SG INGENIERIA ELECTRICA LTDA.

PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACION, MODIFICACION
Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS.

Cdigo: SG-PDR-001-31
Fecha:13-05-2015
Versin:REV-00

PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACION, MODIFICACION Y
CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
SG INGENIERIA ELECTRICA LTDA.

Equipo Evaluador
Elaborado Por

Nombre
Marcos Carrasco S.

Fecha de Revisin
13-05-2015

Firma

Asesor SSO.

Revisado Por

Rosario Gmez C.

14-05-2015

Gerente Administracin. Y
Finanzas.

Aprobado Por

Sandro Garrido D.

14-05-2015

Gerente General.

FONO: 22 555 7067 contacto@sgltda.cl - GENERAL GANA 769, SANTIAGO

SG INGENIERIA ELECTRICA LTDA.

PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACION, MODIFICACION
Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS.

Cdigo: SG-PDR-001-31
Fecha:13-05-2015
Versin:REV-00

1. OBJETIVO.
Definir y establecer los lineamientos para la elaboracin de procedimientos, as como la
codificacin, aprobacin, distribucin y control de cambios de todos los documentos y
registros de SG Ingeniera Elctrica Ltda.
2. ALCANCE.
Todos los Responsables de rea.
3. DEFINICIONES.
SG - PEC: Sistema de Gestin de Mutual de Seguridad para Empresa Competitiva.
Proceso: Conjunto de actividades coordinadas y controladas, llevadas a cabo para lograr un
objetivo conforme con requisitos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costos y recursos.
Procedimiento Obligatorio: forma especificada para llevar a cabo un proceso que exige la
Norma ISO 9001 en dicho formato.
Formato: hoja impresa en la cual se registran datos o informacin, dependiendo de la
informacin contenida se convierte en documento o registro.
Documento Obsoleto: son los documentos que perdieron vigencia al cambiar de revisin o
darse de baja.
Documento Externo: son documentos que emiten entidades externas a la empresa, que por
ley o de forma voluntaria sirven de consulta para la correcta implementacin de los
procesos.
Documento no Controlado: las copias de los documentos que solicitan personas o
entidades fuera del alcance de la organizacin, se entregan con la autorizacin del
Representante de la Direccin, solo para informacin y no requieren ser actualizados.
Registro: Es la evidencia de la realizacin de una actividad controlada.
4. REFERENCIAS.

Norma ISO 9001: 2008, Requisitos 4.2.3 y 4.2.4

PEC Mutual de Seguridad, Requisitos 1.3, 1.3.1 y 1.3.2

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Fecha:13-05-2015
Versin:REV-00

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES.
El numero consecutivo de procedimientos de trabajo y formatos lo asigna el Coordinador
del Programa PEC segn el orden establecido en este procedimiento.
Reglas Generales.
La creacin o modificacin de un documento (excepto formatos) se lleva a cabo conforme a
los siguientes criterios:
Tipografa:

Letra Times New Roman 12 de preferencia.

Encabezado para Manuales, Planes y Procedimientos (No es obligatorio para
formatos):
Logotipo
Cdigo
Revisin
Ttulo del documento
Paginacin

Los Procedimientos e instructivos contienen la siguiente estructura:

Contenido
Encabezados
Objetivo (Propsito General)
Alcance (reas o puestos involucrados)
Definiciones (si aplica)
Descripcin de Actividades con Responsable,
Referencia Documental y Registros
Historial de Cambios
Firmas

Procedimiento
s
X
X
X
X
X
X
X

Instructivos
X

X
X (actividades
solamente)
X
X

Los formatos son flexibles en cuanto al tipo de letra y encabezado. La descripcin de los
cambios se reflejara en el documento al que pertenece.
6. EMISION, MODIFICACION Y BAJA DE UN DOCUMENTO.
Los puestos responsables de la documentacin (emisin o modificacin) y de la
autorizacin o baja se muestran a continuacin:

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Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS.

Emite, Modifica o da de Baja

Gerencia General
Coordinador del Programa PEC
Asesor Control de Gestin SSO.
Jefes de rea.

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Revisa y Aprueba.
Representante de la Direccin
Coordinador del Programa PEC Asesor
control de Gestin SSO.

Una vez que el documento ha sido elaborado y revisado, solicitan la aprobacin de la alta
direccin, Coordinador del programa y Asesor CG-SSO.
Realizados todos los ajustes que consideren necesarios, lo envan por correo al Asesor CGSSO para que actualice la carpeta de originales y revise lo siguiente:

Revisar la estructura y legibilidad del documento.

Asignar consecutivo y numero de revisin del documento.
Revisar historial de cambios y la fecha del documento.
Solicitar las firmas de elaboracin, revisin y aprobacin en la primera hoja
nicamente.
Guardar el archivo en su PC en formato PDF y lo protege como solo lectura en
esta ruta:
Documentacin control de documentos\tipo de documento\(manual de calidad, formatos,
documentos externos)\ Direccin o Gerencia.
Cada archivo se va a nombrar as:
Inicial Empresa
SG

Inicial Documento
PDR

Cdigo de rea
001

N del Documento
1

Ejemplo: Inicial Empresa (SG) Inicial nombre del Documento, procedimiento

documentos y registros (PDR) cdigo de rea, prevencin de riesgos es el (001) y el N
del documento en este caso es (1).
Si se requiere dar de baja el documento, lo borra de la ruta anterior y lo traspasa a la carpeta
documentos obsoletos adems de:

Actualizar el listado maestro de documentos o registros,

Notificar la emisin, modificacin o baja del documento al personal involucrado a
travs del correo electrnico.

