6.3 Aula Transcrita

6.
3 Seleo de Plataforma de BPMS
RESUMO
Aula: 6.3 Seleo de Plataforma de BPMS
Tutor: Eduardo Britto, MSc, PMP, OCEB, CDIA+
Nmero de slides: 57
Durao da Aula: 62 min
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6.3 Seleo de Plataforma de BPMS
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Ol, sejam todos bem vindos terceira aula do nosso mdulo sobre tecnologia e BPM. A aula de hoje dividida
em seis tpicos:
Inicialmente, iremos fazer uma breve introduo sobre os motivadores para o desenvolvimento de um
bom processo de Seleo de Plataformas;
Iremos, ento, apresentar uma proposta de conduo desse processo;
E em seguida iremos elencar alguns dos requisitos que costumam ser avaliados numa plataforma de
BPM;
Para ttulo de exemplificao, algumas plataformas sero pontuadas em alguns desses requisitos;
E logo aps iremos trazer alguns pontos que devem ter uma ateno especial ao longo desse processo;
Finalmente, iremos iniciar a aula de hoje com alguns conceitos-chave apresentados.
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Ento, vamos comear falando sobre o processo de escolha de uma soluo de BPM corporativa.
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A escolha de uma plataforma de BPM , hoje em dia, uma das escolhas mais difceis de fazer, por diferentes
razes. Uma delas a relativa inexperincia do mercado de TI em solues de BPM. Muitas das solues de BPM
que existem atualmente foram lanadas h pouco tempo, ou sofreram grandes atualizaes. A evoluo tcnica
dessas ferramentas ao longo dos ltimos anos foi algo muito significativo, no existindo hoje um consenso de
mercado sobre quais os requisitos obrigatrios em uma plataforma de BPM. Para completar, cada fabricante
implementa suas funcionalidades em diferentes nveis de profundidade, dificultando mais ainda a comparao
entre as ferramentas. Alm disso, a escolha de uma soluo de BPM passou a ser uma soluo corporativa, tendo
em vista que nenhuma empresa gostaria de ter dois motores de processo funcionando no seu ambiente. A
enorme quantidade de fabricantes nesse mercado faz tambm com que existam ferramentas que vo desde um
licenciamento gratuito at nas solues na casa das centenas de milhares de reais. O custo elevado de algumas
ferramentas faz com que muitas empresas tenham enormes dificuldades em justificar a compra dessas solues,
principalmente quando a adoo de processos ainda nascente dentro da organizao.
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Dessa forma, a pergunta que todos querem respondida : Qual a melhor plataforma de BPM que existe
atualmente no mercado?
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A resposta a essa pergunta no simples. Devido grande diferena de funcionalidades que so oferecidas por
cada soluo e ao nvel de aprofundamento que cada soluo implementa essas funcionalidades, podemos dizer
que no existe uma melhor ferramenta para todas as organizaes. A melhor soluo, na verdade, ir depender
das caractersticas, necessidades e objetivos de cada empresa. Portanto, para responder a essa pergunta, cada
empresa dever, antes de mais nada, olhar para si e avaliar quais requisitos obrigatrios ou desejveis para, a
partir dessa avaliao, buscar a ferramenta que melhor lhe atenda. Dessa forma, iremos apresentar ao longo da
aula de hoje como realizar o processo de avaliao de plataformas de BPM, mostrando alguns dos requisitos que
podem ser avaliados ao longo desse processo, apresentando uma breve avaliao de algumas ferramentas de
mercado e, ento, fechando a nossa aula com algumas recomendaes e pontos de ateno que devem ser
tomados ao longo desse processo.
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Ento, vamos comear falando sobre o processo de seleo de plataforma de BPM.
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Devido aos inmeros fatores envolvidos na escolha de uma plataforma de BPM, altamente desejvel que esse
processo seja tratado com uma metodologia adequada, onde estejam claras as atividades que sero executadas,
o objetivo de cada etapa e os produtos que sero gerados. Apesar de parecer, inicialmente, trabalhoso, o uso de
uma metodologia tem se mostrado em nossa experincia uma deciso slida, pois ela elimina a subjetividade,
levanta, claramente, quais so os objetivos da organizao, e minimiza eventuais quebras de expectativa ou
conflitos posteriores, dando muito mais solidez tomada de deciso.
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Mas, antes de apresentar a nossa proposta de metodologia vamos analisar o que costuma ser um tpico processo
de seleo de plataformas. Inicialmente, vemos as empresas comeando este processo atravs de uma pesquisa
documentaes disponveis da web sobre alguma das ferramentas candidatas. comum, tambm, vermos as
empresas se basearem em experincias de outras organizaes que lanaram editais ou RFTs no mercado. Aps
essa primeira avaliao as organizaes acabam buscando o maior nmero de fornecedores possveis no mercado
de modo a conhecer o que cada um deles oferece. Uma vez conhecidos todos esses fornecedores e as suas
respectivas solues, vemos muitas vezes as empresas agrupando todas as funcionalidades apresentadas por
todos os fabricantes e lanando um super edital, que tem o melhor de cada fabricante solicitado como requisito.
E, finalmente, ns acabamos vendo as empresas fazendo a escolha da ferramenta a partir do preo final, muitas
vezes deixando de avaliar outras questes fundamentais.
