Prefeitura de Vitria

Esprito Santo

Manual de Procedimentos para Manuseio

de Processos Administrativos

Vitria/ES
2014

P r efe it o Mu n ic i pa l
L uciano R eze nde

S e cre t r i a M un i c ip al d e A d m i n is t ra o
Raquel Ferreira Drummond de Aguiar

S u bse cr et r ia de G es t o A d m in i str at i va
An drea R eze nde Marcos

G er ent e de A po i o Lo g st i co
F b io Po r fr io de C ar v a lh o

C h efe de E q u ip e de P r oto co l o G er a l
Pa ulo Irineu de O l ive ir a

Comit Gestor do SIPAD

C a r me m L ui s a L in o R oc h a ( C G M)
F b io Po r fr io de C ar v a lh o ( S EMA D /G AL)
Maxwell Simes Pereira (SEM AD /APO)
Paulo Irineu de Oliveira (SEMAD/GAL /C PA/EPG)
R o b e r t o A n t n i o Po l y c a r p o ( S E M F A / SU B- T I)
Va nda de Jes us Pere ira (SEMAD/GAL /C PA)

A p o io T cn i co
Shirley Conc ei o Vita (SEMAD /G AL /C PA)

SUMRIO

1 PROCEDIMENTOS PARA TRAMITAO DE PROCESSOS E PROTOCOLADOS_ 5

1.1 Procedimentos para Autuao ________________________________________5
1.2 Documentos que no so autuados como Processo ou Protocolados _______6
2 TRAMITAO DE DOCUMENTOS _______________________________________7
2.1 Tramitao de Protocolados __________________________________________7
2.2 Tramitao de Processos ____________________________________________8
2.3 Cdigo de situao para tramitao de processos dentro do SIPAD _______ 11
2.4 Prazos para Tramitao de Processos ________________________________ 13
2.5 Tramitao de Processos Sigilosos __________________________________ 15
2.6 Acrscimo de Documentos e Folhas a um Processo ____________________ 15
3 PROCEDIMENTOS ESPECIAIS DURANTE A VIDA TIL DE UM PROCESSO ___17
3.1 Desentranhamento de Folhas e Documentos ___________________________17
3.2 Como proceder para Desentranhar um Documento _____________________ 18
3.3 Pedido de Vistas/Cpia de Processos _________________________________19
3.4 Procedimentos para Pedido de Vistas/Cpia de Processos _______________20
3.5 Procedimentos de Vistas ao Processo quando solicitado por rgo Interno 22
3.6 Apensao de Processos ___________________________________________22
3.7 Como Apensar um Processo a Outro _________________________________ 23
3.8 Como Desapensar um Processo de Outro _____________________________ 23
3.9 Anexao de Processos ____________________________________________ 24
3.10 Como Anexar um Processo a Outro _________________________________ 25
3.11 Cancelamento de Documentos ou Processos _________________________ 26
4 PROCEDIMENTOS PARA RECONSTITUIO DE PROCESSOS _____________ 26
5 PROCEDIMENTOS PARA ENCERRAMENTO DE UM PROCESSO ____________27
5.1 Encerramento e Decises de um Processo ____________________________ 27
5.2 Desistncia do Pleito _______________________________________________28
6 PROCEDIMENTOS PARA ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS _______________28
6.1 Arquivamento de um Processo ______________________________________ 28
6.2 Arquivo Corrente __________________________________________________30
6.3 Arquivo Intermedirio ______________________________________________ 31
6.4 Arquivo Permanente _______________________________________________ 31
6.5 Retirada de um Processo de Arquivo _________________________________ 32
6.6 Coordenao de Protocolo e Arquivo _________________________________32
3

7 PROCEDIMENTOS PARA ACOMPANHAMENTO DE PROCESSOS ___________33

8 RESPONSABILIDADES SOBRE OS AUTOS E PROCESSOS IRREGULARES __ 34
8.1 Responsabilidades sobre os Processos _______________________________34
8.2 Processos Irregulares ______________________________________________35
8.3 Como proceder ao perceber ou receber um processo irregular ____________35
9 SISTEMA DE INFORMAES DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS - SIPAD __ 36
9.1 Informaes SIPAD ________________________________________________ 36
9.2 Processos Migrados de Sistemas anteriores para o SIPAD _______________ 37
9.3 Como proceder com os processos migrados ___________________________37
9.4 O que fazer com os processos quando uma Unidade Administrativa for Extinta
ou Mudar de Nome _____________________________________________________ 38
10 Disposies finais _________________________________________________ 38
10.1 O suporte ao sistema realizado da seguinte forma ____________________38
11 GLOSSRIO ______________________________________________________ 39

1 PROCEDIMENTOS PARA TRAMITAO DE PROCESSOS E PROTOCOLADOS

1.1 PROCEDIMENTOS PARA AUTUAO

1.1.1 - Os documentos com contedo que no constam na Tabela de Assuntos
devem ser avaliados pela Comisso da Tabela de Assuntos para verificar a sua real
necessidade de autuao ou criao de novo cdigo de assunto.
1.1.2 - No sero autuados dois documentos com o mesmo assunto e requerente,
mesmo que cada um seja encaminhado a uma unidade administrativa diferente,
ressalvados processos de justia, calamidade pblica ou determinado pelo Prefeito
Municipal com prazo improrrogvel.
1.1.3 - Se o documento inicial tratar de mais de um assunto, a autoridade
competente poder determinar que os assuntos sejam desdobrados, ordenando a
autuao. Nesse caso, ser tirada cpia do documento original tantas vezes quantas
forem necessrias e se juntar um Ofcio da autoridade que determinou o
desdobramento, ou ainda ser feito despacho devidamente assinado solicitando o
desdobramento.
1.1.4 - O Sistema (SIPAD), por questo de segurana, no permite retroao de
datas para autuao de documentos que no foram processados em data correta.
1.1.5 - A criao de novos procedimentos ou rotina administrativa, que envolvam
autuao ou protocolo de documentos, ser definida pela Gerncia de Apoio Logstico
que acionar a Comisso da Tabela de Assuntos e o Servio SIPAD. No caso de
publicao de editais ou criao de novos procedimentos, o setor obrigatoriamente,
dever consultar o Servio de Protocolo para que seja efetuado estudo quanto
quantidade de atendimentos e procedimentos necessrios (criao de formulrios,
cdigos de assuntos, abertura de guichs especiais, etc.)
1.1.6 - Quando uma unidade administrativa receber documentos via Correios e, se
for necessria a sua autuao, estes devero ser enviados a Equipe de Protocolo, com os
competentes despachos que devem ser claros, determinando o devido encaminhamento
e as providncias a serem tomadas. O envelope deve ser enviado junto com os
documentos, pois far parte do processo.
1.1.7 - Expedientes que tenham sido recebidos de pases que no sejam de lngua
portuguesa devero ser traduzidos ou acompanhados de informaes que definam o
assunto do qual tratam.
1.1.8 - Propostas em geral (locao ou venda de imveis, materiais e servios, etc.)
no solicitadas pela Prefeitura sero recebidas como Protocolados.
5

1.1.9 - A definio de urgncia de um processo compete exclusivamente a

Secretrios, Subsecretrios, Procuradores, Gerentes, Gabinete do Prefeito, normas legais
ou a Equipe de Protocolo Geral quando for verificado que o processo tem prazo legal ou
possa causar dano ao Municpio ou a terceiros.
1.1.10 - A Equipe de Protocolo Geral no preenche formulrios nem redige
documentos, requerimentos, recursos, impugnaes ou afins para terceiros.
1.1.10.1 - Todos os processos sero identificados por etiqueta com nmero do
processo, data/hora de autuao, nome do requerente, setor do primeiro destino, nmero
do volume, descrio do cdigo do assunto da tabela de assuntos do SIPAD, nmero do
documento (Ofcio, carta, requisies, etc), nmero da inscrio imobiliria (nos casos
especficos que tratam de imveis) e cdigo de barras. Sero emitidas trs etiquetas
sendo a primeira via para o requerente ou para ser colada na contra-f, a segunda para a
capa do processo e a terceira para o documento que originou o processo. Em caso de
falta de espao a terceira etiqueta ser colada no verso do documento. Caso haja mais de
um volume sero impressas tantas etiquetas quanto necessrias para serem coladas s
capas dos volumes.
1.1.10.2 - Todos os protocolados sero identificados por etiqueta com nmero do
protocolo, data/hora de autuao, nome do requerente, setor do primeiro destino,
descrio do assunto efetuada pelo protocolista, nmero do documento e cdigo de
barras. Sero emitidas duas etiquetas sendo a primeira via para o requerente ou para
ser colada na contra-f, a segunda para o formulrio de protocolado, que vai a frente do
documento que originou o pedido.

1.2 DOCUMENTOS QUE NO SO AUTUADOS COMO PROCESSO OU

PROTOCOLADO
1.2.1 - Documentos rasurados, annimos, ilegveis ou duvidosos, bem como
ofensivos a autoridades, pessoas comuns, servidores ou poderes constitudos. Sero
aceitos documentos com assinatura eletrnica (certificados digitalmente).
1.2.2 - Documentos (requerimentos, formulrio, etc.) incompletos, que dependam de
outros papis ou documentos necessrios sua instruo.
1.2.3 - Ofcios, requerimentos, expedientes ou outros documentos que no tenham
os seus contedos descritos de forma clara (pedido e finalidade) ou que no possibilitem
identificar o assunto dos quais tratam.
1.2.4 - Revistas, boletins, convites, declaraes, telegramas, telefax, e-mail,
impressos de propaganda, recortes de jornais, catlogos de livrarias e similares.

1.2.5 - Documentos de natureza particular de servidores ou demais solicitantes, tais

como propagandas, faturas, notas fiscais, carns, extratos bancrios e similares.
1.2.6 - Cpia de qualquer forma de requerimento, ressalvando-se os casos em que
um processo tenha que ser reconstitudo ou desdobrado ou que tenha assinatura de
autoridade Municipal solicitando autuao.
1.2.7 - Comunicaes Internas (CI) e Memorando (Caso seja necessrio abrir um
processo com um desses documentos, este deve ter um ofcio que contenha o assunto do
qual ir tratar o novo processo).
1.2.8 - Documentos ou correspondncias que no estiverem endereados
Prefeitura Municipal de Vitria ou a uma de suas unidades administrativas.

