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Escuela de Industrias

Ingeniera Industrial

AUDITORIA DE LA GESTION DE
PROVEEDORES DE SERVICIOS TI
Claudio Moreno V.
Ingeniero en Informacin y Control de Gestin y Contador
Auditor, Universidad de Chile.
Magister en Ingeniera Industrial, Universidad Andrs
Bello, Santiago, Chile

1
Introduccin
2
Procedimiento tcnico de evaluacin de proveedores
3
Calificacin de proveedores
4
Escala de calificacin
5
Calificacin en el registro de proveedores
6
Evaluacin de prestador de servicios

2016
Apuntes Riesgos Tecnolgicos V 1.0
Claudio Moreno V.

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Introduccin
Toda institucin debe asegurar que los servicios provistos por terceros cumplan con
los requerimientos mnimos del negocio. Necesita de un proceso efectivo de
administracin de proveedores. Este proceso se logra por medio de una clara
definicin de roles, responsabilidades y expectativas en los acuerdos con los terceros,
as como con la revisin y monitoreo de la efectividad y cumplimiento de dichos
acuerdos. Una efectiva administracin de los servicios de terceros minimiza los
riesgos del negocio asociado con proveedores que no realizan su trabajo bajo
parmetros mnimos de calidad.

Procedimiento tcnico de evaluacin de proveedores


El objetivo es asegurar las competencias mnimas de proveedores, previo al proceso
de adquisicin con el propsito de obtener bienes y servicios asociados competitivos
que cumplan con parmetros de calidad y desempeo operacional.
El alcance del procedimiento es aplicable segn el rubro del proveedor utilizando los
parmetros predefinidos por empresa.
Las polticas aseguran la competencia de los proveedores mediante la comprobacin
de su capacidad comercial, tecnolgica y de suministro del bien y/o servicios.
Adems, se asegura el cumplimiento de los requerimientos del sistema de gestin de
calidad que se exige a proveedores con el fin de mejorar la calidad y competitividad de
estos procesos. Asociado a las polticas estn las directrices establecidas por entidad.
Los sistemas integrados y las normas de gestin de calidad que aseguren la
continuidad de estos sistemas.

Calificacin de proveedores
Los criterios de calificacin de proveedores se pueden listar de la siguiente manera:
1. Capacidad comercial: su principal objetivo es determinar la competencia
comercial, legal y financiera de una empresa, as como el alcance de sus
productos, su experiencia y aspectos de servicios de postventa de los bienes
y/o servicios que suministra.
2. Capacidad tcnica: se verifica el respaldo tecnolgico, recursos humanos,
materiales y la capacidad de produccin del proveedor, por lo general se
obtiene resultados cuantitativos.
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3. Sistema de calidad: esta etapa tiene por objetivo verificar la calidad del grado
de desarrollo y aplicacin del sistema de gestin de la calidad, tambin se
obtienen resultados cuantificables.
4. Evaluacin del producto: se evalan las caractersticas funcionales y
operacionales del producto para cumplir con especificaciones tcnicas. Estas
evaluaciones se complementan con datos de otras reas o informacin
estndar del bien.
5. Evaluacin de la actuacin del proveedor: es una etapa posterior y tiene por
finalidad determinar si el proveedor calificado mantiene o mejora los niveles de
calidad esperados en su servicio al usuario. De igual manera verifica el
cumplimiento de compromisos establecidos con la empresa.
En base a estos criterios y subcriterios se confecciona una matriz ponderada de
evaluacin que permite tener un acercamiento al comportamiento del proveedor. Una
posible ponderacin seria la siguiente:
Capacidad comercial
Capacidad tcnica
Sistema de calidad
Evaluacin de producto servicio
Evaluacin de actuacin de proveedor

10%
10%
10%
50%
20%

El siguiente paso es definir el sistema de evaluacin a utilizar para cada uno de los
criterios: puntuacin de 0 a 10; puntuacin de 0 a 5; valoracin A, B, C, as como los
casos en que se pone una puntuacin u otra.
En el caso de calidad de los suministros, si se ha elegido un sistema de puntuacin de
0 a 5 habr que definir en qu casos se pone un 5, un 4, etc. Una posible escala de
valoracin sera la siguiente:
a. Puntuacin 5. Cuando no se ha detectado ningn incumplimiento de
especificaciones en el perodo evaluado.
b. Puntuacin 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre
el 1% y el 2% de las cantidades suministradas.
c. Puntuacin 3. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre
el 3% y el 5% de las cantidades suministradas.
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d. Puntuacin 2. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre


el 6% y el 10% de las cantidades suministradas.
e. Puntuacin 1. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre
el 11% y el 20% de las cantidades suministradas.
f. Puntuacin 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan el 20%
de las cantidades suministradas.
Finalmente hay que definir la frecuencia de evaluacin de los proveedores: trimestral,
semestral, anual, as como las acciones a tomar en funcin del resultado obtenido, ya
que la evaluacin tiene como fin conseguir que la empresa trabaje con los mejores
suministradores. Un ejemplo de acciones a tomar es el siguiente:
1. Proveedores con puntuacin 0: Inmediatamente dejan de ser proveedores
homologados y, por tanto, no podrn suministrar ms productos a la empresa.
Si desean volver a suministrar productos, debern pasar de nuevo el proceso
de homologacin.
2. Proveedores con puntuacin 1 o 2: Se notifica al proveedor que en un plazo de
un mes deber entregar a la empresa un plan escrito y programado de
acciones para corregir sus incumplimientos. Si en los dos meses siguientes el
proveedor no puede demostrar que est realizando acciones para alcanzar un
nivel satisfactorio, ser deshomologado y no podr suministrar ms productos.
3. Proveedores con puntuacin 3 o 4: Se notifican al proveedor los
incumplimientos que ha tenido, y se solicita un plan para corregirlos,
anuncindole que en la prxima evaluacin deber mejorar sus resultados.
Con este tipo de actuaciones, la empresa consigue, seleccionar a los mejores
proveedores, eliminando aquellos que ofrecen peor calidad. Los proveedores
seleccionados mejoran progresivamente la calidad de sus suministros, su fiabilidad,
flexibilidad y precios.
La evaluacin realizada a cada proveedor debe quedar registrada en una ficha de
evaluacin, en la que figuren los resultados obtenidos para cada uno de los criterios.
Es conveniente tambin que en esa ficha figure la evolucin que ha tenido el
proveedor en los ltimos perodos de evaluacin.

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Escala de calificacin
La escala de calificacin de desempeo es nica para todos los proveedores, siendo
independiente del tipo de bien o servicio que suministren:

La evaluacin de cada criterio se realiza sobre una base continua de cero a cien. Los
proveedores que estn calificados con nota igual o inferior a 60, se les deber aplicar
causales de suspensin y eliminacin establecidas en reglamento de proveedores.
Calificacin en el registro de proveedores
La calificacin de un proveedor ser nica y de carcter transversal para toda la
entidad, la cual refleja el desempeo del proveedor en todas las unidades del negocio
que haya prestado servicios o suministrado bienes en un lapso de tiempo:

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Evaluacion de prestador de servicios


Una vez comenzada la prestacin del servicio se proceder a evaluar el desempeo
del proveedor. Dependiendo de la importancia del servicio respecto las personas u
operaciones del negocio, podrn realizarse evaluaciones parciales que permitan
evaluar la gestin integral del servicio durante la vigencia del contrato.
1. Formas de evaluacin: la evaluacin del proveedor considera como unidad
bsica del contrato u orden de servicio, sobre los cuales se podrn realizar
evaluaciones parciales durante su ejecucin y finales al cierre de estos.
a) Evaluacin parcial: son evaluaciones que se realizan durante la ejecucin
de la prestacin del servicio, y que permiten mejora contina del servicio
mediante el feedback del desempeo del proveedor. En caso de contrato
mayor a un ao, se debe realizar al menos una evaluacin.
b) Evaluacin final: es la evolucin que se realiza al cierre del contrato, la cual
deber ser de carcter obligatoria.

Los tipos y formas de evaluacin aplicables en el marco de un contrato, deber


estar en pleno conocimiento del proveedor.
2. Criterios de valuacin y ponderacin de los criterios y subcriterios: los
criterios generales son el cumplimiento de la calidad en el servicio, de los
plazos establecidos y de los aspectos administrativos, siendo la calidad
el principal criterio del desempeo del proveedor. Los criterios y
subcriterios tendrn asignado un peso relativo para la obtencin de la
calificacin final. En la siguiente tabla se aprecia ejemplo:

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Donde la empresa evaluada en criterio de calidad de servicio tiene una


ponderacin del 65% la cual se subdivide en 9 subcriterios con la ponderacin
asignada. De igual manera para los otros criterios.

Bibliografa:
Auditora Informtica en la empresa. J.Jose Acha Iturmendi, Captulo VII Metodologa abreviada de
recursos informticos a travs le management.
Auditora en Sistemas Computacionales. Carlos Muoz Razo, Captulo 6 Metodologa para realizar
auditoras computacionales.

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