220-21510

Asunto:

El Derecho de inspeccin, la auditora externa y los secretos industriales (empresariales).

Acuso recibo de su escrito radicado en esta entidad el da 23 de abril de 2001 con el No. 499.873-0, en el cual
solicita se le absuelvan unos interrogantes relacionados con el derecho de inspeccin, la auditora externa y
los criterios para determinar los secretos industriales y los documentos sometidos a reserva.
Para darle respuesta a sus inquietudes este despacho se permitir hacer las siguientes precisiones y consideraciones de
orden jurdico, advirtiendo que se han agrupado temticamente para una mejor comprensin del asunto consultado.
1-

Cul es la diferencia entre el derecho de inspeccin de que trata el artculo 48 de la Ley 222 de 1995 y la auditora
externa de que tratan el artculo 2 y artculo 13 literal a) de la Ley 43 de 1990?

2-

Con base en el artculo 48 de la Ley 222 de 1995, un socio de una sociedad de responsabilidad limitada, a ttulo personal,
puede ejecutar contratar una auditora externa?

Lo primero que resulta conveniente precisar es que el derecho de inspeccin es un concepto eminentemente jurdico
societario, mientras que la auditora externa es un concepto contable. En ese sentido, si bien eventualmente guardan alguna
relacin de complementacin en cuanto a su ejercicio, difieren sustancialmente respecto de su previsin legal.
En efecto, ha manifestado esta entidad que el derecho de inspeccin es un derecho inherente a la calidad de socio, el cual
se encuentra consagrado de manera expresa en los artculos 369 y 447 de la legislacin mercantil y el artculo 48 de la Ley
222 de 1995, el cual consiste en la facultad de que disponen todos los asociados de una compaa de examinar, directamente
o mediante persona delegada para tal fin, los libros y los comprobantes de la sociedad, con el fin de enterarse de la situacin
administrativa y financiera de la compaa en la cual realizaron sus aportes .1
En las sociedades comerciales, el derecho de inspeccin o de fiscalizacin individual, pertenece a la categora de los
inderogables; se trata de un derecho esencial del asociado pero no por ello se puede afirmar que tiene carcter absoluto
frente a la compaa, pues los artculos 369, 379 numeral 4, 422 y 447 del Cdigo de Comercio y 48 de la Ley 222 de 1995
le sealan limitaciones temporales y de contenido.
Con anterioridad a la expedicin de la Ley 222 de 1995, el ejercicio del derecho de inspeccin fue objeto de
controversia doctrinal y de interpretacin legal, en cuanto a sus alcances y limitaciones, pero el artculo 48 de
la citada Ley determin sus lmites respecto a la materia misma sobre la cual se ejerce dicha facultad,
restringiendo el acceso de los asociados en general a los documentos que contengan informacin sobre
secretos industriales (empresariales), as como aquellos que de ser divulgados puedan ser utilizados en
detrimento de la sociedad.
De otra parte, en tratndose de sociedades de responsabilidad limitada, los socios estn facultados para ejercer en cualquier
tiempo, por s o por medio de un representante, el derecho de inspeccionar la contabilidad de la compaa, los libros de
registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compaa.
Como se trata de una labor de fiscalizacin con finalidades puramente informativas, los socios no estn facultados para hacer
anotaciones de ninguna clase sobre los documentos facilitados ni para conocer y mucho menos difundir la informacin
amparada con reserva documental, como los secretos tcnicos, industriales o de poltica comercial ni entorpecer la marcha
administrativa de la gerencia.
Sobre este particular se ha pronunciado la entidad en los siguientes trminos:
El artculo 369 nombrado, consagra el derecho comentado sin restriccin alguna, por lo menos en lo que a tres aspectos se
refiere:
a- En cuanto el tiempo, en razn a que puede ser ejercido en cualquier poca o momento, no estando circunscrito a ningn
perodo o lapso determinado, como ocurre en el caso de las sociedades annimas.
b-

En lo referente a la materia, pues el mencionado derecho recae o se pude ejercer mediante el examen de la contabilidad
de la sociedad, de los libros de registro de socios y de actas y en general de todos los documentos de la compaa, y

c-

En relacin con la forma, ya que puede ser ejercido directamente por el socio o por conducto del representante que l
libremente designe. 1

Lo anterior significa que bajo ninguna circunstancia el derecho de inspeccin de que gozan los asociados en las sociedades
de responsabilidad limitada puede ser objeto de limitaciones distintas a las que impone la misma ley, ni mucho menos
desconocido o vulnerado, ni siquiera mediante estipulaciones estatutarias.

