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Directrices
Roles,
responsabilidades
y competencias
Modelo de Gestin de Documentos y
Administracin de Archivos (MGD) para
la Red de Transparencia y Acceso a la
Informacin (RTA)
Versin: 1.0
Fecha: diciembre de 2014
G01/D03/G
Coordinadores
Beatriz Franco Espio
Ricard Prez Alczar
Equipo
Blanca Desantes Fernndez
Francisco Fernndez Cuesta
Javier Requejo Zalama
De los textos: sus autores
Este documento se encuentra en fase borrador. Ni la RTA ni los autores se hacen responsables de un
mal uso de esta informacin
G01/D03/G
MODELO DE GESTIN DE
DOCUMENTOS Y
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
G01/G
G02/G
POLTICA DE
GESTIN DE
DOCUMENTOS Y
ARCHIVOS
GOBIERNO
ABIERTO Y
TRANSPARENCIA
G03/G
ADMINISTRACIN
ELECTRNICA
G07/O
G04/O
CONTROL
INTELECTUAL Y
REPRESENTACIN
G05/O
VALORACIN
G06/O
CONTROL DE
ACCESO
CONTROL
FSICO Y
CONSERVACIN
G08/0
GUA DE
SERVICIOS DE
ARCHIVO
G01/D03/G
1. Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad de estas directrices
1.2. Alcance y contenido
1.3. Documentos relacionados
2. Asignacin de competencias y responsabilidades
2.1. La alta direccin
2.2. Los directivos y mandos intermedios
2.3. Los tcnicos cualificados en archivos y gestin documental
2.4. Los tcnicos de la informacin cualificados (TICs)
2.5. Todo el personal de la organizacin implicado
2.6 Otros recursos humanos implicados
3. El Plan de Comunicacin. Concienciacin e implicacin del equipo humano
4. El Plan de Formacin Continua de los recursos humanos
5. Cuadro de compromisos de cumplimiento
6. Trminos y referencias
6.1. Glosario
6.2. Referencias
6.3. Bibliografa
6.4. Recursos
G01/D03/G
1.
Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad
G01/D03/G
G01/D01/G
Planes estratgicos
G01/D02/G
G01/D04/G
G01/D03/G
G01/D05/G
2.
A travs del liderazgo y responsabilidad visible de la alta direccin se puede crear un entorno
en el cual un sistema de gestin de documentos y archivos pueda articularse y operar de
manera eficiente. Adems, las ventajas de una poltica de gestin de documentos y archivos
pueden ser, a su vez, utilizadas por la alta direccin para fortalecer su rol en la organizacin:
Establecer, mantener, promover, actualizar y mejorar la poltica de gestin de
documentos y archivos de la organizacin
Incrementar la concienciacin, motivacin y cumplimiento de la poltica de gestin de
documentos y archivos de la organizacin (Por ejemplo, mediante un Plan de
Comunicacin dirigido a todo el equipo humano implicado en la gestin de
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y Acceso a la Informacin (RTA)
G01/D03/G
G01/D03/G
G01/D03/G
Llevar una correcta gestin del centro archivstico y potenciar una fluida comunicacin
interdepartamental con el objeto de facilitar el sistema de organizacin documental
del organismo o entidad a la que pertenece el archivo
Planificar y coordinar el sistema de organizacin integral de la documentacin
generada y recibida por el organismo o entidad a la que pertenece el archivo
Elaborar repertorios de series documentales
Elaborar y aplicar el cuadro de clasificacin funcional u orgnico funcional de la
documentacin del organismo, institucin o entidad con el fin de que se aplique de
forma unvoca y generalizada en todos los archivos de oficina o gestin de la
organizacin y en el archivo definitivo. Controlar su seguimiento y actualizacin
Asesorar al personal administrativo de los archivos de gestin, ofrecindoles la ayuda
necesaria para implementar mtodos de trabajo de correcta gestin de documentos
Definir metadatos homogneos para tipos documentales determinados y para las
distintas fases del ciclo de vida de los documentos. Elaborar y mantener el Esquema de
Metadatos de la organizacin
Orientar al equipo humano de los archivos de oficina de la organizacin sobre los
metadatos necesarios que se deben incluir en la captura, uso y transferencia de los
documentos
Organizar, dirigir y elaborar los instrumentos de descripcin ms especializados de la
