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CASDER

Programa de

Diplomado

Capacitación en Servicios de

Desarrollo

Emprendedor Rural

CASDER

Módulo 3 Producción

Diplomado en Servicios de Desarrollo

Emprendedor Rural

SESION 1

Contextualización de la Función

de Producción

COMO INICIAMOS

Presentación de los Participantes y el Facilitador

Levantamiento de expectativas

COMO INICIAMOS • Presentación de los Participantes y el Facilitador • Levantamiento de expectativas

1.1 Esquema General

El BMS

Operación del

Negocio

Gestión del

Negocio

Definiciones Estratégicas Definición del negocio Posicionamiento – Segmentación Validación y Verificación de la
Definiciones Estratégicas
Definición del negocio
Posicionamiento – Segmentación
Validación y Verificación de la Estrategia
Objetivos Marketing
Objetivos
Producción
Marketing
Cantidad
Producción
Desarrollo de
Tiempo
Desarrollo de Capacidades
Tareas Críticas
Capacidades
Costo
Tareas Críticas
Calidad
Clientes actuales
Clientes de la
competencia
No Clientes
Rentabilidad
Transacciones
Obtener – Entregar - Cobrar
Gestión de Recursos
Planificación – Organización – Ejecución - Control
Planificación – Organización – Ejecución - Control Información y Contactos y Conocimiento Relaciones
Planificación – Organización – Ejecución - Control Información y Contactos y Conocimiento Relaciones
Información y Contactos y Conocimiento Relaciones
Información y
Contactos y
Conocimiento
Relaciones
Información y Contactos y Conocimiento Relaciones Recursos Humanos Activos Físicos y Financieros Ciclo
Información y Contactos y Conocimiento Relaciones Recursos Humanos Activos Físicos y Financieros Ciclo
Información y Contactos y Conocimiento Relaciones Recursos Humanos Activos Físicos y Financieros Ciclo
Recursos Humanos Activos Físicos y Financieros
Recursos
Humanos
Activos Físicos y
Financieros

Ciclo Estrategia

Ciclo

Capacidades

Ciclo

Transacciones

LA ESTRATEGIA Y LA RELACIÓN ENTRE LAS FUNCIONES

DE PRODUCCIÓN Y DE MARKETING

“¿Podrá cumplirse lo propuesto

en la estrategia?”

Marketing: Análisis de los mercados competidor,

distribuidor, proveedor y

consumidor permite determinar:

Cantidad

Calidad

Oportunidad

Precio

LA ESTRATEGIA Y LA RELACIÓN ENTRE LAS FUNCIONES

DE PRODUCCIÓN Y DE MARKETING

La estrategia se define en función de

la definición del negocio; es decir de

definir qué producir y para quién producir.

En consecuencia, de la estrategia se

deduce lo qué se va a producir, y sus

respectivos atributos.

EJEMPLO DE ESTRATEGIA

“La Asociación Bellavista, es una asociación de productores que produce y comercializa flores que distribuye a las cinco florerías más importantes de

Cochabamba y La Paz.

Con este fin, produce y entrega flores con las siguientes características y condiciones:

Durables (hasta un mes después del corte, cumpliendo las

indicaciones que se encuentran en el envase)

Con tallos florales largos (50 cm) para que destaquen en los arreglos florales

Exclusivas (el lisianthus lo produce solamente la Asociación)

Libres de insectos porque deben ser presentados en eventos especiales.

Entregadas en las mismas florerías a pedido telefónico con

un día de anticipación.

En cantidades requeridas por los clientes.

En envases que permiten transportar y conservar las flores sin que sufran daños y manteniendo sus condiciones

Con precios 10% menores que la competencia”

OBJETIVOS DE LA FUNCIÓN DE PRODUCCIÓN

Producir con la calidad requerida

Producir en la cantidad necesaria

Producir a tiempo

Producir con costos competitivos Estos objetivos son genéricos y se deben especificar para cada negocio en particular con la finalidad de identificar las tareas que corresponden a esta función

TAREAS DE LA FUNCIÓN DE PRODUCCIÓN

Existen tareas para:

producir con la calidad requerida

producir en la cantidad necesaria

producir a tiempo

producir con costos competitivos

Los objetivos de Producción son diferentes para cada empresa en función a lo que el cliente quiere, desea o necesite.