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Apesar de ser muito comum as empresas seguirem esses passos, eles podem levar a alguns equvocos. Vamos ver
cada um deles:
Na primeira etapa, quando as empresas buscam construir uma lista de requisitos com base na documentao e
na experincia de outras organizaes, elas correm um grande risco de abrir mo da sua individualidade. Isso
ocorre porque, atualmente, os requisitos disponibilizados por cada fabricante variam enormemente, assim como
tambm variam as necessidades de cada organizao.
Da mesma forma, ao convocar uma quantidade enorme de fornecedores para apresentarem seus produtos, a
empresa estar alocando um grande esforo de tempo e de anlise em cima de um conjunto pulverizado de
solues quando seria muito mais efetivo se ela investisse esse tempo em solues que j tivessem passado por
um filtro preliminar. Ao pedir um conjunto muito grande de funcionalidades, a organizao est correndo risco de
s deixar no processo aquelas ferramentas de custo muito elevado, sem a garantia de que elas so a sua melhor
opo.
Na seleo de ferramentas quantidade no necessariamente qualidade. muito mais importante a empresa
conhecer os seus requisitos obrigatrios e t-los bem atendidos do que ter uma soluo com um monte de
requisitos, mas que no atenda adequadamente queles mais importantes.
Finalmente, o critrio de seleo por preo tambm deve ser avaliado com muito cuidado. Ao avaliar o custo de
uma ferramenta, importante que se avalie tanto o custo total da sua aquisio, como tambm os custos
envolvidos na implementao e manuteno das solues desenvolvidas com ela. importante lembrar que a
aquisio de uma plataforma de BPM apenas o primeiro passo para atender as necessidades da organizao. A
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plataforma, por si s, apenas uma ferramenta de trabalho, para a empresa ter os seus processos atendidos ela
precisa ainda utilizar essa ferramenta para construir os modelos e os sistemas necessrios.
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Dessa forma, gostaramos de apresentar uma proposta de metodologia composta por sete fases. Essa proposta
foi montada tendo como objetivos principais dar tranqilidade para a organizao de que est fazendo uma
escolha segura sobre a plataforma de BPMS, que a viso do negcio e das suas necessidades esto sendo bem
atendidas pela plataforma, e que o tempo gasto pelos inmeros envolvidos nessa seleo foi investido da forma
mais produtiva possvel. A metodologia proposta se inicia, ento, com uma etapa de preparao, seguida da
avaliao de critrios-chave para a escolha da plataforma. Aps, feita uma pr-seleo de ferramentas e so
definidos os requisitos que sero avaliados para cada ferramenta. As ferramentas, ento, so apresentadas para a
organizao, e de acordo com a sua avaliao so selecionadas as ferramentas que iro para uma prova de
conceito. Quando, ento, as melhores classificadas vo para uma ltima etapa de negociao, fechando assim
esse processo. Vamos, nos prximos slides, avaliar cada uma dessas etapas.
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Na etapa de preparao so conduzidas todas as atividades necessrias para que a metodologia alcance o sucesso
nas demais etapas. Faz parte dessa etapa a definio da equipe que ir trabalhar na metodologia, garantindo que
todos os interessados estaro envolvidos, tais como o time de negcios, o time de processos e a equipe de TI. Faz
parte, tambm, capacitar aqueles envolvidos na anlise das ferramentas para que conheam os conceitos
tcnicos, metodolgicos e tecnolgicos que envolvem essa avaliao. importante tambm identificar qual o
objetivo do uso da plataforma de BPM, por exemplo, a organizao espera que essa plataforma lhe ajude na
anlise e redesenho dos seus processos, ou ela espera conseguir com a plataforma implementar os processos, em
uma plataforma BPMS; ela espera conseguir acompanhar esses processos e medi-los na forma como esto sendo
executados de modo a conseguir uma melhoria com base nas informaes da execuo? So perguntas
importantes que iro ajudar a se definir o escopo que ser avaliado. Finalmente, o oramento disponvel para a
compra dessa soluo , via de regra, um importante balizador para definir o nvel de sofisticao que a empresa
pode procurar na soluo de BPM.
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A prxima etapa a definio dos critrios que sero utilizados para a escolha da soluo. Existe no mercado uma
quantidade expressiva de solues, de modo que, de alguma forma, torna-se necessrio criarmos algum tipo de
filtro. Se a organizao desejasse analisar com profundidade todas as solues possveis, certamente passaramos
um tempo extremamente elevado s para encontrar os principais candidatos; dessa forma, sugere-se que sejam
definidos critrios-chave que, uma vez aplicados, tenham a capacidade de classificar cada uma dessas
ferramentas.
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So exemplos desses critrios a presena ou no de uma determinada funcionalidade; a integrao que a

ferramenta fornece com solues em sistemas que j existem na empresa, como ERPs ou sistema legados; se a
soluo est ou no presente em anlises internacionais, como por exemplo, o quadrante mgico do Gardner;
importante, tambm, conhecer o oramento disponvel, e se existem ou no empresas que implementam
solues com essa ferramenta dentro do pas. Obviamente que esses critrios variam de acordo com a
organizao, a sua cultura, a infraestrutura de software existente e o seu oramento, de modo que essa anlise
torna-se essencial para que no haja investimento excessivo de tempo em solues que j esto fadadas a no
atender s necessidades.
