour garantir lassurance qualit concernant les produits pharmaceutiques distribus par PSF-CI, toutes les
prcautions doivent tre prises pour viter les retours de produits. PSF-CI peut se rserver le droit daccepter ou
de refuser un retour de produits. Les conditions des retours doivent tre pralablement notifies dans le protocole
dentente (Memorandum of Understanding) liant PSF-CI et les bnficiaires de ses services.
26
Unit Pharmaceutique
slectionner les produits acqurir en fonction des besoins locaux et des

recommandations internationales concernant lutilisation des MEDESS et des
ractifs biologiques essentiels ;
promouvoir lutilisation de ces produits auprs des prescripteurs (mdecins,
infirmiers et auxiliaires, sages-femmes, etc.) et des grants des dpts
priphriques en organisant par exemple des formations ;
proposer son assistance technique aux structures bnficiaires qui dsirent
amliorer lestimation de leurs besoins et leur gestion des stocks ;
recueillir les donnes de consommation pour tablir des statistiques
rvlateurs de lactivit du dpt et de la consommation des produits
(consommation par bnficiaire, par zone gographique, par classe
thrapeutique) ;
recueillir les donnes pidmiologiques pour dterminer si les objectifs de
couverture sanitaire sont atteints.
6.5 - La traabilit des produits
Du fait de la sensibilit des produits pharmaceutiques et des risques potentiels lis
leur utilisation, le Pharmacien doit pouvoir garantir tout moment lidentification et
lintgrit des produits dont il est responsable. Ainsi, la vigilance du Pharmacien
permet de prserver la qualit des produits pharmaceutiques dont il a la charge ainsi
que la scurit des utilisateurs.
Les mesures prises pour garantir la traabilit des produits distribus par PSF-CI
sont notamment lidentification du numro de lot des produits distribus pour chaque
structure bnficiaire. Le fait davoir par crit lhistorique des lots des diffrents
produits permet par exemple de localiser les lots dclars suspects par le fournisseur
(ou perus comme suspects par lquipe de lentrept) pour les mettre en
quarantaine ou faire des rappels de lots rapide et efficace au niveau des ONG ou
structures de sant bnficiant des activits de lentrept pharmaceutique. Des
procdures oprationnelles standardises devront tre rdiges cet effet.
Par ailleurs, la rintroduction dans le stock de produits retourns lentrept par la
structure de sant ou lONG bnficiant des activits de lentrept, ne peut-tre
autorise par le Pharmacien responsable que sil peut garantir que ces produits ne
constituent pas une menace pour la sant de leurs utilisateurs potentiels. Le
Pharmacien responsable devra particulirement tre intransigeant ds quil a un
doute quant la traabilit des produits. Ds lors quil na pas de certitude quant aux
bonnes conditions de transport et de stockage des produits retourns, il doit
ordonner leur destruction.
27
Unit Pharmaceutique
7 Le personnel de lentrept : qui fait quoi ?

Les personnes qui travaillent au sein dun entrept doivent former une quipe
fonctionnant sur des principes de motivations, dhonntet et de respect du travail.
Les tches doivent tre bien dfinies pour chaque personne et connues de tous.
Par ailleurs, chaque personne doit recevoir une formation sur les tches quelle
aura accomplir. Des schmas simples, rappelant les diffrentes consignes de
travail peuvent tre affichs sur les murs de lentrept (cf. annexe XV).
La communication
pharmaceutique :
est
un
lment
cl
de
lefficience
dun
entrept
Tableau daffichage lattention du personnel o sont consignes toutes

les informations susceptibles damliorer la coordination de lquipe ainsi
que la qualit des services fournis par lentrept (rglement intrieur, notes
de rvision de procdures, personnes absentes et motifs de labsence) ;
Runions de travail rgulirement organises pour valuer lvolution des
activits et cibler les difficults rencontres ou prvoir.
7.1 - Le Pharmacien responsable
Sa responsabilit est toujours engage pour lassurance qualit des activits de
lentrept, et parfois, pour la gestion administrative et financire de lentrept.
Il doit sassurer :
-
de la bonne gestion du stock du dpt ;
de la bonne conservation des mdicaments et du matriel ;
de la scurit du personnel employ et des marchandises stockes ;
Pour cela, il doit notamment :

