Tcnicas de Arquivamento: Classificao,

organizao,
arquivos
correntes
e
Protocolo.

Conceito e definio dos Arquivos

O
conjunto
de
documentos produzidos e
recebidos por rgos pblicos, instituies de carter
pblico e entidades privadas, em decorrncia
do exerccio de atividades especficas, bem como por
pessoa fsica, qualquer que seja o suporte
da informao ou a natureza dos documentos (Art. 2
da lei n 8.159/1991).
Assim sendo, podemos afirmar que os documentos de
arquivo resultam das atividades realizadas pela
entidade produtora, e devem ser compreendidos
dentro do contexto orgnico de produo, a fim de que
sejam mantidas suas caractersticas e seus valores de
prova. Segundo Luciana Duranti, os documentos de
arquivo possuem as seguintes caractersticas:
a) Imparcialidade: est relacionada ao fato de que a
produo documental ocorre em determinado contexto
e para determinado fim. Embora sejam redigidos por
meio de uma ao humana eles so imparciais, pois
so criados para atender um objetivo especfico,como
por exemplo, a compra de um material;
b) Autenticidade: os documentos de arquivo so
criados, mantidos e custodiados de acordo com
procedimentos que podem ser comprovados.
c) Naturalidade: os documentos so acumulados de
acordo com as atividades da instituio,ou seja, sua
acumulao ocorre dentro das transaes por ela
executadas.
d)
Inter-relacionamento: os
documentos
estabelecem relao entre si e com as atividadesque o
geraram. O documento de arquivo deve ser entendido
como pea de todo orgnico e no como elemento
isolado de um contexto.
e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar
nico na estrutura documental a qual pertence. Este
aspecto no est diretamente relacionado ao nmero
de cpias produzidas,mas sim funo nica que os
documentos
executam
dentro
do
contexto
organizacional.

Finalidade dos Arquivos

Funo dos Arquivos

A funo principal dos arquivos possibilitar o

acesso s informaes que esto sob
suaresponsabilidade de guarda, de maneira rpida
e precisa.

Classificao dos Arquivos

a) Natureza dos documentos: Quanto natureza

dos documentos, classificam-se em especial e
especializado O arquivo especial constitudo por
documentos de diversos formatos,como DVDs. CDs,
fitas e microfilmes que, devido as caractersticas do
suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu
armazenamento e tratamento tcnico. O arquivo
especializado

constitudo
por
documentos
resultantes
de
uma
determinada
rea
do
conhecimento humano, independentemente do
suporte onde a informao encontra-se registrada.
So exemplos de acervos especializados os arquivos
mdicos, os arquivos de engenharia, entre outros.
b) Extenso: Quanto extenso os arquivos podem
ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da
instituio, ou arquivos centrais ou gerais que renem
sob sua guarda documentos provenientes de diversos
setores de uma instituio.
c) Estgios de evoluo: Quanto e estes estgios os
arquivos
so
identificados
como
correntes,
intermedirios e permanentes, o que corresponde ao
ciclo vital das informaes, tambm chamado de
teoria das trs idades. A lei n 8.159/1991, define em
seu artigo 8, estes trs estgios da seguinte maneira:
Arquivos correntes: so aqueles em curso, ou que,
mesmo sem movimentao, constituam objeto de
consultas freqentes.
Arquivos intermedirios: so aqueles que, no sendo
de uso corrente nos rgos produtores, por razes de
interesse administrativo, aguardam a sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
Arquivos permanentes: conjuntos de documentos de
valor histrico, probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
d)
Entidades
mantenedoras: Conforme
caractersticas
da
entidade
acumuladora
documentos, estes podem ser divididos em:

as
de

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira

servir administrao da entidade que o produziu; a
segunda servir de base para o conhecimento da
histria desta entidade.

Arquivos pblicos: so aqueles produzidos por

instituies pblicas nas esferas federal,estadual e
municipal. Tambm so considerados pblicos os
arquivos acumulados por empresas privadas
encarregadas da gesto de servios pblicos.

Eles so utilizados, num primeiro instante, para o

cumprimento das atividades administrativas da
instituio que o produziu, e constituem, com o
decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu
passado e a sua evoluo.

Arquivos privados: so aqueles produzidos ou

recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em
decorrncia de suas atividades. (lei n 8.159/1991, art.
11). Ex.: arquivos comerciais, institucionais, pessoais.
Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os
comerciais e os institucionais tambm podem ser
chamados
de
arquivos
privados.