documentacin custodiada en el archivo
Controlar la calidad de descripciones, codificaciones y asignacin de descriptores
Realizar estudios de valoracin de documentos para su posible eliminacin o
conservacin permanente, previo dictamen de la autoridad competente
Mantener un repertorio de dictmenes de eliminacin o conservacin permanente
que puedan afectar a las series documentales de la organizacin
Elaborar el calendario de conservacin y eliminacin de la documentacin de acuerdo
con la normativa establecida y las tablas de retencin o eliminacin
Verificar que la eliminacin de los documentos de la organizacin se realiza con
procedimientos normalizados y evaluados
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G01/D03/G
Los Tcnicos de archivos deben trabajar en colaboracin con los Tcnicos de la informacin
(TICs) en el diseo, implementacin y mejora del sistema de gestin, en la arquitectura de la
informacin, en la seguridad de la informacin y en el acceso y recuperacin de la misma.
Entender y garantizar que las aplicaciones y sistemas deban capturar y gestionar los
documentos fruto de la actividad de la organizacin y que stos son evidencia y
prueba de la misma
Trabajar en cooperacin y colaboracin con los Tcnicos de archivos y gestin de
documentos para disear, implementar, mantener, actualizar y mejorar la capacidad
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y Acceso a la Informacin (RTA)
G01/D03/G
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G01/D03/G
La implicacin del equipo humano en una correcta gestin y custodia de los documentos de la
organizacin afecta a todos los niveles y categoras profesionales de la organizacin desde los
altos mandos hasta los mozos, ordenanzas y conserjes, cada uno en su esfera de actividad,
responsabilidad y actuacin.
2.6. Otros recursos humanos implicados
No debemos olvidar, que una organizacin puede contar con personal externo a la misma
contratado para cubrir una necesidad puntual de la organizacin, tambin voluntarios,
alumnos en prcticas, etc.
Todos ellos deben ser informados y concienciados de la importancia y de los deberes
inherentes a crear, mantener y custodiar los documentos de la organizacin y comprometerse
tambin a:
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G01/D03/G
Alta direccin
Directivos, mandos
intermedios
Tcnicos cualificados
de archivos
Tcnicos de la
informacin (TICs)
Recursos humanos
externos implicados
3.
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G01/D03/G
Responsabilidades
Procedimientos operacionales
Dar acceso a toda la documentacin estratgica que sustenta la poltica
El Plan de Comunicacin debe ser proactivo y elaborar los instrumentos necesarios para
concienciar e implicar a todo el equipo humano en el cumplimiento de los requisitos de la
gestin de documentos y archivos, en este sentido son tiles las directrices, recomendaciones,
guas de buenas prcticas, etc. El Plan de Comunicacin puede articularse en sinergia con
ciertos aspectos del Plan de Formacin Continua y utilizar el sistema de encuestas en reas de
la organizacin en las que se identifique un cumplimiento precario de los procedimientos
establecidos.
La experiencia del mbito anglosajn en la elaboracin de Cdigos de Conducta, en relacin a
la gestin y custodia de los documentos de la organizacin, es especialmente significativa. Los
cdigos de conducta deben alinear las responsabilidades en materia de gestin y custodia de
los documentos del personal con el marco legal y normativo de la organizacin. Tambin
pueden elaborarse o adoptarse Cdigos ticos o de Conducta especficos para los tcnicos de
archivos y gestin documental dada la relevancia de sus competencias en materia de gestin y
tratamiento archivstico de los documentos dentro de la organizacin.
A su vez, los tcnicos de archivos, por su funcin transversal en la organizacin, tambin son
piezas clave para comunicar, concienciar e implicar al personal en una correcta gestin y
tratamiento archivstico de los documentos.