2 TRAMITAO DE DOCUMENTOS

2.1 TRAMITAO DE PROTOCOLADOS

2.1.1 - Os protocolados sero encaminhados pela Equipe de Protocolo Geral atravs
do SIPAD. Junto ao documento, ir uma etiqueta com o nmero do mesmo e sua
identificao, alm de Formulrio Padro de Protocolado, quando necessrio.
2.1.2 - Aps recebida fisicamente e no SIPAD, analisada e respondida a petio que
est no Protocolado, o mesmo dever ser arquivado na unidade administrativa receptora
ou anexado ao processo.
2.1.3 - Caso o Protocolado tenha que ir para outra unidade administrativa, o mesmo
dever ser despachado atravs do SIPAD. O nmero mximo de andamento dos
protocolados ser de cinco, com exceo dos que encaminham processos de outros
rgos (IPAMV, CDV, Governo do Estado, etc..). Vencido o nmero de andamentos, o
protocolado dever ser respondido, anexado a algum processo, autuado como processo
(se necessrio) ou arquivado.
2.1.4 - Analisando um Protocolado e chegando-se concluso de que deve
transformar-se em processo, o mesmo dever ser encaminhado a Equipe de Protocolo
Geral, com o devido despacho no sistema ou ofcio indicando o assunto do qual o
processo tratar, de acordo com a Tabela de Assuntos do SIPAD, e seu destino. Caso,
ainda, o Protocolado tenha que transformar-se em processo e no exista assunto na
tabela do SIPAD, o mesmo ser analisado pela Comisso da Tabela de Assuntos.

2.1.5 - Caso o Protocolado encaminhe algum documento para ser anexado a um

processo, o mesmo deve ser recebido e, aps, deve ser verificado se o processo est na
unidade administrativa; caso esteja, o Protocolado ser imediatamente anexado ao
processo conforme subitem 2.6 e numerado conforme o ltimo nmero de pgina do
processo. O protocolado dever ser arquivado no SIPAD com a meno do n de
processo ao qual foi anexado. No processo deve ser informado em documento de
processos, no SIPAD o n do protocolado. Caso o processo j tenha sado da unidade
administrativa, o Protocolado deve ser encaminhado para onde estiver o processo, com
um despacho em folha de informao, que deve ser grampeada ao Protocolado.
2.1.6 - O Protocolado que no for anexado a processos administrativos, deve ser
arquivado na unidade administrativa.
2.1.6.1 - Cabe s Chefias a responsabilidade de exercer a fiscalizao nas
tramitaes dos protocolados, com o acompanhamento dos relatrios fornecidos pelo
SIPAD.
2.1.6.2 - A unidade que envia o protocolado continua responsvel por ele at que
a Unidade destinatria acuse o recebimento no SIPAD, quando ento o protocolado
deixar de estar EM TRNSITO, e passar a estar RECEBIDO.
2.1.7 - Os protocolados relativos a Lei de Acesso a Informao LAI, seguiro os
prazos e rotinas determinadas na Lei n 8.286/2012, ou seja, sero respondidos
eletronicamente no prazo mximo de 20 dias.

2.2 TRAMITAO DE PROCESSOS

2.2.1 - vedado receber ou enviar um processo em mos, sem o registro no SIPAD;
o recebimento no sistema dever ocorrer, obrigatoriamente, na mesma data do
recebimento do fsico.
Motivo: O SIPAD um sistema on-line, ou seja, na mesma hora em que se recebe
ou envia um processo ocorre o registro no sistema e este dado fica liberado para
consulta, inclusive na internet. Quando se anda com um processo em mos, o SIPAD no
recebe a informao de que o processo saiu de uma unidade administrativa para outra,
logo, quem enviou o processo fica com a responsabilidade pelo mesmo, pois no h
registro no Sistema, e quem o recebeu no consegue moviment-lo nem acessar seus
dados no SIPAD.
2.2.1.1 - Cabe s Chefias a responsabilidade de exercer a fiscalizao nas
tramitaes dos processos, com o acompanhamento dos relatrios fornecidos pelo
SIPAD.

2.2.1.2 - A unidade que envia o processo continua responsvel por ele at que a
Unidade destinatria acuse o recebimento no SIPAD, quando ento o processo sair da
condio EM TRNSITO e passar a condio de RECEBIDO.
2.2.2 - No se deve apensar um processo a outro sem registrar no SIPAD (ver
subitem 3.7).
2.2.3 - No se deve receber o processo em sua Caixa de Entrada no SIPAD sem que
o tenha em mos. A partir do momento em que o processo foi recebido na caixa de
entrada do usurio, imediatamente ATESTAR que o processo fsico est em suas mos,
tendo, portanto, responsabilidade sobre ele.
2.2.3.1 Ao assumir cargo, o servidor dever receber, por solicitao de
transferncia, toda a caixa de processos que se encontram sob responsabilidade do exocupante, observando o item 2.2.17.
2.2.4 - Nunca encaminhar um processo sem antes revisar e ratificar que todos os
anexos e pginas estejam devidamente numerados. Toda unidade administrativa deve ter
um carimbo prprio para numerar pginas de processos e sempre que juntar alguma nova
folha, numer-la conforme subitem 2.6. Da mesma forma, deve-se observar os
procedimentos para desentranhamento de documentos, conforme subitem 3.1. Observe
que a responsabilidade de numerar e rubricar do servidor que junta o documento ao

processo.

2.2.5 - Nunca enviar processos com rasuras nos despachos ou nas informaes
constantes do mesmo (ver subitem 8.2). Caso ocorra algum erro no despacho, o
procedimento correto informar, no prprio, sobre o erro e apor uma ressalva do tipo em
tempo, onde se l....leia-se, etc.
Exemplo:
SEMAD/EAF,
O valor do empenho de R$15.000,00.
Em 14/09/2007.
Em Tempo,
O Valor correto de R$1.500,00 e no R$15.000,00 como foi despachado erroneamente.
Em 14/09/2007.
Assinatura/Carimbo
9

2.2.6 - No receber ou enviar processos que estejam em pssimo estado de

conservao. Toda unidade administrativa deve zelar pelo bom estado dos processos,
evitando que as capas sejam rasgadas, riscadas ou molhadas. Cabe Equipe de
Protocolo Geral reformar os processos que estiverem em pssimo estado de
conservao.
2.2.7 - Observar prazos de processos urgentes. Idoso ou processos de deficientes
fsicos e prazos para concluso da tramitao de cada solicitao.
2.2.8 - Ao receber um processo que tenha o prazo vencido, mencionar a data e hora
de recebimento atravs de uma informao escrita.
2.2.9 - Para tramitar um processo, uma unidade administrativa dever sempre faz-lo
atravs de despachos, manifestaes, pareceres, informaes, resolues ou
encaminhamentos, os quais devero ser claros e completos, indicando o destino e
tambm as providncias a serem tomadas. No se deve dar despachos no verso de
documentos (requerimentos, ofcios, fotos, plantas, mapas ou similares), pois isso dificulta
o manuseio do processo. No caso das folhas de juntada, sugerimos a utilizao de frente
e verso.
2.2.10 - Quando se redigir um despacho ou informao em folha separada, a parte
em branco do verso da folha dever ser anulada com um trao transversal. Aps, a folha
deve ser devidamente numerada e juntada ao processo.
2.2.11 - Os despachos e manifestaes devem seguir a ortografia oficial e no final
de cada um deve apor-se a assinatura, o carimbo e a data. Observe que o mesmo
despacho feito no processo deve ser digitado no SIPAD ou pode ser digitado em um
editor de textos, imprimi-lo e junt-lo ao processo com sua devida numerao de pgina,
lembrando de juntar o arquivo no SIPAD.
2.2.12 - Nenhuma unidade administrativa pode recusar-se a receber um documento
ou processo encaminhado por qualquer outra unidade administrativa da Prefeitura
Municipal. Caso o processo tenha sido encaminhado erroneamente para a unidade
administrativa, esta deve receb-lo fisicamente e no SIPAD despach-lo de volta
unidade que o encaminhou. Caso o processo venha do Protocolo Geral, no primeiro
andamento, deve-se entrar imediatamente em contato com a chefia do mesmo e devolvlo sem receber no SIPAD, para que seja providenciada a retificao do encaminhamento
no sistema.
2.2.13 - Ao encaminhar ou despachar um processo, consultar antes em qual
situao o mesmo est cadastrado no SIPAD.

10

2.2.14 - obrigatria a transferncia de processos que estiverem registrados na

funo caixa de entrada do SIPAD de um servidor para outro no caso de desligamento.
2.2.15 - O servidor que solicitar exonerao de cargo efetivo, comissionado,
temporrio ou celetista dever assinar termo de responsabilidade sobre os processos que
esto recebidos em sua caixa no SIPAD, ficando o pagamento de seus direitos
condicionados devoluo de todos. Assim, ser efetuada a transferncia para outros
servidores.
2.2.16 - obrigatria a delegao de responsabilidade para o despacho e
recebimento de processos em caso de transferncia de local de trabalho, frias e outros
afastamentos legais.
2.2.17 - A solicitao de transferncia dever ser feita pelo titular da caixa de
entrada ou pela chefia imediata atravs do e-mail Servio SIPAD (Notes), ou atravs de
Comunicao Interna (CI).
2.2.18 - vedada a emisso de relatrios do SIPAD para o contribuinte.

2.3 CDIGO DE SITUAO PARA TRAMITAO DE PROCESSOS DENTRO DO

SIPAD
2.3.1 - No SIPAD existem vrias situaes nas quais um processo pode estar
cadastrado e que devem ser observadas antes de ser despachado. Em muitas dessas
situaes no consegue-se fazer o processo tramitar, pois o mesmo no fica disponvel
na Caixa de Entrada do sistema.
2.3.2 - A Alterao de Situao de um processo possvel na opo Manter
Situao no SIPAD.
2.3.3 - Abaixo, descrevemos as situaes em que um processo pode encontrar-se,
sendo que algumas so especficas para determinadas unidades administrativas:
A ELIMINAR

AGUARDANDO ASSINATURA

Indica que um processo est na fila de

eliminao do Arquivo Geral.

Para processos que esto parados

aguardando a assinatura de algum
documento.

AGUARDANDO INTERESSADO

CONCLUDO NO SETOR

Indica que determinado processo est

parado na unidade administrativa
esperando a presena do interessado
para realizao de um procedimento

Todos os processos concludos e

arquivados na unidade administrativa para
cumprir a Tabela de Temporalidade antes
de serem encaminhados ao Arquivo
11

qualquer.

Geral.

AGUARDANDO TCES

AGUARDANDO
CONTRATO

TRMINO

DE

Processos que esto aguardando parecer

do Tribunal de Contas do Esprito Santo. Situao indicativa de processos que
esto aguardando trmino de contratos.
AGUARDANDO VENCIMENTO

ANDAMENTO

Processos que aguardam vencimentos.

Processos que tramitam em situao

normal.

ANEXADO

DESATIVADO

Processo que foi incorporado a outro.

Processos cancelados pela Equipe de

Protocolo Geral por diversos motivos.

APENSADO

NEUTRALIZADO

Processo que foi juntado a outro.

Indica que determinado processo foi

cancelado no SIPAD.