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El Asesor CG-SSO, conserva una carpeta con los documentos originales impresos y
firmados y conserva los archivos en su computadora, asegurndose de respaldarlos
semestralmente.
Si un documento es modificado, repite los mismos pasos y describe el motivo del cambio
de una revisin a otra en el historial de cambios.
NOTA 1: La revisin de documentos para asegurar su vigencia es responsabilidad de la
direccin, Jefatura o Coordinacin que emite el documento y se garantizara esta prctica a
travs de los resultados que arrojen las auditoras internas.
NOTA 2: Los formatos van relacionados en el listado Maestro de Registros.
NOTA 3: Las modificaciones a los documentos pueden originarse por:

Cambios en la normatividad.
Resultado de auditoras internas y externas.
Planificacin de acciones correctivas o preventivas.
Resultados de revisiones por la direccin.
Recomendaciones de mejora de parte de los usuarios.

7. LISTA DE CODIGOS POR AREA DE TRABAJO.

AREA DE PREVENCION DE RIESGOS Y SALUD OCUPACIONAL.
Inicial
Empresa.

Nombre del Documento.

SG

SG

Inventario de Peligros y
Evaluacin de Riesgos
Programa de Capacitacion
Anual.
Acta reunin Comit Paritario

SG
SG

SG

SG
SG
SG

Inicial del
Documento
.
PDR

Cdigo de
rea.
001

N del
Documento
.
01

PDR

001

02

PDR

001

03

Acta reunin Comit Ejecutivo

PDR

001

04

Procedimiento de Investigacin
de Accidentes.
Formato Investigacin de
Accidentes
Flash denuncia accidente
Declaracin trabajador
accidentado

PDR

001

05

PDR

001

06

PDR
PDR

001
001

07
08

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Anlisis de seguridad en el
trabajo
Charla de 5 minutos
Charla
Operacional
de
Capacitacin y/o Induccin
Observacin
de
Conducta
Habitual
Inspeccin Planeada
Lista de chequeo herramientas y
equipos
Lista de chequeo elementos de
proteccin personal
Lista de chequeo trabajos en
altura
Procedimiento Canalizacin
Elctrica.
Instructivo Accidentes del
Trabajo.
Procedimiento Instalacin de
Tableros.
Procedimiento Instalacin de
Corrientes dbiles.
Procedimiento Energizacin de
Circuitos
Procedimiento Instalacin de
Luminarias
Procedimiento Instalacin de
Motobomba de Impulsin
Procedimiento Instalacin de
Sanitarios
Procedimiento
Trabajo
en
Altura
Procedimiento
Canalizacin
Subterrnea
Obligacin de Informar

PDR

001

09

PDR
PDR

001
001

10
11

PDR

001

12

PDR
PDR

001
001

13
14

PDR

001

15

PDR

001

16

PDR

001

17

PDR

001

18

PDR

001

19

PDR

001

20

PDR

001

21

PDR

001

22

PDR

001

23

PDR

001

24

PDR

001

25

PDR

001

26

PDR

001

27

PDR

001

28

SG

Entrevista Trabajador
Accidentado
Planilla Madre, Cdigos

PDR

001

29

SG
SG

Estndar Uso de EPP.

Procedimiento control de

PDR
PDR

001
001

30
31

SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG

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documentos

Inicial
Empresa
SG
SG
SG

Inicial
Empresa.
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG

Inicial
Empresa

AREA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

Nombre del
Inicial del
Cdigo de
Documento
Documento
rea
Orden de Compra
OC
002
Cotizacin
CN
002
Rendicin
de RG
002
Gastos
AREA DE RECURSOS HUMANOS.
Nombre del
Inicial del
Cdigo de
Documento.
Documento.
rea.
Entrega Reglamento ERIOHS
003
Interno
Pacto
de
Horas PHEX
003
Extras
Finiquito
del FIN
003
Trabajador
Certificado
de CAD
003
Antigedad
Anexo de Traslado
AT
003
Carta
de CAM
003
Amonestacin
Comprobante
de CP
003
Permiso
Carta
de CRN
003
Reconsideracin
Carta
de CRES
003
Remuneraciones
AREA DE BODEGA Y LOGISTICA
Nombre del Documento
Inicial del
Cdigo
Documento
de rea

N del
Documento
01
02
03

N del
Documento.
01
02
03
04
05
06
07
08
09

N del
Documento

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SG

SG
SG
SG

Inicial
Empresa
SG
SG

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Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS.

Solicitud de Elementos de SEPPV

Proteccin
Personal
y
Vestuario
Solicitud de Materiales
SM
Induccin
Ingreso
a IIB
Bodega
Bitcora de Ruta
BR
AREA DE OPERACIONES
Nombre del
Inicial del
Documento
Documento
Protocolos de Entrega PE
Charla
Induccin CIAE
rea Elctrica

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Versin:REV-00

004

01

004
004

02
03

004

04

Cdigo de
rea
005
005

N del
Documento
01
02

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