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G01/D03/G
El Plan de Comunicacin debe incluir, as mismo, mecanismos para que todos los
miembros del equipo de trabajo retroalimenten la poltica de gestin y su
implementacin, aspecto especialmente til cuando se planifique una revisin y
evaluacin de la citada poltica.
Directiva
Documentos
estratgicos
Cdigos de
conducta
Plan de
Comunicacin
Revisin y
Mejora de la
Poltica de
gestin
Tcnicos de
archivo
Equipo
humano
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4.
G01/D03/G
Para ello, hay que evaluar, identificar y definir las capacidades y habilidades requeridas segn
los diferentes roles desempeados en relacin a la gestin de documentos y archivos en el
seno de la organizacin. As mismo, se deben identificar los procedimientos, sistemas y
herramientas que sustentan la poltica de gestin de documentos y archivos de la organizacin
para dar la formacin pertinente sobre los mismos.
Se debe partir de una identificacin de la capacitacin, necesaria para desempear
determinados procesos y aplicaciones de la gestin de documentos y archivos de la
organizacin. Por lo tanto, es necesario un anlisis de la capacitacin del personal existente y
de la capacitacin necesaria y realmente requerida.
El anlisis de necesidades de formacin puede ser sustentado en encuestas peridicas dirigidas
al equipo humano, en evaluaciones de rendimiento del personal y en anlisis de puntos
dbiles, riesgos o lagunas existentes en la gestin de documentos y archivos de la
organizacin.
Debe ser sensible a nuevos retos y necesidades de formacin que se planteen en el mbito de
la gestin de documentos y archivos, por ejemplo:
Formar a los empleados pblicos y equipos humanos con responsabilidades en gestin
de documentos y archivos en los retos del derecho de acceso a la informacin, la
transparencia y el gobierno abierto y las responsabilidades que las leyes les asignan
Formar a los empleados pblicos y equipos humanos con responsabilidad en gestin de
documentos y archivos para garantizar la proteccin de elementos cuyo acceso debe ser
ponderado de acuerdo con las disposiciones pertinentes en materia de secretos
oficiales, privacidad, propiedad intelectual y otras leyes relacionadas con la informacin
Formar a los empleados pblicos y equipos humanos con responsabilidad en gestin de
documentos y archivos en los retos que supone una correcta poltica de gestin de
documentos y expedientes electrnicos, su custodia y tratamiento archivstico
pertinente.
Debe abordar lagunas y riesgos en relacin con la gestin y custodia de los documentos de la
organizacin (por ejemplo, formacin pertinente en gestin de catstrofes y prevencin de
riesgos para todo el personal de la organizacin).
La formacin debe ser evaluada y revisada peridicamente:
midiendo su rendimiento
realizando auditorias
contrastando los niveles de competencia del personal frente a los objetivos fijados en el
programa de formacin.
Se deben revisar, as mismo, los contenidos de la formacin y la orientacin para garantizar su
efectividad y la adecuacin de sus contenidos a los cambios que se puedan producir en el
contexto (legal, social, administrativo, etc.) en el que se inscribe la organizacin y en el propio
sistema interno de gestin de documentos y archivos de la organizacin.
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G01/D03/G
Dentro del Plan de Formacin se deben promover los ajustes necesarios para alcanzar una
mejora continua y disear mecanismos para que el personal ya formado se beneficie de las
mejoras introducidas en las actividades de formacin.
Evaluar el nivel de satisfaccin de las personas que hayan participado en una actividad
formativa (puede realizarse mediante encuestas de satisfaccin).
Los Planes de Formacin Continua, as como los informes de resultados anuales o plurianuales
de los mismos, se deben documentar en todo momento.
A quin debe ir destinada la formacin?
Debe destinarse a todo el personal de la organizacin que crea, mantiene o custodia
documentos (tambin a directivos y alta direccin), a contratados externos, a voluntarios y a
cualquier otra persona que est encargado de la totalidad o parte de una actividad en la que
se creen documentos y se incorporen a los sistemas de gestin de documentos de la
organizacin y debe tener en cuenta las funciones y responsabilidades del equipo humano al
que va dirigido.