Ahora bien, en lo que respecta a las normas de auditora generalmente aceptadas, la Ley 43 de 1990, si bien no trae una
definicin del concepto auditora externa , su artculo 7 dispone que aquellas son las que se relacionan con las cualidades
profesionales del contador pblico, con el empleo de su buen juicio en la ejecucin de su examen y en su informe referente
al mismo.
En conclusin, se trata de un trabajo tcnicamente elaborado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estn
habilitadas legalmente para ejercer la Contadura Pblica en Colombia, con base en evidencia vlida y suficiente, por medio
de anlisis, inspeccin, observacin, interrogacin, confirmacin y otros procedimientos de auditora, con el propsito de
allegar bases razonables para el otorgamiento de una opinin sobre los estados financieros sujetos a revisin.
En ese orden de ideas resulta desacertado pretender realizar una comparacin o asimilacin conceptual entre ambas figuras,
como quiera que la primera de ellas tiene la connotacin de DERECHO, mientras la segunda es una herramienta para
establecer, conforme a las previsiones legales, la realidad financiera, administrativa y contable de la sociedad.
Si bien desprevenidamente podra pensarse que en ejercicio del derecho de inspeccin cualquier socio estara facultado para
contratar la ejecucin de una auditora externa para enterarse de la situacin administrativa y financiera de la compaa en
la cual realizaron sus aportes , para este despacho resulta absolutamente claro que ello es improcedente, como quiera que
la finalidad y los escenarios en que pueden y deben darse difieren sustancialmente.
En efecto, el derecho de inspeccin o de fiscalizacin individual tiene una finalidad esencialmente informativa
para el socio, mientras que por medio de una auditora interna se persigue la obtencin de una opinin
calificada por parte de un especialista, atendiendo a sus calidades profesionales y a criterios y procedimientos
sealados en la ley, cuya prctica compete directamente al mximo rgano social ordenarla, ya sea por su
propia iniciativa o en atencin a la solicitud motivada de algn o algunos socios, pues, la eventual contratacin
y ejecucin de una auditora externa por parte de un socio, justificada en el derecho de inspeccin que le
asiste, desborda los lmites y alcances previstos en la ley para su ejercicio.
Mientras el derecho de inspeccin apunta a satisfacer un inters individual de informacin, la auditora externa
se dirige al cumplimiento de un inters colectivo por contar con una opinin tcnica sobre los estados
financieros.
3-

El representante legal de una sociedad, qu criterios debe observar para clasificar o calificar como secretos industriales,
ciertas actividades o documentos de una sociedad? Cmo establece que determinados documentos de ser consultados
por los socios pueden causar un detrimento a la sociedad? (Art. 48 Ley 222 de 1995).

Sobre este particular punto nos permitimos remitirlo a lo establecido en la Decisin 486 de Diciembre de 2000 de la Comisin
de la Comunidad Andina, modificatoria de la Decisin 344 de la Comisin del Acuerdo de Cartagena, relativa al Rgimen
Comn sobre la Propiedad Industrial, en cuyo artculo 260 se establece:
De los Secretos Empresariales
Artculo 260.- Se considerar como secreto empresarial cualquier informacin no divulgada
que una persona natural o jurdica legtimamente posea, que pueda usarse en alguna
actividad productiva, industrial o comercial, y que sea susceptible de transmitirse a un
tercero, en la medida que dicha informacin sea:
a) secreta, en el sentido que como conjunto y en la configuracin y reunin precisa de sus
componentes, no sea generalmente conocida ni fcilmente accesible por quienes se
encuentran en los crculos que normalmente manejan la informacin respectiva,
b) tenga un valor comercial por ser secreta; y
c) haya sido objeto de medidas razonables tomadas por su legtimo poseedor para
mantenerla secreta.
La informacin de un secreto empresarial podr ser referida a la naturaleza, caractersticas
o finalidades de los productos; a los mtodos o procesos de produccin; o, a los medios o
formas de distribucin o comercializacin de productos o prestacin de servicios .
No sobra manifestarle que la Decisin 486 sustituy el concepto de SECRETOS INDUSTRIALES utilizado en la Decisin 344
por el de SECRETOS EMPRESARIALES, lo que a nuestro juicio resulta en todo acertado, teniendo en cuenta el objeto de
regulacin y proteccin.
En el referida Decisin podr encontrar, adems de los criterios definitorios de los secretos empresariales, la regulacin
relativa a su proteccin.

4-

Qu sanciones se pueden pedir para un socio, que por imprudencia en el derecho de inspeccin le cause un mal
econmico o de prestigio a la sociedad?

Conforme a lo establecido en el artculo 358 del Cdigo de Comercio, en las sociedades de responsabilidad limitada, la
administracin de los negocios sociales corresponde a todos y cada uno de los socios, la cual podr ser delegada por el
mximo rgano social en un gerente. Luego, cuando quiera que quien cause el detrimento patrimonial a la sociedad en las
condiciones anotadas sea, adems de socio administrador, los dems podrn ejercer la accin social de responsabilidad de
que trata el artculo 25 de la Ley 222 de 1995, en los trminos all previstos.
Si quien causa el perjuicio econmico no es administrador, podr acudirse a la justicia ordinaria para que sean declarados,
tasados y resarcidos los respectivos perjuicios.
En los anteriores trminos damos respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que el alcance del presente
pronunciamiento es el contemplado en el artculo 25 del Cdigo Contencioso Administrativo.

Oficio 220-81029 de agosto 31 de 1999, en Doctrinas y Conceptos Jurdicos, Superintendencia de Sociedades 2000,
pg. 200.
1 Oficio SL-34509 de agosto 24 de 1988, en Doctrinas y Conceptos Jurdicos, Superintendencia de Sociedades, 1995,
pg. 175
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