Las funciones de mando y el organigrama de la empresa

Con frecuencia, se plantea en la empresa o se encuentra el gerente la necesidad de hacer el organigrama de

la misma. Unas veces deber hacerse por primera vez, otras ser modificar el existente. Ante esta coyuntura,
quien o quienes afronten esta tarea, debern seguir una determinada sistemtica, un camino adecuado que
les lleve a obtener el mejor organigrama posible, en orden a su eficacia y a su implantacin con xito y sin
problemas.
El organigrama, como es sabido, aglutina en sus lneas y grfico diversas variables o cuestiones. As
podemos citar, entre otras:
Tipo de organizacin elegida
Departamentos, reas o secciones creadas
Dependencias orgnicas y jerrquicas
Funciones de mando
Relaciones internas
Funciones a realizar y atribuciones
Personas asignadas a la direccin de las subdivisiones organizativas diseadas
De todos estos aspectos, el de las funciones de mando es de suma importancia. La direccin del personal
de las distintas subdivisiones creadas (departamentos, reas, secciones, etc.) se ha de llevar a cabo por
medio del mando. Este mando tendr niveles diferentes en su amplitud, segn el lugar del organigrama que
estemos considerando y estar sujeto, a la vez, a la dependencia de otros mandos superiores en jerarqua.
Todo organigrama, contempla lneas verticales y horizontales de relacin y de dependencia. El mando
atribuido a quien o quienes estn al frente de cada elemento del organigrama estar en relacin a su
ubicacin vertical y horizontal en el mismo.
Al elaborar un organigrama, siempre cabe preguntarse si es preferible definir las funciones de mando o los
puestos ocupados por quien ha de ostentarlo. Las funciones de mando se otorgarn a quienes ocupen
puestos de mando, es decir hagan cabeza en cada una de las unidades diseadas en el organigrama o en
las subdivisiones de stas. As pues, parece recomendable establecer previamente los departamentos,
reas o secciones que existen o han de existir en la empresa, fijar los puestos de trabajo que requieren
mando en las mismas y disear as el organigrama.
Empezaremos estableciendo la cabeza de la empresa que, segn los casos, ser:
Consejo de Administracin
Consejero Delegado
Director General
Gerente
A partir de ah, estableceremos, dibujando los tradicionales rectngulos o recuadros representativos de las
subdivisiones de la empresa, esos departamentos, secciones o reas. Su denominacin depender de la
empresa y sus usos y costumbres, de su tamao y del grado de divisin que se quiera o sea preciso realizar.
As, aparecern, normalmente, las relativas a:
Produccin
Administracin
Comercial
Almacenes
Planificacin
Ventas
Distribucin
Etc.
Los nombres sern estos u otros, pero sus campos de actividad son los habituales. De estas reas
organizativas fundamentales, ser preciso hacer desgloses en otras varias de un nivel inferior. Y, a veces,
repetir ese desglose sobre esas subdivisiones. Llegaremos as a los clsicos grficos en cascada o
piramidales, caractersticos de los organigramas.

Una vez, que est hecho el dibujo organizativo de la empresa, en base a las distintas funciones a realizar en
ella, viene la tarea de atribuir las funciones de mando en cada una de ellas. Ese mando contiene un
elemento de extensin (sobre qu rea? sobre qu personas?) y otro de atribuciones ( sobre qu
cuestiones?). Estamos as considerando:
Las funciones a realizar por quien est al frente en ese recuadro del organigrama.
Las responsabilidades que tendr.
Su autoridad y los lmites de sta..
Sus lmites en las atribuciones de gasto o de pagos.
Las relaciones jerrquicas y de dependencia con sus jefes y subordinados
Las relaciones con otros de su mismo nivel
Los mandos intermedios, que en su caso, deber tener y atribuciones de estos.
Algunos de los problemas clsicos de los organigramas son los que se presentan en ocasiones por:
No utilizar la lgica y la racionalidad en su elaboracin, sino consideraciones de otro tipo, como la colocacin
de personas concretas.
No definir bien los lmites de las reas funcionales del organigrama.
Permitir la existencia de zonas de nadie y zonas superpuestas
No establecer en absoluto o hacerlo sin concretar del todo los lmites funcionales y de autoridad.
Uno de los problemas a resolver es el de la ubicacin adecuada de ciertos rganos de actividad en la
empresa, tales como el control de calidad, la prevencin de riesgos laborales, los auditores internos y
aquellos otros que requieran un cierto grado de independencia dentro de la empresa. Una deficiente
ubicacin, colgados de un rea que precisamente ha de ser objeto de su actividad, puede dar al traste con la
eficacia de esas funciones.
Una vez diseado todo el organigrama, con sus funciones, responsabilidad y atribucin de autoridad, es
preciso colocar las personas que han de estar al frente de cada unidad o elemento del organigrama. De este
modo, establecido previamente todo lo anterior, ser ms fcil poner en manos de las personas que resulten
designadas para ser los mandos en cada elemento organizativo, esas funciones de mando, responsabilidades
y niveles de autoridad.
Por lo dicho hasta aqu, se deduce la importancia de que exista un organigrama, acompaado de un Manual
de Organizacin o de Funciones que defina puestos, responsabilidades y autoridad conferida. As, una vez
designados los mandos, se les entregar el Manual y debern cumplir con la parte que les corresponda, la
cual estar perfectamente definida en el mismo.
La eleccin de las personas que han de estar al frente de cada rea organizativa del organigrama no debera
de ser, caprichosa ni con criterios nicamente de fidelidad al jefe, simpata, estimacin de su vala personal,
historial o experiencia anterior. Todo esto es importante, pero el Gerente o Director General de la empresa ha
de analizar que caractersticas requiere cada puesto, de acuerdo con lo establecido previamente en el
organigrama, con Manual o sin l, e ir asignando a las personas ms idneas de las que disponga. Esto es
de sentido comn pero, con frecuencia, este es el menos comn de los sentidos. Y priman razones extraorganizativas en la eleccin de los mandos y en la atribucin de sus funciones.
El entusiasmo que pongan los mandos en sus tareas y funciones, su grado de satisfaccin personal e
identificacin con la empresa y su trabajo, tendr mucho que ver con la buena definicin de todo lo anterior y
con que se cumpla. Es decir, que el organigrama y sus funciones de mando existan realmente, se puedan
desempear, no sufran perturbaciones porque haya quien se salga de su zona y ocupe o invada la de otros,
no existan puenteos por parte de sus jefes, no haya una autoridad respaldada por estos que impida su
correcto ejercicio. En definitiva, que teora y prctica se fundan en el da a da de la empresa, entre lo
diseado y su puesta en ejercicio. Pero, como el ser humano con frecuencia antepone sentimientos, carcter,
simpatas y antipatas, afinidades personales, intereses particulares, deseos de trepar por la pirmide
empresarial, con frecuencia deshace con su actuacin la buena labor prevista de un organigrama bien
diseado. Corresponde, en estos casos, al Gran Jefe saber ver esas circunstancias, detectarlas y ponerle el
remedio adecuado. Como suele decirse eso va en su sueldo.