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Aclarando conceptos sobre Costos Estndar

Por: CPC. Dr. Pedro Estuardo Ramos Castillo (*).
Los empresarios de Per y de Latinoamrica en general, tienen un enorme inters
por contar con informacin de costos para tomar decisiones, sin embargo en los
encuentros con Gerentes de las ms importantes industrias, hemos observado que
debido a la influencia de muchos estudiosos del tema, no tienen claro con qu
quieren contar.
Se ha difundido de manera equivocada que para que los costos de produccin
de bienes y servicios, sean buenos, debe disponerse de ellos en lnea, y que todo
lo dems es innecesario. Por otro lado, como la contabilidad no puede reportar
costos de produccin en lnea, consideran que sta es deficiente e intil, que
slo sirve para formular estados financieros que llegan demasiado tarde y que
finalmente se utilizan para calcular el pago de impuestos.
Bajo esta premisa, en consecuencia, la contabilidad de costos reales no tendra
mayor validez para tomar decisiones porque la informacin es extempornea y
por lo tanto, innecesaria; es ms, si no fuera porque es obligatoria, podramos
prescindir de la contabilidad y nadie se percatara de ello, pues no se utiliza para
la gestin.
Este criterio es respaldado por las grandes empresas propietarias de software
integrado o ERP (Enterprise Resource Planning) que segn ellos manejan Costos
de produccin en lnea, que es lo ms avanzado en determinacin de costos,
permitiendo corregir las deficiencias durante el proceso y tomar las mejores
decisiones para la fijacin de precios. Adems mantiene la contabilidad al da y
obtiene balances diarios. Sin embargo, eso no es cierto, por lo menos en las
muchas empresas que hemos conocido, que no manejan estados financieros
diarios, ni la contabilidad diaria, ni los costos en lnea.
Qu es contar con informacin de costos en lnea?
Significa valorizar la produccin de bienes y/o servicios de cada da, con algunos
datos reales (consumo de materias primas) y otros estimados o calculados (mano
de obra y gastos indirectos de fabricacin), lo que da como resultado una
informacin aproximada e interesante en la medida que es un anticipo de la
realidad (esto se llama en verdad, contabilidad de costos estndar), pero que no
puede considerarse como algo definitivo e inamovible.
Lamentablemente nadie le informa a la Gerencia la necesidad de comparar la
informacin anticipada, con la informacin real y definitiva, al cierre de cada
perodo contable y analizar las diferencias en sus ms mnimos detalles, pues el
objetivo es descubrir las razones de las deficiencias y por lo tanto, del incremento
de los costos.

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No puede tratarse simplemente de una comparacin de cifras globales, con el
propsito de cuadrar la contabilidad, sino de facilitar la toma de decisiones.
Es suficiente la informacin de costos en lnea?
No es suficiente la informacin de costos estndar, pero eso es lo que nadie dice,
ms bien, es abundante la informacin acerca de las grandes deficiencias de la
contabilidad de costos reales al presentar informacin demasiado tarde.
Tambin se afirma que las diferencias entre la suma de los costos de produccin
unitarios obtenidos en lnea y los costos reales totales, no son relevantes, y que
para efectos de la contabilidad se deben ajustar mediante la eleccin de un cost
driver o impulsor de costos, que reparta razonablemente esas diferencias.
El hecho que las diferencias totales algunas veces no sean significativas, no quiere
decir que no sean relevantes, por dos razones muy precisas:
a) Porque las diferencias que generan unos productos se pueden compensar
con las de otros, y por ello, no notarse las deficiencias de clculo o de
gestin.
b) Porque las diferencias nunca sern previsibles, algunos meses pueden
resultar irrelevantes y otras muy significativas.
Si la diferencia global al finalizar el mes, no se puede comparar producto por
producto y analizar las razones de cada diferencia, no ser posible mejorar el
clculo detallado para contar con mejor informacin en lnea.
Comentarios sobre las condiciones de trabajo en la actualidad
Debemos dejar claro, que:
1) La informacin de costos en lnea, luego de la implantacin de los ERP,
nunca se utiliza para tomar decisiones, pues en los muchos casos que
hemos analizado directamente, no se obtienen en lnea.
2) Estos sistemas lo que utilizan es un sistema de contabilidad de costos
estndar, que valoriza la produccin terminada de acuerdo a un
presupuesto. Su propsito es estrictamente el de poder contar con
informacin al da, sin importar mucho que sirva para tomar decisiones o
para analizar las diferencias al cierre del mes.
3) Para llevar la informacin de costos presupuestados en lnea, no es
necesario involucrar a la contabilidad de costos con un sistema de
contabilidad de costos estndar, que fue una solucin imperfecta de la
contabilidad general, hace ms de cincuenta aos, debido a la
necesidad de determinar costos unitarios al cierre mensual.

