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Supervisin

Supervisin Eficaz

La toma de decisiones
eficientes
Unidad 6

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La toma de decisiones eficientes

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Tecsup. (2015). La toma de decisiones eficientes (unidad 6) en Supervisin
Eficaz. Lima: Tecsup.
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Tecsup. La toma de decisiones eficientes (unidad 6) en Supervisin Eficaz.
Lima: Tecsup, 2015.

La toma de decisiones eficientes

La toma de decisiones
eficientes
ndice
Introduccin .............................................................................................................4
Objetivos ..................................................................................................................5
I. El proceso de toma de decisiones .........................................................................6
1.1. Definir el problema o la oportunidad .......................................................... 6
1.2. Recabar informacin importante para el asunto ........................................ 7
1.3. Identificar las formas de enfrentar la situacin ........................................... 7
1.4. Escoger la causa ms probable ................................................................ 7
1.5. Formular un plan de accin ....................................................................... 7
1.6. Evaluar el plan de accin........................................................................... 8
1.7. Poner en marcha el plan de accin ........................................................... 8
1.8. Controlar el proceso .................................................................................. 8
II.

Toma de decisiones en grupo ...........................................................................9


2.1. Pautas para la toma de decisiones en grupo............................................. 9

III.

La creatividad y la toma de decisiones .........................................................11


3.1. Qu es creatividad? ............................................................................... 11
3.2. Proceso del trabajo creativo .................................................................... 11
3.3. Cuestionario de creatividad ..................................................................... 12
3.4. Ejercicios de creatividad.......................................................................... 14

IV. Ejercicios Resueltos ........................................................................................16

La toma de decisiones eficientes

Introduccin
La toma de decisiones es parte fundamental del quehacer de todo supervisor. Esto
resulta totalmente cierto debido a que l tiene que tomar una gran cantidad de
decisiones todos los das.

El objetivo general de este mdulo, consiste en examinar cmo se lleva a cabo la toma
de decisiones y brindar ciertos consejos sobre la forma en que los supervisores
pueden realizar esta actividad con mayor eficiencia.

La toma de decisiones eficientes

Objetivos

Describir los pasos del proceso de toma de decisiones.

Plantear los beneficios y las limitaciones de la toma de decisiones en grupo.

Explicar en qu forma la creatividad puede ayudar en la toma de


decisiones.

Brindar algunos consejos tiles para mejorar la toma de decisiones en el


trabajo de supervisin.

La toma de decisiones eficientes

I. El proceso de toma de
decisiones
La toma de decisiones es el proceso que consiste en escoger una de entre varias
alternativas.
Los supervisores utilizan la toma de decisiones para solucionar los problemas y sacar
provecho de las oportunidades.
En el caso de los problemas, los hay de dos tipos.
Del primer tipo, son los problemas que ya ocurrieron, en cuyo caso, el supervisor
necesita arreglar la situacin. Del segundo tipo, son los problemas que todava no
acontecen, pero que pueden presentarse en un futuro prximo. En estos casos, el
supervisor puede
a) Estar consciente de su naturaleza inminente y decidir cmo minimizarlos o
eliminarlos.
b) Considerar que podran llegar a ocurrir y por tanto tomar una decisin para
prevenirlos.
En ocasiones el supervisor puede sacar provecho o explotar una oportunidad.
Ya sea que el supervisor se dedique a resolver o prevenir los problemas o sacar
provecho de una oportunidad, el proceso de toma de decisiones siempre es el mismo.
A continuacin, se resumen los pasos de este proceso.

1.1. Definir el problema o la oportunidad


Por ejemplo, si las llegadas tarde han aumentado en el ltimo mes y el supervisor
considera que se trata de un problema, este debe enunciarse en trminos
especficos:

La toma de decisiones eficientes

Las llegadas tardes me estn causando un problema NO es un enunciado


especfico del problema.
En cambio: Las llegadas tardes han aumentado en un 23% en las ltimas 4
semanas.
Recuerde que mientras ms clara y especfica el supervisor enuncie el problema o
la oportunidad; mayor ser la facilidad con que transcurra el resto del proceso de
toma de decisiones.

1 . 2 . R e c a b a r informacin i m p o r t a n t e p a r a e l a s u n t o
Ante un caso de solucin de problemas, ahora el supervisor necesita recabar
informacin detallada con lo que est funcionando mal.
Eje
Eje mplo
Quines son los que siempre llegan tarde?
Cundo aumentan las llegadas tarde?
La informacin de este tipo va a brindar al supervisor mayores datos sobre el
problema.

