TI0020_M1AA3_Definicion

Definicindelproblema
Por: Leticia Pureco Reyes

Las dos primeras etapas de la Metodologa de Sistemas Suaves, buscan conocer a la organizacin e
identificar reas de oportunidad que se puedan mejorar o bien dar solucin a los problemas.
As, para el tema que nos ocupa en la presente materia, deberemos enfocar nuestro anlisis a
situaciones que puedan resolverse mediante la implementacin de un sistema de informacin.
Una manera de determinar si es posible corregir un problema mediante el uso de software, es verificar
si la situacin puede plantearse mediante con conjunto de pasos procedimentales, mejor conocido
como algoritmo (Pressman, 2002).
Otro aspecto a considerar es que la situacin cuente con entradas, se realice un proceso y al final se
tenga una salida. Por lo general en este anlisis encontraremos que las entradas son datos, el proceso
es lo que realizar el software y la salida ser toda la informacin generada en diversos formatos, por
ejemplo reportes o grficas.
En las etapas 1 y 2 de la Metodologa de Sistemas Suaves se pretende establecer la problemtica que
se presenta en la organizacin. Para lograrlo es importante conocer la estructura organizacional, los
procesos, la relacin entre ellos y los flujos de informacin, adems de conocer al cliente, a los usuarios
y los objetivos organizacionales, entre otras cosas.
Todo lo anterior servir como base para lograr la identificacin de los conflictos que existen en la
empresa.
Es aqu donde se utilizan las herramientas de recopilacin de datos, entre las cuales se encuentran
los cuestionarios, las entrevistas y las listas de verificacin. Una vez que se tiene toda la informacin
reunida, el analista debe revisarla y extraer los aspectos relevantes que le permitan determinar la
situacin actual de la organizacin.
Por ejemplo:

UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, mtodo o
sistema impreso, electrnico, magntico, incluyendo el fotocopiado, la fotografa, la grabacin o un sistema de recuperacin de la informacin, sin la autorizacin por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.


TI0020_M1AA3_Definicion

Una empresa dedicada a la venta de zapatos por catlogo cuenta con

representantes que ofrecen el producto en sus comunidades. stos,
para surtir los pedidos que reciben, deben acudir a la bodega, en donde
realizan sus compras o cambios. El dueo ha notado algunos
problemas en su organizacin por lo que decide contratar a un equipo
de profesionistas para que le ayuden a resolverlos.

Figura 1.Tractor (aigner, 2009).

El analista, despus de haber aplicado los cuestionarios, realizado entrevistas, revisado documentos y
analizado los procesos, identifica lo siguiente:

La persona responsable del almacn no realiza correctamente los registros de ingreso y

egreso de mercanca. Esto se debe a que, por las labores que tiene asignadas, no siempre se
encuentra presente cuando entran o se retiran zapatos. Este proceso debe ser registrado en
un formato que contiene los siguientes datos: nombre del responsable del almacn, hora, fecha
y tipo de transaccin.

Debido al mal manejo que se tiene de la mercanca dentro del almacn, la empresa ha
quedado mal con los representantes, ya que quienes laboran en el rea tardan mucho tiempo
en surtir el zapato, lo que en ocasiones ha generado la cancelacin de la venta.

Para determinar si existe un modelo de calzado en especfico, las personas que atienden el
mostrador deben trasladarse hasta el almacn para poder identificar fsicamente el producto.
Por esta razn, algunos representantes se han quejado de que tardan mucho en atenderlos.

Cada semana llega mercanca nueva y los vendedores de mostrador tardan en promedio cinco
horas en revisar los modelos que reciben. Una vez que terminan, dicha mercanca es enviada
al almacn donde es acomodada de acuerdo al modelo, talla y color.

Cada 15 das se genera un reporte de las ventas y los cambios realizados. Cada vendedor
genera el suyo de forma individual y entre todos integran el informe general que se enva al
gerente.

Una vez que el analista cuenta con esa informacin, le es posible describir la problemtica que se
presenta en la organizacin, para posteriormente buscar elementos que puedan solucionarla.
La situacin podramos describirla de la siguiente manera:
La empresa tiene algunas dificultades en cuanto a la asignacin de tareas de sus empleados, ya que se

UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, mtodo o
sistema impreso, electrnico, magntico, incluyendo el fotocopiado, la fotografa, la grabacin o un sistema de recuperacin de la informacin, sin la autorizacin por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.


TI0020_M1AA3_Definicion

realizan procesos manuales que podran ser automatizados, se duplican algunas tareas, se invierte
tiempo en actividades innecesarias y se tienen quejas por parte de los representantes, lo que puede ser
un grave problema ya que ellos son la fuerza de ventas de la organizacin.
Si revisamos la descripcin anterior, observaremos que existen aspectos que pueden ser corregidos
mediante la implementacin de software, como por ejemplo:

La administracin del almacn puede realizarse mediante un sistema que permita hacer uso de
un lector de cdigo de barras, para as registrar los ingresos y egresos de mercanca. De esta
forma, cuando un producto est por agotarse, el mismo sistema generar una alerta. Con lo
anterior se mejorara el manejo del almacn y se evitara quedar mal con los clientes al
negarles un producto.

Con ese mismo sistema los vendedores de mostrador podran verificar la existencia de un
modelo sin necesidad de desplazarse, lo que reducira el tiempo que tardan en atender a un
cliente.

El reporte de ventas y cambios podra generarse automticamente y los vendedores, al no

tener que invertir tiempo en ese proceso, podran dedicarse a atender ms clientes.

Como podemos observar en el ejemplo anterior, la etapa del desarrollo de software es muy importante,
ya que a partir de ella se determinar si la situacin puede resolverse utilizando un sistema de
informacin, los alcances y limitaciones que tendr el mismo y los requerimientos que ste debe
cumplir.
Por todo esto, hay que considerar esta etapa dentro del plan que se entregar al cliente, sin olvidar
mencionar los tiempos y costos. Adems, todo el equipo de desarrollo debe apoyar en esta actividad y
participar en el anlisis de informacin.

Referencias
Martnez, M. E. (2005). IDEAS para el cambio y el aprendizaje en la organizacin. Bogot,
Colombia: Eco Ediciones. [Versin en lnea]. Recuperado el 19 de abril de 2012, de
http://books.google.com.mx/books?id=VU2wxjDcNBUC&printsec=frontcover#v=onepage&q&f=
false
Pressman, R. S. (2002). Ingeniera del Software (5a. ed.). Mxico: McGraw-Hill.

Referenciadeimagen
Aigner, Thomas (2009). Tractor. Recuperada el 5 de julio de 2012, de
http://www.sxc.hu/photo/1250000 (imagen bajo licencia SXC.Hu Free of charge, de acuerdo a:
http://www.sxc.hu/txt/license.html).

UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, mtodo o
sistema impreso, electrnico, magntico, incluyendo el fotocopiado, la fotografa, la grabacin o un sistema de recuperacin de la informacin, sin la autorizacin por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.