GESTIN DE INVENTARIOS

Y ALMACENAMIENTO
Sistemas de Almacenamiento y Reabastecimiento

 SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO Y
REABASTECIMIENTO

El almacenamiento es una de las reas ms importantes en la logstica de una empresa. La idea

del almacenamiento es la hacer un uso apropiado de las instalaciones de bodegaje, utilizando al
mximo el volumen del edificio por medio de tcnicas y sistemas especializados.
Es necesario agrupar los materiales o artculos en familias segn su rotacin o demanda y
delimitar adecuadamente las zonas de almacenaje.
Una de las funciones principales de la gestin de almacenes es la guardar la mercanca de forma
adecuada para protegerla y consrvala de forma ptima para evitar prdidas econmicas, as
como tambin la organizacin y distribucin de dichas mercancas pera que sean fciles de
encontrar y despachar cuando estas sean necesitadas.
El buen almacenamiento de las materias primas en una empresa es de gran relevancia
econmica, ya que un buen sistema de almacenaje proporcionar los productos necesarios, con
la calidad necesaria en la cantidad necesaria de forma rpida, lo que permite el no retraso en los
tiempos de entrega o sobrecostos por compras de ltimo momento.

1. CONCEPTOS BSICOS DE ALMACENAJE

El buen almacenaje de mercancas en una empresa es de gran importancia como lo vimos
anteriormente y tiene como objetivos principales:
1. Tener grandes beneficios econmicos
2. Proporcionar los niveles de servicios establecidos por la empresa.
Estos dos objetivos se pueden alcanzar por medio del correcto uso de equipos especializados
para el almacenamiento de mercancas, el uso eficiente de la mano de obra y, por ltimo, el uso
ptimo del espacio de almacenaje.
El nivel de servicio deseado ser entonces determinado por la eficiencia en la que los pedidos
son recibidos y almacenados, y el tiempo en que son despachados para su uso final.
Para resumir, un buen sistema de almacenaje logra el mximo uso del espacio disponible para el
almacenamiento de mercancas, el uso eficiente de herramientas y maquinaria especializada, el
fcil y rpido acceso a los productos o materiales almacenados, aquel que garantice la mxima
proteccin de los productos y, por ltimo, el uso eficiente de la mano de obra.

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Tabla 1. Definicin y Objetivos del Almacenamiento

El almacenaje es el conjunto de operaciones o buenas prcticas que se ocupan de los materiales

o productos que una empresa mueve o conserva para su uso comercial o productivo.
Los almacenes son el ltimo eslabn de la cadena de suministro. Se dice que el proceso de
almacenaje es eficaz cuando los tiempos entre la recepcin de los materiales o productos y su
conocimiento por parte de los sectores de la empresa que los usaran se acortan.

1.1. EVOLUCIN DEL ALMACENAJE EN EMPRESAS

Al principio, todo el sistema de almacenaje se basaba en la mano de obra. A mayor nmero de
personas, el proceso de recepcin y despacho de mercancas era ms rpido. Por esto, el primer
gran invento en los procesos de almacenamiento empresariales fue la paleta, la cual permite la
carga y descarga de mltiples productos al mismo tiempo.
Figura 1. Paleta de Madera

En los aos 50 y 60 el objetivo era la reduccin de costos, lo que origin sistemas y maquinaria
cada vez ms eficientes para la manipulacin de las paletas de carga.

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Sistemas como las cintas transportadoras, gras de carga y sistemas manipulados por
computador, entre otros, permiti la reduccin de los costos por mano de obra, costos
administrativos y el uso eficaz del espacio al permitir almacenar mayores volmenes por m2.
Los sistemas de estanteras, otro de los grandes inventos en los procesos de almacenaje,
permitieron el mejor aprovechamiento del espacio al permitir apilar productos y materias
primas de forma ptima y sin exponerlas a daos por aplastamiento.