La formacin puede ser necesaria tambin:
para el personal cuando ste adquiere nuevas responsabilidades
cada vez que se opera un cambio en el sistema, o
cuando se incorpora nuevo personal al que hay que formar en la poltica de gestin de
documentos y archivos de la organizacin.
La formacin tendr mayor eficacia si su diseo se adecua a las necesidades de grupos
concretos o, en algunos casos, a miembros individuales del personal.
Subrayar, en este sentido, que la gestin y tratamiento archivstico de los documentos es un
campo tcnico que necesita una formacin especializada. La teora y la prctica archivstica
siguen desarrollndose con rapidez y, como hemos visto, los especialistas en archivos trabajan
cada vez ms con profesionales TIC para disear e implementar sistemas de gestin cada vez
mejores y ms consistentes.
Por todo ello, es un aspecto estratgico evaluar la diferencia ente la especializacin que ahora
se demanda en gestin y tratamiento archivstico de los documentos y archivos con la
especializacin de los expertos existentes para que los tcnicos de archivos cualificados sean
capaces de abordar nuevos retos (cambios tecnolgicos, legislativos, polticos, metodologas
de trabajo, expectativas de los clientes y grupos de inters, etc.).
Cundo se debe impartir formacin?
La formacin supone que el aprendizaje debe ser acometido al inicio de la implementacin de
un sistema de gestin de documentos y archivos en la organizacin.
Pero tambin es necesaria cuando se produzcan cambios significativos en todo lo relacionado
(interna y externamente) a la poltica y procedimientos relativos a la gestin y custodia de los
documentos.
Modelo de Gestin de Documentos y Administracin de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia
y Acceso a la Informacin (RTA)
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G01/D03/G
En todo caso, la formacin sobre las responsabilidades en esta materia dirigida al equipo de
trabajo estable de la organizacin se debe proporcionar regularmente con el fin de actualizar
el conocimiento y mejorar su capacitacin.
Qu mtodos de formacin aplicar?
Los programas de formacin pueden ser diseados e impartidos con los medios propios de la
organizacin o impartidos, total o parcialmente, en colaboracin con otras organizaciones o
equipos de formadores externos.
Por lo tanto habr que ponderar en cada caso la posibilidad de contratacin de consultores
externos formados y experimentados o servirse de un personal ya formado. Como ya se ha
sealado, los tcnicos de archivos cualificados pueden ser una pieza fundamental en materia
de formacin y concienciacin del personal de la organizacin en relacin a la gestin y
tratamiento archivstico de los documentos.
La colaboracin con otras organizaciones puede ser tambin fructfera y recproca:
asociaciones profesionales, universidades, etc.
El intercambio de experiencias y profesionales, mediante acuerdos internacionales o locales,
son vas de formacin especialmente dinmicas (por ejemplo, estancias o cursos de
formacin). El desarrollo de proyectos tcnicos sobre aspectos relacionados con gestin de
documentos y archivos, ya sean de mbito nacional o supranacional, pueden ser asimismo un
campo de formacin continua todava poco explorado.
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Cursos presenciales, formacin y entrenamiento en el mismo puesto de trabajo mediante
supervisores, e-learning, eventos profesionales (jornadas, mesas redondas, congresos,
reuniones informativas y seminarios, etc.), pueden y deben ir acompaados de la elaboracin y
publicacin de Manuales de Formacin con contenidos y de Breves Guas de Uso que describan
los principales aspectos de las prcticas de gestin de documentos destinados a toda la
organizacin o a sectores especializados o determinados de la misma. Es recomendable la
redaccin de manuales especficos y documentos estratgicos (por ejemplo, el Modelo de
requisitos del SGD, el Repertorio de Fuentes Legales y Normas) para todo el personal de la
organizacin explicando el contenido de los procesos relacionados con una correcta gestin de
documentos y archivos.