1.3. Identificar las formas de enfrentar la situacin


Este proceso implica listar todas las posibles causas del dilema. Pueden existir
muchas razones de por qu han aumentado las llegadas tardes en las ltimas
semanas. Al investigar quienes llegan tarde y cuando, el supervisor puede
identificar las posibles razones.

1 . 4 . Escoger l a c a u s a m s p r o b a b l e
De todas las opciones listadas en el paso anterior ahora el supervisor debe
escoger la que presenta la mayor oportunidad de resolver el problema.

1.5. Formular un plan de accin


En esta etapa el supervisor ha de decidir lo que debe hacerse. Esto significa
desarrollar un plan de accin. En el caso de los operarios impuntuales el

La toma de decisiones eficientes

supervisor puede decidir que todos los que lleguen tarde se les descontar una
hora de sueldo.

1.6. Evaluar el plan de accin


Qu probabilidades existen de que todos los enfoques sirvan? El supervisor
puede creer que de hecho, cada uno aportar los resultados deseados; no
obstante, antes de implantarlos, el supervisor debe analizarlos con un ojo crtico.
Se recomienda discutir el enfoque con alguien ms de preferencia con un
supervisor de ms experiencia.

1.7. Poner en marcha el plan de accin


Despus de haber decidido la accin a realizar y de haberla modificado a la luz de
los comentarios; ahora el supervisor debe implantar el plan.

1.8. Controlar el proceso


Hay veces en que las cosas no funcionan de acuerdo con los planes; en este caso
el supervisor debe volver a atrs y revisar los pasos del proceso para determinar
en donde fallaron sus clculos.

La toma de decisiones eficientes

II. Toma de decisiones en


grupo
Si bien el supervisor casi siempre toma las decisiones solo, hay ocasiones en que
debe aprovechar la ventaja de contar con su grupo de subordinados para tomar
ciertas decisiones.

2.1. Pautas para la toma de decisiones en grupo


Como supervisor, Ud. debe establecer un sistema de comunicacin que aliente las
aportaciones encaminadas al logro de los objetivos del grupo por parte de todos
sus integrantes.
Aqu se pretende centralizar sus energas a travs del Apoyo de un grupo
enfocado a las Metas (AGEM). Este enfoque tiene 5 pasos:
Paso N 1: Reuniones semanales o bisemanales, elemento fundamental de este
proceso es la concertacin de reuniones formales para informar y platicar sobre los
avances y los problemas del entorno laboral.
Es importante que exista alimentacin y retroalimentacin entre el supervisor y su
grupo de trabajo.
Paso N 2: Durante la reunin, plantee un enfoque para el diagnstico de la
solucin de los problemas (DSP).
En lugar del enfoque usual que consiste en encontrar culpables, cuando las cosas
no marchan bien, el enfoque AGEM, promueve un enfoque de diagnstico en las
comunicaciones. El papel del supervisor en la reunin debe limitarse a encontrar
soluciones a los problemas y no a tratar de encontrar culpables.

La toma de decisiones eficientes

Paso N 3: Desarrollo de la solucin


El supervisor debe sealar la forma en que los niveles superiores de la
administracin, podran reaccionar ante las posibles soluciones que el grupo va
proponiendo.
Resulta muy prctico escribir cada propuesta y desarrollar una lista de soluciones,
antes de iniciar una discusin ms profunda de cualquiera de las ideas, cuando la
lista alcanza un tamao conveniente, el siguiente paso es una discusin de grupo
de las posibles soluciones.
Paso N 4: Discusin de la solucin final
Despus que las distintas propuestas hayan sido examinadas por el grupo, el
supervisor debe escoger la mejor solucin.
Paso N 5: Retroalimentacin.
Despus de escoger e implantar una solucin, el supervisor debe proporcionar
retroalimentacin en lo que concierne al xito de la solucin y a los tipos de
problemas que tuvieron que solucionarse durante su implantacin.

Recordar
En resumen, el sistema AGEM, trata de llamar la atencin
sobre las aportaciones que los grupos pueden hacer a la toma
de decisiones, resulta un enfoque sistemtico para el formato
de la participacin del grupo en la solucin de los problemas.

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La toma de decisiones eficientes

III. La creatividad y la toma


de decisiones
En la actualidad est surgiendo un nuevo movimiento en favor de la creatividad, aun
cuando muchos supervisores encuentran difcil ajustarse a estas nuevas condiciones.