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Uma vez definidos os critrios, devemos, ento, partir para uma pr-seleo dos participantes. Somente agora,
munidos de toda a preparao anterior que se justifica a realizao de uma pesquisa em sites de BPM ou no
Google, por exemplo, buscando por solues que possam vir a atender as necessidades da organizao. As
informaes devem ser obtidas, preferencialmente, atravs de documentos pblicos ou da consulta a clientes,
parceiros ou fornecedores que utilizem essa soluo. Se houver uma lacuna muito grande entre o que se espera e
as informaes que se tem, a empresa pode emitir uma RFI (Request for Information), solicitando, ento, para o
fabricante essas informaes. Ao final desta etapa, espera-se que a empresa tenha pelo menos entre 3 e 6
ferramentas selecionadas; caso exista somente uma, o processo pode seguir j para a etapa da prova de conceito.
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A prxima etapa o detalhamento dos requisitos obrigatrios e desejados que as ferramentas devem atender.
Esses requisitos iro pontuar cada plataforma dando importante embasamento para a avaliao tcnica de qual a
melhor alternativa para a organizao. Para cada requisito, sugere-se que seja definida uma prioridade, como por
exemplo, se o requisito obrigatrio, desejvel ou interessante, indicando, assim, o quanto cada requisito
atendido ou no mais ou menos importante para a empresa. Aqui, cabe ressaltar o cuidado de no se colocar
requisitos em excesso como obrigatrios, pois uma quantidade muito grande de requisitos obrigatrios, sem
necessidade, pode inviabilizar a escolha de uma soluo. Via de regra, essa planilha de requisitos tende a ter
entre 100 e 200 itens, cada um com um peso, gerando, assim, uma frmula de clculo que permite que avaliemos
a aderncia de cada plataforma. Para a aplicao dessa planilha para cada fornecedor, sugere-se buscar as
informaes diretamente, seja atravs da leitura de documentao ou atravs do envio dessa planilha para que o
prprio fornecedor preencha e a devolva.
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A etapa seguinte a apresentao de ferramentas, com a durao tpica de meio dia ou um dia integral, onde
cada fornecedor ir apresentar o seu produto e comprovar como a sua soluo atende aos requisitos solicitados.
Obviamente, importante que, prioritariamente, sejam avaliados os requisitos mais importantes, pois so
aqueles que tem o maior poder de deciso no momento da classificao. O prprio processo de anlise e
discusso de requisitos para cada ferramenta pode fazer com que o cliente reavalie a sua lista de requisitos ou a
prioridade que cada requisito possui. A apresentao de cada ferramenta se encerra no momento em que ela for
pontuada. A partir desse momento, sugere-se que a organizao escolha entre uma e trs ferramentas que iro
passar para a prxima etapa de prova de conceitos.
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Na prova de conceitos, o grande objetivo est em atestar o funcionamento da ferramenta em relao aos
requisitos de maior prioridade, de modo a validar se a forma como a ferramenta funciona realmente atende s
necessidades da organizao. Outro ponto importante so os aspectos no funcionais da ferramenta, como a
produtividade e a usabilidade, que tambm devem ser avaliados. Um escopo deve ser definido para a prova de
conceitos, onde sero identificados os cenrios representativos da realidade da organizao; cenrios esses que,
se possvel, envolvam o ciclo completo de BPM, e que tenham como resultado a construo de um processo que
vai desde a sua concepo em mapeamento at a coleta de indicadores. Como resultado da prova de conceitos, a
equipe ir desenvolver uma documentao com entendimento da soluo apresentada e uma reavaliao sobre o
quanto cada ferramenta atendeu aos requisitos solicitados.
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Por fim, na ltima etapa, a empresa ir buscar negociar com cada fabricante escolhido a viabilidade da adoo da
sua soluo. Nesse sentido, dada a importncia dessa deciso, fundamental que a equipe faa uma anlise
pensando no somente no curto ou mdio prazo, mas sim em todos os custos e investimentos envolvidos por um
prazo de pelo menos cinco anos, e considere, nessa avaliao, todos os custos envolvidos, tais como
licenciamento, softwares complementares para a instalao da soluo, o custo de suporte e manuteno e todos
os custos envolvidos na consultoria e treinamento para que a empresa se torne apta a utilizar a soluo. Ao final
dessa anlise, a organizao ter critrios tcnicos e de preo que lhe ajudaro a avaliar qual das solues que
passaram por esse processo que a mais adequada para o uso da organizao.
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Vamos ento conhecer agora alguns dos possveis requisitos que podem ser avaliados durante o processo de
seleo de plataformas de BPM.
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Vamos ento comear relembrando alguns conceitos que vimos nas duas primeiras aulas que sero fundamentais
para aula de hoje. Nesse slide so apresentadas as etapas que compem o ciclo de vida da gesto por processos.
Ao longo desse ciclo, so apresentadas nessa figura quais as funcionalidades que uma soluo de BPM precisa ter
para atender cada uma dessas etapas. O ciclo comea com a etapa de Mapeamento de Processos, onde a rea de
negcios identifica quais so seus processos e define uma prioridade de atendimento. Nesse momento, uma boa
ferramenta de modelagem fundamental para permitir que o usurio possa representar toda a empresa, desde a
sua cadeia de valor, detalhando cada elemento em macro processos, at chegar a um nvel final de execuo
desses processos. Cada processo que passa por esse ciclo analisado com o objetivo de mape-lo como ele
feito atualmente, ou seja, o seu modelo as is, e quais so seus pontos fortes, fracos e oportunidades de melhoria.