tablir et rviser les procdures26, les faire connatre lensemble du
personnel, sassurer de leur bonne application y compris par lui-mme ;
sassurer que le protocole dentente sign avec les bnficiaires de lentrept
est respect ;
fixer les objectifs de travail et rpartir les tches ;
organiser le travail de faon viter les priodes dinactivits et les priodes
de surcharges ;
superviser et grer le personnel ;
passer les commandes selon la priodicit adopte ;
connatre les conventions internationales relatives aux psychotropes et aux
stupfiants (il est le seul habilit faire la gestion des produits rglements
et il doit dtenir la cl de larmoire ou pice prvue au stockage de ces
produits) ;
obligatoirement tre prsent au moment de certaines activits
critiques (telles que la rception dune commande ou les inventaires) pour les
valider ;
26
Cf. Procdure schma directeur des Documents Techniques Pharmaceutiques de PSF-CI.
28
Unit Pharmaceutique
garantir la traabilit des produits pharmaceutiques grs au niveau de

lentrept ;
ordonner le retrait de lot et la mise en quarantaine des produits suspects ;
ordonner la destruction des produits non utilisables ;
valider les listes des besoins avant la prparation des livraisons et la
distribution des produits ;
slectionner les produits acqurir en fonction des besoins locaux ;
assurer le monitoring des bnficiaires ou clients du dpt pour adapter la
liste des produits en stock ;
promouvoir auprs des prescripteurs lutilisation rationnelle des produits
pharmaceutiques et ventuellement assurer des formations de prescripteurs.
Toutes les dcisions prises doivent tre crites et signes par le pharmacien qui,
par cet acte, engage sa responsabilit.
7.2 - Le magasinier
Sous la supervision du Pharmacien responsable, le magasinier a le rle de
gestionnaire du stock. Il doit en effet assurer :
-
la rception des approvisionnements ;
le rangement du stock ;
lenregistrement des mouvements des produits sur les fiches de stocks ;
la sortie des produits lors de la prparation des commandes-clients.
Il doit respecter les rgles de lentreposage des produits et informer le Pharmacien

quand le seuil de commande (M) dun produit est atteint.
Par ailleurs, le magasinier participe linventaire des stocks.
Il a galement sous sa responsabilit :
le contrle deux fois par jour de la temprature des rfrigrateurs ainsi que
celle du magasin ;
lentretien de lquipement en magasin (ex : rfrigrateurs).
7.3 - Le manutentionnaire
La manutention correspond aux oprations de manipulation, de dplacement des
marchandises en vue de lemmagasinage, de lexpdition, et de la vente.
Le manutentionnaire aide donc la rception des produits, leur distribution ainsi
quaux inventaires.
Les consignes de manutention doivent tre pr-tablies car la mauvaise
manutention des produits est lorigine des dommages lourds de consquence.
Exemple de consignes :
Ne pas monter sur les cartons (prvoir une chelle cet usage) ;
Manier les cartons dans le bon sens (up-side) ;
29
Unit Pharmaceutique
Attention particulire pour les produits liquides et les injectables ;