Figura 2. Estantera para el almacenamiento de productos

Debido a la gran gama de productos que las empresas comenzaron a usar y su alto flujo, se vio
la necesidad de automatizar cada vez ms los procesos en los centros de almacenaje y bodegas.
As, el uso de sistemas automticos de gras, cintas transportadoras y dems, operados por
computador se hizo cada vez ms comn. Pero se debe tener especial cuidado, porque a mayor
automatizacin se crea una dependencia a estos sistemas automticos y una bodega de
garantizar su operatividad en todo momento y si existe una avera en un sistema netamente
automtico el cual no pueda ser operado manualmente, habra una interrupcin en el servicio,
lo cual causara problemas en el objetivo de garantizar un nivel de servicio adecuado para el
cliente final.

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1.2. POR QU ES NECESARIO UN SISTEMA DE ALMACENAJE?

Figura 3. Sistema automatizado de almacenaje

Los sistemas de almacenaje en una empresa son necesarios debido a que la cadena de
suministro nunca es lo suficientemente estable como para garantizar que se dispondr de los
productos o materias primas en todo momento, lo cual hace necesario el tener inventarios de
seguridad en bodega.
Existen muchas razones por la cuales se debe tener inventarios en una empresa, pero la
principal es la incertidumbre que existe en el pronstico de la demanda de los productos. Por
eso, se debe contar con un inventario mnimo que ayude a la empresa a seguir siendo eficiente
en todo momento. Debido a este inventario nace la necesidad de contar con sistemas de
almacenamiento que sean ptimos y eficientes.

1.2.1. Responsabilidad De Los Inventarios

Los inventarios son un conjunto de productos o materiales que se encuentran almacenados y
que pronto sern comercializados. Son los activos con ms flujo y generan ms fcilmente una
ganancia por venta en una empresa. Por esto son de vital importancia y requieren un esfuerzo
grande en su control.

1.2.2. Importancia De Un Sistema De Control De Inventarios Eficiente

Un sistema de control de inventario bueno y eficiente proporciona muchas ventajas a una
empresa, entre las cuales se tienen:

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1. Minimiza los riesgos de retrasos en la produccin al garantizar materias primas en todo

momento.
2. Mejor aprovechamiento de los materiales.
3. Se pueden obtener grandes descuentos por compras debido a la reduccin de los costos de
los materiales y gastos de envo.
4. Disminuye la fuga de capital debido a posibles prdida, dao o robo de productos o
materiales.

2. MTODOS DE ALMACENAMIENTO
2.1. GESTIN DE LA UBICACIN

Una vez que los materiales han sido recibidos, es importante enfocarse en la ubicacin
adecuada de estos en las bodegas de almacenamiento.
Muchas veces se da mayor importancia a la velocidad a la que las paletas son ubicadas en las
bodegas que a la adecuada organizacin y distribucin de estas a travs de la bodega de
almacenamiento. Esto puede acarrear mltiples retrasos en el momento de ubicar los productos
almacenados por la falta de control en su ubicacin.
En toda bodega o almacn se debe contar con un planeador, una persona que se encargue de:

1. Ubicar adecuadamente las paletas.

2. Disear espacios posibles para la nueva mercanca.
3. Llevar el control de cuanto espacio libre existe en bodega, etc.
Para llevar a cabo la correcta ubicacin de los productos en la bodega es necesario aplicar los
siguientes criterios:
1. Se deben clasificar y ubicar los materiales segn su nivel de rotacin y nivel de ventas. As,
aquellos productos que tengan una mayor rotacin deberan ser ubicados en las reas ms
cercanas para evitar prdidas de tiempo debido a la distancia que los equipos tardan en
desplazar los productos. Esto tambin obliga a la constante revisin de los niveles de rotacin
de los productos, los cuales cambian constantemente.
2. Organizarlos los materiales y productos de tal forma que se garantice su fcil visualizacin;
esto ayudar a su fcil ubicacin dentro de la bodega.
3. Uso de sistemas mixtos.
Estos criterios son conocidos como BPA (Buenas Prcticas De Almacenamiento).

2.2. FACTORES QUE CONDICIONAN EL FUNCIONAMIENTO PTIMO DEL

ALMACN

El sistema de almacenamiento puede variar desde simple estanteras hasta costosos sistemas
complejos de almacenamiento, esto dependiendo del volumen y tipo de materiales a ser
almacenados.

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As, el tipo de sistema de almacenamiento estar condicionado por factores como tamao y
cantidad de los productos o materiales, nivel de rotacin, el espacio disponible en las bodegas o
centros de almacenaje, el tipo de despacho que necesitarn lo productos y la velocidad de
atencin requerida segn cada cliente o producto.