Por ejemplo, si los clientes quieren que un

producto sea de bajo costo se deberá priorizar el objetivo correspondiente, y además las tareas que posibiliten abaratar el costo de producción.

EJEMPLO DE TAREAS DE LA FUNCIÓN DE PRODUCCIÓN

DERIVADAS DE UNA ESTRATEGIA

Tareas de la función de Producción

Durabilidad de las flores,

Tallos florales de más de 50 cm

Libres de insectos

Cantidades requeridas por los clientes

Precios 10% menores a los de la competencia.

Tareas de la función de marketing

Indicaciones que se encuentran en el envase.

Entrega realizada en las mismas florerías,

A pedido telefónico y con un día de anticipación,

En envases que permitan transportar y conservar las flores.

De acuerdo al conocimiento que un

empresario tenga de sus clientes,

deberá priorizar las dimensiones de la Función de Producción. Por ejemplo, si a un cliente no le importa el precio del producto sino su calidad, entonces será prioritario el objetivo de calidad y las tareas que permitan alcanzarla.

UN POCO DE HISTORIA

Antes (3-4 décadas atrás) la demanda era

superior a la oferta.

Por eso, el objetivo era producir la mayor cantidad posible sin preocuparse por las restantes necesidades y expectativas de los

clientes.

Fue el inicio del desarrollo de herramientas para sacar el “mayor provecho” posible de las

capacidades físicas del personal y de la

incorporación de máquinas más veloces, sin importar calidad, oportunidad y precio.

Ahora la situación es diferente. La oferta es superior a la demanda, y en tal situación existe preocupación por entregar al cliente productos con la calidad requerida, en la cantidad necesaria, a tiempo y con costos competitivos.

TAREAS DE PRODUCCIÓN AGRUPADAS DE ACUERDO A

SUS DIMENSIONES

Para producir en las cantidades

requeridas:

Diseño e instalación de la planta

Procesos de producción

Ubicación y evaluación de la planta

Herramientas

Para producir con la calidad que

requieren los clientes:

Desarrollo de normas de calidad

Desarrollo de procesos de control de

calidad

Creación de servicios de posventa y similares

Para producir a tiempo:

Determinación de las necesidades de inventario

Manejo de materiales

Compras y suministros

Mantenimiento de inventarios

Para producir a un costo aceptable:

Nivelación de la producción

Desarrollo de sistemas de mantenimiento

Mejora de métodos.

Creación de programas de reducción de costos

ALGUNOS EJEMPLOS

Si no se tiene una adecuada distribución en

planta, se obligara a las materias primas y a

las personas que las transforman a realizar recorridos largos e innecesarios, con el aumento de costos respectivo.

La carencia de herramientas adecuadas (Por

ejemplo dispensadores) o de dispositivos

simples de fijación, puede demorar (tiempo) la realización de un trabajo

La inexistencia de normas de calidad, o deficiencias en su establecimiento, puede

ocasionar una producción heterogénea de

productos

La errónea creencia de que poseer

inventarios es sinónimo de seguridad

y de “solvencia financiera” inmoviliza importantes recursos financieros en algunas microempresas ocasionando

costos innecesarios

La persistencia en controlar la calidad cuando el producto ya ha sido elaborado, en lugar de controlarla

durante el proceso de elaboración

influye también en el costo del producto.

La inexistencia de programas de

reducción de costos ocasionará una permanente pérdida de

competitividad de las

microempresas; al margen de desaprovechar tales programas para

el mejoramiento permanente de

procesos.

Es conveniente, y hasta necesario,

hacer un esfuerzo de adaptación y adecuación a un negocio de las

tareas genéricas

correspondientes a las cuatro dimensiones, según lo indicado en

los ejemplos anteriores .

OBSTÁCULOS QUE DIFICULTAN CUMPLIR LOS

OBJETIVOS DE PRODUCCIÓN

La calidad, cantidad, el tiempo de

entrega y/o el costo se verán

afectados por los siguientes problemas u obstáculos:

No conocer bien al cliente (el “para

quien”)

Muchos proveedores

Inventarios en proceso excesivos

Tiempos de flujo largos

Tiempos de preparación y de cambios

de máquinas largos

Recorridos y espacios más allá de los necesarios

Elaboración de productos con errores

Lugares de trabajo desordenados que

ocasionan pérdida de tiempo para encontrar algo.