Dclarer systmatiquement les dommages advenus au cours de la
manutention (produits casss, ouverts, crass).
7.4 - Le gardien
Il doit assurer la surveillance et la scurit du dpt et de ses abords.
7.5 - Lagent de surface
Il assure la propret des locaux et du matriel. Ceux-ci doivent en effet tre
nettoys rgulirement avec une frquence et selon un procd prdfinis.
30
Unit Pharmaceutique
8 - Lassurance qualit
Autant PSF-CI exige lassurance qualit auprs de ses fournisseurs, autant ses
dpts pharmaceutiques doivent garantir certaines normes de qualit. Pour cela,
diffrentes mesures doivent tre connues et respectes.
8.1 - Les procdures oprationnelles standardises
Chaque entrept devra tablir des procdures oprationnelles standardises27,
cest dire des instructions claires et obligatoires dont lapplication garantie
lobtention dun rsultat conforme aux normes de qualit.
Les instructions portent sur lorganisation et la gestion de lentrept. Elles doivent
tre clairement dfinies pour chaque tape de chacune des activits de lentrept :
- achats directs des missions ;
- achats via le Sige ;
- rception des commandes locales ;
- rception des produits imports ;
- dconditionnement des produits ;
- tiquetage des produits ;
- stockage des produits ;
- gestion informatique des stocks ;
- respect de la chane de froid ;
- gestion des stupfiants ;
- prparation dune commande pour livraison ;
- reconditionnement des mdicaments ;
- retour des produits ;
- gestion des prims ;
- retrait de lots ;
- scurit des locaux ;
- propret des locaux ;
- inventaires ;
- gestion des ressources humaine ;
- etc.
Les procdures sont les outils de rfrence de lentrept. Elles doivent tre claires
et accessibles tout le personnel de lentrept. Elles seront utilises en particulier
lors des sessions de formation destines lquipe.
Elles doivent tre rdiges en respectant les consignes gnrales de ce guide.
Une attention particulire sera accorde la traabilit des produits ainsi qu la
27
La Procdure Schma Directeur des Documents Techniques Pharmaceutiques de PSF-CI peut tre consulte
pour des indications concernant llaboration des procdures.
31
Unit Pharmaceutique
responsabilit de chaque membre de lquipe (nom, fonction, signature des

personnes ayant effectues telle ou telle tche).
Comme pour tout Document Technique Pharmaceutique, les procdures du
terrain doivent comporter le logo de PSF-CI ainsi quune page de garde identique
celle dcrite dans la Procdure Schma Directeur des DTP de PSF-CI. Lassistance
du Pharmacien Responsable Technique peut tre demande lors de la rdaction ou
de la rvision des procdures.
Toutes les procdures oprationnelles standardises doivent tre rgulirement
rvises puisque lassurance qualit est un processus dynamique : tout peut toujours
tre amlior, en tenant compte notamment des suggestions des membres de
lquipe et des recommandations successives un audit interne ou externe.
Dans tous les cas, une copie de toutes les procdures doit tre envoye au Sige.
8.2 - Informations pharmaceutiques
Chaque entrept doit possder sa bibliothque oprationnelle. Il sagit davoir pour
tous les produits qui sont entreposs au niveau de lentrept, des informations
claires, objectives et actualises sur leurs indications, modes de conservation et
dutilisation, ainsi que sur leurs prcautions demploi.
Ces informations sont consignes dans diffrents ouvrages de base tels que les
Formulaires Thrapeutiques Nationaux, le WHO Model Formulary, le Vidal, etc.
Quand cela est possible, labonnement des journaux pharmaceutiques
indpendants doit tre systmatique.
8.3 - Les audits
Les audits permettent dvaluer les activits et lorganisation de lentrept. Ils
permettent de rpondre certaines questions cls telles que :
les objectifs dactivit et de qualit fixs initialement ont-ils t atteints ?
les procdures sont-elles correctement rdiges, respectes, rvises ?
lentrept garantie t-il des normes de scurit ?
etc.
Pour valuer les activits de lentrept, lauditeur doit utiliser diffrents indicateurs
dactivits et de rsultats objectivement vrifiables dfinis au pralable. A titre
dexemple :
- nombre de jours avec la temprature de lentrept >30C ;
- nombre de jours avec la temprature des rfrigrateurs comprise entre
0C et 8C ;
- incidence des produits dtriors au cours de la manutention ;
- nombre de jours en rupture de stock ;
- nombre de produits de rupture de stock ;
- quantit de produits expirs ;
- quantit de produits dtruits ;
32
Unit Pharmaceutique
- nombre de discordance entre le stock physique et le stock thorique