2.3. UBICACIN DE MATERIALES SEGN SUS CARACTERSTICAS

Para facilitar el almacenamiento, los materiales deben ser separados y ubicados en las bodegas
segn sus condiciones y caractersticas especiales.
Lo primero que se debe hacer es la clasificacin y agrupacin en familias de los productos que
contengan caractersticas similares, como se puede apreciar en el ejemplo de la Figura 4.
Luego de estos se debe hacer la planeacin de la ubicacin de cada familia en el almacn. El
almacenamiento puede ser de dos tipos diferentes, cada uno con sus ventajas y desventajas:
1. Por Zona: ubicacin por zonas, segn las caractersticas de cada familia, lo cual garantiza la
fcil ubicacin de los productos cuando estos sean necesitados, pero conllevar a un menor
aprovechamiento del espacio.
2. Aleatorio: se ubican los productos de forma aleatoria, lo cual proporciona un mejor
aprovechamiento del espacio, pero es un sistema de ubicacin poco eficiente, ya que traer
desventajas, por ejemplo el retraso en la ubicacin de materiales, entre otros.
Figura 4. Clasificacin de Materiales

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Algunas condiciones a tener en cuenta, segn las caractersticas de los productos de cada
familia son:
1. Materiales de temporada o promocionales: aquellos productos que tienen una rotacin muy
alta. Para este tipo de productos se debe garantizar la ubicacin en reas cercanas al punto de
despacho y descarga, ya que esto ahorra tiempos de desplazamiento de las maquinarias que
transportan las paletas con dichos productos.
2. Materiales de alto riesgo o en cuarentena: materiales de alto riesgo como qumicos,
venenos, materiales inflamables, etc., que requieren condiciones especiales de almacenamiento,
o materiales que deben ser almacenados en zonas de acceso restringido, por ejemplo las armas.
3. De temperatura controlada: materiales o productos que requieren estar en ambientes con
temperaturas controladas. Este tipo de almacenamiento conlleva a costos adicionales no slo
por refrigeracin o calefaccin, tambin costos en cuidados especiales para los empleados
debido a los cambios drsticos de temperatura.
2.3.1. Identificacin De Zonas & Codificacin
Una vez que se han ubicado los materiales de forma adecuada segn sus familias, se debe poner
al tanto a todo el personal de bodega de dicha clasificacin y ubicacin, para que as dichos
materiales puedan ser ubicados de forma eficaz.
Dichas zonas deben ser fcilmente identificables las unas de las otras. Para ello las prcticas ms
habituales son las delimitar las zonas por colores o por medio de carteles.
La eleccin de la codificacin pertenece a los criterios propios de cada empresa para que cada
ubicacin tenga su cdigo nico.
Las ubicaciones en una bodega se pueden codificar de diferentes maneras, entre ellas tenemos:
1. Codificacin Por Estantera: cada estantera tiene un cdigo nico, lo mismo para cada uno
de sus bloques y cada uno de sus niveles o pisos.
2. Codificacin Por Pasillo: cada dos estanteras, las cuales conforman un pasillo, se tendr un
cdigo nico. La numeracin en los pasillos se har de forma ascendente, ubicando los nmeros
pares a la derecha del pasillo, y los nmeros impares a su izquierda, iniciando la numeracin de
cada pasillo en el sentido opuesto del pasillo anterior.

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Figura 5. Codificacin por estantera

Figura 6. Codificacin por pasillo

2.3.2. Identificacin De Mercancas

As como se hizo anteriormente, es de vital importancia el asignar un cdigo a cada una de los
productos o materiales almacenados. Esta codificacin se debe hacer teniendo en cuenta la ya
hecha para las ubicaciones o basndose en los criterios usados en otros procesos de la empresa.
Este es un trabajo muy dispendioso, pero gracias a los avances tecnolgicos hoy en da se
cuenta con sistemas automticos que correlacionan los productos y les asignan cdigos, lo que
permite su rpida ubicacin en el almacn para hacerle un seguimiento detallado a la mercanca.
El sistema de codificacin ms usado para la mercanca es el numrico, ya que garantiza cdigos
infinitos y su simplicidad.

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