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)
Sede Horqueta
Facultad de Ciencias Empresariales
ADMINISTRACIN III
Encargada de Ctedra:
Lic. Mirian Ozuna de Almirn
Responsables:
Mendoza, Leonardo
Silva, Susana
Introduccin
Las personas no viven aisladas ni son autosuficientes, pues se relacionan
continuamente con otras personas o con sus ambientes mediante la comunicacin.
La comunicacin implica transferencia de informacin y significado de una persona
a otra. Es la manera de relacionarse con otras personas a travs de datos, ideas,
pensamientos y valores.
Es la manera de relacionarse con otras personas a travs de datos, ideas,
pensamientos y valores. La comunicacin une a las personas para compartir
sentimientos y conocimientos. Una comunicacin implica transacciones entre las
personas.
Las organizaciones no pueden existir ni operar sin comunicacin, puesto que
sta es la red que integra y coordina todas sus dependencias.
En este interesante trabajo, ofrecemos algunas pautas que nos ayudarn a
entender como funciona y como debe optimizar este recurso tan imprescindible en
el mundo actual de las empresas.
Esperamos que cada uno de los compaeros preste la debida atencin para
obtener un mejor conocimiento.
Tabla de Contenido
CONCEPTO
PROCESO DE COMUNICACIN.
TIPOS
COMUNICACIN EN LA EMPRESA.
MTODOS DE COMUNICACIN:
INTERFERENCIAS.
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN.
SU PAPEL EN EL CLIMA DE TRABAJO.
DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN PROGRAMA DE
COMUNICACIN.
LA EJECUCIN DEL TRABAJO.
PERSONALIDAD: ENFOQUES.
EL COMPORTAMIENTO NEURTICO EN EL TRABAJO.
ACTITUDES HACIA EL TRABAJO.
MOTIVACIN.
TEORAS.
INVESTIGACIN MOTIVACIONAL.
INCENTIVOS.
TIPOS Y EFECTOS.
Comunicacin
CONCEPTO
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PROCESO DE COMUNICACIN.
(Mensaje fuente codificacin canal decodificacin)
Antes que la comunicacin pueda darse, debe existir un propsito, expresado
como un mensaje a transmitir, que pasa entre una fuente (el emisor) y un receptor.
El mensaje se convierte a forma simblica (codificacin) y pasa a travs de algn
medio (canal) al receptor, quien vuelve a traducir el mensaje del emisor,
decodificacin.
El resultado es la transferencia de significados de una persona a otra.
Fuente de
Informacin
Emiso
r
Canal
Seal
Enviada
Receptor
Destino
Seal
Recibida
Interferencia
TIPOS
Tcnicas
Espacio o distancia
Fallas mecnicas
Fallas elctricas
Semnticas
Interpretacin de palabras
Decodificacin de gestos
Traslaciones de lenguaje
Humanas
Variaciones de percepcin
Diferencias de sensibilidad
Variables de personalidad
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Vacos de tiempo
Interferencias fsicas
Discrepancias de competencia
Lmite sensorial
COMUNICACIN EN LA EMPRESA.
En la actualidad, la informacin organizacional debe fluir con mayor rapidez.
Incluso una breve suspensin en una lnea de produccin de rpido movimiento
puede resultar muy costosa en trminos de ndices de produccin. Por consiguiente
es esencial que los problemas de produccin se comuniquen rpidamente para
tomar las medidas correctivas correspondientes. Otro elemento importante es la
cantidad de informacin, que ha crecido considerablemente durante el transcurso
de los aos, lo que con frecuencia ocasiona una sobrecarga de informacin.
Normalmente no se necesita ms informacin, sino informacin pertinente. Es
necesario determinar qu clase de informacin necesita el administrador para tomar
decisiones eficaces. Para obtener esta informacin con frecuencia debe recabar
datos de superiores y subordinados y tambin de otros departamentos y miembros
de la organizacin.
Flujo de la comunicacin.
En una organizacin eficaz la comunicacin fluye en varias direcciones en forma
descendente y ascendente. Tradicionalmente la comunicacin descendente se ha
considerado la ms importante, pero existe amplia evidencia de que si la
comunicacin slo fluye de arriba hacia abajo surgirn problemas. De hecho, se
podra argumentar que la comunicacin eficaz debe iniciarse en el subordinado, lo
cual significa comunicacin principalmente ascendente.
Comunicacin descendente.
Comunicacin ascendente.
MTODOS DE COMUNICACIN:
Oral
Escrita
No Verbal
Medios electrnicos.
INTERFERENCIAS.