aprs inventaire ;
- nombre de fiches de stock mal compltes ;
- nombre de jours o lquipe de travail est au complet ;
- nombre de plaintes en provenance des structures bnficiaires et/ou
ONG ;
- etc.
Lobjectif recherch travers les audits est de dceler les ventuels
dysfonctionnements et surtout de proposer des mesures correctives pour
garantir lassurance qualit dans les entrepts PSF-CI.
33
Unit Pharmaceutique
ANNEXES
Unit Pharmaceutique
Annexe I : CIRCUIT DES PRODUITS ET ACTIVITES PHARMACEUTIQUES DE PSF-CI
Unit Pharmaceutique
Annexe II: Schma type de lagencement dun entrept pharmaceutique
ZONE
ADMINISTRATIVE
ZONE DE
ZONE DE
PREPARATON DES
Stockage
cartons
vides
RECEPTION DES
COMMANDES
LIVRAISONS
MAGASIN
SOLUTES DE
PERFUSION
PRODUITS
INFLAMMABLES
REFRIGERATEUR
Plan de
travail
STUPEFIANTS
ET PRODUITS
REGLEMENTES
SIROPS
INJECTABLES
COMPRIMES ET
APPARENTES
USAGE EXTERNE
ZONE DE
QUARANTAINE
OU PRODUITS
RETOURNES
MATERIEL MEDICAL
GESTION DES
PERIMES
II
Unit Pharmaceutique
Annexe III: Fiche de contrle de la temprature du magasin

MISSION :
THERMOMETRE :
MOIS / ANNEE :
DATE
TC (matin)
SIGNATURE
TC
midi)
MIN
(aprsSIGNATURE
MAX
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
III
Unit Pharmaceutique
Annexe IV : Fiche de contrle de la temprature et de lentretien des

rfrigrateurs
MISSION :
REFRIGERATEUR :
MOIS / ANNEE :
DATE
TC (matin)
SIGNATURE
TC (aprs-midi)
SIGNATURE
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
DATE DENTRETIEN :
NOM, FONCTION, SIGNATURE :
IV
Unit Pharmaceutique
Annexe V : Fiche de stock
FICHE DE STOCK
NOM (DCI) :
DOSAGE :
FORME :
Seuil de commande (M) :
N LOT :
DATE DEXPIRATION :
CONDITIONNEMENT :
Date
Heure
Dlivr ou
Reu de
Ref du bon
Entres
Sorties
Solde
Remarques
(quantits) (quantits) (quantits)
Unit Pharmaceutique
Annexe VI : Liste dinventaire
LISTE DINVENTAIRE
DATE :
EQUIPE :
NOMS :
DCI
Dosage
Forme
Nombre total derreurs :
N LOT
DATE
EXP
Stock
physique
(qts)
Remarques
Stock
thorique
(qts)
Signatures :
VI
Unit Pharmaceutique
Annexe VII : Accus de rception provisoire (produits pharmaceutiques)

PHARMACIENS SANS FRONTIERES
COMITE INTERNATIONAL
MISSION
............................................
DATE : .././2003
Temporary Reception Certificate
Page : /
PSFCI Clermont-Ferrand
CHRISTINE GODEFROY
Medical Purchase Manager
SUPPLIERS name :
DATE OF DELIVERY
./.../2003
PACKING LIST N
INVOICES N
By Sea
By Road
Refrigerated items ?:
Yes No
Number of Pallets :
Number of Cartons on the packing lists : .
Number of Cartons received : .
If yes : Conform ?
Transport :
By Air
By Rail
Company or Carrier name:

RECEPTION CONDITIONS :
Yes No
REMARKS (indicate if there is any damaged, missing or opened carton, etc.). Do not forget
to indicate the number of the missing/damaged carton, and the reason of the problem :
Ex. : damage due to bad quality of the packaging, due to bad stowing, carton opened by the
customs for control, by a robber.) :
Name :
Position :
Signature :
VII
Unit Pharmaceutique
Annexe VIII : Accus de rception dfinitive (produits pharmaceutiques)

PHARMACIENS SANS FRONTIERES
COMITE INTERNATIONAL
MISSION
............................................
Dfinitive Reception Certificate

DATE
././2003

Page
PSFCI Clermont-Ferrand
CHRISTINE GODEFROY
Medical Purchase Manager
SUPPLIER
DATE OF DELIVERY
PACKING LIST N
INVOICES N
REMARKS (in case of any problem with an item, do not forget to indicate the number of the
carton in which the item was, and the reason of the problem). Ex. : missing, broken, stolen,
expiry date too short) :
Name :
Position :
Signature :
VIII
Unit Pharmaceutique
Annexe IX : Devis
DEVIS
Mission Zimbabwe
PO Box 12345
Number :
Date :
Tel : 00 23 56789
Rfrence de la demande :
Type de structure :
ONG :
Structure :
Ville :
Rgion :
Fax : 00 23 69824
Code
Designation
1TASA300
1TASA301
1TPara500
1IAMOX250
1Scotri200
2Cons aig21
Aspirine 300mg cpr