Las presentaciones electrnicas, interactivas, disponibles en red o distribuidas en formato
magntico u ptico, son herramientas muy tiles que nos proporcionan las nuevas tecnologas
de la informacin para sustentar un Plan de Formacin Continua.
Recordar que, a su vez, la formacin instrumental y continua del equipo humano
de una organizacin permite que ste, participe de manera ms proactiva en el
desarrollo, revisin y mejora del sistema de gestin de documentos y archivos de
la organizacin.
G01/D03/G
Manuales de
Formacin
Revisin y
Mejora de la
Poltica de
gestin
Actividades
formativas
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Plan de
Formacin
Plan de
Comunicacin
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G01/D03/G
5.
Este cuadro identifica aquellos compromisos establecidos en las lneas de actuacin de la Gua
de Implementacin de Poltica de Gestin de documentos y archivos en materia de liderazgo, y
asignacin de responsabilidades y competencias, as como una serie de recomendaciones
sobre cmo cumplir con los mismos.
El nmero representado es el mismo con el que se identifica dicho compromiso en la Gua de
Implementacin.
N
Compromisos
1.1
21
G01/D03/G
6.1
La Alta direccin
Los Directivos y mandos intermedios
Los tcnicos cualificados en archivos y
gestin documental
Los tcnicos de la informacin
cualificados (TICs)
Todo el personal de la organizacin
implicado en la gestin y custodia de
los documentos y archivos
Otros recursos humanos externos
implicados
Fomentar
reuniones
interdisciplinares peridicas
de
trabajo
22
G01/D03/G
6.2
G01/D03/G
de
24
G01/D03/G
6.4
25
G01/D03/G
6.
Trminos y referencias
6.1. Glosario
Cdigo de conducta: documento redactado voluntariamente por una organizacin en el que se
exponen una serie de principios que se compromete unilateralmente a seguir. Los cdigos de
conducta alcanzan a todo el equipo humano de la organizacin y, en algunos casos, a
empresas proveedoras, subcontratistas y personal externo.
Plan de comunicacin: documento que recoge las polticas, estrategias, recursos, objetivos y
acciones de comunicacin, tanto internas como externas, que se propone realizar una
organizacin. Contar con uno ayuda a organizar los procesos de comunicacin y gua el trabajo
comunicativo. Adems de facilitar la orientacin y evitar la dispersin a la que puede llevarnos
el trabajo da a da, el plan promueve el seguimiento y la evaluacin de estos procesos, lo que
nos hace cuestionarnos continuamente y buscar mayor calidad. Es recomendable que esta
herramienta no acabe constituyndose como una pauta estanca y limitadora, sino una gua de
principios y propuestas flexible y adaptable.
Plan de formacin continua: conjunto de actividades cuyo propsito es mejorar el
rendimiento presente o futuro, aumentando la capacidad del equipo humano implicado a
travs de la mejora continua de sus conocimientos con el fin de aportar conocimientos,
mejorar aptitudes y rendimiento, superar deficiencias, facilitar oportunidades, aumentar la
satisfaccin del personal, etc. Se suele plasmar en un documento elaborado por la direccin de
la organizacin con la finalidad de asegurar la formacin del equipo humano implicado.
Perfil de puestos de trabajo: mtodo de recopilacin de los requisitos y cualificaciones
personales exigidos para el cumplimiento satisfactorio de las tareas de un empleado dentro de
una organizacin: nivel de estudios, experiencia, funciones del puesto, requisitos de
instruccin y conocimientos, as como las aptitudes y caractersticas de personalidad
requeridas.
Perfil ocupacional de puesto vacante: vase Perfil de puestos de trabajo.