Observao: Tomar cuidado com a diferena de

classificao dos documentos de arquivo visto no
assunto classificao, codificao e catalogao de
papeis e documentos que apesar da semelhana a
classificao dos documentos de arquivo tambm
podem ser: Quanto ao gnero (textuais, filmogrficos
etc), natureza do documento (ostensivo e sigiloso),
especie do documento (ata, memorando, oficio),
tipologia do documento ( ata de reunio, certido de
casamento, declarao de tal coisa).

Teoria das Trs Idades

Fundamentada na diviso do ciclo de vida dos

documentos em trs fases distintas, conformeos
valores documentais e a freqncia de uso para a
instituio produtora.

Protocolo

Os documentos da fase corrente apresentam grande

potencial de tramitao dentro das reas e setores da
instituio; para que esta documentao no se perca,
necessrio exercer o controle de sua movimentao
por meio de instrumentos prprios que garantam sua
localizao e segurana.
Bem, como j vimos para alcanar estas finalidades, o
protocolo executa as seguintes atividades:
1 Recebimento: inclui a atividade de receber os
documentos e efetuar a separao em duas
categorias: oficial, que trata de matria de interesse
institucional e particular, que trata de contedo de
interesse pessoal. Os documentos oficiais so
divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de
natureza ostensiva devero ser abertos e analisados.
No momento da anlise, dever ser verificada a
existncia de outros registros relacionados ao
documento recebido, para se fazer a devida
referncia. Os documentos de natureza sigilosa e
aqueles de natureza particular devero ser
encaminhados
diretamente
aos
respectivos
destinatrios.
2 Registro: os documentos recebidos pelo
protocolo so registrados em formulrios ou em
sistemas eletrnicos, nos quais sero descritos os
dados referentes ao seu nmero, nome do remetente,
data e assunto, espcie, entre outros elementos.

Valores Documentais
O ciclo vital dos documentos agrega dois valores
distintos para promover a avaliao documental: o
valor primrio ou administrativo, presente na primeira
e na segunda idade, que deve ser temporariamente
preservado por razes administrativas, legais ou
fiscais; e o valor secundrio ou histrico, presente na
terceira idade, que diz respeito ao uso dos
documentos para outros fins que no aqueles para os
quais foram criados. O valor secundrio deve ser
preservado de maneira definitiva pela instituio ele se
divide em probatrio (quando comprova a existncia, o
funcionamento e as aes da instituio) ou
informativo (quando contm informaes essenciais
sobre matrias com que a organizao lida, para fins
de estudo ou pesquisa).

Arquivos Correntes

Os documentos da fase corrente possuem grande

potencial de uso para a instituio produtora, e so
utilizados para o cumprimento de suas atividades
administrativas, como a tomada de decises,
avaliao de processos, controle das tarefas e etc. As
principais atividades desempenhadas nesta fase so:
protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo,
consulta e destinao.

3 Autuao: aps o registro, os documentos so

numerados (autuados) conforme sua ordem de
chegada ao arquivo. A palavra autuao tambm
significa a criao de processo.
4 Classificao: anlise e identificao do
contedo de documentos, seleo da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados, podendo
atribuir a eles cdigos. Esta tarefa executada com o
auxlio do plano de classificao, caso a instituio
possua esse instrumento.
5 Movimentao (expedio/distribuio):
consiste na entrega dos documentos aos respectivos
destinatrios. A distribuio a remessa dos
documentos aos setores de trabalho, enquanto que a
expedio consiste na remessa externa desses
documentos.
6 Controle da tramitao: so as operaes
destinadas a registrar a localizao do documento
dentro da instituio. Tal controle pode ser executado
por meio de cadernos de protocolo ou por meio de
sistemas eletrnicos, estes garantem maior segurana
e agilidade ao processo de controle de tramitao.

Arquivamento de Documentos

O arquivamento consiste na guarda dos documentos

em lugares prprios, como caixas e pastas, de acordo
com um mtodo de ordenao previamente
estabelecido, e na guarda destas embalagens (caixas
e pastas) em mobilirios especficos, como estantes e
arquivos de ao. Para que os arquivos se tornem

acessveis necessrio que eles sejam corretamente

arquivados de maneira a agilizar sua recuperao.
Antes do arquivamento, os documentos devem ser
devidamente classificados de acordo com a funo ou
atividade a que se referem; esta tarefa executada
com o auxlio do plano de classificao.