Aspirine 300mg cpr
Paractamol 500mg cpr
Amoxicilline 250mg inj powder
Cotrimoxazole 200mg/5ml syrup (5L)
Needle 21G
Poids/Vol. estim:
Prices are in (devise)
Kg /
Cond. Quantity
1000
500
1000
1
1
100
5
1
3
200
2
3
Unit
Price
2.1
0.8
1.6
0.5
5
0.3
Amount
10.5
0.8
4.8
100
10
0.9
m3
TOTAL AMOUNT :
IX
Unit Pharmaceutique
Annexe X : Exemple de bon de prparation
Bon de prparation
Mission Zimbabwe
PO Box 12345
Number :
Date :
Tel : 00 23 56789
Fax : 00 23 69824
Rf. de la demande :
ONG :
Structure :
Ville :
Rgion :
Numro de devis :
1TASA300
Aspirine 300mg cpr
1000
2.1
10.5
1TASA300
Aspirine 300mg cpr
500
0.8
0.8
1TPara500
1IAMOX25
0

Amoxicilline 250mg inj
powder
Cotrimoxazole
200mg/5ml syrup (5L)
1000
1.6
4.8
N
Lot
8945
M
4557
H
5665Y
200
0.5
100
5387E
29/01/06
10
5627P
25/11/05
Needle 21G
100
0.3
0.9
2424
C
22/06/04
Code
1Scotri200
2Cons
aig21
Designation
Poids/Vol. estim :
/ m3
Prpar par :
Signature :
Cond. Qty
Unit
Price
Amount
Date
Premp.
02/05/06
06/04/03
05/12/03
Kg
Contrl par :
Signature :
Unit Pharmaceutique
Annexe XI : Exemple de bon de livraison
Bon de Livraison
Mission Zimbabwe
PO Box 12345
Number :
Date :
Tel : 00 23 56789
Fax : 00 23 69824
Rf. de la demande :
ONG :
Type de structure :
Structure :
Ville :
Rgion :
Numro de devis :
Numro du bon de prparation :
Designation
Cond.
Qty
N Lot
Aspirine 300mg cpr

Aspirine 300mg cpr
Amoxicilline 250mg inj powder
Cotrimoxazole 200mg/5ml
syrup (5L)
Needle 21G
1000
500
1000
1
5
1
3
200
53745P
45574Y
65478I
63887I
Date
Premption
02/05/06
06/04/03
05/12/03
29/01/06
63787T
25/11/05
100
24247I
22/06/04
Code
1TASA300
1TASA300
1TPara500
1IAMOX250
1Scotri200
2Cons aig21
Poids/Vol. estim :
m3
Kg
XI
Unit Pharmaceutique
Annexe XII : Exemple de facture
FACTURE
Mission Zimbabwe
PO Box 12345
Number :
Date :
Tel : 00 23 56789
Fax : 00 23 69824
Rf. de la demande :
ONG :
Type de structure :
Structure :
Ville :
Rgion :
Numro de devis :
Numro du bon de prparation :
Numro du bon de livraison :
Code
Designation
Cond. Qty
Unit
Price
Amount
(autom.)
1TASA300
Aspirine 300mg cpr
1000
2.1
10.5
1TASA300
Aspirine 300mg cpr
500
0.8
0.8
1TPara500
1000
1.6
4.8
200
0.5
100
10
100
0.3
0.9
1IAMOX250
1Scotri200

powder
Cotrimoxazole
2Cons aig21 Needle 21G
N
Lot
2457
M
7874
T
7879
M
78979
E
25688
A
24247
A
Date
Premp.
02/05/06
06/04/03
05/12/03
29/01/06
25/11/05
22/06/04
TOTAL AMOUNT :
XII
Unit Pharmaceutique
Annexe XIII : Attestation de don humanitaire
ATTESTATION DE DON HUMANITAIRE