ARQUIVADO / DESINTERESSE

ELIMINADO / TEMPORAL

Indica que o processo foi arquivado Processos eliminados por j terem seu
devido ao desinteresse do requerente.
tempo de arquivamento concludo.
CONCLUDO ARQUIVO GERAL

EM CADASTRAMENTO

Todos os processos que foram arquivados Processos que esto em cadastramento

e encaminhados ao Arquivo Geral.
pela Equipe de Protocolo Geral.
CPIA / VISTA A PROCESSO

REMESSA PARA RGO EXTERNO

PMV

Processos solicitados para vistas ou

para retirada de cpia que tm que sair
de um arquivo e ir para uma outra
Unidade Administrativa.

Processos que foram encaminhados a

rgos que no pertencem estrutura da
Prefeitura Municipal de Vitria.

EM FASE DE ELIMINAO

NOTIFICADO

Processos que j entraram em fase de

eliminao pelo Arquivo Geral.

Situao comum a rgos que notificam a

terceiros e seus processos tm que ficar
aguardando prazos.

PROGRAMAO DE PAGAMENTO

EM TRAMITAO JUDICIAL

Processos de pagamento que esto

Quando o processo foi enviado para

12

para ser pagos pela Prefeitura

Municipal (utilizado pela SEMFA).

acompanhar processos
solicitao da Justia.

DOC. EMITIDO AG. INTERESSADO

AGUARDANDO
DOAO

judiciais

MATERIAL

por

PARA

O processo aguarda o posicionamento

do contribuinte aps a PMV ter
encaminhado documento de informao
ao mesmo.

Processo aguardando a liberao de

baixa de materiais para a doao.

REMESSA PARA TCES

ENCAMINHADO RGO COMPETENTE

O processo de aposentadoria anterior

ao ano 2000, for encaminhado ao TCES
para anlise.

O processo no de competncia da
PMV e as informaes devero ser
encaminhadas a outro rgo externo
PMV de forma definitiva.

AGUARDANDO AUTGRAFO DE LEI

MOVIMENTAO TCES

O processo est aguardando a

assinatura do Prefeito Municipal para
homologao de legislao.

Processos encaminhados ao TCES

para anlise por solicitao do mesmo
sem prazo previsto para devoluo.

PROCESSO
LOCALIZADO

ANEXO A DOSSI

FSICO

NO

O processo est em anlise pelo

Servio SIPAD e o mesmo no foi
localizado na unidade administrativa no
qual est registrado no sistema SIPAD.
EM
DOCUMENTAR

CADASTRAMENTO

Quando o processo possuir assuntos

especficos do sistema Documentar e
estiver em fase inicial de cadastro

Quando um processo administrativo

est anexado a um processo judicial
(dossi).

ENVIO PARA ARQUIVO GERAL

Processo que foi encaminhado para
arquivamento definitivo no Arquivo
Geral.
MANUTENO
ALTERAR)

SIPAD

(NO

Falta de informao e no localizao

de um processo.

2.4 PRAZOS PARA TRAMITAO DE PROCESSOS

2.4.1 - O Protocolo dever preparar os processos e encaminh-los no prazo de 48
horas, em dias teis, a contar do recebimento, para processos comuns que no tenham
prazo de urgncia. O prazo poder ser prorrogado at o mximo de 72hs caso haja
acmulo de grande nmero de processos, com exceo de processos de inscries, tal
qual a Lei Rubem Braga, que devido ao grande volume de peas a serem
montadas/paginadas podero ser entregues em at uma semana aps a autuao. A
13

identificao dos processos comuns ser efetuado pela palavra NORMAL impressa na
etiqueta do processo.
2.4.2 - Processos de pagamento, com datas de vencimento prximas, devero ser
encaminhados pelo Protocolo no mesmo dia em que forem recebidos, salvo os que forem
processados no final do expediente, que devero ser encaminhados no incio do
expediente do dia seguinte. A identificao dos processos comuns, mas que tem
prioridade sobre outros, ser efetuado pela palavra EXPRESSO impressa na etiqueta do
processo.
2.4.3 - Pedidos ou requisies do Tribunal de Justia, Tribunal de Contas ou outros
rgos similares, quando com prazos de Lei, devem ser identificados na capa com
Urgente e encaminhados imediatamente a seus destinos.
2.4.4 - Processos de recursos ou impugnaes de editais, tomada de preos,
concorrncias e congneres devem ser identificados na capa com Urgente e
encaminhados imediatamente aps seu processamento.
2.4.5 - Processos com prazos de Lei da Procuradoria Geral do Municpio devem ser
encaminhados imediatamente, com carimbo de urgente e prazos na capa e no SIPAD.
2.4.6 - A identificao de Urgente ser aposta apenas em processos com prazo de
Lei, recursos, pagamentos judiciais com vencimento muito prximo, processos que
denotem resoluo de problemas relativos a calamidades pblicas ou ainda processos em
que Secretrios, Subsecretrios, Procuradores ou Gabinete do Prefeito tenham real
necessidade de urgncia para atendimento de interesse pblico.
2.4.7 - Todo processo urgente ter prioridade sobre os outros processos, devendo
ficar o mnimo de tempo possvel em cada Unidade Administrativa at sua concluso.
2.4.8 - Autgrafos de Lei tm prazo de 15 (quinze) dias teis, devendo ser enviados
imediatamente aps protocolado. A identificao dos autgrafos de lei ser efetuado pela
palavra EXPRESSO impressa na etiqueta do processo.
2.4.9 - Considera-se o prazo final para entrada de recursos, inscries, editais,
impugnaes e similares como sendo s 18:00hs no Protocolo do Palcio Jernimo
Monteiro e s 17:00hs no Protocolo do Centro Integrado de Atendimento ao Cidado
(CIAC), do ltimo dia dado ao impugnante ou requerente.
2.4.10 - Nos casos em que houver impossibilidade de se autuar um recurso,
impugnao ou similar, por motivos internos Prefeitura Municipal de Vitria, como
paralisao do SIPAD ou falta de energia eltrica, a Equipe de Protocolo Geral apostar
justificativa no documento, devendo o mesmo ser autuado, no mximo at as 18:00hs do
outro dia (conforme subitem 2.4.9), com carimbo, assinatura, data e hora.

14

2.4.11 Documentos autuados no Protocolo do CIAC e que possuam prazo podero

ser recebidos no Protocolo do Palcio at as 17:00hs
2.5 TRAMITAO DE PROCESSOS SIGILOSOS
2.5.1 - Processos sigilosos so aqueles que para o bem da Administrao Pblica,
do Municpio ou de terceiros no podem ter seu contedo acessado por terem
informaes restritas que, poderiam causar danos/constrangimentos, tanto Prefeitura
Municipal quanto a terceiros. A identificao dos processos ser efetuada pela
palavra SIGILOSO impressa na etiqueta do processo.
2.5.2 - Um processo s sigiloso quando designado por autoridade competente
(Secretrio, Prefeito Municipal, Procurador e Juiz de Direito).
2.5.3 - Documentos sigilosos devem ser entregues Chefia de Equipe do Protocolo
Geral ou ao servidor responsvel que providenciar o seu processamento e montagem.
Aps, o processo ser colocado em envelope e lacrado, com etiqueta, carimbo e
assinatura da Chefia de Equipe de Protocolo Geral, com apenas o nmero do processo
estampado do lado de fora do envelope, sendo imediatamente entregue autoridade
competente.
2.5.4 - Os despachos dados dentro do SIPAD devem ser endereados a uma pessoa
especfica da unidade administrativa para onde vai o processo, desta forma, s ela ter
acesso s informaes contidas no sistema.

2.6 ACRSCIMO DE DOCUMENTOS E FOLHAS A UM PROCESSO

Na tramitao dos processos, os acrscimos de folhas de informao ou de outros
documentos devem obedecer aos seguintes critrios:
2.6.1 - s se deve acrescentar outra folha de informao quando a que vem sendo
utilizada estiver completamente preenchida, tanto na frente quanto no verso;
2.6.2 - no caso do acrscimo de outro(s) documento(s) ultrapassar mais de 20 (vinte)
folhas de papel, deve-se:
a) inutilizar, na folha de informao em uso, todo o espao em branco disponvel
com um trao;
b) fazer o acrscimo do(s) documento(s) carimbando, numerando e rubricando
cuidadosamente cada uma de suas pginas;
c) acrescentar nova folha de informao em branco aps o(s) documento(s),
carimbando-a, numerando-a sequencialmente e rubricando-a no local apropriado,
sendo esta responsabilidade do servidor que inseriu os documentos ou novas folhas.

15

Obs.: O usurio poder informar no Sistema todos os documentos inseridos no processo

como ofcios, CIs, nmeros de contratos no campo manuteno de processos do SIPAD
que possuam numerao prpria.
2.6.3 - quando o documento for to pequeno que no permita sua fixao ao
processo, dever ser colado em uma folha A4 ou similar, com o carimbo de numerao e
rubrica apostos sobre parte da folha e parte do documento. No caso de documento
bancrio, apenas grampear, informando na folha A4. Se for documento com carbono,
numerar apenas a primeira folha, pois as demais so cpias;
2.6.4 - caso o documento citado anteriormente contenha alguma informao ou
carimbo no verso, dever ser colado pela borda esquerda;
2.6.5 - quando o documento for to grande que no permita sua fixao ao processo
deve-se dobr-lo de forma que os colchetes do processo peguem apenas em uma borda,
permitindo assim, ao se desdobrar o documento, acesso a todas as suas informaes;
2.6.6 - caso seja um projeto arquitetnico ou similar, deve-se coloc-lo em uma
pasta rpida e juntar o mesmo ao processo. A pasta deve conter uma etiqueta com o
nmero do processo, contedo, nmero de projetos ou similares e nome do requerente;
2.6.7 - deve-se informar na ltima folha de informao sobre a pasta e seus anexos;
2.6.8 - o mesmo procedimento pode ser adotado para documentos que no possam
ser dobrados;
2.6.9 - quando a quantidade de documentos ultrapassar aproximadamente 200
folhas ou o volume mximo das capas deve-se abrir volumes como descrito a seguir:
a) na capa da primeira parte do processo ou primeiro volume (onde est o
requerimento ou formulrio padro) deve ser lavrado o Termo de Encerramento de
Volume (vide modelo) e na capa do incio do novo volume, deve ser lavrado um
Termo de Abertura de Novo Volume (vide modelo), mantendo-se a numerao das
folhas em sequncia e observando, na ltima folha do primeiro volume, a informao
da continuidade dos volumes posteriores;
b) a capa dos volumes ser do mesmo tipo usado no processo comum ou poder
ser substituda por pasta de grande capacidade, sendo que, alm da etiqueta padro
emitida pelo SIPAD, dever ser colocada uma etiqueta indicando o nmero do
volume;
c) a abertura de volumes ser ditada pelo bom senso, pois existem processos com
menos de 200 (duzentas) folhas que, por conterem pranchas anexas ou outros
documentos, tornam-se de difcil manuseio;