Recursos humanos (RRHH): sistema o proceso de gestin que se ocupa de seleccionar,
contratar, formar, emplear y retener al personal de una organizacin. Estas tareas las puede
desempear una persona o departamento en concreto junto a los directivos de la
organizacin. El objetivo bsico es alinear el rea o profesionales de RRHH con la estrategia de
la organizacin, lo que permitir implantar la estrategia organizacional a travs de las
personas. Generalmente la funcin de Recursos Humanos est compuesta por reas tales
como reclutamiento y seleccin, contratacin, capacitacin, administracin o gestin del
personal durante la permanencia en la organizacin. Para poder ejecutar la estrategia de la
organizacin es fundamental la administracin de los Recursos humanos, para lo cual se deben
considerar conceptos tales como la comunicacin organizacional, el liderazgo, el trabajo en
equipo, la negociacin y la cultura organizacional.
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G01/D03/G
Relacin de puestos de trabajo (RPT): instrumento tcnico a travs del cual se realiza la
ordenacin del personal, de acuerdo con las necesidades de los servicios y dnde se precisan
los requisitos para el desempeo de cada puesto.
6.2. Referencias
ARCHIVES & RECORDS ASSOCIATION (ARA). [2012]. Code of Conduct [en lnea]. [Consulta: 15
diciembre 2014]. Disponible en:
http://www.archives.org.uk/images/documents/ARACouncil/ARA_Code_of_Conduct_final.pdf
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G01/D03/G
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES (ICA). 1996. Cdigo de tica profesional [en lnea].
Pars: ICA. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
http://www.ica.org/download.php?id=588
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION (ISO). 2001a. ISO 15489-1:2001:
Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines. Ginebra: ISO. [Se
ha empleado la siguiente versin equivalente en espaol: AENOR. 2006. UNE-ISO/TR 154892:2006. Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades.
Madrid: AENOR].
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION (ISO). 2001b. ISO/TR 15489-2:2001:
Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines. Ginebra: ISO. [Se
ha empleado la siguiente versin equivalente en espaol: AENOR. 2006. UNE-ISO/TR 154892:2006. Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 2: Directrices. Madrid:
AENOR].
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION (ISO). 2011a. ISO 30300:2011.
Information and documentation Management systems for records Fundamentals and
vocabulary. Ginebra: ISO. [Se ha empleado la siguiente versin equivalente en espaol.
AENOR. 2011. UNE-ISO 30300:2011. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para
los documentos. Fundamentos y vocabulario. Madrid: AENOR].
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION (ISO). 2011b. ISO 30301:2011.
Information and documentation Management systems for records Requirements. Ginebra:
ISO. [Se ha empleado la siguiente versin equivalente en espaol. AENOR. 2011. UNE-ISO
30301:2011. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos.
Requisitos. Madrid: AENOR].
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION (ISO). 2014. ISO/TR 18128:2014 Information and documentation Risk assessment for records processes and systems. Ginebra:
ISO. [Se ha empleado la siguiente versin equivalente en espaol: AENOR. 2014. ISO/TR
18128:2014. Informacin y Documentacin. Identificacin y evaluacin de riesgos para
sistemas de documentos. Madrid: AENOR].
6.3. Bibliografa
ALBERCH, R.; COROMINAS, C.; MARTNEZ, M. C. 1997. El personal de los archivos. La funcin
archivstica y su plantilla [en lnea]. Lligall. Revista Catalana dArxivstica, 11, pp. 221-252.
[Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
https://www.um.es/adegap/docsinfo/archivistica.pdf
LLANS SANJUAN, J. [et. al]. 2013. Buenas prcticas en gestin de documentos y archivos.
Manual de normas y procedimientos archivsticos de la Universidad Pblica de Navarra.
Pamplona: Universidad Pblica de Navarra.
28
G01/D03/G
6.4. Recursos
AUSTRALIA. PUBLIC RECORD OFFICE VICTORIA. Information Management Maturity
Measurement Tool IM3 [en lnea]. Victoria: Public Record Office Victoria. [Consulta: 15
diciembre
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tool to improve records management [en lnea]. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
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THE TRANSPARENCY AND ACCOUNTABILITY INITIATIVE. Open Government Guide [sitio web].
Londres: Transparency and Accountability Initiative. Gestin documental [Consulta: 15
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29