CERTIFICATE OF HUMANITARIAN DONATION
Je, soussigne Christine GODEFROY, Responsable
The undersigned Christine GODEFROY, Purchasing
des Achats de Pharmaciens Sans Frontires Comit
Manager of Pharmaciens Sans Frontires Comit
International (PSFCI), ONG (Organisation Non
International (PSFCI), a French humanitarian NGO (Non
Gouvernementale) humanitaire franaise, certifie
Governmental Organization), certify that the goods
que les biens, objets de la prsente attestation, sont
concerned by this certificate are a humanitarian donation
du don humanitaire en faveur de notre base situe
to our office located at:
:
Pharmaciens Sans Frontires C.I.
Mission Tadjikistan 9
122 Proletarsky St
DUSHAMBE
(Tadjikistan)
Pharmaciens Sans Frontires C.I.

Mission Tadjikistan 9
122 Proletarsky St
DUSHAMBE
(Tadjikistan)
Important: Ces biens sont destins exclusivement

Important: These goods are exclusively for humanitarian
un usage humanitaire, et ne peuvent en aucun cas
use, and on no account the products can be sold,
tre l'objet dune vente, dun change ou dun
exchanged or sent to other destinations that the a/m one.
changement de destination. Il ny a eu aucune
There has been no financial transaction regarding this
transaction financire concernant ce don entre le
grant between Tajikistan and France.
Tadjikistan et la France.
To Whom It May Concern.
A faire valoir ce que de droit.
Clermont-Ferrand, 13 February 2002
Christine GODEFROY
Responsable des Achats
Purchasing Manager
Valeur marchande douanire / Value (EUR)
N Factures / Invoice Nb.
13'314.24
3912
Poids / Weight (kg)
Volume / Volume (m3)
4035.30
12.496
Nbre de Colis / Nb. of Boxes
Nbre de Palettes / Nb. of Pallets
255
Nature des Biens / Nature of Goods
Mdicaments / Drugs
Fournisseur /Supplier
MISSION PHARMA
XIII
Unit Pharmaceutique
Annexe XIV : Exemple davoir client
AVOIR CLIENT
Mission Zimbabwe
PO Box 12345
Number :
Date :
Tel : 00 23 56789
Fax : 00 23 69824
Code
Designation
Numro de facture :
ONG :
Structure :
Raison :
Cond. Qty
Unit
Price
Amount
1TASA300
Aspirine 300mg cpr
1000
2.1
10.5
1TASA300
Aspirine 300mg cpr
500
0.8
0.8
1TPara500
1000
1.6
4.8
1IAMOX25
0

powder
Cotrimoxazole
200
0.5
100
10
100
0.3
0.9
1Scotri200
2Cons
aig21
Needle 21G
N
Lot
15647
D
57555
H
55888
R
88785
E
47225
B
24245
B
Date
Prempti
on
02/05/06
06/04/03
05/12/03
29/01/06
25/11/05
22/06/04
TOTAL AMOUNT :
XIV
Unit Pharmaceutique
Annexe XV : Schmas rappelant les consignes de base
INVENTAIRE
Sur ltagre :
3000 Cps.= 3 botes
Acide
ACETYLSALICILIQUE
Paracta
mol
500mg
cp
AMINOPHILIN
POURQUOI?
Produits dteriors
Fich
e
sto de
ck
Par
a
Disparitions
500 ctam
o
mg
C p l
.
Sto
ck:
400
0C
ps
.
Erreurs
Oublis
Produits prims
GESTION DES PRODUITS PSYCHOTROPES
BCZ
PSYCHOTROPES
BON DE COMMANDE
SPECIAL PSYCHOTROPES
REGISTRE DES PRODUITS

PSYCHOTROPES
Bon
Bon
de
Commande
de Commande
Vis
Vispar
parleleMIP
MIP
ou
oulelePIP
PIP
ou
ouleleMCZ
MCZ
XV
Unit Pharmaceutique
RANGEMENT DES PRODUITS
PSYCHOTROPES
PSYCHOTROPES
ARMOIRE FERMANT A CLE
XV
Unit Pharmaceutique
RANGEMENT DES
MEDICAMENTS PAR VOIE
DADMINISTRATION
MEDICAMENTS ORAUX
MEDICAMENTS INJECTABLES
Adrnaline
Acid ActylSalicique
ACETYLSALICILIQUE Amin
Amoxiycilline
ophyll
ineCp
ACETYLSALICILIQUE
Amin
opphy
lline
Ampicillin
e
100m
g
Benzylpnicilline1MUI
Amoxycilline
Sirop 125mg
Cimtidine
Cp 200mg
Classer les mdicaments par ordre alphabtique a lintrieur