No existen registros y conservación, en el lugar

de trabajo, sobre producción, calidad y

problemas

No existe mantenimiento y mejora de los equipos

No se dispone de equipos sencillos, baratos y móviles

No existe automatización para reducir ,cuando convenga, la variabilidad de un proceso

Los problemas u obstáculos mencionados están relacionados

con la no realización, o la mala

realización, de las tareas de la Función de Producción pertinentes

a un negocio.

Cuales de tales problemas tiene en

su empresa?

Son de Producción o de Marketing? Que tareas correspondería realizar?

REPORTES DE SITUACIONES OBSERVADAS EN

ALGUNAS MICROEMPRESAS

Ausencia de cuadros o pizarras donde

estén registrados, por los propios trabajadores, datos o información de los resultados de su trabajo.

Ausencia de registros de las causas por las

que no se cumplieron determinadas metas

, demoras , accidentes, u otras de cualquier naturaleza, sucedidos en un período.

La ausencia de tal información impide que

los empleados puedan observar tales

resultados y, en consecuencia, mejorarlos en función de analizar las causas de posibles desviaciones con relación a lo deseado.

Una de las principales limitaciones que

supuestamente tienen algunos microempresarios es la falta de espacio.

Respecto a este tema, de importante

influencia en los costos de producción de

las microempresas, no se ve a la falta de espacio como una oportunidad, antes

que una dificultad, para aplicar métodos

de producción más eficientes.

Almacenamiento tanto de materias

primas, productos en proceso y de

productos terminados, por encima de volúmenes mínimos necesarios elevan tambien los costos de producción.

Estos almacenamientos deben

inducir a pensar en la existencia de

problemas tanto en materia de producción como de

comercialización, no solamente de

aprovisionamiento.

El desorden y falta de limpieza,

son causas de descrédito y de

supuesta falta de seriedad y responsabilidad. ¿Quién haría arreglar su vehículo en un taller sucio y totalmente desordenado? ¿Cuánto tiempo pierden en ese taller para encontrar una

herramienta que no está en su

lugar?

La alta incidencia en los costos de producción de varias pequeñas

tareas altamente repetitivas

realizadas manualmente (llenado manual de galletas, papas fritas, cereales molidos, pastillas, etc. en

bolsas de pequeñas dimensiones)

sugiere la utilización de dispositivos

de bajo costo y altamente efectivos para “mecanizar” tales tareas.

ENFOQUES PARA SOLUCIONAR OBSTÁCULOS EN LAS

EMPRESAS

Aplicación de tecnología costosa y

complejas metodologías y herramientas con inversión significativa de dinero.

Utilización de herramientas de sentido común, técnicas y listas de verificación que

no cuestan mucho dinero y que son de fácil

aprendizaje

En este Módulo será aplicado el segundo enfoque por ser pertinente a las

necesidades de aprendizaje de los

usuarios finales del Programa CASDER:

los microempresarios rurales.

SESION 2

Ordenar y Mejorar el Lugar de

Trabajo

LAS 5 S’S JAPONESAS

Eliminar del lugar de trabajo lo innecesario

Ordenar lo que queda (cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa)

Limpieza y mantenimiento

Hábito (mantener las tres anteriores)

Estandarización

Una parte importante de la solución a los problemas que se presentan en una empresa, especialmente en las micro y pequeñas, empieza con ordenar el lugar de trabajo o la planta de producción.

Se pueden proporcionar varios

“ejemplos de la vida real” en los que

por falta de orden se pierde mucho tiempo buscando, el trabajo cuesta

más y hasta, por el apuro, sale con

fallas que el cliente reclama.

Con las 5S’s los empleados

aprenden autodisciplina. Los

empleados sin autodisciplina hacen que sea imposible entregar

productos de calidad al cliente.

Como regla general, introducir las 5 S’s en el trabajo reduce el

porcentaje de fallas en

aproximadamente un 50%

CLASIFICACIÓN ESTÁNDAR DE ACTIVIDADES

Cualquier trabajo que se realice en

una empresa consta de cinco

actividades:

Operaciones

Transportes

Almacenamientos

Inspecciones

Demoras

Solamente las operaciones agregan

valor. Las demás actividades, se

mire por donde se mire, agregan solamente costo

En consecuencia, una de las

principales tareas de los empresarios debe ser eliminarlas o

reducirlas tanto como sea posible.

Cualquier actividad que no

agregue valor es desperdicio y su

eliminación puede ser la forma más eficaz y sencilla para reducir costos y mejorar la productividad

en una empresa.

Desde tal punto de vista, es mejor la eliminación del desperdicio en

lugar de aumentar inversiones para

agregar valor.

Existen herramientas específicas

para disminuir y/o eliminar

transportes (células de trabajo), almacenamientos (compras justo a

tiempo, kambanes), inspecciones

(poka yokes) y demoras (reducción

de tiempos de preparación de

máquinas)

Una adecuada distribución en planta es una sana recomendación para

disminuir el transporte de materias

primas, o productos en. Si esa distribución se la realiza en forma de “U” mejor todavía, por cuanto permitirá que los operarios puedan

realizar más de una actividad a la vez.

La colocación de ruedas en las patas de mesas de trabajo, estantes, máquinas de reducido peso facilita su reubicación

de acuerdo al producto que se esté

elaborando, buscando siempre reducir

la distancia entre las unidades de trabajo.

Es errónea la idea de que una pronta

respuesta a los clientes depende de que

se mantengan los depósitos llenos de

productos terminados.

Un excesivo inventario de materias primas, aparte de una mala gestión de compras, puede significar la existencia de

problemas en la planificación de la

producción. Una excesiva cantidad de productos en proceso puede significar deficiencias en el flujo de producción .

Inventarios de productos terminados es

un claro síntoma de problemas de comercialización.

Los kambanes (tarjetas) son una

herramienta clave para disminuirl los

almacenamientos. Por su

desconocimiento en nuestro medio, son todavía difíciles de aplicar.

Las Compras Justo a Tiempo, JAT, sonde

mucha utilidad para disminuir

inventarios y mejorar el aprovisionamiento. Las Compras JAT se basan en la

selección de uno o dos de los mejores

proveedores, el establecimiento con ellos de relaciones a largo plazo y que sean de mutua conveniencia.

La “teoría del Titanic y la figura del

“Mata empresas” facilitan la

“mentalización” de los desperdicios

y la necesidad de eliminarlos

HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA CALIDAD

Diagrama causa-efecto (6M’s)

Diagrama de Pareto

Gráfico de control

Diagrama de frecuencias (histograma)

Gráfico de tendencias

Diagrama de actividades

HERRAMIENTAS ÚTILES PARA LA CALIDAD

HERRAMIENTAS ÚTILES PARA LA CALIDAD

Con el fin de que un problema se entienda y resuelva en forma correcta, el problema debe reconocerse, reunirse los datos relevantes relacionados con el problema, y luego analizarlos.

Tratar de solucionar un problema sin

“datos” sólidos es similar a recurrir a

“tincazos” y sentimientos, carentes ciertamente de objetividad.

Las herramientas permiten obtener la

información necesaria para tomar

decisiones adecuadas

Estas herramientas o gráficos

debieran ser utilizadas

permanentemente por los empleados de producción para que

ellos mismos puedan detectar

problemas, analizarlos y luego adoptar las medidas necesarias

frente a algún problema que ellos

mismos detectaron.

Estos diagramas y gráficos son

importantes para obtener

información sobre las causas de un determinado efecto (diagrama causa- efecto), de cuáles de tales causas son

las más importantes (priorización

según diagrama de Pareto), si el proceso está bajo control (gráfico de control) y cómo van las tendencias de

determinadas variables (gráfico de

tendencias).

El administrador del lugar de

trabajo “descubrirá” los puntos

fuertes y débiles si hay datos medidos y colocados en lugares visibles de la planta de producción

(en las paredes).

Si estos datos faltan, sólo obtendrá impresiones subjetivas basadas en

experiencias.

ENFOQUES DE CONTROL DE CALIDAD

Enfoque orientado al producto

Enfoque orientado al proceso

Es importante diferenciar entre

enfoques que controlan la calidad

de lo producido con aquellos

enfoques que producen con

calidad.

Con el primero, la calidad es

controlada cuando el producto ha

sido elaborado.

Esta forma de control de calidad está

a cargo del departamento, sección o

persona respectiva, teniendo además un carácter correctivo.

Con el segundo enfoque, el control se

realiza en cada una de las actividades

que constituyen el proceso para la

fabricación del producto.

De acuerdo con este enfoque, el control está a cargo de todos los que participan

en la elaboración del producto; y en

reemplazo del departamento de Control de Calidad aparece el departamento de Aseguramiento de la Calidad. Es más útil que una persona dedique su atención a realizar acciones que aseguren que los productos salgan siempre buenos, antes que a controlar la calidad de lo producido

No es lo mismo controlar lo

producido que producir con

calidad

El segundo enfoque es

normalmente asistido por dos

herramientas: la autonomación

y los poka yoques

SESION 3

Descripción y Mejoramiento de

Procesos

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Describir el proceso según:

Actividades

Personas/secciones encargadas

Grado de mecanización

Tipo de actividad

Duración de la actividad

IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES DE

MEJORAMIENTO

De acuerdo con el principio de que cualquier proceso puede ser mejorado, identificar

oportunidades en:

Número y secuencia de las actividades

Las personas o secciones que están a cargo de las actividades

Mecanizar algunas actividades o hacerlas

manualmente

Eliminación o reducción del tiempo de duración de actividades que agregan costo

Disminución de tiempo de duración del proceso

Actividades con variación significativa entre

tiempos máximos y mínimos de duración

(variabilidad).

Verificar la regla 85/15

IDENTIFICACIÓN DE HERRAMIENTAS Y

MEJORAMIENTO DEL PROCESO

Priorizar las oportunidades de mejoramiento del proceso detectadas

Identificar las herramientas adecuadas

para aplicarlas en las oportunidades priorizadas.

Identificar otras herramientas si fueran

necesarias

Aplicar las herramientas.

Comparar el proceso inicial con el final

para observar diferencias tanto en

número de actividades como en el tiempo de realización del proceso mejorado.

SESION 4

Plan para el Mejoramiento del

Producto (Que Produzco)

IDENTIFICAR LAS TAREAS CRITICAS

Considerando la estrategia definida para el negocio seleccionado:

Identificar la o las dimensiones de producción necesarias para cumplir con la estrategia (Calidad, oportunidad, cantidad,

costo)

Seleccionar la o las dimensiones que son de preferencia del cliente, en base al conocimiento que se tenga de el. Tomar en

cuenta la existencia de estrategias simples

(una sola dimensión) y estrategias mixtas (dos o mas dimensiones)

Para la, o las, dimensiones

seleccionadas identificar las tareas

relacionadas con la dimensión elegida (tareas criticas).

Por ejemplo, si la dimensión seleccionada es Calidad, las tareas

relacionadas con dicha dimensión son:

Desarrollo de normas de calidad, desarrollo de procesos de control de calidad y creación de servicios de posventa y similares.

Seleccionar, a su vez, la o las tareas que

la empresa no esta realizando o esta realizando mal

Especificar las tareas (detallar) considerando que las elegidas son genéricas

IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS

Determinar los recursos necesarios

para realizar las tareas elegidas

(humanos, físicos, financieros, información o conocimiento, relaciones o contactos)

Tomar en cuenta que sin recursos no

se pueden realizar, o se realizan mal, las tareas; y que si no se cumplen las tareas no se cumplen los objetivos ; y

si no se cumplen los objetivos la

empresa no será competitiva (BMS).

PROGRAMACIÓN DE LAS TAREAS Y ASIGNACIÓN

DE RESPONSABLES

Programar la realización de las tareas en el tiempo, especificando fecha de inicio y fecha de termino

Asignar responsables para la realización de cada tarea y de las “sub-tareas” que comprenda.

FIN DEL MÓDULO

MUCHAS GRACIAS