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BAJA CALIFORNIA
Ingeniera de Requerimientos
Grupo 472
7mo Semestre
LAS CUENTAS
REGISTROS CONTABLES
transacciones entre los perodos contables afectados y tambin registrar cualquier ingreso
devengado o cualquier gasto incurrido que no se haya registrado antes del final del perodo o
errores de contabilizacin por diferentes causas.
Asientos de Cierre. Asientos de diario que se hacen al final del perodo con el fin de cerrar las
cuentas temporales (ingresos, gastos y retiros) y transferir los saldos a la cuenta de capital del
propietario.
Asientos de Diario. El proceso de registro de una transaccin en un diario. El hacer los asientos de
diario significa preparar un asiento en un diario.
Auditora. Tcnica de control, dirigida a valorar el control interno y la observancia de los
Principios Profesionales de Contabilidad Generalmente Aceptados, comprende un examen
independiente de los registros de contabilidad y otra evidencia relacionada con una empresa para
apoyar la opinin experta imparcial sobre la confiabilidad de los estados financieros.
Balance de comprobacin o de prueba. Una relacin de todas las cuentas del mayor con sus
saldos. Cuadro de dos columnas donde aparecen los nombres y los saldos dbito y crdito de
todas las cuentas del mayor.
Balance General o Estado de Situacin. Desde un punto de vista contable, el balance general es
una relacin de los saldos de las cuentas reales tomadas del libro mayor despus del cierre de las
cuentas nominales.
Base de Datos. Un centro de almacenamiento de informacin dentro de un sistema contable
computarizado. La idea de una base de datos consiste en la informacin que va a tener una
variedad de usos y que, se registra en el sistema computarizado una sola vez, en ese momento la
informacin se almacena en una base de datos. Luego, a medida que se necesite, el computador
puede recuperarla de la base de datos y colocarla en el formato deseado.
Capital. En el sentido econmico equivale a los bienes de capital, es decir, al conjunto de bienes
de produccin acumulados, o riqueza representada por el excedente de la produccin sobre el
consumo.
Ciclo Contable. La secuencia de procedimientos contables aplicados al registro, clasificacin y
resumen de la informacin contable. El ciclo comienza con el surgimiento de las transacciones
comerciales y concluye con la preparacin de los estados financieros. La secuencia de
procedimientos contables, incluyen el registro de las transacciones en el diario, la mayorizacin, la
preparacin de una hoja de trabajo y Estados Financieros, el ajuste y cierre de las cuentas y la
preparacin del Balance de Comprobacin despus del cierre.
Cierre de cuentas. Paso en el ciclo contable al final del periodo que prepara las cuentas para que
registren las operaciones del periodo siguiente.
Cuenta. El registro detallado de los cambios que han ocurrido en un activo, un pasivo o en la
participacin en el capital del propietario en particular durante un perodo. Un registro utilizado
para resumir todos los aumentos y disminuciones en un activo determinado, como por ejemplo
efectivo, inventarios o cualquier otro tipo de activo, pasivo o patrimonio, ingreso o gasto.
Debe. Parte de una cuenta contable en la que constan los cargos de la misma. Contrapartida del
haber.
Depreciacin. Trmino contable que denota la disminucin en el valor de un Activo Fijo Tangible
debido a (1) deterioro fsico o desgaste natural; (2) el propio tiempo desgasta gradualmente un
bien de capital, independientemente de que se utilice o no; y (3) las mejoras en la tcnica pueden
reducir el valor de las existentes al quedar stas obsoletas.
Deudor. La parte de una operacin a crdito que realiza la compra y crea una partida por pagar.
Diario, Libro de Diario. Un registro contable cronolgico de transacciones, que muestra para cada
transaccin los dbitos y crditos que se van a asentar en las cuentas especficas del mayor.
Empresa. Unidad econmica de produccin de bienes y servicios.
Gasto. Representan el monto total, en trminos monetarios, de los recursos materiales, laborales y
financieros utilizados durante un perodo cualquiera, en el conjunto de la actividad empresarial.
Haber. Parte de una cuenta contable en la que constan los abonos de la misma. Contrapartida del
debe.
Impuesto. Obligacin coactiva sin contraprestacin. Tributo o pago obligatorio que impone un
estado con fines pblicos.
Ingreso. Aumento en el capital contable del propietario que se gana al entregarles bienes o
servicios a los clientes
Libro contable. Instrumento material de la contabilidad formado por un conjunto de folios
dispuestos ordenada y sistemticamente, en el que se efectan las anotaciones contables.
Libro Mayor. Libro de hojas sueltas, archivo u otro registro que contiene todas las cuentas de una
empresa. En l se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por
ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, etc.