de chaque famille de produits.
Indiquer devant chaque mdicament une fiche de position
(tiquette) le Nom Gnrique (DCI), la Forme et le Dosage.
Ranger les premiers mdicaments dont la date de premption
est la plus proche (FEFO)
XV
Unit Pharmaceutique
BIBLIOGRAPHIE
-
AEDES, Approvisionnement en mdicaments ; 2me dition ; novembre

1993.
MASSIS, Grard (sous le direction de), Aide lorganisation dune

mission : Situation-Intervention, Volume II, 2me dition, 1994.
PSF-CI, Final Report Tadjikistan 9 Echo/TJK/210/2001/0100601, PSF-CI

Mission Tadjikistan, 2002.
PSF-CI, Procdures de gestion des stocks pharmaceutiques, PSF-CI

Mission Afghanistan ; Mai 1997.
MSFF, Mdicaments essentiels, guide pratique dutilisation ; 3me dition

rvise
MSH, Bien grer les mdicaments : la slection, lacquisition, la distribution

et lutilisation des produits pharmaceutiques dans les soins de sant
primaires ; Management Sciences for Health, Institut Universitaire dEtudes
du Dveloppement.
RUE-FENOUCHE, Ccile, Guide pratique : pr-requis la gestion de stock

des pharmacies hospitalires ; PSF-CI Mission Albanie, 2001.
SCHELL, Jrme, Guide de Gestion Logistique : Stock et Matriel PSF-CI ;

Service Missions; version 2.1, 2002.
DOCUMENT TECHNIQUE PHARMACEUTIQUE
REFERENCE : DIST/GS/ SIE/001/G/REV00

COMMENT
TITRE : GUIDE PHARMACEUTIQUE PSF-CI:
ENTREPOTS PHARMACEUTIQUES ?
MIEUX
GERER
LES
AUTEUR : Assalama ALFIDJA-CISSE
FONCTION: Pharmacien Responsable Technique
DATE DE DIFFUSION : 24 Mars 2003
DATE DAPPLICATION : 31 Mars 2003
Approbations
Nom
M. BENEDIK
A. ALFIDJA-CISSE
1- CREATION
MISE A JOUR
Fonction
Directeur des Missions
Pharmacien Responsable
Technique
Date
Signature
annule et remplace DTP ref :
2 OBJET
Recommandations lies la gestion des entrepts PSF-CI.
3 CHAMP DAPPLICATION :
Tous les entrepts pharmaceutiques de PSF-CI.
4 ANNEXES
Annexe 1 : Schma Circuit des produits pharmaceutiques et activits

pharmaceutiques de PSF-CI.
Annexe 2 : Schma type de lagencement dun entrept pharmaceutique.
Annexe 3 : Fiche de contrle de la temprature du magasin.
Annexe 4 : Fiche de contrle de la temprature et de lentretien des rfrigrateurs.
Annexe 5 : Fiche de stock.
Annexe 6 : La liste dinventaire.
Annexe 7 : Certificat de rception provisoire.
Annexe 8 : Certificat de rception dfinitif.
Annexe 9 : Devis.
Annexe 10 : Bon de prparation.
Annexe 11 : Bon de livraison.
Annexe 12 : Facture.
Annexe 13 : Certificat de donation.
Annexe 14 : Avoir client.
Annexe 15 : Schmas rappelant les consignes de base
5 REFERENCES CROISEES ET LISTE DE DIFFUSION

Rfrences:
- Interagency Guidelines For Safe Disposal of Unwanted Pharmaceuticals in and after
emergencies WHO/EDM/PAR/99.2.
- Guide Logistique : La chane du froid .
- Guide Logistique : Transport - Douanes .
- Procdure schma directeur des Documents Techniques Pharmaceutiques de PSFCI.
- Document Technique Pharmaceutique PSF-CI: Comment valuer les besoins ?
(en cours de ralisation).
- Guide PSF-CI Lapprovisionnement en produits pharmaceutiques (en cours de
ralisation).
- Document Technique Pharmaceutiques PSF-CI Liste des MEDESS et des
MATMED de PSF-CI (en cours de ralisation).
Liste de diffusion :
Directeur du Service Missions