16

d) a folha de juntada deve ser colocada no ltimo volume, com o nmero do

processo, nmero de pgina e rubrica do montador;
e) por terem rotinas a parte, no so considerados volumes os documentos anexos
em pastas, como pranchas de projetos e similares, apesar destes fazerem parte do
processo;
f) modelo para Termo de Abertura de Volumes:
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME DE PROCESSO
Em __/__/____ foi feita a abertura do volume n ___ deste processo, que se inicia fl. n
___. Os novos despachos relativos ao processo devero ser efetuados neste volume at
que se atinja 200 folhas ou a capacidade mxima da capa, devendo ser aberto novo
volume.
Assinatura/Carimbo
g) modelo para Termo de Encerramento de Volumes:
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME DE PROCESSO
Em __/__/____ efetuamos o encerramento do volume de n___ deste processo, contendo
_____ folhas
Assinatura/Carimbo
2.6.10 - os volumes, apesar de no estarem apensados fisicamente uns aos outros,
devero tramitar obrigatoriamente em conjunto.
2.6.11 - Os documentos que no puderem receber carimbo ou marcao, ou seja,
gerados em outro suporte, como CD ROM, microfilme, etc., devem ser inseridos em
envelope.
3 PROCEDIMENTOS ESPECIAIS DURANTE A VIDA TIL DE UM PROCESSO
Chamaremos de Procedimentos especiais os atos de anexao, apensao, pedido de
vistas/cpia e desentranhamento de documentos de um processo.

3.1 DESENTRANHAMENTO DE FOLHAS E DOCUMENTOS

O QUE DESENTRANHAMENTO DE FOLHAS E DOCUMENTOS? Desentranhamento
nada mais que a retirada de documentos ou folhas de informao do processo.

17

3.1.1 - A retirada de documentos do processo, ou seja, o Desentranhamento, s

poder ser feito mediante autorizao por escrito da autoridade competente do local onde
o processo est tramitando.
3.1.2 - Quando o solicitante for externo PMV, dever formular requerimento por
escrito, com sua identificao, endereo, telefone para contato, procurao se necessrio,
explicando as razes do pedido de desentranhamento de documento (caso pessoa fsica
ou jurdica privada) ou Ofcio (caso de pessoa jurdica pblica).
3.1.3 - Quando o solicitante for rgo interno da PMV, deve-se instruir o processo
com a solicitao de desentranhamento, explicando o motivo autoridade competente
responsvel pela pasta onde o processo est tramitando.
3.1.4 - A autoridade competente s poder autorizar a retirada de documentos
originais de um processo quando estes no comprometerem as decises finais, quando
no forem provas de ato ilcito ou quando a falta desses documentos no prejudicarem
terceiros.
3.1.5 - Documentos que, por algum motivo, tm que ser devolvidos Prefeitura,
como alvars de localizao e funcionamento, no caso de baixa ou mudana de
endereo, s podero ser desentranhados se o requerente solicitar a desistncia do
processo.
3.1.6 - Processos que estiverem com questionamento judicial devero ser
autorizados pela Procuradoria Geral do Municpio antes do documento ser
desentranhado.
3.1.7 - No caso da retirada de documentos sem autorizao, poder ser aberto
inqurito administrativo para a apurao do fato, conforme subitens 8.1 e 8.2.
3.1.8 - A Equipe de Protocolo Geral no far o desentranhamento ou a troca de
folhas e anexos de um processo que j estejam tramitando.

3.2 - COMO PROCEDER PARA DESENTRANHAR UM DOCUMENTO

3.2.1 - Receber o pedido de desentranhamento de documento (protocolado interno)
e juntar o mesmo ao processo.
3.2.2 - Encaminhar o processo para a autoridade competente autorizar o
desentranhamento.
3.2.3 - Caso o pedido seja negado, comunicar por escrito ao solicitante e se for
aceito, comunicar ao mesmo para vir receber os documentos.

18

3.2.4 - Para a retirada do documento deve-se:

a) fazer uma cpia do documento que ser retirado;
b) inserir a cpia no processo, no lugar do documento retirado, sem numerao;
c) na sequncia natural das folhas, dever ser registrado o Termo de
Desentranhamento, conforme modelo a seguir.
Modelo
Foram retirados os documentos, s folhas ...... e ..... deste processo, conforme
autorizao do Senhor.............. e entregues ao Senhor (nome do requerente), CPF/CNPJ
nmero ..............., residente Rua..........., que ape sua assinatura abaixo, como prova
de ter recebido os documentos.
Data/Carimbo/Assinatura
Assinatura de quem recebeu os documentos

3.3 PEDIDO DE VISTAS/CPIA DE PROCESSOS

3.3.1 - Pedido de vistas o procedimento adotado por pessoa fsica ou jurdica, por
seu procurador ou advogado constitudo, que necessite consultar processos de seu
interesse.
3.3.2 - Pedido de cpia o procedimento adotado por pessoa fsica ou jurdica, por
seu procurador ou advogado constitudo, que solicita cpia de partes ou de todo um
processo de seu interesse.
3.3.3 - O pedido de vistas/cpia de um processo administrativo, obedecer as
normas legais vigentes que orientaro seu deferimento ou indeferimento.
3.3.4 - O prazo de tramitao mximo de vistas/cpias dever ser de 05 (cinco) dias
teis.
3.3.4.1 - A vista, quando deferida, dar-se- sob o controle da autoridade
responsvel, na prpria repartio onde se encontre o processo administrativo.
3.3.4.2 - Considera-se interessado aquele que figure no processo expressamente
como parte ou quem declare, justificando-se por escrito, a necessidade de conhecer e de
compulsar os autos do processo, tendo em vista a defesa de um direito prprio, coletivo
ou difuso.
3.3.4.3 - Considera-se advogado legitimamente constitudo, o advogado munido
de instrumento de procurao outorgado pelo interessado que preencher os
pressupostos acima.
19

3.3.4.4 - Os interessados tm direito vista de processo administrativo e a obter

certides ou cpias reprogrficas dos dados e documentos que o integram, ressalvados
os protegidos por sigilo, nos termos da Constituio Federal.
3.3.4.5 - A vista ser tambm concedida a terceiro, no figurante no processo
administrativo, desde que seja declarada e justificada, por escrito, a necessidade de seu
conhecimento para a defesa de interesse difuso, direito prprio ou coletivo, ou para
esclarecimento de situao de interesse pessoal.

3.4 PROCEDIMENTOS PARA PEDIDO DE VISTAS/CPIA DE PROCESSOS

3.4.1 - O interessado solicitar o pedido de cpias em formulrio padro ou em
requerimento prprio, especificando seu endereo, telefone, CPF ou identidade, no caso
de pessoa fsica, CNPJ no caso de pessoa jurdica, bem como juntando cpia de
procurao, se necessrio, sendo um requerimento para cada processo.
3.4.2 - O requerimento de vistas/cpia ser protocolado, encaminhado para o local
onde est o processo, devendo ser juntado ao mesmo e numerado (nmero de folha do
processo).
3.4.3 - Caso o solicitante seja advogado, o mesmo tem direito a ter vista ao processo
em qualquer unidade administrativa, bastando para isto apresentar a sua carteira da OAB
e procurao do interessado no referido processo, ressalvados os processos sigilosos, de
segredo de justia e os previstos na Constituio Federal.
3.4.4 - vedada a vistas e a posse de processo fora de qualquer repartio
municipal, por interessado, procurador ou representante legal.
3.4.5 - Se o processo estiver com cdigo Concludo no Arquivo Geral ou Concludo
no Setor, dever proceder-se do seguinte modo:
a) quando o pedido de vistas/cpia chegar unidade administrativa que detm o
arquivamento do processo, o servidor responsvel dever retirar o processo de sua
caixa de arquivo e o formulrio de vistas/cpia ser anexado ao mesmo, sem no
entanto ser numerado;
b) a unidade administrativa que mantm o processo arquivado deve usar a funo
vistas/cpia no SIPAD para dar encaminhamento ao mesmo para outra unidade
administrativa, que ir autorizar a vistas/cpia. Observe que o processo ser
encaminhado de uma unidade administrativa a outra, mas no ser possvel dar
novas decises, pareceres, ou despachos. O processo aparecer na cor vermelha
na caixa de entrada do SIPAD quando for desarquivado para vistas/cpia.
3.4.6 - O pedido de vistas/cpia s ser autorizado se for comprovado pleno direito
do requerente.
20

3.4.7 - Caso o processo esteja em rgo externo PMV, o requerente ser

comunicado que o Municpio no est de posse do processo em questo e informar o
local onde o mesmo se encontra.
3.4.8 - Caso o pedido de vistas/cpia seja negado, deve-se comunicar por escrito ao
interessado, explicando os motivos do indeferimento.
3.4.9 - Caso seja aceito, deve-se proceder do seguinte modo:
a) verificar se existe a devida autorizao de cpia do processo e, aps, proceder
com a identificao do interessado por meio da Carteira de Identidade e/ou
procurao, se este for um representante do interessado no pedido de vistas/cpia;
b) caso haja apenas pedido de cpias, um servidor acompanhar o requerente ao
local onde sero efetuadas as cpias, sendo as custas por conta do requerente;
c) se houver apenas pedido de vistas, o acesso ser permitido com a presena de
um servidor ao lado do interessado enquanto este manuseia o processo e seleciona
as folhas das quais eventualmente solicitar cpia. Caso seja solicitado cpias
autenticadas, o servidor dever acompanhar o requerente at um cartrio prximo
para que seja efetuada a cpia.
3.4.10 - expressamente proibida a qualquer servidor da Prefeitura Municipal de
Vitria, a retirada de cpias ou a permisso de vistas a processos administrativos sem a
devida autorizao e em desacordo com os procedimentos deste Manual. Neste caso, a
unidade administrativa responsvel pelo processo pode solicitar a abertura de Inqurito
Administrativo para a apurao do fato, sendo o infrator sujeito s punies previstas no
Estatuto dos Servidores Pblicos do Municpio de Vitria.
3.4.11 - Caso haja ordem judicial, para vistas/cpia fora da repartio, a autoridade
detentora do processo permitir a sua retirada tomando as seguintes cautelas:
a) deve-se fazer constar no processo uma cpia do mandado judicial devidamente
numerada;
b) processo ser copiado e esta cpia ficar arquivada na unidade administrativa
que deu vistas ao processo at este ser devolvido;
c) deve-se guardar tambm, por cautela, uma cpia do mandado judicial;
d) processo receber carga no SIPAD, em situaes especiais, dando carga para
fora da PMV, usando-se o cdigo de situao Remessa para rgo externo a PMV;
e) se o processo no for devolvido dentro do prazo fixado pela autoridade judicial, ou
se partes do processo estiverem faltando, deve-se acionar a Procuradoria Geral do
Municpio para tomar as devidas providncias e comunicar o fato a Equipe de
Protocolo Geral, que providenciar a reconstituio do processo, conforme
procedimentos deste Manual.