Probablemente no sea sorpresa alguna que los administradores citen con
frecuencia las fallas en la comunicacin como uno de sus problemas ms
importantes. Sin embargo, a menudo los problemas de comunicacin son sntomas
de problemas ms profundamente enraizados. Por ejemplo, una planeacin
deficiente puede ser la causa de incertidumbre sobre la direccin de la empresa.
Pueden existir barreras en el emisor, en la transmisin del mensaje, en el
receptor o en la retroalimentacin. A continuacin se estudian las barreras
especficas a la comunicacin.
Falta de planeacin.
Pocas veces la buena comunicacin es resultado de la casualidad. Con
demasiada frecuencia las personas comienzan a hablar y escribir sin pensar, planear
y definir en primer lugar el propsito del mensaje. An as, explicar las razones por
las que se da una orden, seleccionar el canal ms apropiado y escoger el momento
adecuado, puede mejorar mucho la comprensin y reducir la resistencia al cambio.
Suposiciones no aclaradas.
Existen suposiciones no comunicadas que fundamentan los mensajes pero que
con frecuencia se pasan por alto a pesar de su importancia. Un cliente puede enviar
una nota a un proveedor avisndole de que visitar su planta. En ese momento l
supone que el proveedor lo esperar en el aeropuerto, le reservar una habitacin
en un hotel, har los arreglos para su traslado y preparar un estudio completo del
programa en la planta. Sin embargo, el proveedor puede suponer que el motivo
principal de la visita del cliente a la ciudad es asistir a una boda y que aprovechar
esa oportunidad para hacer una visita de rutina a la planta. Estas suposiciones no
aclaradas en ambos casos pueden provocar confusin y deterioro de las buenas
relaciones.
Distorsin semntica.
Otra barrera a la comunicacin eficaz es la distorsin semntica, que puede ser
deliberada o accidental. Un anuncio que diga Vendemos por menos es
deliberadamente ambiguo; da lugar a esta pregunta: Menos de qu? Las palabras
pueden producir diferentes respuestas. Para algunas personas la palabra gobierno
puede significar interferencia o gasto deficitario; para otras la misma palabra
implica ayuda, igualdad y justicia.
Otras barreras.
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Patrn de referencia B
Interferencia
Emisor
Motivacin
Codificacin
Percepcin
Seal
Contexto situacional
Motivacin
Decodificacin
Percepcin
Destino
Contexto situacional
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN.
La Comunicacin interpersonal constituye el rea ms importante cuando se
estudian las interacciones humanas y los mtodos de aprendizaje del cambio de
comportamiento o de la influencia en el comportamiento de las personas; es un rea
en la cual el individuo puede hacer mucho para mejorar su eficacia y en la cual se
presentan mayores conflictos y malentendidos entre dos personas, entre miembros
de un grupo, entre grupos y aun en la organizacin como sistema.
Existe una estrecha relacin entre motivacin, percepcin y comunicacin. La
comunicacin entre personas est determinada por la percepcin que tenga de si
mismas y de las dems en determinada situacin, y por la percepcin de la
importancia del momento, expresada desde el puntode vista de la motivacin
(objetivos, necesidades, defensas). La idea comunicada se relaciona ntimamente
con las percepciones y motivaciones tanto del emisor como del destinatario, en un
contexto situacional especfico.
La percepcin social no siempre es racional o consciente: La percepcin social es
el medio a travs del cual una persona se forma un idea acerca de otra, con la
esperanza de comprenderla. La empata o sensibilidad social es el medio por el cual
la persona logra desarrollar impresiones rpidas o tener una comprensin actual de
los dems. Para describir la empata, muchos autores utilizan vocablos sinnimos,
como comprensin de personas, sensibilidad social o rapidez de percepcin social.
En el fondo, la empata es un proceso de comprensin de los dems.
mismos. Si bien los gerentes de todos los niveles hacen mucho uso del medio oral,
la mayora de su comunicacin ser mediante la palabra escrita. Se emplean varios
procedimientos, pero es comn que las cartas, memorando y boletines que han sido
preparados y coordinados entre varios miembros del staff para ser distribuidos por
toda la organizacin, sean sometidos a la aprobacin o desaprobacin de la gerencia
superior. Los esfuerzos combinados de varias personas responsables de diversas
funciones en la organizacin estn representados en este tipo de comunicacin que
tiene principalmente la naturaleza de una poltica. Sin embargo, suelen incluirse
instrucciones para el cumplimiento de la poltica.
El departamento de personal, igual que otros departamentos staff, por lo general
ser el responsable de preparar las comunicaciones que sean esenciales para el
desempeo de sus funciones. Unos cuantos de los medios escritos que se relacionan
directamente con el programa de personal, sern considerados en lo que sigue.