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4) La contabilidad de costos estndar aparece cuando no existan
computadores, ni siquiera mquinas de sumar. Ante la imposibilidad de
efectuar la enorme cantidad de clculos, distribuciones y acumulaciones
que exige la contabilidad de costos, se opt por presupuestar los costos de
cada producto, valorizar la produccin del mes con dichos presupuestos y
ajustar las diferencias determinadas con los costos acumulados por la
contabilidad general, sobre la base de los presupuestos. Todo esto sin
ningn criterio tcnico ni razonable, slo porque era la nica posibilidad
hace ms de 50 aos.
5) Por supuesto, que aparte de los atributos de poder obtener estados
financieros en plazos razonables, se deca que poda compararse con los
costos reales, pero era evidente que no existan costos reales de detalle.
6) Un ejemplo prctico de aquellos tiempos y la necesidad de adecuarse a
dicha realidad es el procedimiento al que se recurra para determinar el
costo de ventas, que era la ecuacin contable: Inventario inicial, ms
compras, menos Inventario final.
7) Esta ecuacin significaba que lo que no haba en el Almacn al cierre del
perodo, se haba vendido. Este procedimiento se generaliz pero debera
utilizarse slo en empresas donde se desconoca lo vendido, como era el
caso de los Super Mercados, pues en sus documentos de venta, no
quedaba constancia del detalle de los artculos vendidos. Esto no debera
aceptarse en las actuales condiciones de registro.
8) Debemos considerar que en los actuales momentos las empresas disponen
de equipos de computacin de ltima generacin, que con buenos
programas ya no necesitan recurrir a soluciones como las mencionadas,
pues es posible obtener costos al cierre del mes en forma oportuna y
formular sus estados financieros sin mayores dificultades. Igual sucede con
la determinacin del costo de ventas en los Super Mercados porque hoy
disponen exactamente, de la informacin de lo vendido.
Cul es el error en la concepcin de solucin al problema de la necesidad de
contar con informacin de costos en lnea?
Nuestra opinin es que existen dos (2) criterios que unidos dan como resultado el
que actualmente las empresas no cuenten con informacin de costos oportuna,
correcta y confiable para tomar decisiones, dichos criterios son:
a) Asumir que la informacin de costos en lnea, se obtiene aplicando la
contabilidad de costos estndar, es decir, incorporando los presupuestos a
la contabilidad general.
b) Asegurar que la contabilidad de costos reales es innecesaria, es decir, que
invalida la necesidad de efectuar un eficiente control presupuestal, que

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permitira precisamente tomar medidas correctivas por las deficiencias de
la formulacin presupuestal o de la gestin.
Comentarios sobre la eleccin de los costos estndar
Nuestra opinin, respaldada absolutamente por la realidad, es que estructurar y
desarrollar un software de contabilidad de costos que se pueda implantar en
cualquier empresa industrial y/o de servicios es sumamente complejo, porque
cada empresa es muy diferente en sus procesos de produccin y en sus controles
internos.
Por tal razn ningn ERP puede disponer de un sistema de contabilidad de costos
reales para personalizar e implantar con tanta velocidad como se supone se
logra con los dems mdulos.
Otra prueba de la dificultad est en que la demanda de los empresarios de
contar con software para determinar costos reales es creciente y sin embargo no
hay oferta en el mercado; cuando lo normal es que si aumenta la demanda,
inmediatamente se incremente la oferta.
En conclusin, los costos estndar vienen incluidos en los ERP como si fueran la
nica solucin, porque es relativamente fcil contar con ello. Cuando la empresa
solicita costos reales, el compromiso es a futuro, o se propone hacerlo a la
medida, o se afirma que resultar muy caro, y finalmente se aduce que no es
necesario.
Dado que en algunos casos las ms importantes empresas proveedoras de
software desisten de emprender, a pesar de la solicitud de sus clientes, un
proyecto de sistema de contabilidad de costos reales, conocemos que estas
empresas inician el proyecto por cuenta propia con pocas posibilidades de xito.
En este caso no se trata slo de contratar ingenieros de sistemas con mucha
experiencia en diseo y desarrollo de software, pues a ello debe agregarse la
experiencia y conocimientos invalorables de un experto en contabilidad de
costos, que no abundan sino ms bien escasean.
Este profesional es el nico capaz de dirigir el proyecto, convirtiendo los controles
internos de cada proceso de produccin en un sistema, primero conceptual y
luego detallado, para que sea el plano que seguirn al pie de la letra los
ingenieros de sistemas.
Recomendaciones
1.- Todas las empresas industriales y de servicios, deben contar con presupuestos
de costos de cada producto, suficientemente analizados, considerando las
materias primas, envases y otros materiales, as como los costos que utilizan en
cada proceso (mano de obra y costos indirectos de fabricacin). Para lograrlo,

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cada proceso contar, a su vez, con un presupuesto detallado de los costos en
que incurre para sus operaciones.
2.- El sistema de produccin debe utilizar estos presupuestos para controlar desde
el inicio hasta el final de la etapa productiva de cada bien, orden o lote. Este
sistema, durante cada proceso, podr determinar las diferencias por los insumos
consumidos o por los tiempos y movimientos realizados en su transformacin. Esto
significa control de costos en lnea. No existe ninguna razn para que se vincule
directamente con la contabilidad.
3.- Establecer sistemas de contabilidad de costos reales en las empresas para
estar en condiciones de controlar los presupuestos en forma detallada y tomar
medidas correctivas para mejorar los presupuestos o la gestin. Por supuesto,
deben contar con verdaderos expertos en contabilidad de costos.
CPC. Dr. Pedro Estuardo Ramos Castillo

Estuardo Ramos S.A.C.

Gerente General
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