No redesenho do processo, uma viso de futuro chamada de to be criada a partir da anlise desse processo.
Aqui, as funcionalidades de colaborao e de simulao podem ajudar bastante no desenvolvimento desse
modelo. Aps o modelo to be, feita a anlise sobre o ponto de vista da implementao tecnolgica. Aqui, so
analisadas alternativas para a otimizao desse processo, a partir do uso da tecnologia. E o processo ento
representado no que chamamos de modelo to do, que a representao do processo na forma como ele ser
implementado com os sistemas da organizao. Tambm importante nesse momento que o analista de
sistemas tenha uma boa ferramenta de modelagem e, se possvel, que trabalhe no mesmo ambiente do analista
de negcios. O passo seguinte a sua implementao na plataforma de BPM e a sua implantao na empresa.
Aqui fundamental que a empresa tenha uma boa ferramenta de implementao, que consiga se integrar com os
sistemas de TI que ela possui. Finalmente, na etapa de melhoria contnua, o processo acompanhado atravs de
indicadores que foram definidos no momento do mapeamento. Neste ponto, importante que a soluo de BPM
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tenha boas opes para o acompanhamento dos indicadores do processo, e tambm conte com um timo
repositrio de dados que sirva para a avaliao do desempenho e dos gargalos do processo.
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Dessa forma, podemos resumir que uma boa soluo de BPM possui os seguintes elementos: um ambiente de
modelagem que contemple as necessidades tanto da rea de negcios como da rea de TI; um motor de processo
responsvel pela execuo do processo; um ambiente de usurio onde ele ter sua lista de trabalho e poder
realizar suas atividades; um componente para a coleta e acompanhamento de indicadores, normalmente
atendido por solues de BAM; tambm importante um framework que permita a integrao dos processos de
negcio com sistemas legados da organizao; e, um segundo framework que permita a organizao das regras
de negcio da organizao; finalmente, muito comum tambm nesse tipo de soluo, termos uma ferramenta
de integrao do processo com os mdulos ou sistemas de gesto de documentos da organizao.
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Ento, a partir desses requisitos, cada empresa deve buscar refletir sobre quais so os requisitos mais
importantes para a sua realidade e, a partir dessa reflexo, avaliar os produtos existentes. So alguns exemplos
de tipos de requisitos a serem avaliados os requisitos de modelagem; de desenvolvimento; de ambiente de
usurio; de integrao com outros sistemas; de gesto; de infraestrutura e administrao; e de licenciamento.
Iremos agora apresentar alguns exemplos desses tipos de requisitos.
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Um ponto importante, que gostaramos de trazer nesse momento, que no nosso intuito apresentar uma lista
completa de todos os requisitos que devem ser avaliados. A evoluo tecnolgica diria das solues de BPM,
bem como a enorme variedade de necessidades que possui cada organizao, inviabiliza a criao de uma lista
que seja irrefutavelmente completa. Dessa forma, trazemos nessa apresentao, algum dos requisitos mais
comuns que j trabalhamos em alguns processos de seleo de plataforma.
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Vamos iniciar, ento, com os requisitos de modelagem. Esses requisitos analisam o quanto a soluo de BPM
atende, de forma satisfatria, as necessidades de modelagem da rea de negcio e de TI. So alguns exemplos
desse tipo de requisito a avaliao, se a ferramenta permite a modelagem de todo o processograma da empresa,
comeando pela representao da sua cadeia de valor, passando pelo drew down dos seus macroprocessos, at
chegar, ento, identificao dos seus processos organizacionais. Outro ponto importante est na capacidade da
ferramenta de representar os recursos da organizao, sejam eles pessoas, sejam eles recursos materiais.
A representao desses recursos, e o seu vnculo com atividades, permitem que tenhamos um entendimento
muito mais completo sobre o nosso processo. A modelagem de KPIs e SLAs tambm de suma importncia no
momento do mapeamento e redesenho do processo, pois esses itens diro o que ser medido e qual o
desempenho esperado pelo processo. De acordo com a integrao da ferramenta de modelagem com a
ferramenta de execuo do processo, possvel integrarmos os indicadores modelados com os dados de
execuo do processo, facilitando assim a sua anlise.
O uso, ou no, do padro BPMN para a modelagem dos processos assim como a verso em que este padro
utilizado ir definir a notao que ser utilizada para representar os processos. Finalmente, temos que avaliar as
caractersticas de colaborao da ferramenta. Ela permite que os processos sejam publicados na web? Existe
algum controle de acesso a esses processos? Os usurios envolvidos podem comentar os processos? Todos esses
recursos podem facilitar bastante a etapa de discusso do processo de negcio.