21

3.5 PROCEDIMENTOS DE VISTAS AO PROCESSO QUANDO SOLICITADO POR

RGO INTERNO
3.5.1 - Quando o processo estiver com cdigo de situao Em andamento, deve-se
entrar em contato com a unidade administrativa onde est o processo e solicit-lo. No
necessrio pedir para protocolar o pedido de vistas na Equipe de Protocolo Geral.
3.5.2 - No caso de alguma Unidade Administrativa da Prefeitura Municipal de Vitria
queira verificar um processo que esteja com o cdigo Concludo no Setor, dever
solicitar por escrito, atravs de CI, o envio do processo para vistas ou juntada a outro.
3.5.3 - No caso de alguma unidade administrativa da Prefeitura Municipal de Vitria
queira verificar um processo que esteja com o cdigo Concludo no Arquivo Geral,
dever solicitar por escrito, atravs de formulrio padro, que ser encaminhado
Coordenao de Protocolo e Arquivo, para que envie o processo para vistas ou juntada a
outro.

3.6 APENSAO DE PROCESSOS

O QUE APENSAR O PROCESSO? Apensamento o ato de juntada de um processo
aos autos de outra ao ou demanda, por determinao legal ou por solicitao de uma
das partes. Diferencia-se de anexar porque, nesta, o processo ou o documento anexado
passa a fazer parte do processo, enquanto no apensamento os autos ou documentos
apensados continuam fora do processo. A palavra um neologismo formado de apensar
(suspender, dependurar).
3.6.1 - Um processo B poder ser apensado a um processo A (processo
principal), se este depender do outro para instruo ou deciso final. Observe que os
despachos somente podero ser feitos no processo principal.
3.6.2 - Na apensao, cada processo continua com sua identificao prpria no
sistema (SIPAD). um procedimento reversvel, ou seja, os processos podero ser
separados e cada qual tomar o seu destino prprio.
3.6.3 - A apensao poder ser feita por qualquer nvel hierrquico da PMV,
bastando para isto a chefia da unidade administrativa ou servidor responsvel identificar
a sua necessidade.
3.6.4 - Podero ser apensados a um processo principal quantos processos forem
necessrios.
3.6.5 - Para arquivar processos que estejam apensados, os mesmos devero ser
separados (desapensados).

22

3.7 COMO APENSAR UM PROCESSO A OUTRO

3.7.1 - Consultar no relatrio R3004 do SIPAD se os processos a serem apensados
esto com cdigo de situao Em Andamento e se esto na Caixa de Entrada da
mesma unidade administrativa onde ser efetuada a apensao.
3.7.2 - Caso os dois processos estejam na mesma Caixa de Entrada no SIPAD,
definir qual ser o processo principal e clicar em Vincular. Aps, usando a barra de
rolagem, procurar o processo a ser apensado e ento clicar em apensar. O mesmo
poder ser feito em manuteno de processo no SIPAD.
3.7.3 - Aps o processo ser apensado no SIPAD, procede-se da seguinte forma:
a) retirar o colchete dos processos a serem apensados;
b) manter o processo principal na frente dos demais;
c) prender todos os processos apensados por meio de colchetes, sem perder as
respectivas capas;
d) lavrar na folha de juntada do processo principal o termo de Juntada por
Apensao, conforme
modelo abaixo:
Modelo
Foi(ram) apensado(s) a este o(s) processo(s) n.(s)....................................
Data/Assinatura/Carimbo
e) lavrar, na folha de juntada de cada processo apensado, o termo de juntada por
apensao, conforme modelo abaixo:
Modelo
Este processo foi apensado ao processo n. ............................
Data/Assinatura/Carimbo
f) se o processo a ser apensado estiver arquivado, deve-se solicitar a retirada do
arquivo para juntada, atravs de CI ou formulrio padro, este processo aparecer
na sua Caixa de Entrada grafado em vermelho.

3.8 COMO DESAPENSAR UM PROCESSO DE OUTRO

3.8.1 - Na Caixa de Entrada do SIPAD, selecione o processo principal, aps clique
em vincular. Com a barra de rolagem da tela que ir aparecer, selecione o processo que
23

ser desapensado, ento clique em desapensar. O mesmo poder ser feito em

manuteno de processo no SIPAD.
3.8.2 - Desapensado(s) o(s) processo(s) no SIPAD, deve-se separ-lo(s)
fisicamente, retirando-se os colchetes e colocando novamente cada processo com seus
colchetes, de forma a termos dois ou mais processos, conforme o caso. Aps, lavra-se o
termo de desapensao na(s) folha(s) de juntada(s) do(s) processo(s) que foi(ram)
desapensado(s), conforme modelo abaixo:
Modelo
Este processo foi desapensado do processo n............. .
Data/Assinatura/Carimbo
3.8.3 - Na folha de juntada do processo principal, lavra-se o termo de desapensao
conforme modelo abaixo:
Modelo
Foi(ram) desapensado(s) deste, o(s) processo(s) n.(s)....................................
Data/Assinatura/Carimbo
3.8.4 - Aps separado, o processo desapensado ser encaminhado ao seu destino.
Se estiver em andamento, voltar tramitao normal.
3.8.5 - Se o processo que foi desapensado estiver arquivado (processo que aparece
em vermelho) no SIPAD, clique nele como se fosse despachar e aps clique em
devolver, devolvendo o processo unidade administrativa onde ele estava arquivado.
3.8.6 - Caso exista um processo principal A, com outros processos apensados, e
este processo tenha que ser apensado a um processo "C, deve-se antes desapensar
todos os processos do processo A e, aps, apens-los um a um ao processo C, que
passar a ser o principal.

3.9 ANEXAO DE PROCESSOS

O QUE ANEXAR O PROCESSO? incorporar definitivamente um processo a outro,
perdendo o processo incorporado, a sua identidade no Sistema SIPAD.
3.9.1 - Diferente da apensao, a anexao um procedimento irreversvel, ou seja,
os processos nunca mais se separaro, sendo inclusive arquivados e eliminados juntos,
como se fossem apenas um processo.
24

3.9.2 - Um processo s ser anexado a outro quando houver uma dependncia total
de um em relao a outro para uma deciso final, quando forem de requerentes ou
interessados iguais, quando tiverem um s objetivo e a deciso de um valer para o outro
ou ainda em processos que foram reconstitudos e posteriormente foram achados os
originais.
3.9.3 - Somente Secretrios, cargos equivalentes, Subsecretrios, Gerentes,
Assessores e Procuradores
podem autorizar a anexao de um processo a outro,
sendo que esta autorizao tem que ser por escrito.
3.9.4 - A anexao de um processo a outro s ser efetuada pela Equipe de
Protocolo Geral.

3.10 COMO ANEXAR UM PROCESSO A OUTRO

3.10.1 - Os processos a serem anexados devem ser encaminhados a Equipe de
Protocolo Geral, com a devida solicitao de anexao assinada por autoridade
competente. Caso o pedido no se enquadre em anexao, o Protocolo Geral devolver
os processos com a devida explicao do motivo da no anexao, sendo indicada,
neste caso, apenas a apensao dos processos.
3.10.2 - Na Equipe de Protocolo Geral os processos recebero o seguinte
tratamento:
a) o processo mais novo ser fundido ao processo mais velho, para isto, ser
retirada a capa do processo mais novo e o mesmo ser colocado aps a ltima folha
do processo mais velho; aps, uma ltima folha ser juntada a uma nova folha de
informao com o devido termo de anexao conforme abaixo:
Modelo
Nesta data, o processo n ...........foi anexado a este processo, passando a fazer
parte integrante deste, no podendo mais ser retirado, conforme autorizao do Sr.
..............., (cargo).......................no despacho folha .......... do processo n ............ .
Todos os registros no SIPAD e a eliminao da capa do processo n ............. foram
providenciados pela Equipe de Protocolo Geral.
Data / Assinatura / Carimbo do Protocolo

b) a capa do processo mais novo ser eliminada;

c) a Equipe de Protocolo ir informar no SIPAD a anexao dos processos e aps
anexados, sero devolvidos sua tramitao normal.
25

3.11 CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS OU PROCESSOS

3.11.1 Caso seja necessrio tornar sem efeito um documento no processo, devese carimbar sobre o mesmo, cancelado e risc-lo transversalmente. Caso precise
anexar outro documento retificando o que foi cancelado, proceder conforme o subitem
2.6. O cancelamento s poder ser autorizado pela autoridade competente que detm o
processo, com a devida justificativa por escrito no processo.
3.11.2 Um processo pode ser cancelado, logo aps dar entrada no Servio de
Protocolo se: for cadastrado indevidamente; o requerente desistir do pleito no ato da
autuao; for constatada duplicidade de pedido. Neste caso s haver a desativao se o
processo estiver no primeiro andamento e no Protocolo Geral (sem ter tramitado, ou
recebido qualquer despacho). Para o cancelamento do processo ser obedecido o
seguinte procedimento:
a) o carto de protocolo ou a contra-f sero devolvidos ao Protocolo que far a sua
eliminao;
b) todos os documentos e anexos sero devolvidos ao requerente;
c) o Nmero do processo ser desativado no SIPAD, sendo retirado do sistema
qualquer informao sobre o requerente. No cdigo de assunto ser usado o termo
Processo cancelado/Desativado. No destino e requerente sero usados a sigla do
Servio de Protocolo;
d) apenas a chefia de protocolo poder proceder a desativao de um processo.
4 PROCEDIMENTOS PARA RECONSTITUIO DE PROCESSOS
4.1 - Um processo ser reconstitudo quando:
a) o mesmo, por algum motivo, extraviar-se de dentro da Prefeitura e, aps
diligncias, comprovar-se que o mesmo no mais existe ou, se no for urgente, no
aparecer dentro de um prazo de 30 (trinta) dias;
b) for destrudo fisicamente por acidente ou ato ilcito;
c) sair para vistas/cpia e no for devolvido por quem o retirou;
d) for furtado de seu rgo ou repartio.
4.2 - No caso de extravio ou destruio dos autos de um processo, sua
reconstituio ser obrigatria, sendo de responsabilidade da unidade
administrativa, onde o processo extraviou-se, a busca e juntada de documentos
necessrios reconstituio.
4.3 - Aps as diligncias para busca de documentos, o chefe do setor ou cargo
equivalente, responsvel pela unidade administrativa onde desapareceu o processo,

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enviar um Ofcio ao Protocolo Geral solicitando a reconstituio dos autos

juntamente com toda a documentao recolhida.
4.4 - No Protocolo Geral, a documentao ser encapada, numerada e receber
uma etiqueta de processo com o mesmo nmero do processo desaparecido.
4.5 - A Equipe de Protocolo Geral lavrar o termo de reconstituio do processo,
conforme modelo abaixo:
Modelo
Nesta data, foi reconstitudo, por solicitao do Sr..............., Gerente do ..........., o
processo n........., por ter-se extraviado. Caso os autos sejam novamente achados, os
mesmos devem ser anexados a este processo.
Data/Assinatura/Carimbo Protocolo

5 PROCEDIMENTOS PARA ENCERRAMENTO DE UM PROCESSO

Considera-se que um processo est encerrado a partir do momento que se tenha
chegado a uma deciso de seu pleito. O termo processo encerrado designa apenas que
este processo teve uma deciso, no significa, portanto que este tenha parado de
tramitar.
Nem sempre o encerramento de um processo significa que o mesmo tenha que ser
arquivado, por este motivo importante estar atento aos procedimentos.