Descripciones de trabajo y manuales de procedimientos. Uno de los
medios ms importantes de comunicacin con el empleado es la descripcin del
trabajo. Enumera en detalle los deberes que se espera que desempeen los
empleados, el equipo que usarn y otras importantes informaciones necesarias
para su xito en el Trabajo. Los manuales de procedimientos, de operacin y las
reglas y reglamentos se ponen a menudo a disponibilidad de los empleados con
objeto de que pueda alcanzarse un grado razonable de uniformidad, eficiencia y
seguridad.
Manuales. Los manuales se usan a menudo para llevar informacin de inmediato
inters al empleado. Los servicios disponibles para los empleados, las previsiones
contra enfermedades, los seguros, los planes de compra de acciones y otros
beneficios, se describen generalmente en detalle. Una discusin autorizada y
condensada de estos asuntos, no slo es valiosa para el empleado, sino que la
gerencia puede tambin llegar a la familia de los empleados a travs de este
medio, incrementando as su comprensin y apreciacin para la compaa.
Peridicos y revistas. Uno de los medios ms ampliamente usados para la
comunicacin hacia abajo en una compaa, as como para llegar a las familias de
los empleados, es el peridico o revista por lo comn referido como rgano de la
casa. Las noticias sobre los empleados y sus familiares constituyen an la
columna vertebral de muchas publicaciones internas, pero la tendencia es
transmitir informacin que sea vital para la operacin continua y eficiente de la
organizacin. Los artculos relativos a futuros cambios en los programas, de las
posibles acciones legislativas que afecten a la organizacin o a sus empleados,
las inconformidades y malas interpretaciones que puedan presentarse en relacin
con las inminentes negociaciones entre la empresa y el sindicato, la necesidad de
reestructurar las relaciones organizacionales, programas de salud y seguridad,
etc., se encuentran en muchas de las publicaciones para los empleados. De
acuerdo con Tingey, una publicacin de xito es la que informa sobre asuntos
tecnolgicos internos, sobre el ambiente social interno, sobre el ambiente externo
(sistema de libre empresa, inflacin, impuestos, productividad), y sobre la
responsabilidad y dinmica social de la organizacin.
comentarios y preguntas. Los empleados utilizan una forma especial que se enva
directamente a la oficina de relaciones internas. Cuando un individuo firma la
forma, se le enva una respuesta directamente a su hogar. Tambin se le da la
oportunidad para que indique si prefiere discutir el asunto con una persona
calificada. La IBM ha encontrado que ms del 90% de las cartas recibidas son
firmadas y que cerca del 8% piden una entrevista. Si bien este medio de
comunicacin pasa por alto al superior del individuo, asegura que los empleados
recibirn respuesta a preguntas para las cuales el superior puede no ser capaz de
encontrar respuesta.
El programa de sugestiones. El programa de sugestiones es un tipo de
comunicacin ascendente que se emplea mucho para estimular la participacin
del empleado en los aspectos ms grandes y ms importantes de las
operaciones, recompensndolo por sugestiones que puedan emplearse para
beneficio de la organizacin. Las sugestiones pueden cubrir reas tales como
mtodos y procedimientos de trabajo, diseado de equipo, dispositivos de
seguridad y otros tpicos relacionados con la efectividad de la organizacin. Para
que el programa tenga xito es esencial el apoyo de los gerentes y supervisores.
Deben reconocer la importancia de obtener nuevas ideas y esforzarse para
asegurar que los empleados no desarrollen renuencia a participar por temor al
ridculo o a caer en una mala reputacin con la gerencia. El mensaje de la
caricatura, refleja los sentimientos que en ocasiones se forman en los empleados
respecto a un programa de sugestiones.
Los supervisores debern ser instruidos en los procedimientos para ayudar a los
empleados a preparar sugestiones, puesto que tienen una familiaridad considerable
con el trabajo de los empleados y los procedimientos normales de trabajo. Los
supervisores pueden ayudar a evaluar ideas y pueden ser una fuente para
imputarlas. Puesto que la posicin relativa del supervisor se ve aumentada si est l
consciente de que una sugestin ha sido sometida, es favorable que el supervisor
reciba una copia de la sugestin en el momento en que se coloca en el buzn de
sugestiones. Muchos sistemas de sugestiones proporcionan especficamente este
procedimiento para fortalecer la comunicacin bilateral entre el supervisor y el
subordinado. El recompensar al supervisor y al empleado por las sugestiones que
sean acepadas, tambin puede aumentar el inters del supervisor y su participacin
en el programa.