Plano de classificao

Instrumento que reflete as funes/atividades da

empresa que deram origem aos documentos, ele
serve para orientar a operao de arquivamento e
recuperao da informao. O plano tem a finalidade
de classificar todo e qualquer documento produzido ou
recebido pela instituio no exerccio de suas
atividades. A classificao por assuntos utilizada
com o objetivo de agrupar os documentos sob um
mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao
e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas ao
processamento tcnico da informao. Para ilustrar
este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano
de Classificao utilizado pelo Poder Executivo
Federal.
Modelo de Plano de Classificao
000 ADMINISTRAO GERAL
001

MODERNIZAO
ADMINISTRATIVA.

REFORMA

010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

012 COMUNICAO SOCIAL
034 MOVIMENTAO DE MATERIAL

Operaes de Arquivamento

Tendo em vista a importncia de se guardar

corretamente os documentos de arquivo, visando a
sua localizao, faz-se necessria a adoo das
seguintes
operaes
de
arquivamento:
inspeo: exame do documento para verificar a
existncia de despacho que indique se o
ele
seguir
para
o
arquivamento.
estudo: leitura do documento para verificar a
entrada que ser atribuda, a existncia de
outros documentos que tratam de matria semelhante.
classificao: anlise e identificao do contedo
de
documentos,
seleo
da
categoria
de
assunto
sob
a
qual
sejam
recuperados.
codificao: insero de cdigos nos documentos
de acordo com o mtodo de arquivamento
adotado:
letras,
nmeros,
cores.
ordenao: a disposio dos documentos de
acordo com a classificao e a codificao
dadas. Para facilitar a ordenao os documentos
podem
ser
dispostos
em
pilhas
ou
escaninhos.
guarda de documentos: a colocao do
documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou
estante.

Mtodos de Arquivamento

Para que os documentos de arquivo estejam

acessveis necessrio que eles sejam bem
ordenados e arquivados. O arquivamento feito por
meio de mtodos especficos que
chamamos de mtodos de arquivamento. A escolha
mais adequada do mtodo de arquivamento depende
da natureza dos documentos
a serem arquivados e da estrutura da organizao
acumuladora. A instituio adotar quantos
forem necessrios para bem organizar seus
documentos.
a) Metodo de arquivamento padronizado
variadex: utiliza a combinao de cores e letras para
o arquivamento dos documentos. Cada sequncia de
letras recebe uma cor especfica.
Exemplos: sequncia a,b,c,d,e............. prata
sequncia f,g,h,i,j....................... ouro
b) mtodos bsicos: dividem-se em alfabtico,
geogrfico, numrico e ideogrfico.
alfabtico: utiliza o nome como elemento principal
de busca. A ordenao dos nomes feita de acordo
com as regras de alfabetao.
geogrfico: utiliza o local ou a procedncia do
documento como elemento principal de busca. O
mtodo geogrfico organiza os documentos conforme
dois seguintes critrios: por estado, pas ou cidade.
alfabtico: utiliza o nome como elemento principal
de busca. A ordenao dos nomes feita de acordo
com as regras de alfabetao.
numrico: utiliza nmeros para a recuperao da
informao.
Divide-se em simples, cronolgico e dgito-terminal
Simples: os documentos recebem um nmero de
acordo com a sua ordem de entrada ou registro no
arquivo, sem qualquer preocupao com a ordem
alfabtica.
Cronolgico: utiliza nmero e data como forma de
localizao da informao.
Dgito-terminal: os documentos so arquivados
conforme uma seqncia numrica composta de seis
dgitos que so divididos em trs pares. A leitura da
sequncia se d da direita para a esquerda. Ex.: o
nmero 170482 ser divido em trs pares que sero
lidos da direita para esquerda, sendo 82 o primeiro
par, 04 o segundo e 17 o terceiro.
ideogrfico: distribui os documentos conforme os
assuntos a que eles se referem. Divide0se
em:
alfabtico: os assuntos so divididos conforme a
ordenao dicionria e a ordenao
enciclopdica.

Com base na anlise cuidadosa das atividades da

instituio, aliada observao de como os
documentos so solicitados ao arquivo,
possvel definir-se o mtodo principal a ser adotado e
quais os seus mtodos auxiliares.
Em cada caso pode-se organizar os Arquivos em:
a) Ordem Alfabtica
b) Ordem Geogrfica
numrico: os assuntos recebem nmeros
especficos. Divide-se em decimal, duplex e unitermo.

c) Ordem Numrica
d) Ordem Ideogrfica (de assunto)
Essas duas classes pertencem a dois grandes
sistemas: direto e indireto.
Sistema direto aquele em que a busca realizada
diretamente no local onde esto guardados os
documentos.
Sistema indireto aquele em que, para se"ter acesso
aos documentos guardados, primeiro tm se de
consultar um ndice ou cdigo.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO