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1.- Introduccin.
Qu tipo de comunicacin de las que se pueden usar en el mundo empresarial, piensas que es la
que ms se debe cuidar o fomentar?
El mundo empresarial actual est caracterizado por la globalizacin, por la competencia, por el
rpido cambio de las circunstancias o de la situacin En este contexto, las empresas necesitan
comunicarse, para de esta forma conseguir integrarse en el entorno que las rodean.
La comunicacin en la empresa es un factor importantsimo, tanto interna como
externamente. Gracias a ella consigue mejorar la imagen exterior, solucionar conflictos
internos, intercambiar informacin y, como ltimo fin, aumentar su productividad gracias a
que ayuda a conseguir los objetivos.
La comunicacin humana es el proceso gracias al cual se transmite una idea, informacin,
opinin de una persona a otra. Sin embargo, en las empresas, el proceso de comunicacin es
mucho ms complejo, ya que sta puede ser de muchos tipos: formal o informal, interna o externa
En esta unidad y en las siguientes estudiaremos la comunicacin oral, la comunicacin no verbal y
la comunicacin escrita dentro de la empresa.
Nos centraremos en esta unidad en la comunicacin oral (haciendo un mayor nfasis en la
comunicacin telefnica, como una de las principales formas de comunicacin oral dentro de la
empresa), as como en la comunicacin no verbal.
5.4.- Empata.
Eres capaz de ponerte en el lugar de los dems? Piensas que ello es importante a la hora de
conseguir una buena comunicacin?
Cuando hablbamos de la escucha activa, un trmino muy relacionado con ella es la Empata.
Podemos definir la EMPATA como la capacidad que tiene una persona de ponerse en el lugar
de otro y compartir sus sentimientos.
Gracias a la empata podremos comprender mejor a nuestro interlocutor y conseguir escucharle
activamente, saber qu debemos preguntarle, cmo debemos decirle las cosas, etc.
Para conseguir tener empata, tenemos que evitar:
Ridiculizar a la otra persona.
Quitar importancia a los sentimientos, pensamientos de la otra persona.
Juzgar ni tener prejuicios.
Sentir compasin.
Dar la razn sin ms y seguir la corriente.
Etc.
5.5.- Asertividad.
Has odo alguna vez hablar de la asertividad? Piensas que t eres asertivo o, por el contrario, no
sabes decir nunca que no?
La ltima tcnica de comunicacin que vamos a ver es la ASERTIVIDAD, se puede definir como
la habilidad de expresar nuestros deseos de una manera amable, franca, directa con la finalidad de
comunicar nuestras ideas y sentimientos o defender nuestros intereses sin herir o perjudicar a
la otra parte.
Emplear la asertividad es saber pedir, negarse, negociar y ser flexible para poder conseguir lo que se
quiere, respetando los derechos del otro y expresando nuestros sentimientos de forma clara.
La asertividad se sita en una posicin intermedia entre la agresividad y la pasividad.
La asertividad es una tcnica que no slo nos ayuda a desenvolvernos con ms eficacia en el mundo
de los negocios, sino en la vida en general.
6.2.- Entrevistas.
La entrevista es una forma de comunicacin oral de persona a persona, o con varias a la vez, que
requiere la presencia fsica de los participantes.
Una entrevista es un hecho que consiste en un dilogo entablado entre dos o ms personas: el
entrevistador o los entrevistadores que interrogan y l o los entrevistados que contestan. Se
trata de una tcnica o instrumento empleado en investigacin, medicina, periodismo, seleccin de
personal... Una entrevista no es casual sino que es un dilogo interesado, con un acuerdo previo y
unos intereses y expectativas por ambas partes.
Algunas pautas a seguir en una entrevista son las siguientes:
La presentacin y el saludo suelen formar parte del protocolo y de las frmulas de cortesa
verbal.
La expresin suele ser formal y correcta, y el lenguaje cuidado y preciso (siempre teniendo
en cuenta el grado de confianza existente entre entrevistador y entrevistado).
Tanto el entrevistador como el entrevistado deben preparar con anticipacin las preguntas,
de forma que se extraiga la informacin que se pretende alcanzar. Por tanto, se cuidar lo
que se pregunta y lo que se responde, de forma que se alcance la informacin que se
pretende obtener y dar.
En el transcurso de la entrevista debes evitar las preguntas indiscretas, los juicios
prematuros, las discusiones y los consejos.
7.6.- Proxmica.
Imagina que hay un banco en un parque y una persona se sienta en un extremo. Crees que se
sentar alguien ms en l? Dnde? Y si la persona en vez de en el extremo se hubiera sentado en
el centro del banco?
La proxmica estudia la cercana o proximidad a la que se sitan las personas segn las
ocasiones. Es decir, estudia el espacio fsico que utilizan las personas en una comunicacin.
Cada situacin conlleva una distancia mnima o espacio personal, que si es invadido produce
malestar y tensin.
El espacio personal es muy distinto en unas culturas y otras, y est muy influenciado por ellas:
los rabes necesitan por lo general menos espacio personal que los latinos, y estos menos que los
ingleses y los estadounidenses. Tambin hay diferencias de gnero: las mujeres, por lo general, se
aproximan a los dems ms que los hombres; y tambin ocurre lo contrario, la gente se acerca ms a
las mujeres que a los hombres.
Los expertos suelen dividir el espacio encuatro zonas con respecto a una persona:
Zona ntima (0 - 45 centmetros): es el espacio al que pueden acceder las personas con la
que tenemos una relacin muy ntima y de afectividad.
Zona personal (46 cm - 1,20 metros): es la distancia que se guarda en relaciones cercanas,
aunque no ntimas (compaeros de trabajo, reuniones sociales, fiestas)
Zona social (1,21 cm - 3,65 metros): esta distancia es la que solemos mantener cuando nos
relacionamos con personas que no conocemos, extraos; en definitiva, la que empleamos en
relaciones impersonales. Suele requerir un mayor volumen de voz.
Zona pblica (ms de 3,65 metros): este espacio es el que se extiende hasta el lmite de lo
visible y lo audible. Es el de las ocasiones pblicas y actos formales.
Por tanto, en la comunicacin telefnica, la voz y el lenguaje han de ser capaces de crear una
atmsfera positiva. En este tipo de comunicaciones no podemos ver a nuestro interlocutor, no
podemos ver la expresin de su cara, no sabemos si nos est escuchando realmente o no no hay
contacto visual, pero a travs de la voz podemos obtener informacin muy valiosa de la otra parte,
incluso podemos hacernos una imagen de la persona con la que estamos hablando.
En los siguientes apartados veremos los distintos componentes de la comunicacin telefnica, que
son: la voz, el lenguaje, la escucha y el silencio.
10.2.- El lenguaje.
Cuando hablas por telfono con un amigo usas el mismo vocabulario que cuando lo haces con una
persona mayor, por ejemplo tu abuela? Usas el mismo vocabulario con tu madre que con un
compaero de trabajo?
El lenguaje es la facultad de comunicarnos mediante la palabra. Con l podemos lograr transmitir
una idea eficazmente.
Debemos usar el lenguaje adecuado al sector en el que desempeamos nuestro trabajo.
Cuando empezamos un nuevo trabajo debemos adaptarnos poco a poco a ese lenguaje; al principio,
no sabremos muchas de las preguntas que nos realicen, con lo que no le podremos dar una respuesta
inmediata, pero lo que s podemos hacer es conseguir esa informacin.
Tenemos que tener en cuenta que cuando hablamos por telfono tenemos que elegir cuidadosamente
cada palabra y cada frase para conseguir no slo informar, sino hacerlo de la forma ms bonita y
atrayente posible.
Nunca deben emplearse palabras malsonantes o vulgaridades cuando se est hablando por
telfono. Hay que fijarse en la forma en que se expresa la otra parte y adaptarse a ella. Tampoco
frases hechas, tecnicismos
Un aspecto muy importante a tener en cuenta es la adecuada eleccin de las palabras, ya que
debemos usar palabras sencillas y fciles de entender, hay que evitar la jerga y expresiones locales.
En caso de duda, siempre debemos deletrear las palabras que puedan llevar a confusin (podemos
emplear una lista estndar o crearnos nuestra propia lista).
precisamos.
Objeciones posibles que nos podemos encontrar.
Elaborar un guin de lo que voy a decir.
4. Debemos identificarnos con nuestro nombre y el de la empresa a la que representamos.
Adems debemos exponer el motivo de nuestra llamada.
5. Debemos solicitar que nos pasen con la persona que deseamos hablar. Si no es posible,
debemos dejar un mensaje o indicar que llamaremos en otro momento.
6. Para finalizar la conversacin, nunca debemos colgar el telfono sin ms. Debemos ser
amables y despedirnos correctamente.
7. Debemos evitar dar quejas por telfono, son ms efectivas por escrito.
8. Cuando llamamos dejaremos que el telfono suene un nmero prudente de veces, pero no
debemos ser demasiado insistentes.
9. Si tenemos que indicar datos importantes, se pueden deletrear.
10.Si al llamar nos equivocamos de nmero, debemos disculparnos.
12.2.- La centralita.
Has usado alguna vez una centralita telefnica? Para qu piensas que sirve?
La centralita es un equipo de comunicacin donde se centralizan todas las llamadas de la
empresa. Es un aparato que conecta una o varias lneas con varios telfonos situados a lo largo de
la empresa (el nmero de lneas o de telfonos depender de las necesidades de la empresa u
organizacin).
La persona que atiende la centralita, deber atender todas las llamadas y pasarlas a las personas
adecuadas, es decir, acta como filtro en las llamadas que se reciben del exterior de la empresa.
A la hora de realizar una llamada desde la empresa al exterior no es necesario pasar por la centralita,
sino que se puede hacer directamente.
Da Hora
Nombre de la
persona que llama
Nombre de la
empresa
Telfono
Motivo de la
llamada
Recado que
desea dejar
llamada.
11.Si ha de tomarse un mensaje: diramos, por ejemplo: el Sr. Garca est hablando por la
otra lnea, quiere dejar algn mensaje? Y, adems, debemos:
Escribir con claridad.
Nombre completo de quin llama, cargo y empresa.
Fecha y hora de la llamada.
Nmero de telfono y extensin.
Horas en que puede ser localizado.
Mensaje.
sea breve y si fuera posible quedar en devolverla ms tarde. Lo que no es admisible es estar
mucho tiempo hablando y el resto de los presentes esperando.
9. No se deben mantener conversaciones acaloradas, ni amorosas, ni de temas confidenciales
en pblico.
10.Si realiza una llamada de mvil y no obtiene contestacin, salvo que sea de gran
importancia, no la repita. No debemos insistir, ya que puede que sea un momento inoportuno
para el destinatario y por ello no atiende el telfono.
11.Si se enva un mensaje de texto no es correcto usar abreviaturas no conocidas, ya que no
sera legible y podra dar lugar a malos entendidos o a prdida de informacin.