Operacin. Un acontecimiento que afecta la posicin financiera de una entidad en particular y que
se puede registrar en forma confiable.
Pasivo. Una obligacin econmica pagadera a una persona o a una organizacin ajena al negocio
Rentabilidad. Es la relacin entre el Beneficio y la Inversin.
1.4 Referencias
Los conceptos presentados y la teora del funcionamiento del sistema fueron extrados de los
siguientes artculos web y de otros documentos proporcionados por los stakeholders.
Documentacin contable - SIND.DETRAB DE LA IND DEL CEMENTO SECCION 22
http://www.ecured.cu/index.php/Proceso_contable
http://www.sii.cl/diccionario_tributario/dicc_a.htm
1.5 Anlisis
Con este Software se vern afectados los procedimientos de contabilidad de manera parcial,
realizando todos los procesos fundamentales que realiza el contador de acuerdo a las necesidades
de la organizacin en cuestin, se busca solucionar el problema objetivo planteado por la
organizacin misma, por lo que este Software no ser utilizado por otras organizaciones. No se
busca crear un Software competencia en el mercado debido a la gran cantidad de Software
existente para este tipo de procesos, sin embargo, se disear de acuerdo a los requerimientos de
los usuarios miembros de la organizacin que lo utilizar.
Planteamiento del problema.
El proceso de Contabilidad o Ciclo Contable se lleva a cabo (por tradicin) de manera muy
primitiva en algunas organizaciones, es decir, se hacen los registros de los movimientos monetarios
de activo, pasivo y capital utilizando libros de diario o lo que es lo mismo registrando de manera
manual todos los movimientos cargando y abonando a las diferentes cuentas contables que maneja
la empresa. El sistema a desarrollar permitir facilitar procesos que son parte del ciclo contable
(desde registros diarios hasta estado de resultados o prdidas y ganancias), agilizando y
optimizando el mismo mediante un Software en el que se puedan capturar los movimientos de
cuentas de diario y automatizar la generacin de los distintos balances y estados obligatorios dentro
del proceso.
Consideraciones de software y hardware
Requerimientos mnimos. Computadora personal del administrador debe tener como mnimo el
sistema operativo Windows XP y 2 GB de memoria RAM, as como 20 GB en el disco duro. El
equipo anfitrin requiere un software de base Linux Debian 3.1.3. Con al menos 20 GB de disco
duro y 2 GB de memoria RAM.
Resumen de factibilidad tcnica, econmica y operativa
Factibilidad tcnica.- El Software y Hardware requeridos para el diseo del sistema de
Contabilidad se encuentran disponibles en esa organizacin, duplican los requerimientos mnimos
para su funcionamiento, por lo que el Software no tendra ningn problema de implementarse.
Factibilidad econmica.- Con la implementacin del sistema se reducirn los costos de tiempo del
responsable de contabilidad, el costo de verificacin de las cuentas, se previenen errores casi
completamente y se evitan multas por una mala contabilidad, si bien no reduce el costo de manera
significativa en tiempo diario, los reduce al final del ciclo contable considerablemente.
Factibilidad operativa.- La operacin del sistema est totalmente garantizada pues es un proceso
bastante sencillo que depende mayormente de cuentas numricas y registros bsicos en una base
de datos, debido a que se cuenta con un Software y Hardware ms que capacitados se garantiza el
uso del sistema sin problemas.
Conclusiones del anlisis
En el caso de esta organizacin se considera necesario implementar un sistema de contabilidad lo
ms automatizado posible ya que efectivamente no se llevaba un registro ptimo de los
movimientos en las cuentas, se consider factible la implementacin de un sistema simple con
interfaz amigable que facilite al encargado de contabilidad el registrar los movimientos de diario en
las cuentas que se seleccionen y generar cualquier estado financiero en el momento que se desee,
as mismo consultar e imprimir toda la informacin que se genere en base a los registros y
guardarla en la base de datos para futuras referencias.
2. Descripcin general
2.1 Perspectiva del producto
La finalidad de disear un Software del proceso contable es el de facilitar a los auxiliares contables
la captura de la informacin y el registro de las operaciones de la empresa, esto agilizar la etapa
de correccin de errores en el Libro Diario y Libro Mayor, as como los ajustes que se habrn de
hacer, sin mencionar que tambin se pueden automatizar los procesos posteriores al registro de
diario con la generacin de los estados y reportes por medio del Software, se considera factible
generar un producto que realice el trabajo de Contabilidad semi automatizado en esta empresa.