Responsables Missions
Responsable des Achats Mdicaux
Pharmacien Responsable Technique
Responsable de la Documentation
Expatris mdicaux au moment de leur briefing

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GUIDE PHARMACEUTIQUE PSF-CI :

Comment mieux grer les entrepts

Unit Pharmaceutique PSF-CI

3 - LA GESTION DES STOCKS ........................................................... 12

4 - LES INVENTAIRES ......................................................................... 18

5 - LA RECEPTION DES PRODUITS................................................... 20

6 - LA DISTRIBUTION DES PRODUITS .............................................. 24

6.5 - LA TRAABILITE DES PRODUITS ......................................................................... 27

7 LE PERSONNEL DE LENTREPOT : QUI FAIT QUOI ?................ 28

8 - LASSURANCE QUALITE .............................................................. 31

de simplifier les tches qui incombent au pharmacien expatri, aussi

de standardiser les missions de Pharmaciens Sans Frontires-Comit

de faciliter le relais entre les pharmaciens expatris qui se succdent au

doptimiser les diffrents volets des programmes de Pharmaciens Sans

Par ailleurs, bien que ce rfrentiel soit le fruit dexpriences de terrain et de

1 - Un entrept pharmaceutique: pour quoi faire ?

2 - Quest-ce qui doit caractriser un entrept ?

des diffrentes formes de mdicaments ;

des produits conserver au frais ( chambre froide ou rfrigrateurs) ;

des stupfiants et produits rglements (chambre ou armoire fermant

des produits en quarantaine ;

des produits prims en attendant leur destruction ;

- Une zone de rserve devra tre prvue dans le magasin si le volume de

En anglais : International Nonproprietary Name (INN).

les comprims et apparents ;

les mdicaments destins lusage externe (pommades, collyres,

les mdicaments administrs par voie injectable (IV et IM) ;

les soluts de perfusion (classs part en raison de leur

les mdicaments conserver au rfrigrateur (vaccins, srums,

les stupfiants conserver dans une armoire ferme cl ;

les alcools, thers ; etc.

2.3.2.2 - Classification des matriels mdicaux

Une attention particulire sera porte aux formes injectables en solution. En

Pour les rfrigrateurs fonctionnant au ptrole, remplir chaque jour le

que tout rcipient soit hermtiquement ferm ;

viter le dconditionnement prolong ;

privilgier les emballages dorigine pour assurer ltanchit et lopacit ;

sassurer que les locaux bnficient dune bonne aration (ouverture

Le degr dhumidit de lentrept pharmaceutique doit tre rgulirement vrifi,

thrapeutique et, parfois, une augmentation de la toxicit par formation de produits

La diminution de lefficacit thrapeutique par sous-dosage peut avoir des

Avec le temps, les ttracyclines sont dgrades en substances beaucoup plus

Pour les pnicillines et les cphalosporines, on peut constater une

La mauvaise gestion (surstockage) est responsable de pertes importantes par

2.4 - Un local propre

dfendre de fumer dans lentrept ;

3 - La gestion des stocks

assurer la continuit des approvisionnements (la rupture de stock ayant

viter le sur-stockage synonyme dargent immobilis, de surcot de

Le matre mot dune bonne gestion de stock est la prvoyance. Le responsable de

Remarques : La quantit de produits consomms doit correspondre le plus

Ces paramtres tant dfinis, on peut reprsenter graphiquement lvolution de

3.2.2 - Calcul de la quantit commander

Remarque : Les valeurs obtenues grce ce calcul doivent tre arrondies et

Commander par exemple 2 100 ampoules au lieu de 2 128.

Ltat du stock aprs chaque mouvement (le solde).

3.5 - Le registre des produits rglements

La frquence des inventaires dpendra de la taille de lentrept, de

Par ailleurs, il faut :

Le jour de linventaire, il faut cesser toute activit autre que le comptage

Dfinir la taille des secteurs pouvant tre inventoris en un jour par

5 - La rception des produits

dune copie de la liste de colisage ;