5.1 ENCERRAMENTO E DECISES DE UM PROCESSO

5.1.1 - Aps a deciso final do processo, a mesma deve ser comunicada por escrito
ao requerente, quando cliente externo.
5.1.2 - Caso o processo seja de interesse de rgo interno, deve ser encaminhado
unidade administrativa competente para que as providncias solicitadas sejam tomadas.
5.1.3 - Caso esta deciso afete outros processos, pode-se apensar (subitem 3.6) ou
anexar (subitem 3.9) todos os envolvidos, conforme procedimentos deste Manual.
5.1.4 - Nunca arquive um processo, aps a sua deciso final, sem verificar antes se
o mesmo tem que aguardar prazos legais ou outros procedimentos. O processo, nesse
caso, dever ser colocado em uma das situaes especiais do subitem 2.3.
5.1.5 - A deciso, parecer, despacho ou similar sobre o processo deve ser escrita de
forma clara e formal, com a respectiva assinatura, data e carimbo aps o resultado do

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pleito, descrito como Deferido, quando o pedido for aceito, ou Indeferido, quando for
negado, e justificativa legal para tal, assinado pela autoridade competente.
Modelo/exemplo
Diante do parecer final da Procuradoria Geral do Municpio descrito s folhas 02 e 03
deste processo, consideramos o mesmo deferido.
Data/Carimbo/Assinatura
Indeferimos o presente processo de pagamento devido a empresa contratada entregar
produtos com defeito de fabricao, conforme Lei n. X.XXX de X de XXXXX de XXXX.
Data/Carimbo/Assinatura

5.1.6 - Os processos devem ser encerrados dentro dos prazos estabelecidos na

Tabela de Assuntos do Municpio de Vitria.

5.2 DESISTNCIA DO PLEITO

5.2.1 - O requerente pode solicitar o arquivamento do processo em qualquer
instncia desde que no cause prejuzos ao Municpio ou a terceiros.
5.2.2 - A desistncia ter que ser efetuada por pedido formal e escrito. Neste caso,
ser imediatamente arquivado conforme subitens 6.1, 6.2 e 6.3, aps o pedido de
desistncia do solicitante.
6 PROCEDIMENTOS PARA ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS
O arquivamento dividido em trs partes: Arquivo Corrente, Intermedirio e Permanente.

6.1 ARQUIVAMENTO DE UM PROCESSO

6.1.1 - O arquivamento de um processo se d quando o mesmo encerrar sua
tramitao, preenchendo as seguintes condies:
a) o pleito que proporcionou a sua criao obteve resposta, seja negativa ou
positiva, e o interessado tiver sido informado por escrito do resultado;
b) o processo cumpriu todos os prazos legais e no existe mais a possibilidade de
recursos ou impugnaes;
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c) no existam questionamentos judiciais no processo em relao ao processo;

d) no existam mais documentos a serem anexados, nem processos apensados ao
processo principal;
e) existncia de despacho da autoridade competente mandando arquivar o
processo, contendo de forma clara e incontestvel, com letras em destaque, o termo
arquive-se;
f) todas as folhas do processo devero estar devidamente numeradas, rubricadas e
as partes em branco e o verso das folhas foram inutilizados por trao transversal;
g) verificar se algum dos documentos, inclusive os da contracapa foram retirados, e
se consta termo de desentranhamento de documentos e suas devidas cpias no
processo conforme subitem 3.1;
h) verificar se existem documentos originais que no deveriam estar junto ao
processo, como escrituras de imveis, documentos pessoais, comprovantes de
depsito, cauo, etc.;
i) conferir se o processo est inteiro, no faltando nenhum documento ou anexo;
j) verificar se o requerente solicitou desistncia do pleito por escrito conforme
subitem 5.2.
Obs.: O processo ser arquivado na Secretaria de origem.
6.1.2 - Uma vez cumpridas as exigncias relacionadas, o processo estar em
condies de ser arquivado no Arquivo Corrente.
6.1.3 - Ao encaminhar um processo para o primeiro arquivamento, o responsvel
pelo encerramento dever anotar, em forma de despacho:
a) unidade onde o processo ser arquivado;
b) pgina do processo onde se encontra a deciso final, caso houver, sobre o
mesmo e se foi deferido ou indeferido;
c) encaminhar atravs de despacho o processo para a unidade responsvel pelo
arquivamento corrente de processos, de acordo com o assunto do mesmo, com o
termo de arquivamento conforme exemplo abaixo:
O presente processo est encerrado e no poder mais tramitar, receber documentos,
carimbos, encaminhamentos e/ou despachos. Arquive-se.
Data/Assinatura/Carimbo

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d) registrar o processo no SIPAD com cdigo de situao Concludo no Setor.

6.1.4 - Todos os processos registrados com o cdigo de situao em andamento e
que estejam parados em alguma unidade administrativa, por mais de 6 (seis) meses,
aguardando documentao ou informao complementar, devem ser arquivados, por
decurso de prazo, 15 (quinze) dias aps comunicao, por escrito, ao interessado. Nesse
caso dever ser utilizada a funo arquivado/desinteresse. Com exceo dos processos
com prazos legais.
6.1.5 - Os processos concludos no setor no podero voltar a tramitar, receber
despachos e novas decises. S sairo do Arquivo para vista/cpia ou para serem
apensados a outros processos como lastro de informao.

6.2 ARQUIVO CORRENTE

O arquivo corrente, tambm conhecido como arquivo setorial, o conjunto de
documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consulta
frequente.
6.2.1 - O controle geral, o armazenamento, o ordenamento e a conservao dos
Arquivos Correntes so de responsabilidade de cada unidade administrativa de cada
Secretaria ou rgo equivalente.
6.2.2 - A critrio de cada unidade administrativa, o Arquivo Corrente poder ser
desdobrado em outros arquivos menores, sob sua superviso.
6.2.3 - A Tabela de Temporalidade de cada unidade que determinar o prazo de
arquivamento Corrente dos processos, bem como a destinao que este ter a seguir.
6.2.4 - Durante o perodo de arquivamento Corrente dos processos, a
responsabilidade sobre sua organizao ser da unidade responsvel pelo Arquivo
Corrente, que dever contemplar as seguintes condies:
a) os processos devero ser arquivados em caixas-arquivo padro, confeccionadas
em papelo resistente ou plstico;
b) quando a quantidade de processos for muito grande, as caixas devem ser
colocadas em prateleiras numeradas;
c) numa mesma caixa devero ser arquivados processos referentes a ano / assunto;
d) todos os anexos que constiturem o processo, no momento do arquivamento,
sero arquivados juntamente com o mesmo, presos a ele de maneira a impedir o
extravio de quaisquer das partes;
30

e) cada caixa-arquivo dever contar, em sua parte frontal, com as seguintes

informaes:

nmero de ordem da caixa;

perodo (ano, ms) e assunto a que se referem os processos nela contidos;

unidade administrativa responsvel pelo encerramento dos processos.

Processos organizados por ordem numrica.

6.2.5 - No momento do arquivamento, dever ser verificado se existe, junto ao

processo concludo, algum processo apensado. Caso positivo, dever ser realizada a
desapensao e adotados os seguintes procedimentos:
a) caso o processo desapensado j se encontre concludo, dever ser devolvido a
sua unidade de arquivamento (Arquivo Permanente ou Arquivo Corrente);
b) caso o processo no tenha sido concludo, volta a sua tramitao normal.
6.2.6 - Quando o processo for devolvido da situao de vistas/cpia ou apensao,
dever ser arquivado no mesmo local onde se encontrava.
6.2.7 - Os Arquivos Correntes devem manter rigoroso controle sobre a sada e
entrada de processos arquivados no sistema.
6.2.8 - Os Arquivos Correntes que no esto em acordo com estes procedimentos
tero prazo de um ano para se regularizarem a partir da data da publicao deste Manual.

6.3 ARQUIVO INTERMEDIRIO

6.3.1 - o conjunto de documentos que, no sendo de uso corrente nos rgos
produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente. Unidade administrativa ou servio encarregado do
arquivo intermedirio.

6.4 ARQUIVO PERMANENTE

6.4.1 - o conjunto de documentos preservados em carter definitivo por fora das
informaes nele contidas; apresentam valor informativo, probatrio ou histrico cultural,
para a eficcia da ao administrativa como prova, garantia de direitos ou fonte de
pesquisa, e est sob a responsabilidade da Coordenao de Protocolo e Arquivo.

31

6.5 RETIRADA DE UM PROCESSO DO ARQUIVO

6.5.1 - De forma alguma um processo poder ser desarquivado para ter sua deciso
mudada, receber despachos, documentos, novos pareceres ou encaminhamentos.
6.5.2 - O procedimento de estorno de processo ser realizado quando houver
arquivamento indevido. de competncia do Protocolo Geral analisar a solicitao,
deferindo ou indeferindo o pedido. Esse procedimento s ser realizado se for solicitado
em at 10 (dez) dias, a partir da data do arquivamento. Neste caso, deve-se proceder da
seguinte forma:
a) a solicitao de estorno s ser realizada mediante solicitao da gerncia do
setor ou superior hierrquico, a qual far despacho no processo justificando o motivo
da solicitao;
b) ser indeferida a solicitao cujo despacho final seja arquiva-se ou expresso
equivalente.
6.5.3 Um processo s ser retirado do arquivo para juntada a outro processo,
como lastro de informao, ou para vistas/cpia (subitem 3.3). Neste caso, deve-se
proceder da seguinte forma:
a) no menu do SIPAD escolha a opo Manuteno Processo e, aps, entre em
Vista/Cpia;
b) selecione o processo que ser encaminhado na barra de rolagem do programa;
c) selecione a unidade administrativa para onde o processo ser encaminhado e
clique em Enviar.
6.6 COORDENAO DE PROTOCOLO E ARQUIVO
Uma vez encerrado o prazo de arquivamento setorial, dever ser verificada na Tabela de
Temporalidade correspondente, a destinao a ser dada a cada srie de processos.
Eliminao, Transferncia , Desativao ou Recolhimento de Processos
6.6.1 - Nos casos de eliminao, transferncia ou recolhimento de processos, os
procedimentos seguiro a Portaria n 11, de 13 de fevereiro de 1996, da Secretaria
Municipal de Administrao.

32

ELIMINAO

ARQUIVO PERMANENTE

Destruio de documentos que, no

processo
de
avaliao,
foram
considerados sem valor para guarda
permanente.

Conjunto de documentos preservados em

carter definitivo,
por fora das
informaes neles contidas, para a
eficcia da ao administrativa, como
prova, garantia de direitos ou fonte de
pesquisa.

TRANSFERNCIA

RECOLHIMENTO

Passagem de documentos do arquivo

corrente para o arquivo intermedirio.

Passagem de documentos do arquivo

intermedirio para o arquivo permanente.

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIRIO

Conjunto de documentos estreitamente

vinculados aos fins imediatos para os
quais foram produzidos ou recebidos e
que, mesmo cessada a sua tramitao,
se conservam junto s unidades
administrativas produtoras, em razo da
frequncia com que so consultados.

Conjunto de documentos originrios de

arquivos correntes, com uso pouco
frequente, que aguardam destinao final
em
depsito
de
armazenamento
temporrio, sob a responsabilidade da
Coordenao de Protocolo e Arquivo.

6.6.2 - Em nenhuma hiptese a Coordenao de Protocolo e Arquivo autorizar a

eliminao ou receber para arquivar documentos que no constem nas Tabelas de
Temporalidade aprovadas ou que estejam em desacordo com as condies nelas
estabelecidas.
6.6.3 Um processo autuado equivocadamente poder ser desativado no SIPAD,
tendo seu nmero inutilizado quando estiver ainda sem andamento. Todo e qualquer
documento relativos a este processo ser devolvido ao requerente.
7 PROCEDIMENTOS PARA ACOMPANHAMENTO DE PROCESSOS
7.1 - O SIPAD registra o movimento do processo on-line, logo, basta digitar o
nmero do processo em Consulta processo, relatrio R3004, que se ter a ltima
posio do processo.
7.2 - Existe a possibilidade de busca do processo atravs de outros dados, como
nome do requerente, interessado, nmero de ofcio, nota fiscal, etc.

33

7.3 - O Protocolo Geral, quando solicitado, emitir relatrios sobre os documentos

protocolados e autuados.

8 RESPONSABILIDADES SOBRE OS AUTOS E PROCESSOS IRREGULARES

8.1 RESPONSABILIDADES SOBRE OS PROCESSOS

8.1.1 - Todo servidor que manuseia um processo responsvel direto pelo mesmo,
sendo o seu superior imediato responsvel indireto.
8.1.2 - Fraudar, extraviar, rasgar, copiar sem autorizao, omitir informaes,
adulterar documento, no despachar intencionalmente em tempo hbil um processo, so
faltas gravssimas, devendo ser apuradas pelo superior imediato ou inqurito
administrativo ou ainda conforme o Cdigo Penal Brasileiro, de acordo com a
consequncia que um desses atos pode causar.
8.1.3 - Encaminhar ou receber processos que no estejam de acordo com as
normas deste Manual so faltas mdias, devendo ser apuradas pelos superiores
imediatos. Os ordenadores de despesas esto sujeitos s penalidades impostas pela
Resoluo n 261/2013 do TCE-ES.
8.1.4 - A no apurao considerada omisso pelo responsvel da unidade
administrativa.
8.1.5 - A Equipe de Protocolo Geral responsvel pelo controle do SIPAD, emisso
de relatrios, entrega dos autos nos prazos e encaminhamento dos processos com toda
documentao devidamente numerada e encapada.
8.1.6 - Em hiptese alguma a Equipe de Protocolo Geral se responsabilizar por
processo extraviado, fraudado, adulterado ou com qualquer outro vcio que acontea em
outra unidade administrativa da Prefeitura Municipal de Vitria.
8.1.7 - As senhas de acesso ao SIPAD so pessoais e intransferveis. vedada a
utilizao de uma senha por terceiros.
8.1.8 - Podero ser criadas quantas senhas forem necessrias ao bom
funcionamento do setor, que autorizadas pela chefia do setor. Estagirios no podero
ter senhas.
8.1.9 - de responsabilidade da Chefia atual (ou autoridade de nvel hierrquico
igual ou superior), a regularizao de pginas de processos, cuja assinatura e carimbo

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sejam de servidores ausentes (licena mdica, licena, transferncia, aposentadoria, exservidor).

8.1.10 - O servidor ao assumir uma Chefia, deve verificar se todos os processos
constantes do relatrio Inventrio dos Processos em Estoque esto fisicamente na
Unidade, evitando assim assumir a responsabilidade sobre os processos que constam
dos relatrios, mas que no so localizados fisicamente.

8.2 PROCESSOS IRREGULARES

So considerados Processos Irregulares aqueles que foram adulterados, rasurados, que
no tenham suas numeraes em ordem, com despachos desencontrados e que no
sigam uma ordem cronolgica, com falta de documentos e anexos, com despachos ou
documentos sem a devida assinatura, com prazos vencidos e/ou sem deciso da petio
inicial e os que foram falsificados.

8.3 COMO PROCEDER AO PERCEBER OU RECEBER UM PROCESSO IRREGULAR

8.3.1 - Ao verificar que um processo que tenha sido despachado para a sua unidade
administrativa est irregular, no deve receb-lo. Deve-se imediatamente devolver o
processo para a unidade administrativa que o despachou e solicitar a lavratura do Termo
de Irregularidade do Processo, conforme modelo.
Modelo
Nesta data foi(ram) constatada(s) no presente processo a(s) seguinte(s)
irregularidade(s)....... e solicitamos que este processo seja encaminhado Unidade
Administrativa ..............., para .............(apurao, acerto da irregularidade, abertura de
inqurito administrativo, anexao do documento que falta, assinatura ou outras
providncias necessrias).
Data/Assinatura/Carimbo
8.3.2 - Aps a lavratura do Termo de Irregularidade, o processo deve ser recebido e
encaminhado para as providncias necessrias.
8.3.3 - Se alguma unidade administrativa receber um processo irregular sem a
devida lavratura do Termo de Irregularidade ser considerado co-responsvel pela
irregularidade.
8.3.4 - A correo de paginao deve ser feita passando-se um trao sobre o
nmero errado e colocando-se o nmero correto ao lado, com a assinatura e carimbo do
servidor que efetuar a correo, corrigindo-se, tambm, todas as folhas subsequentes.
35

8.3.5 - Verificado o erro de paginao, o nmero correto deve ser colocado ao lado e
devidamente assinado pelo funcionrio que efetuar a correo.
8.3.6 - No final da correo o funcionrio deve fazer um termo de regularizao,
informando o intervalo de folhas corrigidas.
8.3.7 - Este termo vai na sequncia natural do processo.
8.3.8 - Se o erro for por falta de folha ou de documento, devidamente constatada,
no se deve mexer na numerao, o correto :
a) a unidade justifica a falta da folha;
b) informa se a falta da folha vai prejudicar a deciso final do processo.
8.3.9 - Estas informaes vo na sequncia natural do processo.
8.3.10 - Sequncia natural do processo significa a ltima folha do mesmo.
8.3.11 - proibido escrever sobre o nmero anterior, rasurando-o, ou utilizar
corretivo.
8.3.12 - expressamente vedada a assinatura por outra pessoa, que no seja a que
fez a correo.
8.3.13 - Ao receber um processo, a Unidade deve conferir a sequncia numrica da
paginao. Se houver falta de folha ou irregularidade, o processo deve ser devolvido.
8.3.14 - O processo pode ser recebido com falta de folha, ou paginao irregular,
mediante o registro do ocorrido, por cota, para no retardar a sua tramitao, e ser
devolvido unidade que cometeu a irregularidade, aps ter seu assunto resolvido.

9 SISTEMA DE INFORMAES DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS SIPAD

9.1 INFORMAES SIPAD

9.1.1 - totalmente vedada a utilizao ou confeco, por qualquer unidade
administrativa da Prefeitura, de programa de computador, fichrio, livro de protocolo,
planilhas, boletins de andamento de processos com o intuito de controlar andamento de
processo administrativo por toda a Prefeitura. S ser permitida a utilizao desses
recursos para controle interno de cada unidade administrativa.
9.1.2 - A manuteno e controle dos processos sero efetuados nica e
exclusivamente atravs do Comit Gestor do SIPAD.
36

9.1.3 - Se houver necessidade de adaptaes do SIPAD a determinada

caracterstica de uma unidade administrativa, a mesma deve procurar o Comit Gestor do
SIPAD.
9.1.4 - O Servio SIPAD responsvel pelo suporte local aos usurios do SIPAD
(abertura de senhas, liberao de funes, acertos, etc.).
9.1.4.1 - Toda unidade administrativa deve fazer esforo para manter seus
servidores treinados (tanto novos quanto antigos) quanto utilizao dos sistemas
corporativos.
9.1.4.2 - O SIPAD oferece no Menu Ajuda o Manual de Procedimentos do
Sistema SIPAD, como utilizao dos relatrios, forma correta de alimentar o Sistema, uso
das funcionalidades do Sistema, dentre outros.

9.2 PROCESSOS MIGRADOS DE SISTEMAS ANTERIORES PARA O SIPAD

9.2.1 - So considerados processos migrados todos aqueles que foram cadastrados
nos sistemas de protocolo informatizados anteriores a 05/02/1998 e esto hoje
registrados no SIPAD.
9.2.2 - Alguns processos migrados encontram-se com problemas, tais como
localizao no sistema diferente da localizao real, dados incompletos, falta de
andamentos, processos com cdigos de situao que no existem no sistema atual.
9.2.3 - Alguns processos antigos no foram migrados para o SIPAD, por no
estarem na base de dados.
9.2.4 - Na maioria das Caixas de Entrada das unidades administrativas existem
processos que no esto fisicamente nas mesmas. Isto ocorre por vrios motivos, como
no caso dos processos que passaram em uma unidade administrativa e foram
encaminhados em mos, os que tiveram os Boletins de Andamento preenchidos
incorretamente, no sendo registrados no Sistema ou tendo o registro efetuado de forma
errada, logo, quando os dados foram migrados, ficaram com o ltimo registro de
andamento.
9.3 COMO PROCEDER COM OS PROCESSOS MIGRADOS
9.3.1 - Ao pegar um processo anterior a fevereiro de 1998, v na consulta R3004 e
veja qual a situao em que o processo se encontra, caso ele exista no sistema.
9.3.2 - Se na consulta aparecer a mensagem processo sem cadastrar, o mesmo
deve ser encaminhado ao Servio SIPAD para atualizao dos dados no sistema.
9.3.3 - Caso o processo esteja registrado no SIPAD com localizao em outra
unidade administrativa que no a real, deve-se levar o processo at esta unidade
administrativa e solicitar que se despache o processo para o lugar onde ele est
fisicamente.