2.2 Funciones del producto
El sistema est conformado de tres mdulos: registro, procesamiento y consultas. Los dos
primeros, a cargo del usuario administrador y el ltimo para difundir los resultados al secretario
general. Las particularidades de cada mdulo se describen enseguida:
a) MDULO DE REGISTRO. El usuario ser capaz de mantener al da los registros de
contabilidad mediante una aplicacin en lenguaje Java apoyado con el cliente de base de datos
Firebird V1.5 en arquitectura cliente-servidor, pues mientras el front-end se ejecutar en la
computadora personal del administrador (Windows-Intel), el back-end correr en un equipo
anfitrin con software de base Linux Debian 3.1.3. En el men principal, aparecen dos opciones
principales: REGISTROS que permite registras los movimientos de las cuentas y
ACTUALIZACIN que permite exportar el contenido de los registros a archivos de texto plano,
mismos que se usan en el mdulo de procesamiento.
b) MDULO DE PROCESAMIENTO. Se encargar de verificar los movimientos registrados as
como los procesos de generacin de estados financieros y balances de comprobacin, notificar si
hay errores en el registro y mostrar en submdulo en donde se pueden corregir dichos errores,
de la misma manera desplegar las cuentas existentes y sus correspondientes saldos.
c) MODULO DE CONSULTAS
Para consultar cualquier documento generado del registro en el momento que se desee, tales
como balanza de comprobacin, balance general y los estados financieros y de resultados.
El funcionamiento se ejemplifica a continuacin:
que se trata de un usuario autorizado. Caso contrario si los datos ingresados no corresponden a un
usuario autorizado o la clave no coincide con la almacenada, se dar una indicacin de error y no
permitir a este usuario ingresar al sistema.
2.5 Dependencias y suposiciones
Los requisitos descritos en este documento no pueden cambiar, pues los procesos son estticos,
para lo cual es necesario que las fases de anlisis y diseo estn bien documentadas. El sistema de
contabilidad funciona independientemente, sin necesidades de comunicarse con otros sistemas
externos, por lo que no hay dependencias respecto de otros sistemas.
3. Especificar requerimientos
Funcionales:
1. El sistema deber validar la informacin proporcionada por el usuario mediante
registro.
2. El sistema deber desplegar un formulario de inicio de sesin al inicio de la
aplicacin.
3. El sistema deber desplegar un formulario de inicio de sesin para cada operacin
de la aplicacin en el rea de facturacin.
4. El sistema contar con un men con las siguientes funciones: Registro diario, Paso a
mayor, Registrar cuentas, Generar reportes y facturas.
5. El sistema permitir el registro de cuentas contables con sus respectivos saldos en la
seccin Registrar cuentas.
6. El sistema deber desplegar opciones de consultas sobre cuentas registradas.
7. El sistema deber desplegar la fecha y hora de los registros en diario.
8. El sistema deber dar la opcin de pasar a mayor el formato registrado en registro
diario.
9. El sistema deber registrar los cargos y abonos seleccionados por asientos en
registro diario.
10. El sistema mostrar la suma de todos los cargos y abonos de los asientos contables.
11. El sistema generar los Balances y Estados a una fecha determinada.
12. El sistema generar de manera automtica el Balance general de la empresa en base
al libro mayor.
13. El sistema generar de manera automtica el Estado de Resultados de la empresa
en base al libro mayor.
14. El sistema generar de manera automtica el Estado Financiero de la empresa en
base al libro mayor.
15. El sistema deber desplegar opciones de consultas sobre facturas de los clientes de
la compaa.
No funcionales:
1. Las computadoras deben tener acceso a la base de datos en donde funciona la
aplicacin.
2. No se podr iniciar sesin en dos computadoras al mismo tiempo.
3. El software tendr tiempos de respuesta menores a 5 segundos.
4. El software no manejar un esquema de roles dependiendo el usuario.
5. No se podrn registrar mltiples usuarios con el mismo nombre.
6. El software manejar usuarios por nombre registrados mediante correo
electrnico.
7. No se podrn registrar mltiples usuarios con el mismo correo electrnico.
8. El nombre de usuario debe contener al menos una letra y un nmero.
9. El sistema no diferenciar entre maysculas y minsculas.
10. El sistema deber contar con una interfaz grfica prctica, funcional y sencilla
para que el usuario pueda realizar fcil y rpidamente los diferentes registros.
11. El idioma del sistema deber ser en espaol de Latinoamrica.
12. El software deber integrar un modelo de tareas programadas para la generacin
de Balances y Estados.
13. El software podr generar todos los Balances y Estados que el usuario desee.
14. El software estar disponible las 24 horas del da, siempre y cuando la base de
datos lo est.
15. En caso que el sistema falle o se cierre inesperadamente, se recuperar el ltimo
proyecto no guardado con su ltima versin disponible.
Equipo #: 1
Fecha 11/12/15
Compaa:
UABC
Fase:
Anlisis de Requerimientos
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No, Explicacin
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