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Os requisitos de desenvolvimento avaliam as caractersticas de desenvolvimento da soluo. Entre outros

requisitos, podemos dizer que so exemplos desse tipo a avaliao se todos os componentes da soluo de
automao so desenvolvidos em um nico ambiente da ferramenta, ou se ns desenvolvemos na ferramenta
apenas a camada de processo e as outras camadas, como as integraes e as aplicaes so desenvolvidas em
outras plataformas da empresa.
importante avaliar, tambm, se a ferramenta possui um mdulo para a construo de formulrios e se ela tiver,
qual o nvel de sofisticao que esses formulrios podem ter. Outro ponto importante a avaliao dos recursos
de teste que so disponibilizados pela ferramenta. possvel programarmos, com essa ferramenta, testes
automatizados ou, por exemplo, fazermos testes de stress. O teste de um processo automatizado uma das
etapas mais trabalhosas de um projeto de implementao, de modo que a avaliao de quanto esses testes
podem ser mais ou menos produtivos acaba se tornando um ponto importantssimo de ateno.
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Os requisitos do ambiente do usurio avaliam quais funcionalidades e recursos o usurio final possui. So alguns
exemplos desses requisitos se a interface 100% a web e sendo, qual a compatibilidade com os navegadores de
mercado; importante tambm identificar que tipos de integrao do processo podem ser feitas com solues de
gesto de contedo. Por exemplo, possvel que eu anexe um documento no meu processo? Esse documento
pode ser mais tarde consultado em outras atividades do meu processo? Quais so as caractersticas disponveis
na lista de trabalho? Seria possvel, por exemplo, que um usurio delegasse suas atividades para outro usurio?
Como que um sistema se comporta quando um usurio se ausenta da empresa?
Outro ponto que eu posso questionar so os ambientes em que eu posso acessar o meu processo. Eu acesso ele
somente pela web ou eu posso acessar as minhas atividades atravs de dispositivos mveis? Eu posso, por
exemplo, enviar uma atividade do meu processo para um ator externo, um parceiro ou um fornecedor, atravs do
uso de emails? Outro ponto importante qual o suporte lingstico desse ambiente. Eu posso ter esse ambiente
em vrias lnguas distintas, de acordo com as caractersticas do usurio?
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Os requisitos de integrao avaliam a capacidade da ferramenta em se integrar com sistemas e base de dados da
empresa. So exemplos desse tipo de requisito como que a ferramenta faz para chamar servios ou rotinas de
sistema legados, atravs de protocolos padres, como, por exemplo, web services; importante, tambm, avaliar
como a ferramenta consegue se integrar com as bases de dados da empresa. Outro ponto importante avaliar a
capacidade de integrao da soluo com o ERP que utilizado na organizao.
E tambm, o quanto que a ferramenta est preparada para tratar problemas de exceo que acontecem,
normalmente, durante uma integrao. Por exemplo, se durante uma chamada a um servio da empresa esse
sistema se encontrar indisponvel, ou esse sistema cair durante sua integrao, como que a ferramenta se
comporta? Ela tem algum mecanismo de ressubmisso automtica da solicitao, ou ao menos ela tem um
mecanismo que avisa ao administrador do sistema sobre o problema ocorrido?
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Os requisitos de gesto analisam as funcionalidades da ferramenta que auxiliam o gestor na anlise,

acompanhamento, e melhoria contnua do seu processo. So exemplos desse tipo de requisito a possibilidade de
usurios autorizados acompanharem o andamento de seus processos, atravs da aplicao de histricos, sejam
elas grficas ou textuais. Outro ponto a existncia de recursos que permitam a construo rpida de indicadores
do processo e que essa construo seja feita pelo prprio gestor do negcio atravs de informaes que so
disponibilizadas pela ferramenta.
A possibilidade de o gestor acompanhar o andamento dos seus processos e o desempenho da sua equipe atravs
de dashboards de indicadores outro fator muito importante, pois permite que esse gestor entenda como est o
andamento do seu processo, quantas atividades encontram-se ou no em atraso e qual o desempenho de cada
colaborador. Por fim, importante que o gestor consiga acompanhar as atividades da sua equipe como um todo,
de modo a conseguir no dia-a-dia, se necessrio, realizar a redistribuio de atividades, tirando de um
colaborador e enviando de outro de acordo com o critrios que ele considere importante.
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Os requisitos de infraestrutura e administrao avaliam os recursos disponibilizados pela ferramenta para a

administrao do ambiente de produo. So exemplos desse tipo de requisito a infraestrutura de hardware e
software necessria para o ambiente de produo; tambm importante avaliar qual estrutura de suporte e de
documentao que disponibilizada pelo fabricante. As funcionalidades do ambiente de gesto de produo
tambm so de fundamental importncia; a integrao da ferramenta com diretrios de usurios corporativos, de
modo que, a soluo possa utilizar as informaes j existentes de cadastro de usurios e papis evitar que seja
necessrio fazer todo um novo cadastro de informaes que a empresa j possui.
Alm disso, os servios de autenticao integrada iro permitir que usurio, ao entrar em um sistema j existente
da empresa, ou em um portal, no precise fazer um novo login na soluo de BPM. Por fim, interessante avaliar
se a soluo possui um mecanismo de controle de expirao, que impea que um usurio entre no sistema e fique
logado por horas e horas e horas.
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Os requisitos de licenciamento detalham a forma como a empresa licencia o seu produto. Temos inmeras
alternativas de licenciamento hoje em dia, que vo desde as ferramentas de cdigo aberto, que no possuem um
custo de licenciamento, at o licenciamento por usurio, por processo, ou por processador. No licenciamento por
usurio, a licena cobrada por usurio final que acessa a soluo de BPM. J no licenciamento por processo, a
licena cobrada por processo que implementado com a ferramenta.
Um ponto muito importante que as empresas devem estar atentas para a poltica de suporte. Hoje em dia,
muito difcil uma empresa colocar um produto em produo rodando processos crticos da empresa sem contar,
pelo menos, com um contrato de suporte do fabricante para tratar eventuais problemas. Contudo, no raro,
comum encontrarmos solues livres que no tem um custo de licenciamento, mas que tem um valor de contrato
de suporte s vezes mais caro do que o custo de licenciamento de solues de baixo custo.
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O ltimo requisito que apresentamos sobre o fabricante da soluo. Ele um fabricante de nome no mercado?
uma empresa grande ou pequena? Ele disponibiliza um bom material de apoio ao produto? Ele possui suporte?
Como esse tipo de suporte? Existe algum treinamento disponvel, alguma certificao?
Caso essa empresa deixe de existir, ou seja comprada, ou resolva simplesmente descontinuar o produto, o que
pode garantir a viabilidade do uso dessa ferramenta que voc comprou dentro dessa organizao? Existe uma
rede de implementadores que podem dar apoio ao processo de aprendizado e de implementao de solues?
So todas questes que a gente tem que estar muito atento no momento de escolha de uma plataforma.
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Vistos alguns requisitos, vamos exemplificar um pouco do que falamos at agora apresentando algumas
ferramentas com base em requisitos que ns conversamos. importante, novamente, ressaltar que essa aula no
tem como objetivo entrar em detalhes de cada fabricante, mas sim compartilhar uma viso geral sobre o
processo de avaliao de plataformas de soluo de BPM. Alm disso, essa avaliao est em constante
atualizao, tendo em vista que todo ms uma nova soluo surge, ou uma nova verso de uma ferramenta
existente lanada.
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Iremos, ento, avaliar os seguintes pontos sobre cada ferramenta. Primeiro, qual o ambiente operacional em que
a ferramenta utilizada? Windows, Linux, web? Quais so as formas de licenciamento dessa ferramenta? Qual o
suporte que a ferramenta d notao BPMN? A ferramenta permite a modelagem de indicadores do processo?
Ou, possvel publicar a documentao do processo em um ambiente web? A ferramenta possui funcionalidades
que permitam a construo de formulrios e aplicaes?
O ambiente totalmente web? Ele d suporte a outros navegadores como, por exemplo, o Explorer ou o Firefox?
possvel anexar documentos no processo atravs dessa interface web? Ou, possvel que, um usurio logado ou
um gestor consiga delegar atividades para outro usurio? A ferramenta se integra a outros sistemas atravs da
evocao de webservices? Existe uma consulta que mostra o histrico do processo? E, finalmente, a ferramenta
possui indicadores que podem ser compartilhados e utilizados pelos gestores do negcio?
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Vamos comear, ento, falando pelo BizAgi, que uma ferramenta que roda em plataforma Windows e
fabricada por uma empresa de mesmo nome, a BizAgi da Inglaterra. Ela foi lanada em 2008 e possui como ponto
forte o fato de ter um timo modelador de processos que gratuito e que, por isso, acaba hoje em dia sendo
utilizado por uma boa parte da comunidade de BPM tanto no Brasil como no mundo. Contudo, o ambiente de
desenvolvimento e o motor do processo so licenciados, tendo a, neste momento, os usurios que pagaram valor
de licena para poder utiliz-lo.
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A escolha das ferramentas foi feita com base na avaliao de critrios como a existncia de referncias positivas
sobre o uso da ferramenta; a existncia de um conjunto mnimo de funcionalidades; e tambm a percepo que
exista manifestaes positivas da comunidade de BPM sobre o uso dessa soluo.
No o objetivo dessa aula, fazer uma apresentao exaustiva de todas as solues existentes de BPM, at
mesmo porque so muitas, de modo que buscamos montar um conjunto de ferramentas que consideramos
significativas. Dessa forma, vamos aqui falar sobre as ferramentas:
BizAgi;
Orquestra;
Intalio;
JBPM;
Oracle BPM.
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Aqui ns vemos a tela de modelagem do processo, que justamente o modelador que gratuito na sute do
BizAgi.
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E aqui, ns temos uma tela do BizAgi Studio, que o ambiente de desenvolvimento da ferramenta. O ambiente
que pago dentro da soluo.
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Vamos falar agora, ento, um pouco, das caractersticas do BizAgi. Ele fornece um bom suporte ao BPMN, mas
ainda trabalha com a verso 1.2. Contudo, ele no tem nesse ambiente, explicitamente, um local para
modelagem de indicadores, apesar de permitir que se crie formulrios para documentar as atividades, e nesses
formulrios, ns poderamos colocar as informaes sobre os indicadores. Ele tem um mdulo que publica sua
documentao em SharePoint, web ou weak. O que facilita o compartilhamento dos dados do processo.
Na sute de desenvolvimento, possvel criarmos formulrios atravs de Wizards que facilitam a sua construo.
E sobre o ponto de vista de integrao, ele consegue se integrar a outros sistemas atravs de webservices. O seu
ambiente de modelagem diferente do ambiente de desenvolvimento da implementao da TI, mas possvel
importar o processo do BizAgi mobiler, utilizado pelos usurios de negcio, para o BizAgi Studio, utilizado pelos
programadores. J o ambiente para o usurio final 100% a web. No ambiente do usurio final possvel
trabalhar com documentos, delegar atividades para outro usurio e consultar o histrico do processo.