3.1. Qu es creatividad?
Crear es buscar nuevas soluciones a viejos problemas, empleando mtodos no
lgicos. Eso quiere decir, que en la bsqueda de soluciones creativas; no
deberemos emplear en un primer momento el pensamiento lgico, deductivo e
inductivo, que son precisamente los esquemas mentales que nuestra cultura se ha
empeado en inculcarnos desde nios; esdecir, pensar de una manera diferente
a la habitual.

3.2. Proceso del trabajo creativo


Sea en la empresa, en la vida de relacin o en cualquier otra circunstancia, la
creatividad ayuda a buscar soluciones o ideas; para ello, el trabajo creativo sin
tener normas preestablecidas, sigue el siguiente desarrollo:
a) Hay que abandonar el campo real y hay que hacer un esfuerzo mental
para olvidar el mundo en que nos movemos; esta primera etapa, es crucial.
No se debe juzgar ni criticar las ideas que aparezcan.
b) Una vez superada esta primera fase imaginativa hay que regresar
enlazando estas ideas con lo real y objetivo.
Relacione su pensamiento estimulado con el problema planteado y se hallarn
cientos de soluciones en las que antes no se haba pensado.
El
El resultado es asombroso!
asombroso !
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La toma de decisiones eficientes

3.3.

Cuestionario de creatividad
El pensamiento con el hemisferio izquierdo o derecho del cerebro

Escoja aquella alternativa que se asemeja a su forma de ser


1. Al enfrentar sus actividades diarias Qu enfoque se parece ms al que
Ud. utiliza?
a) Planea su da, fijndose un tiempo para cada actividad.
b) Simplemente atiende sus asuntos, segn se van presentando.
2. Qu opina de soar despierto?
a) Es una herramienta importante para planificar el futuro.
b) Es una prdida de tiempo.
3. Qu tan organizado es en lo referente al manejo de la informacin de los
materiales?
a) No muy organizado
b) Muy organizado
4. Qu sistema utiliza para resolver los problemas?
a) Espera para ver si las cosas se arreglan por s mismas.
b) Sopesa la situacin pone las opciones por escrito las listas por orden de
prioridad y escoge la mejor.
5. Qu tan bien se expresa verbalmente?
a) Muy bien
b) Regular
6. Cambia frecuentemente de humor?
a) S
b) No

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La toma de decisiones eficientes

7. Cuando desea recordar algo Cul de estas dos prcticas es la que ms


utiliza?
a) Lo pone por escrito.
b) Confa en su memoria.
8. Le agrada correr riesgos?
a) S
b) No
9. Cuando se le pide hablar en pblico, sin estar preparado De qu manera
procede?
a) Apunta rpidamente un temario que le sirva de gua.
b) Simplemente se pone de pie y habla lo menos posible.
10. Qu tipo de eventos sociales prefiere?
a) Los espontneos
b) Los planeados con anticipacin
11. Se considera una persona orientada a las metas?
a) S
b) No
12. Confa en sus corazonadas?
a) Nunca
b) Con frecuencia
13. Qu tan bueno es para recordar las caras de las personas?
a) Muy bueno
b) No muy bueno
14. En una situacin de comunicacin qu prefiere ser?
a) El orador
b) El oyente

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La toma de decisiones eficientes

15. Qu materia escolar le gusta ms?


a) La geometra
b) El algebra
16. Normalmente puede precisar la hora, sin tener que consultar su reloj?
a) S
b) No
17. Tiende a tomar decisiones basndose en informacin o en sus
sentimientos o instrucciones?
a) En informacin
b) En sus sentimientos
18. Cuando toma notas las pone en limpio?
a) Casi siempre las pasa en limpio.
b) Nunca las pasa en limpio.
19. Despus de haber asistido a una comedia musical, qu recuerda ms?
a) La letra
b) La msica
20. Qu tan bueno es para interpretar el lenguaje corporal?
a) Muy bueno
b) Bastante malo

3.4. Ejercicios de creatividad


1. Invente nuevos y mejores nombres para
La Estatua de la Libertad
........................................................................................................
Organizacin de las Naciones Unidas:
.........................................................................................................
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La toma de decisiones eficientes

2. Invente un desodorante y precise:


Su fisonoma, su empaque, su nombre y un slogan para anunciarlo.
........................................................................................................