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deben
darse
conocer
por
alguien
significativo
de
la
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MOTIVACIN.
Es la disposicin de emplear grandes niveles de esfuerzo para alcanzar las
metas organizacionales, condicionada por la capacidad del esfuerzo para satisfacer
alguna necesidad individual.
Esfuerzo: es una medida de intensidad o impulso. Cuando una persona est
motivada se esfuerza ms.
Necesidad: es un estado interno que ciertos resultados parezcan atractivos.
TEORAS.
Primeras Teoras Motivacionales.
La dcada de los cincuenta fue una poca fructfera para el desarrollo de los
conceptos de motivacin. Se formularon durante este perodo tres teoras
especficas:
- Teora de la Jerarqua de las necesidades.
- La Teora X e Y.
- La Teora de la Motivacin Higiene.
Teora de la Jerarqua de las Necesidades (Abraham Maslow).
-
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Teora
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Qu recompensa recibir?
INVESTIGACIN MOTIVACIONAL.
Produce el efecto de satisfaccin duradera y aumento de satisfaccin duradera y
aumento de productividad muy por encima de los niveles normales. Cuando son
ptimos elevan la satisfaccin de modo sustancial e incluyen:
-
Estmulo.
Necesidad (deseo) tensin, inconformidad.
Objetivo.
Comportamiento.
INCENTIVOS.
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Son objetivos que cuando se consiguen tienden a satisfacer las necesidades. Una
sola necesidad puede tener una serie de incentivos que la satisfacen.
Incentivo Real.
Es el que determina principalmente la conducta considerada, y en la mayor parte
de los casos ser aqul hacia el que se dirige la conducta.
Incentivo Sustituto.
Cuando no se pueden aceptar incentivos reales una persona aceptar a menudo
sustitutivos.
Hallar incentivos que sustituyen a los reales evita la frustracin, crea
oportunidades para el establecimiento de condiciones de motivacin y extiende la
satisfaccin de las necesidades a un nmero mayor de personas.
El sustitutivo tiene alguna relacin con el incentivo real y su efectividad depende
de sus propiedades para satisfacer la necesidad.
Cualquier cosa que sea un bien sustitutivo para un individuo no ser
forzosamente satisfactoria para otro.
Ej.: Un trabajador puede aceptar un aumento de sueldo en lugar de un ascenso a
capataz.
no
satisfacen
las
TIPOS Y EFECTOS.
La motivacin de los empleados para que sean ms productivos y para que
produzcan con un alto nivel de calidad requiere que se use una pluralidad de
incentivos en proporciones variables, como mejor lo estimen los gerentes. Debido a
la diferencia en los esquemas de necesidades y a su naturaleza siempre cambiante,
los incentivos que son los mejores para un grupo o para un individuo pueden no
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Dinero:
El dinero es un incentivo en extremo complejo que literalmente significa distintas
cosas para diferentes personas. Para el individuo que est en desventaja econmica
significa proveerse de alimento, abrigo y ropa. Para el acaudalado significa una
fuente de poder y prestigio. Debido a los diferentes significados que los individuos
pueden dar al dinero, no puede suponerse que un aumento en dinero dar como
resultado mayor productividad y satisfaccin en el trabajo. Sin embargo, los
sistemas de incentivos de salarios que relacionan de modo directo los salarios con la
produccin, son especialmente efectivos para estimular a sa si se formulan
estndares adecuados y el sistema es administrado con eficacia. El apoyo y la
confianza de los empleados son factores de importancia que determinan el xito de
tales sistemas. En igual forma, la participacin en las utilidades es efectiva como
incentivo para una mayor produccin y tiene efectos positivos sobre las actitudes
del empleado. En una sociedad en donde la satisfaccin de las necesidades
materiales de un individuo depende del dinero proveniente ya sea de salarios o de
otras fuentes, el poder del dinero no puede minimizarse. Gellerman afirma que la
caracterstica ms sutil y de ms importancia del dinero es su poder como smbolo.
As, el dinero puede significar lo que el individuo desee.
Seguridad:
El anhelo del individuo por la necesidad de seguridad de todo tipo fsica,
psicolgica y econmica- se ve en todas las organizaciones que tienen empleados.
Si bien la necesidad de seguridad vara entre los individuos, puede servir como un
importante incentivo que induce a muchos individuos a permanecer en una
organizacin y a alcanzar un nivel mnimo satisfactorio de desempeo. Para otra
persona, la seguridad puede proporcionarle un sentido de libertad o independencia
que lo estimula a participar ms plenamente en el puesto y a trabajar hacia el logro
de los objetivos de la negociacin. Est en posicin de ser libre de dirigir sus
energas principalmente hacia las metas de la organizacin ms que para alcanzar
su seguridad personal.