37

9.4 O QUE FAZER COM OS PROCESSOS QUANDO

ADMINISTRATIVA FOR EXTINTA OU MUDAR DE NOME

UMA

UNIDADE

9.4.1 - No caso de uma unidade administrativa ser extinta ou mudar de nome na

estrutura da PMV ou for absorvida por outras reas administrativas, os processos que
esto com carga no SIPAD para esta unidade administrativa devem ser transferidos da
seguinte forma:
a) se a unidade administrativa for extinta, os processos devero ser transferidos
para a outra correlata ou para o rgo competente;
b) se a Secretaria for extinta, dever ser formada uma comisso de estudo para
transferncia dos processos de acordo com o seu assunto e situao no SIPAD.
Neste caso, aps definio, a secretaria dever encaminhar ao Servio SIPAD as
orientaes especificando os rgos e servidores que iro receber os processos.

10 DISPOSIES FINAIS
Todos os procedimentos regidos por este Manual esto amparados e de acordo com a
legislao, sendo que nos casos em que houver divergncia entre o servio que
executado em uma unidade administrativa e os procedimentos deste Manual, o mesmo
dever ser encaminhado a SEMAD/GAL para avaliao e adaptao.

10.1 O SUPORTE AO SISTEMA REALIZADO DA SEGUINTE FORMA

SERVIO SIPAD

Recadastro e ajuste nos dados dos processos cadastrados no SIPAD;

Transferncia de processos de um setor para outro;

Treinamento de novos usurios;

Suporte aos usurios do sistema;

Cadastro de servidores;

Habilitao e desabilitao de servidores no sistema.

SEMAD/APO

Criao e manuteno de siglas no sistema;

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Atualizao da Tabela de Assuntos.

SEMFA/SUB-TI

Criao de novas rotinas no SIPAD;

Anlise de dados;

Resoluo de problemas relativo ao banco de dados do sistema;

Ajuste de processos com problemas de migrao;

Suporte de sistema ao Servio SIPAD e NO a usurios.

PROTOCOLO GERAL (SEMAD/GAL/CPA/EPG)

Suporte na aplicao do Manual de Procedimentos para Processos Administrativos;

Ajuste de protocolados;

Manuteno fsica de processos (troca de capas, ajuste de numerao, etc);

Anlise de processos;

Emisso de relatrios e pareceres sobre protocolados e processos.

ARQUIVO GERAL (SEMAD/GAL/CPA)

Suporte aos arquivos correntes;

Recebimento e armazenamento de processos aps o cumprimento do prazo nos

arquivos correntes de processos arquivados;

Treinamento de rotinas de arquivamento de processos e documentos.

11 - GLOSSRIO
11.1 - ACERVO - totalidade dos documentos sob custdia de um arquivo.
11.2 - ANDAMENTO DE PROCESSO - encaminhamento de um processo de uma
unidade administrativa para outra.
11.3 - ANEXAO - a incorporao definitiva de um processo a outro, perdendo o
processo incorporado a sua identidade no Sistema.
11.4 - APENSAO - reunio de dois ou mais processos, motivada por alguma relao
de dependncia, para anlise conjunta, mantendo cada um sua identificao no Sistema.
Este procedimento conhecido ainda como Juntada de Processos.
11.5 - ARQUIVAMENTO - ato de guardar, conservar e tratar tecnicamente documentos
cuja tramitao se encerrou pela deciso final sobre o assunto para o qual foi formado.
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11.6 - ARQUIVO - conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,

instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas.
11.7 - ARQUIVO CORRENTE - conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de consulta frequente. Unidade administrativa ou
servio encarregado do arquivo corrente.
11.8 - ARQUIVO HISTRICO - o mesmo que arquivo permanente.
11.9 - ARQUIVO INTERMEDIRIO - conjunto de documentos que, no sendo de uso
corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Unidade administrativa ou servio
encarregado do arquivo intermedirio.
11.10 - ARQUIVO PERMANENTE - conjunto de documentos de valor histrico, probatrio
e informativo que devem ser definitivamente preservados. Unidade administrativa ou
servio encarregado do arquivo permanente, tambm chamado de arquivo histrico.
11.11 - ASSUNTO - nome que se d s solicitaes feitas Prefeitura que esto
cadastradas em uma Tabela no Sistema.
11.12 - AUTOS - peas que compe um processo administrativo.
11.13 - AUTUAO - reunio de documentos, em sequncia ou em ordem cronolgica,
em uma capa devidamente numerada que se chama processo.
11.14 - BUSCA - ato de localizar um processo ou protocolado no Sistema.
11.15 - CAIXA DE ENTRADA - opo localizada dentro do SIPAD que permite receber,
apensar e despachar processos on-line.
11.16 - CLIENTE EXTERNO - pessoa fsica ou jurdica de direito pblico ou privado que
no seja ligada PMV e que faz uso dos servios do Protocolo Geral.
11.17 - CLIENTE INTERNO - qualquer rgo interno da PMV que utiliza os servios
oferecidos pelo Protocolo Geral.
11.18 - DESAPENSAO - separao de dois ou mais processos que foram
anteriormente reunidos para anlise conjunta.
11.19 - DESATIVADO - cdigo de situao dos processos neutralizados no SIPAD.
11.20 - DESDOBRAMENTO - ato de dividir um ofcio com vrios assuntos diferentes para
formao de processos administrativos distintos.

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11.21 - DESENTRANHAMENTO - retirada de documentos de um processo.

11.22 - DESPACHAR - dar andamento a um processo administrativo ou outro documento.
11.23 - DESPACHO - nota lanada numa petio ou requerimento.
11.24 - DOCUMENTOS - so considerados documentos as cartas, ofcios, alvars,
memorando e similares ou qualquer outro que seja necessrio para instruo de um
processo administrativo.
11.25 - ENCERRAMENTO DE PROCESSO - quando se d um parecer sobre a petio
diz-se que o processo foi encerrado, mas o mesmo continua em Tramitao.
11.26 - ESTRUTURA E ATRIBUIES - apresenta a descrio da estrutura formal das
unidades administrativas e define as atribuies dos segmentos que a compem.
11.27 - FOLHA DE INFORMAO - folha pautada e padronizada que incorporada a
processos ou protocolados onde so descritos despachos, informaes e pareceres
referentes ao assunto pleiteado. Tambm conhecida como FOLHA JUNTADA.
11.28 - FORMULRIOS PADRO - formulrios que devem ser preenchidos para
peticionar determinados assuntos Prefeitura Municipal de Vitria.
11.29 - INFORMAO - ato ou efeito de prestar, dar conhecimento, parecer ou resoluo
em processo administrativo.
11.30 - INSTRUO - conjunto de formalidades, investigaes, inquritos, informaes
que compem um processo administrativo.
11.31 - INTERESSADO - pessoa fsica ou jurdica e unidade administrativa que espera da
deciso referente ao assunto veiculado no documento que deu entrada no Protocolo
Geral, sendo ele o requerente ou fazendo parte do rol do processo, ou ainda, quando
sendo terceiro, prova que o assunto lhe tem interesse lcito.
11.32 - JUNTADA - termo genrico para a anexao de um ou mais documentos em um
processo ou apensao de um processo a outro.
11.33 - MANTER SITUAO - opo do SIPAD que possibilita a alterao da situao de
tramitao de um processo.
11.34 - NEUTRALIZADO - processo administrativo que foi cancelado no SIPAD, por ter
sido autuado indevidamente, que recebe o cdigo de situao Desativado.
11.35 - NORMA - orienta o funcionamento geral das unidades administrativas, baseandose em critrios que garantem a racionalidade, presteza em qualidade na prestao do
servios executados.
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11.36 - PARECER - opinio fundamentada sobre algum ou algum assunto, emitida por
um especialista.
11.37 - PASTA RPIDA - pasta em papel carto ou plstico, onde a capa presa por
elsticos, desenvolvida para guarda de documentos diversos.
11.38 - PROCEDIMENTOS - encontram-se aquelas rotinas que, pelo nvel de
complexidade, tiveram seu funcionamento descrito, afim de garantir a dinamizao eficaz
das unidades administrativas.
11.39 - PROCESSAR - ato de dar entrada em um documento, cadastrando-o no Sistema
(SIPAD).
11.40 - PROCESSO - conjunto de documentos arrolados em funo da soluo de uma
questo proposta e que implica em responsabilidade tcnica, administrativa ou poltica,
em uma ou mais instncias de deciso.
11.41 - PROCESSO IRREGULAR - processo administrativo que no atende as normas
legais e/ou administrativas, devido a mau uso ou ato de m f.
11.42 - PROTOCOLADO - documentos diversos que so recebidos pela Equipe de
Protocolo Geral que no esto previstos na Tabela de Assuntos do Municpio, por no ter
necessidade de serem autuados na forma processual ou por ter que ser pr-analisado
antes de ser processado, ou ainda, por ser assunto novo.
11.43 - PROTOCOLAR - numerar e datar um documento que est sendo recebido, com
entrega de um comprovante ou protocolo ao cliente.
11.44 - PROTOCOLISTA - servidor da Equipe de Protocolo Geral que faz o atendimento
e conferncia dos documentos apresentados Prefeitura.
11.45 - PROTOCOLO GERAL - unidade setorizada que protocola vrios tipos de
documentos.
11.46 - PROTOCOLOS SETORIAIS - protocolo instalado em unidades administrativas
que tm grande demanda de processamento de determinado tipo de assunto. Este
protocolo no atende ao pblico, s utilizado pela unidade na qual est instalado.
11.47 - PROTOCOLOS TCNICOS - protocolos que recebem documentos que precisam
de avaliao tcnica quanto documentao a ser anexada e quanto s dvidas dos
peticionrios.
11.48 - REAUTUAO - ato de iniciar novamente um processo a partir de um documento
j autuado.
11.49 - REQUERIMENTO - petio feita de prprio punho ou digitada pelo requerente.
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11.50 - REQUERENTE - pessoa fsica ou pessoa jurdica de direito pblico ou privado

que faz solicitao por escrito Prefeitura Municipal de Vitria.
11.51 - RESOLUO - dar uma deciso a respeito de determinado assunto em um
processo administrativo.
11.52 - SRIE DE PROCESSOS - conjunto de processos que foram arquivados pelo seu
assunto conforme tabela de assuntos da Prefeitura.

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