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La toma de decisiones eficientes

IV. Ejercicios Resueltos


1. Mencione tres pasos en el proceso de toma de decisiones:
a) ____________________________________________________________________
b) ____________________________________________________________________
c) ____________________________________________________________________
2. Mencione dos pasos del enfoque apoyo de un grupo enfocado a las metas
(AGEM)
a) ____________________________________________________________________
b) ____________________________________________________________________
3. La creatividad es un talento propio de los grandes artistas y literatos.
(V)

(F)

4. Una de las etapas del trabajo creativo es:


____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
5. Mencione en forma creativa, dos consecuencias de la siguiente afirmacin:
Si el 80% de la gente trabajara en sus casas aprovechando inmensas redes de
computadoras.
a) ____________________________________________________________________
b) ____________________________________________________________________

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La toma de decisiones eficientes

Solucin
1. Tres de los pasos en el proceso de toma de decisiones son
a) Definir el problema o la oportunidad.
b) Recabar informacin importante para el problema.
c) Formular un plan de accin.
2. Mencione dos pasos del enfoque apoyo de un grupo enfocado a las metas
(AGEM)
a) Reuniones semanales o bisemanales
b) Desarrollo de la solucin
3. La creatividad es un talento propio de los grandes artistas y literatos.
(F)
4. Una de las etapas del trabajo creativo es:
a) Hay que olvidar momentneamente el mundo real y no juzgar ni criticar las
ideas que aparezcan.
5. Esta pregunta tiene mltiples respuestas creativas, as por ejemplo, dos
consecuencias seran:
a) Se modificara el sistema educativo en la sociedad.
b) Se reducira drsticamente el problema del desempleo en el mundo.

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La toma de decisiones eficientes

Caso: El estilo correcto


Despus de asistir durante dos semanas a un curso de entrenamiento en gerencia,
Juan Prez regres a su trabajo, ansioso de poner en prctica algunos de los
conocimientos y las habilidades que adquiri. Al llegar a su oficina el lunes por la
maana, an resonaba en su cerebro la ltima sesin del fin de semana acerca de la
toma de decisiones.
Decisiones, habr que tomar muchas, pens. Adems, de las cosas que deba
haber resuelto antes de asistir al curso, sospechaba que encontrara muchos
problemas ms, surgidos durante su ausencia.
Haba venido postergando una decisin particular a pesar de la insistencia de su jefe
para que tomara dicha decisin y la pusiera en prctica. Era del tipo de decisiones
que, en opinin de Juan, se prestaba para una deliberacin en grupo. Estoy seguro
de que aprobarn la idea. En realidad, se pondrn tan orgullosos que sugerirn metas
ms elevadas de las que yo osara fijarle. Adems, tengo mucho trabajo que realizar
durante estos dos das. Si les asign la tarea de discutir sus metas podr librarme de
ellos y ganar el tiempo necesario para ponerme al da.
Juan tena a su cargo la supervisin de una seccin de cinco ensambladores cuya
labor era montar y probar cronmetros electrnicos y verificar que estuviesen de
acuerdo con las especificaciones del cliente. Trabajaban para cumplir unas metas
diarias de produccin establecidas hacia algunos aos, antes de que se instalara el
equipo de prueba por computador que redujo el tiempo del ciclo de prueba. Sin
embargo, las metas no haban sido revisadas y Juan pensaba que esta era una
oportunidad excelente para incorporar a su personal al proceso decisorio, algo con lo
cual nunca haba estado de acuerdo hasta que el curso lo convenci de lo contrario.
Apenas lleg a su oficina, Juan reuni a su personal y le anunci que era necesario
revisar las metas de produccin, especialmente, ahora que estaban utilizando el
equipo computarizado de prueba. Les pidi a sus subalternos que, como grupo,
decidieran cules deberan ser sus nuevas metas y le comunicaran su decisin antes
de las 5 de la tarde del martes. Ellos pusieron manos a la obra con mucho entusiasmo
y trabajaron en esta tarea durante las horas de almuerzo y de descanso, e incluso se
quedaron una hora despus del trabajo el lunes por la tarde.
Juan los reuni nuevamente el martes por la tarde para escuchar su decisin. Para
gran sorpresa suya, haban llegado a la conclusin de que las metas eran demasiado
altas. Haban decidido reducirlas en un 20% .Reconocemos que el equipo de prueba
ha facilitado esa parte de la operacin , dijo el vocero del grupo, pero el problema
est en el montaje cada vez es ms complicado. Cuando ya uno maneja bien un tipo
de montaje, las especificaciones cambian y hay que comenzar todo de nuevo.

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La toma de decisiones eficientes

Juan saba que su jefe nunca aceptara las nuevas metas; pero cmo vetar la decisin
despus de haberle conferido a su personal autoridad para tomarla? Qu puedo
hacer para salir de esto sin quedar mal?, se preguntaba Juan.
Qu estilo ha debido emplear Juan, para tomar la decisin?

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