Afiliacin.
La necesidad de pertenecer a grupos y de amor constituye una de las categoras
de necesidades en la jerarqua de Maslow. En la terminologa de una organizacin se
puede considerar como afiliacin, la necesidad de unirse con otros en relaciones que
sean mutuamente satisfactorias y de apoyo. Las relaciones que se crean sobre una
base informal entre los miembros de una organizacin sirven para cubrir las
necesidades que tienen las personas de interaccin con otras sobre una base
satisfactoria y de apoyo. Aun cuando la importancia de estas relaciones no debe
minimizarse, los gerentes y supervisores deberan hacer todo lo posible para lograr
que las relaciones entre quienes interactan de mutuo acuerdo con la estructura
formal de la organizacin, sean tan atractivas como las que se crean sobre una base
informal. Si el clima de la organizacin provee para el establecimiento y de apoyo
entre sus miembros nuevos y antiguos, jvenes y viejos, hombres y mujeres- es
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Estima.
La satisfaccin de las necesidades de estima puede cumplirse mediante una
variedad de incentivos que principalmente implican prestigio y poder. Consisten en
oportunidades para ejecutar tareas que se consideran de importancia para la
organizacin y para la sociedad y en tener poder sobre personas y recursos. La
importancia que tienen los incentivos en esa categora est muy influida por los
varios grupos de la organizacin y por la sociedad. En la organizacin suelen ser
creadas oportunidades para que algunos grupos de empleados reciban recompensas
que proporcionan estima, en tanto que otros de empleados son menos favorecidos.
En forma similar, en el seno de la sociedad algunos puestos se consideren de ms
prestigio que otros, segn lo revelan los estudios de opinin.
La autoridad sobre las personas y los recursos es un fuerte incentivo para el
individuo que siente una intensa necesidad de poder. Tales individuos se esfuerzan
por alcanzar puestos de supervisin y gerenciales con el fin de satisfacer estas
necesidades. Si bien una estructura organizacional tendr un nmero limitado de
puestos directivos, se pueden proporcionar otras oportunidades para tomar parte en
funciones directrices o de poder mediante la participacin. Est reconocido que la
participacin es uno de los mejores incentivos para estimular la produccin del
empleado y para proporcionar satisfaccin en el trabajo. Adems de dar oportunidad
al empleado para que participe en juntas y conferencias, en comits o mediante el
buzn de sugestiones, puede prestarse mayor atencin a la participacin en la toma
de decisiones acerca del trabajo en s y a las condiciones bajo las cuales se
desempea dentro del grupo de trabajo. Los mtodos especficos para lograr la
participacin de los empleados de este ltimo tipo se tratarn.
Autorrealizacin.
Los incentivos para satisfacer las necesidades en esta categora general incluyen
la oportunidad para lograr una sensacin de competencia ocupacional y logro. La
competencia ocupacional se refiere a la habilidad de desempeo y al conocimiento
por parte del individuo, de lo que es capaz de hacer y no hacer. El motivo de la
competencia ocupacional se revela en los adultos como un deseo de dominio de
puesto y adelanto profesional. Su efectividad como incentivo requiere que se d al
individuo libertad para desempear sus obligaciones segn lo desee sin una
supervisin estrecha o restrictiva y que se le d la oportunidad de competir. Un
empleado puede competir contra si mismo, con otros empleados o como miembro
de un grupo en competencia con otros grupos. Al competir contra de si mismo,
como cuando un empleado trata de mejorar su propio record, el individuo puede
obtener satisfaccin y nadie pierde por no ser el ganador. La competicin entre
empleados individuales o grupos de empleados puede ser ventajosa porque
estimula una seguridad incrementada, mejores condiciones de limpieza y asistencia
mejorada, lo mismo que produccin.
La competicin entre empleados para aumentar la produccin puede ser
estimulada mediante grficas de progreso. Sin embargo, debe hacerse notar que las
grficas no deben emplearse como base para castigos o reproches; ms bien, deben
emplearse en forma positiva como base de aliento y de asistencia. Una autoridad
informa que cuando los individuos se encontraron compitiendo contra sus propios
rcords, cualquier costo que tendiera a disminuir la produccin llegaba a ser tan
importante para los trabajadores como lo era para el supervisor
Conducta Frustrada
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Tiende a un Objetivo
Conclusin
Este trabajo que hemos realizado con mucho esfuerzo y dedicacin, tiene
una importancia fundamental para todos nosotros que somos estudiantes de la
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Bibliografa
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