Finalmente, ele possui mdulo de acompanhamento de indicadores, que mostra tanto o desempenho do
processo como um todo, como das suas atividades.
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A prxima ferramenta avaliada foi o Orquestra da Cryo Technologies. Ela uma ferramenta nacional, lanada em
2005, e desenvolvida pela prpria empresa. Ela roda em ambiente Windows, e o seu licenciamento feito por
processos, ou seja, a licena paga por cada um dos processos que vai a produo. Essa modalidade
interessante no sentido que a organizao pode comprar por um custo bem razovel essa licena para
automatizar o seu primeiro processo, e somente medida que novos processos forem sendo implementados e
colocados em produo que esse custo de licena vai aumentando, at chegar a um nmero de processos em
que a licena se torna ilimitada.
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Aqui, ns vemos a tela inicial do Orquestra, onde o usurio faz as suas atividades e inicia os seus processos.
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E aqui, ns vemos o ambiente de desenvolvimento dos processos do Orquestra. interessante que esse
ambiente, tambm, pode ser utilizado para a documentao dos processos.
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Em relao aos seus requisitos, o Orquestra suporta o BPMN 1.2, mas no possui todos os elementos do padro.
Assim como o BizAgi, ele no tem, explicitamente, um local para modelagem de indicadores. Mas tambm
permite que se crie um formulrio customizado para a documentao do processo, onde poderiam ser colocadas
informaes sobre os indicadores. Ainda, em termos de modelagem, ele tem o mdulo de publicao dos dados
do processo na web. Falando sobre desenvolvimento, ele tem um mdulo, tambm, para a construo de
formulrios que possuem um Wizard que guia o desenvolvedor na criao desses formulrios. Ele permite a
integrao do processo com outros sistemas, atravs de webservices ou das chamada de procedimento de banco
de dados.
Ele roda em ambiente 100% web, na verdade, todo o Orquestra web, na verdade, toda a Orquestra web. Ele no
precisa que se instale nenhum tipo de software, nem na mquina do usurio, nem do analista e nem na no
desenvolvedor. E o ambiente em que o processo documentado pelo analista de processos ou pelo usurio de
negcios, o mesmo ambiente em que depois feito o desenvolvimento. Esse ambiente permite que sejam
anexadas e consultadas informaes e documentos ao longo de todo o processo. Permite, tambm, que sejam
delegadas atividades para outros usurios, e permite a consulta ao histrico do processo, tanto de forma grfica
quanto de forma textual. Por fim, ele tem um mdulo de indicadores, que mostra o desempenho tanto do
processo como das suas atividades, e esse mdulo pode ser customizado pela equipe de desenvolvimento.
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Vamos agora falar um pouco do Intalio. Intalio uma ferramenta americana desenvolvida pela prpria Intalio. Ele
roda em um ambiente de software livre e tem tanto uma verso gratuita quanto uma verso paga.
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Aqui ns vemos o ambiente de desenvolvimento do Intalio.
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Em termos de funcionalidades, o modelador do Intalio aceita modelagem BPMN 2.0. Semelhante a outras
ferramentas, ele no possui explicitamente o conceito de indicador, mas permite que sejam criadas variveis para
represent-lo. Em termos de publicao, ele tambm no possui um mdulo de publicao de processos. No seu
ambiente de desenvolvimento, ele permite a criao de formulrios, mas ns no encontramos um Wizard que
guie o usurio na construo desse formulrio. As integraes com sistemas legados podem ser atravs da
chamada webservices. Ele permite que se anexe e consulte documentos ao longo do processo, mas para isso,
temos que configurar no formulrio um atributo como sendo do tipo arquivo. O ambiente de modelagem e
desenvolvimento o mesmo, apresentando assim, uma viso integrada de ambos. E a interface para o usurio
final 100% web. Ele conta com recursos de delegao de atividades, e possvel acompanhar o histrico do
processo tanto de forma grfica quanto textual, a partir do console das ferramentas. Finalmente, ele possui
recursos de bann na sua verso paga, mas no possui esse recurso na verso gratuita.
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A ltima ferramenta avaliada o Oracle BPM Suite da Oracle. O produto foi lanado em 2006 e resultado da
compra pela Oracle de uma fabricante de softwares chamada BEA, que tinha no seu portflio uma soluo de
BPM. O produto roda tanto em servidor Windows, como Linux.
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Na figura abaixo vemos o ambiente de desenvolvimento da Oracle BPM.
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E, nessa figura, vemos a interface de trabalho do usurio final.
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O produto fornece suporte a BPMN na sua verso 2.0, mas a modelagem de indicadores somente feita da forma
como vimos nos outros produtos, atravs da criao de um campo prprio na ficha de atividades. Ele possui um
mdulo denominado de Process composer, que realiza a publicao dos processos na web. Em termos de
desenvolvimento, ele utiliza o mesmo ambiente tanto para a modelagem, quanto para a programao, e possui
mdulo que permite a gerao de formulrios atravs de um Wizard, porm os formulrios gerados pela
ferramenta acabam tendo muito poucas funcionalidades. Ele tambm possui vrias funcionalidades para
integrao com outros sistemas, a partir de diversas tecnologias, estando entre elas a de webservices. Em termos
de ambiente de usurio, o usurio pode tanto incluir, como consultar documentos ao longo do processo, assim
como delegar atividades para outros usurios. Existem aplicaes de consulta ao histrico do processo, tanto na
viso grfic,a quanto na viso textual. E a ferramenta disponibiliza j uma srie de indicadores de processos
prontos, alm de contar com uma soluo completa de bann.
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Para fecharmos essa aula, vamos buscar sintetizar alguns dos pontos que falamos, que consideramos serem
muito importantes de serem observados no momento da escolha de uma plataforma de BPM.
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Inicialmente, gostaramos de ressaltar que o custo que deve ser avaliado no momento de escolha de uma
plataforma de BPM, no deve se reduzir apenas ao custo da licena, mas deve envolver outros custos tambm,
tais como o custo de Hardware e Software necessrios para implantao dessa plataforma; o custo de se ter uma
equipe qualificada e disponvel para trabalhar nessa plataforma e a complexidade de se treinar essa equipe; o
custo de manuteno do software, ou seja, quanto custa anualmente para a empresa ter verses atualizadas e
suporte ao produto. So pontos importantes, que juntos, vo dar o custo real da soluo para a organizao.
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Outro ponto que gostaramos de chamar ateno so sobre problemas que costumam acontecer na elaborao
de editais ou de RFPs. O primeiro a solicitao de funcionalidades excessivas. Avalie se todas as funcionalidades
que a sua empresa est solicitando so realmente necessrias. s vezes, a obrigatoriedade de uma funcionalidade
pode deixar a organizao praticamente sem opo. Dessa forma, tenha convico de que aqueles requisitos que
esto sendo utilizados, principalmente os obrigatrios, so realmente necessrios.
O segundo ponto uma preocupao maior com as funcionalidades do produto, do que com a sua arquitetura. A
arquitetura de um produto um dos pontos fundamentais da sua avaliao, pois representa como as suas
funcionalidades foram concebidas. Novas funcionalidades podem ser agregadas aos produtos a qualquer
momento, mas um produto, via de regra, no muda de arquitetura, porque isso exigiria, muitas vezes, que ele
fosse totalmente reescrito. Alm disso, importante avaliar o quanto que a arquitetura do produto est
adequada aos padres da empresa, ou se a empresa no ir acabar tendo que aceitar um produto
completamente diferente do seu parque instalado.
E um ltimo ponto est na redao dos requisitos, para que no fique de forma imprecisa. Um requisito escrito de
forma imprecisa pode fazer que uma empresa deixe de participar por entender que no atendeu ao requisito,
assim como tambm pode fazer com que outras ferramentas que no adequadas acabem sendo aprovadas na
sua avaliao. Um exemplo de um requisito impreciso seria possuir ferramenta de modelagem amigvel. O termo
amigvel pode mudar de conotao enormemente de acordo com quem l, por exemplo, o que amigvel para
um desenvolvedor, pode ser pssimo para um analista de processos. Uma definio mais precisa para esse
requisito seria possuir ferramenta modelagem de processos amigvel para profissionais da rea de negcio,
inibindo a referncia de termos tecnolgicos na interface do usurio.
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Um ltimo ponto que gostaramos de ressaltar que a avaliao da soluo passa pela anlise de quais
tecnologias devem estar presentes na plataforma de BPM. Muitas vezes a organizao j possui solues para a
gesto de contedos, de regras de negcio, de indicadores ou integrao, por exemplo, de modo que a
ferramenta de BPM, ao invs de ter essas funcionalidades, deveria conseguir se integrar a essas solues. Outras
vezes a empresa no possui essas solues, mas acredita que a sua presena no to importante para o
atendimento de suas demandas de negcio. Em outras situaes, contudo, essas solues no existem na
empresa e a sua presena fundamental na iniciativa de automao de processos. Neste caso, a avaliao das
tecnologias torna-se um requisito a ser avaliado durante o processo de seleo de ferramentas.
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Bom, vamos ento fazer o fechamento da nossa aula de hoje revendo os principais conceitos apresentados.
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Conforme pudemos ver ao longo dessa aula, no existe atualmente no mercado uma ferramenta que possamos
apontar como a melhor soluo para qualquer tipo de empresa. A avaliao de qual a melhor soluo est
intrinsecamente ligada s necessidades de cada organizao. Nesse sentido, fundamental que a empresa
levante e identifique quais so as suas necessidades em termos de requisitos, avaliando quais so irrelevantes,
desejveis ou obrigatrios. Existem, hoje, centenas de critrios que podem ser avaliados, e a identificao
adequada para a sua empresa depende de uma reflexo e da avaliao do parque de software instalado.
Finalmente, estejam sempre atentos para o custo total da soluo, lembrando que o custo total no envolve
somente o preo da licena, mas tambm o preo da plataforma de hardware e software para instal-la, dos
treinamentos necessrios e dos custos de suporte e manuteno.
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Agradecemos a todos pela participao na aula de hoje e aguardo vocs no nosso frum de discusso. At a
prxima aula.
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Ento, vamos comear falando sobre o processo de seleo de plataforma de BPM.

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So exemplos desses critrios a presena ou no de uma determinada funcionalidade; a integrao que a

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Os requisitos de desenvolvimento avaliam as caractersticas de desenvolvimento da soluo. Entre outros

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